SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest długoterminowy najem 1 fabrycznie nowego samochodu osobowego (bez kierowców) tj. jednego samochodu osobowego typu SUV, na potrzeby Departamentu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko Mazurskiego w Olsztynie zaangażowanego w realizację RPO WiM wraz ze świadczeniem obsługi serwisowej, assistance, ubezpieczenia oraz innych czynności wskazanych poniżej na okres 24 miesięcy od dnia protokolarnego przekazania przedmiotu najmu (nie dłuższego niż 20 dni roboczych od dnia zawarcia umowy) lecz nie dłużej niż do wykorzystania limitu kilometrów w wysokości km. I. Przedmiot zamówienia: 1) wynajem fabrycznie nowego samochodu ( 1 szt. samochodu osobowego ) typu SUV o niżej wskazanych minimalnych parametrach: Lp. Nazwa parametru Minimalna wielkość parametru 1 rok produkcji nie wcześniejszy niż rok typ nadwozia SUV 3 pojemność silnika co najmniej 1400 cm 3 4 moc silnika min. 150 KM 5 rodzaj paliwa benzyna 6 ilość drzwi 5 7 liczba miejsc 5 8 rozstaw osi min mm 9 pojemność bagażnika (litry) min. 460 litrów 10 kolor nadwozia metalik srebrny lub szary lub grafitowy lub czarny lub granatowy 11 Emisja CO 2 (g/km) max. 180 g/km 12 NORMA Co najmniej norma euro 5 13 skrzynia biegów manualna min. 6 biegowa + wsteczny 14 tapicerka materiałowa lub materiałowo skórzana 15 poduszki powietrzne 16 pasy bezpieczeństwa 17 zagłówki poduszki powietrzne dla kierowcy i pasażera z przodu, boczne poduszki z przodu, kurtyny powietrzne trzypunktowe pasy bezpieczeństwa z przodu z regulacją wysokości mocowania, trzy pasy bezpieczeństwa z tyłu dwa przednie z regulacją wysokości i min. dwa tylne 18 system kontroli trakcji 19 system stabilizacji toru jazdy 20 system zapobiegający blokowaniu kół podczas hamowania 21 wspomaganie kierownicy Tak 22 pełnowymiarowe koło zapasowe lub dojazdowe 23 fabryczne radio 24 min. jedno gniazdo 12V lub USB 1

2 25 zdalnie sterowany zamek centralny 26 klimatyzacja manualna lub automatyczna 27 elektrycznie sterowane szyby z przodu 28 fotel kierowcy z regulacją wysokości 29 regulacja położenia kierownicy 30 komplet fabrycznie nowych dywaników lato/zima (welurowe/gumowe) 31 apteczka 32 trójkąt ostrzegawczy 33 gaśnica 34 kamizelka odblaskowa Pod pojęciem samochód nowy Zamawiający rozumie pojazd zdefiniowany w art. 2 pkt 10 lit. a) Ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017, poz ze zm.) jako przeznaczone do transportu osób lub towarów pojazdy lądowe napędzane silnikiem o pojemności skokowej większej niż 48 centymetrów sześciennych lub o mocy większej niż 7,2 kilowata, jeżeli przejechały nie więcej niż 6000 kilometrów lub od momentu dopuszczenia ich do użytku upłynęło nie więcej niż 6 miesięcy; za moment dopuszczenia do użytku pojazdu lądowego uznaje się dzień, w którym został on pierwszy raz zarejestrowany w celu dopuszczenia do ruchu drogowego lub w którym po raz pierwszy podlegał on obowiązkowi rejestracji w celu dopuszczenia do ruchu drogowego w zależności od tego, która z tych dat jest wcześniejsza; jeżeli nie można ustalić dnia pierwszej rejestracji pojazdu lądowego lub dnia, w którym podlegał on pierwszej rejestracji, za moment dopuszczenia do użytku tego pojazdu uznaje się dzień, w którym został on wydany przez producenta pierwszemu nabywcy, lub dzień, w którym został po raz pierwszy użyty dla celów demonstracyjnych przez producenta, 2) Wykonawca dostarczy wszystkie pojazdy stanowiące przedmiot najmu wraz z pełnym pakietem ubezpieczeniowym do siedziby Zamawiającego, tj. w Olsztynie przy ul. Emilii Plater 1 własnym staraniem i na własny koszt w terminie do 20 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. Termin protokolarnego przekazania przedmiotu najmu jest rozumiany jako liczba dni roboczych liczonych od dnia zawarcia umowy z Wykonawcą do dnia protokolarnego przekazania przedmiotu najmu. Za dni robocze Zamawiający uważa dni tygodnia od poniedziałku do piątku w wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Koszty transportu, w tym koszty ubezpieczenia pojazdu podczas transportu ponosi Wykonawca. Wykonawca dostarczy i przekaże pojazd stanowiący przedmiot najmu w godzinach pracy Zamawiającego tj. od 8.00 do ) Wraz z pojazdem będącym przedmiotem najmu Wykonawca przekaże Zamawiającemu w szczególności : a) dowód rejestracyjny wraz z tablicami rejestracyjnymi, b) polisę potwierdzającą zawarcie umowy ubezpieczenia i opłacenia składek wraz z ogólnymi warunkami ubezpieczenia, c) instrukcje obsługi w języku polskim, d) co najmniej 2 komplety kluczyków, pilotów, e) potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopię Karty pojazdu, f) kopię wyciągu ze świadectwa homologacji, 4) Odbiór pojazdu będzie potwierdzony protokołem zdawczo odbiorczym podpisanym przez osoby upoważnione ze strony Zamawiającego i Wykonawcy. 5) Pojazd, o którym mowa w pkt 1), musi być w dniu podpisania protokołu odbioru dopuszczony do ruchu przez właściwy organ administracji, sprawny pod względem technicznym i gotowy do użytkowania oraz zatankowany właściwym paliwem w ilości nie mniejszej niż 10 litrów. 6) Protokół zdawczo odbiorczy, o którym mowa pkt. 4 będzie zawierać niezbędne informacje w szczególności: opis pojazdu (marka, model typ, pojemność silnika, moc silnika, kolor lakieru, 2

3 numer VIN, rok produkcji, numer rejestracyjny początkowy stan licznika), dane Zamawiającego i Wykonawcy oraz datę odbioru, zgodnie ze wzorem Protokołu zdawczo odbiorczego stanowiącym załącznik nr. do zapytania ofertowego, będącym jednocześnie złącznikiem nr do umowy. 7) W przypadku, gdy pojazd ma jakiekolwiek wady lub nie spełnia wymogów określonych przez Zamawiającego lub nie przekazano któregokolwiek z dokumentów, o których mowa w pkt. 3, Zamawiający odmówi odbioru pojazdu. 8) W przypadku, o którym mowa w pkt 7) Wykonawca jest zobowiązany do przekazania pojazdu wolnego od wad i spełniającego wymogi określone przez Zamawiającego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3) w terminie do 7 dni kalendarzowych liczonych od dnia odmowy odbioru danego pojazdu. 9) Po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w pkt 8), Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. 10) Przed podpisaniem protokołu zdawczo odbiorczego przy przekazaniu pojazdu Zamawiający sprawdzi ogólny stan pojazdu i upewni się, że pojazd i jego wyposażenie jest zgodne z dokonanym wyborem oraz, że brak jest widocznych usterek pojazdu. Wykonawca dołączy oświadczenie, iż samochód jest wolny od wad i usterek. 11) Kierowcą pojazdu stanowiącego przedmiot najmu, będzie upoważniony pracownik Zamawiającego. 12) Wykonawca będzie zobowiązany do zamieszczenia na wynajmowanym pojeździe napisów i znaków zawierającymi m.in. logo oraz nazwę według wzoru uzgodnionego z Zamawiającym: a) napisy i symbole będą wykonane na ramkach do tablic rejestracyjnych, b) cena usługi winna być wliczona w koszt najmu pojazdu za cały okres umowy najmu, c) cena usługi będzie obejmowała również ewentualną zmianę wzoru ornamentyki i wymianę napisów i symboli wynikającą z naturalnego zużycia, w trakcie trwania umowy. 13) Zamawiający nie przewiduje wykupu samochodu po okresie wynajmu. 14) Zamawiający nie będzie ponosił innych kosztów niż miesięczna opłata za wynajem. 15) Zamawiający nie przewiduje wpłaty na rzecz Wykonawcy kaucji na czas trwania umowy. 16) Zamawiający nie dopuszcza umieszczenia przez Wykonawcę na pojeździe innych informacji oprócz napisów i znaków, o których mowa w pkt 12). 17) Pojazd będzie użytkowany przez Zamawiającego na terytorium Unii Europejskiej. 18) Pojazd będzie garażowany na terenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko Mazurskiego przez cały okres trwania umowy najmu (z wyjątkiem sytuacji gdy pojazd będzie wykorzystywany do wyjazdów kilkudniowych, z noclegami poza Miastem Olsztyn) 19) Zamawiający zobowiązuje się korzystać z pojazdu zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi użytkowania pojazdów i dróg, warunkami i normami technicznymi oraz eksploatacyjnymi, określonymi przez producenta pojazdu oraz jego przeznaczeniem i wyposażeniem, 20) Zamawiający ponosi następujące koszty i opłaty związane z używaniem pojazdu tj. za: a) paliwo, płyn do spryskiwaczy; b) mycie i czyszczenie pojazdu; c) koszty parkingów lub garażowania, płatnych dróg i autostrad; d) koszty montażu, naprawy lub wymiany urządzeń nie stanowiących pierwotnego wyposażenia pojazdu, zamontowanych przez Zamawiającego, za zgodą Wykonawcy. 21) Wszelkie podatki i opłaty związane z zawarciem umowy obciążają Wykonawcę. 22) W ramach miesięcznej stawki opłaty najmu za pojazd Wykonawca zapewni Zamawiającemu następujący zakres usług: a) obsługa serwisowa ( stały nadzór i serwis ): przeglądy okresowe, zalecane przez producenta pojazdu lub obowiązujące przepisy prawa, z wymianą materiałów eksploatacyjnych - Wykonawca informuje Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem tj. wynoszącym co najmniej 14 dni; 3

4 obowiązkowe przeglądy rejestracyjne Wykonawca informuje Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem tj. wynoszącym co najmniej 14 dni; naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne oraz blacharsko lakiernicze, naprawy usterek i uszkodzeń powstałych w trakcie eksploatacji zgodnej z przeznaczeniem pojazdu i będących wynikiem uszkodzeń mechanicznych wynikłych nie z winy Zamawiającego. Wykonawca pokrywa koszty nabycia i wymiany opon do pojazdu odpowiednich do pory roku, ich przechowywania oraz zapewnia wyważenie kół, naprawa ogumienia sezonowa zmiana ogumienia opony powinny zapewnić odpowiednio do klasy pojazdu poziom standardu bezpieczeństwa wymiana ogumienia na żądanie Zamawiającego jeżeli wysokość bieżnika w oponach letnich jest poniżej 5 mm a wysokość bieżnika w oponach zimowych jest poniżej 6 mm Wykonawca pokrywa koszty wymiany opon wynikające z ich stanu technicznego, w szczególności w przypadku ich zużycia lub uszkodzenia mechanicznego, Wykonawca ponosi koszty wymiany oleju, płynu hamulcowego i innych płynów technicznych elektrolitu w akumulatorze oraz wymiany piór wycieraczek i oświetlenia zewnętrznego w tym świateł sygnalizacyjnych. b) ubezpieczenie i likwidację szkód: AC, OC, NNW (obejmujących również zagranicę) dla kierującego i pasażerów bez udziału własnego Zamawiającego w szkodach przez cały okres trwania umowy najmu w zakresie: OC z tytułu spowodowania wypadku w czasie jazdy lub postoju, limitem kosztów odszkodowania zgodnie z obowiązującym prawem, AC w najszerszym wariancie (bez udziału własnego) Auto Casco pojazdu od szkód powstałych m.in. w wyniku wypadku, kradzieży, pożaru, wybicia szyby, uderzenia w przeszkodę ruchomą lub nieruchomą, w kwocie odpowiadającej wartości rynkowej pojazdu. NNW z minimalną kwotą ubezpieczenia w wysokości 10 tys. zł na pojazd ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków powstałych w związku z użytkowaniem pojazdów mechanicznych. Ubezpieczenie to powinno objąć trwałe następstwa nieszczęśliwych wypadków powstałych w związku z ruchem pojazdu, a w szczególności podczas wsiadania i wysiadania z pojazdu, w czasie przebywania w pojeździe będącym w ruchu i w przypadku zatrzymania lub postoju, podczas naprawy pojazdu, podczas załadunku i wyładunku pojazdu. zabezpieczenie pełnego postępowania przy likwidacji szkód, Zamawiający nie będzie ponosił kosztów napraw nie objętych polisą ubezpieczeniową, nie przewiduje się dodatkowych kosztów związanych z realizacją usług w ramach polisy ubezpieczeniowej, chyba że zdarzenie spowodowane będzie działaniem kierowcy pod wpływem alkoholu lub innych niedozwolonych środków odurzających. Ponadto Zamawiający oczekuje świadczenia usług w zakresie polisy ubezpieczeniowej najwyższego poziomu, tzn. uwzględniając wszystkie zdarzenia losowe, które może obejmować polisa. W przypadku zaistnienia szkody całkowitej pojazdu Wykonawca dostarczy w zamian Zamawiającemu pojazd o nie gorszych parametrach technicznych i roczniku nie wcześniejszym niż rok produkcji pojazdu będącego przedmiotem najmu, na tych samych warunkach co pojazd, który uległ szkodzie, c) usługa Assistance i Assistance w ruchu zagranicznym 24 godzinna, 7 dni w tygodniu w zakresie zapewniającym minimum: pomoc techniczną polegająca na naprawie pojazdu na miejscu zdarzenia, w razie awarii rozumianej jako uszkodzenie opon/y pojazdu naprawę lub wymianę opon/y na miejscu zdarzenia oraz pokrycie wszystkich kosztów z tym związanych, 4

5 w razie awarii rozumianej jako brak paliwa dowiezienie paliwa w ilości wystarczającej na dojechanie do najbliższej stacji benzynowej oraz pokrycie kosztów dowiezienia. Zamawiający pokrywa jedynie koszt paliwa, w razie awarii rozumianej jako zatrzaśniecie kluczyków otwarcie drzwi oraz pokrycie wszystkich kosztów z tym związanych. d) pojazd zastępczy: dostępny w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia zapotrzebowania (na czas naprawy, serwisu przekraczającego 8 godzin, lub w przypadku likwidacji szkody ubezpieczeniowej, szkody całkowitej lub utraty). Usługa musi obowiązywać w dni robocze i wolne od pracy, bez ograniczeń czasowych, z gwarancją zapewnienia pojazdu o nie gorszych parametrach, roczniku nie wcześniejszym niż rok produkcji pojazdu będącego przedmiotem najmu. Wykonawca dostarczy samochód zastępczy w miejsce wyznaczone przez Zamawiającego i będzie przysługiwał do momentu przekazania Zamawiającemu pojazdu właściwego. W przypadku nie udostępnienia pojazdu zastępczego zgodnie z powyższymi zasadami, Zamawiający może na czas oczekiwania na zapewnienie pojazdu zastępczego przez Wykonawcę, dokonać najmu samochodu zastępczego od osoby trzeciej i obciążyć Wykonawcę kosztami poniesionymi z tego tytułu. Wykonawca zapewni Zamawiającemu pojazd zastępczy bez dodatkowych opłat. e) usługa holowania pojazdu, f) rejestracja pojazdu, g) utrzymanie pojazdu w ruchu, h) ponoszenia kosztów czynności związanych z ubezpieczeniem lub likwidacją szkód u ubezpieczyciela, i) zapewnienie pomocy Zamawiającemu we wszelkich sprawach związanych z obsługą pojazdu, j) wymiany zużytych materiałów eksploatacyjnych. 23) Zamawiający jest zobowiązany do terminowego stawiania się, udostępniania Wykonawcy najmowanego pojazdu, do wszelkich przeglądów i konserwacji pojazdu określonych przez producenta pojazdu, w tym czynności wymaganych przepisami prawa, a że do niezwłocznego poinformowania Wykonawcy o konieczności dokonania napraw i remontów niezbędnych do utrzymania pojazdu w dobrym stanie technicznym. 24) W przypadku przeglądów lub napraw trwających nie dłużej niż 8 godzin, czynności te będą wykonywane w Stacji Obsługi, wskazanej przez Wykonawcę. Jeżeli wskazana przez Wykonawcę stacja obsługi będzie położona na terenie miasta Olsztyn, Zamawiający dostarczy pojazd do wskazanej stacji obsługi. W przypadku, przeglądów lub napraw trwających dłużej niż 8 godzin lub gdy stacja obsługi będzie położona poza terenem Olsztyna, mają zastosowanie zapisy pkt 22 lit. d). 25) Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu informacji dotyczących eksploatacji pojazdu w zakresie wykonanych przeglądów, napraw bieżących i powypadkowych. 26) Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę o wszelkich usterkach i uszkodzeniach powstałych w pojeździe. 27) Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę o utracie dowodu rejestracyjnego, kluczyków, pilotów, tablic rejestracyjnych lub innych części składowych pojazdu oraz jego przynależności. 28) W przypadku gdy utrata rzeczy, o których mowa w pkt 27 nastąpiła z winy Zamawiającego, Wykonawca dokona ich wymiany na koszt Zamawiającego. 29) Limit kilometrów do wykorzystania przez cały okres trwania umowy najmu wynosi km. 30) Zamawiający zobowiązuje się do przekazywania Wykonawcy miesięcznych raportów zawierających aktualny stan licznika kilometrów. 5

6 31) Zamawiający oświadcza, ze nie będzie dokonywał samodzielnie żadnych ingerencji w obrębie licznika kilometrów, a w przypadku uszkodzenia lub awarii licznika kilometrów, Zamawiający powiadomi o tym Wykonawcę w terminie 24 godzin od wystąpienia uszkodzenia lub awarii. 32) W przypadku kasacji lub utraty pojazdu na potrzeby dokonania rozliczenia końcowego, przyjmuje się ostatni znany odczyt licznika kilometrów. 33) Zamawiający przewiduje sfinansowanie przedmiotowego zamówienia z wykorzystaniem środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej RPO WiM ) Zamawiający jest zobowiązany do zwrotu pojazdu Wykonawcy w terminie do 7 dni kalendarzowych od wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, w stanie niepogorszonym, z wyjątkiem zużycia wynikającego z prawidłowej eksploatacji pojazdu. 35) Zwrot pojazdu, o którym mowa w pkt 34) nastąpi w siedzibie Zamawiającego, tj. w Olsztynie przy ul. Emilii Plater 1. 36) Zwrot pojazdu będzie potwierdzony protokołem zdawczo odbiorczym podpisanym przez osoby upoważnione ze strony Zamawiającego i Wykonawcy. 37) Protokół zdawczo odbiorczy, o którym mowa pkt 36) będzie zawierać w szczególności informacje: opis pojazdu (numer rejestracyjny, numer VIN, końcowy stan licznika), dane Zamawiającego i Wykonawcy oraz datę zwrotu. 38) Ze zwrotem pojazdu, Zamawiający zwróci Wykonawcy kluczyki, piloty, dokumentację techniczną i akcesoria otrzymane od Wykonawcy podczas odbioru pojazdu. 39) W przypadku naruszenia przez Zamawiającego obowiązków, o których mowa w pkt 38), Wykonawca ma prawo do obciążenia Zamawiającego kosztami związanymi z uzyskaniem nie zwróconych przedmiotów, akcesoriów i dokumentów. 40) Uszkodzenia, które zostały wykryte i zgłoszone przez Zamawiającego w trakcie trwania umowy najmu, przed dniem zwrotu pojazdu, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności, nie będą stanowiły podstawy do obciążenia Zamawiającego kosztami potrzebnymi do przywrócenia pojazdowi należytego stanu. 6