FUCHS PETROLUB SE. SYSTEM ZARZĄDZANIA ZASADAMI ZGODNOŚCI Compliance Management System (CMS)

Transkrypt

1 FUCHS PETROLUB SE SYSTEM ZARZĄDZANIA ZASADAMI ZGODNOŚCI Compliance Management System (CMS) PAŹDZIERNIK

2 SPIS TREŚCI Przedmowa Zarządu I. Kwestie ogólne 1. Określenie celu 2. Pojęcie Zasad Zgodności w rozumieniu firmy FUCHS 3. Postępowanie przy naruszeniach 4. Dokumentacja II. Organizacja Zasad Zgodności 1. Główny Koordynator ds. Zgodności (CCO) a. Stanowisko b. Zadania c. Kompetencje 2. Lokalny Koordynator ds. Zgodności (LCO) a. Organizacja b. Zadania 3. Gorąca linia Hotline a. Funkcja b. Komunikacja c. Zdecentralizowane linie Hotline 4. System Raportowania Zasad Zgodności 5. Komitet ds. Zgodności (CC) a. Zadania b. Skład 6. Podsumowanie III. Instrumenty Zasad Zgodności 1. Szkolenia z zakresu Zasad Zgodności a. Kwestie ogólne b. Struktura c. Wykonanie 2. Audyty z zakresu Zasad Zgodności a. Zasada b. Odpowiedzialność c. Dokumentacja IV. Postępowanie w przypadku naruszenia prawa i wytycznych 1. Informacja 2. Dochodzenia i badania 3. Reakcja V. Zasady Zgodności i ochrona danych 2

3 Przedmowa Zarządu Drodzy Pracownicy, Jako koncern działający w skali globalnej na różnych polach rynku środków smarnych, FUCHS PETROLUB stale spotyka się z działaniami konkurencyjnymi. Podejmujemy uczestnictwo w procesie współzawodnictwa bez ograniczeń. Wychodzimy z założenia, że uczciwa konkurencja jest podstawą integralności i postępu, a co za tym idzie, sprzyja kreowaniu nowych szans i możliwości rozwoju na rynku. Wszystkie działania każdego pracownika FUCHS muszą być zgodne z obowiązującym prawem. Każdy, bez wyjątku, w ramach czynności służbowych, zobowiązany jest przestrzegać stosownych przepisów, wytycznych i regulacji, niezależnie od tego, czy są to przepisy międzynarodowe, czy lokalne. Zachowanie niezgodne z prawem naraża nas na ryzyko utraty wizerunku i reputacji, osłabia naszą pozycję na rynku, a w następstwie może doprowadzić do wyrządzenia naszemu przedsiębiorstwu szkód gospodarczych. Program Zasad Zgodności przyjęty przez FUCHS PETROLUB i zasady wymienione poniżej przedstawiają obowiązujące ramy postępowania powstałe w celu zagwarantowania zgodnego z prawem zachowania wszystkich pracowników. Program Zasad Zgodności nie został opracowany, aby uniemożliwić Państwu podejmowania intensywnego i konstruktywnego współzawodnictwa; w swym założeniu ma on na celu jedynie podniesienie Państwa świadomości oraz zapewnienie Państwa zrozumienia, że dla uczciwego i nieograniczonego współzawodnictwa konieczne jest przestrzeganie stosownych przepisów prawnych. Niniejsze wytyczne zatwierdzone przez FUCHS PETROLUG są zgodne z Kodeksem Etycznym, jak i pozostałymi istniejącymi wytycznymi, programami oraz przepisami służbowymi wprowadzonymi przez FUCHS, które pozostają w mocy bez ograniczeń i których treść pozostaje niezmieniona. FUCHS PETROLUB SE Stefan R. Fuchs Dr. Aleksander Selent 3

4 I. Kwestie ogólne 1. Określenie celu Jako koncern notowany na giełdzie i działający w skali międzynarodowej, FUCHS PETROLUB SE (FUCHS) rozumie ważność systemu zarządzania zasadami zgodności. Wprowadzenie takiego systemu organizacyjnego odpowiada zasadom dobrego i odpowiedzialnego zarządzania przedsiębiorstwem (Corporate Governance Code Kodeks Zarządzania Korporacyjnego) i jest wymagane na podstawie ustawy o spółkach akcyjnych oraz innych przepisów. Celami efektywnego systemu zarządzania zasadami zgodności w rozumieniu FUCHS jest przestrzeganie standardów prawnych, etycznych, społecznych etc., które w konsekwencji mają doprowadzić do zmniejszenia narażenia firmy na roszczenia o odszkodowanie i kary pieniężne, uniknięcia procedur cywilnych i karnych przeciw jego organom i pracownikom, jak również ochrony wizerunku FUCHS jako przedsiębiorstwa. Stanowi to centralne założenie dla osiągnięcia celów korporacji i podwyższenia wartości przedsiębiorstwa. 2. Pojęcie Zasad Zgodności w rozumieniu firmy FUCHS W rozumieniu firmy FUCHS zasady zgodności oznaczają sumę wszystkich wprowadzonych przez nas środków, mających na celu zapewnienie, iż postępowanie przedsiębiorstwa oraz jego pracowników w ich wewnętrznej i zewnętrznej codziennej praktyce było zgodne z obowiązującymi przepisami i wytycznymi. Konkretnym przejawem tego wymogu jest uchwalony w 2004 r. przez Zarząd i Kierownictwo Koncernu Kodeks Etyczny (Code of Conduct). Te wytyczne określają ogólne zasady postępowania, jak i szczególne formy zachowania wymagane w pewnych wrażliwych obszarach działalności, jak np. w prawie konkurencji, przeciwdziałaniu korupcji, prawie rynku kapitałowego, bezpieczeństwie i higienie pracy, ochronie danych, odpowiedzialności społecznej itp. Ponieważ zachowanie zgodne z prawem i odpowiedzialne należy traktować jako oczywiste, niniejsze wytyczne nie zawierają żadnych nowych regulacji, lecz ilustrują i wykazują prawne i etyczne zasady, które nasi pracownicy muszą przestrzegać w trakcie wykonywania swoich obowiązków. Standardy te obowiązują bez ograniczeń. Poza wieloma przepisami prawnymi i zasadami dobrego obywatelstwa oraz odpowiedzialności społecznej biznesu istnieją również wytyczne wewnętrzne, które dotyczą poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, przedstawiają ich ryzyka i określają stosowne zasady postępowania. Przykładami są m. in. Regulamin Postępowania Antymonopolowego, Regulamin Postępowania Anty-korupcyjnego, Wytyczne Globalnej Dywersyfikacji, Wytyczne Bezpieczeństwa IT, Regulamin BHP, Wytyczne dot. podróży służbowych itp. Te przepisy należy również przestrzegać jako część całościowego systemu zasad zgodności. Obowiązują one bez ograniczeń, na równi z przepisami ustawowymi danego kraju. 4

5 3. Postępowanie przy naruszeniach Dobrze działający program zasad zgodności wymaga, aby wszelkie naruszenia były skutecznie i konsekwentnie sankcjonowane. FUCHS osiągnie to poprzez zastosowanie tzw. Polityki Zerowej Tolerancji. Odnosi się ona do przypadków naruszenia zasad, a w szczególności zakazuje wszelkich zachowań naruszających prawo, przepisy lub nasze wewnętrzne wytyczne. 4. Dokumentacja Oczywistym jest, że w prawidłowo prowadzonym przedsiębiorstwie wprowadzenie efektywnej polityki zgodności wymaga dowodów. W tym celu istotne jest również to, aby udokumentowane były nie tylko decyzje, procesy i kanały raportowania, lecz również wydarzenia takie jak np. spotkania informacyjne, szkolenia, posiedzenia i audyty, natychmiast po ich odbyciu. Stąd kierownictwo jest zobowiązane, żeby zaznajamiać swoich współpracowników z zasadami zgodności, monitorować przestrzeganie wartości i odpowiednio je dokumentować. Jedynie wówczas, gdy stosowane w przedsiębiorstwie środki zgodności będą wystarczająco dobrze udokumentowane, istnieje szansa skutecznego uniknięcia lub złagodzenia niekorzystnych skutków dla przedsiębiorstwa lub członków jego kierownictwa. II. Organizacja Zasad Zgodności Organizacja zasad zgodności przyjęta przez FUCHS składa się zasadniczo z Głównego Koordynatora ds. Zgodności (CCO), rzecznika zewnętrznego ( Hotline gorąca linia), Lokalnych Koordynatorów ds. Zgodności (LCO), oraz, jeśli są dostępni, Regionalnych Koordynatorów ds. Zgodności (RCO). Ponadto FUCHS ustanowił stały i/lub związany z danym projektem Komitet ds. Zgodności (CC), który poza CCO składa się z kilku ekspertów, np. z Działu Prawnego Grupy, działu HR Grupy i Audytu Grupy. 1. Główny Koordynator ds. Zgodności (CCO) a. Stanowisko Aby zapewnić niezależność i podkreślić znaczenie przestrzegania zasad zgodności CCO podlega bezpośrednio CFO, który jest również odpowiedzialny za aspekty prawne i zasady zgodności. Podlega mu bezpośrednio - regularnie i ad hoc - w kwestii wszelkich naruszeń zasad zgodności lub podejrzeń, o których został powiadomiony, wszelkich przeprowadzonych inspekcjach i ich wynikach, jak również o podjętych środkach zapobiegawczych, korygujących i wdrożeniowych. b. Zadania Główny Koordynator ds. Zgodności (CCO) ma zasadniczo następujące zadania: Wspieranie i doradztwo Zarządowi we wszystkich ważnych kwestiach dotyczących zgodności Regularne i doraźne składanie sprawozdań Zarządowi Koordynowanie i wspieranie przy wprowadzeniu w całej grupie Kodeksu Etycznego, jak i wytycznych wewnętrznych 5

6 Wspieranie Zarządu przy obowiązkach monitorowania i organizacji, aby zapewnić przestrzeganie standardów i zasad etycznych Wprowadzanie i rozwijanie systemu zarządzania zasadami zgodności Sporządzanie, sprawdzanie, aktualizowanie i informowanie w kwestii reguł postępowania i wytycznych Dokumentacja rozwoju zasad zgodności w korporacji łącznie z incydentami Inicjowanie, przygotowywanie i przeprowadzanie szkoleń. Dodatkowo, Główny Koordynator ds. Zgodności (CCO) ma również funkcję koordynacyjną; jest osobą, do której kierowane są wszystkie ważne pytania dotyczące systemu zarządzania zasadami zgodności. c. Kompetencje Aby Główny Koordynator ds. Zgodności (CCO) mógł wypełnić wymienione zadania, należy zapewnić odpowiedni przepływ informacji. Z tego względu posiada on nieograniczone prawo wglądu do wszelkich spraw związanych z kwestiami zgodności; komunikacja z innymi działami przedsiębiorstwa, spółkami koncernu i ich współpracownikami nie podlega w zasadzie żadnym ograniczeniom. Wszystkie działy przedsiębiorstwa i spółki koncernu zobowiązane są niezwłocznie informować Głównego Koordynatora ds. Zgodności (CCO) o wszelkich istotnych naruszeniach prawa (przypuszczalnych lub faktycznych). W szczególności, wszelkie pisma noszące znamię działań niezgodnych z przepisami w spółce, muszą zostać natychmiast przekazane do CCO, niezależnie od tego, czy zostały otrzymane z sądu, urzędów lub adwokatów, jak i dotyczące skarg ze strony klientów i partnerów handlowych. Innym ważnym źródłem informacji są także komentarze dot. zgodności zawarte w raportach księgowych i audytowych. CCO koordynuje współdziałanie wszystkich elementów ds. zgodności (LCO, gorąca linia), jak i organizację wszystkich narzędzi ds. zachowania zgodności. Ponadto CCO, jako punkt odniesienia, musi być dostępny dla wszystkich pracowników FUCHS w kwestii zgłaszania lub wyjaśniania przypadków naruszenia zasad zgodności. 2. Lokalny Koordynator ds. Zgodności (LCO) a. Organizacja Zasadniczo, FUCHS jako spółka zarządzająca grupą, ma organizacyjny obowiązek zapewnienia, aby zasady zachowania zgodności były stosowane w spółkach grupy, które kontroluje. Jednakże lokalna odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów prawa i wszelkich wytycznych wewnętrznych w spółkach grupy musi leżeć po stronie lokalnych dyrektorów zarządzania. Muszą oni zapewnić, że praktykowane jest postępowanie zgodne z przepisami i wytycznymi oraz, że ustanowiono na miejscu system informacyjny do wykrywania naruszeń przepisów prawa i regulacji. 6

7 Zaletą powołania LCO jest nie tylko bezpośredni dostęp i skoncentrowany przepływ informacji, lecz także znajomość lokalnego języka i lokalnych uwarunkowań. Biorąc pod uwagę rozmiar spółki FUCHS, międzynarodowy jej charakter i pozycję w regionie sensowne może okazać się wyznaczenie osób odpowiedzialnych na zasadach między-granicznych, które byłyby odpowiedzialne za koordynację i wprowadzenie zasad zgodności w regionach i którzy byliby do dyspozycji pracowników na poziomie lokalnym i regionalnym ( Regionalny Koordynator ds. Zgodności RCO). b. Zadania Szeroka komunikacja i dobrze funkcjonujący przepływ informacji są podstawowymi warunkami dla skutecznego działania organizacji zgodności w całej grupie, co uzależnione jest od ciągłej wymiany niezbędnych informacji i zaistniałych incydentów w ramach organizacji zgodności. Dlatego w obrębie Grupy FUCHS szczególne znaczenie ma komunikacja pomiędzy CCO, a spółkami grupy. LCO jest pierwszą osobą kontaktową dla pracowników, którzy chcieliby zgłosić lub wyjaśnić przypadki naruszenia zasad zgodności. LCO każdorazowo zobowiązany jest zawiadomić dyrektora zarządzającego (MD) oraz regionalnych członków Global Management Committee (GMC). LCO informuje CCO regularnie i doraźnie o zgłoszonych lub ustanowionych naruszeniach przepisów prawa, jak i o zmianach w prawodawstwie mających związek z zasadami zgodności i ich oddziaływaniu na Organizację Zasad Zgodności zgodnie z praktyką FUCHS. Ponadto, w porozumieniu z CCO, opracowuje i przeprowadza regionalne / lokalne środki dot. zasad zgodności. Mogą to być np. zebrania informacyjne, szkolenia, specjalne programy szkoleniowe, systemy informacyjne, jak i stworzenie specyfikacji wymagań danego przedsiębiorstwa itp. 3. Gorąca linia Hotline a. Funkcja Gorąca linia hotline jest zewnętrznym kanałem kontaktowym służącym do zgłaszania podejrzanych działań / faktów z zakresu przepisów antykorupcyjnych lub anty-monopolowych. Centralną hotline dla spółki FUCHS, na zlecenie koncernu jest: SZA Schilling, Zutt & Anschütz Rechtsanwalts AG w Mannheim. Poza CCO, lokalnym Dyrektorem Zarządzającym (lub jest zastępcą) lub właściwym członkiem GMC, gorąca linia zapewnia dodatkową możliwość do zgłaszania istotnych faktów dot. zasad zgodności. b. Komunikacja Zgłaszający podejrzenie naruszenia zasad zgodności może zwrócić się do ustanowionej przez koncern FUCHS centralnej hotline jako punktu kontaktowego i (w razie potrzeby również anonimowo) zgłosić zachowanie sprzeczne 7

8 z przepisami / regułami. Gorąca linia przekazuje wszystkie zgłoszone jej przypadki do CCO, przy zachowaniu anonimowości. CCO informuje niezwłocznie odpowiedniego członka zarządu i członka kierownictwa (GM), jak również lokalny zarząd spółki o naruszeniu prawa albo wytycznych. Wspólnym celem jest rozwiązanie danego przypadku i wprowadzenie związanych z tym zabiegów prewencyjnych. c. Zdecentralizowane gorące linie hotline W niektórych przypadkach zalecane jest, aby obok linii centralnej zainstalować również zdecentralizowane gorące linie (np. lokalne kancelarie prawnicze). Taka praktyka może sprzyjać przestrzeganiu wymogów specyficznych dla danego kraju (język, kultura itp.) i pozwoliłaby zminimalizować potencjalne przeszkody wynikające z oddalonych gorących linii. Jednakże przepływ informacji (np. za pośrednictwem spółek koncernowych do CCO) nie może być zakłócony. 4. System Raportowania Zasad Zgodności Z dniem 1 października 2014 FUCHS oferuje także możliwość zgłaszania naruszeń zasad zgodności lub spraw budzących podejrzenie za pośrednictwem systemu internetowego zwanego FUCHS Compliance Communication. Raporty mogą być przekazywane w imieniu własnym lub zupełnie anonimowo. System można znaleźć na stronie internetowej FUCHS pod adresem: i na lokalnej stronie internetowej danej spółki Fuchs. 5. Komitet ds. Zgodności (CC) a. Zadania Komitet ds. Zgodności (CC) jest niezależnym organem wspomagającym CCO. Szczególne zadania CC to badania i ocena bardziej złożonych naruszeń zasad zgodności, nadzór nad skutecznością, jak również systematyczny rozwój systemu zarządzania zasadami zgodności. Za utworzeniem CC przemawia zarówno techniczna lub organizacyjna kompleksowość, jak i różnorodność wymogów zasad zgodności. b. Skład CC nie jest stałym organem lub oddzielną jednostką przedsiębiorstwa, lecz rodzajem interdyscyplinarnej grupy projektowej. W koncernie FUCHS Komitet ds. Zgodności (CC) składa się z przedstawicieli następujących działów, którzy spotykają się regularnie (co najmniej raz na pół roku), lub gdy jest to konieczne: CCO / Dept. Prawny Grupy Departament Audytu Grupy Dział HR Grupy Dodatkowo i w zależności od konkretnej sprawy do Komitetu ds. Zgodności (CC) może dołączyć LCO, przedstawiciele hotline lub członkowie innych działów przedsiębiorstwa (np. Controlling-u, Public/Investor Relations, Dept. Podatkowego, Sprzedaży, Zakupów, Dept. Zarządzania Produktem/Jakością, R&D, itp.) Włączenie 8

9 przedstawicieli różnych obszarów technicznych i biznesowych firmy FUCHS zapewnia, iż organizacja zasad zgodności będzie w grupie bardziej zespolona i zakorzeniona. 6. Podsumowanie Struktura organizacji zasad zgodności, obowiązki dot. składania sprawozdań i istotny przepływ informacji przez System Zarządzania Zasadami Zgodności są przedstawione poniżej. Audit Właściwy Członek Zarządu HR Komitet ds. Zgodności CCO Gorąca linia LCO MD / GMC Zgłaszający Lokalne gorące linie 9

10 III. Instrumenty Zasad Zgodności 1. Szkolenie w zakresie Zasad Zgodności a. Kwestie ogólne Konieczność przeszkolenia pracowników w zakresie zasad zgodności wynika z obowiązków nadzorowania przedsiębiorstwem. Poza obowiązkiem organizowania, wyboru i monitorowania obejmuje to także obowiązek informowania, co zasadniczo dotyczy osób zarządzających spółką. Celem systemu zarządzania zasadami zgodności jest stworzenie i podwyższenie świadomości wśród pracowników nt. zagrożeń specyficznych dla przedsiębiorstwa. Pracowników należy dokładnie zapoznać z treścią ich zadań i obowiązków; należy ich pouczyć o istotnych dla nich przepisach prawnych i na bieżąco w tym zakresie przeprowadzać szkolenia. b. Struktura Szkolenia powinny odbywać się w sposób ujednolicony, tzn. struktura i treść mają być stosowane zasadniczo równolegle w całej grupie. W ujęciu zewnętrznym oznacza to jednolite standardy, a wewnętrznie zapewnia równe traktowanie wszystkich pracowników przez firmę FUCHS. Ogólna struktura powinna zostać opracowana pod nadzorem CCO. W indywidualnych przypadkach i w porozumieniu z osobami odpowiedzialnymi w spółkach koncernu, zostanie ona uzupełniona o szczegóły specyficzne dla danego kraju pod kątem różnych zasad, które w kraju, gdzie FUCHS jest reprezentowany, są stosowane. c. Wykonanie Grupy docelowe pracowników, dla których mają być prowadzone szkolenia, muszą być dobierane odpowiednio do wymagań lokalnych dyrektorów zarządzających i zorientowane na pełnioną w przedsiębiorstwie funkcję. W związku z tym wszyscy pracownicy mający kontakty zewnętrzne (sprzedaż, zakupy) powinni odbyć szkolenie w takich tematach jak: korupcja i kwestie dotyczące prawa anty-monopolowego. Na szczeblu lokalnym będą podejmowane decyzje dot. stopnia zaangażowania konsultantów zewnętrznych (dot. w szczególności pierwszych szkoleń). Kolejne szkolenia powinny być już prowadzone lokalnie, zgodnie z możliwościami, przy udziale załogi FUCHS. Szkolenia powinny być powtarzane w regularnych odstępach czasu corocznie, w zależności od siedziby spółki w celu zapewnienia, że stosowna wiedza jest w dalszym ciągu dostępna i/lub musi być odświeżona. Zapewnia to ponadto stałą aktualizację treści (np. w przypadku zmiany przepisów). 10

11 2. Audyty z zakresu Zasad Zgodności a. Zasada Samo wprowadzenie systemu zarządzania zasadami zgodności nie jest jeszcze wystarczające, aby trwale zabezpieczyć spółkę przed naruszeniami prawa. Sukces strategii zasad zgodności zależy w dużym stopniu od częstotliwości szkoleń i rzeczywistego stosowania się pracowników do treści zasad. Stąd pożyteczne byłoby sprawdzanie procedur biznesowych. Dodatkowo, w ten sposób mogą być również rozpoznane potencjalne naruszenia. b. Obowiązki FUCHS, jako spółka międzynarodowa, narażona jest na różne ryzyka. Spółka rozpoznaje i ogranicza je za pomocą polityki zarządzania ryzykiem w całej grupie. W jej ramach zostały sporządzone wytyczne, zgodnie z którymi, wszystkie spółki koncernu odpowiedzialne są za rejestrowanie i oszacowanie oraz informowanie o ryzykach centralę koncernu. W tym kontekście Departament Audytu Grupy regularnie monitoruje przestrzeganie tych reguł przez poszczególne jednostki operacyjne. Specjalne audyty zasad zgodności powinny być przeprowadzane przez Departament Audytu Grupy, a jeśli to konieczne, wraz z Urzędem ds. Zgodności. Departament Audytu Grupy zna strukturę przedsiębiorstwa i program zasad zgodności stosowany przez firmę FUCHS. Ponadto Departament Audytu Grupy analizuje także skuteczność samego systemu zarządzania zasadami zgodności. c. Dokumentacja Bardzo ważny jest dobry przepływ komunikacji pomiędzy Departamentem Audytu Grupy, a CCO. Aby w późniejszym terminie możliwe było przedstawienie dowodów na uwolnienie od zarzutów i ograniczenie odpowiedzialności, takie audyty są starannie dokumentowane. Dotyczy to zarówno dokumentacji struktury zgodności, jak i każdorazowo podjętych środków. IV. Postępowanie w przypadku naruszenia prawa i wytycznych Zarząd jest zobowiązany zapewnić, aby spółka i jej pracownicy zachowywali wszystkie stosowane przepisy prawa oraz wytyczne. Naruszenia nie są tolerowane. Mogą oni zostać ukarani pisemnym upomnieniem, żądaniem odszkodowania lub wypowiedzeniem stosunku pracy. 1. Informacja Informacje o naruszeniach zasad zgodności mogą być przekazywane przez zgłaszającego różnym osobom kontaktowym (przełożonemu, dyrektorowi zarządzającemu, właściwemu członkowi Globalnego Komitetu Zarządzania (GMC), LCO, obsłudze gorących linii, CCO) oraz za pośrednictwem narzędzia raportowania FUCHS Compliance Communication. 11

12 Zasadniczo CCO musi być bezpośrednio informowany o wszelkich istotnych naruszeniach prawa i regulacji, które są znane firmie FUCHS. Jeśli dyrektor zarządzający lub właściwy członek GMC, LCO lub gorąca linia otrzyma taką informację, należy ją niezwłocznie przekazać do CCO w celu zapewnienia, że w każdym pojedynczym przypadku, doraźnie oraz w przyszłości możliwe było podjęcie akcji prewencyjnej. Z kolei CCO informuje natychmiast właściwego członka Zarządu Spółki. Dalsze postępowanie z informacjami, szybkość ich przepływu i wszelkie wynikające z tego kontrole oraz środki zaradcze zależą od czasu trwania i wagi naruszenia, potencjalnego ryzyka dla spółki, jak i konsekwencji grożących w przypadku potwierdzenia się naruszenia. 2. Dochodzenia i badania Wytyczne wewnętrzne opublikowane w kwietniu 2007 zawierają informacje na temat zachowania się pracowników i działów w Niemczech podczas urzędowych dochodzeń i badań. Podobne zasady mają zastosowanie w innych krajach, w których FUCHS jest reprezentowany. 3. Reakcja Pracownikom, którzy naruszają przepisy prawa i/lub wewnętrzne regulacje, musi zostać wyraźnie i wielokrotnie wyjaśnione, zarówno na piśmie, jak i w trakcie przeprowadzania wspomnianych środków zgodności, że FUCHS nie będzie tolerował tego rodzaju uchybień i podejmie przeciwdziałania zgodnie z przepisami ustawowymi oraz prawem pracy. V. Zasady Zgodności i ochrona danych Wprowadzenie programu zgodności, szczególnie w Niemczech i Europie, jest ściśle powiązane z tematem ochrony danych. Dla zapewnienia skutecznej zgodności z przepisami prawa istotny jest sposób przetwarzania i przechowywania ważnych informacji. Aby możliwe było opracowywanie zebranych danych, wymagana jest często specjalnie dopasowana koncepcja ochrony danych. Z jednej strony należy zapewnić, aby wrażliwe dane były najlepiej chronione (np. przez ograniczone prawa dostępu, uprawnienia, czas przechowywania, okresy usuwania danych itp.). Z drugiej strony istnieje potrzeba udokumentowania starań podjętych w celu rozwiązania ważnego dla zgodności problemu. Mannheim, październik 2014 Claudio F. Becker (CCO) 12