PORADNIK DLA RPO WO BENEFICJENTÓW ZARZĄD WOJEWÓDZTWA OPOLSKIEGO INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA RPO WO

Transkrypt

1 ZARZĄD WOJEWÓDZTWA OPOLSKIEGO INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA RPO WO PORADNIK DLA BENEFICJENTÓW RPO WO Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność Opole, grudzień 2009 r.

2 OPRACOWANIE: DEPARTAMENT KOORDYNACJI PROGRAMÓW OPERACYJNYCH URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA OPOLSKIEGO Strona 2

3 WPROWADZENIE Zadaniem Poradnika dla beneficjentów RPO WO jest przedstawienie w sposób syntetyczny wszystkich informacji, które pomogą w prawidłowym przygotowaniu wniosków o płatność. Poradnik skierowany jest do wszystkich potencjalnych beneficjentów RPO WO W rozdziale 1 przedstawione zostały podstawowe informacje na temat wniosków o płatność. Natomiast w kolejnych częściach Poradnika skoncentrowano się na przeanalizowaniu poszczególnych elementów wnio sku o płatność. Dążąc do zachowania jak największej przejrzystości Poradnika informacje w nim zawarte podzielono na następujące kategorie:! WAŻNE W ten sposób wyróżnione są najistotniejsze informacje, które należy brać pod uwagę przy wypełnianiu wniosku o płatność PRZYKŁAD W tej części beneficjent może się zapoznać np. z prawidłowym wypełnieniem tabel finansowych, opisem faktur DOBRE PRAKTYKI Informacje w ten sposób oznaczone zawierają sugestie dla beneficjentów odnośnie zastosowania skutecznych i dobrych rozwiązań przy wypełnianiu wniosków NAJCZĘSTSZE BŁĘDY Pozycja ta odnosi się do najczęstszych błędów popełnianych przez beneficjentów RPO WO Strona 3

4 Strona 4

5 ROZDZIAŁ 1 INFORMACJE OGÓLNE! 1.1 Podstawowe dokumenty: Vademecum dla beneficjentów RPO WO Tom III Realizacja i rozliczenie projektów w ramach RPO WO , zawiera informacje m.in. dotyczące: warunków rozliczania wydatków, wymagań dotyczących dokumentów finansowych załączanych do wniosku, instrukcji wypełniania wniosków o płatność. Dostępny na stronie: generator wniosków o dofinansowanie i o płatność: kwestie techniczne i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (tzw. FAQ) ws. tego narzędzia dostępne są na stronie: generator wniosków dostępny jest na stronie: Co to jest wniosek o płatność i zasady jego składania: wniosek o płatność jest dokumentem kierowanym przez beneficjenta do instytucji zarządzającej/pośredniczącej w celu dokonania okresowych płatności na jego rzecz/poinformowania o przebiegu realizacji projektu. Płatności te umożliwiają zwrot kosztów faktycznie opłacanych przez fundusze strukturalne, beneficjent jest zobowiązany złożyć wniosek o płatność, co najmniej raz na 3 miesiące, jednakże nie częściej niż raz w miesiącu, licząc od momentu podpisania umowy o dofinansowanie, IZ może wyrazić zgodę na składanie wniosków o płatność częściej niż raz w miesiącu, brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu (częścią sprawozdawczą), wniosek o płatność powinien być składany jak najczęściej - najlepiej raz w miesiącu, wnioski składane rzadziej zawierają dużą ilość dokumentów, co skutkuje dłuższą weryfikacją wniosku i przeważnie sporą ilością błędów. Strona 5

6 ROZDZIAŁ 2 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ I. Pole: Korekta wniosku o płatność Często popełnianym błędem przy składaniu korekty wniosku o płatność jest wpisywanie w miejsce dla numeru wniosku o płatność, numeru projektu. II. Pole: Wniosek za okres (pkt 1) Daty podane w 1 pkt. wniosku o płatność muszą odpowiadać terminom zapłaty pierwszej i ostatniej faktury/dokumentów wymienionych w tab. 11 i stanowiących załączniki do wniosku. W sytuacji, gdy data dokonania ostatniej zapłaty jest wcześniejsza niż data podpisania umowy o dofinansowanie, w polu do należy wpisać datę sporządzenia wniosku o płatność. III. Pole: Dane Beneficjenta (pkt 2) Dane w pkt. 2 wniosku o płatność powinny być spójne z wnioskiem o dofinansowanie. Strona 6

7 IV. Pole: Numer projektu i umowy/decyzji (pkt 6 i 7) Numer wniosku o dofinansowanie, jak i numer umowy/decyzji oraz aneksu (jeśli w momencie składania wniosku on istnieje) jest określony w przedmiotowych dokumentach i musi być identycznie podany we wniosku o płatność (kwestia znaków typu kropka, przecinek, ukośnik również jest istotna). Kwoty dofinansowania i jego procent musi być identyczny z umową/aneksem obowiązującym w dniu składania wniosku o płatność. Często popełnianym błędem pomimo podpisanego/ych już aneksów do umowy o dofinansowanie projektu, jest brak wymienienia w pkt. 7 wniosku o płatność aneksu/ów, a podanie jedynie samej umowy. V. Pole: Informacja finansowa dotycząca wniosku (pkt 11 tabela) W kolumnie Kategoria wydatku należy wymienić kategorie, które zostały zapisane we wniosku o dofinansowanie w pkt Planowane koszty w ramach projektu. Dobrą praktyką jest, gdy w sytuacji występowania na jednej fakturze/innym równoważnym dokumencie, kosztów w ramach kilku kategorii wydatków są one pokazane w osobnych wierszach w tabeli z zestawieniem dokumentów. W podsumowaniu tabeli w pkt. 11 wniosku o płatność wartość kolumn Kwota wydatków kwalifikowanych i Kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych musi odpowiadać odpowiednio pkt. 9 i 10 wniosku o płatność, z uwzględnieniem podziału na kwoty nieobjęte i objęte pomocą publiczną. Strona 7

8 W powyższej tabeli bardzo ważne jest wpisanie informacji zgodnych z załączonymi dokumentami. Błędy najczęściej pojawiają się w datach zapłaty oraz w kwocie dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych w tym przypadku kwota musi być równa procentowi dofinansowania zgodnego z obowiązującą umową/aneksem w wydatkach kwalifikowanych. Jeśli wartość nie jest równa i trzeba ją zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku, to zaokrąglenie musi nastąpić grosz w dół lub w górę, jeśli trzecia liczba po przecinku jest równa, bądź wyższa od 5. Ważne jest, aby w końcowym rozrachunku dla projektu (sumie wszystkich wniosków o płatność) nie przekroczyć kwoty przyznanego dofinansowania. Rys. 1 Kwota wydatków kwalifikowanych = ,82 PLN Procent dofinansowania = 85% Kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych = ,347 PLN Kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych po zaokrągleniu wynosi = ,34 PLN Najważniejsze jest, aby podsumowanie tej kwoty w tabeli w pkt. 11 dokładnie odpowiadało procentowi dofinansowania zaokrąglonemu grosz w dół, ponieważ na poszczególnych pozycjach przy zaokrągleniach w dół może wystąpić konieczność zaokrąglenia w górę w części pozycji. Strona 8

9 Rys. 2 poz. 1 poz. 2 kwota wydatków kwalifikowanych: ,00 PLN procent dofinansowania: 71,44% kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych: ,4056 PLN kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych po zaokrągleniu: ,40 PLN kwota wydatków kwalifikowanych: ,88 PLN procent dofinansowania: 71,44% kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych: , PLN kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych po zaokrągleniu: ,04 PLN poz. 3 suma kwota wydatków kwalifikowanych: ,66 PLN procent dofinansowania: 71,44% kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych: , PLN kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych po zaokrągleniu: ,20 PLN kwota wydatków kwalifikowanych ogółem: ,54 PLN procent dofinansowania: 71,44% kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych ogółem: , PLN kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych po zaokrągleniu: ,64 PLN Wartości w kolumnie Klasyfikacja budżetowa wydatki majątkowe / wydatki bieżące powinny odpowiadać kwotom dofinansowania wykazanym w kolumnie Kwota dofinansowania w wydatkach kwalifikowalnych, a nie kwotom z kolumny Kwota dokumentu brutto. Dane wpisane w tabeli w pkt. 11 (zsumowane ze wszystkich dotychczas złożonych przez beneficjenta wniosków o płatność, włączając w to wniosek bieżący) powinny być zgodne z danymi w tabeli z pkt. 15 w bieżącym wniosku o płatność. W sytuacji, gdy w ramach rozliczanego projektu występują ujemne różnice kursowe, to może dojść do sytuacji, w której dane z pkt. 11 nie będą zgodne z danymi zawartymi w pkt. 15 i będzie to prawidłowe. Strona 9

10 VI. Pole: Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu (pkt 15 tabela) Zadania wymienione w kol. 1 tabeli powinny odpowiadać zadaniom, które zostały zapisane we wniosku o dofinansowanie w pkt Planowane koszty w ramach projektu. Analogicznie powinny zostać pokazane koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. Ułatwia to proces rozliczania projektu oraz zapewnia większą przejrzystość postępu rzeczowo-finansowego przedsięwzięcia.! W tabeli Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu należy również wykazać koszty niekwalifikowane. VII. Pole: Wskaźniki realizacji projektu (pkt 17 tabele wskaźników produktu i rezultatu) W pkt. 17 wniosku o płatność należy wymienić wszystkie wskaźniki produktu i rezultatu, jakie zostały wpisane we wniosku o dofinansowanie w pkt. 3.8 i 3.9. Należy zwrócić szczególną uwagę na nazewnictwo wskaźników tak, aby było zgodne z nazewnictwem zastosowanym we wniosku o dofinansowanie. Strona 10

11 Wartości bazowe i docelowe wskaźników produktu i rezultatu muszą być identyczne, jak we wniosku o dofinansowanie. Wymienienie we wniosku o płatność wskaźników innych niż te, które zostały zapisane we wniosku o dofinansowanie, jest traktowane jako błąd. Należy zwrócić uwagę na zastosowanie w ramach wskaźników, przy których jest to obowiązkowe, wskaźnika w tym kobiety lub w tym dla kobiet w zależności od stosownego zapisu we wniosku o dofinansowanie projektu.! Należy podać wskaźniki, także te, które zostały opisane we wniosku o dofinansowanie, jako nie dotyczy oraz te, które posiadają zerowe wartości: bazowe, w poszczególnych latach i docelowe. VIII. Pole: Harmonogram wydatków na kolejne kwartały (pkt 19) Tabela w pkt. 19 wniosku o płatność musi zostać wypełniona od kwartału następującego po kwartale roku, w którym składamy wniosek o płatność. Jeśli wniosek o płatność złożony został w dniu r., to w tabeli nie ujmujemy już IV kwartału 2009 r. tylko rozpoczynamy wypełnianie tabeli od I kwartału 2010 r. Kwota dofinansowania i wkładu własnego musi sumować się na wartość planowanych wydatków kwalifikowanych w danym kwartale, natomiast suma planowanych wydatków kwalifikowanych we wszystkich kwartałach musi być zgodna z kwotą wydatków kwalifikowanych zapisanych w obowiązującej na dzień złożenia wniosku o płatność umowie/aneksie. IX. Pole: Informacja o zgodności realizacji projektu z politykami horyzontalnymi UE (pkt 19) Strona 11

12 Zgodność realizacji projektu z politykami horyzontalnymi UE musi oczywiście odpowiadać stanowi faktycznemu, ale musi również być powiązana z informacjami zaznaczonymi we wniosku o dofinansowanie w pkt Dokonany wybór musi być zatem świadomy, a ewentualna niezgodność z wnioskiem o dofinansowanie powinna być uzasadniona.! Pomiędzy wnioskiem o płatność, a wnioskiem o dofinansowanie nie może być sprzeczności, również w zakresie zgodności projektu z politykami horyzontalnymi. X. Załączniki do wniosku o płatność Najczęściej popełniane błędy w załącznikach do wniosku o płatność Rys. 3 Faktury VAT Pozostałe dokumenty (np. protokoły odbioru) brak wskazania w opisie faktury kwoty wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem zadań (kategorii wydatków) i ich źródeł finansowania (podział na źródła nie dot. MŚP) brak opisania dokumentów numerem umowy i nazwą projektu błędne opisanie związku wydatku z projektem błędy rachunkowe przy zestawieniach wartości wykonanych robót brak wskazania w opisie faktury kosztów niekwalifikowanych brak potwierdzeń dokumentów za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione (zgodnie z kartą wzorów podpisów) brak wskazania w opisie faktury klasyfikacji budżetowej zgodnie, z którą wydatkowane były środki (nie dot. MŚP) brak wszystkich dokumentów poświadczających wykonanie zadania np. przelewów bankowych Strona 12

13 Płatności i rozliczenia dokonywanie wydatków z rachunków bankowych nieujętych w umowie o dofinansowanie dokonywanie wydatków przed/po terminie realizacji projektu określonym w umowie o dofinansowanie projektu dokonywanie płatności gotówką powyżej euro, niezgodnie z art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U Nr 173, poz z późn. zm.) rozliczanie wydatków za zakup środków trwałych, wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych itp., które nie znajdują się we wniosku o dofinansowanie Z uwagi na fakt, iż spora ilość błędów występuje w opisach faktur, poniżej zamieszczono przykładowy wzór opisu dla beneficjentów IZ RPO WO oraz IP II stopnia.! Ponadto należy pamiętać, iż: 1. wszelkie korekty na opisach faktur powinny być dokonywane na oryginałach dokumentów poprzez skreślenie, wpisanie prawidłowej treści obok i zaparafowanie korekty, 2. opisy powinny się znajdować na oryginałach faktur, które następnie powinny być skserowane, a kserokopia powinna zostać potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę do tego upoważnioną oraz powinna zawierać podpis i datę. Strona 13

14 PRZYKŁADOWY WZÓR OPISU FAKTURY DLA BENEFICJENTÓW IZ RPO WO Nr wniosku Nr umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WO Umowa Aneks WND-RPOP /09 UMOWA nr RPO /09-00 z dnia 10 lipca 2009 roku ANEKS nr RPO /09-01 z dnia 18 listopada 2009 roku Nazwa projektu Klasyfikacja budżetowa Dział 600 Rozdział Dział 600 Rozdział Przebudowa drogi w ciągu ul. Mickiewicza w Kowarach Faktura VAT nr 01/2/09. z dnia r. obejmuje kategorie wydatków wniosku: Związek wydatku ujętego na fakturze z projektem Podział kosztów 1. Roboty przygotowawcze ,67 zł., 2. Roboty budowlane ,81 zł., 3. Promocja projektu ,22 zł. Wydatek jest zgodny z przedstawionym w Harmonogramie rzeczowo-finansowym realizacji Projektu zakresem rzeczowym zadania pn. Przebudowa drogi w ciągu ul. Mickiewicza w Kowarach. Powyższe wydatki stanowią w całości koszty kwalifikowane wydatkowane w ramach projektu w kwocie ,70 zł Dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (85,00 %) ,44 zł Dofinansowanie ze środków własnych (15,00 %) ,26 zł Podstawa prawna Zamówienia udzielono w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późn. zm.). Numer postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: 2/PZP/2009. merytorycznym: Sprawdzono pod względem: formalno rachunkowym: data, podpis i pieczęć Numer księgowy lub ewidencyjny: 222/09 data, podpis i pieczęć Zapłacono gotówką/przelewem dnia podpis. Na kserokopii faktury zawierającej opis zamieszczamy: Potwierdzenie za zgodność z oryginałem wraz z datą i podpisem Strona 14

15 PRZYKŁADOWY WZÓR OPISU FAKTURY DLA BENEFICJENTÓW IP II STOPNIA RPO WO Nr wniosku Nr umowy o dofinansowaniu projektu i w ramach RPO WO Umowa Aneks WND-RPOP /09 UMOWA nr RPO /09-00 z dnia 11 marca 2009 roku ANEKS nr RPO /09-01 z dnia 20 maja 2009 roku ANEKS nr RPO /09-02 z dnia 9 września 2009 roku Nazwa projektu Klasyfikacja budżetowa Związek wydatku ujętego na fakturze z projektem Nowy sprzęt do robót ziemnych Nie dotyczy Faktura VAT nr 1/2009 z dnia r. obejmuje kategorię wydatków wniosku: (UWAGA! Należy zaznaczyć numer kategorii wydatków kwalifikowanych z wniosku o dofinansowanie z tabeli 1.1.B oraz podać nazwę) Kategoria Nr 1,,zakup zagęszczarki. Zagęszczarka PCX 450 H zestaw +nakładka+kółka+zbiornik nr fabr PC maszyna fabrycznie nowa PCX450Z należy do kategorii wydatku Sprzęt z wniosku o dofinansowanie (poz. 1) Kwota wydatków kwalifikowanych ,97 zł Występowanie pomocy publicznej Wydatki kwalifikowane nieobjęte pomocą publiczną: kwota - 0,00 zł. Wydatki kwalifikowane objęte pomocą publiczną: kwota ,97 zł. Podstawa prawna Wydatek opisany fakturą poniesiony został zgodnie z prawem zamówień publicznych ustawa prawo zamówień publicznych z dnia r. (Dz.U z 2007 r., Nr 223, poz z późn. zm.), art.3 ust.1 pkt.5 - podmiot zwolniony merytorycznym: Sprawdzono pod względem: formalno rachunkowym: data, podpis i pieczęć Numer księgowy lub ewidencyjny: 12/WNT/05/08 data, podpis i pieczęć Zapłacono gotówką/przelewem dnia podpis. Na kserokopii faktury zawierającej opis zamieszczamy: Potwierdzenie za zgodność z oryginałem wraz z datą i podpisem Strona 15

16 XI. Beneficjencie pamiętaj! 1 Czytaj dokumenty 2 Zapewnij zgodność wniosku o dofinansowanie z wnioskiem o płatność! 3 4 Pamiętaj o zgodności ze stanem faktycznym Uważaj na zaokrąglenia rachunkowe 5 Sprawdzaj prawidłowość nazw i wartości wskaźników 6 Potwierdź wszystkie załączone dokumenty za zgodność z oryginałem 7 Prawidłowo opisz załączniki 8 Masz pytanie, problem? Zadzwoń do opiekuna projektu Strona 16