Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy do spraw ryzyka. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu rejestru ryzyk, matrycy ryzyka Na podstawie art. 68 ustawy z dnia o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157 poz. 1240ze zm.) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu: - rejestr ryzyk, stanowiącej załącznik Nr 1 do zarządzenia - matrycę ryzyka, stanowiącej załącznik Nr 2 do zarządzenia - Harmonogram zadań Ośrodka i zdrożenia kontroli zarządczej stanowiącej załącznik Nr 3 do zarządzenia 2 Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy do spraw ryzyka 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Załącznik nr... HARMONOGRAM ZADAŃ ORGANIZACJI I WDROŻENIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Nr standardu A Nazwa zadania ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Sposób realizacji zadania Osob odpowied za realiz zadan 1. Przestrzeganie wartości etycznych Opracowanie kodeksu etyki pracownika samorządowego Grupa ds R 2. Kompetencje zawodowe Przeprowadzenie okresowych szkoleń z zakresu etyki zawodowej pracowników samorządowych, nie rzadziej niż 1 raz w roku 1. Nadzór nad aktualnością regulacji wewnętrznych dotyczących naboru na wolne miejsca pracy, oceny pracowników samorządowych, kierownicy kierownik organizacy 3. Struktura organizacyjna 1. Ocena dostosowania struktury organizacyjnej Urzędu do aktualnych celów i zadań. 2. Aktualizacja zadań komórek organizacyjnych. 3. Aktualizacja zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określonych dla każdego pracownika. 4. Określenie systemu zastępstw. Kierownicy komórek organizacy 4. Delegowanie uprawnień Określenie zakresu uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom. Kierownicy komórek organizacy

3 B CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM grupa ds ry 5. Misja Określenie krótkiego i syntetycznego opisu misji Ośrodka oraz ocena jej aktualności 6. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Opracowanie planu pracy w rocznej perspektywie, systemu monitoringu (raportowania). 7. Identyfikacja ryzyka 1. Opracowanie polityki i procedur zarządzania ryzykiem wewnętrznym. 2. Opracowanie rejestru ryzyka wewnętrznego. 3. Stworzenie mapy ryzyka wewnętrznego. 4. Określenie akceptowalnego poziomu na ryzyko. Kierownicy komórek organizacy Grupa ds r 8. Analiza ryzyka jw. jw. 9. Reakcja na ryzyko jw. jw. C MECHANIZMY KONTROLI 10. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. grupa ds r 11. Nadzór Weryfikacja stanu bieżącego. Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. Uaktualnienie zastępstw w zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Grupa ds r Kierownicy komórek organizacy 12. Ciągłość działalności Weryfikacja stanu bieżącego oraz wewnętrznych uregulowań prawnych. ABI, ASI, kierownicy 13. Ochrona zasobów

4 Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. Główny Księgowy 14. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. ABI, ASI 15. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych D INFORMACJA I KOMUNIKACJA 16. Bieżąca informacja Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki kierownicy komórek wewnetrzn

5 17. Komunikacja wewnętrzna jw. 18. Komunikacja zewnętrzna Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie przekazywania ważnych informacji z klientami zewnętrznymi. kierownicy komórek wewnetrzn kierownicy komórek wewnetrzn E MONITOROWANIE I OCENA 19. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej Opracowanie ogólnych zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce i systemu monitorowania. Powołanie Grupy do spraw wspierania Dyrektora w sprawowaniu kontroli zarządczej. Określenie źródeł zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. Grupa ds r 20. Samoocena Opracowanie kwestionariusza samooceny. Określenie terminów jej przeprowadzania. 22. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Opracowanie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce i systemu monitorowania oraz nadzór nad jej aktualnością kierownicy komórek,wszyscy pracownicy Główny ksiegowy * opracowany na podstawie standardów kontroli zarządczej, określonych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z r. Nr 15, poz. 84).

6 REJESTR RYZYK 2012r. - Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka zadanie. cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działania- reakcja na ryzyko termin wykonania. 1. częsta zmiana przepisów kierownicy sekcji usług opiekuńczych, organizacyjnej, finansów, sekcji dodatków mieszkaniowych, świadczeń pomocy społecznej świadczeń rodzinnych, ŚDS 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków ryzyko zewnętrzne przyczyna: zmiana przepisów może nie być w porę zauważona, nie monitorowanie przepisów bieżących, częsta zmiana przepisów s p 5 5 obsługa prawna radca prawny zatrudniony na podstawie umowy o pracę obsługa elektroniczna LEX, strony sejmowe - wskazanie w zakresie czynności kierowników obowiązków informowania podległy personel o zmianie przepisów prawa monitorowanie przepisów bieżących a przypadku zmiany informowanie podległego personelu o zmianie, szkolenia wewnętrzne codzienny monitoring przepisów, informowanie podległego personelu o zmianie w terminie nie przekraczającym 14 dni od dnia publikacji 2. ryzyko finansowe główny księgowy 2. Rewalidacja dzieci i młodzieży 3. Wdrażanie uczestników ŚDS do samodzielności, poprawy jakości życia i zaradności życiowej ryzyko zewnętrzne, wewnętrzne przyczyny : zbyt mały budżet, słabe planowanie, rosnące wymagania placowe przekraczające możliwości finansowe, zmiana posiadanych środków budżetowych w ciągu roku, zatory - opracowany system szkoleń wewnętrznych- w rocznym planie pracy oraz kierowania na szkolenia zewnętrzne zarz Nr 42/2011 z dnia Mechanizmy działające: - procedura obiegu dokumentacji ksiegowej zarz 13/10 z dnia procedura obsługi kasowej 17/2011 z sprawozdawczość miesięczne monitorowanie wykorzystywania posiadanych środków finansowych, sprawozdawczość półroczna i roczna, konieczność niezwłocznie po uzyskaniu informacji iż może nastąpić brak środków na realizację zadań statutowych

7 płatnicze, zadłużenia, kradzież środków finansowych,, niezauważenie niewłaściwych operacji bankowych, brak kontroli rozbieżności finansowych, słaba sprawozdawczość, zaniedbanie w zakresie właściwego dysponowania środkami finansowymi dn plan finansowy ustalany corocznie - regulamin ZFŚŚ zarz 22/10 z dnia zarz w sprawie m tel- 43/11 z dnia reg zamówień publicznych 17/10 z dn zmiany planu finansowego - zarz w sprawie samochodu służbowego -zarz 53/11 procedury kontroli zarządczej 3. ryzyko kadrowe kierownik organizacyjnej sekcji ryzyko wewnętrzne Braki kadrowe, brak wykwalifikowanej kadry, częsta rotacja na stanowiskach kluczowych, zbyt duża lub zbyt mała kadra do realizacji zadań Przyczyny wystąpienia ryzyka : brak wystarczającej obsady, ze względu na: - zarz 81/2011 z dnia Polityka rachunkowości i plan kont zarz 73/10, 8/ Działające mechanizmy kontroli: - polityka wynagradzania i ustalone minimalne wymagania kwalifikacyjne zarządzenie Nr 35/09 - regulamin kierownik sekcji organizacyjnej odpowiedzialny za monitoring ryzyka na bieżąco będzie analizował obsadę kadrową w zakresie minimów kadrowych określonych w regulaminie organizacyjnym oraz realizował wdrożone już niezwłoczne powiadomienie o brakach kadrowych lub możliwości ich wystąpienia.

8 brak kompetentnych osób na rynku pracy ( nie rozwiązane nabory) wygórowane wymagania kwalifikacyjne brak wystarczającej obsady, ze względu na: brak zabezpieczenia finansowego długie zwolnienia lekarskie, brak planu urlopów wypoczynkowych, długotrwałe wakaty, niechęć pracowników do podnoszenia kwalifikacji zawodowych, nie wywiązywanie się z norm wskazanych w ustawie o pracownikach socjalnych, nie podnoszenie kwalifikacji, nie kierowanie na szkolenia pomimo uzyskania oceny okresowej poniżej dobrej wynagradzania, zarządzenie Nr 35/09 z dnia reg organizacyjnyzarz 80/11 z dnia opisy stanowisk pracy aktualne - zatrudnianie w ramach grup interwencyjnych ustawa o promocji rynku pracy - ustalone zasady naboruzarządzenie Nr 1/09 ze zm. - ustalone kryteria etyczne- załącznik do procedury kontroli zarządczej - ustalone zasady przeprowadzania ocen okresowych zarz. Nr 2/2009 -powierzanie innym pracownikom obowiązki kluczowych stanowisk w przypadku długotrwałych wakatów, mechanizmy kontrolne delegowanie uprawnień przypadku nieobecności kierownictwa w

9 - ustalanie z pracownikami przerw w pracy z powodu urlopów wypoczynkowych -kontrola prawidłowego wykorzystywania zwolnień lekarskich -Szkolenia wewnętrzneustalane corocznie w planie rocznym -wprowadzenia jasnych zasad kierowania na szkolenia oraz ich oceny- zarz. Nr 42/11 z dnia ustawa z dnia o pracownikach samorządowych oraz akty wykonawcze do ustawy - ustawa- Kodeks pracy 4. ryzyko nieterminowego wydawania decyzji kierownicy sekjci świadczeń, ŚDS, dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych, usług opiekuńczych - częste lub długie absencje osób odpowiedzialnych za sporządzania lub wydawanie decyzji, brak wiedzy w zakresie terminów właściwych do wydania decyzji 4 4 pracownicy mają dostęp do obsługi prawnej - wyznaczone zostały zastępstwa w regulaminie organizacyjnym kierowników oraz w kartach opisu - zatrudnianie pracowników w zależności od zadań i stopnia natężenia ich realizacji - w przypadku długich nieobecności monitoring terminowości wydawania decyzji nie rzadziej niż 1 raz na 6 miesięcy przez kierownika, pracownicy merytoryczni- kontrola bieżąca

10 5. ryzyko wystąpienia zakłóceń zew źródeł zewnętrznych kierownicy sekcji organizacyjnej, główny księgowy, sekcji dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych, sekcji świadczeń pomocy społecznej - zakłócenia w dostawie energii, przerwy w łączności zakłócenia w dostępie do Internetu lub poczty 3 3 stanowisk pracy - do wydawania decyzji są upoważnione co najmniej 2 osoby - zapewnienie stażysty do pomocy technicznej - zabezpieczenia fizyczne stanowisk komputerowychurządzenia USB uniemożliwiające utratę danych - brak innych mechanizmów kontroli - przeglądy instalacji odgromowych, instalacji elektrycznych pracowników odpowiedzialnych lub opóźnień w zakończeniu sprawy pojęcie natychmiastowych działań zmierzających do najszybszego wydania decyzji - cykliczne kontrole terminowości załatwiania spraw w przypadku wystąpienia ryzyka niezwłoczne powiadomienie właściwych służb, należy się skierować do innych stanowisk komputerowych, (inny budynek, np. ŚDS, celem poczty lub dokumentacji, sprawozdań ) świetlice odebrania bieżącej wysłania po upływie 48 godzin należy podjąć działania zmierzające do zasilenia zewnętrznego agregatem prądotwórczym 6. niestabilność systemów informatycznych koordynator komputeryzacji społecznej, organizacyjna ds pomocy sekcja - istnieje możliwosć wystąpienia awarii podczas nieobecnosci informatyka, - istnieje możliwość zmian personalnych na stanowisku informatyka - brak zainstalowanych programów antywirusowych, - niewłaściwa obsługa programów informatycznych opracowany system przetwarzania danych w systemach informatycznych, zarz Nr 29/11 z dnia zatrudnianie informatyka odpowiedzialnego za konserwację i eksploatację sieci - przeglądy systemów informatycznych - ogłoszenie naboru (w przypadku rozwiązania stosunku pracy z informatykiem obecnym - korzystanie z serwisowej naprawy sprzętu - utworzenie rejestru licencji - cykliczność sprawdzania prawidłowości użytkowania - rejestr licencji do dnia przegląd stanowisk komputerowych co 6 miesięcy

11 - instalowanie programów bez licencji - brak rejestru licencji nie rzadziej niż 1 raz w roku - konto awaryjne - sprzętu co 6 miesięcy 7. ryzyko związane z klientami,. brak popytu na usługi kierownicy świetlic, SDS, sekjci świadczeń, dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych - Klienci pomocy społecznej to klienci specyficzni, roszczeniowi, agresywni -charakter pracy i specyfika klienta -charakter uznaniowy świadczeń -możliwość świadczeń niepieniężnych -brak świadomości przez klientów wymagań ustawowych lub zadań statutowych jakie OPS ma do realizacji -konkurencjapowstanie placówek o podobnym charakterze powodujący brak popytu na usługi - wzrost skarg i zażaleń 3 3 -procedura postępowania z klientem agresywnym zarz Nr 30/11 z dnia szkolenia z zakresu wypalenia zawodowego co najmniej 1 raz rocznie - plany roczne ŚDS i świetlic -zawieranie kontraktów socjalnych, kontraktów w ŚDS lub kontraktów z rodzicami i egzekwowanie ich realizacji - reg organizacyjny ŚDS i świetlic- zarz 34/2010 oraz 5/2011 -wyjazdy integracyjne lub spotkania pracowników różnych szczebli co najmniej 1 raz w roku - atrakcyjna oferta dla uczestników - działalność informacyjna, BIP z chwilą pojawienia się ryzyka podjęcie działań zmierzających do większej konkurencyjności zajęć, zmiana planu rocznego - system motywujący (premiowy) - prawo do urlopu, przestrzeganie by

12 jedna część miała nie mniej niż 14 dni urlop dodatkowy - ustalony system rozpatrywania skarg i zażaleń zarz Nr 15/2011 z dnia KPA 8. brak identyfikacji przyczyn słabej wydajności kierownicy komórek wewnętrznych (wszyscy) - nie wnikanie na przyczyny niskiej wydajności lub jakości świadczonych usług, konsekwencją powyższego mogą być kary, grzywny przekroczeń planów budżetowych, doniesienia medialne z uwagi na brak realizacji zadań, częste odwołania i uchylanie decyzji kierownicy mogą stronniczo działać na korzyść lub niekorzyść pracownika z uwagi na jego cechy osobowościowe (tego pracownika lepiej lubię, innego mniej ) co może doprowadzić do bagatelizowania problemów przez bardziej lubianego pracownika i nadmierne wnikanie w problem innego pracownika system ocen zarz Nr 2/2009 -przeciwdziałanie mobbingowiregulamin pracy - zarz. Nr 77/2011 -sprawozdawczość roczna i półroczna -spotkania pracowników wewnętrzne cyklicznie zaplanowane nie wymaga dodatkowych działań 9. ryzyko związane z planowaniem kierownicy komórek wewnętrznych (wszyscy) - plany sa nierealne, nieadekwatne do celów, zadania przypisane pracownikom w zakresie czynności nie wymaga dodatkowych działań

13 osoba odpowiedzialna za planowanie i sporządzanie planów rocznych może być nie przygotowana merytorycznie co spowoduje, ze zostaną przyjęte plany roczne nierealne, nie skoncentrowane na Statucie. Słabe przygotowanie i planowanie mogą być powodem braku realizacji zadań statutowych Możliwe jest zaniedbanie w zakresie właściwego dysponowania środkami budżetowymi - stabilność zatrudnienia - w przypadku zmian personalnych lub zasad planowania powierzenie zadań innym, pracownikom, szkolenie zewnętrzne z powierzonego zakresu 10. ryzyko utraty informacji, naruszenie poufności informacji Administrator Bezpieczeństwa Informacji, Administrator systemów informatycznych - naruszenie przepisów o udostępnianiu danych osobowych, informacji publicznej, - utrata danych z uwagi na respektowanie przepisów wewnętrznych w zakresie GIODO Polityka Bezpieczeństwa informacji zarz. Nr 28/11 z dnia procedura przetwarzania danych w systemach informatycznych zarz. Nr 29/11 z dnia procedura postępowania w przypadku naruszenia danych osobowych - szkolenia wewnętrzne z zakresu przetwarzania danych - procedura nie dodatkowych działań wymaga

14 udostępniania informacji publicznej- zarz Nr 43/2011 z dnia 30/06/ ustawa o ochronie danych osobowych - ustawa o udostepnianiu informacji publicznej

15 Matryca ryzyka, jakie może się pojawić w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu w roku 2012 Matryca skutek katastrofalny ryzyko finansowe 20aryzyko kadrowe 25-częsta zmiana przepisów LEGENDA: powazny ryzyko wewnętrznenieterminowe średni ryzyko wystąpieni a zakłóceń mały 2 4- ryzyko związa ne z planow aniem 4a- ryzyko utraty informacji lub naruszenia poufności informacji 9aniestabilność systemów informatyczn ych 9b- ryzyko związane z klientami, brak popytu na usługi 20 wydawanie decyzji brak identyfikacji słabej wydajności 8 10 nieznaczny nieznaczn mało prawdopodobne średnie prawdopodobne pewne e prawdopodobieństwo ryzyko niewielkie- AKCEPTOWALNE ryzyko średnie ryzyko wysokie

16