PROCES PODPISYWANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE

Transkrypt

1 PROCES PODPISYWANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE

2 SCHEMAT PRZYGOTOWANIA UMOWY Wezwanie do złożenia załączników do umowy Otrzymanie poprawnych załączników Przygotowanie umowy Podpisanie umowy w siedzibie urzędu Wysłanie dwóch egzemplarzy umowy do beneficjenta wraz z kompletem załączników Wnioskodawca odsyła dwa egzemplarze podpisanej umowy wraz z zaparafowanymi załącznikami WUP wysyła jeden egzemplarz podpisanej przez dyrektora umowy wraz z jednym kompletem załączników do Wnioskodawcy Podpisanie weksla i deklaracji wekslowej w obecności pracownika w terminie 10 dni roboczych od podpisania umowy lub Przesłanie weksla i deklaracji wekslowej do Urzędu potwierdzonych notarialnie w terminie 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy

3 WYMAGANE ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY O DOFINANSOWANIE: Załącznik nr 1: Wniosek o dofinansowanie projektu; Załącznik nr 2: Harmonogram składania wniosków o płatność; Załącznik nr 3: Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT; Załącznik nr 4: Szczegółowe obowiązki Beneficjenta wynikające z realizacji projektu;

4 DOKUMENTY, WYMAGANE DO PODPISANIA UMOWY, które formalnie nie stanowią załączników Kopia statutu lub inny dokument (umowa spółki) stanowiący podstawę prawną działalności Wnioskodawcy/Partnera, potwierdzony za zgodność z oryginałem, Umowa/porozumienie partnerskie (przy projektach realizowanych w partnerstwie) wraz z upoważnieniem Wnioskodawcy do reprezentowania Partnera, Zaświadczenie Wnioskodawcy/Partnera poświadczające o niezaleganiu z podatkami, Zaświadczenie Wnioskodawcy/Partnera poświadczające o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne lub innych opłat, Oświadczenie Wnioskodawcy o posiadaniu rachunku bankowego, Oświadczenie Wnioskodawcy/Partnera o niekaralności karą zakazu dostępu do środków publicznych, Uchwała wspólników Wnioskodawcy/Partnera do zaciągania zobowiązania o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego, chyba że umowa spółki stanowi inaczej,

5 DOKUMENTY, WYMAGANE DO PODPISANIA UMOWY, które formalnie nie stanowią załączników Oświadczenie o wartości otrzymanej pomocy de minimis otrzymanej w ciągu 3 lat poprzedzających złożenie wniosku (dotyczy projektów w których występuje pomoc de minimis), Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie i rybołówstwie (dotyczy projektów, w których występuje pomoc publiczna), Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (dotyczy projektów, w których występuje pomoc de minimis), Pełnomocnictwo do reprezentowania Wnioskodawcy (w sytuacji, gdy wniosek jest podpisywany przez osobę/y nie posiadające uprawnień do reprezentowania wnioskodawcy).

6 ZAŁĄCZNIK NR 2: HARMONOGRAM SKŁADANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ O czym należy pamiętać? Aby został oznaczony aktualną wersją wniosku, gdzie trzy ostatnie cyfry np. 001 lub 002 oznaczają kolejną wersję wniosku o dofinansowanie. Najczęstsze błędy: Brak wskazania aktualnej wersji wniosku uniemożliwiający sprawdzenie poprawności harmonogramu.

7 ZAŁĄCZNIK NR 3: OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI PODATKU VAT

8 ZAŁĄCZNIK NR 3: OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI PODATKU VAT O czym należy pamiętać? Należy wpisać właściwą nazwę i numer projektu, czyli numer zaczynający się od WND-RPSL /16 bez numeru wersji wniosku, co należy uznać za zasadę obowiązującą we wszystkich załącznikach. Podpis lub podpisy osób reprezentujących Wnioskodawcę wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgowości. Jeżeli Wnioskodawca sam prowadzi księgowość, prosimy o przedłożenie oświadczenia w tym zakresie.

9 OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI PODATKU VAT O czym należy pamiętać? W przypadku partnera, oświadczenie jest składane na tym samym wzorze. Partner w miejscu Nazwa i adres beneficjenta wpisuje swoje dane. Wpisuje je wszędzie za wyjątkiem pierwszego zdania, w którym mowa o przyznaniu Beneficjentowi dofinansowania. Najczęstsze błędy: Brak podpisu osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgowości Brak podpisu osoby lub osób właściwych do reprezentacji Wnioskodawcy

10 UMOWA PARTNERSKA Nie ma obowiązującego wzoru umowy partnerskiej, jednakże zgodnie z art. 33 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej , porozumienie oraz umowa o partnerstwie określają w szczególności: 1) przedmiot porozumienia albo umowy; 2) prawa i obowiązki stron; 3) zakres i formę udziału poszczególnych partnerów w projekcie; 4) partnera wiodącego uprawnionego do reprezentowania pozostałych partnerów projektu; 5) sposób przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych partnerów projektu, umożliwiający określenie kwoty dofinansowania udzielonego każdemu z partnerów; 6) sposób postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązania się stron z porozumienia lub umowy.

11 Kwestie dotyczące upoważnień 1. Partner projektu składa upoważnienie/pełnomocnictwo dla Wnioskodawcy do dokonania w jego imieniu wszelkich czynności związanych z realizacją projektu ze wskazaniem w nim numeru projektu, jego nazwy, nazwy działania/poddziałania oraz programu operacyjnego, w ramach którego realizowany jest projekt. 2. W przypadku, gdy czynności związane z podpisaniem umowy są realizowane przez osobę/y nie posiadające statutowych uprawnień do reprezentowania wnioskodawcy, należy dostarczyć dla tejże osoby pełnomocnictwo o charakterze szczególnym, tzn: w treści dokumentu należy dokładnie określić zakres udzielanego pełnomocnictwa.

12 Zakres udzielanego pełnomocnictwa Na przykład poprzez zamieszczenie klauzuli o treści: pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli w imieniu.., w sprawie realizacji projektu pod nazwą., w tym do: podpisania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów związanych z realizacją projektu, podpisania umowy o dofinansowanie, odpisywania aneksów do umowy o dofinansowanie, zaciągania zobowiązań finansowych koniecznych do zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, w przypadku udzielenia zabezpieczenia w formie weksla wymagana jest dodatkowa klauzula pełnomocnictwo do podpisania weksla in blanco i deklaracji wystawcy weksla in blanco, Pełnomocnictwa udziela się zawsze do podejmowania działań prawnych w imieniu beneficjenta, a więc w imieniu: gminy/powiatu/województwa, spółki, fundacji bądź stowarzyszenia.

13 DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO PODPISANIA UMOWY, KTÓRE NIE SĄ ZAŁĄCZNIKAMI DO UMOWY: 1. Oświadczenie o posiadaniu rachunku bankowego O czym należy pamiętać? Aby na oświadczeniu oprócz numeru rachunku wskazano nazwę i numer projektu Aby zostało ono podpisane przez osobę reprezentującą Wnioskodawcę 2. Oświadczenie o niekaralności karą zakazu dostępu do środków publicznych O czym należy pamiętać? Oświadczenie składamy na wzorze znajdującym się na stronie internetowej Urzędu w zakładce: Realizacja projektów Oświadczenie składa zarówno Wnioskodawca, jak i jego partnerzy modyfikując je w zależności od podmiotu składającego.

14 Dokumenty związane z pomocą de minimis (o ile dotyczy) Oświadczenie o wartości otrzymanej pomocy de minimis otrzymanej w ciągu 3 lat poprzedzających złożenie wniosku (dotyczy projektów w których występuje pomoc de minimis). Tożsamy wymóg dotyczy partnerów przy projektach realizowanych w partnerstwie krajowym, gdy otrzymują pomoc publiczną; Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie i rybołówstwie (dotyczy projektów, w których występuje pomoc publiczna). Tożsamy wymóg dotyczy partnerów przy projektach realizowanych w partnerstwie krajowym, gdy otrzymują pomoc publiczną; Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (dotyczy projektów, w których występuje pomoc de minimis). Tożsamy wymóg dotyczy partnerów przy projektach realizowanych w partnerstwie krajowym, gdy otrzymują pomoc publiczną; Wzory dokumentów znajdują się na stronie UOKiK

15 Kto i kiedy dostarcza uchwałę wspólników? Gdy o dofinansowanie ubiega się beneficjent będący spółką prawa handlowego w myśl art. 230 Kodeksu spółek handlowych, w przypadku rozporządzenia prawem lub zaciągnięcia zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymagana jest odpowiednia uchwała wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (dotyczy również partnerów przy projektach realizowanych w partnerstwie). Tożsamy wymóg dotyczy innych osób prawnych (np. uczelni wyższych) lub innych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej (np. spółek osobowych itp.) jeżeli zostało to uregulowane w prawodawstwie krajowym lub innych dokumentach wewnętrznych dotyczących funkcjonowania podmiotów (np. statut, regulamin itp.).

16 WNIOSKODAWCA MA DO DYSPOZYCJI 10 DNI ROBOCZYCH LICZONYCH OD DNIA PODPISANIA UMOWY NA ZŁOŻENIE ZABEZPIECZENIA

17 DEKLARACJA WEKSLOWA

18 WEKSEL

19 PODPISANIE WEKSLA IN BLANCO I DEKLARACJI WEKSLOWEJ O czym należy pamiętać? Gdy zabezpieczenie składane jest na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to powinno zawierać dokładne wskazanie czynności do których osoba wskazana w nim jest upoważniona oraz nazwę i numer projektu, Osoba podpisująca weksel przychodzi z dowodem osobistym oraz pieczątkami: osobową oraz firmową. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, konieczny jest podpis współmałżonka, o ile nie mają oni rozdzielności majątkowej. Weksel in blanco NIE JEST wypełniany, a jedynie podpisywany przez osobę reprezentującą Wnioskodawcę

20 DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Witold Worach Wydział Wyboru Projektów EFS Zespół ds. Wyboru Projektów 2 tel wworach@wup-katowice.pl