ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 23 grudnia 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 23 grudnia 2016 r. w sprawie szczegółowego wykonywania czynności kancelaryjnych. Na podstawie art. 33 ust. 1, 3, 4 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm. 1) ), 1 ust. 3, 42 ust. 3, 48, 58 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 oraz 31 ust. 3 instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne Wskazuje się system tradycyjny jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie. 2. Funkcjonujący w urzędzie elektroniczny podsystem obiegu dokumentacji wspomaga system tradycyjny. 2. Obieg dokumentów finansowo-księgowych określają odrębne przepisy. 3. Zarządzenie używa określeń: 1) przesyłka, punkt kancelaryjny, system tradycyjny, komórka organizacyjna, komórka merytoryczna, dekretacja, akceptacja, dokumentacja nietworząca akt sprawy w rozumieniu instrukcji kancelaryjnej; 2) urząd, prezydent, kierownik komórki organizacyjnej urzędu w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. Rozdział 2 Nieotwierane przesyłki wpływające 4. Przesyłki zawierające tajemnice chronione prawem są otwierane na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 5. Określa się listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkty kancelaryjne w urzędzie: 1) adresowane imiennie do prezydenta lub zastępców prezydenta bez jednoczesnego dookreślenia Prezydent Miasta lub zastępca Prezydenta Miasta, Urząd Miasta albo Miasto Zielona Góra ; 2) ze wskazaniem na kopercie, że są ofertami w ramach postępowania o zamówienie publiczne, adresowane do komórki organizacyjnej urzędu właściwej ds. zamówień publicznych, która jest wyłącznie uprawniona do otwierania takich przesyłek; 3) ze wskazaniem na kopercie, że są to oferty w ramach naboru na stanowiska urzędnicze, konkursy ofert na realizację zadań publicznych lub oferty na zamówienia; 4) oświadczenia majątkowe; 5) przesyłki sądowe lub prokuratorskie: a) adresowane do radców prawnych świadczących pomoc prawną prezydentowi i komórkom organizacyjnym urzędu, b) imienne wezwania pracowników urzędu, c) adresowane do Urzędu Stanu Cywilnego. 6. Pracownicy sekretariatu Prezydenta Miasta są upoważnieni do otwierania wszystkich rodzajów przesyłek wpływających z zachowaniem przepisów o tajemnicach chronionych prawem. 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz Szczegółowe wykonywanie czynności kancelaryjnych 1

2 Rozdział 3 Obowiązek rejestracji w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji 7. W elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji rejestruje się: 1) przesyłki wpływające; 2) dokumentację odzwierciedlającą przebieg, załatwianie i rozstrzyganie spraw. 8. Obowiązek rejestracji w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji nie dotyczy, z zastrzeżeniem 9: 1) dokumentacji finansowo-księgowej; 2) dokumentacji stanowiącej akta osobowe; 3) dokumentacji spraw podlegających rejestracji lub załatwianiu w centralnych bazach danych; 4) dokumentacji przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw w specjalistycznych podsystemach informatycznych, których funkcjonalność zapewnia rejestrację lub przechowywanie treści dokumentu; 5) dokumentacji spraw rejestrowanych w innych niż wymienione w pkt 3 i 4 rejestrach i ewidencjach, jeśli wynika to z regulaminu wewnętrznego komórki organizacyjnej urzędu; 6) korespondencji wewnętrznej pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu mającej charakter roboczy, jeżeli regulaminy wewnętrzne kom. org. urz. nie stanowią inaczej; 7) innego rodzaju dokumentacji nietworzącej akt sprawy określonej w regulaminie wewnętrznym komórki organizacyjnej urzędu; 8) czasopism, zamówionych książek; 9) katalogów, broszur, materiałów reklamowych, gazet, afiszy, ogłoszeń oraz innych druków; 10) niezamawianych ofert handlowych, szkoleniowych, ofert pracy; 11) zaproszeń, życzeń, podziękowań, gratulacji oraz innych pism o podobnym charakterze; 12) ofert aplikacyjnych w ramach naborów na stanowiska urzędnicze, zaświadczeń o niezdolności do pracy; 13) dyplomów, świadectw ukończenia kursów. 9. Wyłączenie z obowiązku rejestracji dokumentacji, o której mowa w 8 pkt 3 7, wymaga zgody sekretarza miasta. Rozdział 4 Przyjmowanie i rejestracja przesyłek wpływających w formie papierowej 10. Głównymi punktami kancelaryjnymi rejestrującymi przesyłki wpływające są punkty kancelaryjne na ul. Podgórnej 22: 1) kancelaria ogólna urzędu ( kancelaria ogólna ) w ramach komórki organizacyjnej urzędu właściwej ds. organizacyjnych; 2) punkty kancelaryjne komórek organizacyjnych mających siedzibę na ul. Podgórnej Kancelaria ogólna odbiera i rejestruje w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji przesyłki w formie papierowej wpływające do siedziby urzędu przy ul. Podgórnej 22 za pośrednictwem operatora wyznaczonego i innych operatorów pocztowych lub dostarczonych osobiście z wyłączeniem przesyłek kierowanych do komórek organizacyjnych mających siedzibę na ul. Podgórnej Przesyłki wpływające, stanowiące oferty w ramach postępowania o zamówienie publiczne, są odbierane bezpośrednio przez komórkę organizacyjną urzędu właściwą ds. zamówień publicznych. 3. W obrębie pieczęci wpływu określa się ilość załączników tylko w przypadku, gdy wystąpią. Jeśli pismo wpływające zawiera informację o załącznikach, a punkt kancelaryjny stwierdza ich faktyczny brak, czyni o tym stosowną adnotację na piśmie Punkty kancelaryjne komórek organizacyjnych mających siedzibę na ul. Podgórnej 22 rejestrują w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji przesyłki wpływające w formie papierowej otrzymane z kancelarii ogólnej lub doręczane do nich osobiście, jeżeli dotyczą spraw realizowanych przez te komórki. 2. W przypadku osobistego doręczenia przesyłek niezwiązanych z właściwością komórki organizacyjnej urzędu, należy je bezzwłocznie przekazać do kancelarii ogólnej urzędu Punkty kancelaryjne komórek organizacyjnych urzędu mających siedzibę poza ul. Podgórną 22 rejestrują w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji przesyłki w formie papierowej wpływające za pośrednictwem operatora wyznaczonego i innych operatorów pocztowych lub dostarczonych osobiście, jeżeli dotyczą właściwości tej komórki lub stanowiska. 2. W przypadku otrzymania przesyłek niezwiązanych z właściwością stanowiska lub komórki organizacyjnej, należy je bezzwłocznie przekazać odpowiednio zgodnie z regulaminem wewnętrznym albo kancelarii ogólnej urzędu. Szczegółowe wykonywanie czynności kancelaryjnych 2

3 Rozdział 5 Przyjmowanie i rejestracja przesyłek wpływających w formie elektronicznej Kancelaria ogólna odbiera przesyłki wpływające do urzędu w formie elektronicznej za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych urzędu na platformach centralnych, w tym e- puap. 2. Kancelaria drukuje i rejestruje przesyłki wpływające, o których mowa w ust.1, w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji. Drukowana jest wyłącznie pierwsza strona. Pełna treść korespondencji jest przekazywana właściwej kom. org. urz. w wersji elektronicznej. 3. Obieg przekazanych przesyłek w komórkach organizacyjnych urzędu określają regulaminy wewnętrzne tych komórek Kancelaria ogólna odbiera przesyłki wpływające w formie elektronicznej kierowane na ogólny adres poczty elektronicznej urzędu, tj.: urzadmiasta@um.zielona-gora.pl. 2. Obsługując konto określone w ust. 1 kancelaria ogólna: 1) dokonuje wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu od przesyłek dotyczących realizacji zadań publicznych lub związanych z działalnością samorządu terytorialnego; 2) drukuje przesyłki wpływające dotyczące realizacji zadań publicznych i rejestruje je w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji; drukowana jest wyłącznie pierwsza strona; pełna treść korespondencji jest przekazywana właściwej komórce organizacyjnej urzędu w wersji elektronicznej; 3) sortuje i archiwizuje e przesłane zgodnie z właściwością wg wytycznych bezpośredniego przełożonego. 16. W przypadku, gdy elektroniczny podsystem obiegu dokumentacji posiada funkcję automatycznego pobierania korespondencji z e-puap i , zarejestrowana korespondencja przekazywana jest wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem podsystemu. 17. Sekretariaty wszystkich komórek organizacyjnych urzędu lub punkty kancelaryjne realizujące zadania sekretariatów rejestrują w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji przesyłki w formie elektronicznej wpływające na ogólne konto poczty elektronicznej komórki organizacyjnej urzędu wskazane w regulaminie wewnętrznym Pracownicy urzędu, którzy otrzymali drogą elektroniczną, bezpośrednio na przypisany indywidualny adres poczty elektronicznej, przesyłkę wpływającą, mającą istotne znaczenie dla przebiegu, załatwiania i rozstrzygania prowadzonej przez nich spraw, zobowiązani są: 1) przekazać ją w wersji elektronicznej do sekretariatu w celu zarejestrowania w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji oraz uzyskania dekretacji lub 2) wydrukować korespondencję oraz zarejestrować ją w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji i załączyć do akt sprawy, - zgodnie z regulaminem wewnętrznym komórki organizacyjnej urzędu. 2. W przypadku otrzymania na indywidualny adres poczty elektronicznej przesyłek niezwiązanych z właściwością stanowiska lub komórki organizacyjnej, należy je bezzwłocznie przekazać odpowiednio zgodnie z regulaminem wewnętrznym albo na konto urzadmiasta@um.zielona-gora.pl. Rozdział 6 Rozdział przesyłek wpływających 19. Do dekretacji prezydenta kierowane są przesyłki wpływające w sprawach objętych bezpośrednim nadzorem prezydenta, niepowierzone zastępcom prezydenta albo sekretarzowi miasta lub skarbnikowi miasta zgodnie z odrębnymi zarządzeniami: 1) od naczelnych i centralnych organów administracji państwowej i rządowej z zachowaniem 21; 2) od organów nadzoru i kontroli nad miastem; 3) od posłów i senatorów; 4) od władz miast zagranicznych oraz placówek dyplomatycznych; 5) od organów innych jednostek samorządu terytorialnego z zachowaniem 21; 6) od przewodniczącego Rady Miasta Zielona Góra; 7) o charakterze reprezentacyjnym; 8) odwołania od decyzji wydanych z up. prezydenta; 9) pisma przedsądowe, pozwy lub inne pisma sądowe rodzące skutki finansowe dla miasta; 10) odpowiedzi na pisma w sprawach objętych bezpośrednim nadzorem prezydenta; 11) wnioski, skargi, petycje z wyłączeniem wniosków o dostęp do informacji publicznej. Szczegółowe wykonywanie czynności kancelaryjnych 3

4 20. Zastępcy prezydenta, sekretarz miasta i skarbnik miasta dekretują albo dokonują ponownej dekretacji przesyłek wpływających w sprawach zgodnie z podziałem kompetencji oraz regulaminami wewnętrznymi podległych kom. org. urz Kancelaria ogólna przekazuje bezpośrednio do komórek organizacyjnych urzędu, przesyłki wpływające dotyczące bieżącej działalności urzędu, niezastrzeżone do dekretacji prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza miasta lub skarbnika miasta, niebudzące wątpliwości do właściwości kom. org. urz.: 1) stanowiące odpowiedź na wcześniejsze pismo, w którym przywołano znak sprawy komórki organizacyjnej urzędu; 2) wnioski o wydanie decyzji administracyjnych; 3) oferty składane w ramach zamówień lub zamówień publicznych oraz wyjaśnienia lub uzupełnienia dokumentacji przetargowej; 4) pisma w sprawach masowych lub jednorodnych, p.: a) deklaracje podatkowe, b) akty notarialne, c) wypisy z ewidencji gruntów, d) przesyłanie dokumentów w sprawach dowodów osobistych, praw jazdy, dowodów rejestracyjnych, e) uzgadnianie dokumentacji projektowej, f) żądanie akt lub potwierdzenie przekazania akt, g) przesyłane do wiadomości uzgodnienia zamierzeń inwestycyjnych podmiotów zewnętrznych, h) zapytania o dane; 5) obwieszczenia i ogłoszenia; 6) faktury lub inne dokumenty finansowo-księgowe, korekty rzeczowe lub finansowe zadań; 7) niezamawiane oferty; 8) prasę, wydawnictwa, zamawiane książki; 9) katalogi, broszury, materiały reklamowe, gazety, afisze, ogłoszenia oraz inne druki chyba, że stanowią załącznik do faktury; 10) oferty pracy, oferty aplikacyjne w sprawach naborów pracowniczych; 11) zwolnienia lekarskie, dyplomy, świadectw ukończenia kursów oraz inne pisma o podobnym charakterze. 2. Kancelaria ogólna przekazuje do rozdziału i dekretacji kierownikowi komórki organizacyjnej urzędu właściwej ds. organizacyjnych wpływające przesyłki sądowe i komornicze oraz inne przesyłki wpływające, co do których zachodzi wątpliwość w zakresie właściwości lub zastosowania przyjętych zasad rozdziału Bezpośrednie skierowanie do komórki organizacyjnej odpowiedzi określonej w 21 ust. 1 pkt 1, podlega analizie i ocenie kierownika komórki organizacyjnej urzędu czy wymaga akceptacji, uzgodnienia lub rozstrzygnięcia właściwego zastępcy prezydenta lub prezydenta. 2. Dalszy obieg pism wpływających wymienionych w 21 oraz zasady ich dekretacji określają regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych urzędu. Rozdział 7 Dekretacja, tryb akceptacji Wyłącznym trybem przekazywania przesyłek wpływających do dekretacji prezydenta i zastępców prezydenta jest forma papierowa. 2. Jeżeli zachodzi potrzeba dekretacji złożonej, prezydent wyznacza właściwego zastępcę prezydenta lub sekretarza miasta albo skarbnika miasta, wskazując, który z nich jest wiodący, a który współdziałający w nadzorze nad ostatecznym załatwieniem sprawy Na przesyłce z dekretacją złożoną prezydenta właściwy zastępca prezydenta lub sekretarz miasta albo skarbnik miasta wskazuje w ponownej dekretacji, która z podległych komórek organizacyjną urzędu stanowi: 1) komórką merytoryczną odpowiedzialną za ostateczne załatwienie sprawy poprzez oznaczenie wiodąca/y lub 2) komórkę współdziałającą z komórką merytoryczną poprzez oznaczenie współdziałająca/y. 2. Szczegółowe zasady dekretacji oraz postępowanie w przypadku błędnej dekretacji, określa instrukcja kancelaryjna. 25. Przesyłki zadekretowane zgodnie z 23 i 24 są przekazywane właściwym komórkom organizacyjnym urzędu przez sekretariaty prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza miasta albo skarbnika miasta oraz dodatkowo w elektronicznym podsystemie obiegu dokumentacji. Szczegółowe wykonywanie czynności kancelaryjnych 4

5 26. Zastępcy prezydenta oraz kierownicy komórek organizacyjnych urzędu stosują oznaczenia określone w 24 dekretując przesyłki na podległe komórki organizacyjne lub pracowników w ramach dekretacji złożonej Obowiązującym trybem przekazywania pism do ostatecznej akceptacji prezydenta oraz do ostatecznej lub wstępnej akceptacji zastępców prezydenta, sekretarza miasta i skarbnika miasta jest forma papierowa. 2. Projekt pisma z parafami w ramach akceptacji wstępnej należy przedkładać do podpisu jako pierwszy, dołączając pod spód odpowiednią ilość oryginałów. Na każdym egzemplarzu pisma przedkładanego do podpisu prezydenta lub zastępców prezydenta, sekretarza i skarbnika miasta umieszcza się znacznik ze wskazaniem miejsca parafy lub podpisu. 28. Wybór trybu przekazywania projektów pism do ostatecznej lub wstępnej akceptacji kierowników komórek organizacyjnych urzędu określają regulaminy wewnętrzne tych komórek. Rozdział 8 Wysyłka korespondencji Wysyłkę korespondencji z urzędu organizuje i realizuje kancelaria ogólna. 2. Wysyłka jest realizowana: 1) za pośrednictwem operatora pocztowego zgodnie z odrębną umową; 2) przez pracowników urzędu- gońców; 3) poprzez wymianę korespondencji. 3. Obowiązki pracowników w zakresie przygotowania przesyłek do wysyłki określają regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych urzędu Korespondencja wychodząca z urzędu w formie przesyłek listowych jest wysyłana za pośrednictwem operatora pocztowego: 1) do odbiorców indywidualnych i podmiotów na obszarze miasta z wyłączeniem obszaru Dzielnicy Nowe Miasto; 2) do odbiorców indywidualnych i podmiotów za granicę; 3) do odbiorców indywidualnych i podmiotów poza miastem Zielona Góra. 2. W zakresie przesyłek wychodzących z urzędu za pośrednictwem operatora pocztowego kancelaria ogólna prowadzi książki nadawcze i rejestry nadanych przesyłek i zwrotów w wykonaniu odrębnej umowy o świadczenie usług pocztowych Korespondencja wychodząca z urzędu jest doręczana osobiście przez pracowników urzędu gońców: 1) do odbiorców indywidualnych i podmiotów na obszarze Dzielnicy Nowe Miasto Zielona Góra; 2) do wybranych instytucji na terenie miasta. 2. Wykaz instytucji, o których mowa w ust. 1 pkt 2, jest aktualizowany przez kancelarię ogólną oraz publikowany w serwisie systemu zarządzania jakością urzędu. 3. Kancelaria ogólna prowadzi rejestr przesyłek doręczanych osobiście za pośrednictwem gońców oraz zwrotów tych przesyłek Korespondencję przewidzianą do wysyłki za pośrednictwem operatora pocztowego lub gońców należy dostarczać do kancelarii ogólnej do godz Korespondencję wymagającą wysyłki w określonym terminie należy dodatkowo oznaczać na kopercie wskazując datę wysyłki oraz poinformować o tym kancelarię ogólną Korespondencję odbierają z kancelarii ogólnej urzędu miejskie jednostki organizacyjne oraz inne instytucje z Zielonej Góry w ramach wymiany korespondencji. 2. Wykaz instytucji, o których mowa w ust. 1, jest aktualizowany przez kancelarię ogólną oraz publikowany w serwisie systemu zarządzania jakością urzędu. 3. Kancelaria ogólna nie odpowiada za organizację pracy ani terminowość odbioru korespondencji przez instytucje, o których mowa w ust Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych urzędu do zgłaszania kancelarii ogólnej z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem planowanej wysyłki znacznych ilości korespondencji. 35. Upoważnia się sekretarza miasta do określania szczegółowych wytycznych dla komórek organizacyjnych urzędu w zakresie terminów i organizacji wysyłki, kopert, zwrotek itp. Szczegółowe wykonywanie czynności kancelaryjnych 5

6 Rozdział 9 Przepisy końcowe 36. Wątpliwości w zakresie przyjmowania, rejestracji, rozdziału i dekretacji przesyłek rozstrzyga kierownik komórki organizacyjnej urzędu właściwej ds. organizacyjnych, który jest upoważniony do dekretacji złożonej przesyłek wpływających określonych w Upoważnia się sekretarza miasta do przeprowadzenia w ramach możliwości infrastruktury informatycznej urzędu pilotażu elementów elektronicznego obiegu dokumentów z zastosowaniem cyfrowych odwzorowań dokumentów oraz elektronicznego obiegu poczty wewnętrznej. 38. Do udzielania zezwoleń do udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym osobom spoza urzędu upoważnia się kierowników komórek organizacyjnych urzędu właściwych do przedmiotu sprawy. 39. Dotychczasowe zgody na wyłączenia z rejestracji w elektronicznym podsystemie dokumentacji tracą moc z dniem 31 grudnia 2016 r. 40. W zakresie obiegu dokumentacji nieuregulowanych w zarządzeniu mają zastosowanie przepisy instrukcji kancelaryjnej oraz regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu. 41. Tracą moc: 1) zarządzenie nr Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 2 marca 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów Instrukcji kancelaryjnej z późn zm. 2) ; 2) zarządzenie nr X.2011 Wójta Gminy Zielona Góra z dnia 3 lutego 2011 r. w sprawie wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Zielona Góra Wykonanie zarządzenia powierza się zastępcom prezydenta, sekretarzowi miasta, skarbnikowi miasta oraz kierownikom komórek organizacyjnych urzędu. 2. Nadzór nad standardami wprowadzonymi w zarządzeniu sprawuje właściciel procesu Nadzorowanie systemu zarządzania jakością. 43. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 r. i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 2) Zarządzenie zmienione zarządzeniem nr z dnia 30 grudnia 2011 r. Szczegółowe wykonywanie czynności kancelaryjnych 6