Elektroniczna wymiana dokumentów. Studium wybranych projektów ECOD Operator

Transkrypt

1 Elektroniczna wymiana dokumentów Studium wybranych projektów ECOD Operator

2 1. EAN, Instytut Logistyki i Magazynowania 2 :: Jako największy w Polsce operator EDI, Comarch ECOD dostarcza na potrzeby prowadzonych prac głębokiej wiedzy z dziedziny systemów EDI, popartej doświadczeniem informatycznym oraz biznesowym. Reprezentując na spotkaniach zarówno największe sieci handlowe jak i wymagania małych i średnich firm, Comarch zdecydowanie odgrywa ważną rolę w pracach naszej grupy. Zdecydowanie polecamy produkty z rodziny Comarch ECOD jako w pełni zgodne ze wszystkimi normami oraz standardami EAN / ECR Polska. Elżbieta Hałas, ILiM, Member of EAN Internatinoal EAN Polska jest jedną z kluczowych na rynku polskim instytucji dla rozwoju technologii elektronicznej wymiany dokumentów handlowych. Dzięki dokładnej znajomości zagadnień logistycznych oraz możliwości zrzeszania ważnych podmiotów gospodarczych, EAN ustala uniwersalne reguły i standardy dla elektronicznej komunikacji, dające możliwość optymalnego jej wykorzystania przez wszystkie zainteresowane firmy na rynku. W ten sposób zarówno dba o korzyści dla producentów, jak i dla sieci handlowych. Współpraca pomiędzy firmą Comarch a instytutem Logistyki i Magazynowania rozpoczęła się od uczestnictwa w naukowych grupach standaryzacyjnych (grupa EDI działająca w ramach Klubu ECR Polska). Dziś Comarch jest autorem jednego z najciekawszych przedsięwzięć logistycznych zrealizowanych przez EAN Polska Centralnego Katalogu Produktów EANIC.

3 2. Typy wymienianych dokumentów w ECOD Za pośrednictwem platformy ECOD możliwa jest wymiana dowolnego typu dokumentów elektronicznych. Jedynym warunkiem uruchomienia takiej komunikacji jest wola co najmniej dwóch partnerów biznesowych. Obecnie najczęściej nasi klienci przesyłają za pośrednictwem platformy ECOD głownie następujące dokumenty elektroniczne: DOKUMENT OPIS ORDER DELIVERY ORDER ORDERRSP ORDER RETURN INVOIC DESADV RECADV INVRPT PRICAT APERAK CONTROL SALES REPORT POTWIERDZENIE PRZELEWU Zamówienie Zlecenie dostawy zamówienie generowane przez przedstawiciela handlowego dla dystrybutora Potwierdzenie zamówienia Zamówienia zwrotne z tyt. artykułów przeterminowanych Faktura, w tym także faktury korygujące Awizo dostawy Potwierdzenie dostawy Stan magazynowy Cennik Potwierdzenie transmisji Potwierdzenie transmisji Raport sprzedaży Potwierdzenie przelewu :: 3

4 3. Comarch ECOD w TESCO Polska 4 :: Sieć dystrybucji i sprzedaży TESCO to złożona struktura sklepów i setek firm-dostawców, wymagająca dokładnej synchronizacji cyklu zamawiania, magazynowania i sprzedaży. Decydując się na uruchomienie elektronicznej wymiany dokumentów z naszymi dostawcami poprzez platformę Comarch ECOD, postawiliśmy tej strukturze cel jeszcze lepszej optymalizacji łańcucha logistycznego. Dzięki temu nasi dostawcy oprócz szybkich zamówień elektronicznych, otrzymają np. dokładny raport magazynowy TESCO. Bardziej dokładne planowanie produkcji oznacza większą sprzedaż zarówno dla nich jak i dla TESCO. Grzegorz Juszczyk, Country IT Manager Sławomir Sajak, Dyrektor Sprzedaży w Comarch Projekt EDI w TESCO jest bardzo ciekawym, ale i skomplikowanym projektem. Jest realizowany równolegle w 4 krajach Europy Środkowej, które różnią się między sobą specyfiką prawno-biznesową. Jest to prawdopodobnie jeden z pierwszych przypadków w Europie, w którym sieć handlowa w sposób masowy informuje swoich dostawców o stanach magazynowych i sprzedaży za ostatnie 24 godziny. Projekt ten może w naturalny sposób przekształcić się w realizowanie polityki VMI, ale to już decyzja biznesowa klienta. Informacje udostępniane przez TESCO dostawcom mają dla nich bardzo istotne znaczenie. Obserwujemy jednak, iż dostawcy w różny sposób potrafią wykorzystać te informacje.

5 4. Co to jest VMI? (Vendor Managed Inventory) Sprawne zarządzanie cyklem sprzedaży i dostaw zależy od dokładności informacji o zapasach dostępnych w łańcuchu dystrybucyjnym (sieci handlowej czy hurtowni). Platforma Comarch ECOD standardowo udostępnia swoim klientom dokumenty typu raport magazynowy oraz raport sprzedaży, dzięki którym producent może śledzić dokładną wielkość zmian w sprzedaży i magazynowaniu swoich produktów. To z kolei daje mu możliwość dokładnego zaplanowania produkcji i dystrybucji. Powyższe informacje stanowią bardzo istotną wartość strategiczną dla dostawcy, w związku z czym technologia ta przynosi klientom ECOD wiele korzyści jak np: :: Możliwość śledzenia w bazie dziennej sprzedaży i zapasów produktów we wszystkich sklepach sieci handlowej oraz zapasów w centrum dystrybucyjnym. Ma to wielkie znaczenie dla dostawcy, ponieważ umożliwia bardzo dokładne planowanie dostaw, a co za tym idzie, podniesienie poziomu ich realizacji. Możliwość śledzenia i bieżącego raportowania do kupca sieci braków produktów, co ma bezpośredni wpływ na podniesienie obrotów. :: Możliwość śledzenia dostępności produktów w sklepie przekłada się na usprawnienie rozliczania przedstawicieli handlowych dostawcy oraz ukierunkowanie ich na sprzedaż, a nie badanie poziomu zapasów w sklepach sieci, co powinno się przekładać na oszczędności w dziale handlowym dostawcy oraz podniesienie poziomu obrotów. :: Dostęp do danych sprzedaży i zapasów umożliwia strategiczne i taktyczne planowanie współpracy z siecią oraz bezpośrednie reagowanie na zmieniające się potrzeby klienta. Ponadto raportowanie dokładnego stanu na magazynie w sieci czy u dystrybutora daje producentowi możliwość wejścia w nową jakość sprzedaży zwaną VMI (Vendor Managed Inventory), czyli zarządzanie magazynem przez dostawcę. Ta metoda sprzedaży jest bardzo popularna w krajach Europy Zachodniej i w USA. Idea prowadzenia sprzedaży w ten sposób zakłada, że to dostawca znając dokładnie wielkość swojego stock u realizuje dostawy do sieci (dystrybutora) w taki sposób, aby zapewnić optymalny poziom wykorzystania magazynu oraz półki w sklepie. Rola sieci handlowej sprowadza się do sprzedaży miejsca na półce oraz w magazynie. Dostawca dobrze zarządzający dostawami maksymalizuje zyski ze sprzedaży i w ten sposób zapewnia sobie optymalny poziom dostaw bez konieczności oczekiwania na zamówienia ze strony sieci handlowej. Sieć natomiast korzysta z oszczędności analizowania sprzedaży i wyliczania optymalnej wielkości zamówienia. Technologia VMI nie jest daleką przyszłością w naszym kraju. Obecnie kilka sieci handlowych w tym np. Tesco uruchamiają tą technologię ze swoimi dostawcami na skalę masową. :: 5

6 5. Comarch ECOD w Ahold Polska Idea wdrożenia systemu EDI w Ahold Polska zrodziła się w 2001 roku. 12 miesięcy później Ahold mógł już pochwalić się blisko 600 dostawcami przesyłającymi elektroniczne faktury. Sukces związany z dynamiką wdrożenia systemu wynikał z doskonałej koordynacji działań z firmą Comarch oraz zaangażowania wszystkich działów po stronie firmy Ahold Polska. Bartosz Demczuk, Kierownik Projektu EDI w Ahold Polska 6 :: Ahold w Polsce był pionierem w dziedzinie wdrażania systemów EDI. Wiedza zdobyta w początkowych fazach wdrażania projektu umożliwiła stworzenie rozwiązań informatycznych pozwalających na podłączenie każdej firmy od najmniejszych piekarni, przez średnie firmy, aż po korporacje. Po fakturach elektronicznych przyszła kolej na zamówienia elektroniczne. Implementacja sytemu pozwalającego na wyeliminowanie tradycyjnego przesyłania zamówień drogą faxową przynosi oczywiste korzyści (obniżenie kosztów, usprawnienie komunikacji z dostawcami). Obecnie 95% dostawców współpracujących z Ahold poprzez magazyny centralne używa zamówień elektronicznych. Dodatkowo jesteśmy w stanie zaoferować dostawcom bieżącą informację na temat ich stanów magazynowych w magazynach centralnych. Kolejnym etapem rozwoju systemu jest stworzenie systemu raportowania sprzedaży z poszczególnych sklepów bazującego na standardach EDI. Będzie to pierwszy tego typu system w Polsce pozwalający na zbieranie tak kompleksowych informacji. 4 lata po wprowadzeniu system EDI stał się standardem współpracy Aholda z dostawcami. Standardem, bez którego nie ma możliwości współpracy z firmą.

7 6. EDI korzyści dla Ciebie Wykorzystanie technologii ECOD-EDI przynosi wymierne korzyści operacyjne i strategiczne. Pierwsze z nich są powiązane z optymalizacją procedur przetwarzania dokumentów biznesowych (zamówień, faktur, cenników, raportów stanów magazynowych itp.). Drugie natomiast zwiększają atrakcyjność współpracy z partnerami biznesowymi (dostawcami, odbiorcami) powodując, że firma staje się bardziej konkurencyjna w stosunku do innych obecnych na rynku. Korzyści operacyjne 1. Auto-fakturowanie i auto-zamawianie: szybko i automatycznie przesyłane zamówienia: :: Faktury są znacznym udogodnieniem czas transmisji zależy od uzgodnionej z klientem konfiguracji i średnio wynosi max do 4 minut. 2. Transmisja pod pełną kontrolą: ECOD posiada system generowania statusów przetworzenia dokumentów, który może: :: automatycznie informować o przebiegu procesu transmisji, :: uruchomić odpowiednie procedury automatycznego reagowania na błędne dokumenty lub automatycznego przetwarzania dokumentów poprawnych w zależności od treści dokumentów (ilości, ceny, typu itp.), :: informować obie strony o szczegółach współpracy na przykład takich jak czy i kiedy zamówienie zostało odebrane, przeczytane i potwierdzone, dzięki automatycznie generowanym statusom. 3 Redukcja błędów: dokumenty elektroniczne są automatycznie przesyłane z systemu do systemu. Ręczne przetwarzanie dokumentów typu czytaj i przepisz ręcznie jest wyeliminowane wraz ze wszystkimi pomyłkami, jakimi mogło ono być obarczone. 4 ECOD technologia Doc-Matching: predefiniowanie dokumentów w tej technologii zmniejsza stopień błędów użytkownika do minimum (w sieciach handlowych z 40% do 4%) i czyni wystawianie tych dokumentów szybszym. Korzyści strategiczne 1. Bliska współpraca z partnerami biznesowymi: współpraca z partnerami biznesowymi staje się bardziej zintegrowana. 2. Przyspieszenie logistyki: przyspieszenie procesów biznesowych wynika z eliminacji błędów i szybkiej wymiany nowych informacji. 3. Konkurencyjność: na współczesnym rynku firmy dynamicznie tworzą relacje EDI ze swoimi partnerami. Stojąc z boku, oddaje się wszelkie korzyści wynikające z komunikacji EDI do konkurencji, co w dłuższym okresie czasu może powodować efekt technologicznego zastoju. 4. Optymalizacja stanów magazynowych: jedną z najważniejszych korzyści jest możliwość zaoszczędzenia kosztów na magazynowaniu produktów. Szybka i precyzyjna informacja wymieniana pomiędzy partnerami biznesowymi jest strategiczną wiedzą o optymalnym poziomie zamówień i stanów magazynowych. 5. Nowe obszary rozwoju: po zamówieniach, fakturach i innych dokumentach, ECOD- -EDI jest platformą otwartą na nowe rozwiązania takie jak na przykład VMI. Niektórzy użytkownicy platformy ECOD właśnie rozpoczęli projekty ECOD-VMI. Nie ma możliwości rozpoczęcia projektu VMI bez sprawnie działającej infrastruktury EDI. Właśnie dlatego ECOD-EDI jest strategicznym posunięciem do przyszłościowego rozwoju logistyki w Twojej firmie. :: 7

8 7. Comarch ECOD w Carrefour Polska Elektroniczna Wymiana Dokumentów z dostawcami (EDI) stanowi naturalny wyznacznik nowoczesnej sprzedaży w dużych strukturach dystrybucyjnych. Carrefour Polska wykorzystuje tą technologię we współpracy również z platformą Comarch ECOD. Optymalizacja logistyki przynosi oczywiste korzyści zarówno Carrefour jak i naszym partnerom handlowym. Urszula Łubian, EDI Responsible 8 ::

9 8. Jak wystartować z ECOD? Chcąc rozpocząć pracę z ECOD wcale nie trzeba podejmować złożonych decyzji. Najprostszą metodą jest sprawdzenie ECOD w działaniu w jego najprostszej opcji (bez konieczności ponoszenia inwestycji). Dzięki temu otrzymasz możliwość: :: Zweryfikowania korzyści biznesowych dla Twojej firmy wynikających z wykorzystania technologii EDI i/lub SFA, :: Sprawdzenia zakresu funkcjonalnego ECOD, :: Oceny otwartości technologicznej, elastyczności funkcjonalnej ECOD i biznesowej Comarch, :: Zweryfikowania, w jaki sposób Comarch ECOD nie tylko udostępnia narzędzia elektronicznej sprzedaży, ale też kompleksowo zarządza procesami wdrożenia w grupie wielu firm jednocześnie, :: Oceny jakości wsparcia klienta w trakcie pracy bieżącej oraz procesu podłączenia, :: Zweryfikowania swoich wymagań i możliwości w zakresie EDI. Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe wartości, jesteśmy gotowi na to by od zaraz udostępnić Twojej firmie narzędzia platformy ECOD. Z pewnością wielu spośród licznego grona naszych klientów jest także i Twoimi kontrahentami. Wierzymy, że dołączysz do kilkutysięcznej grupy zadowolonych klientów ECOD. W zamian oferujemy Ci elastyczność i kompleksową funkcjonalność popartą stałą troską o klienta. Zacznij od zaraz, zrób pierwszy, mały krok w kierunku wielkich możliwości ECOD Call Center ecod@comarch.pl tel: :: 9

10 9. Workflow dokumentów elektronicznych, czyli procesy biznesowe w ECOD PRODUCENT Generowanie PRICAT Eksport PRICAT PRICAT PRICAT ORDERS ORDERS Wysyłka ORDERS Mapowanie ORDERS do Producenta ORDERS 10 :: Generowanie ORDERRSP Eksport ORDERRSP ORDERRSP ORDERRSP Generowanie DESADV Eksport DESADV DESADV DESADV RECADV RECADV Wysyłka RECADV Mapowanie RECADV do Producenta RECADV Generowanie INVOICE Eksport INVOICE INVOICE INVOICE INVRPT INVRPT Wysyłka INVRPT Mapowanie INVRPT do Producenta INVRPT

11 E C O D SIEĆ HANDLOWA Mapowanie PRICAT do Sieci Handlowej Wysyłka PRICAT PRICAT PRICAT PRICAT ORDERS ORDERS Eksport ORDERS Generowanie ORDERS Mapowanie ORDERRSP do Sieci Handlowej Wysyłka ORDERRSP ORDERRSP ORDERRSP :: 11 ORDERRSP Mapowanie DESADV do Sieci Handlowej Wysyłka DESADV DESADV DESADV DESADV RECADV RECADV Eksport RECADV Generowanie RECADV dostarczenia Mapowanie INVOICE do Sieci Handlowej Wysyłka INVOICE INVOICE INVOICE INVOICE INVRPT INVRPT Eksport INVRPT Generowanie INVRPT

12 10. Elektroniczna wymiana dokumentów z BAKOMA 12 :: Dzięki ECOD, Bakoma posiada możliwość reagowania na zapotrzebowanie rynku szybciej niż robi to konkurencja. Jesteśmy w stanie lepiej zoptymalizować swoją politykę magazynowania i dystrybucji. Nie bez znaczenia jest tu także usprawnienie współpracy z największymi graczami na rynku FMCG, jakimi są sieci handlowe. ECOD dostarcza nam bezbłędnej i natychmiastowej wiedzy od Ahold, Makro, Real, JMD o bieżącej sytuacji handlowo-rozliczeniowej tego strumienia dystrybucji. Jacek Wiśniewski, Dyrektor Informatyki Jacek Wiśniewski Dyrektor Działu Informatyki, Bakoma Zadaniem informatyki jest automatyzacja procesów, które absorbują niepotrzebnie zasoby firmy na wykonywanie czynności powtarzalnych. Elektroniczna wymiana dokumentów to bardzo korzystna alternatywa, pozwalająca ludziom skupić się w większym stopniu na analizie informacji biznesowej zamiast na przepisywaniu danych z papieru do komputera. Zamówienia fax-to-fax, jakie firma otrzymywała od sieci handlowych zawierały niekiedy do kilkudziesięciu linii towarowych. Wyobraźmy sobie jeszcze, że w dużej części były one nieczytelne, niezgodne pod względem merytorycznym lub przeterminowane. Jaki jest koszt obsługi takiego zamówienia? Jest to łatwe do weryfikacji. Wystarczy zmierzyć czas, jaki poświęca pracownik na przepisanie do systemu ERP średniej ilości linii towarowych plus zarchiwizowanie dokumentu (powiedzmy czas T1). Następnie należy zmierzyć czas weryfikacji błędów wynikających z nieczytelności średniego dokumentu tego typu (powiedzmy, wykonanie telefonu do sieci handlowej i ustne uzgodnienie pozycji zamówienia czas T2). Ponadto trzeba wziąć pod uwagę średni czas obsługi zamówień całkowicie błędnych (przeterminowana data dostawy itp. nazwijmy to czasem T3). Wartość, która wynika z tej prostej kalkulacji to T1+T2+T3. Pomnóżmy to teraz przez ilość zamówień, jakie firma otrzymuje miesięcznie (L). Zatem kwota samych tylko miesięcznych oszczędności równa jest Lx(T1+T2+T3)x koszt pracownika. Po podstawieniu do powyższych zmiennych konkretnych wartości, wynik mierzy się w etatach/mc. Andrzej Zalewski Z-ca Dyrektora ds. Kluczowych klientów, Bakoma Czas i elastyczność to dziś kluczowe czynniki zdobywania lepszej pozycji konkurencyjnej. Rynek rozwija się w zaskakującym tempie. Dzięki ECOD, Bakoma posiada możliwość reagowania na zapotrzebowanie rynku szybciej niż robi to konkurencja. Jesteśmy w stanie lepiej zoptymalizować swoją politykę magazynowania i dystrybucji. Nie bez znaczenia jest tu także usprawnienie współpracy z największymi graczami na rynku FMCG, jakimi są sieci handlowe. ECOD dostarcza nam bezbłędnej i natychmiastowej wiedzy od sieci Ahold, Makro, Real, JMD o bieżącej sytuacji handlowo-rozliczeniowej tego strumienia dystrybucji. Wdrożenie systemu EDI wymagało podjęcia decyzji, której dziś nikt z nas nie kwestionuje. Tak się rozwija rynek. Nikt przecież dziś nie może sobie wyobrazić sprawnie działającej firmy bez fax-u czy telefonu. Tak samo zaczyna być z technologią EDI.

13 11. Sugerowana kolejność wdrażanych dokumentów EDI Z technicznego punktu widzenia, kolejność wdrażanych dokumentów elektronicznych jest w zasadzie dowolna. Platforma ECOD w żaden sposób nie ogranicza użytkownika. Możliwe jest uruchomienie komunikacji elektronicznej z kilkunastoma dokumentami jednocześnie. Zazwyczaj jedynym ograniczeniem jest gotowość klienta do uruchomienia komunikacji elektronicznej w zakresie danego typu dokumentów. Czasem przełączenie się w tryb elektronicznych zamówień, elektronicznych faktur wymaga zmian w wewnętrznych procesach przetwarzania dokumentów w firmie. Dlatego też sugerujemy następującą kolejność uruchamiania komunikatów elektronicznych (zapewnia ona maksymalne wykorzystanie potencjału jaki niesie ze sobą komunikacja elektroniczna EDI oraz łatwość wdrażania): 1 ETAP: zamówienie i potwierdzenie zamówienia Łatwe do uruchomienia przez dostawców. Nie wszyscy są gotowi do automatycznego przetwarzania skomplikowanych dokumentów EDI, a szybkie zamówienia stanowią dla nich ważną korzyść strategiczną. Chętnie uruchamiają ten komunikat, by w następnej kolejności rozszerzyć wykorzystanie technologii EDI o kolejne. 2 ETAP: faktura i faktura zbiorcza oraz korekta faktury Sugerujemy sieciom handlowym uruchomienie faktur w drugiej kolejności z 3 powodów: 1. łatwiej wdrożyć dokumenty wychodzące (zamówienia) i nauczyć producentów ich odbierania niż dokumenty przychodzące, 2. producenci osiągają większą korzyść z elektronicznych zamówień niż z faktur, 3. uruchomienie faktur przy funkcjonujących już zamówieniach elektronicznych daje możliwość wykorzystania doc-matching-technology. Zastosowanie doc- -matching technology oznacza, że faktura jest automatycznie generowana przez system ECOD na podstawie zamówienia lub zamówienia i potwierdzenia realizacji dostawy. 3 ETAP: potwierdzenia realizacji dostawy oraz awizo wysyłki Sugerujemy uruchomienie tych komunikatów po zamówieniach i fakturach elektronicznych, ponieważ uzupełniają one dane na fakturze o dokładną ilość dostawy i jej różnicę w stosunku do zamówienia, dzięki temu liczba błędów na fakturach spada do 3 4%. 4 ETAP: raport stanu magazynowego Sugerujemy uruchomienie VMI po zamówieniach i fakturach elektronicznych jako bardziej zaawansowaną opcję EDI, wymagającą biegłości i znajomości problematyki. VMI (Vendor Managed Inventory) oznacza optymalizację funkcjonowania łańcucha dostaw, w wyniku zarządzania zapasami producenta (lub np. dystrybutora) przez dostawcę. 5 ETAP: raporty ze sprzedaży Raporty ze sprzedaży w połączeniu z raportami stanów magazynowych dają producentowi pełną i dokładną informację o tym jak zaplanować produkcję na najbliższy czas, aby optymalnie wykorzystać przepustowość danego kanału dystrybucyjnego. 6 ETAP: cennik i katalog produktów Dzięki automatycznie przesyłanym cennikom i katalogom dystrybutor będzie miał zawsze aktualne informacje o produktach i cenach swojego dostawcy, a producent realizował zamówienia w odpowiednich wartościach cenowych uzgodnionych automatycznie. :: 13

14 12. Comarch ECOD w Unilever Z technologii EDI w Unilever korzystamy już od kilku lat. Ponad rok temu zdecydowaliśmy się, w obszarze wymiany danych z naszymi kluczowymi klientami, na outsourcing usług związanych z translacją i przesyłaniem dokumentów do ECOD. Piotr Stankiewicz, IT Systems Manager 14 :: Tomasz Włodarczyk, Kierownik Projektu w Unilever, Comarch Unilever poprzez platformę ECOD uruchamia komunikację EDI z kolejnymi partnerami i sieciami handlowymi. W chwili obecnej wymienia elektroniczne komunikaty handlowe z Ahold, Carrefour, Makro, Real i Tesco. Systematycznie uruchamiamy kolejnych partnerów handlowych, w tym także hurtownie spożywcze JURWALD i JAGO. Poza standardowymi komunikatami handlowymi (zamówienia, faktury, stany magazynowe) uruchamiamy także dokumenty wewnętrzne, specyficzne dla współpracy Unilevera z określonymi partnerami handlowymi.

15 13. ECOD w grupie Metro na przykładzie wdrożenia w Real Elektroniczna wymiana danych pomiędzy firmami staje się coraz istotniejsza. Celem wdrożenia EDI w Real było zwiększenie efektywności istotnych procesów biznesowych. Tylko te firmy, które odniosą sukces w implementowaniu nowoczesnych technologii informatycznych, mogą z nadzieją patrzeć w przyszłość. Jednym z ważnych czynników sukcesu wprowadzenia elektronicznej wymiany danych jest z pewnością współpraca z doświadczonym partnerem. System Comarch ECOD został profesjonalnie dostosowany przez Comarch do indywidualnych wymagań technicznych Real, (Metro AG). Tomasz Rychlik, Specjalista ds. Zastosowań Informatyki :: 15 Zbigniew Skoczek, Kierownik Projektu w Metro, Comarch ECOD w roku 2003 rozpoczął masowy projekt EDI w Grupie Metro Polska. W tym czasie większość dostawców Metro została podłączona do systemu EDI Metro poprzez ECOD. Zadaniem naszym jest kompleksowa obsługa dostawców, od wyboru odpowiedniego rozwiązania EDI do podłączenia i przeszkolenia. Z drugiej strony, zachowanie odpowiednich procedur zapewnia wysoką dynamikę realizowanych podłączeń. Nie bez znaczenia jest też wysoki poziom SLA, jaki zapewnia ECOD w komunikacji między Metro, a dostawcą. Dzięki temu ECOD jest ważnym gwarantem bezpieczeństwa procesów logistyczno-biznesowych w komunikacji EDI. Dodatkowo, dostawcy po podłączeniu nie zostają sami. Wszelkie problemy związane z elektroniczną wymianą dokumentów mogą kierować do naszego Działu Obsługi klienta ECOD, gdzie na bieżąco są rozwiązywane. Jest to bardzo istotne również dla Metro. Obciążenie związane z obsługą zgłaszanych problemów jest realizowane bezpośrednio w ECOD, a nie przechodzi przez komórki organizacyjne Metro zajmujące się wdrożeniem i utrzymywaniem EDI. Dzięki dynamicznemu działaniu obecnie przez ECOD transmitowanych jest setki tysięcy dokumentów produkcyjnych, zarówno wysyłanych z Metro (np. zamówienia), jak i od dostawców (np. faktury). Ilość ta świadczy o sukcesie masowego projektu EDI Metro, a fakt, że codziennie podłączamy kolejnych dostawców do Metro i uruchamiamy kolejne typy dokumentów takie jak awizo wysyłki, czy potwierdzenie dostawy, oznacza dalszy poważny rozwój projektu EDI Metro ECOD.

16 14. ECOD Central Europe 16 :: 1. Czym jest ECOD Central Europe? ECOD Central Europe stanowi nowość na rynku usług EDI. Stworzyliśmy ją z myślą o naszych międzynarodowych klientach. Za jej pośrednictwem oferujemy możliwość realizacji kompleksowych projektów EDI o charakterze międzynarodowym. Co to oznacza? Odpowiedź jest bardzo prosta jeśli Twoja firma ma oddziały w państwach Europy Środkowo-Wschodniej, proponujemy Ci łatwe i szybkie podłączenie do lokalnych partnerów biznesowych, dostawców, hurtowni itp. Bierzemy odpowiedzialność za cały projekt. Daj nam listę firm, do których chcesz się podłączyć my wykonamy projekt. Mamy w tym bardzo bogate doświadczenie. W taki sposób działamy już z wieloma dużymi, międzynarodowymi firmami jak Carrefour, Pepsi Americas, Procter&Gamble. Jedną z nich jest także grupa Metro, dla której stworzyliśmy centralny projekt, w ramach którego podłączamy kompleksowo dostawców w Polsce, Turcji, Rosji, Rumunii, Bułgarii i na Ukrainie. Całość utrzymana jest w jednej konwencji, z zachowaniem ustalonej strategii i konkretnie zdefiniowanych warunków SLA. Każdy lokalny oddział projektu ma lokalny support 7x24 i Call Center w lokalnym języku dla Ciebie i wszystkich Twoich partnerów biznesowych. ECOD Central Europe to jeden krok w kierunku ponadnarodowych oszczędności dla Ciebie i Twoich kolegów z firmy z innych krajów. 2. Zalety usługi W ramach ECOD Central Europe w bardzo prosty sposób i w krótkim czasie realizujemy ponadnarodowe projekty, o następujących cechach: :: Kompleksowe projekty EDI od A do Z w krótkim czasie, których gwarancją jest blisko 6 tysięcy zadowolonych firm korzystających z platformy ECOD. :: Gwarancja wysokiego poziomu usług przy zachowaniu wysokich warunków SLA. :: Centralny punkt wsparcia technicznego dla klienta i jego partnerów biznesowych dostępny 7/24h. :: Lokalne wsparcie techniczne i zespół szkoleniowy w lokalnych językach w krajach dla klienta ECOD Central Europe i wszystkich jego partnerów biznesowych. :: Lokalny Project Management. :: Wysoka dynamika podłączeń (dobry, kompleksowy projekt w krótkim czasie): możliwość podłączenia ponad 100 partnerów biznesowych miesięcznie w każdym kraju. :: Centralna translacja komunikatów EDI do dowolnego standardu na lokalnym rynku. :: Gotowość do modyfikacji na potrzeby klienta w krótkim czasie (wysoka elastyczność). :: Mało skomplikowane rozwiązanie wymagające niewielkich nakładów. :: Łatwa integracja z systemami wewnętrznymi. :: Najczęściej wybierane rozwiązanie w Europie Środkowo-Wschodniej (ponad 5500 klientów). 3. Lokalne wsparcie w 11 językach ECOD Call Center w każdym państwie udziela pomocy zarówno w okresie wdrażania naszej usługi, jak również w trakcie pojawiania się bieżących problemów. W każdym z 11 krajów, w których ECOD działa bezpośrednio posiadamy sieć niezależnych oddziałów ECOD odpowiedzialnych za wdrożenia, szkolenia, support i Project Management jesteśmy dokładnie tam gdzie nasi klienci dzięki temu najlepiej zaopiekujemy się Twoim projektem. 4. Jak skorzystać z ECOD Central Europe? To bardzo proste wystarczy wysłać zgłoszenie na adres ecod@comarch.com

17 15. Wdrożenie ECOD w Coca Cola Beverages Coca Cola Beverages Polska uruchomiła komunikację EDI dwa lata temu. Dziś za pośrednictwem ECOD współpracujemy elektronicznie z wieloma sieciami handlowymi (Ahold Polska, Jeronimo Martins Dystrybucja, Makro Cash and Carry, Żabka Polska), operatorami logistycznymi czy też stacjami benzynowymi. Maciej Szałęga, Country IS Manager :: 17

18 16. ECOD na rynku stacji paliwowych (Shell, Orlen, Lotos, ConocoPhilips) Shell jest firmą o rozbudowanej strukturze logistycznej. Optymalizacja procesów sprzedaży wymaga od nas błyskawicznego kliringu. Ten z kolei możliwy jest jedynie dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii, choćby takich jak faktura elektroniczna. Wykorzystując platformę Comarch ECOD codziennie automatycznie rozliczamy setki elektronicznych dokumentów otrzymanych od naszych kluczowych dostawców. Wojciech Pandel, Kierownik Księgowości Detalicznej 18 :: Tomasz Włodarczyk, Kierownik Projektów Paliwowych ECOD, Comarch Od ponad 2 lat na platformie ECOD oparta jest elektroniczna wymiana dokumentów na rynku paliwowym. Kompanie paliwowe poszły w ślad sieci handlowych i przeszły ze swoimi dostawcami na elektroniczny sposób prowadzenia biznesu. Największymi naszymi klientami są BP, Conoco- Philips (JET), Lotos i Shell. Kompanie paliwowe poprzez platformę ECOD wymieniają z dostawcami takie dokumenty jak: zamówienia, potwierdzenia przyjęć dostaw i faktury. Każda branża, w tym także paliwowa posiada własny indywidualny model logistyczny. Stacje paliwowe w odróżnieniu na przykład od sieci handlowych (gdzie sieci współpracują bezpośrednio z dostawcami i są ich setki) są obsługiwane w większości przez duże firmy dystrybucyjne. Oczywiście różnorodność asortymentu w sklepach na stacji jest dużo mniejsza. Mniejsza ilość partnerów handlowych i współpraca z dużymi firmami dystrybucyjnymi powoduje, że wymienianych dokumentów jest mniej. Sieci paliwowe dążą do minimalizacji ilości dokumentów. W przypadku zamówień, dokumenty generowane z poszczególnych stacji są często centralizowane i przesyłane jako zamówienia zbiorcze. Adekwatnie, dostawcy przesyłają faktury zbiorcze. Dzięki wdrożeniu EDI pomiędzy sieciami paliwowymi a partnerami, informacje od firmy dostawcy do sieci handlowej i na odwrót docierają praktycznie w czasie rzeczywistym, dając zarówno jednej jak i drugiej firmie możliwość podejmowania szybszych decyzji w kierunku zwiększenia efektywności sprzedaży. Realizacja pierwszych projektów EDI w branży paliwowej rozpoczęła się około 2 lata temu. W chwili obecnej jest nam dużo łatwiej realizować takie projekty, mamy dużą dynamikę podłączeń, ponieważ wśród wszystkich partnerów jest wysoka świadomość korzyści płynących z wdrożenia EDI. Dostawcy sieci paliwowych posiadają także wdrożone interfejsy do standardów komunikacyjnych (zatwierdzonych przez klub ECR działający pod patronatem EAN Polska), które funkcjonują także w branży paliwowej. Uruchomienie komunikacji sieć paliwowa dostawca sprowadza się do ustalenia modelu biznesowego, w jakim mają być wymieniane dokumenty i okresu testowego, po czym komunikacja przechodzi w fazę produkcyjną. Wymiana elektroniczna dokumentów jest już faktem w branży paliwowej. Setki elektronicznych dokumentów krążą codziennie pomiędzy stacjami paliwowymi, centralami i dostawcami poprzez platformę ECOD. Kolejnym krokiem w istniejących projektach będzie zapewne rozbudowanie tej komunikacji o kolejne komunikaty handlowe usprawniające obustronnie współpracę.

19 17. Comarch ECOD w Pepsi Americas Pepsi Americas wykorzystuje elektroniczną komunikację z kluczowymi klientami. Wybraliśmy ECOD i wyoutsorsowaliśmy całość projektu i usług do Comarch. Jarosław Wróbel, IT Technology Manager Łukasz Łepek Kierownik Projektu w Pepsi, Comarch System ECOD-SAP Plugin został wdrożony w Pepsi w roku Komunikacja z systemem SAP odbywa się z wykorzystaniem interfejsu ALE (Application Linking and Enabling). Oprogramowanie ECOD-SAP Plugin zapewnia kontrolę transmisji dokumentów do SAP i automatyczne wznowienie komunikacji w przypadku błędów. Status transmisji wszystkich dokumentów jest prezentowany na interfejsie WWW. Interfejs ten został zaprojektowany w ten sposób, aby użytkownik mógł szybko wykryć i usunąć ewentualne problemy komunikacyjne. Istnieją dwie ścieżki przetwarzania dokumentów: testowa i produkcyjna, każda z tych ścieżek może zostać połączona z osobną instancją SAP. Komunikacja z systemem ECOD odbywa się przy pomocy bezpiecznego protokołu SSL z szyfrowaniem 128 bitowym. :: 19

20 Comarch SA Al. Jana Pawła II 39a, Kraków tel.: fax: Spółki zależne i biura POLSKA :: Kraków :: Szczecin :: Gdańsk :: Warszawa :: Katowice :: Wrocław :: Poznań EUROPA :: Belgia Bruksela :: Finlandia Helsinki :: Francja Paryż :: Niemcy Drezno :: Rosja Moskwa :: Słowacja Bratysława :: Ukraina Kijów AMERYKI :: USA Miami :: Panama Panama City BLISKI WSCHÓD :: Zjednoczone Emiraty Arabskie Dubaj :: :: ::