ZARZĄDZENIE NR W WÓJTA GMINY LYSKI. z dnia 29 września 2014 r. w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR W WÓJTA GMINY LYSKI z dnia 29 września 2014 r. w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski Na podstawie art. 33 ust. 1, 3 i 4 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) oraz 1 ust. 3, 2 ust. 2 i 42 ust. 3 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) Wójt Gminy Lyski zarządza, co następuje: 1. Wprowadzić z dniem 01 października 2014 r. Instrukcję Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski. Traci moc Zarządzenie Nr W Wójta Gminy Lyski z dnia 31 lipca 2013 r. 1. Wykonanie Zarządzenia powierzam wszystkim pracownikom urzędu a nadzór Sekretarzowi Gminy W ramach czynności nadzoru określonych w ust. 1 pracownik BOK na początku każdego miesiąca sprawdza Rejestr Korespondencji Przychodzącej pod względem terminowości załatwienia spraw w miesiącu poprzednim. O wynikach weryfikacji informuje Kierownika Spraw Obywatelskich, który w przypadku wystąpienia nieprawidłowości zawiadamia Sekretarza Gminy. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Wójt Gminy Lyski Grzegorz Gryt Id: E06A4CA0-E20C-4DA1-858F-55C702A1A323. Podpisany Strona 1

2 Załącznik do Zarządzenia Nr W Wójta Gminy Lyski z dnia 29 września 2014 r. INSTRUKCJA OBIEGU KORESPONDENCJI W URZĘDZIE GMINY LYSKI Wskazuję jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych system tradycyjny wspomagany przez System Elektronicznego Obiegu Dokumentów. 2. Wyznaczam archiwistę zakładowego do bieżącego koordynowania czynności kancelaryjnych, w szczególności do nadzoru nad doborem klas z wykazu akt, właściwym zakładaniem spraw i prowadzeniem akt. 3. Wprowadzam do stosowania Instrukcję Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski, zwaną dalej Instrukcją. Rozdział 1 Postanowienia ogólne Celem Instrukcji jest zapewnienie jednolitego, terminowego, sprawnego i zgodnego z instrukcją kancelaryjną obiegu korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski. Instrukcja służy określeniu zasad postępowania z korespondencją wpływającą do Urzędu lub przez Urząd wysyłaną. 2. Korespondencja wpływa do Urzędu w następujących formach: 1) przesyłek pocztowych i kurierskich oraz wniosków i pism składanych bezpośrednio przez Klientów, które przyjmowane są w BOK; 2) elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, która przyjmowana jest przez BOK; 3) faksu, który przyjmowany jest w BOK; Faksy wpływające do Urzędu podlegają automatycznej rejestracji w SEOD, wydrukowaniu oraz opieczętowaniu przez pracownika BOK pieczątką wpływu Stanowisko faksowe, określającą datę otrzymania faksu, w obrębie której wpisywany jest numer korespondencji z rejestru SEOD. 4) e, które przyjmowane są przez pracowników komórek organizacyjnych, do których są kierowane - w sytuacji, gdy pracownik posiada służbową skrzynkę poza SEOD to jest on zobowiązany korespondencję dotyczącą spraw służbowych przesłać na adres kancelaria@lyski.pl celem zarejestrowania w SEOD. 3. Instrukcja ustala: 1) sposób przygotowywania i wysyłania korespondencji; 2) obieg korespondencji przychodzącej i wewnętrznej; 3) obieg projektów umów i upoważnień; 4) zasady wykorzystania elektronicznego systemu rejestracji spraw i dokumentów. 4. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) Wójcie należy przez to rozumieć Wójta Gminy Lyski; 2) dokumencie elektronicznym należy przez to rozumieć dokument, o którym mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne; 3) SEOD należy przez to rozumieć informatyczny system do rejestracji spraw i dokumentów wykorzystywany w Urzędzie Gminy Lyski; Id: E06A4CA0-E20C-4DA1-858F-55C702A1A323. Podpisany Strona 1

3 4) instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć instrukcję kancelaryjną dla organów gminy określoną w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych; 5) urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Gminy Lyski; 6) BOK należy przez to rozumieć wyodrębnione stanowisko pracy (Biuro Obsługi Klienta), realizujące zadania z zakresu obsługi kancelaryjnej; 7) kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierowników referatów, osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy; 8) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć referaty, lub samodzielne stanowiska pracy; 9) korespondencji należy przez to rozumieć każde pismo lub inną przesyłkę wpływającą do urzędu lub wysłaną przez urząd; 10) korespondencji wewnętrznej należy przez to rozumieć pisma wytwarzane przez komórki organizacyjne i przekazywane sobie nawzajem w ramach wewnętrznego obiegu dokumentów; 11) rejestrze kancelaryjnym należy przez to rozumieć chronologiczne, numerowane zestawienie korespondencji prowadzone w formie pisemnej lub w postaci informatycznej bazy danych; 12) umowie należy przez to rozumieć dokument potwierdzający zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron,ustalający ich wzajemne prawa i obowiązki, w których jedną ze stron jest Gmina Lyski lub Wójt Gminy Lyski; 13) wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gminy, stanowiący załącznik do instrukcji kancelaryjnej. Rozdział 2 Przygotowywanie i wysyłanie korespondencji Przygotowanie korespondencji do wysyłki odbywa się w komórkach organizacyjnych, dotyczy to także adresowania kopert oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru. 2. Zadaniem kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników przygotowujących korespondencję do wysyłki jest dokonanie właściwej oceny i podziału przesyłek ze względu na jej rodzaj (zwykłe, polecone, priorytetowe itp.). 3. Do korespondencji wychodzącej z urzędu należy stosować blankiety papieru firmowego z nagłówkiem o treści: 1)"Urząd Gminy Lyski ; 2)"Wójt Gminy Lyski ; 3) Gmina Lyski ; 4) lub papier zwykły z odpowiednią pieczęcią nagłówkową. 4. Regulacji ust. 3 nie stosuje się do korespondencji o szczególnym charakterze, takiej jak dyplomy, zaproszenia, listy gratulacyjne, życzenia itp. 5. Zasady stosowania wzorów blankietów korespondencyjnych określa 6 i 7 Zarządzenia Wójta Gminy Lyski w sprawie wprowadzenia identyfikacji wizualnej w Urzędzie Gminy Lyski. 6. Korespondencja wychodząca oprócz treści merytorycznej powinna zawierać: 1) miejsce i datę sporządzenia; 2) symbol komórki organizacyjnej i numer pisma albo znak sprawy, zgodny z wykazem akt; 3) dane adresata. 7. Korespondencję adresowaną do jednego adresata wysyła się w jednej kopercie (opakowaniu) chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. 8. Kopia korespondencji wychodzącej powinna zawierać parafę osoby odpowiedzialnej merytorycznie za przygotowanie dokumentu, a w przypadku korespondencji podpisywanej przez Wójta również kierownika właściwej komórki organizacyjnej. 9. Na kopertach przeznaczonych do wysyłki należy umieścić dane adresata naniesione najlepiej w formie nadruku, a także znak sprawy, dane nadawcy, oraz dyspozycje, o których mowa 5 ust Wysyłka korespondencji odbywa się za pośrednictwem BOK. Dotyczy to również dokumentów Id: E06A4CA0-E20C-4DA1-858F-55C702A1A323. Podpisany Strona 2

4 elektronicznych, które wysyłane są za pośrednictwem BOK przy wykorzystaniu systemu SEOD. 2. Przygotowane przesyłki, które mają zostać wysłane danego dnia należy złożyć w kancelarii do godziny Przesyłki przekazane do BOK po wyżej wskazanej godzinie nadawane są w następnym dniu roboczym. 3. W uzasadnionych przypadkach, po uzgodnieniu z Sekretarzem Gminy korespondencję złożoną po godzinie wysyła się tego samego dnia. 4. BOK wysyła korespondencję zgodnie z dyspozycją zamieszczoną na kopercie (paczce). Brak dyspozycji oznacza, że korespondencja ma być wysłana jako przesyłka zwykła. 5. BOK prowadzi dzienne rejestry wysyłanej korespondencji. W odniesieniu do przesyłek zwykłych prowadzony jest wyłącznie rejestr ilościowy. 6. Obowiązkiem komórki organizacyjnej jest monitorowanie otrzymania zwrotnego potwierdzenia odbioru i zgłaszania jego braku - w przypadku korespondencji doręczanej przez operatora pocztowego w BOK po upływie 21 dni, ale nie dłużej niż do 3 miesięcy od daty jego nadania. BOK składa reklamację u operatora pocztowego, zgodnie z obowiązującym w tym zakresie regulaminem świadczenia usług pocztowych. Rozdział 3 Obieg korespondencji wpływającej do Urzędu i wewnętrznej Upoważniony przez Wójta pracownik odbiera każdego dnia od pracownika placówki pocztowej korespondencję, którą przyjmuje BOK, rejestrując ją ilościowo i rzeczowo w Rejestrze Korespondencji Przychodzącej Urzędu Gminy Lyski. 2. W procesie przyjmowania korespondencji wpływającej do Urzędu mogą uczestniczyć pracownicy innych komórek organizacyjnych. Podania składane ustnie do protokołu lub korespondencję wnoszoną bezpośrednio na poszczególnych stanowiskach pracy należy przekazać BOK w celu zarejestrowania i włączenia do obiegu dokumentów. Jeżeli w trakcie załatwiania sprawy dokonywane są uzgodnienia w drodze rozmowy telefonicznej pracownik sporządza z przeprowadzonej rozmowy adnotację w aktach sprawy, rejestrując w SEOD rozmowę jako telefon. Notatkę lub adnotację podpisuje osoba ją sporządzająca z podaniem daty przeprowadzenia rozmowy. 3. W uzasadnionych przypadkach korespondencja wpływająca do urzędu rejestrowana jest w odrębnych rejestrach, prowadzonych przez poszczególne komórki organizacyjne. 4. Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym prawym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę i godzinę otrzymania, oraz wchodzący numer ewidencyjny z Rejestru Korespondencji Przychodzącej. Korespondencja przyjmowana w BOK podlega otwarciu i opieczętowaniu pieczątką wpływu określającą datę jej otrzymania. W obrębie pieczątki wpływu określa się ilość załączników bądź wpisuje się słowo brak w przypadku, gdy pismo ich nie zawiera. Na kopiach wniosków i pism składanych bezpośrednio w BOK, a będących dla Klientów potwierdzeniem ich złożenia, dodatkowo w obrębie pieczęci wpisuje się słowo kopia. 5. BOK przekazuje wpływającą korespondencję Sekretarzowi Gminy w celu rozdysponowania według treści merytorycznej do Wójta Gminy, Zastępcy Wójta, Kierowników Referatów oraz do osób zajmujących samodzielne stanowiska pracy. 6. Kierownicy referatów rozdysponowują pocztę według jej treści merytorycznej poszczególnym pracownikom referatu. 7. Pracownik potwierdza odbiór korespondencji w Rejestrze Korespondencji Przychodzącej własnoręcznym podpisem. 8. Komórki organizacyjne zobowiązane są odbierać z BOK rozdysponowaną korespondencję nie rzadziej niż raz dziennie. 9. Korespondencję przekazaną przez BOK niewłaściwej komórce organizacyjnej należy bezzwłocznie zwrócić do BOK. 10. BOK jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu. Id: E06A4CA0-E20C-4DA1-858F-55C702A1A323. Podpisany Strona 3

5 11. Kontrola obowiązku uiszczenia wymaganej opłaty skarbowej należy do pracownika komórki organizacyjnej urzędu załatwiającego sprawę. 12. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych referatów lub pracowników, przekazuje się ją referatowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie (wskazanie podczas dekretacji przez podkreślenie) a pozostałym zainteresowanym przekazuje się kopie dokumentów. 13. BOK nie otwiera następujących przesyłek wpływających do urzędu: 1) przesyłki niejawne oznaczone jako: zastrzeżone, poufne, tajne, ściśle tajne; 2) oferty składane do postępowań przetargowych wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych, procedura jest uregulowana odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy Lyski; 3) oferty składane do konkursów ofert; 4) oferty dotyczące naborów na wolne stanowiska pracy; 5) oświadczenia majątkowe; 6) przesyłki adresowane do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Lyskach. 14. Obowiązkowi rejestracji w Rejestrze Korespondencji Przychodzącej nie podlegają: 1) życzenia, zaproszenia, podziękowania i inne pisma o podobnym charakterze; 2) oferty składane w toku postępowań wynikających z ustawy Prawo Zmówień Publicznych oraz Regulaminu rejestracja na podstawie odrębnego zarządzenia Wójta Gminy Lyski; 3) oferty inne niż składane w toku postępowań wynikających z ustawy Prawo Zmówień Publicznych oraz Regulaminu; 4) oferty składane w postępowaniu konkursowym; 5) materiały reklamowe, oferty handlowe, oferty szkoleniowe; 6) materiały promocyjne (np. plakaty, ulotki, foldery, multimedia); 7) wydawnictwa broszurowe, oraz czasopisma; 8) wydawnictwa książkowe (podlegają rejestracji w odrębnym rejestrze); 9) dokumenty stanowiące akta osobowe (korespondencja wewnętrzna dotycząca wynagrodzeń pracowników urzędu, druki L-4, polecenia wyjazdu służbowego, wnioski urlopowe, wnioski o opiekę nad dzieckiem, wnioski o wypłatę nagrody jubileuszowej); 10) dokumenty dotyczące potwierdzenia, aktualizacji danych osobowych (akty zgonu, małżeństwa, unieważnienie dowodów osobistych); 11) upoważnienia; 12) dokumenty stanowiące korespondencję między pracownikami urzędu a Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych; 13) wnioski CEiDG; 14) dokumentacja projektowa i kosztorysowa z zastrzeżeniem, gdy wpływa wraz z pismem przewodnim wtedy pismo podlega rejestracji; 15) zwroty tytułów wykonawczych; 16) dowody wpłat z urzędu skarbowego; 17) zwroty podpisanych umów, porozumień; 18) wniosek o wydanie zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa wyznaniowego; 19) wniosek o wydanie zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą; 20) wniosek o powrocie osoby rozwiedzionej do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa; 21) akty stanu cywilnego; 22) koperta dowodowa; 23) niejawne. 15. Korespondencja kierowana imiennie do radnych oraz do rady gminy przekazywana jest do pracownika zajmującego się obsługą Rady Gminy, w celu umożliwienia jej odbioru przez adresatów. 16. Po złożeniu pisma do wysyłki pracownik BOK: 1) sprawdza przygotowanie pisma do wysyłki (poprawność zaadresowania, liczbę załączników, opatrzenie podpisami i pieczęciami) oraz Id: E06A4CA0-E20C-4DA1-858F-55C702A1A323. Podpisany Strona 4

6 2) w przypadku pisma nawiązującego do wcześniejszej korespondencji wpływającej - odnotowuje wysyłkę (załatwienie sprawy) w rejestrze wygenerowanym przez system a następnie 3) wysyła pismo adresatowi, a 4) kopię pisma zwraca pracownikowi merytorycznemu wraz z odpowiednią adnotacją o dokonanej wysyłce. 17. Pracownik BOK zwraca kopię pism opatrzonych odpowiednią adnotacją pracownikom merytorycznym w dniu wysłania pisma. 18. Pracownik BOK przekazuje korespondencję do placówki pocztowej do godz Korespondencję wewnętrzną przekazuje się za pośrednictwem BOK lub bezpośrednio danej komórce organizacyjnej. 9. W celu zagwarantowania sprawnego obiegu korespondencji BOK zapewnia odpowiednie warunki techniczno-funkcjonalne, a w szczególności: 1) prowadzi właściwy i czytelny sposób rozdysponowania korespondencji, służący także do przekazywania korespondencji wewnętrznej pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu (oznaczone przegródki, lub teczki odrębne dla każdej komórki organizacyjnej), 2) zabezpiecza oznaczone teczki na dokumenty służące do obiegu faktur oraz korespondencji kierowanej do komórek organizacyjnych Obieg upoważnień w urzędzie odbywa się bezpośrednio pomiędzy komórkami organizacyjnymi biorącymi udział w ich przygotowaniu i zatwierdzaniu. 2. Komórka organizacyjna, której pracownik ma otrzymać upoważnienie przygotowuje projekt upoważnienia. Numer upoważnienia nadawany jest w uzgodnieniu z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku ds. Sekretariatu Wójta Gminy, który prowadzi rejestr upoważnień. 3. Następnie upoważnienie przekazywane jest do Radcy Prawnego oraz Sekretarzowi Gminy celem sprawdzenia pod względem formalno-prawnym. 4. Zarejestrowane i sprawdzone upoważnienie przekazywane jest do sekretariatu Wójta celem podpisania. 5. Po podpisaniu upoważnienie przekazywane jest na Stanowisko ds. Sekretariatu Wójta Gminy skąd odbierane jest przez upoważnioną osobę. W przypadku upoważnień, Pełnomocnictw ogólnych 1 egzemplarz przekazywany jest do akt osobowych pracownika. 6. Do obiegu upoważnień dla przedstawicieli innych jednostek organizacyjnych Gminy Lyski postanowienia ust. 1-5 stosuje się odpowiednio. Rozdział 4 Zasady wykorzystania elektronicznego systemu rejestracji spraw i dokumentów (SEOD) 11. System SEOD wykorzystywany jest do rejestracji i obiegu dokumentów elektronicznych wpływających do urzędu za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej oraz do przygotowywania, podpisywania i wysyłania dokumentów elektronicznych opatrzonych elektronicznym podpisem kwalifikowanym System SEOD wykorzystywany jest jako informatyczne narzędzie wspomagające rejestrację i obieg spraw oraz dokumentów w urzędzie. 2. Sprawy i dokumenty rejestruje się w systemie SEOD w sposób odzwierciedlający faktyczny stan dokumentacji przechowywanej w urzędzie. Dotyczy to w szczególności ewidencji i znakowania spraw, a także wewnętrznego przepływu dokumentów między komórkami organizacyjnymi. Id: E06A4CA0-E20C-4DA1-858F-55C702A1A323. Podpisany Strona 5

7 3. Z zastrzeżeniem 7 ust. 14 i 15, obowiązek rejestracji w systemie SEOD dotyczy wszystkich spraw realizowanych w urzędzie oraz wszystkich dokumentów wpływających, wewnętrznych i wychodzących z urzędu a także innych przesyłek Dokumenty, które podlegają obowiązkowi rejestracji, ale nie podlegają skanowaniu: 1) dokumenty kadrowe stanowiące wnioski o przedłużenie umowy, zmianę zaszeregowania (w rubryce temat adnotacja sprawy kadrowe ); 2) dokumentacja związana z prawami dostępu do systemów (loginy, hasła); 3) dokumentacja związana z certyfikatami kwalifikowanymi i niekwalifikowanymi (PIN i PUK); 4) wnioski o wydanie aktu stanu cywilnego. 2. Faktury rejestruje się w systemie SEOD i przekazuje Sekretarzowi Gminy celem dalszego przekazania właściwym komórkom organizacyjnym odpowiedzialnym za merytoryczną realizację wydatku. Pracownik właściwej komórki organizacyjnej po dokonaniu opisu dokumentu w odpowiednim polu przekazuje Kierownikowi Referatu Finansowego celem ostatecznej realizacji zobowiązania Dokumenty wpływające do urzędu wprowadzane są do systemu SEOD przez BOK. Odbywa się to poprzez utworzenie w systemie SEOD elektronicznego odwzorowania dokumentu, zawierającego oznaczenie nadawcy, opis oraz wizerunek (skan) dokumentu. 2. Mając na uwadze obszerność, dane wrażliwe p rzy wprowadzaniu dokumentów do systemu SEOD przez BOK nie dołącza się do nich w szczególności skanów załączników : 1) wniosku o przyznanie stypendium szkolnego na dany rok szkolny, 2) wniosku o wydanie skierowania na zajęcia specjalistyczne oraz indywidualne nauczanie, 3) wniosku o dofinansowanie kosztów pracodawcom kształcenia pracowników młodocianych, 4) wniosek o zapewnienie uczniom niepełnosprawnym przewozu do najbliższej placówki, 5) wniosek o podjęcie postępowania egzaminacyjnego nauczycieli, 6) wniosku o umorzenie należności, 7) wniosku o obniżkę czynszu, 8) wniosku o przyznanie lokalu, 9) wniosku o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia, 10) wniosku o wydanie decyzji zezwalającej na usunięcie drzew, krzewów, 11) wniosku o podział nieruchomości, 12) raportu podmiotu odbierającego odpady komunalne, 13) wniosku o udostępnienie informacji publicznej, 14) pisma przekazującego dokumentację projektową, mapową, operaty szacunkowe, 15) wniosku o wypis i wyrys, 16) wniosku o wydanie zaświadczenia z mpzp, 17) wniosku o nadanie numeru nieruchomości, 18) wniosku o uzgodnienie zjazdu, 19) wniosku o zajęcie pasa drogowego, 20) wniosku o zmiany w planie zagospodarowania przestrzennego, 21) zestawienia faktur i rachunków do zawartych umów w ramach postępowań konkursowych (pożytek publiczny, sport), 22) wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, 23) faktur (szczegółowe rozliczenia np. bilingi telefoniczne), 24) do przesyłek zawierających nośniki danych typu DVD, CD itd. z oprogramowaniem lub jego aktualizacjami, 25) wniosku o wydanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, 26) wniosku o wydanie decyzji o warunkach zabudowy. Id: E06A4CA0-E20C-4DA1-858F-55C702A1A323. Podpisany Strona 6

8 Ewentualne uzupełnienia załączników wprowadzane są do systemu SEOD na stanowiskach pracy wyposażonych w skaner. 3. Dokumenty wewnętrzne oraz wychodzące z urzędu wprowadzane są do systemu SEOD przez komórkę organizacyjną, która tworzy dokument. Przy tworzeniu elektronicznego odwzorowania dokumentu należy dążyć do jak najpełniejszego odzwierciedlenia dokumentu w systemie SEOD. Dotyczy to w szczególności jego elektronicznego wizerunku, podpisów, a także innych cech opisowych, takich jak dekretacje, adnotacje, komentarze itp Korespondencja wewnętrzna jest przygotowywana, podpisywana i przekazywana adresatom w formie elektronicznej przy wykorzystaniu systemu SEOD, z pominięciem formy tradycyjnej (papierowej), z zastrzeżeniem ust. 2. W przypadku gdy korespondencja wewnętrzna stanowi akta sprawy, dołącza się do akt sprawy wydruk dokumentu z odpowiednią adnotacją. 2. Z zachowaniem formy tradycyjnej (papierowej) sporządza się następujące dokumenty: 1) umowy; 2) wnioski o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 3) upoważnienia. 16. Sprawy wprowadzane są do systemu SEOD przez komórkę organizacyjną, która realizuje daną sprawę. Przy tworzeniu elektronicznego odwzorowania sprawy należy dążyć do jak najpełniejszego odzwierciedlenia jej w systemie SEOD. Dotyczy to w szczególności określenia stron postępowania, dokumentów należących do sprawy, jej znaku, a także innych cech opisowych, takich jak dekretacje, adnotacje, komentarze itp Użytkownikom systemu SEOD przydziela się indywidualne uprawnienia (login) poświadczające złożenie parafy, służące do podpisywania i parafowania elektronicznych odwzorowań dokumentów. 2. Na potrzeby wewnętrznego obiegu dokumentów w urzędzie, indywidualne uprawnienia (login) traktowane są jak rzeczywiste podpisy pracowników, składane na dokumentach Rolę administratorów systemu SEOD pełnią wyznaczeni pracownicy Urzędu Gminy Lyski. Skład grupy administratorów podaje się do wiadomości wszystkich użytkowników. 2. Do zadań administratorów należą w szczególności: 1) zabezpieczenie prawidłowego funkcjonowania aplikacji informatycznych, spełniających funkcję systemu SEOD; 2) tworzenie i usuwanie kont użytkowników, przydzielanie użytkownikom uprawnień oraz wydawanie certyfikatów podpisów niekwalifikowanych; 3) doradztwo w zakresie wykorzystania systemu SEOD przez poszczególnych użytkowników. 19. Instrukcja posługiwania się SEOD została podana do wiadomości wszystkich użytkowników w wewnętrznym serwerze plików w folderze Biuletyn. Id: E06A4CA0-E20C-4DA1-858F-55C702A1A323. Podpisany Strona 7