Pan Janusz Cygański Dyrektor Muzeum Warmii i Mazur w Olsztynie

Transkrypt

1 1 Olsztyn, dnia 15 września 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w OLSZTYNIE ul. Artyleryjska 3e OLSZTYN tel./fax (0-89) , P/08/075 LOL /08 Pan Janusz Cygański Dyrektor Muzeum Warmii i Mazur w Olsztynie W y s tąpienie pokontrolne Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie skontrolowała w Muzeum Warmii i Mazur w Olsztynie ( Muzeum lub MWiM ) realizację zadań w zakresie ochrony i udostępniania zbiorów muzealnych, w okresie (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 1 września 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do treści art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia realizację przez Muzeum zadań w zakresie ochrony i udostępniania zbiorów muzealnych, pomimo stwierdzenia nieprawidłowości, dotyczących zwłaszcza ewidencjonowania zgromadzonych muzealiów. 1. Według stanu na dzień 30 czerwca 2008 r. MWiM zgromadziło (z wyłączeniem oddziałów Muzeum) ogółem muzealiów ( własnych i depozytów), z czego w okresie objętym kontrolą pozyskano, głównie w drodze zakupu i darowizn, obiektów (w tym 75 depozytów), o łącznej wartości szacunkowej 269,8 tys. zł. Wartość pozyskanych muzealiów prawidłowo została ujęta w księgach rachunkowych na koncie 016 Dzieła sztuki i eksponaty. Stwierdzono jednak, iŝ w Muzeum nierzetelnie sporządzono 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz

2 2 sprawozdania statystyczne K-02 z działalności muzeum za 2006 r. i 2007 r., gdyŝ wykazano w nich liczbę obiektów muzealnych (odpowiednio i ), a nie liczbę pozycji inwentarzowych, pod którymi obiekty te wpisano do ksiąg ( i ). Obowiązek podawania w sprawozdaniu K-02 pozycji inwentarzowych, a nie liczby obiektów wynikał z metodologii sporządzania tego sprawozdania. Muzeum na ogół przestrzegało wymogów rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach 2, gdyŝ m.in.: Stosownie do 4 ust. 1 ww. rozporządzenia Muzeum posiadało 17 ksiąg inwentarzowych dla osobnych rodzajów muzealiów oraz księgę depozytów, którym nadano indywidualne symbole literowe. Wszystkie ww. księgi miały ponumerowane strony, karty tych ksiąg zostały przesznurowane, a końce sznurów opieczętowane. Wszystkie skontrolowane muzealia, zgodnie z 3 ust. 4 i 5 ust. 1 ww. rozporządzenia, wpisano do ksiąg inwentarzowych pod odrębnymi numerami, w sposób trwały i czytelny. Analiza prowadzonej przez MWiM ewidencji muzealiów, tj. ksiąg inwentarzowych oraz kart katalogowych 500 losowo wybranych obiektów z inwentarza dokumentów historii (3,1% ogółu), wykazała jednak, Ŝe wymogi ww. rozporządzenia nie były przestrzegane w pełni. Stwierdzono bowiem m.in., Ŝe: Wpisy dotyczące 78 obiektów (15,6%) były niepełne, gdyŝ nie zawierały m.in. informacji o ich wymiarach, autorstwie i czasie powstania, tj. danych wymaganych 3 ust. 1 ww. rozporządzenia. W odpowiednich rubrykach księgi nie wpisano takŝe wyrazu nieznane w przypadku braku tych danych (np. dotyczących autora lub czasu powstania), do czego zobowiązywał ww. przepis. Wbrew wymogowi określonemu w 1 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia, pozyskana przez Muzeum w 2006 r. XIX-wieczna ikona o wartości szacunkowej 1.500,0 zł nie została wpisana do księgi inwentarzowej ikon, zaś wpis ten uzupełniono dopiero w toku kontroli NIK. Spośród muzealiów pozyskanych przez MWiM w okresie objętym kontrolą 760 (25,1%) wpisano do ksiąg inwentarzowych z przekroczeniem 60-dniowego terminu,

3 3 o którym mowa w 4 ust. 3 ww. rozporządzenia. Okres od pozyskania ww. muzealiów do wpisania ich do ksiąg inwentarzowych wyniósł bowiem od 70 do 220 dni. Ustalono ponadto, Ŝe w przypadku zabytków archeologicznych, wpisanych do księgi inwentarzowej muzealiów archeologicznych w okresie 2006 r. I półrocze 2008 r. pod 45 pozycjami inwentarzowymi (od nr 1909 do nr 1954): Zabytki z 16 pozycji (od nr 1912 do nr 1927) wpisano do księgi z przekroczeniem 60-dniowego terminu od 271 do 871 dni. Zabytki z 33 pozycji (numery: , i ), przypadkowo odkryte i przekazane do Muzeum, wpisano do inwentarza nie powiadamiając Warmińsko-Mazurskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (WKZ) o fakcie ich odkrycia, co było wymogiem określonym w art. 33 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami 3. Konsekwencją niepowiadomienia WKZ było to, Ŝe prowadzona przez ten organ wojewódzka ewidencja zabytków jest niepełna. Muzeum nie uzyskało teŝ, wymaganej art. 35 ust. 6 ww. ustawy, decyzji WKZ w sprawie przekazania Muzeum ww. zabytków na własność, zatem nie było podstawy do wpisania ich do inwentarza. 2. Muzeum posiadało właściwie zorganizowane systemy zabezpieczenia przeciwpoŝarowego i przed włamaniem. Zarówno na Zamku Olsztyńskim jak i w Centralnym Magazynie Muzealiów (CMM) zamontowano bowiem elektroniczne systemy sygnalizacji poŝarowej i antywłamaniowej, a takŝe telewizję przemysłową. Oba budynki wyposaŝono w gaśnice w wymaganej ilości, a CMM dodatkowo takŝe w hydranty. Sprzęt gaśniczy rozmieszczono w miejscach oznaczonych i łatwo dostępnych. Na klatkach schodowych nie ustawiono przedmiotów utrudniających ewakuację, a drogi i kierunki ewakuacji zostały właściwie oznaczone. Zapewniono teŝ dostęp do elementów elektronicznych systemów zabezpieczeń, a takŝe do tablic rozdzielczych prądu elektrycznego. Systemy elektroniczne oraz gaśnice poddawane były przeglądom konserwatorskim oraz okresowym badaniom technicznym z wymaganą częstotliwością. Ustalono jednak, Ŝe przeglądy konserwatorskie 2 Dz. U. Nr 202, poz Dz. U. Nr 162, poz ze zm.

4 4 elektronicznych systemów zabezpieczeń dokonywane były przez osoby nie posiadające zaświadczeń o ukończeniu specjalistycznych kursów z zakresu zabezpieczenia obiektów muzealnych, organizowanych przez Ośrodek Ochrony Zbiorów Publicznych, do czego zobowiązywał 12 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 października 2003 r. w sprawie zabezpieczenia zbiorów w muzeach Przychody Muzeum w 2007 r. wzrosły o tys. zł (22,1%) w porównaniu z rokiem poprzednim (z 7.152,5 tys. zł w 2006 r. do 8.731,5 tys. zł w 2007 r.), przy czym przychody z działalności podstawowej (m.in. ze sprzedaŝy biletów) wzrosły o 24,2%, natomiast dotacja podmiotowa od organizatora Muzeum (Samorządu Województwa Warmińsko- Mazurskiego) o 6,3%. Poza środkami dotacji podmiotowej oraz z działalności podstawowej, Muzeum uzyskiwało równieŝ przychody z innych źródeł, w tym m.in. od darczyńców, sponsorów i z najmu lokali będących własnością Muzeum. Kwoty pozyskane z tych źródeł wyniosły odpowiednio: 525,8 tys. zł w 2006 r. i 574,7 tys. zł w 2007 r. (wzrost o 9,3%), a z tytułu czynszów za wynajem lokali nie wystąpiły zaległości. Analiza zawartych przez MWiM umów na wynajem lokali wykazała jednak, iŝ wysokość czynszu za najem lokalu w Domu Gazety Olsztyńskiej na Starym Mieście w Olsztynie nie była od sierpnia 2000 r. waloryzowana, a obowiązująca w okresie objętym kontrolą stawka za najem 1 m 2 tego lokalu (14,28 zł netto) była ponad dwukrotnie niŝsza od średnich stawek najmu lokali komunalnych, obowiązujących w tym czasie na Starym Mieście w Olsztynie. Zatem przychody Muzeum z najmu tego lokalu mogły być wyŝsze szacunkowo o około 22,0 tys. zł netto (27,0 tys. zł brutto). Stwierdzono teŝ, iŝ pomimo ustalenia przez Pana Dyrektora w kwietniu 2008 r. stawki za najem 1 m 2 ww. lokalu w wysokości 30,0 zł netto, w czerwcu br. z najemcą ww. lokalu zawarto nową umowę (na okres od 6 czerwca 2008 r. do 6 czerwca 2010 r.), w której wysokość stawki ustalono na 21,46 zł/m 2 netto, skutkiem czego przychody z najmu tego lokalu za czerwiec br. zostały uszczuplone o kwotę 358,36 zł netto. W sprawie tej Pan Dyrektor wyjaśnił, Ŝe wyŝsza kwota czynszu zmusiłaby najemcę do zamknięcia 4 Dz. U. Nr 193, poz

5 5 prowadzonej działalności (księgarni z materiałami o treści chrześcijańskiej), zaś Muzeum zaleŝało na tym, aby nawiązać do tradycji miejsca, gdyŝ w budynku tym przed II wojną światową (w czasie gdy mieściła się w nim redakcja Gazety Olsztyńskiej ) takŝe prowadzona była księgarnia o takim profilu. 4. Koszty utrzymania Muzeum wzrosły z 6.392,9 tys. zł w 2006 r. do 7.041,4 tys. zł w 2007 r. (o 10,1%), a jedną z przyczyn tego był głównie wzrost (z 4.259,1 tys. zł w 2006 r. do 4.999,4 tys. zł w 2007 r., tj. o 17,4%) wydatków na wynagrodzenia osobowe wraz z pochodnymi. Pozytywnie natomiast naleŝy ocenić działania podejmowane w Muzeum w celu zmniejszenia kosztów zuŝycia materiałów i usług obcych. I tak np. koszty materiałów biurowych zmniejszono o 11,0 tys. zł (27,6%), usług pocztowych i telefonicznych o 15,8 tys. zł (13,9%), a ochrony mienia o 14,4 tys. zł (5,6%). W latach Muzeum poniosło wydatki majątkowe w wysokości 3.017,4 tys. zł, finansowane z dotacji inwestycyjnych pochodzących od organizatora, Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Miasta Olsztyn. Środki te wydatkowano zgodnie z planem i przeznaczeniem. Analiza 5 największych kwotowo zamówień publicznych związanych z realizowanymi przez Muzeum inwestycjami wykazała, Ŝe zostały one udzielone i udokumentowane z zachowaniem wymogów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. 5. W przypadku 2 zamówień udzielonych w trybie z wolnej ręki i 1 zamówienia w trybie zapytania o cenę spełnione zostały przesłanki uzasadniające udzielenie tych zamówień w innym trybie niŝ przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony. 5. Na pozytywną ocenę zasługuje działalność wystawiennicza, naukowa i edukacyjna, poniewaŝ m.in.: - na eksponatów będących w posiadaniu Muzeum aŝ (14,2%) znajdowało się na wystawach stałych i czasowych, - liczba młodzieŝy szkolnej, która zwiedziła Muzeum w 2007 r. wyniosła osoby i była o wyŝsza w porównaniu do roku poprzedniego, - w 2007 r. zorganizowano 41 wystaw, tj. o 9 więcej niŝ w 2006 r., - wydano 3 publikacje ksiąŝkowe (8 kolejnych jest w fazie przygotowania) oraz 7 katalogów zbiorów i wystaw.

6 6 Muzeum podejmowało takŝe liczne i róŝnorodne działania promujące swoją działalność, w tym m.in.: rozpowszechniano materiały promocyjne (foldery, ulotki, afisze), organizowano imprezy (m.in. Niedziela w Muzeum, Noc w Muzeum Warmii i Mazur, Wakacyjne Czwartki z Kopernikiem ), współpracowano z lokalnymi mediami. Muzeum wzięło takŝe udział m.in. w: międzynarodowej imprezie pn. Noc w Muzeum, Olsztyńskich Dniach Nauki, Dniach Dziedzictwa na Warmii i Mazurach i piknikach historycznych w Warszawie. 6. W okresie (I półrocze) Muzeum wypoŝyczyło muzealia, w tym: 866 na wystawy, 146 do konserwacji i 11 w celu ich skopiowania. We wszystkich przypadkach, zgodnie z 1 i 2 rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie warunków przenoszenia muzealiów 6, Dyrektor Muzeum na piśmie udzielił zgody na wypoŝyczenie, sporządzono protokół zdawczo-odbiorczy, wykonano opis, opinię konserwatorską oraz dokumentację wizualną eksponatu. Opinia konserwatorska zawierała m.in. określenie ich wartości oraz wymaganych warunków transportu i przechowywania. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Wykazywanie w sprawozdaniach statystycznych K-02 liczby pozycji inwentarzowych, pod którymi wpisane są zgromadzone muzealia. 2. Uzupełnienie w księdze inwentarzowej dokumentów historii wpisów dotyczących 78 muzealiów o brakujące dane oraz zapewnienie terminowego wpisywania do ksiąg inwentarzowych pozyskiwanych przez MWiM muzealiów. 3. Powiadomienie WKZ o przypadkowych znaleziskach archeologicznych wpisanych do inwentarza muzealiów archeologicznych pod 33 pozycjami i uzyskanie decyzji o przekazaniu ich na własność Muzeum, a takŝe kaŝdorazowe powiadamianie WKZ o przypadkowych odkryciach zabytków archeologicznych zgłaszanych do Muzeum. 4. Zapewnienie dokonywania okresowych przeglądów konserwatorskich elektronicznych systemów zabezpieczeń przez osoby posiadające wszystkie wymagane uprawnienia. 5. Okresowe waloryzowanie stawek czynszu wynajmowanych przez Muzeum lokali. 5 j.t. Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz Dz. U. z 2005 r. nr 21, poz. 175

7 7 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu bądź o działaniach podjętych w celu realizacji tych wniosków lub o przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie, do dyrektora delegatury NIK w Olsztynie, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.