ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 9 kwietnia 2013 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 9 kwietnia 2013 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Spraw Obywatelskich. Na podstawie art. 33 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz tekst jednolity z późn. zm. 1 ) oraz zarządzenia nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra Kierownika Urzędu z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU SPRAW OBYWATELSKICH Rozdział 1 Przepisy ogólne Siedziba wydziału znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Artura Grottgera 7 z zastrzeżeniem ust Dane teleadresowe sekretariatu wydziału: 1) telefon: (+48) ; 2) faks: (+48) ; 3) sprawyobywatelskie@um.zielona-gora.pl.; 3. Siedziba stanowiska pracy ds. wojskowych i świadczeń na rzecz obrony znajduje się w budynku przy ul. Bohaterów Westerplatte 11: 1) telefon: (+48) ; 2) faks: (+48) W niniejszym regulaminie wewnętrznym używa się określeń: miasto, rada, urząd, prezydent, zastępcy prezydenta, system zarządzania w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) regulaminie organizacyjnym należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny urzędu; 2) regulaminie wewnętrznym należy przez to rozumieć regulamin wewnętrzny wydziału; 3) pracownikach należy przez to rozumieć pracowników wydziału; 4) urzędy gmin należy przez to rozumieć urzędy gmin, urzędy miast, urzędy miejskie; 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz i Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz i Nr 175, poz. 1457, z 2006r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675, z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777, Nr 149, poz. 887 i Nr 217, poz. 1281, z 2012 r. poz. 567 oraz z 2013 r. poz. 153.

2 5) systemie ELUD należy przez to rozumieć informatyczny system ewidencji ludności funkcjonujący w urzędzie; 6) systemie SWDO należy przez to rozumieć centralny informatyczny system obsługujący proces wydawania dowodów osobistych, pełna nazwa System Wydawania Dowodów Osobistych; 7) systemie RISS należy przez to rozumieć informatyczny system Rejestracja i Śledzenie Spraw w urzędzie; 8) systemie epuap należy przez to rozumieć system teleinformatyczny elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej; 9) PIA należy przez to rozumieć Portal Informacyjny Administracji. Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna wydziału 3. W skład wydziału wchodzą: 1) naczelnik wydziału; 2) Referat Ewidencji Ludności- SO-I; 3) Referat Dowodów Osobistych- SO-II; 4) stanowisko pracy ds. społecznych i organizacyjnych- SO-III; 5) stanowisko pracy ds. wojskowych i świadczeń na rzecz obrony- SO-IV. Rozdział 3 Szczegółowy zakres działania wydziału 4. Wydział realizuje zadania zlecone z zakresu administracji rządowej należące do właściwości starosty oraz wójta, jak również zadania własne gminy. 5. Do zadań Referatu Ewidencji Ludności (SO-I.) należy: 1) przyjmowanie zgłoszeń zameldowania na pobyt stały i czasowy; 2) przyjmowanie zgłoszeń wymeldowania z pobytu stałego i czasowego; 3) wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu i wymeldowaniu przy dokonywaniu czynności; 4) przyjmowanie zgłoszeń wyjazdów za granicę na okres dłuższy niż 6 miesięcy i powrotów do kraju; 5) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania; 6) zawiadamianie właściwych urzędów gmin o: a) zameldowaniu na pobyt stały i czasowy, b) wymeldowaniu z pobytu stałego i czasowego przypadku dokonania tej czynności przy zameldowaniu w Zielonej Górze, c) wymeldowaniu z pobytu czasowego przed upływem terminu zameldowania; 7) przekazywanie do urzędów gmin nowego miejsca pobytu stałego danych osób poprzednio zameldowanych w Zielonej Górze; Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 2

3 8) przekazywanie do urzędów gmin miejsca pobytu czasowego danych osób zameldowanych na pobyt stały Zielonej Górze; 9) prowadzenie ewidencji ludności w systemie informatycznym ELUD w formie zbiorów meldunkowych: a) osób zameldowanych na pobyt stały, b) osób zameldowanych na pobyt czasowy na okres powyżej 3 miesięcy, c) cudzoziemców z krajów nie należących do Unii Europejskiej na pobyt czasowy do 3 miesięcy, d) byłych mieszkańców; 10) wprowadzanie do systemu ELUD danych osób poprzez zakładanie nowych rekordów dla: a) dzieci osób zameldowanych w Zielonej Górze na podstawie aktów urodzeń przekazanych przez kierowników urzędu stanu cywilnego, b) osób zgłaszających zameldowanie na pobyt stały przybyłych z innych miejscowości i zagranicy na podstawie zgłoszeń zameldowania, c) osób zgłaszających zameldowanie na pobyt czasowy na podstawie zgłoszeń zameldowania; 11) wprowadzanie do systemu ELUD informacji o zgonie osoby; 12) aktualizacja danych w systemie ELUD o zmiany adresów: a) w związku z zameldowaniem i wymeldowaniem, b) w związku ze zmianami nazw ulic, numerów nieruchomości i lokali; 13) aktualizacja danych w systemie ELUD na podstawie zawiadomień i informacji otrzymanych z urzędów gmin o: a) zameldowaniu na pobyt stały lub czasowy, b) wymeldowaniu z pobytu stałego lub czasowego, c) danych osoby zameldowanej na pobyt stały w Zielonej Górze poprzednio zameldowanej na terenie innej gminy, d) danych w zakresie pobytu stałego osoby zameldowanej na pobyt czasowy w Zielonej Górze; 14) aktualizacja danych w systemie ELUD w zbiorze osób zameldowanych na pobyt stały w zakresie: a) zmian stanu cywilnego na podstawie aktów małżeństw i aktów zgonu małżonka, b) danych osobowych na podstawie aktów urodzeń, aktów małżeństw, decyzji właściwych organów, c) danych dotyczących nabycia i utraty obywatelstwa polskiego na podstawie zawiadomień właściwych organów, d) danych dotyczących decyzji i dokumentów uprawniających cudzoziemca do pobytu w Polsce; 15) aktualizacja danych osób wymeldowanych i nigdzie nie zameldowanych, ujętych w systemie ELUD w zbiorze byłych mieszkańców w zakresie stanu cywilnego i innych danych osobowych; 16) wykonywanie czynności związanych z nadawaniem numeru PESEL; 17) przekazywanie danych po wprowadzeniu do systemu ELUD do wojewody; 18) udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych; 19) wydawanie zaświadczeń ze zbiorów meldunkowych; 20) sporządzanie wykazów i wydruków ze zbiorów meldunkowych; 21) potwierdzanie danych na obowiązujących formularzach do celów rent i emerytur; Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 3

4 22) realizacja zadań z zakresu prowadzenia rejestru wyborców poprzez: a) przygotowanie decyzji o wpisaniu i skreśleniu z rejestru wyborców, b) wprowadzenie informacji dodatkowych do rejestru wyborców o dopisaniu na podstawie decyzji, c) wprowadzenie informacji dodatkowych do rejestru wyborców o skreśleniu na podstawie zawiadomień sądów o ubezwłasnowolnieniu, pozbawieniu praw publicznych i wyborczych, d) wprowadzenie informacji dodatkowych do rejestru wyborców o skreśleniu na podstawie zawiadomień urzędów gmin o dopisaniu do rejestru na terenie tych gmin, e) powiadamianie o wpisaniu do rejestru wyborców urzędów miejsc pobytu stałego lub poprzedniego miejsca pobytu stałego, f) powiadamianie urzędów miejsca wpisania w rejestrze wyborców o zmianach w zakresie posiadania praw wyborczych, miejsca stałego zameldowania i danych osobowych, g) aktualizacja rejestru wyborców w związku ze zmianami danych osobowych i adresowych, h) udostępnianie danych z rejestru wyborców, i) opracowanie okresowych meldunków z rejestru wyborców do Krajowego Biura Wyborczego; 23) sporządzanie spisów wyborców i ich aktualizacja; 24) wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania; 25) sporządzanie aktów pełnomocnictwa do głosowania. 6. Do zadań Referatu Dowodów Osobistych (SO-II.) należy: 1) przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych; 2) wprowadzanie danych zawartych we wnioskach do SWDO; 3) wprowadzanie do SWDO informacji o przyjęciu wykonanego dowodu osobistego; 4) wydawanie dowodów osobistych; 5) pośredniczenie w wydawaniu dokumentów osobom przebywającym czasowo w Zielonej Górze oraz osobom zameldowanym w Zielonej Górze a przebywającym w innych miejscowościach poprzez: a) przyjmowanie wniosków od osób przebywających czasowo w Zielonej Górze, b) przekazywanie wniosków do urzędu miejsca stałego zameldowania, c) wydawanie dowodów osobistych po przekazaniu przez urząd gminy miejsca stałego pobytu, d) wprowadzanie do SWDO wniosków o wydanie dowodów osobistych przekazanych przez urzędy gmin miejsca pobytu czasowego, e) przekazywanie wykonanych dowodów osobistych do miejsca czasowego pobytu, f) pośredniczenie w wydawaniu dokumentów osobom przebywającym w zakładach karnych; 6) przyjmowanie zgłoszeń utraty i odnalezienia dowodów osobistych; 7) wydawanie zaświadczeń o utracie dowodu osobistego; 8) powiadomienie urzędów gmin miejsca wystawienia dowodu osobistego o zgłoszeniu utraty dowodu osobistego; 9) unieważnianie dowodów osobistych; 10) prowadzenie gminnej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych; Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 4

5 11) wprowadzanie do ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych informacji w zakresie: a) wydania dowodu osobistego, b) odbioru dowodu osobistego, c) zgłoszenia utraty, d) terminu i podstawy unieważnienia dowodu osobistego w związku ze zmianą danych osobowych i adresowych, e) unieważniania dowodu osobistego; 12) prowadzenie dokumentacji wydanych dowodów w formie zbioru kopert dowodowych poprzez: a) zakładanie kopert dowodowych osobom występującym o pierwszy dowód osobisty, b) włączanie do kopert dowodowych dokumentów uzyskanych przy wymianie dowodów osobistych, c) wyłączanie ze zbioru kopert dowodowych kopert osób zmarłych na podstawie aktu zgonu; 13) współpraca z innymi gminami przy wymianie dowodów osobistych poprzez: a) występowanie do urzędów gmin miejsca wydania poprzedniego dowodu osobistego o przekazanie koperty dowodowej, b) przekazywanie na zapotrzebowanie innych urzędów gmin kopert dowodowych, c) powiadamianie urzędów gmin miejsca poprzedniego wydania dowodu osobistego o unieważnieniu dokumentu; 14) udostępnianie danych z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz dokumentacji dowodów; 15) wydawanie zaświadczeń na podstawie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych; 16) wydawanie kserokopii dokumentów z teczek dowodowych; 17) potwierdzanie zgodności kserokopii dowodów osobistych z dokumentem; 18) aktualizacja systemu ELUD o dane dotyczące wydania dowodów osobistych; 19) aktualizacja systemu ELUD o dane dotyczące unieważnienia dowodów osobistych. 7. Do zakresu działania stanowiska ds. społecznych i organizacyjnych (SO-III.) należy: 1) przygotowanie decyzji w sprawie zezwoleń na zbiórki publiczne i nadzór nad przeprowadzeniem zbiórek; 2) przyjmowanie zgłoszeń w sprawie organizacji zgromadzeń publicznych; 3) wykonywanie zadań w zakresie repatriacji; 4) organizacja uroczystości z okazji świąt państwowych i miejskich; 5) współpraca z organizacjami kombatanckimi, w tym w zakresie organizacji uroczystości rocznicowych; 6) sprawowanie obsługi administracyjnej wydziału poprzez: a) przyjmowanie i rejestrację korespondencji, b) prowadzenie bieżących spraw administracyjnych i pracowniczych, c) przekazywanie akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego; Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 5

6 7) prowadzenie spraw związanych z planowaniem i wykonywaniem budżetu w zakresie działania wydziału poprzez: a) przygotowanie projektów budżetu, b) przygotowanie projektów zmian w budżecie, c) przygotowanie projektów umów i zamówień na realizacje zadań wydziału, d) przygotowanie dokumentacji do realizacji wynagrodzeń za wykonane prace z tytułu zawartych umów, e) przygotowanie dokumentacji do właściwej komórki organizacyjnej urzędu z tytułu wypłaty świadczeń w związku z odbywaniem służby wojskowej; 8) prowadzenie spraw z zakresu planowania i realizacji zamówień publicznych i zamówień. 8. Do zakresu działania stanowiska pracy ds. wojskowych i świadczeń na rzecz obrony (SO-IV.) należy: 1) prowadzenie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej poprzez: a) zakładanie rejestru osób kończących 18 lat, b) powiadamianie o ujęciu w rejestrze osób zameldowanych na pobyt czasowy, c) aktualizacja rejestru o zmiany miejsca zameldowania; 2) organizacja i przeprowadzanie kwalifikacji wojskowej poprzez: a) sporządzanie listy stawiennictwa osób do kwalifikacji wojskowej, b) wzywanie zobowiązanych do zgłoszenia się do Powiatowej Komisji Lekarskiej, c) zapewnienie obsługi medycznej kwalifikacji wojskowej, d) przygotowanie lokalu do przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej, e) przygotowanie umów z pracownikami administracyjnymi, f) przygotowanie umów na realizację badań specjalistycznych, g) sprawowanie obsługi administracyjnej Powiatowej Komisji Lekarskiej w czasie prowadzenia kwalifikacji, h) wyjaśnianie przyczyn braku zgłoszenia wzywanych i przygotowanie zarządzeń o przymusowym doprowadzeniu na Powiatową Komisję Lekarską, i) współpraca z Wojskowym Komendantem Uzupełnień w realizacji zadań związanych z zakładaniem ewidencji wojskowej; 3) prowadzenie wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej; 4) przygotowywanie decyzji o uznaniu żołnierzy za samotnych, posiadających na utrzymaniu członków rodziny oraz o stwierdzaniu konieczności sprawowania opieki przez żołnierza nad członkiem rodziny; 5) przygotowywanie decyzji w zakresie przejęcia finansowania opłat mieszkaniowych za żołnierzy samotnych i posiadających na utrzymaniu członków rodziny; 6) wypłata należności z tytułu utraconego wynagrodzenia żołnierzom odbywającym ćwiczenia wojskowe; 7) wyjaśnianie przyczyn braku stawiennictwa żołnierzy do czynnej służby wojskowej i przygotowywanie zarządzeń o przymusowym doprowadzeniu; Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 6

7 8) sporządzanie planów świadczeń na rzecz obrony w czasie pokoju; 9) przygotowywanie decyzji o nałożeniu obowiązku świadczeń rzeczowych i osobistych w czasie pokoju; 10) sporządzanie i aktualizacja planów świadczeń przewidzianych do realizacji w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny z podziałem na: a) świadczenia rzeczowe etatowe na rzecz Sił Zbrojnych, b) świadczenia rzeczowe etatowe na rzecz innych podmiotów, c) świadczenia osobiste, d) świadczenia doraźne rzeczowe; 11) przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu rzeczy ruchomych i nieruchomości na cele etatowych świadczeń rzeczowych na rzecz Sił Zbrojnych przewidzianych do realizacji w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny; 12) przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu rzeczy ruchomych i nieruchomości na cele etatowych świadczeń rzeczowych na rzecz innych podmiotów przewidzianych do realizacji w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny; 13) przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu na cele doraźnych świadczeń rzeczowych i osobistych; 14) prowadzenie rejestru wydanych decyzji w sprawach świadczeń; 15) wykonywanie zadań z zakresu natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych poprzez: a) sporządzanie planu akcji kurierskiej i jego bieżącą aktualizację, b) przygotowanie decyzji o przeznaczeniu do funkcji kuriera, c) szkolenie pracowników urzędu wyznaczonych do udziału w akcji kurierskiej, d) szkolenie osób przeznaczonych do realizacji zadań w ramach świadczeń na rzecz obrony, e) prowadzenie treningów akcji kurierskiej. Rozdział 4 Zasady zarządzania wydziałem 9.1. Pracą wydziału kieruje naczelnik. 2. Naczelnik realizuje zadania kierownika komórki organizacyjnej urzędu określonych w odrębnych przepisach. 10. Do wyłącznej kompetencji naczelnika należy: 1) dokonywanie podziału zadań na referaty i samodzielne stanowiska pracy; 2) ustalanie zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników; 3) nadzór nad pracą kierowników referatów, pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy; 4) powierzanie pracownikom do realizacji dodatkowych zadań nie wynikających z zakresów odpowiedzialności i uprawnień; 5) udzielanie urlopów wypoczynkowych i zwolnień z pracy. Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 7

8 11. Naczelnik wydziału obejmuje bezpośrednim nadzorem sprawy: 1) postępowań administracyjnych w sprawach wymeldowania i zameldowania; 2) udostępniania danych ze zbiorów meldunkowych i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych; 3) współpracy z podmiotami zewnętrznymi w związku z realizacją zadań wydziału. 12. Realizując zadania wydziału naczelnik: 1) wydaje decyzje administracyjne z upoważnienia prezydenta miasta w sprawach ewidencji ludności, dowodów osobistych, powszechnego obowiązku obrony, repatriacji, zbiórek publicznych, zgromadzeń publicznych; 2) uczestniczy w charakterze delegata prezydenta miasta w zgromadzeniach publicznych; 3) sprawuje funkcję urzędnika wyborczego Pracą referatów kierują kierownicy referatów. 2. Kierownicy referatów oprócz zadań określonych w ust. 1 wykonują inne zadania określone w szczegółowych zakresach odpowiedzialności i uprawnień. 14. Do obowiązków kierowników referatów należy: 1) organizacja bieżącej pracy referatu; 2) kontrola realizacji zadań przez pracowników referatu ; 3) nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących procedur załatwiania spraw; 4) opracowanie projektów kart usług; 5) wnioskowanie w zakresie wprowadzania zmian w organizacji pracy referatu i zakresach czynności pracowników Nadzór nad wymogami prawnymi sprawuje naczelnik wydziału oraz kierownicy referatów. 2. W ramach bieżącej działalności naczelnik wydziału: 1) monitoruje zmiany przepisów prawnych w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 2) przekazuje informacje pracownikom o dokonanych zmianach; 3) przygotowuje zmiany kart usług w przypadku takiej potrzeby; 4) sprawdza sposób wdrożenia zmian na stanowiskach pracy. 3. Kierownicy referatów kontrolują przestrzeganie obowiązujących procedur poprzez wyrywkowe sprawdzanie sposobu realizacji poszczególnych czynności na stanowiskach pracy W wydziale prowadzony jest w formie elektronicznej wykaz przepisów prawnych, zawierający wykaz ustaw i aktów wykonawczych w zakresie działalności wydziału. 2. Wykaz podlega bieżącej aktualizacji poprzez wprowadzanie informacji o nowych przepisach i zmianach w obowiązujących. Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 8

9 17. Kierownicy referatów zobowiązani są do posiadania zbioru obowiązujących przepisów w wersji ujednoliconej regulujących sprawy prowadzone w referacie Szkolenia merytoryczne pracowników wydziału prowadzi naczelnik wydziału i kierownicy referatów. 2. Tematyka wewnętrznych szkoleń obejmuje w szczególności: 1) regulacje prawne w zakresie działania wydziału ze szczególnym uwzględnieniem ich zmian; 2) regulacje prawne regulujące funkcjonowanie administracji publicznej i urzędu miasta; 3) sposób realizacji zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów Ustalenia kontroli zewnętrznych, audytu i kontroli wewnętrznych omawiane są na spotkaniach z kierownikami referatów i pracownikami odpowiedzialnymi za realizację kontrolowanego zadania. 2. Kierownicy referatów oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy przygotowują wnioski do realizacji, a w przypadku potrzeby program działań w zakresie usunięcia uchybień z terminem jego realizacji. 3. Po upływie terminu określonego w 2 dokonywana jest ocena wykonania programu W czasie nieobecności naczelnika wydziału jego obowiązki przejmuje kierownik Referatu Ewidencji Ludności, a w przypadku jego nieobecności kierownik Referatu Dowodów Osobistych. 2. W czasie nieobecności kierowników referatów, obowiązki naczelnika przejmuje wyznaczony pracownik za zgodą właściwego zastępcy prezydenta miasta W czasie nieobecności naczelnika wydziału decyzje administracyjne w zakresie ewidencji ludności, dowodów osobistych, spraw powszechnego obowiązku obrony wydają upoważnieni pracownicy. 2. W pozostałych przypadkach decyzje wydaje właściwy zastępca prezydenta miasta. 22. W czasie nieobecności kierowników referatów ich zadania przejmują pracownicy referatów zgodnie z ich zakresami odpowiedzialności i uprawnień lub inni wskazani przez naczelnika wydziału. Rozdział 5 Zasady zarządzania dokumentacją Realizację zadań Referatu Ewidencji Ludności i Referatu Dowodów Osobistych wspomaga Portal Informacyjny Administracji. 2. PIA wykorzystywany jest do przekazywania informacji do urzędów gmin w formie wydruków z systemu ELUD dotyczących zdarzeń meldunkowych oraz danych ze zbiorów meldunkowych. Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 9

10 24. Bezpośrednio na stanowiskach pracy przyjmowane są dokumenty w sprawach załatwianych przy osobistym udziale interesanta: 1) wnioski o wydanie dowodów osobistych; 2) zgłoszenia utraty dowodów osobistych; 3) zgłoszenia zameldowania i wymeldowania; 4) wnioski o wydanie zaświadczeń ze zbiorów meldunkowych i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Korespondencję wpływającą pracownik wydziału prowadzący sprawy organizacyjne dzieli na pisma do dekretacji przez naczelnika wydziału oraz formularze i zawiadomienia zawierające informacje do celów aktualizacji danych, przekazywane bezpośrednio na stanowiska pracy. 2. Bez dekretacji naczelnika, bezpośrednio na stanowiska pracy przekazywane są: 1) formularze aktualizacyjne z innych gmin z zakresu ewidencji ludności; 2) akty stanu cywilnego przekazane w celu aktualizacji zbiorów meldunkowych i do potrzeb wydawania dowodów osobistych; 3) zapotrzebowania po koperty dowodowe i przekazane koperty dowodowe; 4) powiadomienia o wydaniu i unieważnieniu dowodów osobistych otrzymane z urzędów gmin; 5) zawiadomienia na formularzach w sprawach dotyczących rejestracji i kwalifikacji wojskowej Naczelnik wydziału przegląda i dekretuje korespondencję z zastrzeżeniem 25 ust Korespondencja przekazywana jest kierownikom referatów i pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy zgodnie z dekretacją naczelnika. 3. Jeżeli pismo dotyczy działania rożnych referatów czy stanowisk pracy naczelnik wydziału wyznacza w dekretacji kierownika referatu (pracownika) odpowiedzialnego za ostateczne załatwienie sprawy. 27. Pisma kierowane do wydziału podlegają rejestracji w systemie RISS z zastrzeżeniem Nie podlegają rejestracji w systemie RISS: 1) pisma wysyłane i przyjmowane za pośrednictwem PIA, które są rejestrowane w tym systemie; 2) wnioski o wydanie dowodów osobistych i zgłoszenia utraty rejestrowane w SWDO; 3) wnioski o udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych rejestrowane w systemie ELUD; 4) pisma i dokumenty wyszczególnione w 24 pkt 3 i Dane zawarte w podsystemach określonych w ust. 1 stanowią dokumentację nietworzącą akt sprawy. 29. Kierownicy referatów i pracownicy na stanowiskach pracy stosownie do posiadanych pełnomocnictw i upoważnień podpisują następujące dokumenty: 1) zaświadczenia i inne dokumenty potwierdzające dokonanie czynności zameldowania, wymeldowania, przyjęcia wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgłoszenia utraty dowodu; Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 10

11 2) zaświadczenia ze zbiorów meldunkowych i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych; 3) wydruki i formularze zawierające dane z ewidencji ludności przekazywane do urzędów gmin, za pośrednictwem PIA oraz w formie papierowej; 4) pisma kierowane do stron i innych jednostek w ramach prowadzonego postępowania administracyjnego; 5) wezwania administracyjne Przekazywanie projektów pism do akceptacji naczelnika następuje w formie papierowej. 2. Pisma przekazywane przez pracowników wymagają uprzedniej akceptacji kierowników referatu zastrzeżeniem ust Akceptacji kierowników referatów nie wymagają projekty decyzji i pism w sprawach określonych w Przygotowanie korespondencji do wysyłki należy do pracowników w zakresie załatwianych przez nich spraw. 2. Korespondencja w systemie PIA jest wysyłana i odbierana na wyznaczonych stanowiskach pracy. 32. Dokumentacją nietworzącą akt prowadzoną w formie papierowej są: 1) plany świadczeń na rzecz obrony; 2) plan akcji kurierskiej; 3) rejestr wydanych decyzji w sprawie świadczeń na rzecz obrony; 4) rejestr osób objętych rejestracją (dotyczy osób kończących 18 lat w roku kalendarzowym); 5) lista stawiennictwa osób do kwalifikacji wojskowej; 6) zawiadomienia o ujęciu w rejestrze przekazywane przez urzędy gmin miejsca czasowego pobytu; 7) zawiadomienia o zgłoszeniu do kwalifikacji wojskowej przekazane przez urzędy gmin; 8) zgłoszenia zameldowania na pobyt stały i czasowy; 9) zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego i czasowego; 10) zawiadomienia o zameldowaniu na pobyt stały i czasowy przekazane przez inne urzędy gmin; 11) dane osób zameldowanych na pobyt stały przekazane przez urzędy gmin miejsca poprzedniego pobytu stałego; 12) dane osób zameldowanych na pobyt czasowy przekazane przez urzędy gmin miejsca pobytu stałego; 13) akty małżeństw i akty zgonów do aktualizacji ewidencji ludności; 14) dane o wydanych dowodach osobistych do celów aktualizacji systemu ELUD; 15) zapotrzebowania po koperty dowodowe. Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 11

12 33 1. Ewidencja ludności i rejestr wyborców prowadzone są w formie informatycznej przy wykorzystaniu systemu ELUD. 2. Zadania w zakresie wydawania i unieważniania dowodów osobistych realizowane są w formie informatycznej przy wykorzystaniu centralnego systemu SWDO. 3. Upoważnieni pracownicy wydziału przy wykonywaniu bieżących zadań korzystają z systemów informatycznych: 1) funkcjonujących w urzędzie w zakresie: a) ewidencji gruntów, b) aktów stanu cywilnego; 2) centralnych ewidencji: a) Krajowego Rejestru Sądowego, b) ksiąg wieczystych Pracownicy przygotowują do przekazania teczki aktowe i dokonują ich opisu zgodnie z instrukcją archiwalną. 2. Pracownik prowadzący sprawy organizacyjne przygotowuje spis zdawczo-odbiorczy i przekazuje akta do archiwum zakładowego. Rozdział 6 Przepisy końcowe 35. Wykonanie zarządzenia powierza się naczelnikowi Wydziału Spraw Obywatelskich. 36. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 2 PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 2 Zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 469/07 z dnia 18 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Spraw Obywatelskich z późn. zm., które wygasło 31 marca 2013 r. na podstawie 11 ust. 1 zarządzenia nr K z dnia 1 marca 2013 r. Regulamin wewnętrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 12