Poznań, dnia r. ZG-NKS Pan Andrzej Krygier Dyrektor ZGiKM GEOPOZ

Transkrypt

1 Poznań, dnia r. ZG-NKS Pan Andrzej Krygier Dyrektor ZGiKM GEOPOZ Zgodnie z 32 ust. 1 Zarządzenia wewnętrznego nr 4/2015 Dyrektora Zarządu Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ z dnia r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli wewnętrznej Zarządu Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ, dotyczącym postępowania pokontrolnego, informuję, że: 1) zakończono kontrolę wewnętrzną planową w przedmiocie Analiza formalno prawna informacji udostępnionych w zakładce Informacja publiczna Biuletynu Informacji Publicznej ZGiKM GEOPOZ przeprowadzonej na podstawie pkt 4 planu kontroli (pismo nr ZG-NKS z dnia r.) w Dziale Organizacyjnym; 2) protokół kontroli (UID Mdok) w dniu r. podpisała Kierownik Działu Organizacyjnego Pani Beata Trempała i nie wniosła zastrzeżeń w trybie 26 ust. 3 Regulaminu kontroli wewnętrznej Zarządu Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ; 3) kontrolą objęto treść informacji publikowanej - w wersji od dnia r. w Biuletynie Informacji Publicznej Zarządu Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ, w menu przedmiotowym Informacja publiczna tj. a) Zasady dostępu do informacji publicznej; b) Informacje podlegające udostępnianiu; c) Formy udostępniania informacji; d) Udostępnianie informacji na wniosek; e) Ograniczenia w dostępie do informacji publicznej; f) Wniosek o udzielenie informacji publicznej; g) Archiwum - rejestr wniosków o dostęp do informacji publicznej oraz ponowne wykorzystywanie informacji publicznej za rok 2017 oraz Archiwum - rejestr wniosków o dostęp do informacji publicznej oraz ponowne wykorzystywanie informacji publicznej za rok 2016; 4) zagadnienie udostępniania informacji publicznej uregulowane jest m. in. w ustawie o dostępie do informacji publicznej oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i 1

2 Administracji w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej, a ponadto w zarządzeniach wewnętrznych tut. Zarządu. Odstąpiono od kontroli zarządzeń wewnętrznych z uwagi na akceptację formalno - prawną dokumentu przez radcę prawnego ZGiKM GEOPOZ. Podkreślenia wymaga, że żaden akt prawny regulujący problematykę informacji publicznych nie określa szczegółowo zawartości BIP w zakresie menu przedmiotowego. Zgodnie z 11 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia BIP menu przedmiotowe stanowi kluczowy element strony podmiotowej BIP. Jest to "wykaz grup tematycznych, w które są zestawione informacje publiczne udostępniane w Biuletynie, na podstawie ustawy lub ustaw szczególnych" ( 2 pkt 7 rozporządzenia BIP). Powołany przepis 11 w zakresie przedmiotu niniejszej kontroli wewnętrznej - w ust. 1 pkt 5 lit. b wskazuje tylko, że strona podmiotowa BIP zawiera w szczególności menu przedmiotowe umożliwiające odnalezienie innych informacji publicznych, o których mowa w art. 8 ust. 3 zdanie drugie ustawy o dostępnie do informacji publicznej, a w szczególności takich, których publikacja leży w interesie publicznym, zaspokaja potrzeby obywateli i ich wspólnot, wspiera rozwój społeczeństwa obywatelskiego lub przyczynia się do polepszenia działalności podmiotu udostępniającego informacje. Powyższe oznacza, iż ustawodawca pozostawił podmiotom zobowiązanym do udostępniania informacji w BIP zakres swobody publikacji, wyznaczając jedynie kryteria, jakie te informacje powinny spełniać; 5) w zakresie analizy szczegółowej ustalenia kontrolne ujęto w dwie grupy: a) pierwsza dotyczyła wskazania zagadnień częściowo pominiętych w publikacji BIP tj. w zakresie braku: - podania informacji, że wnioskodawca zostanie, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomiony o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek, - wskazania ograniczenia prawa do informacji publicznej ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy dotyczącej kontrahentów tut. Zarządu. Pamiętać bowiem należy, że tut. Zarząd nie jest przedsiębiorcą. Zgodnie natomiast z art. 11 ust. 4 ustawy z.n.k. pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa jest integralnie związane z obrotem gospodarczym, a zatem uprawniony do tajemnicy przedsiębiorstwa może być wyłącznie przedsiębiorca. Chroniona może być także tajemnica przedsiębiorstwa jednostki samorządu terytorialnego, ale tylko podmiotu, który prowadzi 2

3 działalność gospodarczą w formie prawnej dozwolonej przez ustawy jak np. spółka komunalna czy zakład budżetowy, - w zakresie rejestru wniosków o dostęp do informacji publicznej oraz ponowne wykorzystywanie informacji publicznej za rok 2017 stwierdzono oznaczenie pliku rejestru pozycją: archiwum w takcie trwania roku Prowadzenie przedmiotowego rejestru wniosków (w kontekście 11 ust. 1 pkt 5 lit. b rozporządzenia BIP) jest fakultatywne, jednakże skoro podjęto decyzję o takiej publikacji, to w przypadku jej zmiany pożądane jest poinformowanie o powyższym odbiorcy. Z niewiadomych przyczyn plik dotyczący rejestru wniosków o dostęp do informacji publicznej oraz ponowne wykorzystywanie informacji publicznej za rok 2017 mimo trwania raku 2017 jest plikiem archiwalnym. Nadto, jako ostatni w przedmiotowym rejestrze opublikowany jest wniosek z daty r., co może sugerować, że inne wnioski po wskazanej dacie nie wpłynęły. Z informacji uzyskanej od Kierownika Działu Organizacyjnego wynika, że wnioski po wskazanej dacie wpłynęły do tut. Zarządu oraz, że udzielono na nie odpowiedzi, a tylko z przyczyn organizacji wewnętrznej tut. jednostki podjęto decyzję o zakończeniu prowadzenia rejestru z dniem r., co wynika z zapisów zarządzenia wewnętrznego nr 23/2017. W ocenie kontrolującego, dla odbiorcy BIP brak informacji o zakończeniu prowadzenia rejestru jest luką informacyjną, która nie powinna mieć miejsca, - w zakresie umieszczonego we wniosku o udostepnienie informacji publicznej zastrzeżenia o prawie ZGiKM GEOPOZ do pobrania opłaty w przypadku poniesienia dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku - nie zawarto informacji, że wnioskodawca zostanie, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomiony o wysokości opłaty, o terminie udostępnienia informacji oraz o uprawnieniu wnioskodawcy do zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofaniu wniosku, W ramach tych ustaleń stwierdzono jeden przypadek naruszenia prawa. Uchybienie to polega na tym, że wniosek o udostępnienie informacji publicznej w kontekście art. 24 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych nie zawiera informacji dla wnioskodawcy, że wypełnienie pozycji wniosku w zakresie: nazwisko i imię/jednostka, adres, nr telefonu, następuje na zasadzie dobrowolności. Nie 3

4 udzielenie przez administratora danych osobowych informacji w zakresie wskazania dobrowolności lub obowiązku podania danych osobowych powoduje, że przetwarzanie danych jest sprzeczne z prawem (ma nielegalny charakter); może zatem rodzić odpowiedzialność przewidzianą ustawą. Istotnym jest, że kontrolujący wskazując naruszenie - oparł swoje stanowisko na analizie komentarzy do art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, orzecznictwa i stanowiska GIODO. Na okoliczność oznaczenia dobrowolności lub obowiązku podawania danych osobowych - w swoich wystąpieniach zwrócił uwagę Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych m. in. w piśmie z dnia 7 kwietnia 2008 r. dot. spr. GI-DOLIS-430/181/07 (źródło: b) druga grupa ustaleń dotyczyła wskazania braku jakichkolwiek informacji o: - trybie odwoławczym w przypadku decyzji o odmowie udostępnienia lub umorzenia postępowania. Istotna dla odbiorcy informacji BIP jest bowiem wiedza, iż odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji następują w drodze decyzji, na którą przysługuje odwołanie dodo organu administracji publicznej wyższego stopnia, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, - przypadku bezczynności podmiotu, do którego wpłynął wniosek - wnioskodawcy przysługuje prawo złożenia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, - ochronie danych osobowych wnioskodawcy w zakresie realizacji obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy o.d.o. Do dnia r. tj. daty utworzenia w menu przedmiotowym pozycji Klauzula informacyjna dot. ochrony danych osobowych wraz z udostępnieniem tam informacji - realizowano obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy o.d.o. poprzez umieszczenie informacji pod paskiem stopki widocznej w każdej pozycji menu przedmiotowego. Abstrahując zatem od miejsca publikacji informacji - a skupiając się jedynie na treści wskazać należy, iż o ile ust. od 1 do 3 powołanej informacji spełniają wymagania art. 24 ust. 1 ustawy o.d.o., to ust. 4 publikowanej klauzuli przez tut. Zarząd w kontekście dostępu do informacji publicznej tego wymogu nie spełnia. Wskazany przepis wymaga bowiem poinformowania osoby udostepniającej dane osobowe o dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej. 4

5 Ponadto, skoro w menu przedmiotowym utworzono odrębną pozycję dotyczącą danych osobowych, to w celu spełnienia obowiązku informacyjnego, o którym stanowi art. 24 ust. 1 ustawy o.d.o. pożądanym było by zamieszczenie w pozycji menu Informacja publiczna - odesłania do pozycji menu Klauzula informacyjna dot. ochrony danych osobowych. Rozwiązanie takie jak wcześniej wskazano winno nastąpić z równoczesnym określeniem we wniosku o udzielenie informacji publicznej podanie jakich danych osobowych jest obligatoryjne a jakich fakultatywne. Szczegółowe zestawienie badanych zagadnień zawarte jest w protokole kontroli. W podsumowaniu stwierdzić należy, iż w zakresie zgodności informacji publikowanych w menu przedmiotowym Informacja publiczna z przepisami ustaw, o których wyżej mowa, stwierdzono uchybienie przepisowi art. 24 ust. 1 pkt 4 ochrony danych osobowych w zakresie braku realizacji obowiązku informacyjnego o dobrowolności albo obowiązku podania danych osobowych (ze wskazaniem podstawy prawnej takiego obowiązku). Pozostałe uwagi odnoszące się do poszczególnych treści informacji publikowanych w kontrolowanej pozycji menu lub zakresu tych informacji - mają charakter spostrzeżeń czynionych z perspektywy celu i charakteru BIP. Zgodnie z poglądem wyrażonym w monografii autorstwa Michała Bednarczyka pt. Obowiązek bezwnioskowego udostępniania informacji publicznej (opublikowanej w 2008 r. Wyd. Oficyna, w rozdziale III pt. Biuletyn Informacji Publicznej jako system bezwnioskowego udzielania informacji publicznej) cechą regulacji (ustawy o dostępie do informacji publicznej przyp. autora niniejszego pisma) dotyczących dostępu do informacji jest duży poziom abstrakcji zmierzający do stworzenia możliwie szerokiego zakresu informacji podlegających udostępnieniu. co zresztą wypełnia dyspozycję 11 ust. 1 pkt 5 lit. b rozporządzenia BIP stanowiącego o informacjach publicznych w szczególności takich, których publikacja leży w interesie publicznym, zaspokaja potrzeby obywateli i ich wspólnot, wspiera rozwój społeczeństwa obywatelskiego lub przyczynia się do polepszenia działalności podmiotu udostępniającego informacje.. Zatem odbiorcy BIP należy zapewnić możliwie szeroki zakres informacji, a przynajmniej taki, który pozwoli na prawidłową realizację przysługujących mu uprawnień. Zakres tych informacji winien być także wyznaczony założeniem ustawodawcy, w zakresie wspierania rozwoju społeczeństwa informacyjnego poprzez upowszechnienie wykorzystania technologii 5

6 informacyjnych i komunikacyjnych do świadczenia usług publicznych. Cel ten realizowany jest poprzez poprawę jakości i efektywności obsługi mieszkańców drogą elektroniczną i załatwiania spraw on-line, poprawę efektywności procedur, w tym załatwiania spraw. W kontekście spełnienia wymienionych kryteriów i przesłanek 11 ust. 1 pkt 5 lit. b rozporządzenia BIP, pożądana jest analiza spostrzeżeń zawartych w protokole pod kątem wprowadzenia zmian zapisów w Biuletynie informacji Publicznej w menu przedmiotowym Informacja publiczna. Zgodnie z 32 ust. 2 powołanego wyżej zarządzenia wewnętrznego opracowano projekt zaleceń pokontrolnych (załącznik). Główny Specjalista ds. Kontroli Wewnętrznej Beata Ratajczak - Matysik 6