Znak sprawy: 3310/3311/152/OZ/JŻ/2018-OZP/42 Gdańsk, dnia r. Zapytanie ofertowe na najem długoterminowy samochodu osobowego

Transkrypt

1 Znak sprawy: 3310/3311/152/OZ/JŻ/2018-OZP/42 Gdańsk, dnia r. Zapytanie ofertowe na najem długoterminowy samochodu osobowego 1. Opis sposobu przygotowania oferty: 1.1. należy ją złożyć pisemnie, drogą faksową lub elektroniczną, 1.2. oferty należy kierować: pisemnie na adres: Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku ul. Podwale Przedmiejskie Gdańsk lub na fax , lub elektronicznie zamowienia@wup.gdansk.pl, 1.3. ceny w niej podane muszą być wyrażone liczbowo i słownie, 1.4. ma być napisana w języku polskim, czytelną i trwałą techniką, 1.5. składa się z dwóch części, z których każda stanowi odrębny przedmiot zamówienia, 1.6. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych Wykonawca może złożyć ofertę na I i/lub II część przedmiotu zamówienia. 2. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiot zamówienia składa się z dwóch części: Część I. przedmiotu zamówienia: Długoterminowy najem samochodu osobowego z klasy B (mała - segment pojazdu określony wg. Instytutu Badania Rynku Motoryzacyjnego SAMAR) na okres 36 miesięcy od daty wydania samochodu Zamawiającemu przez Wykonawcę, posiadającego świadectwo homologacji. Wymagania techniczne samochodu w segmencie I samochód z klasy B (mała) wg. Instytutu Badania Rynku Motoryzacyjnego SAMAR Lp. Specyfikacja techniczna samochodu klasa B (mała) parametry minimalne 1 Samochód fabrycznie nowy Wyprodukowano po Model- z segmentu B, spełniający wszystkie Spełniający wszystkie wymogi 2 wymogi Zamawiającego Zamawiającego 3 Typ Sedan, Hatchback,

2 4 Pojemność silnika Co najmniej 990 cm 3 5 Moc silnika Co najmniej 72 KW 6 Rodzaj silnika Benzynowy lub diesel 7 Rozstaw osi Co najmniej 2470 mm 8 Typ skrzyni biegów Manualna 9 Liczba miejsc siedzących 5 10 Liczba drzwi 4 (Sedan), 5 (Hatchback) System zapobiegający blokadzie kół podczas 11 hamowania (ABS) 12 Czołowa poduszka powietrzna kierowcy 13 Czołowa poduszka powietrzna pasażera Boczne poduszki powietrzne dla pasażerów pierwszego rzędu siedzeń Kurtyny powietrzne dla pasażerów pierwszego rzędu siedzeń Kurtyny powietrzne dla pasażerów drugiego rzędu siedzeń 17 Centralny zamek 18 Alarm antywłamaniowy 19 Immobiliser 20 Kolor nadwozia Kolor jednorodny 21 Tapicerka Tkaninowa, tkanina w kolorze ciemnym Dywaniki podłogowe welurowe i drugi 22 komplet gumowy- nowe 23 Wspomaganie układu kierowniczego 24 Regulacja wysokości kolumny kierownicy 25 Regulacja głębokości kolumny kierownicy 26 Typ klimatyzacji Automatyczna lub manualna 27 Fabryczny radioodtwarzacz 28 Regulacja odległości fotela kierowcy 29 Regulacja wysokości fotela kierowcy

3 Regulacja kąta nachylenia oparcia fotela 30 kierowcy 31 Regulacja odległości fotela pasażera Regulacja kąta nachylenia oparcia fotela 32 pasażera 33 Trójkąt ostrzegawczy, apteczka i kamizelka 34 Gaśnica Pełnowymiarowe lub dojazdowe koło 35 zapasowe, klucz techniczny i lewarek lub zestaw naprawczy Osłony przeciwbłotne (chlapacze kół przednich i tylnych) Komplet opon zimowych i letnich dostosowanych do maksymalnych prędkości Część II. przedmiotu zamówienia: Długoterminowy najem samochodu osobowego z klasy D (średnia - segment pojazdu określony wg. Instytutu Badania Rynku Motoryzacyjnego SAMAR) na okres 36 miesięcy od daty wydania samochodu Zamawiającemu przez Wykonawcę, posiadającego świadectwo homologacji. Wymagania techniczne samochodu w segmencie II samochód z klasy D (średnia) wg. Instytutu Badania Rynku Motoryzacyjnego SAMAR Lp. Specyfikacja techniczna samochodu klasa D (średnia) parametry minimalne 1 Samochód fabrycznie nowy Wyprodukowano po Model- z segmentu D, spełniający wszystkie Spełniający wszystkie wymogi 2 wymogi Zamawiającego Zamawiającego 3 Typ Sedan, Hatchback, SUV 4 Pojemność silnika Co najmniej 1490 cm 3 5 Moc silnika Co najmniej 106 KW 6 Rodzaj silnika Benzynowy lub diesel

4 7 Rozstaw osi Co najmniej 2700 mm 8 Długość całkowita Co najmniej 4500 mm 9 Typ skrzyni biegów Manualna dopuszczalna automatyczna 10 Liczba miejsc siedzących 5 11 Liczba drzwi 4 (Sedan), 5 (Hatchback), 5 (SUV) System zapobiegający blokadzie kół podczas 12 hamowania (ABS) 13 Czołowa poduszka powietrzna kierowcy 14 Czołowa poduszka powietrzna pasażera Boczne poduszki powietrzne dla pasażerów pierwszego rzędu siedzeń Kurtyny powietrzne dla pasażerów pierwszego rzędu siedzeń Kurtyny powietrzne dla pasażerów drugiego rzędu siedzeń 18 Tempomat 19 Centralny zamek 20 Alarm antywłamaniowy 21 Immobiliser 22 Kolor nadwozia Kolor jednorodny 23 Tapicerka Tkaninowa, tkanina w kolorze ciemnym Dywaniki podłogowe welurowe i drugi 24 komplet gumowy- nowe 25 Komputer pokładowy 26 Wspomaganie układu kierowniczego 27 Regulacja wysokości kolumny kierownicy 28 Regulacja głębokości kolumny kierownicy 29 Typ klimatyzacji Automatyczna lub manualna 30 Fabryczny radioodtwarzacz

5 31 Zestaw do obsługi telefonu komórkowego 32 Regulacja odległości fotela kierowcy 33 Regulacja wysokości fotela kierowcy Regulacja kąta nachylenia oparcia fotela 34 kierowcy 35 Regulacja odległości fotela pasażera Regulacja kąta nachylenia oparcia fotela 36 pasażera 37 Trójkąt ostrzegawczy, apteczka i kamizelka 38 Gaśnica Pełnowymiarowe lub dojazdowe koło 39 zapasowe, klucz techniczny i lewarek luz zestaw naprawczy Osłony przeciwbłotne (chlapacze kół przednich i tylnych) Komplet opon zimowych i letnich dostosowanych do maksymalnych prędkości Zamawiający dokonując opisu przedmiotu zamówienia w zakresie obu samochodów posługiwał się parametrami określonymi dla danej klasy w oparciu o porównywarkę samochodów Instytutu Badań Rynku Motoryzacyjnego SAMAR (link do porównywarki 1. Wykonawca zapewni Zamawiającemu następujący zakres usług w ramach miesięcznej stawki opłat najmu dla pojazdów z obu części zamówienia: 1) finansowanie koszt samochodu, rejestracja samochodu, przygotowanie samochodu do wydania, przekazanie samochodu i dokumentów Zamawiającemu, Wykonawca zapewni odbiór samochodu na terenie miasta Gdańska, 2) ubezpieczenia i likwidacja szkód: AC rozszerzone o ryzyko kradzieży pojazdu (KR) i ubezpieczenie szyb na pełną wartość pojazdu, OC, NNW bez udziału własnego Zamawiającego w szkodach przez cały okres trwania umowy, zabezpieczenie pełnego postępowania przy likwidacji szkód, usługa Assistance zakres terytorialny Polska,

6 Zamawiający nie będzie ponosił kosztów napraw nie objętych polisą ubezpieczeniową, nie przewiduje się dodatkowych kosztów związanych z realizacją usług w ramach polisy ubezpieczeniowej, chyba że zdarzenie spowodowane będzie działaniem kierowcy pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających. Ponadto Zamawiający oczekuje świadczenia usług w zakresie polisy ubezpieczeniowej najwyższego poziomu, tzn. uwzględniając wszystkie zdarzenia losowe, które może obejmować polisa. W przypadku zaistnienia szkody całkowitej samochodu Wykonawca dostarczy w zamian Zamawiającemu samochód o porównywalnych parametrach technicznych z uszkodzonym samochodem na warunkach określonych w opisie przedmiotu zamówienia, 3) samochód zastępczy dostępny w ciągu 4 godzin od momentu zgłoszenia zapotrzebowania (na czas naprawy, przeglądu przedłużającego się ponad 4 godziny lub w przypadku likwidacji szkody ubezpieczeniowej); w dni robocze i wolne od pracy, bez ograniczeń czasowych, z gwarancją zapewnienia samochodu o porównywalnych parametrach, roczniku nie starszym niż rok od samochodu będącego w dyspozycji Zamawiającego, Wykonawca dostarczy samochód do miejsca wyznaczonego przez Zamawiającego, 4) obsługa serwisowa - naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne oraz blacharsko lakiernicze w stacjach obsługi z gwarancją oryginalnych części, obowiązkowe przeglądy rejestracyjne, przeglądy okresowe wymagane przez producenta i gwaranta, zapewnienie co najmniej jednej stacji obsługi na terenie miasta Gdańska (napraw, przeglądów, badań technicznych, wymiana oleju, serwis klimatyzacji, wymiana wycieraczek, żarówek itp.), 5) serwis ogumienia wymiana sezonowa opon przed każdym sezonem (opony letnie i zimowe uznanego producenta, tzn. dla samochodu o parametrach określonych w opisie przedmiotu zamówienia w standardzie), składowanie opon nieużytkowanych, co najmniej jeden punkt serwisowy na terenie miasta Gdańska. Ponadto opony powinny zapewnić odpowiednio do klasy samochodu poziom standardu bezpieczeństwa. Opony powinny być wymieniane adekwatnie do zużycia, jednak nie rzadziej niż po przejechaniu 40 tysięcy km, 6) usługa holowania samochodu, 7) karty serwisowe, administrowanie systemem serwisowym. Poprzez administrowanie systemem serwisowym, Zamawiający rozumie w szczególności następujące

7 czynności: prowadzenie przez Wykonawcę ewidencji wynajmowanego pojazdu, informowanie Zamawiającego o konieczności dokonania planowanych czynności serwisowych, 8) stacja obsługi oferowanego samochodu osobowego na terenie miasta Gdańska. W uzasadnionych przypadkach miejsce naprawy może znajdować się poza terenem miasta Gdańska i zostanie wskazane przez Wykonawcę. 2. Oferowany samochód osobowy dla danej części zamówienia musi być w dniu podpisania protokołu przekazania sprawdzony pod względem technicznym i gotowy do użytkowania. 3. Samochód osobowy dla danej części zamówienia będzie wykorzystywany do przewozu osób. Kierowcami samochodu będą upoważnieni pracownicy Zamawiającego. 4. Wydanie samochodu osobowego dla danej części zamówienia nastąpi na terenie miasta Gdańska nie później niż do dnia 12 grudnia 2018 r. 5. Zamawiający określił średni roczny limit kilometrów na poziomie: a) dla I części zamówienia - samochód z klasy B (mała) km oraz dopuszczalną dewiację km, b) dla II części zamówienia - samochód z klasy D (średnia) km oraz dopuszczalną dewiację km. 6. Opłata za przekroczenie przebiegu kilometrów zostaje ustalona na poziomie nie wyższym niż 0,50 zł brutto za każdy przejechany kilometr powyżej ustalonego w pkt 5 limitu kilometrów uwzględniając wartość dewiacji. Wykonawca może zaproponować niższą stawkę za każdy przejechany kilometr powyżej ustalonego w pkt 5 limitu kilometrów uwzględniając wartość dewiacji. 7. Zamawiający nie będzie ponosił innych kosztów niż opłatę za najem, koszty ponadnormatywnego zużycia samochodu dal danej części zamówienia oraz koszty bieżącej eksploatacji samochodu obejmujące mycie, płyny do spryskiwaczy, paliwo, kosmetyki samochodowe, opłaty za korzystanie z autostrad i parkingów. 8. Zwrot samochodu dla danej części zamówienia nastąpi w terminie 14 dni od dnia będącego ostatnim dniem najmu samochodu na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Gdańsku. Źródłem finansowania obu części przedmiotu zamówienia są środki finansowe pozostające w dyspozycji Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku na dany rok budżetowy w podziale na poszczególne zadania realizowane w danym roku, w tym Pomocy

8 Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego, Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środki Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. 3. Kod CPV: samochody osobowe usługi ubezpieczenia pojazdów mechanicznych usługi finansowe zarządzanie flotą pojazdów 4. Wymagany termin wykonania zamówienia: dla części I. i II. przedmiotu zamówienia: nie później niż do dnia r. 5. Informacja na temat możliwości składania ofert częściowych (wypełnić, jeśli dotyczy) Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę na I. i/lub II. część przedmiotu zamówienia. 6. Kryteria wyboru oferty: dla części I. i II. przedmiotu zamówienia: Cena waga kryterium 100% 7. Kryteria z zakresu klauzul społecznych (w szczególności kryteria dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych, bezrobotnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, oraz ograniczenia możliwości złożenia oferty przez podmioty ekonomii społecznej minimum w przypadku zamówień, których przedmiotem jest zakup usług cateringowych w związku z działaniami realizowanymi ze środków PT POWER lub RPO na lata ), jeśli dotyczy: Nie dotyczy. 8. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium: (PC) Cena waga kryterium 100% najniższa oferowana cena brutto PC = x 100 x 100 % cena brutto oferty badanej Liczba punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający przy zaokrąglaniu wyniku działania do części setnych (do dwóch miejsc po przecinku) będzie posługiwał się poniższą zasadą: - jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 0, 1, 2, 3 lub 4 to należy ją pominąć,

9 - jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 5, 6, 7, 8 lub 9 to wynik zaokrąglamy w górę. Każda z części zamówienia będzie przedmiotem odrębnej oceny. 9. Opis sposobu obliczania ceny w składanej ofercie: a. Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi, o których mowa w zapytaniu ofertowym, powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia, oraz uwzględnić inne opłaty i podatki, a także ewentualne upusty. b. Wykonawca poda cenę oferty w Formularzu ofertowym sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. Cena podana w Formularzu ofertowym służy do porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty. c. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN). d. Cena musi być wyrażona liczbowo, z dokładnością dwóch miejsc po przecinku. e. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. f. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe. g. Zamawiający wykluczy Wykonawcę: powiązanego z nim osobowo lub kapitałowo. h. Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli: jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, zawiera błędy w obliczeniu ceny niemożliwe do poprawienia przez Zamawiającego, zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu, nie została podpisana przez Wykonawcę, Wykonawca nie zamieści w Formularzu ofertowym wszystkich elementów wymaganych przez Zamawiającego. i. Jeżeli zaoferowana cena wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego zwróci się on do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących wyliczenia ceny. j. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia jeżeli: nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,

10 cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty, wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. k. Oferty złożone po terminie składania ofert nie podlegają ocenie. 10. Oferta ma zawierać: a) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego (Wykonawca może sporządzić własny dokument pod warunkiem, że zamieści w nim wszystkie elementy wymagane przez Zamawiającego). 11. Wymagania niezbędne wobec Wykonawcy/warunki udziału w postępowaniu: (wypełnić, jeśli dotyczy) Nie dotyczy. 12. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć w terminie do dnia r. do godz. 11:00 pisemnie, faxem lub drogą elektroniczną. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem upływu jej składania. Ofertę złożoną w postaci elektronicznej uważa się za skutecznie doręczoną, gdy Zamawiający dokona potwierdzenia jej otrzymania. W tym celu Wykonawca powinien żądać potwierdzenia odbioru przez Zamawiającego. 13. Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcą są: Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: w zakresie przedmiotu zamówienia: Joanna Żukowska w zakresie Zapytania ofertowego: Barbara Matras, od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego - zamowienia@wup.gdansk.pl. 14. Termin związania ofertą: Ustala się, że składający ofertę pozostaje nią związany przez 14 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

11 15. Informacja na temat terminu, w jakim winna nastąpić ocena i wybór oferty: do r. 16. Istotne dla Zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy: wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. 17. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów. 18. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z realizacji danej części zamówienia w uzasadnionych wypadkach. Kierownik Zespołu Zamówień Publicznych Paweł Rusak W załączeniu: 1. Wzór Formularza ofertowego zał. nr 1, 2. Wzór umowy zał. nr 2, 3. Przykładowy wykaz samochodów wg. klas SAMAR zał. nr 3, 4. Klauzula informacyjna RODO.