Kodeks postępowania (Code of Conduct)

Transkrypt

1 Kodeks postępowania (Code of Conduct)

2 02

3 Spis treści Przedmowa zarządu koncernu 04 1 Preambuła zasad postępowania firmy HOMAG Group Działanie zgodne z prawem Klienci i uczciwa konkurencja Zakaz korupcji Zakaz uczestniczenia w praniu pieniędzy Prowadzenie pełnej księgowości Ustawa o ochronie informacji niejawnych Ochrona własności firmy Ochrona własności intelektualnej Środowisko naturalne i bezpieczeństwo Unikanie konfliktów interesów Dyskryminacja Prowizje, doradcy, działania w ramach partii politycznych, darowizny i sponsoring Systemy informatyczne 13 3 Przestrzeganie i obowiązywanie kodeksu postępowania w koncernie HOMAG Group 14 03

4 Przedmowa zarządu koncernu Szanowne Współpracowniczki i Szanowni Współpracownicy, nasz sukces na rynku w dużej części opiera się na zadowolenia klientów i zmotywowaniu współpracowniczek i współpracowników. Decydujące znaczenie ma tutaj fakt, że nasi partnerzy handlowi, klienci i akcjonariusze, urzędy i opinia publiczna mogą być pewni tego, że spółka HOMAG Group AG, jej spółki zależne i przedsiębiorstwa powiązane ( HOMAG Group ) działają nie tylko w sposób fachowy i kompetentny, lecz także w wysokim stopniu zgodny z wymogami socjalnymi i etycznymi oraz przepisami prawa. Zarząd koncernu, zarządy spółek zależnych i wszyscy pracownicy szczebla kierowniczego muszą dawać przykład swoim działaniem, które powinno cechować się uczciwością i szacunkiem. Nasze otoczenie gospodarcze w ostatnich latach staje się coraz bardziej złożone. Nieustannie udoskonalany zespół zasad działania koncernu HOMAG Group pozwala nam na jeszcze lepszą orientację i obejmuje filozofię przedsiębiorstwa, wartości i strategiczny kierunek rozwoju. Niniejszy kodeks postępowania, opierając się na tych zasadach i wyrażającej się w nim kulturze przedsiębiorstwa, ustala wiążące reguły działania osób zatrudnionych w koncernie HOMAG Group1. 1 Zatrudnieni to członkowie zarządu koncernu, członkowie zarządów spółek zależnych, wszyscy pracownicy umysłowi lub fizyczni koncernu HOMAG Group (łącznie z praktykantami i pracownikami zatrudnionymi na czas określony). 04

5 Odpowiedzialne i zgodne z prawem działanie to obowiązek i oczywistość dla naszych pracowników. Wytyczne zawarte w kodeksie postępowania (Code of Conduct) mają wspomagać zatrudnionych w ich codziennym działaniu i wspierać konsekwentne wdrażanie naszych wartości. Kodeks postępowania nie zawiera nowych lub szczegółowych zasad, lecz ujmuje w słowa żywą praktykę, która jest realizowana już od lat. Zatem stosujmy w życiu ten kodeks postępowania we współpracy ze wszystkimi naszymi partnerami. Schopfloch, marzec 2014 HOMAG Group AG Zarząd koncernu DR. Markus flik Harald Becker-EhmCk Jürgen Köppel Hans-Dieter Schumacher 05

6 1 Preambuła Kodeks postępowania (Code of Conduct) zawiera podstawowe zasady współpracy, które mają charakter ogólny i dlatego nie mogą określać wszystkich możliwych sytuacji. Zawiera on minimalne wymagania i służy jako orientacyjna pomoc. Kodeks postępowania jest wiążący dla wszystkich osób zatrudnionych w koncernie HOMAG Group. Także dla zabezpieczenia naszego przyszłego sukcesu oczekujemy od wszystkich zatrudnionych stosowania etycznych praktyk handlowych, uczciwego postępowania i bezwarunkowego przestrzegania przepisów prawa. Czynniki te odgrywają także istotną rolę podczas wybierania naszych partnerów handlowych. Do centralnych wymagań koncernu HOMAG Group należy dbałość o to, żeby także nasi partnerzy handlowi stosowali zasady określone w niniejszym kodeksie postępowania. W ten sposób chcemy zapewnić, żeby kodeks ten stanowił bazę naszej wspólnej działalności handlowej zasad postępowania firmy HOMAG Group 2.1 Działanie zgodne z prawem Przestrzeganie prawa i przepisów we wszystkich krajach, w których działa HOMAG Group, jest naszą nadrzędną zasadą. Należy zaniechać wszelkich działań, które prowadzą do naruszenia prawa. Nie ma tu żadnych wyjątków, w tym również wyjątków wynikających z przyjętych zwyczajów o charakterze branżowym lub regionalnym. Wszyscy zatrudnieni mają obowiązek bezwzględnie przestrzegać wszystkich regulacji ustawowych. 2.2 Klienci i uczciwa konkurencja Zadowoleni klienci są podstawą naszej egzystencji. Pozyskujemy ich dzięki wspaniałym, innowacyjnym produktom i doskonałym usługom serwisowym. 06

7 Nasi klienci oczekują najwyższej jakości usług we wszystkich dziedzinach. Chcemy spełnić ten ambitny wymóg, a ponadto przez elastyczność działania i bliski kontakt z klientem uzyskać korzyści w ramach konkurencji. Aby osiągnąć wyznaczone przez nas cele, musimy utrzymać się na rynku objętym silną walką konkurencyjną, na którym rzetelnie i uczciwie mierzymy się z naszymi konkurentami w ramach obowiązujących regulacji ustawowych. Dlatego do naszych zasad należy bezwzględne przestrzeganie prawa kartelowego, które reguluje zapewnienie i utrzymanie uczciwej i niezafałszowanej konkurencji. W prawie kartelowym zakazane są przede wszystkim porozumienia lub zachowania ograniczające konkurencję (np. w zakresie cen, terytoriów, klientów) oraz nadużywanie pozycji rynkowej. Należy jednak pamiętać, że postępowanie sprzeczne z zasadami uczciwej konkurencji może przejawiać się także w stosunku do klientów lub dostawców. Szczegóły dotyczące przepisów prawa kartelowego są zwarte w wytycznej w sprawie zgodnego z prawem kartelowym postępowania koncernu HOMAG Group. Zakazy określone w prawie kartelowym obowiązują wszystkich zatrudnionych, niezależnie od regionu. 2.3 Zakaz korupcji Wszystkich zatrudnionych obowiązuje zakaz żądania nieuczciwej korzyści, domagania się przyrzeczenia takiej korzyści lub przyjmowania jej dla siebie lub osób trzecich. Zakazane jest także oferowanie innym, przyrzekanie lub przyznawanie im nieuczciwej korzyści. Zakazane jest zwłaszcza przyznawanie lub przyjmowanie korzyści, których 07

8 celem jest otrzymanie nieuczciwego świadczenia wzajemnego, lub przyznawanie nieuczciwego wynagrodzenia za przeszłe lub przyszłe działania, którego rodzaj lub wartość jest nieadekwatna do celu, okazji, osoby lub sytuacji odbiorcy tych korzyści. Wszystkie płatności, które są przyjmowane lub dokonywane przez zatrudnionych koncernu HOMAG Group, muszą być zgodne z interesem przedsiębiorstwa HOMAG Group i dokonywane wyłącznie w celach przewidzianych prawem. Zakaz stosowania korupcji w takim samym stopniu obowiązuje partnerów handlowych, którzy działają w imieniu koncernu HOMAG Group. 2.4 Zakaz uczestniczenia w praniu pieniędzy Wszyscy zatrudnieni muszą przestrzegać obowiązujących ustaw o praniu pieniędzy. O praniu pieniędzy mówi się wówczas, gdy pieniądze pochodzące z działań o charakterze kryminalnym (np. łapownictwa, oszustwa, handlu narkotykami, terroryzmu itd.) bezpośrednio lub pośrednio przechodzą do legalnego obiegu gospodarczego i w ten sposób nabierają pozoru legalności. Koncern HOMAG Group zdecydowanie odrzuca takie postępowanie i nie pozwala wykorzystywać się do takich praktyk. Sygnały ostrzegawcze świadczące o naruszeniu ustawy o praniu pieniędzy mogą przejawiać się tym, że partnerzy handlowi niechętnie udostępniają pełne informacje, ze swojej strony chcą realizować płatności w gotówce lub żądają od nas płatności w gotówce lub transakcje pieniężne mają być realizowane w krajach, które nie są tożsame z krajem dostawy odpowiednich produktów lub w stosunku do których nie istnieje jasne odniesienie (jak to na przykład może mieć miejsce w przypadku holdingu). 08

9 2.5 Prowadzenie pełnej księgowości Wierzyciele, udziałowcy i inne osoby mają uzasadniony interes dotyczący sposobu prowadzenia rachunkowości koncernu HOMAG Group. Wiarygodność koncernu HOMAG Group zależy w znacznym stopniu od dokładności i kompletności księgowości, aktualności wpisów i poprawnej sprawozdawczości finansowej. Wszystkie transakcje gospodarcze muszą być ujęte w księgowości. Transakcje gospodarcze, których nie zaksięgowano, są zabronione. Dotyczy to zwłaszcza transakcji z udziałem środków pieniężnych, wykorzystania aktywów i realizacji interesów. Wszystkie zapisy i adnotacje w dokumentach i księgach koncernu HOMAG Group muszą być kompletne i dokładne oraz zgodne z prawdą. Muszą one być dokonywane w sposób wolny od luk i zgodnie z ogólnymi przepisami księgowymi. 2.6 Ustawa o ochronie informacji niejawnych Jako przedsiębiorstwo notowane na giełdzie spółka HOMAG Group AG szczególne znaczenie przywiązuje do przestrzegania ustawy o ochronie informacji niejawnych. Osoby zatrudnione w koncernie HOMAG Group, które dysponują informacjami niejawnymi, podlegają przepisom ustawy o ochronie informacji niejawnych. Informacje niejawne to takie informacje, które są w stanie w znacznym stopniu wpływać na giełdową lub rynkową cenę instrumentów finansowych (akcji, obligacji, itd.). Informacje niejawne mogą obejmować informacje, które insider zdobył w ramach swojej działalności lub w sposób niezgodny z prawem. Informacji niejawnych nie wolno udostępniać osobom trzecim, wykorzystywać (kupno/sprzedaż) lub przekazywać dalej w inny sposób (przez udzielanie rekomendacji). 09

10 2.7 Ochrona własności firmy Zniszczona i uszkodzona własność firmy negatywnie wpływa na wydajność koncernu HOMAG Group zarówno w aspekcie gospodarczym jak i finansowym, a tym samym szkodzi nam wszystkim. Własności koncernu HOMAG Group nie wolno uszkadzać, niszczyć, narażać na niebezpieczeństwo lub wykorzystywać bez upoważnienia. Własność koncernu HOMAG Group należy wykorzystywać wyłącznie do celów gospodarczych chyba że w umowie o pracę lub w innych regulacjach, takich jak np. obowiązujące w Niemczech ramowe koncernowe zakładowe porozumienie informatyczne, wyraźnie uregulowano zasady wykorzystywania do celów prywatnych. 2.8 Ochrona własności intelektualnej Wiodącym przedsiębiorstwem na rynku w naszej branży staliśmy się przede wszystkim dzięki naszej innowacyjności. Aby nadal utrzymać tę pozycję, będziemy chronić posiadaną przez nas własność intelektualną, na przykład techniczne prawa ochronne, takie jak patenty, wzory użytkowe i inne know-how. Z kolei koncern HOMAG Group tak samo respektuje własność intelektualną innych, zwłaszcza zaś własność intelektualną należącą do osób zatrudnionych w koncernie. 2.9 Środowisko naturalne i bezpieczeństwo Wszyscy zatrudnieni ponoszą odpowiedzialność za przestrzeganie ustaw i regulacji w zakresie ochrony środowiska. Na zadowolenie zatrudnionych pracowników w dużym stopniu wpływa bezpieczeństwo i zdrowie. W tym celu bezwzględnie konieczne jest przestrzeganie 10

11 wszystkich przepisów bezpieczeństwa, niezależnie od tego, czy są one nałożone przepisami prawnymi, wydane przez właściwe urzędy lub uregulowane przez wytyczne przedsiębiorstwa, które zostały wprowadzone w sposób prawnie skuteczny. Ich przestrzeganie nie może zwłaszcza podlegać żadnym ograniczeniom wynikającym z kosztów. We własnym interesie i w interesie całego przedsiębiorstwa chcemy nieustannie i konsekwentnie stosować przepisy bezpieczeństwa. Przestrzegamy także zakres kompetencji lokalnych rad zakładowych. Unikanie i skuteczne opanowanie zagrożeń dla ludzi i przyrody jest w HOMAG Group istotnym składnikiem odpowiedzialnego działania Unikanie konfliktów interesów Decyzje gospodarcze należy podejmować w interesie koncernu HOMAG Group. Jeżeli prywatne lub osobiste interesy zatrudnionego kolidują z interesami HOMAG Group, istnieje groźba podjęcia decyzji gospodarczej w sposób niepozbawiony stronniczości. Odpowiednio wczesne poinformowanie zwierzchnika o powstającym konflikcie może w tym samym stopniu chronić przed niekorzystnymi decyzjami zarówno zatrudnionych jak i koncern HOMAG Group. Szczególną uwagę należy przy tym zwracać na ustawowy zakaz konkurencji. Zgodnie z nim osoby zatrudnione powinny zaniechać realizowania na własny lub obcy rachunek transakcji, które dotyczą zakresu działania tych osób w koncernie HOMAG Group. 11

12 2.11 Dyskryminacja HOMAG Group prowadzi działalność gospodarczą w ponad 100 krajach i zatrudnia ludzi, którzy pochodzą z wielu różnych krajów o zróżnicowanym zapleczu kulturowym. Różnorodność tę traktujemy jako bogactwo i siłę. Dlatego szacunek, uczciwość i wzajemna tolerancją to ważne i trwałe składniki naszej kultury przedsiębiorstwa, którą wprowadzamy w życie nie tylko we wzajemnych kontaktach handlowych, lecz także w stosunkach z partnerami gospodarczymi. HOMAG Group nie toleruje w środowisku pracy dyskryminacji z powodu rasy lub pochodzenia etnicznego, płci religii lub światopoglądu, niepełnosprawności, wieku lub tożsamości seksualnej Prowizje, doradcy, działania w ramach partii politycznych, darowizny i sponsoring Koncern HOMAG Group we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstwa współpracuje z zewnętrznymi doradcami. Prowizje i honoraria, które są wypłacane doradcom lub przedstawicielom handlowym i innym niezależnym współpracownikom, muszą pozostawać w stosownej proporcji do wykonanych przez nich usług oraz muszą być uzgodnione w formie pisemnej. Nie wolno uzgadniać prowizji i honorariów w nieadekwatnej wysokości. 12

13 Partnerów handlowych lub odbiorców prowizji należy wybierać bardzo starannie. Prowizji i honorariów w żadnym przypadku nie wolno uiszczać w formie gotówkowej lub transferować do regionów, które nie są tożsame z krajem dostawy produktów lub w stosunku do których nie istnieje jasne powiązanie gospodarcze (np. holding). W razie wątpliwości należy uzyskać wyraźny dowód działalności firmy lub szczegółową informację o firmie odbiorcy prowizji. Jako przedsiębiorstwo nie uczestniczymy ani bezpośrednio, ani pośrednio w działaniach partii politycznych. Sponsoring i darowizny w formie pieniężnej i rzeczowej lub w formie usług realizowanych przez HOMAG Group lub w imieniu przedsiębiorstw koncernu HOMAG Group są przyznawane wyłącznie przez zarząd koncernu lub zarząd danej spółki należącej do koncernu HOMAG Group Systemy informatyczne Chcemy wykorzystywać nasze systemy informatyczne, w celu zapewnienia wydajnego i profesjonalnego procesu pracy. Oprogramowania, które nie zostało zatwierdzone, nie wolno włączać do informatycznego systemu koncernu HOMAG Group. Ponadto w Niemczech obowiązuje ramowe koncernowe zakładowe porozumienie informatyczne w aktualnie obowiązującej wersji. 13

14 3 Przestrzeganie i obowiązywanie kodeksu postępowania w koncernie HOMAG Group Osoby zatrudnione w koncernie HOMAG Group na całym świecie powinny w swojej codziennej pracy przestrzegać zasad postępowania określonych w kodeksie postępowania. Osoby zatrudnione lub ich zespoły nie są pociągane do odpowiedzialności za straty gospodarcze, które są wynikiem przestrzegania kodeksu postępowania. Kodeks postępowania wchodzi w życie bezpośrednio dla wszystkich zatrudnionych w koncernie HOMAG Group i obowiązuje dla wszystkich jego spółek w kraju i za granicą. Jeżeli zasady postępowania dla poszczególnych zakresów działań lub spółek są określone w osobnych wytycznych, wytyczne te obowiązują w sposób nieograniczony obok kodeksu postępowania. Kodeks postępowania jest publikowany w aktualnie obowiązującej wersji za pośrednictwem środków komunikacji stosowanych w przedsiębiorstwie. W razie pytań dotyczących przestrzegania Kodeksu postępowania należy zwracać się zwłaszcza do kadr kierowniczych, pełnomocników do spraw compliance, członków zarządu spółek i zarządu koncernu HOMAG Group AG. 14

15 15

16 MARTINI-werbeagentur.de 06/ HOMAG Group AG Homagstraße Schopfloch