Pan Leonard Sobieraj Dyrektor Muzeum Mazowieckiego w Płocku

Transkrypt

1 Warszawa, dnia sierpnia 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W WARSZAWIE ul. Filtrowa 57, Warszawa tel fax P/08/075 LWA Pan Leonard Sobieraj Dyrektor Muzeum Mazowieckiego w Płocku WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701) zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie przeprowadziła w Muzeum Mazowieckim w Płocku zwanym dalej Muzeum lub MMP kontrolę ochrony i udostępniania zbiorów muzealnych w latach r. (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 22 lipca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia realizację przez Muzeum zadań w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości nie miały zasadniczego wpływu na kontrolowaną działalność. Kontrola wykazała, Ŝe Muzeum prowadziło działalność statutową w dwóch zabytkowych obiektach Kamienicy secesyjnej przy ul. Tumskiej 8 w Płocku oraz w Spichlerzu przy ul. Kazimierza Wielkiego 11B w Płocku. Spichlerz został wpisany do rejestru zabytków 28 sierpnia 1968 r., natomiast Kamienica 27 marca 1985 r. Kamienica

2 2 decyzją Wojewody Mazowieckiego z dnia 11 lipca 2006 r. została wpisana do wykazu jednostek organizacyjnych, obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne lub odpowiednie zabezpieczenie techniczne, znajdujących się na terenie województwa mazowieckiego. 1. W okresie objętym kontrolą liczba zgromadzonych przez MMP muzealiów sukcesywnie wzrastała. Według stanu ksiąg inwentarzowych na 31 grudnia 2006 r. Muzeum posiadało ogółem muzealia. Na koniec 2007 r. zbiory Muzeum zwiększyły się o 560 pozycji i o kolejne 192 pozycje według stanu na 30 czerwca 2008 r. Obiekty pozyskiwano w drodze zakupu (573 pozycje o wartości 1.600,5 tys. zł), darowizny (561 pozycji o wartości 75,4 tys. zł) i depozytu (121 pozycji o wartości 1.126,0 tys. zł). 2. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania MMP związane z gromadzeniem i ewidencjonowaniem pozyskanych muzealiów. Analiza losowo wybranych 36 obiektów pozyskanych w okresie 2006 I półrocze 2008 r. (po 12 z kaŝdego roku, w tym po 6 pozyskanych w ramach zakupu, po 4 obiekty - w ramach darowizny i po 2 obiekty posiadane w depozycie) wykazała, Ŝe wszystkie przekazania zabytków do zbiorów Muzeum zostały udokumentowane protokołami przyjęcia, potwierdzającymi wolę przekazania przez przedstawicieli stron - stosownie do 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz. U. Nr 202, poz. 2073). Wszystkie ww. muzealia zostały wpisane do księgi wpływów muzealiów oraz do właściwej księgi inwentarzowej w ciągu 60 dni od dnia objęcia ich w posiadanie. Pozyskane muzealia (za wyjątkiem 1 depozytu nie podlegającego wycenie ceramika z wykopalisk archeologicznych) zostały ujęte w ewidencji księgowej Muzeum. 3. Ewidencja muzealiów prowadzona była w oparciu o dokumenty określone w 1 ust. 2 i 4 ust. 1 cyt. rozporządzenia. Stosownie do 3 ust. 1 ww. rozporządzenia karty ewidencyjne oraz księgi inwentarzowe posiadały dane identyfikacyjne zabytku (jeŝeli były moŝliwe do ustalenia), tj.: określenie autorstwa lub wytwórcy, pochodzenie, wartość w dniu nabycia, czas i miejsce powstania, materiał, techniki wykonania, wymiary (waga), określenie cech charakterystycznych. Księgi inwentarzowe zgodnie z 3 ust. 2 rozporządzenia posiadały ponumerowane strony, karty ksiąg przesznurowane i opieczętowane. Na okładkach znajdowały się klauzule Dyrektora Muzeum wraz z podpisem. Wpisy w dokumentacji prowadzonej ręcznie dokonywane były w sposób trwały i czytelny za pomocą tuszu, a poprawek dokonywano czerwonym atramentem i potwierdzano parafą osoby upowaŝnionej. Zgodnie z 5 rozporządzenia kaŝde muzealium wpisywane było do księgi inwentarzowej pod

3 3 odrębnym numerem, natomiast zespoły przedmiotów, które stanowiły integralną całość, np. komplet mebli, wpisywane były pod daną pozycją łamaną przez kolejną liczbę oznaczającą składnik tego zespołu. Oznakowania muzealiów dokonywano zgodnie z 6 cyt. rozporządzenia. Szczegółowa analiza 500 pozycji inwentarzowych, tj. 1,1% wpisów w księgach inwentarzowych Muzeum (656 obiektów) wykazała, Ŝe w 200 kartach katalogu naukowego (tj. 30,5% objętych analizą) brak było informacji dotyczących: - autora/szkoły 42 przypadki, - bibliografii 127 przypadków, - stanu zachowania 31 przypadków. Z wyjaśnień Głównego Inwentaryzatora Muzeum wynika, Ŝe powyŝsze braki są na bieŝąco uzupełniane w trakcie ciągłej pracy nad zbiorami. 4. NIK pozytywnie ocenia terminowość rozliczenia inwentaryzacji zbiorów. Komisyjna kontrola zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym odbyła się z zachowaniem terminu określonego w 3 ust. 6 ww. rozporządzenia. 5. W badanym okresie ochrona zbiorów zgromadzonych w Kamienicy prowadzona była w oparciu o Plan Ochrony Muzeum Mazowieckiego w Płocku, ul. Tumska 8, który 15 listopada 2006 r. został uzgodniony z Komendantem Wojewódzkim Policji. Ww. plan zawierał m.in. informacje określone w 7 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 października 2003 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów w muzeach przed poŝarami, kradzieŝami i innymi niebezpieczeństwami groŝącymi zniszczeniem lub utratą muzealiów oraz sposobów przygotowania zbiorów do ewakuacji w razie powstania zagroŝenia (Dz. U. Nr 193, poz. 1892). Kontrola wykazała, Ŝe oba obiekty Muzeum (Kamienica i Spichlerz) wyposaŝone były w system sygnalizacji poŝarowej, ponadto Kamienica w instalację oddymiania oraz instalację automatycznego gaszenia gazem. Sprzęt gaśniczy oraz urządzenia sygnalizacji poŝaru umieszczone były w ilościach i miejscach zgodnych z instrukcją bezpieczeństwa poŝarowego. Obiekty wyposaŝone były w znaki ostrzegawcze oraz graficzne schematy organizacji ewakuacji ludzi i mienia na wypadek poŝaru lub innego miejscowego zagroŝenia. W celu zabezpieczenia zgromadzonych zbiorów obiekty Muzeum wyposaŝone były w zabezpieczenia elektroniczne (Kamienica w alarmową sygnalizację włamania, instalację telewizji przemysłowej, system kontroli dostępu, a Spichlerz w system sygnalizacji włamania

4 4 i napadu) oraz zabezpieczenia budowlano mechaniczne (zabezpieczenie otworów drzwiowych i okiennych, kwalifikowana ochrona fizyczna). Wszystkie ww. instalacje były sprawne i na bieŝąco konserwowane. Ośrodek Ochrony Zbiorów Publicznych pozytywnie ocenił skuteczność ochrony zbiorów na ekspozycjach i w magazynach. Według Ośrodka zastosowane w Muzeum zabezpieczenia elektroniczne i budowlano mechaniczne są adekwatne do potencjalnych zagroŝeń przestępczością. 6. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania Muzeum w celu pozyskiwania środków na konserwację obiektów oraz realizację harmonogramu działań konserwatorskich. W 2006 r. do konserwacji przekazano 46 obiektów. Koszty wykonanych konserwacji wyniosły 70,3 tys. zł, w tym 49,0 tys. zł stanowiła dotacja z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego. W 2007 r. konserwacją objęto 24 obiekty za kwotę 15,7 tys. zł, w tym 6,7 tys. zł stanowiła dotacja z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN). Harmonogram działań konserwatorskich na 2008 r. zakładał konieczność przeprowadzenia konserwacji 297 obiektów za kwotę 121,3 tys. zł, w tym 101,0 tys. zł dotacja z MKiDN. Na dzień 30 czerwca 2008 r. do konserwacji przekazano 79 obiektów. 7. NIK pozytywnie ocenia równieŝ prowadzoną przez Muzeum działalność wystawienniczą, naukową i edukacyjną. W 2006 r. w Muzeum na ekspozycjach stałych znajdowały się muzealia, zorganizowano 18 wystaw czasowych na których zaprezentowano muzealiów. Muzeum odwiedziło osób. W 2007 r. liczba osób, które zwiedziły Muzeum wyniosła , na wystawach stałych eksponowano muzealiów, a na 15 wystawach czasowych eksponowano muzealia. Na dzień 30 czerwca 2008 r. na ekspozycjach stałych zaprezentowano muzealia, a na wystawie czasowej 847 muzealiów. Do tego czasu Muzeum odwiedziło osób. Wzrosła równieŝ działalność wydawnicza Muzeum: z 515 pozycji w roku 2006 do 822 w roku W badanym okresie poza teren Muzeum zostało wypoŝyczonych łącznie obiektów, w tym w 2006 r , w 2007 r , natomiast w I półroczu 2008 r Na podstawie analizy dokumentacji obiektów wypoŝyczonych poza teren Muzeum w ww. okresie (tj. 45%), NIK pozytywnie ocenia przestrzeganie przez Muzeum postanowień rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 25 stycznia 2005 r. w sprawie warunków przenoszenia muzealiów (Dz. U. Nr 21, poz. 175) oraz Ministra Kultury i Dziedzictwa

5 5 Narodowego z dnia 15 maja 2008 r. w sprawie warunków, sposobu i trybu przenoszenia muzealiów (Dz. U. Nr 91, poz. 569). 9. W okresie objętym kontrolą podstawą gospodarki finansowej Muzeum były plany finansowe przychodów i kosztów. Zgodnie z obowiązującym wzorem przekazywanym przez organizatora plany winny zawierać informacje dotyczące m.in. planowanych przychodów danego roku budŝetowego w podziale na źródła ich pozyskania ze wskazaniem kwot z dotacji i przychodów własnych. Kontrola wykazała, Ŝe w planie finansowym na 2008 r. nie ujęto dotacji z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego na kwotę ,80 zł, która została przyznana Muzeum na podstawie umowy nr 8758/KPK/2007/DDN z dnia 25 września 2007 r., z przeznaczeniem na konserwację zabytkowych tkanin z XIX XX. Kontrola wykazała ponadto, Ŝe Dyrektor MMP nie przedłoŝył do zatwierdzenia przez Radę Muzeum planów finansowych na lata 2006 i 2008, co było niezgodne z art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz. U. z 1997 r. Nr 5, poz. 24 ze zm.) oraz art. 1 pkt 2 Regulaminu Rady Muzeum. W 2006 r. Muzeum zrealizowało przychody w kwocie ogółem 4.863,6 tys. zł, tj. 100,1% planu po zmianach. Największy udział przychodów 97,0 % planu ogółem (4.718,5 tys. zł) stanowiły dotacje organizatora, w tym: dotacja podmiotowa 4.408,5 tys. zł, dotacja celowa 270 tys. zł oraz dotacja na inwestycje 40 tys. zł. W 2007 r. Muzeum zrealizowało przychody w kwocie ogółem 5.083,9 tys. zł, tj. 108,5% planu po zmianach. Największy udział przychodów 96,3 % planu (4.898,0 tys. zł) stanowiły dotacje w tym: dotacja podmiotowa organizatora 4.513,1 tys. zł, dotacja organizatora na inwestycje 378,2 tys. zł oraz dotacja z MKiDN 6,7 tys. zł. Do 30 czerwca 2008 r. przychody ogółem zrealizowano w kwocie 2.715,8 tys. zł, tj. 58,8% planu. 93,5% (2.539,8 tys. zł) przychodów ogółem stanowiły dotacje: podmiotowa organizatora 2.506,5 tys. zł oraz MKiDN 33,3 tys. zł. Otrzymane dotacje celowe i inwestycyjne za 2006 i 2007 r. zostały rozliczone i wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Zakupy zrealizowane z ww. środków zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655). Dotacja z MKiDN w kwocie 33,3 tys. zł otrzymana 10 czerwca 2008 r. nie została przez Muzeum rozliczona z uwagi na trwające prace konserwatorskie obiektów. W badanym okresie Muzeum pozyskiwało równieŝ środki pozabudŝetowe: w 2007 r. w wysokości 37.8 tys. zł (tj. 0,8% przychodów ogółem), a w I półroczu 2008 r ,0 tys. zł.

6 6 W 2006 r. MMP poniosło koszty w wysokości 4.273,2 tys. zł, tj. 97,3% planu. Największy udział wykonanych kosztów stanowiły wynagrodzenia 2.295,2 tys. zł, tj. 57,3% kosztów ogółem, w tym osobowe 2.130,9 tys. zł. Średnie miesięczne wynagrodzenie brutto na jednego pełnozatrudnionego wyniosło 2,8 tys. zł. Na realizację przedsięwzięć programowych w 2006 r. poniesiono koszty w wysokości 494,9 tys. zł, tj. 11,6% kosztów ogółem, natomiast na utrzymanie obiektów 572,2 tys. zł, tj. 13,4% kosztów 2006 r. W 2007 r. poniesiono koszty w wysokości 4.137,6 tys. zł, tj. 94,5% planu i 96,8% wykonania roku Największy udział w kosztach stanowiły wynagrodzenia 2.382,2 tys. zł, tj. 57,6% kosztów ogółem, w tym osobowe 2.171,3 tys. zł. Średnie miesięczne wynagrodzenie brutto na jednego pełnozatrudnionego w porównaniu z rokiem poprzednim nie uległo zmianie. Na realizację przedsięwzięć programowych w 2007 r. poniesiono koszty w wysokości 325,6 tys. zł, (7,9% kosztów ogółem), tj. o 169,3 tys. zł mniej niŝ w 2006 r., natomiast na utrzymanie obiektów 340,8 tys. zł (8,2% kosztów 2007 r.), tj. o 231,4 tys. zł mniej niŝ w roku ubiegłym. Do 30 czerwca 2008 r. koszty zostały poniesione w wysokości 2.050,8 tys. zł, tj. 44,4% planu. Największy udział wykonanych kosztów stanowiły wynagrodzenia 1.138,7 tys. zł, tj. 55,5% kosztów wykonanych w I półroczu 2008 r., w tym osobowe 1.073,8 tys. zł. Na realizację przedsięwzięć programowych w I półroczu 2008 r. poniesiono koszty w wysokości 180,1 tys. zł, (8,8% kosztów ogółem), natomiast na utrzymanie obiektów 220,7 tys. zł, (10,8% kosztów ogółem). Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Kontynuowanie działań zmierzających do pełnego opracowania kart katalogu naukowego zbiorów będących w posiadaniu Muzeum. 2. Przedkładanie Radzie Muzeum do zatwierdzenia planów finansowych, stosownie do art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy o muzeach oraz wewnętrznych uregulowań obowiązujących w MMP. 3. Dokonanie korekty planu finansowego na 2008 r. o kwotę dotacji otrzymanej z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania

7 7 wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej Komisji NIK. Rozdzielnik: 1. adresat 2. Dep. Nauki, Oświaty i Dziedzictwa Narodowego NIK 3. a/a