Poznań, 31 grudnia 2010 roku DOP /10

Transkrypt

1 DOP /10 Poznań, 31 grudnia 2010 roku Zarządzenie nr 159/2010 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 31 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia Procedury zarządzania projektami finansowanymi ze środków pozyskiwanych z funduszy strukturalnych Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyŝszym (Dz. U. nr 164, poz. 365 ze zmianami) oraz 42 ust. 4 pkt 1 i ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu zarządza się, co następuje: 1 Dla celów pozyskiwania i zarządzania środkami z funduszy strukturalnych wprowadza się w Ŝycie Procedurę zarządzania projektami finansowanymi ze środków pozyskiwanych z funduszy strukturalnych, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. Nadzór nad realizacją niniejszego zarządzenia powierzam Kanclerzowi. 2 3 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 14 stycznia 2011 roku. Rektor /-/ prof. dr hab. Grzegorz Skrzypczak

2 Załącznik do Zarządzenia nr 159/2010 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia r. Procedura zarządzania projektami finansowanymi ze środków pozyskiwanych z funduszy strukturalnych w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu Wprowadzenie 1 1. Nadzór nad pozyskiwaniem, realizacją i rozliczaniem projektów finansowanych z programów operacyjnych pochodzących z funduszy strukturalnych od strony formalnej pełni Rektor, upowaŝnieni Prorektorzy lub Kanclerz. 2. Nadzór nad merytoryczną stroną projektu sprawują Prorektorzy, Dziekani lub Kanclerz. 3. Za realizację i rozliczenie projektu odpowiada Kierownik Projektu, powołany zarządzeniem Rektora i zgodnie z kompetencjami określonymi w niniejszym opracowaniu. 4. Wnioski i umowy o dofinansowanie podpisywane są przez Rektora, upowaŝnionego przez niego Prorektora, Kanclerza lub inną osobę, przy kontrasygnacie Kwestora. 5. Komórką organizacyjną Uczelni wspomagającą realizację zadań informacyjnych, koordynujących oraz nadzorujących w procesie pozyskiwania i wykorzystania funduszy unijnych jest Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych. 6. Jednostkami Uczelni uprawnionymi do pozyskiwania środków, realizacji projektów finansowanych z funduszy strukturalnych są: - Wydziały po uzyskaniu akceptacji Dziekana, - Jednostki wydziałowe po uzyskaniu akceptacji Dziekana, - jednostki ogólnouczelniane - po akceptacji właściwego Prorektora, - jednostki międzyuczelniane - po akceptacji Rektora/właściwego Prorektora lub Kanclerza. - komórki administracji centralnej po uzyskaniu akceptacji Rektora/Prorektora lub Kanclerza, - zakłady doświadczalne po akceptacji Rektora. 7. Propozycje wniosków o dofinansowanie podlegają wewnętrznej analizie w oparciu o kryteria ekonomicznej efektywności, ryzyka i wagi projektu dla rozwoju Uczelni. Analizy tej dokonuje Stały Zespół Doradczy Rektora ds. Oceny Projektów finansowanych z funduszy strukturalnych, powoływany Zarządzeniem Rektora.

3 Zespół moŝe zwrócić się do merytorycznych komórek administracji Uczelni oraz osób opracowujących wniosek o przedstawienie analiz i wyjaśnień. 8. KaŜdorazowo po zakończeniu prac Stały Zespół Doradczy Rektora ds. Oceny Projektów składa raport Rektorowi. 9. Decyzję o złoŝeniu wniosku podejmuje Rektor. 10. W przypadku otrzymania dofinansowania i podpisania umowy o dofinansowanie fakt tan powinien mieć odzwierciedlenie w planie rzeczowo finansowym Uczelni. 11. Dokonywanie zakupów usług, dostaw, robót budowlanych w ramach projektów finansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych musi być realizowane zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu. 12. Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych prowadzi rejestr wszystkich planowanych, zgłoszonych i prowadzonych w Uczelni projektów finansowanych z funduszy strukturalnych. 13. Audytor wewnętrzny Uczelni dokonuje corocznie oceny ryzyka Uczelni związanego z realizacją projektów finansowanych z funduszy strukturalnych. 14. Warunkiem rozpoczęcia procedury wnioskowania jest utworzenie w Uczelni, za zgodą Rektora, funduszu zabezpieczającego środki na finansowanie wkładu własnego Beneficjenta. Decyzje w sprawie utworzenia funduszu podejmuje Rektor 15. Zobowiązuje się Wnioskodawcę do działań zmierzających do zabezpieczenia wkładu własnego projektu z innych źródeł niŝ środki własne uczelni. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu 2 1. Prace nad projektem mogą rozpocząć się z inicjatywy kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni lub pracowników tych jednostek. Przed rozpoczęciem prac związanych z pozyskiwaniem środków, pracownik jednostki zobowiązany jest poinformować o tym fakcie Kierownika. 2. Kierownik jednostki wraz z zainteresowanym pracownikiem występuje do Rektora o zgodę na rozpoczęcie prac nad projektem, ustala zasady i źródła finansowania wydatków niekwalifikowanych lub nieuwzględnionych w projekcie, ustala budŝet oraz informuje o podjętych działaniach związanych z pozyskaniem dodatkowego dofinansowania z innych źródeł. Ustala się równieŝ sposób finansowania przygotowania projektu i kosztów zawiązanych z zawarciem umowy. 3. Rektor przed dokonaniem akceptacji zasięga opinii Stałego Zespołu Doradczego Rektora ds. Oceny Projektów finansowanych z funduszy strukturalnych.

4 4. Po uzyskaniu zgody Rektora, kierownik jednostki przekazuje ją do Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych. 5. W przypadku projektów, które wymagają zgody Senatu Prorektor/Dziekan/Kanclerz występuje do Rektora z wnioskiem o uruchomienie procedury. 6. Kierownik jednostki organizacyjnej w porozumieniu z zainteresowanym pracownikiem wyznacza Koordynatora Projektu i informuje o tym pisemnie Sekcję ds. Funduszy Strukturalnych. 7. Koordynator Projektu jest odpowiedzialny za przygotowanie merytorycznej części wniosku, wyznaczenie zamierzonych celów i sposobu ich realizacji, formalnej części wniosku, w tym szczegółowego Harmonogramu i BudŜetu, W tym celu zaleŝności od potrzeb powinien równieŝ uzgodnić z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni zagadnienia, dotyczące składanego wniosku i pozycji kosztów: - z Biurem Zamówień Publicznych proponowanych procedur zamówień publicznych oraz czasu potrzebnego do ich realizacji, - z Działem Osobowym i Spraw Socjalnych propozycji w zakresie zatrudnienia osób realizujących projekt (umowy o pracę, umowy cywilno prawne, zaangaŝowanie pracowników Uczelni w projekcie), - z Działem Technicznym wymaganej dokumentacji technicznej, - z Działem Aparatury Naukowo - Badawczej i Dydaktycznej wymagań co do planowanego zakupu aparatury i oszacowania jej wartości, - z Sekcją ds. Funduszy Strukturalnych wszystkich wymaganych załączników, - z Działem Gospodarczym i Zaopatrzenia wymagań co do planowanego zakupu odczynników, materiałów i usług oraz moŝliwości lokalowych dla funkcjonowania biura projektu, - z Działem Księgowym kalkulowanych kosztów, w tym administrowania projektem. Na kaŝdym etapie wniosku wymagana jest współpraca z Sekcją ds. Funduszy Strukturalnych. 8. Koordynator Projektu na 10 dni kalendarzowych przed terminem złoŝenia wniosku przekazuje go w celu weryfikacji formalnej do Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych. 9. Kompletny wniosek (wraz z załącznikami) podpisuje Rektor lub upowaŝniony Prorektor/Kanclerz oraz Kwestor, jeśli wymagana jest jego kontrasygnata. 10. Na wniosek Koordynatora Projektu Rektor udziela mu pełnomocnictwa do podpisywania wniosku oraz potwierdzania kopii za zgodność z oryginałem. 11. Potwierdzona za zgodność z oryginałem dokumentacja powinna być opatrzona imienną pieczęcią osoby reprezentującej uczelnie, datą, czytelnym podpisem lub parafką, przy czym podpis powinien być dokonany niebieskim kolorem.

5 12. Oryginał podpisanego wniosku wraz z wymagana ilością kopi przekazywany jest do Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych, w terminie przynajmniej 7 dni przed wymaganą datą złoŝenia wniosku. 13. Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych rejestruje wszystkie podpisane wnioski i dokonuje ich archiwizacji. 14. Pracownik Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych lub pracownik jednostki składa zaakceptowany wniosek do Instytucji ogłaszającej konkurs oraz odnotowuje ten fakt wpisując numer rejestracyjny wniosku. 15. Informację o uzyskanej ocenie (pozytywnej lub negatywnej) wniosku Koordynator Projektu przekazuje natychmiast Rektorowi i Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych. Uruchomienie projektu 3 1. Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych monitoruje i koordynuje podpisanie umowy o dofinansowanie. 2. Koszty przygotowania załączników do umowy, w tym koszty wydania zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy ponosi wnioskodawca projektu, wskazując źródło finansowania. 3. Umowa o dofinansowanie, jak równieŝ umowy, w których Uczelnia jest jedną ze stron, np.: umowy konsorcjum, umowy partnerstwa, powinny być parafowane przez Radcę Prawnego, a kopia umowy przekazana do Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych. 4. Koordynator Projektu występuje do Działu Finansowego z wnioskiem o otwarcie odrębnego rachunku bankowego lub rachunków. 5. Umowa o dofinansowanie jest podpisywana przez Rektora/upowaŜnionego Prorektora i kontrasygnowana przez Kwestora. 6. Podpisana umowa o dofinansowanie jest przekazywana do Kwestora, natomiast kopia do Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych, gdzie jest rejestrowana i przekazywana do zainteresowanych jednostek. 7. Po otrzymaniu umowy, Dział Księgowości otwiera odrębne konta księgowe, w celu ewidencji i rozliczenia kosztów projektu. 8. Wraz z umową o dofinansowanie Koordynator Projektu zobowiązany jest przekazać do Kwestora oświadczenie/pisemną informację o sposobie finansowania projektu, źródeł pokrycia wkładu własnego, w tym ponoszenia kosztów niekwalifikowanych. Oświadczenie takie powinno być podpisane przez Koordynatora Projektu oraz Dziekana w jednostce, w której realizowany jest projekt.

6 Zarządzanie projektami finansowanymi ze środków funduszy strukturalnych 4 1. W celu prawidłowego zarządzania projektem, Rektor na wniosek Koordynatora Projektu, przy akceptacji Dziekana, powołuje zespół projektowy Biuro Projektu, w skład, którego wchodzi: - Kierownik Projektu, - osoby, których udział w projekcie ze względu na jego specyfikę jest niezbędny. 2. Biuro Projektu powołane jest na czas realizacji i całkowitego rozliczenia projektu. 3. Biuro Projektu współpracuje z innymi jednostkami Uczelni, w celu prawidłowej realizacji projektu. 4. Kierownik Projektu jest zobowiązany do opracowania w formie pisemnej procedur funkcjonowania Biura Projektu i realizacji projektu oraz ścieŝki audytu wewnętrznego obiegu dokumentów, wraz z odpowiedzialnościami poszczególnych stanowisk w projekcie. 5. Kierownik Projektu określa zakresy obowiązków dla wszystkich osób zaangaŝowanych w projekcie. 6. Kierownik Projektu odpowiada za planowanie i podział zadań merytorycznych w projekcie, a takŝe nadzór nad merytoryczną i terminową realizacją projektu. 7. Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za zgodną z harmonogramem oraz budŝetem realizację projektu, właściwe i zgodne z umową oraz obowiązującymi przepisami wykorzystanie przyznanych środków, realizowanie wydatków zgodnie z procedurami zamówień publicznych oraz za prawidłowe rozliczenie projektu do momentu jego zamknięcia i rozliczenia. 8. Kierownik Projektu współpracuje z Sekcją ds. Funduszy Strukturalnych. 9. Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych pełni rolę monitorującą w procesie realizacji projektu. Jednocześnie wspomaga Kierownika Projektu w formalnym prowadzeniu projektu zgodnie z umową i wytycznymi Instytucji Zarządzającej, w tym w kontaktach z Instytucją Zarządzającą i Pośredniczącą. 10. Kierownik Projektu odpowiada za promocję i informację o finansowaniu projektu, oraz za realizację wszystkich czynności wymienionych w Umowie. W działaniach tych wspomaga go Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych i inne jednostki Uczelni. 11. W przypadku rezygnacji lub rozwiązania stosunku pracy Kierownika projektu, Dziekan odpowiedzialny jest za przeprowadzenie procedury przekazania obowiązków oraz wskazanie nowego Kierownika projektu.

7 Zatrudnianie w projekcie 5 1. Kierownik Projektu występuje do Działu Osobowego i Spraw Socjalnych o zatrudnienie osób w projekcie. Dział Osobowy i Spraw Socjalnych przedstawia sprawę Prorektorowi ds. Kadr i Rozwoju Uczelni, po jego akceptacji przygotowywane i podpisywane są umowy. 2. Umowy o pracę, aneksy bądź porozumienia w ramach stosunku pracy (dla pracowników oddelegowanych do projektu) powinny być przygotowane w 4 egzemplarzach (1 dla Działu Osobowego i Spraw Socjalnych, 1 dla Działu Płac i Stypendiów, 1 dla pracownika, 1 w dokumentacji Biura Projektu), 3. Kierownik Projektu jest zobligowany do przygotowania osobom zatrudnionym w projekcie zakresu obowiązków, który następnie musi zostać odebrany i podpisany przez te osoby. 4. Kierownik Projektu jest zobligowany do przygotowania osobom zatrudnionym w projekcie na umowę o pracę dokumentów niezbędnych i wymaganych przez Instytucję Zarządzającą oraz przez wytyczne programowe. Dokumenty winne być zgodne ze wzorem wymaganym przez Instytucję Zarządzającą. 5. Kierownik Projektu jest zobligowany do przygotowania osobom zatrudnionym w projekcie na podstawie aneksu do umowy (wynagrodzenie uzupełniające) kart czasu pracy w formie niezbędnej i wymaganej przez Instytucję Zarządzającą oraz przez wytyczne programowe. Karty winne być zgodne ze wzorem wymaganym przez Instytucję Zarządzającą, a jeśli takowego brak z przyjętym wzorem na Uczelni (załącznik do Zarządzenia Rektora ). 6. Osoby zatrudnione w projekcje na podstawie aneksu do umowy (wynagrodzenie uzupełniające) są zobowiązane do przekazania do 3 dnia po zakończeniu miesiąca oryginałów wypełnionych przez pracownika i zatwierdzonych przez Koordynatora Projektu dokumentów (list obecności i kart czasu pracy oraz zatwierdzonych przez Rektora/Prorektora/Dziekana/Kanclerza kart wynagrodzeń) do Działu Osobowego i Spraw Socjalnych, który w ciągu następnych 2 dni przekazuje sprawdzoną i zaparafowaną kartę wynagrodzeń do Działu Płac i Stypendiów. Oryginały list obecności i kart czasu pracy powinny być przechowane w dokumentacji projektu. 7. Procedura dotycząca zawierania umów cywilno prawnych i ich rozliczania powinna być zgodna z procedurami funkcjonującymi w Uczelni i z wytycznymi programowymi. Kopia umów cywilno - prawnych, rachunków, kart czasu pracy powinny być przekazane do Działu Osobowego i Spraw Socjalnych, a oryginały umów, rachunków i kart czasu pracy, ewentualne protokoły zdawczo odbiorcze (jeśli są wymagane przez Instytucję Zarządzającą) powinny być przechowywane w Biurze Projektu.

8 8. W projekcie mogą być zatrudniani pracownicy Uczelni. JeŜeli praca wykonywana w swym zakresie jest róŝna od zakresu obowiązków w stosunku pracy, to osoba zaangaŝowana w projekcie moŝe być zatrudniona na umowę cywilno prawną lub umowę o pracę. JeŜeli zakres czynności jest taki sam, pracownikowi na czas wykonywania dodatkowych prac przyznaje się wynagrodzenie uzupełniające lub dodatek specjalny. Rozliczenie projektu 6 1. Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za terminowe i prawidłowe rozliczenie projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. 2. Wnioski o płatność przygotowywane są w Biurze Projektu przy współudziale Działu Księgowości, a następnie przekazywane do właściwej Instytucji Zarządzającej wskazanej w Umowie. Kopia wniosku o płatność przechowywana jest w Biurze Projektu. 3. Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za weryfikowanie zawartych we wniosku o płatność informacji: wydatków za zgodność z dokumentacją źródłową, zapisami księgowymi, pozycjami w kosztorysie i harmonogramie. 4. Wnioski o płatność i sprawozdania są przedkładane do wiadomości Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych i Kwestora. 5. Wnioski o płatność oraz sprawozdania są podpisywane przez Rektora lub osoby upowaŝnione. Obieg dokumentacji projektu (ewidencji finansowo księgowa) 7 1. Obieg dokumentów księgowych oraz ich ewidencja i rozliczenie jest zgodny z funkcjonującymi w Uczelni procedurami, w tym z Polityką Rachunkowości i Instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych. Faktury i inne dowody księgowe powinny być opisane w oparciu o wytyczne właściwego Programu Operacyjnego oraz o zatwierdzony do realizacji w umowie harmonogram i budŝet projektu przez Kierownika projektu. Minimum informacji, które powinny być umieszczone na dokumencie to: numer umowy o dofinansowanie projektu, nazwa projektu i funduszu, numer zadania i kategoria wydatku, określenie wielkości kosztu kwalifikowanego, numer księgowy/ewidencyjny oraz w zakresie stosowania ustawy pzp, wskazanie konkretnego artykułu i Dz.U. (celem weryfikacji, której nowelizacji dotyczy), a takŝe numeru wniosku o zamówienie publiczne oraz numer umowy wynikającej z procedury PZP. Przy opisie dokumentu wymagane jest zawarcie informacji o celu przeznaczenia towaru/usługi będącej przedmiotem faktury.

9 Dowody księgowe powinny być zatwierdzone: - pod względem merytorycznym przez Kierownika Projektu, - pod względem formalno rachunkowym przez pracownika Działu Księgowości. Przy opisywaniu dowodów księgowych, przy kontrolach merytorycznych i formalno rachunkowych, potwierdzenie ich dokonania powinno być udokumentowane poprzez podpis z pieczątką imienną i datą. 2. Dla faktur, dowodów księgowych, dotyczących zakupów aparaturowych wymagane jest teŝ uprzednie opracowanie dokumentów przez Dział Aparatury Naukowo Badawczej i Dydaktycznej. 3. Dla faktur, dowodów księgowych, dotyczących zakupów i usług jest teŝ uprzednie opracowanie dokumentów przez Dział Gospodarczy i Zaopatrzenia. 4. W przypadku, gdy projekt jest prowadzony przez Dział Techniczny dowody księgowe są opisywane zgodnie z funkcjonującą w Uczelni Procedurą prowadzenia inwestycji i remontów. 5. Dowody księgowe po zatwierdzeniu przez Kierownika Projektu są przekazywane Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych do akceptacji, a następnie do Działu Księgowości, gdzie następuje ich dekretacja i ewidencja. 6. Dokument księgowy zatwierdzony jest do zapłaty przez Kwestora i Rektora/Prorektora/Kanclerza. 7. Pracownik Działu Finansowego przygotowuje przelew, który zostaje zatwierdzony przez Kwestora, Rektora/Prorektora/Kanclerza. Płatność jest realizowana drogą elektroniczną lub tradycyjną, natomiast oryginał papierowego dowodu przelewu (wydruk) zostaje dołączony do właściwego dokumentu Projektu. 8. Po otrzymaniu wyciągu bankowego potwierdzającego dokonanie płatności, pracownik Działu Księgowości dekretuje wyciągi bankowe i je księguje. 9. Pisma, korespondencja z Instytucją Zarządzającą, inne dokumenty dotyczące realizacji projektu podlegają weryfikacji właściwym merytorycznie jednostkom organizacyjnym Uczelni oraz Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych. Po weryfikacji są zatwierdzane przez Rektora/upowaŜnioną osobę i przekazywane do Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych. 10. Wszystkie kopie powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŝnioną do reprezentowania Uczelni lub osobę upowaŝnioną do tej czynności w ramach danego Projektu.

10 Przechowywanie dokumentacji projektu 8 1. Zasady klasyfikowania dokumentów powstałych w związku z realizacją projektu określa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, stanowiący załącznik do Instrukcji Kancelaryjnej Uczelni. 2. Za ustalenie wewnętrznych zasad ewidencji dokumentów projektu w jednostce realizującej projekt odpowiada Kierownik Projektu, przy uwzględnieniu rozwiązań wskazanych w Instrukcji Kancelaryjnej. Zasady te powinny zostać opisane w ścieŝce audytu. 3. Przyjęty sposób dokumentowania powinien pozwolić na zidentyfikowanie i prześledzenie prowadzenia projektu: weryfikację działań zrealizowanych w ramach projektu, prześledzenie dokonanego wydatku, przebieg udzielonych zamówień publicznych, dokumentację świadczącą o realizacji wskaźników. W związku z tym dokumenty powinny być przechowywane w odrębnych i czytelnie oznaczonych segregatorach. 4. Czasookres przechowywanej dokumentacji powinien być zgodny ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w umowie o dofinansowanie danego projektu oraz w wytycznych dla danego projektu. 5. Zgodnie z przyjętymi w Uczelni procedurami przechowywania dokumentów, w okresie trwania projektu: - oryginały dokumentacji finansowej przechowywane są w Biurze Projektu a kserokopie w dziale księgowości - oryginały dokumentacji technicznej przechowywane są równieŝ w Biurze Projektu a kserokopie w Dziale Technicznym, - oryginały dotyczące procesu zakupu aparatury naukowo badawczej (poza dokumentacją przetargową, w więc protokoły zdawczo odbiorcze, dokumentacja zakupów poza ustawą, itp.) przechowywane są w Biurze Projektu a kserokopia w Dziale Aparatury Naukowo Badawczej i Dydaktycznej, - oryginały dokumentacji dotyczącej zakupów dokonywanych w zakresie Działu Gospodarczego i Zaopatrzenia w trybie poza ustawą przechowywane są Biurze Projektu a kserokopie w Dziale Gospodarczym i Zaopatrzenia. - oryginały dokumentacji przetargowej przechowywane są w Biurze Projektu a kserokopie w Dziale Zamówień Publicznych, - oryginały dokumentacji związanej z zatrudnieniem i wynagrodzeniem przechowuje się w Biurze Projektu a kserokopie w Dziale Osobowym i Spraw Socjalnych oraz w Dziale Księgowości.

11 - inne dokumenty dotyczące realizacji projektu przechowuje się w jednostce realizującej projekt (w Biurze Projektu), - dla projektów ogólnouczelnianych cała dokumentacja przechowywana jest w Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych. 6. Pełna dokumentacja projektu, powinna znajdować się w jednostce realizującej projekt (Biuro Projektu) przez cały okres realizacji projektu. Po jego zakończeniu i rozliczeniu, w okresie pół roku dokumentacja ta powinna zostać przekazana do Działu Księgowości wraz z informacją o wymaganym okresie dalszego przechowywania wynikającym z umowy o dofinansowanie oraz wytycznych w tym zakresie. Za przekazanie dokumentacji do Działu Księgowości odpowiada Kierownik Projektu. 7. Po wymaganej dacie przechowywania dokumentacja przekazywana jest do Archiwum Uczelnianego. Monitoring, kontrola i audyt projektów 9 1. Za bieŝące monitorowanie przebiegu realizacji projektów od strony formalnej odpowiada Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych. 2. Kierownik Projektu pisemnie informuje do końca listopada kaŝdego roku Sekcję ds. Funduszy Strukturalnych o przebiegu realizacji projektu. 3. Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych raz w roku informuje pisemnie Rektora o złoŝonych wnioskach oraz o przebiegu realizowanych projektów. 4. Kierownik Projektu ma obowiązek udzielania wszelkich informacji Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych równieŝ w zaleŝności od potrzeb informacyjnych w stosunku do Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej i innych instytucji, zaangaŝowanych w realizacje projektu. 5. Wydatkowanie środków z funduszy strukturalnych moŝe podlegać kontroli Instytucji WdraŜającej, Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej, Urzędu Kontroli Skarbowej, NIK, oraz instytucji kontrolnych z Komisji Europejskiej: Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Komisji Europejskiej, Europejskiego Biura ds. Przeciwdziałania Oszustwom (OLAF). 6. Kierownik Projektu ma obowiązek niezwłocznego poinformowania Rektora, Kanclerza, Kwestora, Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych, audytora wewnętrznego o terminie kontroli dokonywanej przez uprawnione instytucje w zakresie kontroli projektu. 7. Kserokopie protokołów z kontroli są przekazywane do Rektora i do audytora wewnętrznego. 8. Za realizację projektu odpowiada Kierownik Projektu.

12 9. Dziekan na wydziale którego prowadzony jest projekt oraz Kierownik Projektu, ponoszą pełną odpowiedzialność z tytułu realizacji projektu w tym równieŝ osiągnięcia ustalonych, wskazanych we wniosku wskaźników rezultatu i produktu. Jednostka, w której jest realizowany projekt pokrywa ze środków własnych koszty niekwalifikowane lub nieuwzględnione w projekcie na etapie kontroli wniosków o płatność i kontroli uprawnionych instytucji. 10. Projekty realizowane ze środków Funduszy Strukturalnych, w zaleŝności od wytycznych i zapisów umowy podlegają audytowi zewnętrznemu. Obowiązkowe audyty zewnętrzne, odbywają się we współpracy z audytorem wewnętrznym uczelni, w zakresie: konsultowania zamówienia publicznego na audyt zewnętrzny, informowania audytora o spotkaniach z audytorem zewnętrznym, udziale audytora w tych spotkaniach, szczególnie podczas narady zamykającej, przekazywania audytorowi wewnętrznemu kopii sprawozdań, raportów końcowych i opinii z przeprowadzonego audytu. 11. Kierownik projektu ma prawo do ustosunkowania się do raportu i opinii audytora zewnętrznego w wyznaczonym terminie. Raport i opinia audytora zewnętrznego powinna zostać przekazana do Instytucji Zarządzającej, 12. Raporty i opinie audytorów zewnętrznych i wyznaczonych instytucji są przechowywane w dokumentacji projektowej, zgodnie z zapisami powyŝej. 13. Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych informuje audytora wewnętrznego o podpisanych umowach o dofinansowanie projektu z funduszy strukturalnych. Projekty, które nie podlegają obowiązkowi audytu zewnętrznego, mogą zostać poddane audytowi przez audytora wewnętrznego na zlecenie Rektora. Projekty ogólnouczelniane Nadzór nad pozyskiwaniem, realizacją i rozliczeniem projektów ogólnouczelnianych sprawuje Rektor lub Kanclerz. 2. Za przygotowanie wniosków o dofinansowanie projektów ogólnouczelnianych odpowiada Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych i merytoryczne komórki organizacyjne Uczelni. 3. Za bieŝący nadzór nad realizacją projektów ogólnouczelnianych odpowiada Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych. 4. Kierownika Projektu wyznacza Rektor. 5. W przypadku konieczności wniesienia wkładu własnego zgodę na sfinansowanie lub współfinansowanie Projektu podejmuje Rektor. 6. Realizacja projektu, obieg dokumentacji, archiwizowania odbywa się zgodnie z niniejszą procedurą.