Projekt KIK/74 Wkład w poprawę przepustowości i kontroli drogowego przejścia. granicznego w Połowcach

Transkrypt

1 Projekt KIK/74 Wkład w poprawę przepustowości i kontroli drogowego przejścia granicznego w Połowcach Project KIK/74 Contribution to the improvement of the capacity and the control of the road border crossing in Połowce Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej Całkowita wartość Projektu wynosi ogółem PLN tj CHF, w tym kwota dofinansowania ze Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy wynosi CHF (co stanowi 85%), współfinansowanie ze źródeł krajowych wyniesie CHF ( co stanowi 15%). Celem niniejszego Projektu jest ochrona interesów politycznych i ekonomicznych Polski oraz Unii Europejskiej poprzez dostosowanie zewnętrznej granicy Unii do wymogów z Schengen. Projekt przyczyni się do zwiększenia wydajności, przepustowości i kontroli przejścia granicznego, zabezpieczy obsługę ruchu granicznego tj. osób, środków komunikacji i przepływu towarów, stworzy właściwe warunki odpraw celno-paszportowych pasażerów i towarów oraz poprawi warunki pracy służb granicznych, pozwoli na uszczelnienie granicy (przemyt, nielegalni imigranci) oraz skróci czas odpraw granicznych. Zamierzenia projektu dokładnie wpisują się w Działanie 2. Środki ochrony granic. Celem niniejszego projektu jest bowiem zwiększenie efektywności infrastruktury i procedur granicznych oraz podniesienie bezpieczeństwa na granicy państwowej. Większa przepustowość granicy i jej bezpieczeństwo warunkują realizację pozostałych celów programu. Wykorzystanie i rozbudowa potencjału społecznego i gospodarczego obszaru objętego programem wymaga przede wszystkim usunięcia administracyjnych, instytucjonalnych i infrastrukturalnych przeszkód w przepływie towarów, usług i ludzi przez granice. Wprowadzenie w Życie tego Projektu przyczyni się do zniwelowania różnic społecznoekonomicznych między Polską a innymi, bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej, między województwem podlaskim, a innymi, bardziej rozwiniętymi regionami Polski. Zapewni również dodatkowe bezpieczeństwo dla państw wspólnoty oraz tych, których dotyczy porozumienia z Schengen, jak np. Szwajcaria. Biorąc pod uwagę mieszkańców terenów sąsiadujących z przejściem, wpłynie pozytywnie na: poczucie bezpieczeństwa, zatrudnienia i jakość wykonywanej pracy, poprawiając warunki i standard Życia. Dokumenty dotyczące realizacji projektu

2 W dniu 1 czerwca 2012 r. została zawarta Umowa w sprawie Projektu pomiędzy Rzeczpospolitą Polską reprezentowaną przez Ministra Rozwoju Regionalnego działającego jako Krajowa Instytucja Koordynująca (KIK) a Szwajcarią, reprezentowaną przez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy, przyznającą dofinansowanie na rzecz Projektu. W dniu 27 czerwca 2012 r. Dyrektor Departamentu Programów Europejskich we Władzy Wdrażającej Programy Europejskie wraz Wojewodą Podlaskim, na mocy Umowy w Sprawie Projektu zawartej 1 czerwca br., podpisali Porozumienie w sprawie Realizacji Projektu KIK/74 Wkład w poprawę przepustowości i kontroli drogowego przejścia granicznego w Połowcach. W dniu 30 kwietnia 2014 roku Wojewoda Podlaski podpisał Aneks nr 1 do Porozumienia URP/SPPW/1.2/KIK/74 z dnia 27 czerwca 2012 roku dotyczącego zmian w uproszczonym budżecie projektu związanego z przesunięciami na paragrafach po przeprowadzonych postępowaniach przetargowych. W dniu 23 stycznia 2015 roku Wojewoda Podlaski podpisał Aneks nr 2 do Porozumienia URP/SPPW/1.2/KIK/74 z dnia 27 czerwca 2012 roku. Okres rzeczowej realizacji Projektu ustalony został następująco: 1) rozpoczęcie rzeczowej realizacji: 01/07/2012, 2) zakończenie rzeczowej realizacji: 31/10/2015. Datę zakończenia projektu ustalono na 30 kwietnia 2016 roku Rzeczowa realizacja projektu Zakres rzeczowy projektu KIK/74 Wkład w poprawę przepustowości i kontroli drogowego przejścia granicznego w Połowcach obejmuje budowę obiektów kubaturowych (budynki Straży Granicznej, Izby Celnej, Administracji z zapleczem technicznym) w tym: budynek usługowy Nr 2, budynek administracyjny Nr 3, pawilony odpraw celnopaszportowych samochodów ciężarowych Nr 8A i 8B, budynek kontroli szczegółowej ruchu pieszego, wiaty Nr W6A i W6B. Budowę sieci zewnętrznych z obiektami towarzyszącymi tj. stację transformatorową, kablowe linie zasilające i oświetlenie terenu, budynek techniczny z kotłownią, sieć cieplną na terenie drogowego przejścia granicznego. Pierwsze wyposażenie budynku głównego Nr 1, budynku Nr 3, budynku kontroli samochodów Nr 4A i 4B, urządzenia RTG oraz wagi, ogrodzenie drogowego przejścia granicznego. W dniu 04 stycznia 2013 roku, w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zawarta została umowa na pełnienie czynności inżyniera kontraktu prac związanych z budową infrastruktury drogowego przejścia granicznego w Połowcach w ramach realizacji Projektu KIK/74. W dniu 07 maja 2013 roku z wykonawcą wyłonionym w trybie przetargu nieograniczonego zawarta została umowa na realizację robót budowlanych. W dniu 08 maja 2013 roku przekazano wykonawcy plac budowy. W trakcie realizacji niniejszej umowy prowadzone były prace związane z budową budynku usługowego, budynku administracyjnego, pawilonów odpraw celno-paszportowych samochodów

3 ciężarowych, budynku kontroli szczegółowej ruchu pieszego, wiat, budynku technicznego z kotłownią, stacji transformatorowej, kablowych linii zasilających i oświetlenia terenu, zewnętrznej sieci cieplnej i kanalizacji teletechnicznej. W dniu 15 stycznia 2014 roku protokołem odbioru odebrano ukończoną stację transformatorową, następnie 10 lutego 2014 roku odebrano od wykonawcy instalację kotłowni i zbiorniki oleju a także zewnętrzną sieć cieplną. W dniu 05 marca odebrany został ukończony budynek techniczny z kotłownią. W dniu 16 maja 2014 zawarto umowę na nadzór robót drogowych, w ramach której inspektor nadzoru nadzorował prace związane z robotami realizowanymi przez Wykonawcę tj. pracami ziemnymi, wykonywaniem koryt drogowych, ustawieniem krawężników, wykonywaniem podbudowy z kruszywa łamanego oraz betonu asfaltowego. Nadzorował również etapy prac związanych z układaniem kostki betonowej, parkingów oraz terenów zielonych, skarp, przepustów. Inspektor uczestniczył w cotygodniowych radach budowy. W dniu 21 maja 2014 roku odebrana została kanalizacja teletechniczna wykonana w ramach projektu. W dniu 02 czerwca w trybie przetargu nieograniczonego zawarta została umowa z firmą UNIBEP S.A. dotycząca Budowy infrastruktury drogowego przejścia granicznego w Połowcach roboty drogowe, etap II oraz budowę ogrodzenia zewnętrznego i wygrodzeń wewnętrznych. W dniu 18 czerwca 2014 roku główny wykonawca firma POLBUD S.A. zgłosiła gotowość oddania pozostałych nowowybudowanych budynków w ramach zawartej umowy. W tym celu powołano Komisję Odbioru. Obecnie trwają prace związane z odbiorami końcowymi budynków: usługowego, administracyjnego, pawilonów odpraw celno-paszportowych samochodów ciężarowych, kontroli szczegółowej ruchu pieszego, wiat, kablowych linii zasilających i oświetlenia terenu. W dniu 06 czerwca 2014 roku prace na placu budowy rozpoczęła firma UNIBEP S.A. wykonując roboty ziemne (wykopy i nasypy), koryto drogowe i ustawianie krawężnika. W dniu 25 czerwca 2014 roku protokołami odbioru odebrane zostały na terenie budowy przejścia granicznego w Połowcach budynki: Budynek usługowy nr 2, Budynek administracyjny nr 3, pawilony odpraw celno-paszportowych samochodów ciężarowych 8A i 8B, Budynek kontroli szczegółowej ruchu pieszego, Budynek techniczny z kotłownią a także Wiaty W6A i W6B, stację transformatorową, kablowe linie zasilające i oświetlenie terenu oraz zewnętrzną sieć cieplną i kanalizację teletechniczną. Wszystkie roboty budowlane zostały zakończone z wyprzedzeniem. W dniu 3 lipca 2014 roku zawarto drugą już w tym roku kalendarzowym umowę na świadczenie usług w zakresie tłumaczenia pisemnego z firmą Biuro Tłumaczeń i Turystyki Lexon. Umowa została zawarta w związku z wykorzystaniem całej wartości wcześniejszej umowy z dnia 21 lutego 2014 na tłumaczenia. W dniu 10 lipca 2014r. podpisana została umowa z firmą Tamtron S.A. z Katowic wspólnie z Cat Traffic Sp. z o. o. z Poznania na dostawę i montaż 4 szt. wag dynamicznych i 1 szt. wagi statycznej której termin realizacji wyznaczono do dnia 14 listopada 2014r.

4 W dniu 13 sierpnia 2014 roku w trybie przetargu nieograniczonego podpisana została umowa z firmą Rapiscan Systems LTD, X-Ray House, Bonehurst Road RH1 5GG, Salfords, Anglia na dostawę i montaż urządzenia RTG do prześwietlania pojazdów wraz z budową hali na drogowym przejściu granicznym w Połowcach, termin realizacji zgodnie z zawartą umową wyznaczono do 10 grudnia 2014r. W tracie trwania umowy wykonawca przygotował i przedstawił do akceptacji Wojewody Podlaskiego umowy dla podwykonawców, złożył zamówienie na specjalny przyrząd dozymetryczny, zarezerwował szkolenie typu A-A wraz z egzaminem końcowym, złożył zamówienia na akcelerator, opracowano również harmonogram dostaw i produkcji skanera Rapiscan Eagle G10. Wykonawca podpisał również umowę z biurem projektowym oraz wybrał wykonawcę robót budowlanych. Złożono komplet dokumentów do pozwolenia na budowę, uruchomiono proces weryfikacji dokumentacji wykonawczej przygotowanej przez biuro projektowe. Wykonawca złożył zamówienie na detektory, oraz rozpoczęto produkcję elementów stalowych systemu Eagle G10. W III kwartale 2014 roku wykonane zostały ponadto: fundamenty pod wagi dynamiczne i wagę statyczną, zainstalowano mechanizm wagi statycznej i rozpoczęto instalowanie mechanizmów wagi dynamicznej, na dostawę stacjonarnych monitorów promieniowania gamma i neutronowego wraz z wyposażeniem oraz urządzeń dozymetrycznych na drogowe przejście graniczne w Połowcach. W związku z pracami dotyczącymi postawienia ogrodzenia na terenie przejścia granicznego o powierzchni 5697 m, wykonane zostały fundamenty pod ogrodzenie oraz trwały prace montażowe. Ponadto wykonane zostały wszelkie konstrukcje nośne dotyczące budowy ogrodzenia tj. cokoły ogrodzenia zewnętrznego żelbetowe wraz z izolacjami bitumicznymi i wewnętrznego, ustawiono słupki metalowe w cokołach, zamontowano przęsła ogrodzeniowe metalowe bez wypełnienia siatką. W ogrodzeniu wewnętrznym zamontowano słupki ogrodzeniowe i zawieszono panele z siatki zgrzewanej. Ponadto w związku z budową dróg wewnętrznych kontynuowano roboty ziemne, wykonano koryta drogowe, kontynuowano ustawienia krawężników, wykonano podbudowę z kruszywa łamanego oraz betonu asfaltowego, ustawiono obrzeża, ułożono chodniki z kostki betonowej żółtej, ułożono parkingi. W dniu 13 października 2014 roku opublikowano na stronie internetowej PUW ogłoszenie o zamówieniu na dostawę stacjonarnych monitorów promieniowania. W dniu 13 listopada 2014 roku Wykonawca robót firma Tamtron S.A. zgłosiła gotowość do odbioru wag dynamicznych i wagi statycznej, w tym celu powołana została komisja odbioru w skład której wchodził również przedstawiciel Inżyniera Kontraktu. Również 13 listopada 2014 roku w toku postępowania przetargowego zawarte zostały trzy umowy z firmą Centrum Informatyki ZETO S.A. w Białystoku na dostawę, montaż i uruchomienie zestawów informatycznych (96 kompletów). Zestawy dostarczone zostały w dniach grudnia 2014 roku, zgodnie z protokołami odbioru, następnie przygotowano i przekazano dokumentację w celu przejęcia zestawów informatycznych na stan środków trwałych. W dniu 20 listopada 2014 roku Wojewoda Podlaski wystąpił z wnioskiem do Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju z wnioskiem o zapewnienie finansowania, celem ujęcia w niej środków finansowych na budowę sieci teletechnicznych. W danym okresie sprawozdawczym trwały również

5 prace polegające na opracowaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, celem wszczęcia postępowania przetargowego, którego ogłoszenie planowane jest w I kwartale 2015 roku. W dniu 21 listopada 2014 roku komisja odbiorowa rozpoczęła prace związane z montażem wagi statycznej i wag dynamicznych, w dniu 26 listopada 2014 protokołem odbioru końcowego odebrano roboty zgodnie z przedmiotem umowy. W dniu 3 grudnia 2014 roku podpisano umowę z firmą Relpol S.A. w Żarach na dostawę, montaż i uruchomienie stacjonarnych monitorów promieniowania gamma i neutronowego do kontroli pojazdów osobowych i ciężarowych. W dniu 10 grudnia 2014 roku zawarte zostały umowy z firmą Raytech Piotr Kasprzycki w Krakowie na dostawę, montaż i uruchomienie sygnalizatorów promieniowania gamma i neutronowego oraz ręcznego spektrometru promieniowania gamma i neutronowego. W dniu 22 grudnia 2014 roku podpisano protokół odbioru zgodnie z dostarczonym sprzętem a także przygotowano i przekazano dokumentację w celu przejęcia stacjonarnych monitorów promieniowania na stan środków trwałych. W dniu 23 grudnia 2014 roku Zarządzeniem nr 163/2014 Wojewody Podlaskiego powołana została Komisja przetargowa w związku z postępowaniem na zakup mebli oraz pierwszego wyposażenia. Trwały prace komisji polegające na opracowaniu szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. W ramach dostawy sprzętu i urządzeń do kontroli granicznej opracowano specyfikację istotnych warunków zamówienia. W IV kwartale 2014 roku w związku z prowadzonym nadzorem drogi Inspektor nadzoru koordynował prace związane z robotami realizowanymi przez Wykonawcę tj. pracami ziemnymi, wykonywaniem koryt drogowych, ustawieniem krawężników, wykonywaniem podbudowy z kruszywa łamanego oraz betonu asfaltowego. Czuwał również nad ustawieniem obrzeża, układaniem kostki betonowej, parkingów oraz wysp środkowych. Inspektor uczestniczył w cotygodniowych radach budowy, w związku ze zgłoszeniem w dniu 28 listopada 2014 roku przez Wykonawcę robót firmę UNIBEP S.A. gotowości do odbioru robót powołano komisję odbioru w skład której wchodził również przedstawiciel Inżyniera Kontraktu. W związku z odebraniem w czerwcu 2014 roku budynku usługowego nr 2, budynku administracyjnego nr 3, pawilonów odpraw celno-paszportowych samochodów ciężarowych 8A i 8B, budynku kontroli szczegółowej ruchu pieszego i budynku technicznego z kotłownią przygotowano dokumentację formalno prawną związana z uzyskaniem pozwolenia na użytkowanie, przejęciem wytworzonych środków trwałych na ewidencję, oraz wprowadzenie zmian do ewidencji gruntów i budynków. Natomiast w przypadku wiat W6A i W6B, stacji transformatorowej, kablowych linii zasilających i oświetlenia terenu, zewnętrznej sieci cieplnej i kanalizacja teletechniczna przygotowano dokumentację formalno prawną związaną ze zgłoszeniem zakończenia robót, przejęciem wytworzonych środków trwałych na ewidencję, oraz wprowadzenie zmian do ewidencji gruntów i budynków. Ponadto w IV kwartale 2014 roku uzyskano pozwolenie na budowę hali skanera RTG, przebudowano instalację energetyczną i teletechniczną, dokonano wykopu, rozpoczęto proces wykonywania fundamentów i wylewania chudego betonu oraz izolacji fundamentów. Rozpoczęto instalację

6 konstrukcji stalowej hali, wykonano kanalizację wodociągową z przyłączami, zrealizowano kompletną konstrukcję stalową systemu Eagle G10. Zamontowano źródła promieniowania i detektorów, rozpoczęto instalację modulatora a także skompletowano i wysłano system Eagle G10. Wykonano przyłącze energetyczne, konstrukcję stalową hali w tym dach, obudowę hali wraz z obróbkami, kanalizację deszczową z przyłączem i sanitarną z przyłączem, szlabany i sygnalizację świetlną, posadzką przemysłową. Przebudowano pomieszczenie nadzoru, wykonano instalację elektryczną i sanitarną wewnętrzną. Zagospodarowano teren wokół hali a także wykonano ściany żelbetonowe wewnętrzne oraz osłonowe zewnętrzne, przygotowano podłoże do instalacji skanera. Przeprowadzono szkolenia wraz z dostawą specjalistycznego przyrządu dozymetrycznego. Roboty związane z budową hali skanera RTG i montażem urządzenia zostały zakończone i odebrane protokołem odbioru końcowego z dnia 19 grudnia 2014 roku. W trakcie trwania IV kwartału 2014 roku kontynuowano w ramach budowy dróg wewnętrznych roboty ziemne, wykonano koryta drogowe, ustawiono krawężniki, wykonano przebudowę z kruszywa łamanego, warstwy wiążącej i ścieralnej z betonu asfaltowego, ustawiono obrzeża, ułożono chodniki z kostki betonowej żółtej, ułożono parkingi i wyspy środkowe. W dniu 10 grudnia 2014 roku odebrano całość robót protokołem odbioru końcowego. Działania promocyjne W ramach prowadzonych działań promocyjnych Projektu, po przeprowadzeniu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, w dniu 18 lutego 2013 roku podpisane zostały umowy na wykonanie i dostawę materiałów promocyjnych. W związku z zawartą umową z firmą Formacja Raster z dnia 18 lutego 2013 roku na zaprojektowanie, wykonanie i dostarczenie 200 szt. ulotek promocyjnych oraz 20 szt. plakatów w ramach projektu dnia 26 września 2014 r. otrzymano informację, o tym, iż wykonawca zawiesił działalność gospodarczą. Z dniem 30 września 2014r. po zasięgnięciu opinii radcy prawnego odstąpiono od umowy zgodnie z jej zapisami. W dniu 13 października 2014 roku po wcześniejszym dokonaniu rozpoznania rynku zlecone zostało zamówienie firmie Formacja Raster Andrzej Busłowski, Dobrzyniewo Duże na zaprojektowanie, wykonanie i dostarczenie 200 szt. ulotek promocyjnych oraz 20 szt. plakatów w ramach projektu. Materiały zostały odebrane protokołem z dnia 28 października 2014 roku. W trakcie całego 2014 roku prowadzono dystrybucję materiałów promocyjnych. W dniu 30 stycznia 2015 roku odebrano protokołem odbioru końcowego tablicę pamiątkową dotyczącą realizowanego projektu, która umieszczona została na budynku administracyjnym. Monitoring i kontrola projektu W dniu 15 kwietnia 2014 roku odbyła się wizyta strony szwajcarskiej monitorująca przebieg prac w związku z realizacją projektu KIK/74. W spotkaniu organizowanym przez Wojewodę Podlaskiego dział wzięli m.in: Pan Eric Rochat i Marcus Dürst przedstawiciele strony szwajcarskiej, Pani Katarzyna Templin z Biura Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy, Pani Dyrektor Ewa Wnukowska i Pani Marta Chmielnicka z Departamentu Programów Europejskich Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Zastępca Dyrektora Pani Małgorzata Zalewska i Pani Zuzanna Kucińska

7 z Departamentu Programów Pomocowych Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, Pan płk. Andrzej Rytwiński Komendant Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej, Pan nadinspektor celny Mirosław Sienkiewicz Dyrektor Izby Celnej w Białymstoku, Pan Czesław Węgrzyniak Podlaski Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku, Pan Mikołaj Pawilcz - Wójt Gminy Narewka, Pan Karol Klimowicz Kierownik Kontraktu POLBUD S.A, Pan Cezary Szerszenowicz - Inżynier Kontraktu i Koordynator Projektu BUD-INVENT Sp. z o.o. a także pracownicy Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. W trakcie wizytacji zaprezentowano zebranym gościom budynki powstające w ramach realizacji projektu, z których część została już odebrana protokolarnie od wykonawcy, kolejne budynki mają być gotowe do odbioru w czerwcu 2014 roku. Ponadto w trakcie wizyty monitorującej goście mieli możliwość obejrzenia nowobudowanego i od 01 stycznia 2014 roku w pełni otwartego kolejowego przejścia granicznego w Siemianówce realizowanego również przy współfinansowaniu strony szwajcarskiej w ramach projektu KIK/20. W dniu 24 czerwca 2014 wpłynął do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku Raport z przeglądu końcowego który odbył się w dniu 15 kwietnia 2014 roku w związku z wizytą monitorującą ze strony szwajcarskiej. Raport obejmował wnioski i zalecenia zarówno do projektu KIK/74 jak i KIK/20. Strona szwajcarska pozytywnie oceniła oba przedsięwzięcia określając je mianem projektów niskiego ryzyka, kompetentnie zarządzanymi i ostrożnie planowanymi. W dniu 13 czerwca 2014 roku po wcześniejszym przeprowadzeniu rozpoznania rynku zgodnie z wytycznymi zawarto umowę z firmą Kancelaria Księgowo-Audytorska Buchalteria Sp. z o.o. na przeprowadzenie audyty zewnętrznego. W dniu 10 lipca 2014 roku firma przekazała Beneficjentowi wyniki audytu co potwierdzono protokołem odbioru. Wnioski przedstawione w raporcie z audytu były następujące: Informacje zawarte w raportach zostały uzgodnione z zapisami księgowymi, a także z dokumentacją źródłową. Zapisy księgowe są prowadzone na oddzielnych, utworzonych na potrzeby projektu kontach księgowych, co umożliwia łatwe zidentyfikowanie i sprawdzenie zaksięgowanych operacji. Ewidencja księgowa Projektu jasno wynika z planu kont. Każda z wybranych pozycji wydatków została skontrolowana pod kątem kryteriów kwalifikowalności. Sprawdzone wydatki były faktycznie poniesione w okresie ich realizacji, właściwie zaklasyfikowane, wycenione i zgodne z budżetem. Nazwy odbiorców i numery rachunków bankowych są zgodne z dokumentacja źródłową, a terminy płatności dotrzymane. Dokumenty księgowe zostały opisane i poprawnie ujęte na wyodrębnionych dla Projektu kontach księgowych, a także zawierają uzasadnienie poniesionych wydatków oraz ich nieodzowność. Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku postępuje zgodnie z zasadami rachunkowości i ewidencji księgowej. Ewidencja księgowa jest precyzyjna, kompletna i aktualna. Stosowana jest zasada podwójnego zapisu. Zapisy księgowe dotyczące wydatków Projektu są łatwe do zidentyfikowania i sprawdzenia. Przychody Projektu nie wystąpiły.