LBY P/12/017 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LBY P/12/017 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2

3 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę P/12/017 Promulgacja prawa w postaci elektronicznej Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Bydgoszczy Kontroler Oliwia Bar, starszy inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 27 września 2009 r. (dowód: akta kontroli str. 1) Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Urząd Gminy Rogóźno, Rogóźno 91B, Rogóźno Henryk Szpringiel, Wójt Gminy Rogóźno (dowód: akta kontroli str. 2-5) II. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Najwyższa Izba Kontroli ocenia negatywnie 1 realizację w 2012 r. przez Wójta Gminy Rogóźno zadań związanych z ogłaszaniem i udostępnianiem aktów prawnych w postaci dokumentów elektronicznych, w tym przekazywanie aktów prawa miejscowego w postaci elektronicznej w celu ich ogłoszenia oraz udostępnianie aktów prawnych i zbioru aktów prawa miejscowego. Uzasadnienie oceny ogólnej Powyższą ocenę uzasadniają nieprawidłowości polegające na: nieprzekazaniu w 2012 r. do Wojewody Kujawsko-Pomorskiego 6 z 10 (60 %) uchwał Rady Gminy Rogóźno podlegających ogłoszeniu w postaci dokumentów elektronicznych, nieprzekazaniu do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Kujawsko- Pomorskiego, zwanym dalej Dziennikiem Województwa sprawozdania z wykonania budżetu gminy Rogóźno za 2011 r., przekazaniu do ogłoszenia uchwały Rady Gminy Rogóźno bez stanowiących jej integralną część 2 załączników, przekazaniu do ogłoszenia w Dzienniku Województwa uchwał Rady Gminy Rogóźno w okresie od 6 do 11 dni od dnia ich wydania, mimo obowiązku niezwłocznego ogłaszania aktów normatywnych, nieudostępnianiu aktów prawnych w sposób zgodny z wymogami art. 26 ust. 1 pkt 1-2 i art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych 2, zwanej dalej Ustawą, tj. nie wyznaczeniu w siedzibie Urzędu Gminy Rogóźno, zwanego dalej 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz ze zm. 3

4 Urzędem, miejsca przeznaczonego do powszechnego wglądu do tych aktów oraz nieudostępnianiu Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego do wglądu i pobrania w formie dokumentu elektronicznego, nieustaleniu ceny arkusza wydruku aktu prawnego. III. Opis ustalonego stanu faktycznego Realizacja przez Wójta Gminy Rogóźno zadań związanych z ogłaszaniem i udostępnianiem aktów prawnych w postaci dokumentów elektronicznych. 1. Przygotowywanie i przekazywanie aktów prawa miejscowego w postaci elektronicznej w celu ich ogłoszenia. Opis stanu faktycznego W okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r. Rada Gminy Rogóźno, zwana dalej Radą, podjęła 33 uchwały 3, a Wójt Gminy Rogóźno, zwany dalej Wójtem, wydał 33 zarządzenia 4. Zgodnie z Ustawą 10 uchwał oraz jedno zarządzenie podlegało ogłoszeniu w Dzienniku Województwa. Do ogłoszenia przekazano cztery uchwały 5. Przekazania dokonano w terminie od 6 do 11 dni. Trzy uchwały zostały opublikowane w Dzienniku Województwa w terminie 7 dni, a jedna w terminie 27 dni od ich przekazania. Uchwały przesłano do ogłoszenia w postaci dokumentów elektronicznych, spełniających wymagania określone w 3 i 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych 6, zwanego dalej Rozporządzeniem, tj. sporządzono je w formacie XML i opatrzono bezpiecznym podpisem elektronicznym Przewodniczącego Rady, weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. (dowód: akta kontroli str. 6-39, 70-73) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Spośród 10 uchwał Rady podlegających ogłoszeniu, 6 (60 %) nie zostało przekazanych do publikacji w Dzienniku Województwa, w tym pięć zmieniających budżet Gminy Rogóźno na 2012 r. 7 Tym samym naruszono wymóg art. 13 pkt 7 Ustawy, zgodnie z którym w wojewódzkim dzienniku 3 W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2012 r. Rada podjęła 27 uchwał. 4 W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2012 r. Wójt wydał 17 zarządzeń. 5 Nr X/59/2012 r. Rady Gminy Rogóźno z dnia 27 stycznia 2012 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia i czasu przeznaczonego na bezpłatne nauczanie, wychowywanie i opiekę w przedszkolu publicznym prowadzonym przez gminę Rogóźno, Nr XII/74/2012 r. Rady Gminy Rogóźno z dnia 30 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym, warunków dopuszczalności pomocy społecznej w przypadkach, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną oraz wskazania organu dla osób uprawnionych do udzielenia tych ulg, Nr XIV/85/2012 r. Rady Gminy Rogóźno z dnia 25 września 2012 r. w sprawie Statutu Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Gminnego Ośrodka Zdrowia w Rogóźnie, Nr XIV/88/2012 r. Rady Gminy Rogóźno z dnia 25 września 2012 r. w sprawie okręgów wyborczych 6 Dz. U. Nr 289, poz Nr X/61/2012 r. z dnia 27 stycznia 2012 r., Nr XI/69/2012 r. z dnia 27 marca 2012 r., Nr XII/75/2012 r. z dnia 30 kwietnia 2012 r., Nr XIII/83/2012 r. z dnia 26 czerwca 2012 r., Nr XIV/90/2012 r. z dnia 25 września 2012 r. 4

5 urzędowym ogłasza się uchwały budżetowe gminy oraz art. 61 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym 8, zwanej dalej ustawą o samorządzie gminnym, zgodnie z którym wójt niezwłocznie ogłasza uchwałę budżetową w trybie przewidzianym dla aktów prawa miejscowego. Pan Henryk Szpringiel Wójt w ww. sprawie wyjaśnił, że powodem nieprzekazania uchwał zmieniających budżet był brak możliwości technicznych sprzętu (wersja podstawowa edytora aktów prawnych). Ponadto, uchwały zmieniające budżet były każdorazowo przesyłane do Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, gdzie nie stwierdzono nieprawidłowości. (dowód: akta kontroli str. 6-24, 29-47, 70-73) Powyższe skutkowało nieogłoszeniem przedmiotowych uchwał w Dzienniku Województwa. 2. Do publikacji w Dzienniku Województwa nie przekazano uchwały Rady w sprawie programu opieki nad zwierzętami bezdomnymi 9. Brak ogłoszenia uchwały skierowanej do nieokreślonego kręgu odbiorców i będącej - z tej racji - aktem prawa miejscowego, stanowiło naruszenie art. 13 pkt 2 Ustawy, zgodnie z którym, w wojewódzkim dzienniku urzędowym ogłasza się akty prawa miejscowego stanowione przez organ gminy. 10 Pan Henryk Szpringiel - Wójt wyjaśnił, że w tej sprawie kierował się rozmową telefoniczną przeprowadzoną z radcą prawnym w Wydziale Kontroli i Nadzoru Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, który uznał, że uchwała nie wymaga publikacji. (dowód: akta kontroli str. 6-24, 29-47, 70-73) Powyższe skutkowało nieogłoszeniem przedmiotowej uchwały w Dzienniku Województwa. 3. Wójt nie dopełnił obowiązku przekazania do ogłoszenia w Dzienniku Województwa sprawozdania z wykonania budżetu Gminy Rogóźno za 2011 rok 11, co stanowiło naruszenie wymogów: art. 13 pkt 7 Ustawy, który stanowi, że sprawozdanie z wykonania budżetu gminy ogłasza się w wojewódzkim dzienniku urzędowym oraz art. 61 ust. 2 ustawy samorządzie gminnym, zgodnie z którym sprawozdanie z wykonania budżetu gminy niezwłocznie ogłasza wójt w trybie przewidzianym dla aktów prawa miejscowego. Pan Henryk Szpiringiel - Wójt wyjaśnił, że powodem nieprzekazania do publikacji w Dzienniku Województwa sprawozdania z wykonania budżetu Gminy Rogóźno za 2011 r. był brak możliwości technicznych sprzętu. (dowód: akta kontroli str , 38-43) Powyższe skutkowało nieogłoszeniem sprawozdania z wykonania budżetu Gminy Rogóźno za 2011 r. 4. Jedna z czterech opublikowanych w 2012 r. uchwał Rady została przekazana do ogłoszenia w Dzienniku Województwa bez stanowiących jej integralną część 8 Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz ze zm. 9 Uchwała Nr XI/65/2012 r. Rady Gminy Rogóźno z dnia 27 marca 2012 r. w sprawie programu opieki nad zwierzętami bezdomnymi oraz zapobiegania bezdomności zwierząt na terenie gminy Rogóźno w 2012 r. 10 Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach z dnia 15 września 2011 r., sygn. akt: II SA/Ke 421/11 ( 11 Zarządzenie Nr 7/2012 Wójta Gminy Rogóźno z dnia 28 marca 2012 r. w sprawie przedstawienia sprawozdania z wykonania budżetu gminy Rogóźno za 2011 rok, sprawozdanie o przebiegu wykonania planów finansowych samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej, samorządowych instytucji kultury za 2011r. oraz informacji o stanie mienia za 2011 r. 5

6 załączników nr 1 i nr Nieogłoszenie pełnego tekstu uchwały stanowiło naruszenie wymogu art. 13 pkt 2 Ustawy, zgodnie z którym w wojewódzkim dzienniku urzędowym ogłasza się akty prawa miejscowego stanowione przez organ gminy. Pan Henryk Szpringiel - Wójt wyjaśnił, że przedmiotową uchwałę przekazano do publikacji bez załączników w uwagi na brak możliwości technicznych. (dowód: akta kontroli str , 38-43) Powyższe skutkowało ogłoszeniem niepełnego tekstu aktu prawnego. 5. Ogłoszone w 2012 r. uchwały Rady przekazano do publikacji w Dzienniku Województwa z opóźnieniem. Uchwałę Nr X/59/2012 r. z dnia 27 stycznia 2012 r. przesłano 2 lutego 2012 r., uchwałę Nr XII/74/2012 r. z dnia 30 kwietnia 2012 r. przekazano 11 maja 2012 r., a uchwały: Nr XIV/85/2012 r. i XIV/88/2012 r. z dnia 25 września 2012 r. - 5 października br., co stanowiło naruszenie wymogu art. 3 Ustawy nakazującego niezwłoczne ogłaszanie aktów normatywnych. 13 Pan Henryk Szpringiel Wójt wyjaśnił, że uchwały nie zostały przekazane do publikacji niezwłocznie z powodu usprawiedliwionej nieobecności pracownika przekazującego akty prawne do publikacji, bądź pełnienia przez niego zastępstwa na stanowisku Kierownika USC. W przypadku uchwały nr XIV/85/2012 opóźnienie było wynikiem uzgodnień z Wydziałem Kontroli i Nadzoru Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. (dowód: akta kontroli str , 70-73) Powyższe skutkowało ogłoszeniem aktów prawnych z opóźnieniem. 2. Prowadzenie elektronicznego zbioru aktów prawa miejscowego Opis stanu faktycznego W Urzędzie zbiór aktów prawa miejscowego utworzono na stronach internetowych: oraz Na każdej ze stron zamieszczono zakładkę Prawo lokalne, zawierającą uchwały Rady z lat oraz zarządzenia Wójta z lat Według stanu na 5 października 2012 r. na wymienionych stronach internetowych udostępniono 27 uchwał Rady podjętych w 2012 r. oraz wydane w tym czasie 33 zarządzenia Wójta. Spośród nich trzy uchwały były aktami prawa miejscowego ogłoszonymi w Dzienniku Województwa. W Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu, zwanym dalej BIP, nie podano informacji na temat dat ogłoszenia aktów prawa miejscowego w Dzienniku Województwa, dat ich wejścia w życie oraz związanych z faktem ogłoszenia danych promulgacyjnych. (dowód: akta kontroli str ) 12 Uchwała Nr XII/74/2012 r. Rady Gminy Rogóźno z dnia 30 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym, warunków dopuszczalności pomocy społecznej w przypadkach, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną oraz wskazania organu dla osób uprawnionych do udzielenia tych ulg. 13 Przepis ten zakazuje jakiejkolwiek nawet "uzasadnionej" zwłoki w ogłaszaniu aktów normatywnych. W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że "niezwłocznie" oznacza w omawianym przypadku "natychmiast" (zob. wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 8 grudnia 2004 r., sygn. II SA/Bd 913/04 oraz G. Wierczyński, Komentarz do ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, [w:] Redagowanie i ogłaszanie aktów normatywnych. Komentarz, wyd. Oficyna 2009 r.) 6

7 Ustalone nieprawidłowości Uwagi dotyczące badanej działalności Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości Stwierdzono, iż w prowadzonym w BIP zbiorze aktów prawnych znajdowały się nie tylko akty prawa miejscowego, ale także podjęte przez Radę w latach uchwały oraz wydane przez Wójta zarządzenia z lat Za 2012 r. w zbiorze zawarto 24 uchwały i 32 zarządzenia niebędące aktami prawa miejscowego, co stanowi 93,3 % wszystkich udostępnionych uchwał i zarządzeń wydanych w 2012 r. Zdaniem NIK brak wyraźnego wyszczególnienia (oznaczenia) aktów prawa miejscowego spośród wszystkich podjętych uchwał i wydanych zarządzeń może utrudniać obywatelowi sprawny dostęp do aktów prawa miejscowego. Brak zamieszczania w nim dat ogłoszenia aktów prawa miejscowego w Dzienniku Województwa, dat ich wejścia w życie oraz związanych z faktem ogłoszenia danych promulgacyjnych, uniemożliwia wskazanie, na podstawie prowadzonego zbioru, obowiązujących w danym okresie aktów prawa miejscowego. (dowód: akta kontroli str ) 3. Udostępnianie aktów prawnych. Wójt udostępniał za pomocą środków komunikacji elektronicznej w publicznie dostępnym zbiorze w BIP akty prawa miejscowego. Według stanu na 5 października 2012 r., w zakładce Prawo lokalne zamieszczono 27 uchwał Rady podjętych w 2012 r. i 33 wydane w tym czasie zarządzenia Wójta. Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie nie zostały udostępnione do nieodpłatnego wglądu i pobrania w formie dokumentu elektronicznego. W Urzędzie nie przygotowano stanowiska komputerowego przeznaczonego jedynie do udostępniania aktów prawnych. Do 4 października 2012 r. Wójt nie ustalił ceny arkusza wydruku aktu prawnego podlegającego udostępnieniu. (dowód: akta kontroli str. 48, 51-69) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W okresie od 1 stycznia do 5 października 2012 r. Wójt nie udostępniał Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego w sposób określony w art. 26 ust. 1 pkt 1 Ustawy, zgodnie z którym organy samorządu terytorialnego udostępniają nieodpłatnie do wglądu i do pobrania w formie dokumentu elektronicznego Dziennik Ustaw, Monitor Polski lub zawarte w nich akty normatywne i inne akty prawne, w tym orzeczenia. Odpowiedzialny za udostępnianie aktów prawnych Pan Henryk Szpringiel Wójt wyjaśnił, że wynikało to z braku możliwości lokalowych budynku Urzędu. Gminny Ośrodek Kultury oraz Centrum Kształcenia na Odległość w miejscowości Szembruk udostępniają salę komputerową osobom zainteresowanym w celu pobrania określonych dokumentów elektronicznych. Informacja o możliwości nieodpłatnego wglądu i pobierania dokumentów została wywieszona na tablicy ogłoszeń. (dowód: akta kontroli str , 51-69) Powyższe ograniczyło dostęp do aktów prawnych w formie wymaganej art. 26 ust. 1 pkt 1 Ustawy. 7

8 2. Wójt w okresie od 1 stycznia do 4 października 2012 r. nie udostępniał aktów prawnych, tj. Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego i zbioru aktów prawa miejscowego w sposób określony w art. 26 ust. 1 pkt 2 i art. 28 ust. 3 Ustawy, zgodnie z którymi organy samorządu terytorialnego udostępniają te akty w postaci elektronicznej do powszechnego wglądu w godzinach pracy urzędów, obsługujących te organy, w miejscu do tego przeznaczonym i powszechnie dostępnym. Odpowiedzialny za udostępnianie aktów prawnych Pan Henryk Szpringiel Wójt wyjaśnił, że brak wyznaczenia w Urzędzie miejsca z powszechnym dostępem do Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz aktów prawa miejscowego w postaci elektronicznej wynikał z braku pomieszczeń w Urzędzie. Taka możliwość istniała i nadal istnieje na stanowiskach komputerowych zlokalizowanych w Gminnym Ośrodku Kultury w Rogóźnie mieszczącym się w bliskim sąsiedztwie budynku Urzędu. Ponadto, prowadzona przez lata statystyka wykazała, że tym stanowiskiem komputerowym we wskazanym temacie nikt nie był zainteresowany. (dowód: akta kontroli str ) Powyższe ograniczyło dostęp do aktów prawnych w formie wymaganej art. 26 ust. 1 pkt 2 Ustawy. 3. Do 4 października 2012 r. Wójt nie ustalił ceny arkusza wydruku aktu prawnego, czym naruszył wymóg art. 28a Ustawy, zgodnie z którym kierownik urzędu, w którym są udostępnione do wglądu dzienniki urzędowe i zbiory aktów prawa miejscowego stanowionych przez gminę, ustala cenę arkusza aktu normatywnego lub innego aktu prawnego, tak aby wydruki były powszechnie dostępne, a cena pokrywała wyłącznie koszty tych wydruków. Nieustalenie ceny arkusza wydruku Pan Henryk Szpringiel - Wójt uzasadniał nieudostępnianiem dzienników urzędowych i zbiorów aktów prawa w postaci elektronicznej oraz brakiem zainteresowania mieszkańców powyższą tematyką. (dowód: akta kontroli str ) Uwagi dotyczące badanej działalności Do dnia 4 października 2012 r. w siedzibie Urzędu, jak również w BIP, nie zamieszczono informacji dotyczących możliwości uzyskania wglądu do aktów prawnych w postaci elektronicznej w godzinach pracy Urzędu, ich pobrania oraz o możliwości ich wydruku. Zdaniem NIK mogło to ograniczyć liczbę osób zainteresowanych udostępnianiem aktów prawnych. (dowód: akta kontroli str. 48, 51-69) IV. Wnioski Wnioski pokontrolne Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 14, wnosi o: 1. Przekazywanie do publikacji w Dzienniku Województwa wszystkich uchwał Rady i zarządzeń Wójta podlegających ogłoszeniu, niezwłocznie po ich podjęciu. 14 Dz. U. z 2012 r., poz.82 8

9 2. Udostępnianie do powszechnego wglądu w godzinach pracy Urzędu, w miejscu do tego przeznaczonym i powszechnie dostępnym Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego i zbioru aktów prawa miejscowego w postaci elektronicznej, a dzienników urzędowych również w formie możliwego do pobrania dokumentu elektronicznego. 3. Ustalenie ceny arkusza wydruku aktu prawnego. 4. Rozważenie podjęcia działań mających na celu prowadzenie i udostępnianie zbioru aktów prawa miejscowego, w sposób umożliwiający sprawny dostęp do tych aktów, ze wskazaniem dat ich obowiązywania. Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Bydgoszczy. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK prosimy o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Bydgoszcz, dnia 19 października 2012 r. Kontroler Oliwia Bar st. inspektor k.p. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Bydgoszczy Dyrektor Jarosław Wenderlich podpis podpis 9