KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 656/AKW/2016 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 18 stycznia 2016r. KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Karta Audytu Wewnętrznego określa: 1) ogólny cel funkcjonowania audytu wewnętrznego; 2) odpowiedzialność i uprawnienia audytu wewnętrznego; 3) pozycję audytu wewnętrznego w strukturze organizacji, w tym charakter podległości funkcjonalnej zarządzającego audytem wewnętrznym; 4) uprawnia do dostępu do danych, personelu i majątku rzeczowego w zakresie wymaganym do wykonywania zadań audytowych; 5) zakres działania audytu wewnętrznego. 2. Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o: 1) audycie wewnętrznym należy przez to rozmieć ogół działań, o których mowa w art. 272 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.); 2) audytorze wewnętrznym należy przez to rozmieć pracownika Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, spełniającego warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) 3) Biurze AKW należy przez to rozumieć Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej(AKW) funkcjonujące w strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle; 4) Gminie należy przez to rozumieć Gminę Kędzierzyn-Koźle; 5) jednostkach organizacyjnych należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Kędzierzyn-Koźle (w tym gminne instytucje kultury) objęte audytem wewnętrznym; 6) Karcie należy przez to rozumieć Kartę Audytu Wewnętrznego; 7) Prezydencie Miasta należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle; 8) standardzie - należy przez to rozumieć wymaganie dotyczące wykonywania zakresu działań audytowych i oceny działalności audytu wewnętrznego, zawarte w Międzynarodowych standardach praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, opracowanych przez The Institute of Internal Auditors (Instytut Audytorów Wewnętrznych IIA), jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych; 9) Urzędzie Miasta należy przez to rozumieć Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle Wytyczne dla funkcjonowania audytu wewnętrznego w Gminie, będące jednocześnie zasadami dobrej praktyki, zgodnie z Professional Practices Framework 1 stanowią m.in.: 1) Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, opracowane przez The Institute of Internal Auditors (Instytut Audytorów Wewnętrznych IIA), jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych; 2) Definicja audytu wewnętrznego oraz Kodeks etyki określone przez The Institute of Internal Auditors (Instytut Audytorów Wewnętrznych IIA). 2. Uznaje się wymienione w ust. 1 pkt 1 i 2: Standardy, Definicję audytu wewnętrznego oraz Kodeks etyki za obowiązujące przy prowadzeniu audytu wewnętrznego. 1 Międzynarodowe Ramowe Zasady Praktyki Zawodowej

2 3. Audytor wewnętrzny w trakcie wykonywania swoich obowiązków postępuje zgodnie z przepisami prawa, niniejszą Kartą oraz uznaną praktyką audytu wewnętrznego. Rozdział II Cel audytu wewnętrznego 4.1.Audyt wewnętrzny jest narzędziem zarządzania służącym Prezydentowi Miasta do uzyskania racjonalnego zapewnienia, że: 1) cele i zadania jednostek organizacyjnych są realizowane; 2) procedury wynikające z przepisów prawa lub przepisów wewnętrznych są wdrażane i przestrzegane; 3) mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli zarządczej są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego działania jednostek organizacyjnych. Rozdział III Zakres audytu wewnętrznego 5.Audyt wewnętrzny prowadzi się w Urzędzie Miasta oraz jednostkach organizacyjnych, będących jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych. Wykaz jednostek, w których prowadzi się audyt wewnętrzny, określa załącznik do Karty Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym i doradczym. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego. 2. Zadania zapewniające obejmują badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej, a w szczególności ocenę: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 3. Audyt wewnętrzny obejmuje także wykonywanie czynności doradczych mających na celu usprawnianie funkcjonowania jednostki organizacyjnej. Czynności te podejmowane są na wniosek Prezydenta Miasta lub z inicjatywy audytora wewnętrznego w zakresie uzgodnionym z Prezydentem Miasta. Czynności te mogą mieć w szczególności charakter: 1) odrębnych zadań doradczych; 2) uczestnictwa w komisjach lub zespołach w celu przeprowadzenia analizy działalności operacyjnej jednostki organizacyjnej; 3) wydawania zaleceń i opinii, udzielania porad i konsultacji dotyczących procedur funkcjonujących w jednostkach organizacyjnych. 4. Audytor wewnętrzny może prowadzić w Urzędzie Miasta działania w zakresie okresowego audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji, o którym mowa w 20 ust. 2 pkt 14 rozporządzenia rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2012 r., poz.526 z późn. zm.).

3 5. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Prezydent Miasta powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu wewnętrznego. 6. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. Rozdział IV Niezależność audytu wewnętrznego Audyt wewnętrzny w Gminie prowadzony jest przez jednoosobowe stanowisko audytora wewnętrznego połączone z funkcją kierownika Biura AKW. 2. Zadania przypisane kierownikowi jednostki związane z audytem wewnętrznym wykonuje Prezydent Miasta, który zapewnia warunki niezbędne do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego. 3. Zadania przypisane zarządzającemu audytem wewnętrznym wykonuje kierownik Biura AKW. 4. W strukturze organizacyjnej Biura AKW funkcjonuje stanowisko ds. audytu i kontroli, realizujące wyłącznie czynności audytu wewnętrznego zlecone przez audytora wewnętrznego i pod jego nadzorem. Stanowisko ds. audytu i kontroli podlega bezpośrednio kierownikowi Biura AKW posiadającemu uprawnienia audytora wewnętrznego. 5. Kierownik Biura AKW podlega bezpośrednio Prezydentowi Miasta. 6. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu zadań audytowych i nie może być narażony na jakiekolwiek próby narzucenia zakresu audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy i informowania o jej wynikach. Prowadząc audyt wewnętrzny kieruje się wskazówkami zawartymi w Standardach audytu wewnętrznego, postępuje zgodnie z przepisami prawa, Kodeksem etyki audytora wewnętrznego oraz uznaną praktyką audytu wewnętrznego. Rozdział V Odpowiedzialność i kompetencje audytu wewnętrznego Audytor wewnętrzny musi być bezstronny i wolny od uprzedzeń a swoim postępowaniem i wzajemną współpracą w ramach uprawianej profesji powinien umacniać jej rangę i znaczenie. 2. Od audytora wewnętrznego oczekuje się: 1) prawości; 2) obiektywizmu; 3) poufności; 4) kompetencji; 5) postępowania w sposób sprzyjający umacnianiu zawodowej współpracy i dobrych stosunków z innymi audytorami; 6) nieuczestniczenia w zadaniach audytowych, których przeprowadzenie może prowadzić do powstania konfliktu interesów; 7) unikania powiązań, które mogą powodować ryzyko korupcji, lub mogących być źródłem wątpliwości co do obiektywizmu i niezależności. 3. W przeprowadzeniu zadania zapewniającego nie może uczestniczyć audytor wewnętrzny, jeżeli: 1) w okresie 1 roku przed jego rozpoczęciem wykonywał zadania objęte zakresem badania lub nadzorował ich wykonanie; 2) jego małżonek, osoba, z którą pozostaje we wspólnym pożyciu, krewny w linii prostej oraz w linii bocznej, powinowaty lub osoba z nim związana z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, wykonuje czynności objęte zadaniem zapewniającym lub sprawuje nad nimi nadzór.

4 4. Ograniczenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 dotyczy również audytora wewnętrznego realizującego zadania doradcze. 5. Prezydent Miasta może wyłączyć audytora wewnętrznego z udziału w zadaniu audytowym z innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na niezależność lub obiektywizm jego ocen. 6. Zadania zapewniające dotyczące obszarów, za które odpowiada Biuro AKW, muszą być nadzorowane przez osobę spoza audytu wewnętrznego Audytor wewnętrzny musi posiadać wiedzę, umiejętności i inne kompetencje potrzebne do wykonywania swoich obowiązków, w związku, z czym zobowiązany jest do ciągłego rozwoju zawodowego. 2. Audytor wewnętrzny: 1) nie musi posiadać wiedzy specjalistycznej wymaganej od osób, których podstawowym obowiązkiem jest wykrywanie i prowadzenie dochodzeń w sprawie oszustw, ale musi posiadać wystarczającą wiedzę pozwalającą na oszacowanie ryzyka oszustwa oraz ocenę sposobu zarządzania tym ryzykiem w jednostce organizacyjnej; 2) nie musi posiadać wiedzy specjalistycznej, takiej jak oczekuje się od audytorów, których podstawowym obowiązkiem jest audyt informatyczny, ale musi posiadać wiedzę o podstawowych ryzykach i mechanizmach kontrolnych związanych z wykorzystaniem informatyki oraz znać dostępne wspomagane komputerowo techniki audytu. 3. Audytor wewnętrzny powinien dążyć do pełnej znajomości aktów prawnych oraz wszystkich faktycznych i prawnych okoliczności pojawiających się w trakcie przeprowadzanych zadań audytowych Audytor wewnętrzny musi działać z należytą starannością zawodową, uwzględniając: 1) zakres pracy niezbędny do osiągnięcia celów zadania audytowego; 2) względną złożoność, istotność oraz znaczenie spraw, do których stosowane są procedury zapewniające; 3) względną złożoność i zakres prac niezbędnych do osiągnięcia celów czynności doradczych; 4) adekwatność i skuteczność kontroli zarządczej; 5) prawdopodobieństwo wystąpienia istotnych błędów, oszustw lub niezgodności; 6) potrzeby i oczekiwania Prezydenta Miasta i kierowników jednostek organizacyjnych, w szczególności co do charakteru czynności, terminu wykonania i sposobu informowania o wynikach; 7) koszt realizacji zadania audytowego w porównaniu z potencjalnymi korzyściami. 2. Audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach organizacyjnych w dniach i godzinach pracy audytowanej jednostki, określonych Regulaminem Pracy oraz wewnętrznymi aktami normatywnymi. 3. Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek o tym fakcie zawiadomić Prezydenta Miasta oraz w razie uzasadnionej konieczności kierownika jednostki organizacyjnej, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny, zabezpieczając jednocześnie dowody wskazujące na popełnienie tych czynów Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, zarządzający audytem wewnętrznym powinien brać pod uwagę, o ile jest to możliwe, plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez NIK i inne instytucje kontrolne, audyty systemu zarządzania jakością tak, by uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i sprawdzeń. 2.Przy dokonywaniu analizy ryzyka zarządzający audytem wewnętrznym powinien uwzględniać wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez NIK i inne instytucje kontrolne.

5 3. Zarządzający audytem wewnętrznym powinien porozumiewać się z NIK i innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem lub w porozumieniu z Prezydentem Miasta Audytor wewnętrzny ma obowiązek powstrzymać się od wykonywania zadań audytowych, które prowadziłyby do przejęcia przez niego obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką organizacyjną. Nie jest odpowiedzialny za procesy kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w jednostce organizacyjnej, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku przeprowadzenia zadań audytowych, wspomaga Prezydenta Miasta oraz kierowników jednostek organizacyjnych we właściwej realizacji tych procesów. 2. Audytor wewnętrzny dokumentuje wszystkie czynności i zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla wyników audytu wewnętrznego. W celu udokumentowania dodatkowych czynności podjętych w toku zadania audytowego, a także innych zdarzeń, audytor wewnętrzny sporządza notatkę służbową, którą załącza się do akt bieżących audytu. Rozdział VI Prawa audytu wewnętrznego i jednostki organizacyjnej Audytor wewnętrzny: 1) jest uprawniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności Urzędu Miasta oraz jednostek organizacyjnych; 2) ma zagwarantowane prawo dostępu do wszelkich dokumentów i materiałów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, jak również do sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków dokumentów; 3) ma zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń jednostek organizacyjnych z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej; 4) ma prawo żądać od kierowników i pracowników jednostek organizacyjnych, w tym nie objętych audytem, informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego; 5) może z własnej inicjatywy składać wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki organizacyjnej. 2. Pracownicy Urzędu Miasta oraz jednostek organizacyjnych są obowiązani udzielać informacji i wyjaśnień, a także sporządzać i potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia, o których mowa w pkt Kierownik jednostki organizacyjnej zapewnia audytorowi wewnętrznemu przeprowadzającemu zadanie audytowe, w szczególności: 1) warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia zadania audytowego: a) odpowiednie miejsce do pracy wraz z niezbędnym wyposażeniem, b) swobodę poruszania sie na terenie jednostki audytowanej, 2) niezwłoczne przedstawienie dokumentów i materiałów na wniosek audytora wewnętrznego prowadzącego zadanie audytowe; 3) dyspozycyjność wskazanych pracowników w celu uzyskania terminowych wyjaśnień. 4. Audytor wewnętrzny prowadzący zadanie audytowe może wystąpić do Prezydenta Miasta o wsparcie merytoryczne, pomoc innych pracowników Urzędu Miasta lub o powołanie rzeczoznawcy, jeżeli uzna to za niezbędne do właściwego przeprowadzenia zadania audytowego. 14.Funkcjonowanie audytu wewnętrznego nie zwalnia kierowników i pracowników Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych z przypisanych im obowiązków związanych ze sprawowaniem przez nich kontroli zarządczej.

6 15.1.Kierownik jednostki organizacyjnej ma prawo do uczestniczenia w procesie audytu wewnętrznego, a w szczególności do: 1) zapoznania sie, na każdym etapie zadania audytowego z ustaleniami audytora wewnętrznego i wglądu do akt bieżących audytu; 2) zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń do przedstawionego przez audytora wewnętrznego stanu faktycznego; 3) zgłaszania własnych propozycji działań zaradczych, ograniczających zidentyfikowane ryzyko; 4) konsultowania z audytorem wewnętrznym projektowanych mechanizmów kontroli. 2. Pracownicy jednostki organizacyjnej mają prawo z własnej inicjatywy złożyć oświadczenie dotyczące przedmiotu audytu. Audytor wewnętrzny ma obowiązek przyjąć takie oświadczenie i włączyć do akt bieżących audytu. Rozdział VII Program zapewnienia i poprawy jakości W Gminie realizowany jest program zapewnienia i poprawy jakości audytu wewnętrznego. 2. Celem programu, o którym mowa w ust. 1, jest umożliwienie dokonania oceny działalności audytu wewnętrznego w zakresie zgodności z Definicją audytu wewnętrznego, Standardami oraz z zasadami wynikającymi z Kodeksu etyki. 3. Szczegółowy tryb realizacji programu zapewnienia i poprawy jakości określa dokument Program Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego w Gminie Kędzierzyn- Koźle. Rozdział VIII Przepisy końcowe Szczegółowe zasady dotyczące planowania, przeprowadzania zadań audytowych i czynności sprawdzających oraz sprawozdawczości zostały w sposób jednoznaczny określone w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, to jest w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. poz. 1480). 2. W zakresie nie uregulowanym powyższą Kartą, szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. poz. 1480). 18. Karta audytu oraz jej zmiany wymagają zatwierdzenia w drodze zarządzenia Prezydenta Miasta.