Obowiązki pracodawcy. wynikające z obowiązujących przepisów prawa (2012)

Transkrypt

1 Obowiązki pracodawcy wynikające z obowiązujących przepisów prawa (2012)

2 Szanowni Państwo, w związku ze zbliżającym się końcem roku kalendarzowego, chcielibyśmy przypomnieć i zwrócić Państwa uwagę na niektóre istotne obowiązki pracodawcy wynikające z obowiązujących przepisów prawa. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Zadaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: Fundusz) jest finansowanie przez pracodawcę działalności socjalnej na rzecz pracowników, byłych pracowników, emerytów i rencistów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, może zwolnić się z obowiązku tworzenia Funduszu, zawierając odpowiednie postanowienia w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. W tym przypadku postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem, wybranym przez pracowników do reprezentowania jej interesów. Natomiast pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników mogą tworzyć Fundusz lub alternatywnie wypłacać tzw. świadczenia urlopowe. Taki pracodawca może także samodzielnie podjąć decyzję o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych. Jeżeli u takiego pracodawcy pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy ani regulaminem wynagradzania, stosowna informacja musi zostać przekazana pracownikom do 31 stycznia danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

3 Niewykorzystany urlop Od dnia 01 stycznia 2012 r. zmieniają się przepisy dotyczące okresu, w którym pracodawca obowiązany będzie udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Dotychczas urlop niewykorzystany powinien był być udzielony do końca marca następnego roku kalendarzowego. Według nowych zasad, okres ten zostanie wydłużony do końca września kolejnego roku. Należy zwrócić uwagę na brak przepisów przejściowych, jak również jednoznacznej interpretacji Państwowej Inspekcji Pracy dotyczących tego przepisu. W związku z powyższym to, czy pracodawcy i pracownicy będą mogli korzystać z nowej regulacji już w roku 2012, będzie zależne od orzecznictwa, które z pewnością odniesie się do tej kwestii w pierwszych miesiącach obowiązywania tego przepisu. Stosowanie tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych Jeżeli na przyszły rok planują Państwo restrukturyzację swojego przedsiębiorstwa, w tym również restrukturyzację zatrudnienia, należy zwrócić uwagę na konieczność stosowania przez pracodawców zatrudniających powyżej 20 pracowników ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. W przypadku wypowiedzenia pracownikowi stosunku pracy bądź rozwiązania z nim stosunku pracy za porozumieniem w obydwu przypadkach z przyczyn niedotyczących pracownika stosuje się bezwzględnie przepisy przedmiotowej Ustawy. Ustawa nie znajduje natomiast zastosowania w przypadku rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników. W tym przypadku mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy dotyczące zasad i warunków wypowiadania umów pracownikom.

4 Bezpieczeństwo i higiena pracy Koniec roku to również dobry okres na weryfikację przez pracodawcę stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Należy podkreślić, iż pracodawca zobowiązany jest nie tylko chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, lecz także powinien kierować swoich pracowników na wstępne, okresowe i profilaktyczne badania lekarskie. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Zwracamy uwagę na to, że niedopełnienie powyższych obowiązków może doprowadzić do nałożenia na pracodawcę kary pieniężnej w wysokości nawet do ,00 zł. Przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej - obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych Stosownie do obowiązujących przepisów prawa pracy pracodawca zobligowany jest do prowadzenia akt osobowych każdego pracownika. Podstawowe obowiązki w tym zakresie zostały określone w art. 94 Kodeksu pracy. Zgodnie z postanowieniami przedmiotowego przepisu, pracodawca zobowiązany jest zarówno do prowadzenia akt osobowych pracownika, jak i przechowywania tych akt oraz wszelkiej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wobec braku w Kodeksie pracy przepisów określających zasady takiego przechowywania, każdy pracodawca, jako administrator danych osobowych, powinien przestrzegać przepisów Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r., z późń. zm. o ochronie danych osobowych. Pracodawca, który dopuszcza się naruszenia obowiązków w zakresie ochrony i przechowywania danych osobowych narażony jest na liczne sankcje, w tym również na odpowiedzialność karną.

5 Zmiany w przepisach wykonawczych 1. Warto zwrócić również uwagę, że od nowego roku pracodawcy będą mieli możliwość wystawiania druków ZUS RMUA tylko raz w roku. Raz na miesiąc pracodawcy będą przekazywać druki ZUS RMUA tylko na wniosek pracownika. 2. Natomiast od 01 marca 2012 r. wzrośnie składka rentowa płacona przez pracodawców z 4,5% do 6,5%. Pracownicy nadal będą płacić składkę w wysokości 1,5%. 3. Ponadto od dnia 01 stycznia 2012 r. planowana jest zmiana rozporządzenia w sprawie warunków ustalania i sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, które nie są własnością pracodawcy. W przypadku wejścia w życie nowego rozporządzenia, od nowego roku stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3 wynosić będzie 0,97 PLN, natomiast dla samochodu z silnikiem powyżej 900 cm3 odpowiednio 1,01 PLN za kilometr. Powyższe opracowanie ma charakter przykładowy oraz informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku, gdy zainteresowani będą Państwo otrzymaniem bardziej szczegółowych informacji, pozostajemy do Państwa dyspozycji. Z poważaniem Zespół Rödl & Partner Aneta Majchrowicz-Bączyk Radca prawny Partner Rödl & Partner, Poznań Tel.: +48 (61) Telefax: +48 (61) aneta.majchrowicz-baczyk@roedl.pro Katarzyna Korszyńska Radca prawny Manager Rödl & Partner, Warszawa Tel.: +48 (22) Telefax: +48 (22) katarzyna.korszynska@roedl.pro Rödl & Partner ul. Sienna Warszawa Telefon: +48 (22) Telefax: +48 (22) warszawa@roedl.pro