Licheń, r. Taniej, Szybciej, Bezpieczniej. Sławomir Dynowski Specjalista ds.. WdroŜeń Systemów Cyfrowych XERREX Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Licheń, r. Taniej, Szybciej, Bezpieczniej Sławomir Dynowski Specjalista ds.. WdroŜeń Systemów Cyfrowych XERREX Sp. z o.o. 1

2 1. Firma XERREX Sp. z o.o Rzeszów ul. Lisa Kuli 6 Spółka zarejestrowana Sądzie Rejonowym w Rzeszowie pod nr KRS Kapitał zakładowy wynosi ,00 PLN Firma posiada zastrzeŝony znak towarowy: XERREX 2

3 1. Firma XERREX Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie Działamy w sektorze cyfrowych rozwiązań przetwarzania i przepływu informacji Specjalizujemy się w optymalizacji procesów przepływu dokumentów Dostarczamy klientom kompleksowe systemy rozwiązań wspomagające tworzenie, archiwizację, obieg dokumentów oraz profesjonalne urządzenia wielofunkcyjne Stale podnosimy jakośćświadczonych usług oraz dbamy o niezawodność oferowanych rozwiązań w dziedzinie zarządzania dokumentami Posiadamy 21-letni know-how (działamy od 1987r.) 3

4 2. Obieg dokumentów Obecna sytuacja związana z obiegiem dokumentów: Rozwój techniki sprawił informacja biznesowa stała się ogólnie dostępna oraz łatwa do zarchiwizowania Doprowadziło to do dynamicznego wzrostu tworzonych nakładów w formie papierowej Brak kontroli oraz nieprawidłowe zarządzanie dokumentami produkowanymi na urządzeniach kopiujących i drukujących powoduje wzrost kosztów Ze względu na istotę dokumentów, nie moŝna z nich zrezygnować 4

5 2. Obieg dokumentów Typowy obieg dokumentów 5

6 2.1 Koszty obiegu dokumentów Źródła kosztów związanych z obiegiem dokumentów: Bardzo duŝo urządzeń w róŝnych lokalizacjach Znaczne koszty eksploatacji Skomplikowana obsługa Strata zajmowanej powierzchni biurowej Konieczność współpracy z wieloma dostawcami (materiały, obsługa serwisowa, itp...) Brak kontroli nad przepływem dokumentów MoŜliwość zagubienia dokumentów / informacji Wąskie gardła przerwa w procesie obiegu dokumentów spowodowana nieobecnością osób odpowiedzialnych Niechęć do korzystania z archiwów 6

7 2.1 Koszty obiegu dokumentów Partner Asseco Poland Generowane koszty: Koszty twarde: Toner Papier Amortyzacja Koszt powierzchni archiwum Infrastruktura IT Oprogramowanie Sprzęt Koszty miękkie: Czas pracowników Projektowanie Chodzenie Oczekiwanie Wykańczanie Obsługa kontaktów z dostawcami Marnotrawstwo Błędy uŝytkowników 7

8 2.1 Koszty obiegu dokumentów Partner Asseco Poland Koszty twarde: Średni koszt strony: ~ 0,095 PLN (bez koloru) Wyłączając: * Amortyzację sprzętu * Koszty zarządzania * Koszty logistyki * Koszty papieru Szacunkowa wielkość rocznych nakładów: ~ stron Przy załoŝeniu około 500 stron miesięcznie na pracownika biurowego (średnia dla Polski) dla firmy 500 osobowej ~ PLN rocznie za samą eksploatację 8

9 2.1 Koszty obiegu dokumentów Partner Asseco Poland Koszty miękkie: Koszt 1 etatu [zł brutto] 4522,4 Liczba pracowników 500 % udziału w obsłudze dokumentów 25% % zaangaŝowania 10% Pełne etaty "dokumentowe" 12,5 Roczny koszt etatów ,00 zł Źródło: oprac. własne na podstawie Businessman Raport Outsourcing, nr 8 (173) sierpień 2005, str. 68 9

10 3. Zarządzanie środowiskiem dokumentowym Potrzeba kontroli kosztów i usprawnienia zarządzania środowiskiem dokumentowym poprzez: Zidentyfikowanie wraŝliwych obszarów w procesie wytwarzania dokumentów Skoncentrowanie aktywności na najbardziej krytycznych obszarach Szukanie rozwiązań optymalnego wykorzystania zasobów będących w dyspozycji firmy Analiza alternatywnych rozwiązań Redukcja kosztów i zwiększenie efektywności pracy 10

11 3.1 Audyt Celem audytu jest: Ocena procesów wytworzenia dokumentów Analiza zapotrzebowania i oszacowanie wysokości kosztów wytworzenia dokumentów. Wskazanie obszarów wymagających usprawnienia lub generujących nadmierne koszty Przedstawienie propozycji rozwiązań umoŝliwiających: Zwiększenie efektywności obiegu dokumentów Podniesienia bezpieczeństwa danych Pełną kontrolę i racjonalizację kosztów 11

12 3.1 Audyt Efektem audytu jest projekt wraz z wyliczeniem opłacalności jego wdroŝenia. Zawiera: Ocenę bieŝącej sytuacji ze względu na koszty twarde: Inwentaryzację wszystkich urządzeń związanych ze środowiskiem dokumentowym Analizę kosztów produkcji dokumentów w oparciu o ilość wytwarzanych dokumentów i koszty eksploatacji urządzeń Ocenę bieŝącej sytuacji ze względu na koszty miękkie: Charakterystykę sieci i obecnego modelu pracy uŝytkowników Analizę wydajności zasobów ludzkich w organizacji klienta 12

13 3.1 Audyt Kierunki zmian: Informacje o moŝliwościach i kierunkach poprawy efektywności zarządzania posiadanymi zasobami Propozycje rozwiązań pozwalających obniŝyć koszty i w pełni kontrolować proces produkcji dokumentów Sugestie jak polepszyć organizację pracy i zaoszczędzić czas, przy uwzględnieniu specyfiki przedsiębiorstwa. Szacunkową wartość oszczędności z wdroŝenia projektu 13

14 3.2 Korzyści ze zmian Zalety z wdroŝenia kompleksowej propozycji systemu zarządzania wydrukami, opracowanej na podstawie audytu: Wzrost efektywności i bezpieczeństwa procesu wytwarzania dokumentów Lepsze wykorzystanie istniejących zasobów infrastrukturalnych firmy Znaczna redukcja i dokładna kontrola kosztów związanych obsługą obiegu informacji poprzez wdroŝenie rozwiązań firmy XERREX Przygotowanie firmy na potrzeby związane z przyszłym rozwojem 14

15 3.2. Korzyści ze zmian Dla przypomnienia: Koszty twarde: zł rocznie Koszty miękkie: zł rocznie Szacujemy, Ŝe po wprowadzeniu rozwiązania XERREX Pracochłonność zmniejszy się o około 50% Koszty twarde spadną o % Razem moŝliwe oszczędności mogą wynosić nawet do zł 15

16 4. Archiwizacja dokumentów Elektroniczna archiwizacja dokumentów to proces, w którym dokument jest: Zamieniany na formę elektroniczną Opisywany zestawem koniecznych metadanych Następnie składowany w przygotowanym do tego celu repozytorium. Proces archiwizacji ma na celu zapewnienie: Integralności dokumentu - dane powinny być modyfikowane tylko przez uprawnione do tego osoby Szybkiego dostępu do dokumentu - dane powinny być dostępne w czasie odpowiadającym osobom uprawnionym do ich przeglądania Ograniczenie kosztów związanych z papierową postacią dokumentu 16

17 4.1 Korzyści z archiwizacji dokumentów Redukcja kosztów Partner Asseco Poland Redukowana jest przestrzeń i czas potrzebny na sprawne wykonywanie pracy Efektywne wykorzystanie pracy personelu nie wymusza wraz ze wzrostem ilości pracy liczby zatrudnionych Praca z obrazem eliminuje potrzebę drukowania lub powielania Ograniczenie do minimum rozliczeń między jednostkami świadczącymi sobie wzajemnie usługi Szybki zwrot kosztów inwestycji poprzez zminimalizowanie kosztów obsługi 17

18 4.1 Korzyści z archiwizacji dokumentów Wzrost efektywności pracy z dokumentami Partner Asseco Poland Dokumenty nie są mieszane, gubione czy niszczone UŜytkownicy, nawet w róŝnych lokalizacjach, mają równoczesny dostęp do danych Dystrybucja dokumentów moŝe odbywać się bezpośrednio z poziomu komputera uŝytkownika Brak fizycznego (w postaci papierowej) przemieszczania dokumentów i opóźnień w ich dostarczaniu Oszczędność czasu potrzebnego na odszukanie właściwego dokumentu w archiwum 18

19 4.1 Korzyści z archiwizacji dokumentów Partner Asseco Poland Integracja procesów Usystematyzowanie procedur obsługi pozwala na redukcję czasu ich wykonania Uporządkowanie zasad wprowadzania i katalogowania dokumentów ułatwia ich wyszukiwanie Bezpośredni dostęp do stale aktualizowanej bazy danych i dokumentów Integralność i bezpieczeństwo dokumentów Dokumenty zapisane w formie elektronicznej nie tracą swojej jakości z upływem czasu, pozostają kompletne i w nie zmienionej treści Ochrona dokumentów przed zniszczeniem lub zgubieniem Zabezpieczenie archiwizowanych danych przed dostępem osób nieuprawnionych 19

20 4.2 Przykłady rozwiązań - DigiDocFlow Aplikacja zapewniająca inteligentny system elektronicznej archiwizacji danych Partner Asseco Poland Przykład wykorzystania rozszerzonej funkcjonalności urządzeń z oferty XERREX do budowania repozytorium dokumentów Dzięki prostej, intuicyjnej obsłudze, aby zachować w wybranym folderze dokument papierowy w postaci elektronicznej wystarczy: 20

21 4.2 Przykłady rozwiązań - DigiDocFlow Partner Asseco Poland

22 4.2 Przykłady rozwiązań - DigiDocFlow Funkcje DigiDocFlow: Autoryzacja za pomocą karty lub osobistego kodu Partner Asseco Poland Archiwizacja wyłącznie za pośrednictwem wyświetlacza urządzenia Zapis skanów dokumentów w zdefiniowanym formacie (.pdf,.tiff,.jpg,.doc lub.xls) lub w formacie.pdf z moŝliwością przeszukiwania pełnotekstowego i tworzenia metadanych z rozpoznanego tekstu Skanowanie do wielu miejsc docelowych jednocześnie Inteligentne katalogowanie w folderach sieciowych Rozpoznawanie kodów kreskowych 22

23 4.2 Przykłady rozwiązań - DigiDocFlow Partner Asseco Poland Dodawanie zabezpieczeń PDF do skanowanych dokumentów (np. stemple, ochrony hasłem) Zaawansowane funkcje OCR (m.in. redukcja skrzywień, plam, ramek, deformacji, linii, smug, wygładzanie, bilansowanie kontrastu i jasności) Monitoring skanowanych dokumentów 23

24 5. Zarządzanie informacją Podstawą funkcjonowania kaŝdej organizacji jest bezpieczny, szybki i łatwy dostęp do posiadanych dokumentów i zasobów Dzięki systemom do zarządzania i archiwizacji dokumentów, systematycznie gromadzona i odpowiednio udostępniona informacja posiada duŝy potencjał ekonomiczny i jest podstawowym narzędziem podnoszenia konkurencyjności na zatłoczonym i dynamicznie zmieniającym się rynku Wartość posiadanych informacji wzrasta wraz z jej uporządkowaniem i zapewnieniem dostępu do odpowiednich danych dla klientów, partnerów oraz pracowników organizacji 24

25 5. Zarządzanie informacją Zarządzanie informacją zawartą w dokumentach ma na celu: Uporządkowanie zgromadzonych w firmie informacji, eliminując lub ograniczając do minimum papierowy obieg dokumentów poprzez zdefiniowanie i wdroŝenie procedur wprowadzania, katalogowania i opisywania dokumentów UmoŜliwienie szybkiego dostępu do zasobów zgromadzonych w jednej centralnej bazie danych Zapewnienie kontrolowanego dostępu do przetwarzania dokumentów zgodnie ze zdefiniowanąścieŝką uprawnień 25

26 5. Zarządzanie informacją Bezpieczeństwo informacji dotyczy trzech głównych zagadnień. Są to: Poufność - dane powinny być dostępne tylko dla tych osób, które mają do nich odpowiednie uprawnienia dostępu Integralność - dane powinny być modyfikowane tylko przez uprawnione do tego osoby Dostępność - dane powinny być dostępne w czasie odpowiadającym osobom uprawnionym do ich przeglądania 26

27 5.1 Przykłady rozwiązań Wydruk bezpieczny (Locked Print) Wybór funkcji druku bezpiecznego w sterowniku drukarki urządzenia wstrzymuje wydruk dokumentów, dopóki nie zostaną zwolnione przez uprawnionego uŝytkownika Funkcja ta rozwiązuje problemem przeglądania i zabierania poufnych dokumentów przez osoby niepowołane Moduł nadpisywania danych (Data Overwrite Security) Funkcja zabezpiecza dostęp do informacji poprzez zapisanie nowego zadania w miejscu starych danych Jednostka DOS została zaprojektowana w celu zaspokojenia potrzeb klientów korzystających z danych o znaczeniu strategicznym (np. dane rządowe, wojskowe, osobowe, kluczowi klienci) 27

28 5.1 Przykłady rozwiązań Funkcje uwierzytelniania Pozwalają na zabezpieczenie dostępu do urządzenia poprzez weryfikację uprawnień uŝytkownika oraz personalizację wykonywanych przez niego czynności. Identyfikacja uŝytkownika i jego uprawnień odbywa się zwykle za pomocą nazwy uŝytkownika i hasła: Uwierzytelnianie kodem uŝytkownika Uwierzytelnianie podstawowe (nazwa uŝytkownika oraz hasło) Uwierzytelnianie Windows Uwierzytelnianie LDAP 28

29 5.1 Przykłady rozwiązań Ochrona dostępu do sieci Dostęp osób niepowołanych do urządzenia pracującego w środowisku sieciowym moŝe zostać ograniczony poprzez: Blokowanie protokołów sieciowych i wyłączenie niewykorzystywanych protokołów Filtrowanie IP - autoryzowane połączenia z urządzeniem mogą być ograniczane poprzez zdefiniowanie zakresu adresów IP Kontrola dostępu do dysku twardego urządzenia Przydzielenie praw dostępu do plików przechowywanych na dysku twardym urządzenia ma za zadanie wyeliminować nieuprawniony do nich dostęp 29

30 5.1 Przykłady rozwiązań Monitoring skanowanych dokumentów za pomocą DigiDocFlow na trzech poziomach kontroli: I poziom - administrator jest informowany o czasie i ilości skanów wykonanych przez danego uŝytkownika po autoryzacji II poziom administrator, oprócz informacji o uŝytkowniku, dacie i ilości wykonanych skanów, dodatkowo ma wzgląd do treści archiwizowanych dokumentów, w postaci kopii obrazów na dysku urządzenia III poziom w przypadku wykorzystania funkcji skanowania do na konto administratora wysyłana jest kopia wiadomości przesłanej z urządzenia do odbiorcy. 30

31 6. Podsumowanie Dobór właściwych rozwiązań pozwala: Zracjonalizować koszty związane z wytwarzaniem dokumentów Zoptymalizować procesy przepływu informacji Efektywnie przechowywać dokumenty i elastycznie zarządzać zawartą w nich informacją Podnieść poziom bezpieczeństwa dokumentów będących w obiegu poprzez wdroŝenie rozwiązań do ochrony i archiwizacji danych 31

32 Dziękujemy za uwagę 32