REJESTR RYZYK 2013r. CZĘŚĆ PIERWSZA. CZYNNIKI RYZYKOWNE WYMAGAJĄCE DZIAŁAŃ O ISTOTNOŚCI WYŻSZEJ NIŻ TOLEROWANA

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 22 lipca 2013 w zmiany zarządzenia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu Nr z dnia w wprowadzenia do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu rejestru ryzyk, matrycy ryzyka, zestawienia czynników wnych ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia Na podstawie art. 68 ustawy z dnia o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157 poz. 1240ze zm.) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia r. w standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje: 1 W zarządzeniu Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w wprowadzenia do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu rejestru ryzyk, matrycy ryzyka, zestawienia czynników wnych ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia , wprowadza się zmiany w sposób następujący : - rejestr ryzyk stanowiący załącznik Nr 2 do zarządzenia otrzymuje brzmienie:

2 REJESTR RYZYK 2013r. CZĘŚĆ PIERWSZA. CZYNNIKI RYZYKOWNE WYMAGAJĄCE DZIAŁAŃ O ISTOTNOŚCI WYŻSZEJ NIŻ TOLEROWANA Nr ryzyka w rankingu 1. częsta zmiana przepisów, brak przepisów,, odmienna interpretacja przepisów właściciel ryzyka zadanie. cel kategoria ryzyka kierownicy sekcji organizacyjnej, finansów, administrator koordynujący, kierownik sekcji świadczeń, ŚDS, st specjalista pracy socjalnej, Kierownicy świetlic 2 Klienci kierownik sekjci świadczeń, administrator koordynujący, kierownicy świetlic, kierownik ŚDS, starszy 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi zewnętrzne związane ze środowiskiem prawnym wewnętrzne związane z zarządzaniem zasobami ludzkimipersonel zewnętrzne związane z środowiskiem opis ryzyka Przepisy w zakresie realizacji zadań często ulegają zmianie, istnieje szereg różnych odmiennych interpretacji tego samego przepisu, brak jednoznacznych przepisów. Zmiana przepisów może przyczynić się do zakłóceń w prawidłowym funkcjonowaniu Ośrodka, Niewłaściwie prowadzone postępowanie administracyjne, wydatkowanie środków bez pokrycia, błędne sporządzanie sprawozdań budżetowych, niewłaściwe kwoty do ustalenia stanu zobowiązań i należności skutkować mogą niewłaściwą realizację zadań statutowych lub brak realizacji tych zadań, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, karami grzywny, karami pozbawienia wolności, roszczeniami pracowniczymi, poważnym uszczerbku na reputacji, licznymi skargami, uchylaniem decyzji lub stwierdzaniem ich nieważności Klienci, zwłaszcza w pomocy społecznej są specyficzni, oczekują daleko idącej pomocy bez ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne s p 5 5 Zasady kierowania na szkolenia zarz Nr 42/2011 z dnia ze zmianami -ustawy, rozporządzenia 4 5 -procedura postępowania z klientem agresywnym zarz Nr 30/2011 z dnia wymagane działaniareakcja na przeciwdziałanie -obsługa prawna radca prawny zatrudniony na podstawie umowy o pracę -obsługa elektroniczna LEX, - wskazanie w zakresie czynności kierowników obowiązków informowania podległy personel o zmianie przepisów prawa - realizacja planu rocznego szkoleń wewnętrznych - codzienny monitoring przepisów, Działalność informacyjna: termin wykonania. do 14 dni od dnia ogłoszenia zmiany - opiniowanie indywidualnych spraw przez radcę prawnego - szkolenia wewnętrzne z zakresu zmian przepisów prawa do 14 dni od dnia ogłoszenia zmiany - szkolenia wewnętrzne po szkoleniach zewnętrznych -zapytania o interpretację przepisu do Ministerstwa Pomimo wysokiej istotności ryzyka nie

3 specjalista pracy socjalnej lokalnym jakiejkolwiek współpracy z pracownikiem socjalnym, wyrażają często swoje niezadowolenie na wysokość świadczenia, formę świadczenia, wykazują brak współpracy przy realizacji indywidualnego programu aktywizującego, brak współpracy z rodziną, pogorszenie się stanu zdrowia uczestników SDS. - Kodeks postępowania administracyjnego Zarządzenie Nr 0152/15/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków - udostępnianie szerokiej informacji na temat warunków przyznawania świadczeń na stronach BIP i na stronie www. jest możliwa zmiana mentalności klientów i ich roszczeń każdorazowo pracownicy informują o wymaganiach prawa, uprawnieniach, kryteriach dochodowych, Klienci mogą nie zgłosić zmian w ich sytuacji bytowej chcąc wyłudzić świadczenia lub nieświadomie. Przy składaniu wniosków mogą podawać nieprawdziwe dane. Klienci uczestniczą w projektach, występują zdarzenia rezygnacji w trakcie trwania projektu ustawa z dnia o pomocy społecznej - ustawa z dnia o wpieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej -ustawa z dnia o pomocy osobom uprawnionym do alimentów - przekazywanie pełnej informacji podczas przyjmowania wniosku, załatwiania sprawy Informacje sa także udostępniane na BIP i tablicy ogłoszeń, co nie przynosi spodziewanych efektów tolerowanie Klienci pomimo zobowiązania (usługi opiekuńcze) odpłatność za DPS) nie wywiązują się z odpłatności Skutkiem specyfiki klienta może być niewłaściwie prowadzone postępowanie administracyjne, zmniejszenie się frekwencji dzieci i uczestników w ŚDS, co ma konsekwencje finansowe. Na wskutek licznych skarg klientów może wystąpić negatywnych opinii, uszczerbek na reputacji Ośrodka. Działania klientów mogą przyczynić się do wypłaty nienależnych świadczeń co - ustawa z dnia o świadczeniach rodzinnych - ustawa z dnia o dodatkach mieszkaniowych - ustawa z dnia o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie -ustawa z dnia o ustanowieniu programu w zakresie dożywiania oraz akty wykonawcze do ustaw procedura udostępniania informacji publicznej-

4 będzie owocowało koniecznością dochodzenia należności (zaangażowanie pracowników, zakłócenia w pracy bieżącej), brakiem realizacji projektu, stratami finansowymi, licznymi odwołaniami co spowoduje zakłócenia w bieżącej działalności Ośrodka. zarz Nr 60 z dnia finansowe- brak środków na realizację zadań główny księgowy 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi wewnętrzn e finansowe, budżetowe uchwalony niski budżet, słabe planowanie, rosnące wymagania placowe przekraczające możliwości finansowe, zmiana posiadanych środków budżetowych w ciągu roku, zatory płatnicze, zadłużenia, kradzież środków finansowych, niezauważenie niewłaściwych operacji bankowych, brak kontroli rozbieżności finansowych, słaba sprawozdawczość, zaniedbanie w zakresie właściwego dysponowania środkami finansowymi co skutkuje wydatkowanie środków bez pokrycia, błędne sporządzanie sprawozdań budżetowych, niewłaściwe kwoty do ustalenia stanu zobowiązań i należności, co skutkuje naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, karami grzywny, negatywnymi wynikami kontroli zewnętrznych procedura obiegu dokumentacji księgowej zarz 3 z 2013 z dnia regulamin ZFŚŚ zarz z dnia procedura realizacji polecenia zakupu -0 zarz Nr 32 z dnia 08/04/2013 zarz w korzystania z telefonów służbowych 52/11 z dnia reg zamówień publicznych 17/10 z dn zarz w samochodu służbowego zarz 53/11 Plan finansowy ustalany corocznie Zarządzenie Nr OPS nr 0152/87/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w wprowadzenia Polityki sprawozdawczo ść miesięczna w zakresie wydatkowania środków tworzenie planu finansowego Program obsługi księgowej RADIX do Bieżące sprawdzanie zaangażowanyc h środków sprawozdawczo ść półroczna i roczna, wnioskowanie o zmianę planu finansowego zawieranie umów, rozeznawanie rynku pracy także w zakresie zamówień poniżej 14 tys., euro miesięczna, kwartalna, półroczna, roczna sprawozdawczość budżetowa Zmiana planu niezwłocznie po uzyskaniu informacji iż może nastąpić brak środków na realizację zadań statutowych

5 rachunkowości oraz planu kont dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zm. Zarządzenie Nr OPS Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w wprowadzenia Polityki rachunkowości dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w związku z realizacją projektu systemowego w ramach programu operacyjnego Kapitał Ludzki pod nazwą Będę pracownikiem Procedura zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu, wprowadzona zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie Nr z dnia w wprowadzenie kontroli zarządczej z poźn zm. ustawa o finansach publicznych z dnia r. ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych

6 4. Brak popytu na usługi, brak zainteresowania ofertą, konkurencja kierownik świetlicy, kierownik ŚDS, st. specjalista pracy socjalnej, kierownik sekcji świadczeń Profilaktyka dzieci i młodzieży Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług zewnętrzn e związane ze środowiski em lokalnym Oferta ŚDS, sekcji usług opiekuńczych, świetlic, PIK może być mało atrakcyjna, co spowoduje brak zainteresowania uczestnictwem. Istnieje możliwość powstania konkurencyjnych placówek Brak popytu na usługi spowoduje konieczność zwolnień grupowych i wypłaty odpraw dla odchodzących pracowników co przyczyni się do strat finansowych dość dużych albowiem pracownicy sekcji długoletnimi pracownikami Ośrodka, to zaś spowoduje wydatkowanie środków poza plan i naruszenie dyscypliny Brak popytu na usługi może przyczynić się do zamknięcia poszczególnych komórek lub obniżenia kwoty dotacji z uwagi na spadek frekwencji wraz z aktami wykonawczymi do ustaw 4 3 Zarządzenie Dyrektora wprowadzający roczny plan pracy ( corocznie) Zarządzenie Nr 4 i 5 z 2013 r. w odpłatności za usługi opiekuńcze Gminny program profilaktyki uzależnień wprowadzany corocznie przez Radę Miasta Ustawa z dnia o pomocy społecznej wraz z aktami wykonawczymi uchwała RM z 2004 r. w I półroczu podjęte działania zaowocowały podjęciem uchwały Nr XXVI/284/2013 z dnia w określenia warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze. - zarządzania w ustalenia kwoty odpłatności za usługi Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą z dnia Statut Środowiskowego - plan działalności środowiskoweg o domu środowiskoweg o - promocja placówek w środowisku lokalnym poprzez udział w kampaniach ogólnopolskich, w tym jednoosobowa odpowiedzialno ść za prowadzenie kampanii i programów - możliwość rekrutacji do ŚDS spoza obszaru gminy zawarta w Statucie, zawarte porozumienia w kierowania do ŚDS z gminą Samborzec, Dwikozy, Obrazów oraz wystąpienie z ofertą ŚDS do gmin sąsiadujących w których nie funkcjonuje ŚDS plan działalności do organizowanie nie rzadziej niz 1 raz w miesiącu imprez promujących placówki oraz udział komórek wewnętrznych z ofertą podczas imprez i kampanii organizowanych przez inne instytucja współpracujące Wystąpienie do gmin ościennych z ofertą ŚDS do dnia Ustalenie kwoty odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze do dnia Sprawozdania z frekwencji dzieci w świetlicach, uczestników ŚDS oraz osób korzystających z poradnictwa PIK nie rzadziej niż 1 raz na pół roku ( ŚDS, świetliceco miesiąc z uwagi na poważne skutki wystąpienia ryzyka)

7 Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia w utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia , NR XXXIX/384/2006 z dnia , uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia zarz Nr 17 z 2013 z dnia w sprawozdań z frekwencji dzieci - ustalanie kwoty odpłatności za usługi opiekuńcze raz w roku sprawozdawczo ść miesięczna z frekwencji poszerzanie oferty PIK o specjalistów Monitoring frekwencji uczestników zajęć ŚDS oraz zainteresowania usługami w PIK

8 5. kadrowe kierownik organizacyjnej sekcji 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług wewnętrzn e związane z zarządzani em zasobami ludzkimi - personel Pracownik może popełnić błąd w wykonywaniu czynności służbowych z uwagi na nagromadzenie się spraw bieżących, pośpiech, lekceważący stosunek do pracy, może wykonywać swoje zadania opieszale, pracownik powierzchownie wykonuje obowiązki brak należytej uwagi, Nieterminowe złożenie wniosków o płatność lub niewłaściwe jego sporządzenie Z uwagi na częste lub długotrwale absencje mogą wystąpić niedobory kadrowe, tzn zatrudnianie zbyt małej kadry w stosunku do zadań powierzonych do realizacji w ramach określonej komórki wewnętrznej, Niedobory kadrowe mogą wystąpić także na wskutek nie ogłaszania naborów na wolne stanowiska pracy, Ew. braku kandydatów spełniających wymagania kwalifikacyjne na stanowisko, nierozstrzygnięte nabory Zatrudnieni pracownicy nie posiadają odpowiednich kwalifikacji, nie dysponują wiedzą w zakresie powierzonych czynności Na rynku pracy nie ma kandydatów spełniających wymagania kwalifikacyjne, nierozstrzygnięte nabory, wygórowane wymagania kwalifikacyjne w aktach wewnętrznych Zatrudnieni pracownicy mogą popadać w rutynę, praca przestaje dawać satysfakcję, pracownik przestaje się rozwijać zawodowo, czuje się 3 3 Zarządzenie Nr 0152/15/ 2011 z dnia w wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków. Upoważnienie z dnia dla Jolanty Gawron do przyjmowania skarg i wniosków. Regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem Nr ze zm. Zarządzenie wprowadzające procedurę przeprowadzania ocen okresowych- zarządzenie Nr 2/2009 Zarządzenie Nr w wprowadzenia procedury naboru z dnia ustalone minimalne wymagania kwalifikacyjne, regulamin wynagradzania zarzadzneie Nr z dnia rozporządzenie RM z dnia 18 marca 2009 r. w wynagradzania pracowników samorządowych ze zm. określające minimalne wymagania kwalifikacyjne - aktualne formularze opisu stanowisk pracy określające zastępstwa i wymagania kwalifikacyjne - zatrudnianie w ramach grup interwencyjnyc h - zawierania umów o zorganizowanie stażu -powierzanie innym pracownikom obowiązki kluczowych stanowisk w przypadku długotrwałych wakatów, - ustalanie z pracownikami przerw w pracy z powodu urlopów wypoczynkowy ch -kontrola prawidłowego wykorzystywan ia zwolnień lekarskich - zatrudnianie Aktualizacja formularzy opisu stanowisk pracy odbywa się w terminie do 30 dni od dnia zmiany wymagań kwalifikacyjnych lub zmian organizacyjnych Nie rzadziej niż 1 raz w roku formularze opisu sa analizowane pod kątem ich aktualności pomimo braku zmian organizacyjnych lub w przepisach prawa Monitorowanie stron PUP Sandomierz i wnioskowanie każdorazow3o w terminie przewidzianym przez PUP o skierowanie stażystów do odbywania stażu w Ośrodku Ustalanie w terminie do dłuższych nieobecności w pracy spowodowanych urlopami wypoczynkowymi w trakcie roku kalendarzowego niezwłoczne, tj w terminie do 3 dni od dnia wystąpienia zdarzenia powiadomienie Dyrektora o brakach kadrowych lub możliwości ich wystąpienia ( kierownicy sekjci, kierownik organizacyjny)

9 przepracowany i niezadowolony, przejawie niechęć do podejmowania jakiejkolwiek inicjatywy. Pracownicy mogą przejawiać wygórowane wymagania płacowe, co skutkuje zmianą pracy (powstają wakaty), częstymi zwolnieniami lekarskimi. Pracownicy mają roszczenia placowe przekraczające plan budżetowy Skutkiem powyższego ryzyka sa straty finansowe, liczne odwołania, skargi na działalność Ośrodka lub poszczególnych pracowników, odpowiedzialność materialna funkcjonariuszy publicznych, naruszenie dyscypliny finansów publicznych - ustawa z dnia o pracownikach samorządowych ze zm. procedura jasnych zasad kierowania na szkolenia oraz ich oceny- zarz. Nr 43/2011 z dnia ze zm. Regulamin pracy zarządzenie Nr z dnia Kodeks etyczny- zarz Nr 14 z dnia ,. - Zarządzenie Nr 21 z 2013 r. Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w wprowadzenia regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Ośrodka Pomocy Społecznej na zastępstwo - utrzymanie zatrudnienia adekwatnego do postawionych zadań i reakcja w przypadku wystąpienia niedoborów kadrowych Polityka przeciwdziałania mobbingowi wprowadzona zarządzeniem Nr 15 z 2012 r. ze zm. Kodeks pracy wraz z aktami wykonawczymi 6 Brak ciągłości systemów informatycznyc h koordynator ds komputeryzacji pomocy społecznej administrator sieci i aplikacji 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy wewnętrzn e związane z Systemy informatyczne mogą zostać zawirusowane z uwagi na niewłaściwe korzystanie z systemów lub korzystanie i 3 3 Zarządzenie Nr OPS ,.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w pracownicy są szkoleni z zakresu ochrony danych szkolenia wewnętrzne z zakresu zabezpieczeń, sposobu korzystania z systemów

10 właściciele danych społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków zarządzani em systemami informatyc znymi instalowanie nieznanych programów z sieci publicznej, stacje robocze mogą nie poosiadać zabezpieczeń antywirusowych, co może skutkować zatrzymaniem pracy systemów informatycznych, uzyskiwaniem dostępu do systemów przez osoby nieupoważnione, użytkowaniem programów bez licencji czego konsekwencją może być utrata danych osobowych, kary grzywny, możliwe doniesienia medialne, przekroczenie terminów sporządzania sprawozdań, Sandomierzu z dnia w wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Zarządzenie Nr OPS z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Zarządzenie Nr OPS 0152/68/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych ustawa z dnia o ochronie danych osobowych osobowych Powołano ABI i ASI przeglądy okresowe stacji roboczych instalacja programów antywirusowyc h na kazdej stacji roboczej szybka interwencja w zakresie diagnozy usterkizatrudnianie koordynatora ds komputeryzacji informatycznych nie rzadziej niz 1 raz w roku w każdej komórce korzystającej z systemów informatycznych Co najmniej 1 raz na rok przegląd okresowy systemów informatycznych Utworzenie i aktualizacja nie rzadziej niż 1 raz na rok rejestru licencji i programów Każdorazowo instalacja automatycznie skanujących programów antywirusowych na stacji roboczej przed podłączeniem do sieci lokalnej. W przypadku wystąpienia czynnika wnego zaprzestanie korzystania z komputera przez użytkownika i interwencja ASI nie później niz kolejnego dnia po wystąpi9eniu zakłóceń

11 7. Ryzyko związane ze zmianą lub polityka władz lokalnych kierownicy sekcji 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi zewnętrzn e związane z środowiski em lokalnym kierownik Ośrodka winien koordynować realizację Strategii, jednakże cele i zadania ze strategii są przypisane do realizacji innym podmiotom niż Ośrodek. Kierownik nie ma wpływu na działalność innych jednostek. Strategia została opracowana na lata 2007 do 2013 zatem w roku 2013 należy przystąpić do opracowania nowej Strategii na lata od Prace nad nową Strategią wymaga zaangażowania zarówno władz miasta jak również innych komórek wewnętrznych instytucje nie będą wyrażały woli współpracy, bark odpowiedzi na zapytania i interpelacje. Władze mogą także nie podjąć uchwały o utworzeniu/ wydzieleniu z OPS ŚDS i palcówki wsparcia dziennego co uniemożliwi osiągnięcie standardów 3 3 Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Miejskiej Sandomierz na lata , wprowadzona uchwałą Nr XV/138/2007 Rady Miasta Sandomierza z dnia Zarządzenie Nr 8/2012 z dnia w określenia odpowiedzialności za realizację strategii rozwiązywania problemów społecznych ustawa z dnia o wspieraniu rodziny i systemie pieczy rozporządzenie w ŚDS z dnia wystąpienie do władz miasta w konieczności tworzenia Strategii na lata 2014 do czerwca 2013 r. oraz czynny udział w opracowywaniu Strategii wystąpienie do władz miejskich o zapewnienie w budżecie na rok 2014 środków w celu przystosowania do standardów placówek wsparcia dziennego do czerwiec 2013 oraz udział w posiedzeniach powołanej komisji w trakcie roku kalendarzowego Udział w obradach sekcji podczas uchwalania strategii wystąpienie do władz miasta o zapewnienie środków w budżecie na rok 2014 dla dostosowania do standardów- do września niedostosowanie wewnętrznych uregulowań oraz działalności do obowiązujących przepisów prawa ( standardy)) kierownik sekcji organizacyjnej, kierownik sekcji świadczeń, kierownicy świetlic, kierownik ŚDS, administrator koordynujący, starszy specjalista pracy socjalnej 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi zewnętrzn e związane z polityką państwa wewnętrzn e związane z zarządzani em i organizacj ą Wewnętrzne akty normatywne mogą nie spełniać wymagań prawa zawierają sprzeczne informacje z prawem lub akt wewnętrzny nie został wprowadzony pomimo obowiązku wynikającego z ustawy czego skutkiem może być niewłaściwie prowadzone postępowanie administracyjne, wydatkowanie środków bez pokrycia, błędne sporządzanie sprawozdań budżetowych, niewłaściwe kwoty do ustalenia stanu zobowiązań i należności, negatywne wyniki kontroli zewnętrznych 3 3. Zarządzenie Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia r. Nr OR w sposobu formatowania, tworzenia aktów normatywnych- w stosunku do uchwał ustawa o aktach normatywnych z dnia o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych z późn. zm. Rozporządzenie ustalenie harmonogramu dostosowywania do sztandarów wraz z kosztorysem Zatrudnianie radcy prawnego, opiniowanie wewnętrznych aktów normatywnych Zakup elektronicznego systemu obsłu8gi prawnej LEX oraz dostęp do niego pracowników do Każdorazowo akt wykonawczy- projekt uchwały, zarządzenia sa opiniowane przez radcę prawnego przed ich zatwierdzeniem czego dowodem jest podpis radcy na zarządzeniu Licencja na obsługę LEX umożliwiający korzystanie z komentarzy ( wersja wzbogacona) na okres roku

12 Zgodnie z ustawą o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz rozporządzenia w środowiskowych domów samopomocy istniej obowiązek dostosowania do standardów ŚDS oraz placówek opiekuńczo wychowawczych. Standardy zostały określone w w/w przepisach, jednakże ich spełnienie wymaga nakładów finansowych czego skutkiem może być Niedostosowanie do standardów określonych Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w środowiskowych domów samopomocy. Dz.U nr 115 poz. 728 ustawa z dnia o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej merytorycznych realizacja rocznego planu szkoleń wewnętrznych jednoosobowa odpowiedzialność za opiniowanie aktów normatywnych i przechowywanie, rejestrację Tworzenie tekstów jednolitych zarządzeń, uchwał w ciągu 12 miesięcy po zatwierdzeniu zmiany złożenie zapotrzebowania na środki na rok 2014 na standardy w przepisach prawa zarz Nr 33 z dnia w dłużników alimentacyjnych zarz Nr 45 z dnia w postępowania w sprawach świadczeń nienaleznie pobranych Ustanie wpływu zmiany przepisu na funkcjonujące unormowania wewnętrzne lub konieczność tworzenia wewnętrznych unormowań prawnych.

13 CZĘŚĆ DRUGA- REJESTR RYZYK NA Niewłaściwy CZYNNIKI kierownicy RYZYKOWNE i osoby O 1. ISTOTNOŚCI Dążenie do TOLEROWANEJ wewnętrzne NIE Może zaistnieć WYMAGAJĄCE 4 2 PODEJMOWANIA ustalany DODATKOWYCH corocznie TOLEROWANIE DZIAŁAŃ przepływ nadzorujące pracą przezwyciężenia przez związane z niewłaściwy obieg - instrukcja obiegu plan roczny pracy informacji poszczególnych komórek osoby i rodziny objęte zarządzaniem informacji, pracownicy dokumentacji tj. systemem pomocy społecznej trudnych nie wiedzą kto jest upoważniony do Zarządzenie Nr OPS cykliczne aktualizowanie sytuacji życiowych przy podpisywania decyzji, Dyrektora Ośrodka wykazu sprawozdań wykorzystaniu własnych nie są na bieżąco Pomocy Społecznej możliwości, zasobów i przekazywane w Sandomierzu z środków informacje dot zmian dnia w planowanie spotkań przepisów, wewnętrznych z Pracownicy nie wprowadzenia kierownikami w przekazują właściwej instrukcji obiegu, ramach kontroli dokumentacji do kontroli wewnętrznej zarządczej oraz 2. Profilaktyka dzieci i innych sekcji, i archiwizacji planu szkoleń młodzieży pracownicy sekcji dokumentów wewnętrznych finansowej i komórek finansowowewnętrznych mogą księgowych w przekazywanie na bieżąco nie Ośrodku Pomocy informacji drogą przekazywać Społecznej w mail informacji na temat Sandomierzu w terminie tygodnia stanu windykacji, od dnia wydania 3. Rehabilitacja Pracownik określonej Zarządzenie Nr aktu normatywnego zawodowa i społeczna sekcji moze nie 0152/82/ 2011 z dnia lub zmian osób niepełnosprawnych konsultować w organizacyjnych, intelektualnie lub z wydatków z sekcją zarządzenia są zaburzeniami finansową przyjmując wprowadzenia przekazywane w psychicznymi wartości z systemu instrukcji formie komputerowego dla kancelaryjnej elektronicznej celów kierownikom sekjci sprawozdawczych co Upoważnienia do i komórek może doprowadzić do prowadzenia wewnętrznych rozbieżności (w indywidualnych celem zapoznania systemie może zostać spraw oraz podległego Zapewnienie wysokiej nie wprowadzona wydawania decyzji personelu jakości świadczonych zmiana decyzji lub zostały wydane przez zmiana terminu Burmistrza Miasta: wypłaty) Pracownik nadzorujący pracę Upoważnienie Burmistrza Miasta sekcji usług Sandomierza dla opiekuńczych nie Dyrektora OPS z będzie informował o dnia treści kontraktu z klientem. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Doroty Tarnawskiej z dnia

14 Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS i P. Doroty Tarnawskiej z dnia Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anny Orchowskiej z dnia Upoważnienie Burmistrza Sandomierza dla Dyrektora z dnia , a. Utrata danych osobowych Administrator Bezpieczeństwa Administrator informatycznych Informacji, systemów wewnętrzne związane z organizacją i zarządzaniem - naruszenie przepisów o udostępnianiu danych osobowych, informacji publicznej, - utrata danych z uwagi na respektowanie przepisów wewnętrznych w zakresie GIODO zarz Nr 34 z dnia w realizacji art23 ustawy o świadczeniach rodzinnych Polityka Bezpieczeństwa informacji zarz. Nr 60 z 2013 r. z dnia procedura przetwarzania danych w systemach informatycznych zarz. Nr 61/2013 z dnia procedura postępowania w przypadku naruszenia danych osobowych zarz 68/09 - szkolenia wewnętrzne z zakresu przetwarzania nie wymaga dodatkowych działań tolerowane

15 10 Brak identyfikacji słabej wydajności kierownicy komórek wewnętrznych, osoby nadzorujące pracownikami wewnętrzne związane z personelem Osoba nadzorująca nie dokonuje sprawdzenia jakości wykonywanej pracy lub wykonuje ją tylko w określonych środowiskach, mobbing, Osoba nadzorująca nie wnika dlaczego klienci nie sa zadowoleni, jakie sa przyczyny, czego skutkiem jest Skargi, brak realizacji celów i zadań, brak realizacji decyzji (zwł. w sekcji usług), straty finansowe, reputacja, doniesienia medialne danych - procedura udostępniania informacji publicznej- zarz Nr 60 z dnia ustawa o ochronie danych osobowych z dnia ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej 3 3 wprowadzony zarządzeniem Nr z późn. Zm - polityka przeciwdziałania mobbingowi - zarządzenie nr 0152/2/2009 w wprowadzenia procedury przeprowadzania ocen okresowych procedura przyjmowania skarg i wniosków- Zarządzenie Nr 0152/15/ 2011 z dnia objęcie systemem ocen okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach nieurzędniczych określenie niższego niż przewiduje ustawa o pracownikach samorządowych czasookresu ocen okresowych oceny sa przeprowadzane co 18 miesięcy, nie rzadziej niz co 2 lata TOLEROWANIE 11 Kradzież oszustwo kierownicy komórek wewnętrznych, osoby nadzorujące pracownikami 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków wewnętrzne finansowe związane z kradzieżą zewnętrzne związane z kradzieżą pracownik może zostać oszukany przez klienta, który podając swoje dane podaje je nieprawdziwe. Istnieje możliwość włamania do Ośrodka lub budynków znajdujący6ch się pod zarządem Ośrodka, Zawieranie umów z Agencjami Ochrony Karabela, Gospodarczych 2. Montaż kamery przemysłowej na zewnętrz budynku 3 Zawieranie umowy ubezpieczenia budynków i mienia nie wymaga dodatkowych działań tolerowane