ELEKTRONICZNE WSPOMAGANIE ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI NA PRZYKŁADZIE UCZELNI WYŻSZEJ

Transkrypt

1 ZESZYTY NAUKOWE POLITECHNIKI ŚLĄSKIEJ 2013 Seria: ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE z. 63 Nr kol Krzysztof WODARSKI Politechnika Śląska Wydział Organizacji i Zarządzania Instytut Zarządzania i Administracji Centrum Zarządzania Projektami ELEKTRONICZNE WSPOMAGANIE ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI NA PRZYKŁADZIE UCZELNI WYŻSZEJ Streszczenie. W artykule przedstawiono wybrane zagadnienia dotyczące istoty programu komputerowego e-czp, określonego jako Elektroniczny System Wspomagania Zarządzania Projektami. Program ten wspomaga System Zarządzania Projektami, który funkcjonuje w Politechnice Śląskiej. Szczególną uwagę poświęcono modułowi e-czp Procedury zarządzania projektami, który został uruchomiony w 2012 roku. Podstawowym zadaniem tego modułu jest wspomaganie realizacji standardów i procedur w zakresie zarządzania projektami, które obowiązują obecnie w Politechnice Śląskiej. ELECTRONIC SUPPORT FOR PROJECT MANAGEMENT BASED ON HIGHER EDUCATION Summary. The paper presents selected issues concerning the computer program e-czp, called as the Electronic System of Supporting Project Management, which operates the Silesian University of Technology. Particular attention is given to the module Project Management Procedures, which was launched in The main task of this module is to support the implementation of standards and procedures for project management, which is currently in force in the Silesian University of Technology.

2 468 K. Wodarski 1. Wprowadzenie W Politechnice Śląskiej jest realizowanych bardzo wiele projektów badawczych, edukacyjnych oraz inwestycyjnych, które są finansowane ze źródeł krajowych, strukturalnych i europejskich. Przykładowo, tylko w 2012 roku realizowanych było ponad 600 takich projektów. W realizacji projektów uczestniczy znaczna część pracowników naukowych, technicznych oraz administracyjnych Politechniki Śląskiej. Często zdarza się również, że projekty te są realizowane we współpracy z innymi placówkami naukowymi oraz z krajowymi i zagranicznymi podmiotami gospodarczymi. W 2010 roku w Politechnice Śląskiej został opracowany i uruchomiony System Zarządzania Projektami, w celu wprowadzania dobrych praktyk w procesach zarządzania projektami, standaryzacji procedur w zakresie tych procesów 1 oraz zapewnienia wsparcia instytucjonalnego, organizacyjnego i finansowego dla kierowników projektów. Elementami tego Systemu są: Centrum Zarządzania Projektami, pełnomocnicy dziekanów ds. zarządzania projektami, kierownicy projektów oraz procedury. 2 W związku ze zwiększającą się w kolejnych latach liczbą realizowanych projektów, pojawiła się potrzeba opracowania programu komputerowego, który wspomagałby System Zarządzania Projektami, funkcjonujący w Politechnice Śląskiej. Od 2010 roku na Uczelni trwają systematyczne prace nad programem komputerowym e-czp, będącym elektronicznym Centrum Zarządzania Projektami, nazwanym Elektronicznym Systemem Wspomagania Zarządzanie Projektami. Jednym z podstawowych celów opracowania programu e-czp jest wspomaganie zarządzania projektami, zgodnie z procedurami i standardami obowiązującymi w Politechnice Śląskiej. W niniejszym artykule przedstawiono istotę programu e-czp w aspekcie Systemu Zarządzania Projektami w Politechnice Śląskiej, w szczególności koncentrując się na funkcjonowaniu pierwszego modułu tego programu Procedury zarządzania projektami, który został uruchomiony w 2012 roku. 1 Dobre praktyki i stosowane procedury przedstawiają m.in.: Frame D.J.: Zarządzanie projektami w organizacjach. Wyd. WIG-Press, Warszawa 2001; Karbownik A., Tchórzewski S.: System zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, [w:] Pyka J. (red.): Nowoczesność Przemysłu i Usług. Nowe wyzwania. Tom I. TNOiK, Katowice 2004; Karbownik A., Tchórzewski S.: Procedury w systemie zarządzania projektami w przedsiębiorstwie. VII Konferencja Projekt Management, Warszawa 2004; Karbownik A., Wodarski K.: Kształcenie menedżerów w zakresie zarządzania projektami. VII Międzynarodowa Konferencja Project Management, Warszawa Syntetyczną charakterystykę Systemu Zarządzania Projektami (jego elementów, w szczególności procedur) przedstawiono w publikacji: Karbownik A., Wodarski K.: System zarządzania projektami w Politechnice Śląskiej, [w:] Pyka J. (red.): Nowoczesność Przemysłu i Usług. Koncepcje, metody i narzędzia współczesnego zarządzania. TNOiK, Katowice 2011.

3 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Istota Systemu Zarządzania Projektami a program e-czp Istotą funkcjonowania Systemu Zarządzania Projektami w Politechnice Śląskiej jest stosowanie wielu procedur, które zostały określone w zarządzeniach JM Rektora Politechniki Śląskiej. Procedury te, najogólniej rzecz ujmując, opisują sposób postępowania oraz funkcje osób i jednostek organizacyjnych biorących udział w projekcie. Jednym z podstawowych celów opracowania programu e-czp było umożliwienie zarządzania projektami według wyżej wymienionych procedur na jednej platformie cyfrowej. Dla osiągnięcia tego celu w programie e-czp został wykorzystany elektroniczny obieg dokumentów. W Systemie Zarządzania Projektami (SZP) wyróżniono sześć procedur głównych, które odpowiadają poszczególnym etapom modelu procesu zarządzania projektem. 3 Należą do nich procedury: Procedura P1 ustanowienia projektu i powołania kierownika projektu; Procedura P2 przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu; Procedura P3 składania wniosku o dofinansowanie projektu; Procedura P4 negocjacji i podpisywania umowy w sprawie realizacji projektu; Procedura P5 realizacji projektu; Procedura P6 zakończenia projektu. Przyjęto, że każda z wymienionych procedur ma lub będzie miała swoje odzwierciedlenie w programie e-czp. W dalszej części artykułu przedstawiono sposób realizacji procedur wyróżnionych w Systemie Zarządzania Projektami przy wykorzystaniu programu e-czp. Procedura P1 ustanowienia projektu i powołania kierownika projektu Sformatowano: Kolor czcionki: Czerwony Sformatowano: Punktowane + Poziom: 1 + Wyrównanie: 0,63 cm + Tabulator po: 1,27 cm + Wcięcie: 1,27 cm Sformatowano: Nagłówek 2, Do lewej, Wcięcie: Pierwszy wiersz: 0 cm, Interlinia: pojedyncze Rozpoczęcie procedury P1 następuje wtedy, gdy pracownik Uczelni przygotuje wniosek o dofinansowanie projektu i wystąpi do dziekana/kierownika jednostki organizacyjnej Politechniki Śląskiej z inicjatywą przystąpienia do konkursu na dofinansowanie projektu. Dziekan/kierownik jednostki powinien analizuje i dokonać ocenia oceny przedłożonegoy wnioseku, przy uwzględnieniu takich kryteriów, jak: zgodności zgodność celów projektu z zakresem działalności wwydziału/jednostki, możliwości możliwość realizacji projektu przez 3 Syntetyczną charakterystykę modelu Systemu Zarządzania Projektami oraz jego procedury przedstawiono w publikacji: Karbownik A., Wodarski K.: System zarządzania projektami w Politechnice Śląskiej [w:] Nowoczesność Przemysłu i Usług. Koncepcje, metody i narzędzia współczesnego zarządzania. Praca zbiorowa pod red. J.Pyki. TNOiK. Katowice 2011Ibidem, s

4 470 K. Wodarski zespół pod kierunkiem kierownika projektu oraz, czy możliwość ci zabezpieczenia wkładu własnego, wymaganego w danym projekcie. Zgodnie z procedurą P1, w przypadku pozytywnej oceny ww.wyżej wymienionej inicjatywy, dziekan/kierownik jednostki wydziału występuje do JM Rektora Politechniki Śląskiej Dyrektora Centrum Zarządzania Projektami CZP z wnioskiem o powołanie kierownika projektu przez JM Rektora Politechniki Śląskiej. Scharakteryzowana pokrótce procedura P1 została odzwierciedlona w programie komputerowym e-czp. Dla jej realizacji, w pierwszej kolejności, pracownik (potencjalny kierownik projektu) musi zalogować się w w e-czp (rys. 1). Przyjęto, że korzystanie z programu e-czp będzie odbywać się za pośrednictwem witryny internetowej pod adresem: natomiast logowanie z użyciem loginu i hasła do konta pocztowego użytkownika w Sformatowano: Domyślna czcionka akapitu, Czcionka: 12 pkt, Czcionka o złożonym skrypcie: 12 pkt Po zalogowaniu się konieczne jest wprowadzenie niezbędnych informacji o projekcie, dotyczących m.in. (rys. 2).

5 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Sformatowano: Odstęp Przed: 6 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys. 1. Logowanie do programu komputerowego e-czp Fig. 1. Log on to the computer program e-czp Po zalogowaniu się konieczne jest wprowadzenie niezbędnych informacji do wniosku o powołanie kierownika projektu (rys. 2). Dotyczą one m.in. rodzaju projektu, danych osobowych kierownika projektu, tytułu projektu, źródeł jego finansowania oraz jednostki organizacyjnej w Politechnice Śląskiej. Po wysłaniu wypełnionego wniosku dostępna jest funkcja śledzenia realizacji procedury zatwierdzania wniosku (rys. 3). W szczególności możliwe jest pozyskanie informacji, gdzie aktualnie znajduje się wniosek, tzn. w której jednostce organizacyjnej i u której osoby zatwierdzającej. Ponadto, możliwe jest pozyskanie informacji o decyzjach podejmowanych przez osoby zatwierdzające wniosek oraz ewentualnych uwag do wniosku. Pozwala to potencjalnemu kierownikowi projektu oraz kierownikom poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni reagować na ewentualne zakłócenia w procesie realizacji procedury. Procedura P1 kończy się zatwierdzeniem wniosku, co oznacza powołanie kierownika projektu lub odrzuceniem wniosku, co jest równoznaczne z i niepowołaniemm kierownika projektu. Elektronicznie wnioski, po ich zatwierdzeniu, można edytować i drukować (rys. 4). Sformatowano: Wcięcie: Przed: 0 cm, Interlinia: pojedyncze Przed: 0 cm, Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 6 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Sformatowano: Czcionka o złożonym skrypcie: 12 pkt, Nie Wyróżnienie Sformatowano: Czcionka o złożonym skrypcie: 12 pkt, Sprawdź pisownię i gramatykę, Nie Wyróżnienie Sformatowano: Czcionka o złożonym skrypcie: 12 pkt, Sprawdź pisownię i gramatykę, Nie Wyróżnienie Sformatowano: Sprawdź pisownię i gramatykę, Nie Wyróżnienie Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs

6 472 K. Wodarski Sformatowano: Interlinia: pojedyncze Rys. 2. Wprowadzanie informacji do formularza wniosku o powołanie kierownika projektu Fig. 2. Entering information to the application form to appoint a project manager Sformatowano: Wcięcie: Przed: 0 cm, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Wcięcie: Przed: 0 cm, Interlinia: pojedyncze

7 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Sformatowano: Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys. 3. Śledzenie przebiegu zatwierdzania wniosku Fig. 3. Tracing the course of the approval request oraz wysyła wypełniony formularz. Po wysłaniu wypełnionego formularza kierownik projektu może śledzić stan realizacji projektu (rys. 3) realizację procedury zatwierdzania wniosku (rys. 4). Na kolejnych etapach zatwierdzania kierownik projektu otrzymuje informację, u kogo aktualnie wniosek się znajduje, jaką decyzję podjął i czy do wniosku zostały dołączone ewentualne uwagi. Pozwala to kierownikowi projektu oraz kierownikom poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni reagować na ewentualne zakłócenia w procesie realizacji procedury. Sformatowano: Wcięcie: Przed: 0 cm, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Wcięcie: Wysunięcie: 0,12 cm, Interlinia: pojedyncze Docelowym efektem elektronicznego obiegu dokumentów związanych z zarządzaniem projektami ma być skrócenie czasu załatwiania niezbędnych procedur oraz zasobów organizacyjnych Politechniki Śląskiej związanych z obiegiem dokumentów papierowych. Zatwierdzone elektronicznie wnioski można edytować i drukować do postaci papierowej (rys. 5).

8 474 K. Wodarski Rys. 1. Logowanie do programu e_czp Rys. 2. Wprowadzanie informacji do formularza wniosku o powołanie kierownika projektu

9 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Rys. 3. Informacja o stanie realizacji projektu i menu główne projektu Sformatowano: Wyróżnienie Rys. 4. Śledzenie przebiegu zatwierdzania wniosku

10 476 K. Wodarski Sformatowano: Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Interlinia: pojedyncze Rys. 45. Edycja/wydruk gotowych gotowego (zatwierdzonegoych) dokumentówwniosku. Fig. 4. Edit/print ready (approved) application Sformatowano: Wcięcie: Przed: 0 cm, Interlinia: pojedyncze

11 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Procedura P2 przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu Procedura P2 obejmuje czynności związane z przygotowaniem przez kierownika projektu wniosku projektowego do instytucji finansującej, przy wsparciu odpowiedniego biura w Centrum Zarządzania Projektami Politechniki Śląskiej. Konieczność realizacji procedury P2 wynika z przepisów poszczególnych instytucji finansujących projekty badawcze, edukacyjne lub inwestycyjne. Procedura ta jest realizowana poza programem e- CZP. Procedura P3 składania wniosku o dofinansowanie projektu Procedura P3 rozpoczyna się z chwilą przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu. Kierownik projektu występuje do JM Rektora Politechniki Śląskiej z wnioskiem o udzielenie stosownego pełnomocnictwa do złożenia wniosku. W razie konieczności zawarcia na tym etapie umowy konsorcjum, wnioskuje się również o udzielenie pełnomocnictwa do jej podpisania. Scharakteryzowana pokrótce procedura P3 została odzwierciedlona w programie komputerowym e-czp. Dla jej realizacji, w pierwszej kolejności, kierownik powinien wybrać formularze dotyczące: wniosku o udzielenie pełnomocnictwa (rys. 5), informacji o projekcie (rys. 6), oceny ryzyka realizacji projektu (rys. 7). Dla realizacji procedury P3 kierownik projektu powinien wypełnić puste pola w poszczególnych formularzach, natomiast w przypadku formularza oceny ryzyka 4 powinien zaznaczyć odpowiednią wartość w kolumnie charakterystyka ryzyka, a następnie wybrać poziom ryzyka w kolumnach: skala prawdopodobieństwa oraz skala skutku. Poziom ryzyka oraz kolumna akceptowalny poziom ryzyka wypełnianie są automatycznie. Po wypełnieniu formularzy kierownik projektu wysyła wniosek, informacje o projekcie i ryzyku jego realizacji. Jeżeli z jakiegoś powodu kierownik chce wrócić do uzupełniania wniosku później nie wysyłając go wybiera opcję zapisz. Procedura P3 obejmuje również przygotowanie umowy konsorcjum i jej podpisanie, dlatego umożliwia ona załączenie projektu umowy konsorcjum do wniosku. Umowa może mieć postać pliku komputerowego, np. z programu Word lub Adobe Reader. Po otrzymaniu pełnomocnictwa i podpisaniu wniosku przez osoby upoważnione w Uczelni, kierownik projektu składa wniosek do instytucji finansującej projekt. Sformatowano: Nagłówek 2, Do lewej, Wcięcie: Przed: 0 cm, Wysunięcie: 0,75 cm, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie Pierwszy wiersz: 0,75 cm, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Sformatowano: Nagłówek 2, Do lewej, Wcięcie: Przed: 0 cm, Wysunięcie: 0,75 cm, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie Pierwszy wiersz: 0,75 cm, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs

12 478 K. Wodarski Sformatowano: Interlinia: pojedyncze Rys. 5. Formularz do wniosku o udzielenie pełnomocnictwa Fig. 5. The form of a request for attorney Sformatowano: Odstęp Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Odstęp Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Czcionka: 10 pkt Sformatowano: Normalny;1, Wyjustowany, Wcięcie: Przed: 0 cm, Wysunięcie: 0,3 cm Sformatowano: Czcionka: 10 pkt, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Sformatowano: Czcionka: 10 pkt, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Sformatowano: Czcionka: 10 pkt, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Rys. 6. Formularz informacji o projekcie 4 Zagadnienie oceny ryzyka przedstawiono [w:] Karbownik A., Dźwigoł H., Wodarski K.: System zarządzania ryzykiem w uczelni wyższej. Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, s. Organizacja i Zarządzanie, z. 60. Wyd. Politechniki Śląskiej, Gliwice Sformatowano: Czcionka: 10 pkt, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Sformatowano: Czcionka: 10 pkt, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Sformatowano: Czcionka: 10 pkt, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt

13 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Fig. 6. Project Information Form Sformatowano: Do lewej, Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys. 7. Formularz oceny ryzyka realizacji projektu rejestr ryzyka Fig. 7. Risk assessment project form risk register W ramach procedury 3 w programie e-czp wprowadzono ocenę projektu dokonaną przez instytucję finansującą (rys. 8). Uwzględniono przy tym, że może być ona realizowana w wielu etapach (rys. 9). Sformatowano: Odstęp Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Sformatowano: Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys. 8. WprowadzenieO ocenay instytucji finansującej realizację projektu Fig. 8. Assessment of project financing institution Sformatowano: Odstęp Przed: 0 pkt, Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze

14 480 K. Wodarski Sformatowano: Odstęp Przed: 12 pkt, Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys. 9. Przykład informacji o ocenach instytucji finansującej Fig. 9. Example of the information of financing institution assessment Procedura P4 negocjacji i podpisywania umowy w sprawie realizacji projektu Procedurę P4 rozpoczyna informacja o pozytywnej ocenie projektu, dokonanej przez instytucję finansującą. Po otrzymaniu takiej informacji kierownik projektu powinien wystąpić do JM Rektora Politechniki Śląskiej z wnioskiem o udzielenie pełnomocnictwa do: podpisania umowy konsorcjum (jeżeli taka okoliczność występuje), negocjacji warunków umowy w sprawie realizacji projektu, podpisania umowy/kontraktu w sprawie realizacji projektu. Ponadto, na tym etapie, przed podpisaniem umowy w sprawie realizacji projektu, kierownik powinien ponownie przeprowadzić analizę ryzyka. Scharakteryzowana pokrótce procedura P4 została odzwierciedlona w programie komputerowym e-czp. Dla jej realizacji kierownik powinien wypełnić formularz dotyczący wniosku o udzielenie odpowiednich, wyżej wymienionych pełnomocnictw, a także ryzyka projektu (rys. 10). Po podpisaniu umowy w sprawie realizacji projektu jego kierownik przekazuje Centrum Zarządzania Projektami oryginał tej umowy wraz z kalkulacją kosztów planowanych na pierwszy rok kalendarzowy. Na tej podstawie Centrum Zarządzania Projektami nadaje symbol projektu i wprowadza go do systemu finansowego Uczelni. jako źródło finansowania. Sformatowano: Odstęp Przed: 0 pkt, Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Angielski (Wielka Brytania) Sformatowano: Wcięcie: Przed: 0 cm, Wysunięcie: 0,75 cm Sformatowano: Czcionka: Pogrubienie Sformatowano: Normalny;1, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Sformatowano: Normalny;1, Wyjustowany, Wcięcie: Przed: 0,5 cm, Wysunięcie: 0,5 cm, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs, Punktowane + Poziom: 1 + Wyrównanie: 1,59 cm + Wcięcie: 2,22 cm Sformatowano: Normalny;1, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs

15 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Sformatowano: Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys. 10. Wypełnienie fformularza wniosku oraz rejestru ryzyka realizacji projektu Fig. 10. The application form and project risk register Procedura P5 realizacji projektu Zgodnie z procedurą P5 kierownik projektu, po podpisaniu umowy w sprawie jego realizacji, powinien wystąpić do JM Rektora Politechniki Śląskiej (przez dyrektora Centrum Zarządzania Projektami) z wnioskiem o udzielenie pełnomocnictwa do zarządzania projektem. Dla spełnienia tego wymogu wystarczy wypełnić odpowiedni formularz, dostępny w programie e-czp (rys. 11). W przypadku, kiedy kierownikiem projektu jest osoba niebędąca pracownikiem Politechniki Śląskiej, pełnomocnictwa o zarządzanie projektem udziela się pracownikowi Uczelni. Wybór tego pracownika odbywa się w systemie e-czp. Pozostałe obowiązki kierownika projektu, wyróżnione w procedurze P5 (m.in. dotyczące audytu, raportów dla instytucji finansujących projekt i inne), są realizowane poza programem komputerowym e-czp. Sformatowano: Odstęp Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Nagłówek 2, Do lewej, Wcięcie: Przed: 0 cm, Wysunięcie: 0,75 cm, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Wcięcie: Pierwszy wiersz: 0,75 cm, Odstęp Przed: 0 pkt

16 482 K. Wodarski Sformatowano: Interlinia: pojedyncze Rys. 11. Formularz wniosku o udzielenie pełnomocnictwa do zarządzania projektem Fig. 11. Request form for attorney to manage the project Po uzyskaniu pełnomocnictwa do zarządzania projektem kierownik projektu wraz z zespołem projektowym rozpoczyna realizację projektu. W jej trakcie kierownik projektu powinien przedkładać dyrektorowi Centrum Zarządzania Projektami kalkulację kosztów planowanych na kolejny rok kalendarzowy, a także oświadczenie dotyczące charakteru wykonywanych czynności przez osoby biorące udział w realizacji projektu. Ponadto, kierownik projektu jest zobowiązany do oceny ryzyka związanego z realizacją projektu. Dla spełnienia wymienionych wymogów wystarczy wypełnić formularze dostępne w programie e-czp, związane z kalkulacją kosztów (rys. 12), charakterem wykonywanych czynności (rys. 13) oraz oceną ryzyka (rys. 14). io, Procedura P6 - zakończenia projektu Procedura P6 obejmuje czynności związane z zakończeniem projektu przez kierownika i zespół projektowy. Do czynności tych należy rozliczenie finansowe projektu, wykonanie raportu końcowego projektu oraz przesłanie go do instytucji finansującej. Procedura ta obejmuje również czynności przewidziane przepisami określonymi przez poszczególne instytucje finansujące projekty badawcze, edukacyjne lub inwestycyjne. Docelowo realizacja procedury będzie się odbywać w programie e-czp. Sformatowano: Do lewej, Wcięcie: Przed: 0 cm, Wysunięcie: 1,5 cm, Odstęp Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs

17 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Pierwszy wiersz: 0 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Rys. 12. Formularz kalkulacji kosztów na dany rok kalendarzowy Fig. 12. Costing form for the calendar year Sformatowano: Normalny;1 Pierwszy wiersz: 0 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Rys. 13. Oświadczenie kierownika projektu dotyczące charakteru prac realizowanych w projekcie Fig. 13. Statement by the project manager concerning the work carried out in the project Pierwszy wiersz: 0 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs

18 484 K. Wodarski Rys. 14. Formularz oceny ryzyka realizacji projektu Fig. 14. Assessment of risk implementation project form Procedura P6 zakończenia projektu Procedura P6 obejmuje czynności związane z zakończeniem projektu przez kierownika i zespół projektowy. Do czynności tych należy rozliczenie finansowe projektu, wykonanie raportu końcowego projektu oraz przesłanie go do instytucji finansującej. Procedura ta obejmuje również czynności przewidziane przepisami określonymi przez poszczególne instytucje finansujące projekty badawcze, edukacyjne lub inwestycyjne. Docelowo realizacja procedury będzie się odbywać w programie e-czp. Sformatowano: Default, Odstęp Przed: 0 pkt, Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze, Bez punktorów lub numeracji Procedura P6 - zakończenia projektu Procedura P6 obejmuje czynności związane z zakończeniem projektu przez kierownika i zespół projektowy. Do czynności tych należy rozliczenie finansowe projektu, wykonanie raportu końcowego projektu oraz przesłanie go do instytucji finansującej. Procedura ta obejmuje czynności przewidziane również przepisami określonymi przez poszczególne instytucje finansujące projekty badawcze, edukacyjne lub inwestycyjne. Realizacja procedury odbywa się poza programem e-czp. Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs

19 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Dodatkowe funkcje programu e-czp W Systemie Zarządzania Projektami wyróżnione główne procedury są uzupełniane procedurami szczegółowymi, określonymi w stosownych zarządzeniach JM Rektora Politechniki Śląskiej. Dla wspomagania realizacji procedur szczegółowych w programie e-czp opracowano dodatkowe funkcje, do których należą: Podstawową zaletą tego systemu jest dostęp kierownikado dokumentacji projektowej na każdym etapie realizacji projektu. KKierownikami projektów w Politechnice Śląskiej mogą być nie tylko pracownicy Uczelni, ale również studenci, doktoranci oraz inne osoby. Przyjęto, że dla korzystania z e-czp, kierownicy Ci muszą posiadać konto pocztowe w Korzystanie z programu e-czp odbywa się za pośrednictwem witryny internetowej pod adresem: natomiast logowanie z użyciem loginu i hasła do konta pocztowego użytkownika w Budowany system komputerowy pozwoli również na kontrolę realizacji projektów przez dziekanów, pełnomocników dziekanów lub pełnomocników kierowników innych jednostek organizacyjnych ds. zarządzania projektami, a także przez Rektora i podległe mu jednostki organizacyjne administracji centralnej. Dostęp do informacji na temat realizowanych projektów jest regulowany przez administratora systemu, na podstawie udzielanych przez Rektora pełnomocnictw. Program jest obsługiwany zdalnie, przez co rozumie się dostęp z dowolnego miejsca za pośrednictwem bezpiecznego (szyfrowanego) łącza internetowego. Oznacza to, że poszczególni uczestnicy procesu zarządzania projektami mogą ze sobą współpracować wyłącznie poprzez mechanizm work flow. Sformatowano: Nagłówek 2, Do lewej, Wcięcie: Przed: 0 cm, Wysunięcie: 0,75 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze, Bez punktorów lub numeracji Sformatowano: Wcięcie: Przed: 0,5 cm, Wysunięcie: 0,5 cm, Numerowanie + Poziom: 1 + Styl numeracji: a, b, c, + Rozpocznij od: 1 + Wyrównanie: Na lewo + Wyrównanie: 1 cm + Wcięcie: 1,63 cm Sformatowano: Domyślna czcionka akapitu, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Sformatowano: Czcionka: Nie Kursywa, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Funkcjonowanie SZP w Politechnice Śląskiej nie byłoby możliwe bez ustanowienia odpowiednich procedur dla każdego z etapów procesu zarządzania projektami [ ]. Poszczególne procedury zostały określone w zarządzeniach Rektora Politechniki Śląskiej. W SZP wyróżnić można sześć procedur głównych odpowiadających kolejnym etapom modelu procesu zarządzania projektem, którymi są: Procedura P1 - ustanowienia projektu i powołania kierownika projektu, Procedura P2 - przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu, Procedura P3 - składania wniosku o dofinansowanie projektu, Procedura P4 - negocjacji i podpisywania umowy o realizację projektu, Procedura P5 - realizacji projektu, Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie Sformatowano: Nie Wyróżnienie

20 486 K. Wodarski Procedura P6 - zakończenia projektu. Każda z procedur opisuje sposób postępowania osób i jednostek biorących udział w projekcie oraz realizowane przez nich funkcje. W programie e-czp każda z procedur ma lub będzie miała swoje odzwierciedlenie. Procedura P2 obejmuje czynności związane z przygotowaniem przez kierownika projektu wniosku projektowego do instytucji finansującej przy wsparciu odpowiedniego biura w Centrum Zarządzania Projektami Politechniki Śląskiej. Procedura ta jest realizowana poza systemem e-czp. Procedura P3 rozpoczyna się z chwilą przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu. Kierownik projektu występuje do Rektora z wnioskiem o udzielenie stosownego pełnomocnictwa. W tym celu z menu projektu wybiera formularz (rys. 6) i wypełnia formularze dotyczące: - wniosku o udzielenie pełnomocnictwa (rys. 7), - informacji o projekcie (rys. 8), - oceny ryzyka realizacji projektu (rys. 9). Sformatowano: Nie Wyróżnienie Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie Rys. 6. Otwarcie formularza dla założenia wniosku o pełnomocnictwo do złożenia wniosku

21 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Rys. 7. Formularz dla założenia wniosku o pełnomocnictwo do złożenia wniosku Rys. 8. Formularz informacji o projekcie

22 488 K. Wodarski Rys. 9. Formularz oceny ryzyka realizacji projektu rejestr ryzyka Kierownik projektu wypełnia puste pola w formularzach, a w przypadku analizy ryzyka zaznacza odpowiednią wartość w kolumnie charakterystyka ryzyka oraz wybrać jego poziom w kolumnach: skala prawdopodobieństwa oraz skala skutku. Poziom ryzyka oraz kolumna akceptowalny poziom ryzyka wypełnianie są automatycznie. Po wypełnieniu formularzy kierownik projektu wysyła wniosek i informacje o projekcie. Jeżeli z jakiegoś powodu kierownik chce wrócić do uzupełniania wniosku później nie wysyłając go, wybiera opcję zapisz. Procedura P3 obejmuje również przygotowanie umowy konsorcjum i jej podpisanie. Dlatego procedura ta umożliwia załączenie projektu umowy konsorcjum do wniosku. Umowa może mieć postać pliku komputerowego np. z programu Word lub Adobe Reader. Po otrzymaniu pełnomocnictwa i podpisaniu wniosku przez osoby upoważnione w Uczelni, kierownik projektu składa wniosek do instytucji finansującej projekt. W procedurze 3 (3.3) w programie e-czp wprowadza się ocenę projektu dokonaną przez instytucję finansującą (rys. 10). Ocena projektu przez instytucję finansującą może być wieloetapowa, stąd w systemie e-czp uwzględniono ten fakt (rys. 11). Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Nie Kursywa, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt, Nie Kursywa Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Nie Kursywa, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt, Nie Kursywa Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Nie Kursywa, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt, Nie Kursywa Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Nie Kursywa, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt, Nie Kursywa Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Nie Kursywa, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt, Nie Kursywa

23 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Rys. 10. Wprowadzenie oceny instytucji finansującej realizację projektu Rys. 11. Przykład informacji o ocenach instytucji finansującej Procedurę P4 rozpoczyna informacja o pozytywnej ocenie projektu dokonanej przez instytucję finansującą. W takim przypadku kierownik projektu występuje do Rektora z wnioskiem o udzielenie przez pełnomocnictwa do (rys. 12): a) podpisania umowy konsorcjum (jeżeli taka okoliczność występuje), b) negocjacji warunków umowy o realizację projektu, c) podpisania umowy/kontraktu o realizację projektu. Na tym etapie, przed podpisaniem umowy na realizację projektu kierownik ponownie przeprowadza analizę ryzyka. Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie Sformatowano: Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt, Sprawdź pisownię i gramatykę Rys. 12. Wypełnienie formularza wniosku oraz rejestru ryzyka realizacji projektu Po podpisaniu przez strony umowy o realizację projektu jego kierownik przekazuje do CZP oryginał tej umowy wraz z kalkulacją kosztów planowanych na pierwszy rok kalendarzowy. Centrum Zarządzania Projektami nadaje symbol projektu i wprowadza go do systemu Uczelni jako źródło finansowania.

24 490 K. Wodarski Na etapie realizacji projektu procedura P5 przewiduje, po podpisaniu umowy o realizację projektu, wystąpienie kierownika projektu do Rektora z wnioskiem o udzielenie pełnomocnictwa do zarządzania projektem (rys. 13). Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie Rys. 13. Złożenie wniosku o zarządzanie projektem przez pracownika Politechniki Śląskiej Rys. 14. Wypełnienie formularza wniosku o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu o zarządzanie projektem Po uzyskania takiego pełnomocnictwa kierownik projektu wraz z zespołem projektowym przystępuje do realizacji projektu. W przypadku kiedy kierownikiem projektu jest osoba nie będąca pracownikiem Politechniki Śląskiej pełnomocnictwa o zarządzanie projektem udziela się pracownikowi Uczelni. Wybór tego pracownika odbywa się w systemie e-czp (rys. 15).

25 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Rys. 15. Wybór pracownika Politechniki Śląskiej do zarządzania projektem W trakcie realizacji projektu nakłada się na kierownika projektu przedkładanie do Dyrektora CZP: kalkulacji kosztów planowanych na kolejny rok kalendarzowy (rys. 16), oświadczenia dotyczącego charakteru wykonywanych czynności przez osoby biorące udział w realizacji projektu (rys. 17), protokołów z rozeznania cenowego dotyczących czynności realizowanych w projekcie nie mających charaktery naukowego (rys. 18), oceny ryzyka związanego z realizacją projektu (rys. 20). W przypadku konieczności przeprowadzenia audytu zewnętrznego, kierownik projektu jest zobowiązany sporządzić umowę o audyt. Ponadto kierownik projektu składa raporty, zgodnie z umową zawartą z instytucją finansującą projekt, po uprzedniej ich weryfikacji przez Biuro Obsługi Finansowej Projektów (CZP6) i Kwestora. Kierownik projektu, wspólnie z CZP i innymi właściwymi komórkami organizacyjnymi Uczelni jest zobowiązany udzielać stosownych wyjaśnień organom prowadzącym kontrole i audyty, zarówno na etapie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu. Procedura P6 obejmuje czynności związane z zakończeniem projektu przez kierownika i zespół projektowy. Do czynności tych należy rozliczenie finansowe projektu oraz wykonanie raportu końcowego projektu oraz przesłanie go do instytucji finansującej. Procedura ta obejmuje czynności przewidziane również przepisami określonymi przez poszczególne instytucje finansujące projekty badawcze, edukacyjne lub inwestycyjne. Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie

26 492 K. Wodarski Należy zauważyć, że z uwagi na ilość i zakres wymienionych procedur głównych są one uzupełniane o zestaw procedur szczegółowych określonych stosownymi zarządzeniami Rektora. 1. Dodatkowe funkcjonalności systemu e-czp Dodatkowymi funkcjonalnościami systemu e-czp są: a) powołanie redaktora pomocniczego, wyznaczenie osoby zastępującej dla kierownika jednostki Uczelni, b) wyznaczenie osób będących konsultantami dla kierownika jednostki Uczelni, c) wyznaczenie osoby zastępującej dla kierownika jednostki Uczelni, d) powiadamianie mailowe o konieczności podjęcia czynności w systemie e-czp. Ad a) Redaktor pomocniczy, jest jest to osobą, która a działająca na rzecz kierownika projektujest wyznaczana przez kierownika projektu i działa na jego rzecz, a w szczególności: sporządza wniosek o powołanie kierownika, sporządza wniosek o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu wraz z informacją o projekcie i analizą ryzyka ETAP I, sporządza wniosek o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu do podpisania umowy w sprawie realizacji projektu wraz z analizą ryzyka ETAP II, sporządza wniosek o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu o zarządzanie projektem, sporządza analizę ryzyka na etapie realizacji projektuetap III corocznie, sporządza kalkulację kosztówn planowaną na rok kalendarzowy corocznie, wprowadza ocenę projektu dokonaną przez instytucję finansującą. Redaktor pomocniczy nie może uruchamiać procedur związanych z zarządzaniem projektem. Wyznaczenie r. Redaktora pomocniczego jest możliwe przy wykorzystaniu programu e-czp. W tym celu należy y jest wyznaczany przez kierownika projektu (rys. 21, 22). wskazać projekt, dla którego wyznaczana jest osoba redaktora pomocniczego (rys. 15), a następnie dokonać wyboru osoby, która będzie pełniła tę funkcję (rys. 16). Ad b) Działając w imieniu kierownika projektu: a) sporządza wniosek o powołanie kierownika, b) sporządza wniosek o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu wraz z informacją o projekcie i analizą ryzyka ETAP I, Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Przed: 0,5 cm, Wysunięcie: 0,5 cm, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs, Punktowane + Poziom: 1 + Wyrównanie: 1,59 cm + Wcięcie: 2,22 cm Sformatowano: Wyróżnienie Sformatowano: Wyróżnienie Sformatowano: Wyróżnienie Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Sformatowano: Odstęp Przed: 0 pkt

27 Elektroniczne wspomaganie zarządzania c) sporządza wniosek o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu do podpisania umowy o realizację projektu wraz z analizą ryzyka ETAP II, d) sporządza wniosek o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu o zarządzanie projektem, e) sporządza analiza ryzyka ETAP III corocznie, f) sporządza kalkulację kosztów planowaną na rok kalendarzowy corocznie, g) wprowadza ocenę projektu dokonaną przez instytucję finansującą Redaktor pomocniczy nie może jednak uruchamiać procedur związanych z zarządzaniem projektu. Konsultantem jest to osoba wybrana (rys. 23) i upoważniona przez dziekana/kierownika jjednostki do opiniowania wniosków o pełnomocnictwa wraz z wymaganymi załącznikami. Zadaniem konsultanta jest Na potrzeby i z upoważnienia Kierownika Jednostki/Dziekana wyrażenie a opiniię (negatywneją lub pozytywnej)ą na temat dokumentów zatwierdzanych przez dziekana/kierownika jednostki/dziekana. Wyboru konsultanta dokonuje się przez program e-czp (rys. 17). Opinia konsultanta pojawia się w widoku dziekana/kierownika jjednostki przy zatwierdzaniu kolejnych etapów zarządzania projektem. Ad c) W przypadku nieobecności w pracy dziekan lub kierownik jednostki mogą wyznaczyć osobę, która będzie pełniła ich obowiązki na czas określony. W tym celu należy skorzystać z odpowiedniego formularza w programie e-czp (rys. 18). Ad d) Program e-czp automatycznie drogą mailową przesyła powiadomienia o konieczności podjęcia czynności związanych z zarządzaniem projektem, które dalej są przesyłane do specjalnych, publicznych skrzynek pocztowych jednostek organizacyjnych uczelni. Ponadto, powiadomienia są przesyłane kierownikom projektów (na ich służbowe skrzynki pocztowe) wraz z informacjami o zakończeniu realizacji poszczególnych procedur. Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Sformatowano: Odstęp Przed: 0 pkt Sformatowano: Nie Wyróżnienie Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs

28 494 K. Wodarski Sformatowano: Do lewej, Wcięcie: Pierwszy wiersz: 0 cm, Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys Wskazanie projektu, dla którego wyznaczana jest osoba redaktora pomocniczego Fig. 15. Indication of the project for which a person is determined by the auxiliary editor Sformatowano: Do lewej, Wcięcie: Pierwszy wiersz: 0 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze Sformatowano: Do lewej, Wcięcie: Pierwszy wiersz: 0 cm, Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys Wybór osoby redaktora pomocniczego z Active Directory Sformatowano: Do lewej, Wcięcie: Pierwszy wiersz: 0 cm, Odstęp Przed: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze

29 Elektroniczne wspomaganie zarządzania Fig. 16. Choice of an auxiliary editor from the Active Directory Sformatowano: Do lewej Sformatowano: Angielski (Wielka Brytania) Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 6 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Sformatowano: Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys Wybór konsultanta dziekana / kierownika jjednostki Fig. 17. Selection of consultant dean/head of unit Ad c) K W przypadku nieobecności w pracy Dziekana lub Kierownika Jednostki mogą oni wyznaczyć osobę, która będzie pełniła ich obowiązki na czas określony. W tym celu należy skorzystać z odpowiedniego formularza w e-czp (rys. 1824). Ad d) Program e-czp automatycznie przesyła drogą ową powiadomienia o konieczności podjęcia czynności związanych z zarządzaniem projektem. Powiadomienia takie są przesyłane do specjalnych publicznych skrzynek pocztowych jednostek organizacyjnych uczelni. Ponadto powiadomienia są automatycznie przesyłane kierownikom projektów (na ich służbowe skrzynki pocztowe), wraz z informacjami o zakończeniu realizacji poszczególnych procedur. Sformatowano: Do lewej, Odstęp Po: 0 pkt, Interlinia: pojedyncze Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Sformatowano: Wyróżnienie Sformatowano: Wyróżnienie Sformatowano: Odstęp Przed: 6 pkt Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs

30 496 K. Wodarski Sformatowano: Odstęp Przed: 12 pkt, Interlinia: pojedyncze Rys Wyznaczenie osoby pełniącej obowiązki dziekana/kierownika jednostki z Active Directory Fig. 18. Appointment of person acting as the dean/head of unit from Active Directory 3. Program e-czp automatycznie przesyła drogą ową powiadomienia o konieczności podjęcia czynności związanych z zarządzaniem projektem. Powiadomienia takie są przesyłane do specjalnych publicznych skrzynek pocztowych jednostek organizacyjnych uczelni. Powiadomienia są również automatycznie przesyłane kierownikom projektów (na ich służbowe skrzynki pocztowe), z informacjami o zakończeniu realizacji poszczególnych procedur (rys. 25). Sformatowano: Do lewej, Wcięcie: Przed: 0 cm, Wysunięcie: 1,5 cm, Interlinia: pojedyncze, Tabulatory: 1 cm, Do lewej Sformatowano: Czcionka: Kolor czcionki: Automatyczny, Czcionka o złożonym skrypcie: 10 pkt Sformatowano: Wcięcie: Pierwszy wiersz: 1 cm Pierwszy wiersz: 0,95 cm, Interlinia: Wielokrotne 1,3 wrs Rys. 25. Powiadomienie o zakończeniu realizacji procedury P1