Kodeks postępowania TTS. dla. TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG. oraz wszystkich powiązanych z nią spółek ( TTS )

Transkrypt

1 Kodeks postępowania TTS dla TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG oraz wszystkich powiązanych z nią spółek ( TTS )

2 Wstęp TTS określa się jako firma, dla której najistotniejsza jest maksymalna wydajność, perfekcja i wysoki poziom innowacyjności. Naszą ambicją jest produkowanie najlepszych i najbardziej wydajnych narzędzi, wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych dla określonych grup docelowych. Filozofia naszej firmy opiera się na trzech maksymach, jakimi są innowacyjność, zorientowanie na użytkownika i odpowiedzialność. Zgodnie z tymi zasadami, strategiczny cel TTS polega na zwiększeniu konkurencyjności firmy poprzez - umożliwianie profesjonalnym rzemieślnikom odnoszenia sukcesów i budowania poczucia dumy, - ułatwianie ludziom z pasją osiągania ambitnych celów, - wzrost, osiąganie zysków oraz zapewnianie sobie niezależności jako firma rodzinna. TTS zobowiązuje się przy tym do utrzymywania standardów zgodnych z prawem, szczerości, przejrzystości, otwartości i uczciwości. Aby zapewnić przestrzeganie tych podstawowych zasad, opracowano niniejszy Kodeks Postępowania TTS, obowiązujący wszystkich pracowników naszego koncernu, włącznie z kadrą kierowniczą, prezesami spółek powiązanych oraz zarządem. Kodeks ten wyznacza etyczne i prawne ramy naszego postępowania. Jego postanowienia muszą być respektowane podczas realizacji naszych zadań. Jako globalna firma, TTS jest świadoma swojej społecznej odpowiedzialności. Na tym też opiera się założenie, że nasi partnerzy handlowi również powinni przestrzegać wartości i zasad zawartych w niniejszym kodeksie. 2

3 I. Społeczna odpowiedzialność firmy (Corporate Social Responsibility) TTS przyjmuje na siebie odpowiedzialność za człowieka, naturę i społeczność oraz kładzie szczególny nacisk na: - odpowiedzialność za środowisko i zrównoważony rozwój; jak również - wzajemne zaufanie i uznanie. 1. Bezpieczeństwo pracy, ochrona zdrowia i środowiska TTS za swoje główne zadanie uważa kształtowanie postępu technicznego w zgodzie ze środowiskiem i unikanie zagrożeń dla środowiska i dla ludzi. Wymaga to respektowania wszystkich obowiązujących wytycznych dotyczących bezpieczeństwa pracy, ochrony zdrowia i środowiska, jak również wszystkich innych wewnętrznych wytycznych w zakresie bezpieczeństwa pracy, ochrony zdrowia i środowiska oraz zrównoważonego rozwoju. 2. Bezpieczeństwo i jakość produktów Produkty TTS są wytwarzane ściśle zgodnie z normami jakościowymi. Najwyższy poziom bezpieczeństwa produktów osiągamy dzięki wdrożeniu optymalnego systemu zarządzania jakością i konsekwentne działanie zgodnie ze strategią zero błędów. Ściśle przestrzegamy wszystkich prawnych i wewnętrznych przepisów dotyczących bezpieczeństwa produktów. Jest to wyrazem naszego poczucia całościowej odpowiedzialności za produkt. W razie konieczności, pracownicy powinni bez wahania poinformować właściwe działy o potencjalnych problemach związanych z bezpieczeństwem i podjąć wszelkie niezbędne kroki w celu ochrony naszych klientów. 3. Zaufanie Promujemy przedsiębiorczość w ramach przedsiębiorstwa i zakładamy, że pracownicy będą realizować swoje zadania w sposób samodzielny i odpowiedzialny. Jednak w obszarze zarządzania ryzykiem stosujemy zasadę dwóch par oczu, co jest określone w wytycznych dotyczących wymaganych podpisów. 4. Brak dyskryminacji i wzajemny szacunek Istotnym elementem zarządzania naszą firmą jest wzajemny szacunek wśród pracowników i partnerów biznesowych. W szczególności TTS przestrzega zasady równych szans podczas naboru i awansowania pracowników. Wszelka dyskryminacja pracowników ze względu na wiek, niepełnosprawność, pochodzenie etniczne, kolor skóry, płeć, orientację seksualną, narodowość, religię, stan cywilny lub inne cechy jest niedopuszczalna. Dyskryminujące zachowania oraz molestowanie seksualne wśród pracowników TTS nie są tolerowane. Pracownicy TTS oceniani są wyłącznie na podstawie wykonywanej pracy. TTS przestrzega obowiązujących przepisów dotyczących płacy minimalnej. 3

4 II. Przestrzeganie prawa i odpowiedzialność TTS oczekuje od wszystkich pracowników znajomości i przestrzegania praw i obowiązujących przepisów związanych z ich pracą. Ponadto wszyscy pracownicy muszą ściśle przestrzegać wewnętrznych wytycznych. Angażowanie się w działania stanowiące naruszenie przepisów lub wewnętrznych wytycznych może stanowić zagrożenie nie tylko dla renomy TTS, ale także dla miejsca pracy każdego z pracowników. Od wszystkich pracowników oczekuje się utrzymywania i budowania renomy TTS w sferze publicznej. TTS oczekuje, że wszystkie działania zostaną przeprowadzone tak, aby w każdej chwili mogły zostać upublicznione lub poddane kontroli zewnętrznej. W przypadku prywatnych wypowiedzi pracowników TTS w miejscach publicznych należy zadbać o to, aby nie powstało wrażenie, że są one wyrazem stanowiska firmy. III. Uczciwa konkurencja Wolna i uczciwa konkurencja jest podstawą poprawnego funkcjonowania gospodarki rynkowej. Dlatego też TTS dąży do realizacji celów przedsiębiorstwa wyłącznie w uczciwy sposób. Obejmuje to w szczególności następujące nakazy dotyczące postępowania: 1. Stosunek do konkurentów Należy przestrzegać zasad ochrony wolnej konkurencji. Zabronione jest zawieranie jakichkolwiek porozumień z konkurentami i uzgadnianie sposobu postępowania, których celem lub skutkiem jest uniemożliwianie lub ograniczanie wolnej konkurencji. Dotyczy to w szczególności porozumienia w sprawie cen i innych warunków sprzedaży. Zabrania się również udzielania informacji i przekazywania konkurencji danych firmowych. Zakazane są nie tylko umowy, ale także uzgodnione praktyki, których celem lub skutkiem jest ograniczenie wolnej konkurencji oraz zapowiadanie i zapraszanie do udziału w konkretnych działaniach sprzecznych z zasadami wolnej konkurencji na rynku. Jeśli pracownik ma podejrzenia dotyczące zachowań sprzecznych z zasadą wolnej konkurencji, powinien niezwłocznie skontaktować się ze specjalistą ds. zgodności (compliance officer). 2. Stosunek do klientów i dostawców Również w odniesieniu do partnerów handlowych i dostawców, niedopuszczalne są porozumienia i uzgadnianie sposobu postępowania, których celem lub skutkiem jest uniemożliwianie lub ograniczanie wolnej konkurencji. Dotyczy to również skutków pośrednich. Swoboda działania klientów i partnerów handlowych jest w szczególności ograniczona w niedopuszczalny sposób wtedy, kiedy wywierany jest wpływ na ustalanie przez nich cen produktów do dalszej sprzedaży. Niedozwolone jest na przykład ustalanie minimalnych cen sprzedaży. Zabronione jest również wpływanie na ustalanie cen i warunków sprzedaży przez klientów i partnerów handlowych w inny sposób. W szczególności muszą oni mieć swobodę w ustalaniu ceny sprzedaży oraz tego, czy i w jakiej wysokości przyznają swoim klientom rabaty. Dopuszczalne jest jednakże informowanie klientów i partnerów handlowych o cenach sugerowanych. W żadnym wypadku pracownikom TTS nie wolno wywierać nacisku na klientów i partnerów handlowych oraz wymuszać na nich zaakceptowania ceny sugerowanej (np. 4

5 poprzez upomnienia, groźby zawieszenia dostaw, kary, takie jak podnoszenie cen, obniżanie rabatów, oferowanie gorszych warunków czy zatrzymanie dostaw, a także nagrody, takie jak przyznawanie premii za utrzymanie określonego poziomu cen). Niedopuszczalne są również inne podobne, umyślne działania podczas wykonywania postanowień umowy, takie jak celowe opóźnianie dostaw. Stosunek umowny nie powinien być w żadnym razie powiązany z akceptacją ceny sugerowanej. Klienci i partnerzy handlowi muszą zawsze mieć możliwość wolnego wyboru kanałów dystrybucji. Wszystkie wyżej wymienione działania są niedopuszczalne również wtedy, kiedy dystrybutor postąpi niewłaściwie wobec TTS, a także gdy zgłosi zastrzeżenia co do ustalania cen przez innego dystrybutora i zażąda od TTS podjęcia działań przeciwko niemu. Zdecydowanie odrzucamy takie żądania. Firma TTS jest również upoważniona i zastrzega sobie prawo do przekazywania partnerom handlowym merytorycznych wskazówek, jak należy przedstawiać, prezentować i sprzedawać produkty TTS w kompetentny i właściwy sposób. Wyznacznikami jakości są np. sprzedaż w sklepach specjalistycznych, prezentacja produktów podkreślająca, że należą do klasy premium, kwalifikacje pracowników partnerów handlowych, wsparcie w zakresie gwarancji i usług, a także właściwy marketing. 2. Członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych TTS uznaje, że członkostwo pracowników w stowarzyszeniach zawodowych jest pożądane, a niekiedy nieodzowne. W trakcie wymiany doświadczeń w ramach stowarzyszeń zalecana jest jednak ostrożność, ze względu na to, że ich członkami mogą również być konkurenci TTS. W celu uniknięcia naruszenia zasad wolnej konkurencji, pracownicy mogą uczestniczyć tylko w takich spotkaniach, które służą osiąganiu dopuszczalnych celów i tylko po odpowiednim przeszkoleniu w zakresie wymiany informacji. Jeśli podczas takiego spotkania dojdzie do niedozwolonej wymiany informacji z konkurentami, pracownicy są zobowiązani do wyraźnego zdystansowania się od tego i natychmiastowego opuszczenia spotkania. III. Zwalczanie korupcji TTS deklaruje przestrzeganie wysokich standardów etycznych w swoich transakcjach biznesowych. Niewłaściwe zachowanie pracowników lub partnerów biznesowych nie będzie tolerowane. TTS opracował antykorupcyjne wytyczne, w których poniższe wymagania zostały szczegółowo omówione. 1. Zakaz oferowania nieuprawnionych korzyści Podczas pozyskiwania zleceń TTS polega wyłącznie na własnej pracy oraz jakości swoich produktów i usług. Dotyczy to w równym stopniu zamówień publicznych, jak i prywatnych. Pracownicy nie powinni zatem próbować wpływać na inne osoby biorące udział w transakcjach handlowych, zarówno krajowych, jak i zagranicznych, oferując im prezenty lub inne korzyści. 2. Zakaz przyjmowania nieuprawnionych korzyści 5

6 Pracownicy nie mogą żądać zaproszeń, prezentów ani innych osobistych korzyści od partnerów biznesowych. Konsekwencje przyjęcia takich korzyści regulowane są przez wytyczne antykorupcyjne TTS. W razie wątpliwości procedura musi zostać uzgodniona z przełożonym lub specjalistą ds. zgodności (compliance officer). 3. Zlecenia dla osób trzecich i decyzje inwestycyjne Podczas przyznawania zleceń osobom trzecim (na przykład konsultantom, maklerom, przedstawicielom lub innym partnerom handlowym) należy podkreślić, że nie mogą one stosować niewłaściwych i nieuczciwych praktyk biznesowych ani naruszać wartości TTS. Osoby trzecie nie mogą być wykorzystywane przez pracowników TTS do obejścia wyżej wymienionych przepisów. IV. Handel międzynarodowy W naszej działalności międzynarodowej przestrzegamy przepisów dotyczących handlu zagranicznego, podatków i ceł obowiązujących w krajach, w których działamy. Każdy pracownik musi przestrzegać tychże przepisów podczas nabywania, wytwarzania i wprowadzania produktów do obrotu. Kontrole eksportu dotyczą zarówno dostaw towarów, jak i świadczenia usług oraz transferu technologii. Wszyscy pracownicy zaangażowani w import i eksport towarów oraz inne transakcje transgraniczne zobowiązani są do przestrzegania przepisów dotyczących kontroli handlu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zawsze należy zapewnić uzyskanie wszystkich wymaganych zezwoleń urzędowych. V. Darowizny i działania sponsorskie Zabronione jest przekazywanie darowizn osobom fizycznym i na konta prywatne. Inne darowizny, np. na rzecz instytucji społecznych lub partii politycznych, muszą być zatwierdzone przez zarząd TTS. Przekazywanie darowizn musi być transparentne, a tożsamość odbiorcy i planowany cel wykorzystania darowizny muszą zostać ujawnione. Sponsoring wymaga zatwierdzenia przez zarząd i również musi być transparentny i uzasadniony. Przekazywane kwoty muszą być proporcjonalne do korzyści związanych z działalnością sponsorską, w szczególności oczekiwanych efektów reklamy. Darowizny i działania sponsorskie nie mogą być wykorzystywane niezgodnie z prawem. W szczególności, osoby trzecie nie mogą otrzymywać jakichkolwiek korzyści pod pozorem darowizn lub sponsoringu. VI. Zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa Pracownicy są zobowiązani do przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa i tajemnicy handlowej, jak również do nieujawniania innych poufnych informacji, do które uzyskują podczas wykonywania swoich obowiązków. Informacje te są w odpowiedni sposób chronione przed ujawnieniem osobom trzecim i pracownikom nieuczestniczącym w wykonywaniu danego zadania. Dotyczy to w szczególności innowacji i wyników testów, a także informacji na temat dostawców, klientów, pracowników, partnerów biznesowych i innych osób trzecich oraz informacji wewnętrznych firmy. Obowiązek zachowania tajemnicy zostaje utrzymany także po 6

7 rozwiązaniu stosunku pracy. Obowiązek zachowania tajemnicy ma również zastosowanie do informacji poufnych osób trzecich, które pracownik zdobył w trakcie wypełniania swoich obowiązków. VII. Ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych 1. Ochrona danych osobowych Dla TTS ochrona danych osobowych i prawo do informacyjnego samostanowienia są istotną kwestią. W związku z tym, podczas wykorzystywania danych osobowych w transakcjach handlowych, chronimy prywatność oraz przestrzegamy przepisów dotyczących ochrony danych. 2. Bezpieczeństwo danych osobowych Bezpieczeństwo danych osobowych, a w szczególności ich ochrona przed dostępem niepowołanych osób trzecich, jest dla TTS priorytetem. Dlatego też dane osobowe oraz dane firmy są chronione przed dostępem niepowołanych osób trzecich poprzez odpowiednie zabezpieczenia techniczne. VIII. Poprawne raportowanie Wszelkie komunikaty przedsiębiorstwa, które mają zostać upublicznione, muszą być zgodne z prawem i międzynarodowymi standardami. W szczególności przestrzegać należy zasad sporządzania sprawozdań finansowych oraz prawidłowej księgowości. IX. Konflikt interesów Należy bezwzględnie oddzielić interesy przedsiębiorstwa TTS od interesów prywatnych. Koniecznie unikać należy sytuacji, w których zachodzi konflikt między interesem prywatnym a interesem TTS. Konflikt interesów może powstać w stosunkach handlowych z osobami trzecimi. Niezwykle ważne jest, aby pracownicy TTS podejmowali decyzje biznesowe wyłącznie na podstawie obiektywnych kryteriów, takich jak jakość, cena lub przydatność produktu i odpowiednio dokumentowali uzasadnienie swoich decyzji. Konflikt interesów może również pojawić się w kontekście decyzji personalnych. Należy upewnić się, że nie będą miały na nie wpływu prywatne interesy i relacje osobiste. Jeśli jednak dojdzie do konfliktu interesów, musi on zostać rozwiązany przez przełożonego. X. Własność firmowa Wszyscy pracownicy TTS są odpowiedzialni za utrzymanie i właściwe wykorzystanie własności firmowej. Przedmioty należące do TTS nie mogą być wykorzystywane do celów prywatnych bez uprzedniej pisemnej zgody przełożonego, wynoszone z lokali firmowych ani kopiowane. XI. Kontrola i dokumentowanie ryzyka Przedsiębiorczość oznacza stałe podejmowanie ryzyka. TTS aktywnie zarządza ryzykiem, w ramach norm etycznych i przepisów prawa. 7

8 TTS stworzyła system zarządzania ryzykiem, aby z jednej strony uniknąć zagrożeń związanych ze stanem magazynowym i odpowiednio wcześnie reagować na zmiany makroekonomiczne, a z drugiej strony zapewnić transparentność sytuacji obarczonej ryzykiem wobec właścicieli i organów nadzoru. XII. Kontrola i postępowanie w przypadku wykroczeń Każdy pracownik jest odpowiedzialny za swoje zachowanie. Szczególna odpowiedzialność spoczywa na kadrze zarządzającej TTS. Jej członkowie muszą w odpowiedni sposób zadbać o to, aby w ich obszarze odpowiedzialności (i) nie naruszano przepisów prawa, wewnętrznych wytycznych i zarządzeń, co mogłoby uniemożliwić lub utrudnić prawidłowe wypełnianie obowiązków nadzorczych i organizacyjnych, a także (ii) wszelkie naruszenia były wykrywane, ścigane i eliminowane. Podstawą zaufania jest otwartość. Zachęcamy każdego pracownika do zgłaszania zauważonych nieprawidłowości do specjalisty ds. zgodności (compliance officer), na adres compliance@tts-company.com Tel: +49 (0) Wszystkie zgłoszenia będą na życzenie traktowane jako poufne. TTS niezwłocznie rozpatrzy zgłoszenie, aby wyjaśnić potencjalną nieprawidłowość, usunąć ją i zapobiec podobnym naruszeniom w przyszłości. Przestrzeganie kodeksu postępowania TTS jest kontrolowane w trakcie regularnych audytów przez kontrolerów wewnętrznych. W przypadku naruszenia przepisów prawa lub wewnętrznych wytycznych, TTS zastrzega sobie prawo do podjęcia działań w ramach określonych przez kodeks pracy. Wendlingen, lipiec 2017 TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG Zarząd Dr Christian Rolfs Christian Oltzscher Dr Wolfgang Knorr 8