REGULAMIN ZFŚS 2016 Cena: 68,25 zł brutto

Transkrypt

1 REGULAMIN ZFŚS 2016

2 -XŮ G]LŒ ]DPyZ SUHQXPHUDWĘ UD Ę URF]Qĉ L VSUDZGŬ MDNLH SUH]HQW\ RWU]\PDV] :V]\VF\ &]\WHOQLF\ NWyU]\ ]DPyZLĉ L RSâDFĉ SUHQXPHUDWĘ URF]Qĉ PDJD]\QX Å'RNXPHQWDFMD GOD ]DDZDQVRZDQ\FKµ RWU]\PDMĉ 7$%/(7 Z SUH]HQFLH.$/(1'$5=.$'52:2 3á$&2:<.6,Ĉŭ.ė Å.2'(.6 35$&< µ 3UHQXPHUDWD URF]QD PDJD]\QX SUH]HQW\ WDEOHW.RGHNV SUDF\.DOHQGDU] NDGURZR SâDFRZ\ ] DNWXDOQ\PL ZVNDŬQLNDPL NDGURZR SâDFRZ\PL 7R QLH ZV]\VWNR : UDPDFK SUHQXPHUDW\ RWU]\PXMHV] ³ WHOHIRQLF]Q\ L H PDLORZ\ G\ŮXU HNVSHUWD ³ HOHNWURQLF]Q\ 3U]HJOĉG SUDZD SUDF\µ ³ GRVWĘS GR VHUZLVX ZZZ GRNXPHQWDFMDGOD]DDZDQVRZDQ\FK ZLS SO -$. =$0Ð:,ü : FHOX ]ârůhqld ]DPyZLHQLD SURVLP\ R EH]SRŒUHGQL NRQWDNW ] QDV]\P &HQWUXP 2EVâXJL.OLHQWD FRN#ZLS SO OXE WHO L SRGDQLH NRGX '' / 2IHUWD MHVW ZDŮQD Z FLĉJX GQL 8ZDJD 3LHUZV]\ HJ] 8 Z Z\V\âDP\ EH]SâDWQLH D DE\Œ PyJâ PRJâD VLĘ ] ] QLP ]DSR]QDý L SRGMĉý Z Z FLĉJX GQL GHF\]MĘ G GRW\F]ĉFĉ SUHQXPHUDW\

3 Regulamin ZFŚS 2016

4 Publikacja Regulamin ZFŚS 2016 to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę funduszu socjalnego. Autor Agnieszka Fulara-Jaroszyńska prawnik, starszy specjalista prawa pracy Wydawca Agnieszka Konopacka-Kuramochi Redaktor prowadzący Anna Makarczuk Korekta Zespół Koordynator produkcji Magdalena Huta Opracowanie graficzne Piotr Fedorczyk Druk Drukarnia Mdruk Skład i łamanie Triograf Dariusz Kołacz ISBN Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a tel , faks , personel@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Publikacja Regulamin ZFŚS 2016 jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Regulamin ZFŚS 2016 została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Regulamin ZFŚS 2016 wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informacje o prenumeracie tel.: cok@wip.pl

5 Spis treści Wstęp... 5 Obowiązek wydania regulaminu ZFŚS... 7 Zasady ogólne... 7 Treść regulaminu... 9 Regulamin ZFŚS (wzór z komentarzem)... 9 Postanowienia ogólne... 9 Administrowanie środkami funduszu Osoby uprawnione do korzystania z funduszu (3 warianty zapisów) Zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych (2 warianty zapisów) Przeznaczenie środków funduszu (5 wariantów zapisów) Dofinansowanie wypoczynku (4 warianty zapisów) Bezzwrotne zapomogi pieniężne Pomoc na cele mieszkaniowe Postanowienia końcowe Wzory wniosków o dofinansowanie różnych świadczeń z funduszu socjalnego Wniosek o przyznanie świadczenia z funduszu (2 warianty) Wniosek o zapomogę z funduszu socjalnego Wniosek o dofinansowanie wypoczynku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Rezygnacja z ZFŚS procedura i niezbędne dokumenty Wzór aneksu do regulaminu wynagradzania Wzór pisma do pracowników o rezygnacji z działalności socjalnej przez pracodawcę, u którego nie obowiązują przepisy wewnątrzzakładowe Obniżenie wskaźnika odpisu na ZFŚS Wzór aneksu do regulaminu wynagradzania Rezygnacja z wypłacania pracownikom świadczenia urlopowego Wzór aneksu do regulaminu wynagradzania

6 Regulamin ZFŚS 2016 Wzór informacji do pracowników o rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego przez pracodawcę, u którego nie obowiązuje regulamin wynagradzania Odpowiedzi na pytania pracodawców Zapis w regulaminie ZFŚS o przedstawianiu PIT przez pracownika i oświadczenia o niepozostawaniu w zatrudnieniu przez byłych pracowników emerytów i rencistów Zapis w regulaminie ZFŚS wyłączający z kręgu osób uprawnionych do świadczeń pracownika w okresie wypowiedzenia Określenie w regulaminie ZFŚS maksymalnej kwoty dofinansowania do wypoczynku dziecka pracownika Zapisy w regulaminie ZFŚS a prawo do świadczeń funduszu obojga małżonków zatrudnionych w jednym zakładzie pracy Ograniczenie prawa emerytów i rencistów byłych pracowników zakładu do niektórych form działalności socjalnej przewidzianej w regulaminie ZFŚS MPiPS: Regulamin ZFŚS musi precyzować zasady i procedurę przyznawania świadczeń socjalnych

7 Wstęp Przy ustalaniu zasad prowadzenia działalności socjalnej pracodawca ma pozostawioną dość dużą swobodę. A ta czasem bywa kłopotliwa. Trzeba bowiem poprawnie sporządzić np. regulamin ZFŚS. Nie każdy wie, jak prawidłowo określić kryterium socjalne oraz jak gospodarować takimi środkami. Problematyczna okazuje się także kwestia zagospodarowania pieniędzy, które zostały na koncie funduszu po rezygnacji z jego tworzenia. Przepisy nie określają dokładnie, co powinna zawierać treść regulaminu ZFŚS, tak jak to jest sprecyzowane np. w przypadku regulaminu pracy. Wskazują jedynie ogólnie, że ma on regulować zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Wielu pracodawców ma więc wątpliwości, jak np. prawidłowo określić kryterium socjalne oraz właściwie gospodarować środkami ZFŚS. Przedstawiamy więc wzór regulaminu ZFŚS oraz warianty zapisów dotyczące np. przyznawania świadczeń oraz przeznaczenia środków na dofinansowanie wypoczynku. Koniecznie przeczytaj: Czy można w treści regulaminu ZFŚS jako osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń wymienić jedynie pracowników i ich rodziny? Czy przesłanką nabycia dopłaty do wypoczynku musi być zawsze skorzystanie przez pracownika z co najmniej 14-dniowego wypoczynku? Jaka jest procedura rezygnacji z tworzenia ZFŚS i którzy pracodawcy mogą z niej skorzystać? Jakie dokumenty będą wówczas niezbędne? Czy decyzja o rezygnacji z tworzenia ZFŚŚ będzie się wiązać z koniecznością wręczenia pracownikom wypowiedzeń zmieniających umowy o pracę? Czy można zrezygnować z tworzenia ZFŚS tylko na pewien czas, np. na 2 lata? Na jakich zasadach i przy użyciu jakich dokumentów można obniżyć wskaźnik odpisu na ZFŚŚ w swojej firmie? 5

8 Regulamin ZFŚS 2016 W publikacji tej nie tylko proponujemy gotowe wzory zapisów poszczególnych części regulaminu ZFŚS, ale też w wielu przypadkach przedstawiamy po kilka wariantów jednego zapisu w zależności od potrzeb pracodawcy. Dodatkowo zamieszczamy wzory wniosków pracowników o świadczenia z ZFŚS. A i dla mniejszych pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS, znajdzie się na pożyteczny rozdział o świadczeniu urlopowym. Na końcu natomiast czytelnicy znajdą jeszcze odpowiedzi ekspertów na pytania pracodawców dotyczące poprawności różnych zapisów w regulaminie ZFŚS. 6

9 Zasady ogólne Obowiązek wydawania regulaminu ZFŚS Zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (patrz: Podstawa prawna), zwanej dalej ustawą o zfśs, regulamin ZFŚS tworzy pracodawca, który: na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub prowadzi działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tutaj liczba zatrudnianych nie ma znaczenia). Taki pracodawca jest zobowiązany do utworzenia wewnętrznego regulaminu wykorzystania środków funduszu. Treść regulaminu ZFŚS pracodawca ustala ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę do ich reprezentacji. O tym, jakie pracodawca ma obowiązki socjalne wobec pracowników, decyduje stan zatrudnienia w zakładzie na dzień 1 stycznia danego roku. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat ZFŚS lub świadczenie urlopowe Pracodawca może ale nie musi tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych*. Jeżeli go nie tworzy, może wypłacać świadczenie urlopowe. Wypłaca je pracownikom, którzy korzystają z co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku (czyli przeważnie 10 dni roboczych ). Świadczenie urlopowe przysługuje tylko raz w roku kalendarzowym. albo nic Pracodawca może zrezygnować całkowicie z prowadzenia działalności socjalnej w stosunku do swoich pracowników. Jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ZFŚS Pracodawca co do zasady musi tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (chyba że może z niego zrezygnować patrz dalej). Jeżeli zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie może wybrać świadczenia urlopowego zamiast ZFŚS. Zatem nawet gdy decyduje się na likwidację ZFŚS, nie może w zamian wypłacać pracownikom świadczenia urlopowego (może jednak przyznawać dopłaty do wypoczynku z ZFŚS jeśli zróżnicuje je według kryteriów socjalnych). 7

10 Regulamin ZFŚS 2016 Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat Jeżeli zakład nie jest objęty układem zbiorowym pracy ani nie posiada regulaminu wynagradzania, pracodawca musi poinformować pracowników o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego (do końca stycznia danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty w zakładzie pracy). W przypadku gdy w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania, postanowienie o rezygnacji ze świadczenia urlopowego (lub ZFŚS) należy zawrzeć w tych aktach (uzgodniwszy to wcześniej ze związkami, a w razie ich braku z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę). Jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty albo nic Decyzję o likwidacji ZFŚS trzeba uzgodnić z zakładowymi organizacjami związkowymi, a w razie ich braku z pracownikami wybranymi przez załogę do jej reprezentacji w sprawach funduszu. Następnie postanowienie o nietworzeniu ZFŚS należy zawrzeć w układzie zbiorowym, a jeżeli go nie ma w regulaminie wynagradzania (nie wystarcza sam zapis w regulaminie ZFŚŚ). Gdy po likwidacji ZFŚS na koncie funduszu pozostaną jakieś niewykorzystane środki, to muszą one zostać do wyczerpania wykorzystane na cele socjalne, zgodnie z przepisami ustawy o zfśs oraz z dotychczasowym regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. * Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą ZFŚS niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników (nawet poniżej 20 pełnych etatów). Pracodawca określa w regulaminie ZFŚS zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalne (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Regulamin wchodzi w życie z dniem dowolnie wybranym przez pracodawcę przepisy ustawy o zfśs nie przewidują bowiem konkretnego terminu jego wejścia w życie. WAŻNE Regulamin ZFŚS powinien zostać sporządzony przed rozpoczęciem prowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej. Prowadzenie tej działalności socjalnej bez utworzenia regulaminu może zostać uznane za wydatkowanie środków funduszu niezgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 8

11 Treść regulaminu ZFŚS Zasady ogólne Przepisy ustawy o zfśs nie określają dokładnie, co powinna zawierać treść regulaminu funduszu, tak jak to jest sprecyzowane np. w przypadku regulaminu pracy. Wskazują jedynie ogólnie, że mają się tam znaleźć: zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. A zatem to pracodawca w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników kształtują szczegółową treść regulaminu. Regulamin ZFŚS postanowienia ogólne W praktyce przyjęło się, że w Postanowieniach ogólnych regulaminu ZFŚS widnieje jego podstawa prawna, a także wskazanie środków funduszu. Środki funduszu pochodzą z corocznie odprowadzanych odpisów. Podstawę ustalenia ich wysokości stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub w II półroczu poprzedniego roku w zależności od tego, który z tych wskaźników jest wyższy. Wysokość odpisów na ZFŚS wynosi: a) na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach 37,5% podstawy, b) na jednego zatrudnionego wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych 50% podstawy, c) na jednego pracownika młodocianego: w pierwszym roku nauki 5% podstawy, w drugim roku nauki 6% podstawy, w trzecim roku nauki 7% podstawy. Oprócz tego pracodawca może dobrowolnie zwiększyć odpis na ZFŚS o 6,25% podstawy na: każdego pracownika niepełnosprawnego, który ma orzeczony znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, każdego emeryta i rencistę byłego pracownika zakładu jeśli obejmuje go opieka socjalna zakładu. 9

12 Regulamin ZFŚS 2016 I. Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej Funduszem, został opracowany w uzgodnieniu z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę do ich reprezentacji, na podstawie: a) ustawy z 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (test jedn.: Dz.U. z 2015 r., poz. 111), zwanej dalej ustawą, b) rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). 2. Regulamin określa zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele, rodzaje i formy działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego na przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. 2. Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, ogłaszanego przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski. 3 Środki Funduszu zwiększa się między innymi o: 1) darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych; 2) odsetki od środków Funduszu. Środki Funduszu gromadzi się na odrębnym rachunku bankowym. 4 10