Warsztaty komputerowe przygotowanie wniosku o płatność (SL2014)

Transkrypt

1 Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Aglomeracji Wałbrzyskiej Warsztaty komputerowe przygotowanie wniosku o płatność (SL2014) Monika Brońska, Emil Korejwo drw@ipaw.walbrzych.eu

2 Przed przystąpieniem do przygotowania WoP w SL2014 należy dokładnie zapoznać się i stosować zapisy: umowy o dofinansowanie i aneksów, wykazu dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych (załącznik 8, 11 lub 12 do umowy/decyzji), aktualnej wersji Poradnika Beneficjenta SL2014 (obecnie ver 1.7).

3 Podstawowym etapem weryfikacji WoP złożonego w SL2014 jest ocena należytego udokumentowania poniesienia wydatków zgodnie z umową, dokumentami programowymi oraz przepisami prawa. Podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które Beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu, zostaną poświadczone, zrefundowane lub rozliczone.

4 Załącznik do umowy nr 8, 11 lub 12 Wykaz dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych Zasady opisu faktur/innych dokumentów księgowych dołączonych do WoP (1/4)Opis dokumentu: musi być trwały i znajdować się na oryginałach dokumentów (odręczny zapis, nadruk lub pieczęć) na odwrocie lub w przypadku braku miejsca w formie osobnego załącznika (z adnotacją, którego dokumentu dotyczy); W przypadku korekt, należy stosować krajowe zasady dot. rachunkowości tj. skreślenie, data poprawki oraz czytelnego podpisu osoby korygującej (lub pieczątka imienna i podpis)

5 Załącznik do umowy nr 8, 11 lub 12 Wykaz dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych Zasady opisu faktur/innych dokumentów księgowych dołączonych do WoP (2/4): ZAKRES OPISU: Informacji na pierwszej stronie dokumentu o dofinansowaniu z RPO WD oraz ew. budżetu państwa; numer i data zawarcia umowy o dofinansowanie; numeru i daty protokołu odbioru robót/dostaw/usług numeru księgowego/ewidencyjnego pod którym zarejestrowano dokument ; kwota wydatków kwalifikowalnych objętych dokumentem księgowym, w tym kwota podatku VAT zawartego w kwocie wydatków kwalifikowalnych

6 Załącznik do umowy nr 8, 11 lub 12 Wykaz dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych Zasady opisu faktur/innych dokumentów księgowych dołączonych do WoP (3/4): ZAKRES OPISU: W przypadku pełnej księgowości, wskazanie w opisie faktury informacji wynikających z krajowych przepisów dot. rachunkowości (np. informacji o sprawdzeniu i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z miesiącem oraz sposobem ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania).

7 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP natury technicznej: niska jakość skanów uniemożliwiająca ocenę kwalifikowalności, skany dokumentów dołączane pojedynczo lub w jednym pliku, a nie w paczkach lub wielostronicowych plikach dla poszczególnych dokumentów księgowych zawierających np. fakturę (obie strony), ew. osobny opis dokumentu, potwierdzenie zapłaty, protokół odbioru oraz umowę na roboty/usługi/dostawy; brak dołączanych umów z dostawcami; skany kopii dokumentów, a nie oryginałów dokumentów; brak informacji załącznik do faktury jeśli opis nie znajduje się na odwrocie dokumentu

8 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP natury formalnej i merytorycznej (1/2): błędny okres, za który składany jest wniosek o płatność WoP nie dołączony do aktualnego aneksu (w przypadku wprowadzania zmian w projekcie należy ustalić z opiekunem aktualność aneksów w SL2014); nie wypełnione wszystkie pola WoP; skany dokumentów dołączone w zakładce Korespondencja w SL2014, a nie do WoP; brak zaznaczonych checkbox ów w przypadku dołączanych załączników;

9 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP natury formalnej i merytorycznej (2/2): brak aktualnego harmonogramu płatności wprowadzonego do SL2014; brak wprowadzonych wskaźników lub błędnie określone wartości odnoszące się do produktów lub rezultatów (np. wpisane wartości docelowe, a nie faktycznie osiągnięte); kilkukrotne wprowadzanie jednego dokumentu przypisanego do kilku kategorii (lub faktur zaliczkowych); brak informacji w polu Uwagi np. o nałożonych korektach na wydatki kwalifikowane

10 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP natury rachunkowej: oczywiste błędy we wprowadzaniu danych z dokumentów źródłowych dotyczące m. in. daty, nr księgowe, daty zapłaty; błędne zaokrąglenie kwoty wydatków kwalifikowalnych lub VAT; błędny numer faktury w tytule przelewu; brak zgodności kwot podanych w formularzu wniosku o płatność z tymi ujętymi na fakturze lub w opisie faktury

11 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP dotyczące załączników: nie stosowanie wszystkich wymogów dot. opisów dokumentów określonych w załączniku nr 8/11/12 do umowy/decyzji: - nanoszenie poprawek na kserokopiach dokumentów; - w przypadku dokonywania korekt, brak skreśleń, podpisów i dat; - brak pełnej dekretacji zgodnie z ustawą o rachunkowości tj. weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna (podpisy i daty); brak kwalifikacji i ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych wraz z miesiącem ujęcia

12 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP dotyczące załączników: - brak numeru i daty protokołu odbioru robót/dostaw/usług; - brak kwoty podatku VAT zawartego w kwocie wydatków kwalifikowanych, nawet jeśli wynosi 0,00 zł; - pozostawianie pustych/niewypełnionych pól w stworzonych tabelach/formatkach lub pieczątkach; - brak metodologii określenia kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych, szczególnie w przypadku nakładanych korekt, przeliczania kwot z walut obcych lub stosowania indywidualnych wyliczeń odnoszących się do ww. kwot;

13 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP dotyczące załączników: brak załączonych oświadczeń np. stosowania pełnej księgowości, przeznaczenia zaliczki na określone koszty kwalifikowane (jeśli wymagane, i nie są określone w treści WoP w polu Planowany przebieg realizacji); brak zgodności dat między fakturami/umowami i protokołami/ ewidencją środków trwałych i OT; brak podpisów na OT oraz polecenia księgowania (w przypadku pełnej księgowości);

14 Nowości wprowadzone wraz z nową wersją Poradnika dla beneficjenta 1.7: dołączenie zeskanowanego i ujednoliconego harmonogramu płatności, ew. dodatkowo wersja.xls; uwzględnianie dokumentów w pełni uznanych jako niekwalifikowane w sekcji Zestawienie dokumentów WoP, na końcu listy dokumentów przypisanych dla każdego zadania (ew. łączenie kilku dokumentów w jedna pozycję)

15 INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA AGLOMERACJI WAŁBRZYSKIEJ ul. Słowackiego 23A, Wałbrzych tel. (74)