Posiedzenie Rady Gdańskiej Organizacji Turystycznej odbyło się 22 listopada o godzinie 14:30.

Transkrypt

1 Protokół nr 5/2018 ze spotkania Rady Gdańskiej Organizacji Turystycznej CZAS Posiedzenie Rady Gdańskiej Organizacji Turystycznej odbyło się 22 listopada o godzinie 14:30. MIEJSCE Posiedzenie Rady Gdańskiej Organizacji Turystycznej (GOT) odbyło się w siedzibie Gdańskiej Organizacji Turystycznej, przy ul. Uczniowska 22 w Gdańsku. UCZESTNICY SPOTKANIA Członkowie Rady GOT- obecni na posiedzeniu według załączonej listy obecności. Przewodnicząca Rady GOT Pani Aleksandra Dulkiewicz przywitała wszystkich zebranych członków Rady GOT oraz stwierdziła quorum. PORZĄDEK OBRAD 1. Otwarcie Zebrania Rady Gdańskiej Organizacji Turystycznej. 2. Stwierdzenie prawidłowości zwołania posiedzenia Rady GOT i jej zdolności do podejmowania uchwał. 3. Przyjęcie porządku obrad Rady GOT. 4. Prezentacja Podmiotów ubiegających się o członkostwo w Gdańskiej Organizacji Turystycznej. 5. Podjęcie uchwał w sprawie przyjęcia w poczet członków zwyczajnych GOT podmiotów, które złożyły deklaracje członkowskie. 6. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady GOT. 7. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru firmy, która przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego GOT. 8. Podjęcie uchwały w sprawie wyrażenia zgody na zaciągnięcie przez Zarząd GOT zobowiązania o wartości przekraczającej jednorazowo ,00zł brutto. GDAŃSKA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA / GDAŃSK CONVENTION BUREAU

2 9. Przedstawienie Strategii Gdańskiej Organizacji Turystycznej na lata Sprawy różne i wolne wnioski. 11. Zakończenie Zebrania. USTALENIA Na posiedzenie Rady GOT zostało zaproszonych 6 podmiotów, które wyraziły chęć przystąpienia do Stowarzyszenia i miały rekomendację Zarządu po weryfikacji niezbędnych złożonych dokumentów. Na spotkaniu pojawili się: 1. P. Maciej Wyskiel Długi Targ Hotel Management Spółka z o.o. (IBB Hotel Długi Targ) 2. P. Marzena Kijak i Katarzyna Wojtak Hampton by Hilton Gdańsk Old Town 3. P. Sebastian Małyszczyk Poland by Locals Sp. z o.o. Nieobecność usprawiedliwiły 2 podmioty Pro-Med s.c. oraz ORBIS S.A. Ibis Gdańsk Stare Miasto. Ad 1. Przewodnicząca Rady Pani Aleksandra Dulkiewicz otworzyła zebranie Rady GOT. Ad 2. Stwierdzono prawidłowość zebrania Rady i jej zdolności do podejmowania uchwał. Ad 3. Porządek obrad został jednogłośnie przyjęty. Ad 4. Przedstawiciele poszczególnych podmiotów przybliżyli zebranym Członkom Rady GOT działalność reprezentowanych obiektów wskazując m.in. na kierunek działań oraz przewidywane obopólne korzyści po wstąpieniu w poczet Członków GOT. Ponadto przedstawiciele hoteli po rozmowie z Członkami Rady GOT zadeklarowali chęć współpracy przy wymianie danych statystycznych. Ad 5. Odbyło się głosowanie w sprawie przyjęcia w poczet członków zwyczajnych GOT podmiotów, które GDAŃSKA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA / GDAŃSK CONVENTION BUREAU 2

3 złożyły deklaracje członkowskie oraz stawiły się na Posiedzeniu: Uchwała nr 19/2018 w sprawie przyjęcia Członka Zwyczajnego do Stowarzyszenia Gdańskiej Organizacji Turystycznej Długi Targ Hotel Management Spółka z o.o. (IBB Hotel Długi Targ) została przyjęta jednogłośnie za. Uchwała nr 20/2018 w sprawie przyjęcia Członka Zwyczajnego do Stowarzyszenia Gdańskiej Organizacji Turystycznej - Hampton by Hilton Gdańsk Old Town została przyjęta jednogłośnie za. Uchwała nr 21/2018 w sprawie przyjęcia Członka Zwyczajnego do Stowarzyszenia Gdańskiej Organizacji Turystycznej Poland By Locals sp. z o.o. została przyjęta jednogłośnie za. Członkowie Rady GOT zgodnie zadecydowali, iż kandydatura Restauracji Chleb i Wino nie będzie brana pod uwagę przy rozpatrywaniu następnych kandydatur, ze względu na nieusprawiedliwione niestawiennictwo na posiedzeniach. Pani Sylwia Gadomska zaoferowała wsparcie w mobilizacji uczestnictwa Hotelu Ibis Gdańsk Stare Miasto na następnym posiedzeniu Rady GOT, podczas którego będę rozpatrywane deklaracje członkowskie. Ad 6. W tym miejscu Przewodnicząca Rady GOT Pani Aleksandra Dulkiewicz poinformowała zebranych Członków Rady o złożeniu pisemnej rezygnacji z pełnienia funkcji Członka Rady GOT przez Pana Macieja Glamowskiego w związku z objęciem przez niego funkcji Prezydenta Miasta Grudziądza. Członkowie Rady postanowili przygotować list gratulacyjny oraz podziękowania dla Pana Macieja Glamowskiego, które zostanie przekazane podczas świątecznego posiedzenia Rady GOT, na które Pan Maciej Glamowski otrzyma zaproszenie. Członkowie Rady głosowali za przyjęciem Protokołu nr 4/2018 jednogłośnie za. Protokół z posiedzenia Rady GOT z dnia 14 września 2018 r. został przyjęty wraz z zaproponowanymi zmianami, które zostały przesłane przez Pana Stanisława Sikorę drogą mailową w dniu 15 listopada br. Ad 7. Zarząd GOT przedstawił Członkom Rady przygotowane zestawienie ofert firm audytorskich oraz swoją rekomendację, co do wyboru firmy Dorota Rutkowska Biegły Rewident do przeprowadzenia audytu sprawozdania finansowego GOT za lata Rekomendacja argumentowana była szerokim doświadczeniem firmy oraz spełnieniem oczekiwań terminowych związanych z badaniem sprawozdania finansowego GOT. Termin przygotowania opinii audytorskiej, zgodnie z oczekiwaniami Rady GOT, został ustalony na do 30 kwietnia 2019r.. Uchwała nr 22/2018 w sprawie wyboru firmy, która przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego GOT została przyjęta jednogłośnie za. GDAŃSKA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA / GDAŃSK CONVENTION BUREAU 3

4 Ad 8. Prezes Zarządu GOT Pan Łukasz Wysocki przedstawił zebranym Członkom Rady informacje dot. Jarmarku Bożonarodzeniowego podkreślając, iż GOT już od 3 lat realizuje z powodzeniem działanie wspólnie z Międzynarodowymi Targami Gdańskimi S.A. oraz Biurem Prezydenta ds Komunikacji i Promocji Marki Miasta. Zadania, które będą realizowane w ramach Jarmarku Bożonarodzeniowego w ramach współpracy z Gdańską Organizacją Turystyczną są kontynuacją działań z lat poprzednich. Tegoroczny Jarmark Bożonarodzeniowy będzie szczególnie zjawiskowy, co poruszył Pan Andrzej Bojanowski, opowiadając o zmianach, jakie nastąpią w tegorocznej edycji wydarzenia. Wydłużono czas, podczas którego Targ Węglowy będzie pełen atrakcji - zimowa działalność zakończy się dopiero 13 stycznia 2019r.. Wśród największych nowości jest Food Court, czyli specjalna strefa gastronomiczna, w której pojawią nowe miejsca do konsumpcji - sześć przestronnych, zadaszonych altan, wyposażonych w miejsca do siedzenia i ogrzewanie (promienniki grzewcze). Oprócz powyższego wydarzenie zostanie rozbudowane i cieszy się coraz większym zainteresowaniem wśród turystów i odwiedzających. Ponadto nowością jest to, iż po raz pierwszy Jarmark Bożonarodzeniowy zawita na drugą stronę Wałów Jagiellońskich, gdzie będą stoiska z rękodziełem i rzemiosłem usytuowane również na dziedzińcu otwartego w tym roku Forum Gdańsk, uzupełniając w tym zakresie Targ Węglowy. Pani Sylwia Gadomska poprosiła o przygotowywanie i dystrybucję kalendarza Jarmarku Bożonarodzeniowego z większym niż tegoroczne wyprzedzeniem. Kalendarz Jarmarku i wydarzeń powinien być dostępny co najmniej na miesiąc przed (minimum). Jarmark budzi coraz większe zainteresowanie wśród turystów i odwiedzajacych zatem dla branży turystycznej jak i dla interesariuszy tego wydarzenia jest niezmiernie ważne jego popularyzowanie. Dostępność do kalendarza Jarmarku to zdecydowanie większa szansa na zachęcanie do przyjazdu w okresie jego trwania tym bardziej, że z roku na rok jest coraz bardziej atrakcyjny i trwa dłużej. Zatem im szybciej branża turystyczna komunikuje tym marka i rozpoznawalność wydarzenia rośnie. Uchwała nr 23/2018 w sprawie wyrażenia zgody na zaciągnięcie przez Zarząd GOT zobowiązania o wartości przekraczającej jednorazowo ,00zł brutto dot. Jarmarku Bożonarodzeniowego została przyjęta jednogłośnie za. Ad 9. Prezes Zarządu GOT Pan Łukasz Wysocki w ramach kontynuacji ustaleń z poprzedniego Posiedzenia Rady GOT w dniu przedstawił zebranym główne kierunki działań oraz plany rozwoju opisane w Strategii Gdańskiej Organizacji Turystycznej na lata podkreślając uwzględnione uwagi Rady z poprzedniego posiedzenia. Dokument stanowi załącznik do Protokołu. Przewodnicząca Rady GOT Pani Aleksandra Dulkiewicz otworzyła dyskusję. 1. Pani Sylwia Gadomska poprosiła o informację, z jakich obszarów są zbierane dane statystyczne z zakresu turystyki indywidualnej. Odpowiedzi udzielił Prezes GOT Pan Łukasz Wysocki wskazując, GDAŃSKA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA / GDAŃSK CONVENTION BUREAU 4

5 że są to 3 punkty: w Porcie Lotniczym im. Lecha Wałęsy w Gdańsku, w obszarze dworca PKP w Gdańsku (hol główny, perony pociągów dalekobieżnych i lokalnych), w obszarze Głównego Miasta Gdańsk, oraz na plaży wzdłuż pasa nadmorskiego pomiędzy Gdańskiem Brzeźno a Jelitkowem podczas okresu wakacyjnego. 2. Pani Sylwia Gadomska wskazała, iż należy pochylić się nad kwestią pozyskiwania danych statystycznych od sektora prywatnego bazy noclegowej, aby efektywnie pozyskiwać informacje również od mniejszych, lokalnych firm. 3. Przewodnicząca Rady GOT Pani Aleksandra Dulkiewicz zarekomendowała, aby raz w roku analizować czy założenia i zadania wskazane w Strategii są prawidłowo realizowane. Należy sprawdzać czy działania realizowane są zgodnie z założeniami, czy kierunki rozwoju GOT są adekwatne do rzeczywistości oraz monitorować ewentualne odchylenia i ich przyczyny. 4. Pan Andrzej Bojanowski pochwalił Zarząd GOT za bardzo dobrze napisany materiał, w którym zawarto trafne spostrzeżenia i dobre diagnozy. Jednocześnie zaproponował, aby przygotować dokument w formie skryptu tak, aby był on łatwiejszy i szybszy w odbiorze, a także przemyśleć stworzenie tzw. chmury idei, do której można byłoby sięgać w każdej chwili, także przy corocznej analizie założeń i zadań zarekomendowanych w poprzednim punkcie przez Przewodniczącą Rady GOT Panią Aleksandrę Dulkiewicz. 5. Pani Sylwia Gadomska wskazała myśli, które powinny kierować organizacją: Spójność strategii GOT w obszarach turystyki np. ze Strategią Metropolii do roku 2030, jak też być może innymi kluczowymi dla rozwoju miasta czy regionu strategiami pod katem spójności kierunków strategii i zakresu rozwoju w celu uatrakcyjniania miasta i regionu dla turystów i odwiedzających; Oś czasu ma umożliwić ustalenie priorytetów jak też monitoring realizacji zadań w założonym terminie; Należy zwracać uwagę na trendy, zwłaszcza w zakresie innowacji np. poprzez współpracę ze Start Up-ami lub grupami innowacyjnymi z branży turystycznej w poszukiwaniu i wyprzedzaniu obecnych trendów jak też określaniu kierunków rozwoju, do 2024 mogą one się znacznie zmienić, co być może będzie wymagało zmiany priorytetów czy też decyzji o zamykaniu projektów ujętych w Strategii; Należy na każdym etapie zadawać sobie pytania: co ma nas do tego inspirować? Jak mamy poszukiwać i monitorować zgodność kierunku z trendami i to niekoniecznie lokalnymi? 6. Pan Andrzej Bojanowski poprosił o przygotowanie od dwóch do trzech programów operacyjnych do Strategii, które, ujmowałby wskaźniki do poszczególnych projektów. Pomoże to w weryfikacji poszczególnych działań realizowanych przez Stowarzyszenie na koniec roku, określając realizację założeń w poszczególnych Programach Operacyjnych, a finalnie Strategii. Programy Operacyjne będą podstawą do przygotowania Kamieni Milowych dla Zarządu GOT celi do realizacji w ramach Strategii. Jednocześnie będą podstawą sprawozdawczości i oceny wyników pracy Zarządu GDAŃSKA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA / GDAŃSK CONVENTION BUREAU 5

6 GOT. 7. Przewodnicząca Rady GOT Pani Aleksandra Dulkiewicz wskazała termin na przygotowanie projektów programów operacyjnych, które zostaną zaprezentowane na pierwszym posiedzeniu Rady GOT po Nowym Roku. Uchwała nr 24/2018 w sprawie przyjęcia Strategii Gdańskiej Organizacji Turystycznej na lata została przyjęta jednogłośnie za. Ad 10. W sprawach różnych i wolnych wnioskach ustalony został termin świątecznego Posiedzenia Rady GOT: (piątek) godzina 14:00. Ad 11. Z uwagi na brak pytań, dalszych spostrzeżeń oraz uwag Przewodnicząca Rady GOT Pani Aleksandra Dulkiewicz zakończyła spotkanie Rady dziękując wszystkim zebranym za udział PROTOKOLANT PRZEWODNICZĄCA RADY GOT GDAŃSKA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA / GDAŃSK CONVENTION BUREAU 6