EFEKTYWNE ORGANIZOWANIE SPOTKAŃ

Transkrypt

1 EFEKTYWNE ORGANIZOWANIE SPOTKAŃ I ZEBRAŃ Szkolenie dla pracowników PCC Intermodal S.A. ul. Hutnicza Gdynia Poland Trener: Mirosław Serbinowicz PPNT Gdynia, MADRID Kursy i Szkolenia Anna Jastrzębska J&J Grupa Szkoleniowo Doradcza

2 Więcej ludzi marnuje czas i energię, roztrząsając problemy niż rzeczywiście próbując je rozwiązać. Henry Ford

3 Efektywne organizowanie spotkań i zebrań - Agenda 1. Wprowadzenie do tematu 2. Złote zasady szkolenia/spotkania zebrania. Co łączy i co dzieli (różni) uczestników spotkania? 3. Zarządzanie czyli stosowanie - w trakcie spotkań i zebrań - narzędzi skutecznego zarządzania 4. Spotkania i zebrania dobre i złe skojarzenia 5. Zasady organizowania spotkań i zebrań (przygotowanie zebrania i przeprowadzenie zebrania) 6. Kompetencje osoby prowadzącej spotkanie zebranie (przekazanie informacji oraz przeprowadzenie konsultacji) 7. Ćwiczenie na przeprowadzenie zebrania (monolog, dialog) 8. Zakończenie czyli podsumowanie (działania na przyszłość)

4 Złote zasady szkolenia/spotkania. Co łączy i co dzieli (różni) uczestników szkolenia/spotkania?

5 Zarządzanie czyli stosowanie - w trakcie spotkań i zebrań - narzędzi skutecznego zarządzania

6 Narzędzia (funkcje) zarządzania planowanie i podejmowanie decyzji (określenie celów organizacji i decydowanie o najlepszym sposobie ich osiągnięcia) organizowanie (określanie najlepszego sposobu grupowania działań i zasobów) komunikowanie (informowanie, konsultowanie) delegowania zadań, obowiązków, władzy przewodzenie (kierowanie ludźmi, podejmowanie decyzji) kontrolowanie i ocenianie (obserwowanie i wprowadzanie korekt do bieżących działań dla ułatwienia realizacji celów)

7 Spotkania i zebrania dobre i złe skojarzenia

8 Spotkania/zebrania w firmie (na przykładzie) Zły moment Zbyt wiele osób Zbyt wiele tematów Brak rozeznania tematu Tematy poboczne Przedłużający się czas trwania Pozorna jednomyślność Brak ustaleń

9 Zasady organizowania i przeprowadzania spotkań i zebrań

10 Cele zebrań 1. Przekazanie informacji 2. Uzyskanie informacji od uczestników 3. Uzyskanie informacji od jednej osoby dla całej grupy 4. Sformułowanie twórczych pomysłów 5. Znalezienie rozwiązania 6. Podjęcie decyzji 7. Wyrażanie pretensji i żalów 8. Spowodowanie zmiany zachowań lub nastawienia

11 Przygotowanie spotkania/zebrania Co będzie celem i jakie tematy będą poruszone? Gdzie i kiedy spotkanie zostanie przeprowadzone? Kto je (i jak) poprowadzi? Jak się przygotować (czego będę potrzebować)? Kto w nim będzie uczestniczyć i dlaczego? Jakie metody zastosować? W jaki sposób będą podejmowane decyzje? Jak wytworzyć właściwą atmosferę? Jakimi materiałami i środkami technicznymi się posługiwać? Przygotowanie planu (agendy) spotkania

12 Zasady obowiązujące na zebraniach jeden problem na raz trzymamy się zatwierdzonego porządku obrad i ustalonych zasad każda propozycja powinna być przedyskutowana każdy uczestnik ma równe prawa i obowiązki dyskutujemy nad problemem, a nie nad osobą, która zgłasza problem proś o informację gdy masz wątpliwości nim zaczniesz mówić poproś o głos mów krótko i na temat informacje przekazywane muszą być sprawdzone, wiarygodne, aktualne unikaj kłótni, skarg i wygłasania osobistych problemów.

13 Kompetencje osoby prowadzącej spotkanie zebranie (przekazanie informacji oraz przeprowadzenie konsultacji)

14 Rola i funkcje osoby prowadzącej spotkanie zebranie

15 Cechy i umiejętności osoby prowadzącej spotkanie/zebranie bardzo dobra umiejętność nawiązywania kontaktu i komunikacji zdolność jasnego i prostego tłumaczenia skomplikowanych spraw umiejętność zadawania pytań i udzielania fachowych odpowiedzi zdolność aktywnego słuchania i prawidłowej obserwacji sztuka bycia asertywnym empatia wobec ludzi i ich poglądów, myśli i pomysłów umiejętność budowania atmosfery zaufania i współpracy umiejętności radzenia sobie z procedura zebrania Umiejętność panowania nad grupą i prowadzenia dyskusji wyciągania wniosków

16 Dobre rady dla osoby prowadzącej zebranie sprawdź, czy masz niezbędne materiały i dokumenty rozpocznij zebranie o czasie. Sprawdź quorum przestrzegaj zasady: w jednej chwili - jeden temat - jedna osoba nie wprowadzaj żadnych wyjątków - bądź bezstronny i obiektywny daj szansę wszystkim, którzy chcą wziąć udział w dyskusji w kwestiach spornych, daj wypowiedzieć się obu stronom głosowanie prowadź tak, aby nikt nie miał wątpliwości co do jego wyniku spotkanie/zebranie zakończ zgodnie z zaplanowanym czasem.

17 PODSUMOWANIE

18 Dobre zebranie wymaga: wyczerpującego powiadomienia wszystkich zainteresowanych wraz z prośbą o przygotowanie konkretnych zagadnień zadbania o formę przekazywania informacji na zebraniu, tak by osoba zabierająca głos podzieliła się z innymi wszystkim co jest na dany temat istotne i aby wykorzystała jak najefektywniej przysługujący jej czas już na zebraniu zadbaj o stworzenie planu konkretnych działań, podejmowanych po jego zakończeniu, wraz z przypisaniem poszczególnym osobom odpowiedzialności i wiążących terminów.

19 DZIĘKUJĘ Mirosław Serbinowicz J&J Grupa Szkoleniowo Doradcza