Poradnik użytkownika Outlook Expressa

Transkrypt

1 Poradnik użytkownika Outlook Expressa Podobnie jak wiele nowinek komputerowych, pocztę elektroniczną uważano kiedyś za przejściową modę bez rzeczywistej wartości, zwłaszcza w epoce wczesnego Internetu. Dziś wiele osób i firm nie wyobraża sobie życia bez poczty elektronicznej, a każdego dnia na całym świecie wysyłane są miliony wiadomości . Podobnie jak w przypadku surfowania po Internecie, do którego niezbędna jest przeglądarka WWW, potrzebujesz oprogramowania do obsługi poczty elektronicznej - nazywanego klientem - aby wysyłać, odbierać i porządkować wiadomości . Microsoft Outlook Express 6 to domyślny klient dołączony do Microsoft Windows XP. Zaprojektowany do współpracy z Microsoft Internet Explorerem 6, Outlook Express zapewnia nie tylko podstawowe funkcje zarządzania pocztą, ale także mechanizmy, których potrzebują zaawansowani użytkownicy. W przeszłości Outlook Express był prostym klientem , który pozwalał łączyć się z serwerami Post Office Protocol (POP) i Internet Maił Access Protocol (IMAP) w celu wysyłania i pobierania poczty. Obecnie Outlook Express oferuje wiele zaawansowanych funkcji, zwłaszcza jak na bezpłatny program. W tym rozdziale zapoznasz się z zaawansowanymi funkcjami Outlook Expressa. Jeśli nie używałeś dotychczas tego programu, zdziwisz się, jak wiele ma do zaoferowania, więc czytaj dalej! Zarządzanie łącznością i kontami Outlook Express 6 może współpracować z serwerami POP3, IMAP i Hypertext Transfer Protocol (HTTP), co pozwala odebrać pocztę niemal z każdego typu serwera. Jeśli używasz więcej niż jednego konta , możesz nawet skonfigurować program do obsługi kilku kont. Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie łącznością i kontami Outlook Expressa nie jest trudne, pod warunkiem, że podczas konfigurowania kont nie pomylisz informacji o różnych kontach. W następnym podrozdziale omówimy konfigurowanie konta i rozwiązywanie problemów z łącznością. Konfigurowanie wielu kont opiszemy dalej w tym rozdziale. Zanim Outlook Express będzie mógł połączyć się z serwerem pocztowym, musisz skonfigurować połączenie internetowe. Szczegółowy opis konfigurowania połączenia internetowego znajdziesz w podrozdziale Tworzenie nowych połączeń internetowych rozdziału 4. DLA EKSPERTÓW Używanie innych klientów w Windows XP Podobnie jak Internet Explorer, Outlook Express jest domyślnym programem pocztowym w Windows XP. Nie musisz jednak używać Outlook Expressa jako klienta poczty i grup dyskusyjnych. Możesz zainstalować inny program i skonfigurować Internet Explorera tak, aby domyślnie współpracował z tym programem. Jeśli w przeszłości korzystałeś z innych programów pocztowych, powinieneś przyjrzeć się Outlook Expressowi 6 - ma on wiele interesujących funkcji, w tym możliwość dostępu do poczty HTTP, takiej jak Hotmail. Jeśli wiesz na pewno, że nie chcesz używać Outlook Expressa jako domyślnego klienta , zajrzyj do podrozdziału Ustawianie domyślnych programów" w rozdziale 6, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować Internet Explorera do współpracy z innym programem . Windows XP Service Pack 1 pozwala zmienić domyślny program pocztowy z Outlook Expressa na inną aplikację. Niektóre nowo kupione komputery mogą w ogóle nie zawierać Outlook Expressa. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dodatku A - Windows XP Service Pack 1". Konfigurowanie łączności i kont Aby korzystać z Outlook Expressa, musisz skonfigurować przynajmniej jedno konto. Może to być konto , ale także konto grup dyskusyjnych lub usługi katalogowej. Jeśli otworzysz Outlook Expressa i wybierzesz z menu polecenie Narzędzia č Konta, zobaczysz okno dialogowe Konta internetowe pokazane na rysunku 7-1. Wszystkie obecnie skonfigurowane konta są wymienione na karcie Wszystko, ale możesz wybrać inną kartę, aby skonfigurować specyficzny typ konta. 1

2 Rysunek 7-1. Okno dialogowe Konta internetowe służy do konfigurowania wszystkich kont internetowych w Outlook Expressie Konfigurowanie konta Kiedy otworzysz Outlook Expressa po raz pierwszy, na początku może zostać wyświetlony ekran Kreatora połączeń internetowych. W takim przypadku przejdź do punktu 3.W przeciwnym razie wykonaj następujące czynności: 1. W Outlook Expressie wybierz polecenie Narzędzia Konta. 2. W oknie dialogowym Konta internetowe wybierz kartę Poczta, kliknij przycisk Dodaj i wybierz opcję Poczta. 3. Na stronie Imię i nazwisko kreatora wpisz swoje imię i nazwisko. Kiedy będziesz wysyłał pocztę, odbiorcy będą mogli je zobaczyć (pojawi się w polu Od: wysłanej przez ciebie wiadomości). Kliknij przycisk Dalej. 4. Na stronie Internetowy adres wpisz swój adres i kliknij przycisk Dalej. 5. Na stronie Nazwy serwerów (zobacz rysunek 7-2) wybierz typ serwera pocztowego używanego przez twoje konto z listy Moją pocztę przychodzącą obsługuje serwer. Najpopularniejszy typ serwera pocztowego to POP3. Jeśli serwerem pocztowym jest serwer POP3 lub IMAP, będziesz również musiał wprowadzić nazwy serwera poczty przychodzącej i serwera poczty wychodzącej. Zwykle mają one postać pop.nazwadostawcy.net, mail.nazwadostawcy.net lub smtp.nazzvadostawcy.com (gdzie nazwadostawcy jest nazwą twojego dostawcy usług internetowych), ale będziesz musiał zajrzeć do dokumentacji dostawcy, aby dowiedzieć się, jakie są prawidłowe nazwy serwerów. Jeśli używasz serwera HTTP (takiego jak Hotmail), będziesz musiał wpisać adres URL serwera internetowego. Jeśli jako dostawcę http wybierzesz Hotmail, adres URL zostanie uzupełniony automatycznie. Po wprowadzeniu ustawień kliknij przycisk Dalej. Rysunek 7-2. Wybierz typ serwera obsługującego konto pocztowe i wpisz nazwy serwerów pocztowych albo adres URL 2

3 6. Na stronie Logowanie poczty internetowej wpisz nazwę i hasło użytkownika podane przez dostawcę usług internetowych. Jeśli twój dostawca używa bezpiecznego uwierzytelniania haseł (ang. Secure Password Authentication, SPA), zaznacz pole wyboru Logowanie przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła. SPA to mechanizm bezpieczeństwa, który może wymagać ręcznego logowania się w serwerze pocztowym. Nie możesz korzystać z SPA, jeśli twój serwer tego nie wymaga; szczegóły znajdziesz w dokumentacji dostawcy usług. Kliknij przycisk Dalej, a następnie Zakończ. Nowe konto pojawi się na karcie Poczta okna dialogowego Konta internetowe. Kiedy skonfigurujesz konto pocztowe, będziesz mógł uzyskać dostęp do jego właściwości, zaznaczając konto na karcie Poczta i klikając przycisk Właściwości. W wyświetlonym oknie dialogowym znajduje się kilka ustawień, które nie zostały pokazane, kiedy kreator pomagał ci skonfigurować konto, więc warto je sprawdzić i upewnić się, że są prawidłowe. A gdyby dane konta uległy zmianie, będziesz mógł wrócić do tego okna dialogowego i odpowiednio zmodyfikować ustawienia. Okno dialogowe właściwości konta zawiera pięć kart: Ogólne, Serwery, Połączenie, Zabezpieczenia i Zaawansowane. Na karcie Ogólne (zobacz rysunek 7-3) znajdują się pola Nazwa, Organizacja, Adres i Adres zwrotny. Zauważ, że adres w polu Adres zwrotny może się różnic od adresu w polu Adres (tego, spod którego wysyłasz pocztę). Może się to przydać, jeśli wysyłasz pocztę z dwóch lub wielu kont, ale chcesz odbierać wszystkie wiadomości na jednym koncie. Rysunek 7-3. Ma karcie Ogólne konfiguruje się informacje o nazwisku użytkownika oraz adresach Na karcie Serwery widać typ serwera oraz nazwę lub nazwy wszystkich serwerów pocztowych. Pojawia się tu również nazwa logowania oraz pole hasła. Jeśli chcesz, żeby system Windows XP zapamiętał twoje hasło, abyś nie musiał wpisywać go przy każdym logowaniu, zaznacz pole wyboru Zapamiętaj hasło. Zwróć uwagę, że na tej karcie znajduje się opcja Logowanie przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła. Kiedy podajesz nazwę i hasło użytkownika w Kreatorze połączeń internetowych, kreator zakłada, że informacje te dotyczą zarówno poczty przychodzącej, jak i wychodzącej. Jednakże niektóre osoby używają jednego konta do przechowywania i odbierania poczty, a drugiego - tylko do wysyłania. Jeśli masz np. własną nazwę domenową i witrynę WWW, możesz używać tej nazwy w adresie , ale wysyłać pocztę wychodzącą za pośrednictwem dostawcy usług internetowych. W takim przypadku będziesz musiał również podać nazwę i hasło do konta poczty wychodzącej. W tym celu zaznacz pole Serwer wymaga uwierzytelniania i kliknij przycisk Ustawienia. Pojawi się okno dialogowe Serwer poczty wychodzącej (zobacz rysunek 7-4), w którym możesz wprowadzić informacje dotyczące logowania na koncie poczty wychodzącej (SMTP). Jeśli serwer poczty wychodzącej wymaga innej nazwy i hasła niż serwer poczty przychodzącej, zaznacz pole wyboru Zaloguj używając, a następnie wpisz nazwę i hasło na użytek poczty wychodzącej. Zdecyduj, czy hasło 3

4 ma zostać zapamiętane, żebyś nie musiał go wpisywać za każdym razem, kiedy wysyłasz pocztę, i zaznacz opcję bezpiecznego uwierzytelniania hasła, jeśli serwer poczty wychodzącej tego wymaga. Rysunek 7-4. Skonfiguruj zabezpieczenia serwera poczty wychodzącej, jeśli różnią się od ustawień serwera poczty przychodzącej Na karcie Połączenia możesz skonfigurować Outlook Express w taki sposób, aby łączył się z wykorzystaniem domyślnego połączenia internetowego określonego w oknie Połączenia sieciowe Panelu sterowania, albo zaznaczyć opcję Zawsze łącz z tym kontem używając i wybrać połączenie z listy. Przydaje się to, jeśli dostęp do konta wymaga użycia konkretnego połączenia internetowego. Jeśli używasz certyfikatu, na karcie Zabezpieczenia możesz skonfigurować preferencje podpisywania i szyfrowania wiadomości. Użyj przycisku Wybierz, aby wybrać żądane certyfikaty. Jeśli nie zainstalowałeś żadnych certyfikatów w komputerze, lista będzie pusta. Outlook Express 6 obsługuje szyfrowanie poczty za pomocą certyfikatów cyfrowych. Certyfikat cyfrowy możesz uzyskać od niezależnej firmy, takiej jak Verisign ( Karta Zaawansowane (zobacz rysunek 7-5) zawiera dodatkowe opcje podzielone na trzy grupy: Numery portów serwera, Limity czasu serwera, Wysyłanie i Dostarczanie. Jeśli twój serwer wymaga połączeń Secure Sockets Layer (SSL), zaznacz odpowiednie pola wyboru. Szczegóły znajdziesz w dokumentacji dostawcy usług. Rysunek 7-5. Aby uzyskać dodatkowe informacje o tych zaawansowanych funkcjach, zajrzyj do dokumentacji dostawcy usług internetowych Domyślnie limit czasu serwera jest ustawiony na jedną minutę. Oznacza to, że jeśli serwer nie zacznie przesyłać poczty przed upływem minuty, Outlook Express wstrzyma połączenie i zapyta, czy ma spróbować jeszcze raz. Zwykle jedna minuta jest odpowiednim ustawieniem, ale jeśli wiesz, że twój serwer wolno reaguje, możesz zwiększyć tę wartość. W ramce Wysyłanie na karcie Zaawansowane możesz zaznaczyć opcję Podziel wiadomości większe niż i podać żądaną wartość. Może się to przydać, jeśli łączysz się ze starszym serwerem, który nie potrafi obsługiwać wiadomości większych niż 64 KB. Nie używaj tej opcji, jeśli nie jesteś pewien, czy jej potrzebujesz. 4

5 Możesz również na wszelki wypadek pozostawiać kopie wiadomości na serwerze, jeśli twój serwer pocztowy obsługuje tę funkcję. Ta opcja może się przydać, jeśli używasz serwera POP, a podczas podróży pobierasz swoją pocztę do laptopa. Konto w laptopie możesz skonfigurować tak, aby pozostawiać wiadomości na serwerze. Kiedy wrócisz do domu i pobierzesz pocztę, w twoim głównym komputerze znajdą się wszystkie wiadomości (i dopiero wówczas zostaną usunięte z serwera), dzięki czemu będziesz dysponował pełnym archiwum poczty w jednym komputerze. Kiedy zaznaczysz pole Pozostaw kopie wiadomości na serwerze, będziesz mógł określić, jak długo mają być przechowywane, oraz czy mają być usuwane z serwera po usunięciu z folderu Elementy usunięte, czy też przechowywane przez nieokreślony czas. Ostatnia opcja jest najlepsza, jeśli planujesz pobrać wiadomości później z innego komputera. W takim przypadku na komputerze przenośnym zaznaczysz tylko opcję Pozostaw kopie wiadomości na serwerze, a w głównym komputerze domowym lub biurowym pozostawisz ją niezaznaczoną. Konfigurowanie konta grup dyskusyjnych Outlook Express oprócz poczty obsługuje również grupy dyskusyjne. Oferta twojego dostawcy usług internetowych prawdopodobnie obejmuje dostęp do serwera grup dyskusyjnych. Grupy dyskusyjne liczą się w dziesiątkach tysięcy i są doskonałym źródłem informacji na każdy wyobrażałny temat. Możesz skonfigurować konto grup dyskusyjnych na karcie Grupy dyskusyjne okna dialogowego Konta internetowe, klikając przycisk Dodaj i wybierając opcję Grupy dyskusyjne. Kreator poprowadzi cię przez etapy podobne do tych używanych do konfigurowania konta (zobacz poprzedni podrozdział). Kiedy wprowadzisz konfigurację serwera grup dyskusyjnych, konto pojawi się na karcie Grupy dyskusyjne. Możesz teraz wybrać konto i kliknąć przycisk Właściwości, aby wprowadzić poprawki, tak jak w przypadku konta . Konfigurowanie konta usługi katalogowej Usługa katalogowa pozwala wyszukiwać informacje o osobach lub usługach. Domyślnie Outlook Express zapewnia dostęp przez Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) do Active Directory (wyszukiwanie informacji w domenowej sieci lokalnej) oraz do kilku internetowych usług katalogowych. Active Directory to usługa katalogowa używana przez domeny Windows od czasu wprowadzenia Windows Więcej informacji o Active Directory znajdziesz w podrozdziale Wyszukiwanie zasobów domeny" rozdziału 11. Jeśli nie jesteś członkiem domeny, opcja Active Directory po prostu nie jest używana. Jeśli klikniesz strzałkę obok przycisku Znajdź na pasku narzędzi Outlook Expressa i wybierzesz opcję Osoby, Outlook Express otworzy okno dialogowe Znajdź osoby. W tym oknie możesz wpisać nazwisko albo inne informacje o szukanej osobie, a następnie wybrać z listy Szukaj w, czy Outlook Express ma szukać informacji w Active Directory (w celu znalezienia osób w lokalnej domenie), czy też w internetowej usłudze katalogowej. Możesz dodać kolejne usługi katalogowe na karcie Usługi katalogowe okna dialogowego Konta internetowe, klikając przycisk Dodaj i wybierając opcję Usługa katalogowa. Wpisz nazwę usługi i informacje niezbędne do logowania się w usłudze. WSKAZÓWKA Ograniczanie wyszukiwań w Internecie Domyślnie Outlook Express zwraca najwyżej 100 wyników wyszukiwania internetowego. Możesz skonfigurować każdą wyszukiwarkę w taki sposób, aby zwracała więcej lub mniej pasujących wyników, zaznaczając usługę katalogową na karcie Usługi katalogowe okna dialogowego Konta internetowe, kliknij przycisk Właściwości, wybierając kartę Zaawansowane i podając maksymalną wartość w polu Maksymalna liczba zwracanych odpowiedników. Outlook Express może również używać usług katalogowych wymienionych w oknie dialogowym Konta internetowe w celu dopasowywania nazwisk wpisywanych w polu Do: twoich wiadomości do odpowiednich adresów , jeśli tych adresów nie ma w twojej książce adresowej. Domyślnie Outlook Express przeszukuje tylko Active Directory (i to tylko wtedy, gdy jesteś członkiem domeny Windows), ale możesz również wybrać jedną lub więcej internetowych usług katalogowych. Otwórz okno właściwości każdej usługi katalogowej i na karcie Ogólne zaznacz pole wyboru Wysyłając pocztę sprawdź nazwy na tym serwerze. Następnie w oknie dialogowym Konta internetowe kliknij przycisk Ustaw kolejność i określ, w jakiej kolejności mają być przeszukiwane usługi katalogowe. Ogólnie rzecz 5

6 biorąc, powinieneś dodawać adresy osób, z którymi często korespondujesz, do książki adresowej, ponieważ wyszukiwania adresów w Internecie bywają czasochłonne. DLA EKSPERTÓW Importowanie i eksportowanie informacji o kontach Aby oszczędzić twój czas, Outlook Express pozwala łatwo eksportować i importować konta. Jeśli np. zarządzasz grupą roboczą z 10 komputerami Windows XP, wystarczy, że skonfigurujesz konto pocztowe, konto grup dyskusyjnych i konto usług katalogowych w jednym z nich. Jeśli chcesz korzystać z tych samych kont we wszystkich komputerach, otwórz okno dialogowe Konta internetowe w pierwszym komputerze, zaznacz wszystkie skonfigurowane konta i kliknij przycisk Eksportuj. Każde konto zostanie zapisane w pliku z rozszerzeniem.iaf. Następnie kliknij przycisk Importuj w oknie dialogowym Konta internetowe w pozostałych dziewięciu komputerach, aby szybko zaimportować do nich konta. Gdyby nie ta funkcja, w sieciach nie korzystających z domen musiałbyś konfigurować konta na każdym komputerze z osobna, tracąc czas na wielokrotne wpisywanie tych samych informacji. Kiedy skonfigurujesz konta, musisz nawiązać połączenie. Domyślnie Outlook Express łączy się z Internetem w sposób określony w preferencjach Internet Explorera. Innymi słowy, Outlook Express używa opcji, które skonfigurowałeś na karcie Połączenia okna dialogowego Opcje internetowe, np. wybiera połączenie telefoniczne, gdy nie ma połączenia sieciowego, albo korzysta z różnych ustawień serwera proxy. Więcej informacji znajdziesz w podrozdziale Zarządzanie łącznością" na początku rozdziału 6. Używanie Outlook Expressa w połączeniu z Internet Explorerem jest łatwe, ponieważ wystarczy skonfigurować połączenie internetowe w Internet Explorerze, aby oba programy działały prawidłowo. Jeśli chcesz uzyskać dostęp do karty Połączenia Internet Explorera z Outlook Expressa, wybierz z menu polecenie NarzędziaOpcje, przejdź na kartę Połączenia i kliknij przycisk Zmień. Choć Outlook Express domyślnie korzysta z połączeń zdefiniowanych w Internet Explorerze, możesz to zmienić dla każdego konta z osobna, podając różne opcje połączenia na karcie Połączenie w oknie właściwości każdego konta poczty i grup dyskusyjnych. Jeśli w tych oknach dialogowych nie widzisz połączenia, z którego chcesz skorzystać, będziesz musiał je skonfigurować. Zobacz podrozdział Tworzenie nowych połączeń internetowych" w rozdziale 4. Aby połączyć się z dostawcą i za jednym zamachem wysłać oraz pobrać pocztę, kliknij przycisk Wyślij/Odbierz na pasku narzędzi Outlook Expressa. Jeśli pojawi się okno dialogowe Połączenie telefoniczne, możesz nakazać, aby w przyszłości połączenie było nawiązywane automatycznie. W tym celu zaznacz opcję Połącz automatycznie; będziesz również musiał zaznaczyć opcję Zapisz hasło, ponieważ Outlook Express musi znać hasło, żeby automatycznie nawiązać połączenie. Jeśli nie możesz połączyć się z dostawcą usług internetowych, przeczytaj w tabeli 7-1 opis najczęściej występujących problemów i ich rozwiązań. Tabela 7-1. Problemy z łącznością i ich rozwiązania Problem Outlook Express nie wybiera numeru połączenia. Mogę połączyć się z Internetem, ale kiedy próbuję wystać albo odebrać pocztę, otrzymuję komunikaty o błędach. Kiedy próbuję pobrać pocztę, zawsze otrzymuję komunikat o upływie limitu czasu. Nie mam dostępu do grup dyskusyjnych Możliwe rozwiązanie Przede wszystkim upewnij się, że modem działa. Spróbuj ręcznie uruchomić połączenie z folderu Połączenia sieciowe. Jeśli wszystko wydaje się w porządku, sprawdź, czy połączenie domyślne jest wymienione w polu Zawsze łącz z tym kontem używając na karcie Połączenia okna właściwości konta pocztowego. Jeśli twoje konto pocztowe nigdy nie działało, problem polega prawdopodobnie na złej konfiguracji konta. Upewnij się, że prawidłowo wpisałeś nazwę i hasło użytkownika (pamiętaj, że wielkość liter w haśle często ma znaczenie). Sprawdź też, czy prawidłowe są ustawienia bezpiecznego uwierzytelniania hasła oraz dodatkowe opcje zabezpieczeń, Wielu dostawców usług internetowych nie obsługuje bezpiecznego uwierzytelniania haseł, więc jeśli masz wątpliwości, spróbuj wyłączyć tę opcję. Jeśli jesteś pewien, że ustawienia są poprawne, zadzwoń do dostawcy i poproś o pomoc. Jeśli twój serwer regularnie spóźnia się z reakcją na żądania pobrania i wysłania poczty, możesz zwiększyć wartość Limit czasu serwera na karcie Zaawansowane w oknie właściwości konta, które sprawia problemy. Dzięki temu Outlook Express zaczeka dłużej, zanim wyświetli komunikat o upływie limitu czasu. Konto grup dyskusyjnych może wymagać załogowania się albo ustawienia jakiejś opcji, która obecnie nie jest skonfigurowana. Przeczytaj dokumentację swojego konta, a następnie otwórz okno właściwości konta grup dyskusyjnych i sprawdź, czy wszystkie parametry są ustawione prawidłowo. 6

7 Moje konta poczty i grup dyskusyjnych kiedyś działały, ale teraz są niedostępne Jeśli nic nie zmieniłeś w swoim komputerze, problem prawdopodobnie występuje po drugiej stronie, w serwerze poczty lub grup dyskusyjnych. Zaczekaj przez chwilę i spróbuj jeszcze raz. Jeśli zmodyfikowałeś ustawienia, sprawdź uważnie dokumentację dostawcy usług internetowych - może popełniłeś pomyłkę. Korzystanie z wielu kont Możesz skonfigurować tyle kont poczty, grup dyskusyjnych i usług katalogowych, ile tylko zechcesz. Wybierz po prostu polecenie NarzędziaKonta, aby otworzyć okno dialogowe Konta internetowe i przejdź na żądaną kartę (możesz również pracować na karcie Wszystko, jeśli połączona lista kont nie sprawia ci problemów). Następnie użyj przycisku Dodaj, aby skonfigurować nowe konto. Kiedy utworzysz więcej niż jedno konto w danej kategorii (poczta, grupy dyskusyjne, usługi katalogowe), będziesz mógł określić ich priorytet. Najczęściej korzysta się z tej możliwości w przypadku kont . Przypuśćmy, że masz dwa konta . Otwórz okno właściwości pierwszego konta i znajdź ostatnią opcję na karcie Ogólne - Uwzględniaj to konto przy odbieraniu poczty i synchronizacji. Ponieważ dostęp do każdego konta podczas odbierania poczty zajmuje czas, możesz włączyć tę opcję tylko dla najbardziej aktywnych kont , a pozostawić ją niezaznaczoną w przypadku rzadziej używanych kont. Dzięki temu będziesz mógł kliknąć przycisk Wyślij/Odbierz i pobrać pocztę ze wszystkich aktywnych kont, nie tracąc czasu na wyszukiwanie wiadomości na rzadko używanych kontach. Kiedy zechcesz sprawdzić pocztę na mniej aktywnym koncie, kliknij strzałkę obok przycisku Wyślij/Odbierz i wybierz jedno z kont. Ponadto, jeśli masz więcej niż jedno konto , możesz zaznaczyć konto podstawowe na karcie Poczta w oknie dialogowym Opcje internetowe, a następnie kliknąć przycisk Ustaw jako domyślne. To konto będzie wówczas używane domyślnie podczas tworzenia nowych wiadomości. Pole Od: wiadomości będzie wypełniane adresem e-maił z konta domyślnego; kiedy wyślesz pocztę, zostanie ona wysłana za pośrednictwem serwera Simple Maił Transfer Protocol (SMTP) określonego w ustawieniach tego konta. Outlook Express 6 pozwala nie tylko wysyłać i odbierać pocztę, ale również zarządzać wiadomościami. Możesz pracować ze wszystkimi kontami na liście Foldery w lewym okienku Outlook Expressa (zobacz rysunek 7-6). Jeśli nie widzisz listy folderów, wybierz z menu polecenie WidokUkład, zaznacz pole Lista folderów i kliknij przycisk OK. Lista folderów zawiera po jednym drzewie folderów na każde skonfigurowane konto poczty lub grup dyskusyjnych. Jeśli używasz poczty HTTP, możesz zsynchronizować konto z serwerem HTTP, zaznaczając konto na liście folderów i klikając przycisk Synchronizuj konto w prawym okienku. DLA EKSPERTÓW Korzystanie z poczty i grup dyskusyjnych w trybie offline Bardzo przydatną funkcją Outlook Expressa - zwłaszcza podczas pracy z kontami HTTP, takimi jak Hotmail - jest tryb offline. Aby pracować z pocztą HTTP, zwykle musisz być podłączony do Internetu -w przypadku Outlook Expressa jest inaczej. Kiedy jesteś offline, np. używasz laptopa w samolocie,, możesz przejrzeć pocztę, usunąć wiadomości, których nie chcesz zachować, przygotować nowe wiadomości oraz odpowiedzieć na te, które wcześniej pobrałeś. Gdy znów będziesz miał dostęp do połączenia internetowego, wystarczy, że zsynchronizujesz konto z serwerem HTTP. Odpowiedzi i nowe wiadomości zostaną wysłane, nowa poczta - pobrana, a wiadomości usunięte z laptopa zostaną usunięte także z serwera. Możesz czytać pocztę HTTP i zarządzać nią w dowolnym momencie, ponieważ jest pobierana do twoich folderów. Dzięki temu konto HTTP funkcjonuje jak typowe konto P0P3, co jest doskonałą wiadomością dla osób, które nie są na stałe podłączone do Internetu. W podobny sposób można używać grup dyskusyjnych. Możesz pobrać nagłówki artykułów w grupach, które subskrybujesz, a następnie - pracując w trybie offline - przejrzeć nagłówki i zaznaczyć te, które chcesz pobrać. Kiedy znów nawiążesz połączenie z Internetem, Outlook Express pobierze zaznaczone wiadomości. Jeśli chcesz, możesz znów przejść do trybu offline i przeczytać je bez połączenia z Internetem. 7

8 Rysunek 7-6. Outlook Express wyświetla drzewo folderów dla każdego konta Korzystanie z tożsamości w Outlook Expressie Outlook Express oferuje funkcję nazywaną tożsamościami. Przypuśćmy, że twój domowy komputer z Windows XP jest używany przez trzy osoby. Wszyscy logują się na tym samym koncie Windows XP, ale chcesz, żeby każda osoba miała własne foldery pocztowe w Outlook Expressie. Jak to zrobić? Dzięki tożsamościom kilka osób może używać Outlook Expressa do pobierania wiadomości z oddzielnymi folderami pocztowymi i książkami adresowymi. Kiedy użytkownik loguje się z określoną tożsamością, wyświetlane są tylko foldery i kontakty tego użytkownika. WSKAZÓWKA Używanie wielu kont Windows XP zamiast tożsamości Warto podkreślić, że tożsamości przydają się wtedy, gdy kilku użytkowników loguje się w Windows XP na tym samym koncie, jak bywa w przypadku komputera domowego używanego przez kilka osób. Jeśli użytkownicy logują się na innych kontach, Windows XP automatycznie tworzy zupełnie odrębne foldery osobiste, więc tożsamości zwykle są niepotrzebne lub nieprzydatne. Prawdę mówiąc, korzystanie z odrębnych kont zapewnia większą prywatność, która obejmuje wszystkie aplikacje uruchamiane przez użytkownika. Z tożsamości może również korzystać jedna osoba, np. po to, aby oddzielić pocztę firmową od prywatnej. Domyślnie Outlook Express tworzy tożsamość o nazwie Tożsamość główna do obsługi poczty i książki adresowej. Tej tożsamości nie można usunąć, ale można zmienić jej nazwę, np. na własne nazwisko (wybierz z menu polecenie PlikTożsamościZarządzaj tożsamościami, zaznacz pozycję Tożsamość główna, kliknij przycisk Właściwości i wpisz nową nazwę w polu Wpisz nazwę). Można również dodawać nowe tożsamości i przełączać je. Tożsamość można zabezpieczyć hasłem, lecz nie gwarantuje to, że inni nie będą mogli przeglądać twojej poczty lub listy kontaktów. Jeśli chcesz chronić prywatność użytkowników, upewnij się, że każda osoba zabezpieczyła hasłem swój folder tożsamości, w którym przechowywana jest poczta. Każda tożsamość ma oddzielny podfolder o długiej, liczbowej nazwie, domyślnie przechowywany na ścieżce C:\Documents and Settings\nazwaużytkownika\Ustawienia lokalne\dane aplikacji\identities, gdzie nazwaużytkownika jest nazwą konta Windows XP wspólnego dla wszystkich tożsamości. Możesz przejść do tego folderu za pomocą Eksploratora Windows i przeglądać liczbowe podfoldery folderu Identities, aby uzyskać dostęp do swoich danych. Dane są przechowywane w plikach o rozszerzeniu.dbx (zobacz rysunek 7-7), ale można je kopiować i czytać. Chodzi o to, że zabezpieczenie tożsamości hasłem pomaga, ale jeśli poważnie myślisz o ochronie prywatności, powinieneś ustawić hasło dostępu do folderu, a nawet zaszyfrować folder, żeby zabezpieczyć dane. Możesz również użyć oddzielnych kont Windows XP zamiast tożsamości Outlook Expressa. 8

9 Rysunek 7-7. Możesz użyć Eksploratora Windows, aby wyświetlić pliki danych przechowywane w folderze tożsamości. Możesz też wybrać kartę Konserwacja w oknie dialogowym Opcje i kliknąć przycisk Folder magazynu, aby zobaczyć ścieżkę do danych bieżącej tożsamości UWAGA Jeśii korzystasz z tożsamości i jesteś zainteresowany zabezpieczeniem hasfem, a nawet zaszyfrowa-niem folderu użytkownika, folder musi być przechowywany na dysku WTFS. Więcej informacji o szyfrowaniu i zabezpieczeniach NTFS znajdziesz w rozdziale 14 - Współdzielenie zasobów i bezpieczeństwo NTFS". Aby uzyskać dostęp do tożsamości, wybierz z menu polecenie Plik1^Tożsamości i kliknij opcję Dodaj nową tożsamość albo Zarządzaj tożsamościami. Opcja Dodaj nową tożsamość służy do tworzenia nowych tożsamości. Opcja Zarządzaj tożsamościami otwiera okno dialogowe Zarządzanie tożsamościami pokazane na rysunku 7-8. Jeśli nie utworzyłeś żadnych tożsamości, na liście Tożsamości będzie widnieć tylko pozycja Tożsamość główna. W tym oknie możesz również utworzyć nową tożsamość, klikając przycisk Nowa. Pojawi się wówczas to samo okno dialogowe, co w przypadku wybrania opcji Dodaj nową tożsamość, w którym określasz nazwę tożsamości i podajesz opcjonalne hasło. Zwróć uwagę, że teoretycznie okno dialogowe Zarządzanie tożsamościami pozwala określić, która tożsamość będzie otwierana jako domyślna podczas uruchamiania Outlook Expressa. Jednakże bez względu na to, jaką tożsamość wybierzesz, Outlook Express zawsze otworzy się na tej tożsamości, na której został zamknięty. To błędne działanie może się zmienić w przyszłych wersjach Outlook Expressa. Rysunek 7-8. Tożsamości przydają się, gdy kilka osób używa Outlook Expressa w tym samym komputerze, ale loguje się na tym samym koncie użytkownika Windows XP Kiedy zechcesz przełączyć tożsamości, wybierz polecenie Płik^Przełącz tożsamość, zaznacz nową tożsamość i w razie potrzeby podaj hasło. 9

10 Konfigurowanie Outlook Expressa Po skonfigurowaniu kont i uruchomieniu Outlook Expressa możesz zmienić wiele dodatkowych ustawień. W tym podrozdziale omówimy parametry konfiguracyjne, które łatwo przeoczyć, a które bywają bardzo przydatne. Aby uzyskać dostęp do tych opcji, wybierz polecenie Narzędzia^ Opcje. Pojawi się okno dialogowe Opcje z ustawieniami na dziewięciu kartach. Karta Ogólne Karta Ogólne okna dialogowego Opcje (zobacz rysunek 7-9) zawiera opcje wpływające na sposób odbierania wiadomości . Najważniejsze z nich to: Automatycznie zaloguj do Windows Messenger. Zwróć uwagę, że ta opcja jest zaznaczona. Jeśli nie korzystasz z Windows Messengera, usuń zaznaczenie tej opcji, aby oszczędzić czas. Sprawdź, czy są nowe wiadomości co. Jeśli chcesz, aby Outlook Express automatycznie sprawdzał, czy są nowe wiadomości, zaznacz tę opcję i wpisz żądany okres. Domyślnie wiadomości są sprawdzane co 30 minut. Możesz również zaznaczyć pole Wyślij i odbierz wiadomości przy uruchamianiu, aby sprawdzać wiadomości natychmiast po uruchomieniu Outlook Expressa. Wybierz również opcję z listy Jeśli mój komputer nie jest w danej chwili podłączony, aby Outlook Express wiedział, czy ma spróbować nawiązać połączenie, kiedy nadejdzie pora sprawdzenia poczty. Te ustawienia określają, czy Outlook Express będzie okresowo łączył się z serwerem i pobierał pocztę. Przydaje się to w domu lub w biurze, ale bywa irytujące, kiedy używasz laptopa, a komputer próbuje wybrać numer połączenia, mimo że nie jest podłączony do linii telefonicznej. Rysunek 7-9. Opcje pobierania wiadomości konfiguruje się na karcie Ogólne 10

11 Karta Czytanie Karta Czytanie (zobacz rysunek 7-10) udostępnia ważne opcje czytania poczty i artykułów grup dyskusyjnych: Rysunek Na karcie Czytanie określa się sposób czytania wiadomości w Outlook Expressie Oznacz wiadomość jako przeczytaną po wyświetlaniu jej przez... s. Wiadomości , których nie przeczytałeś, są wyświetlane pogrubioną czcionką. Jeśli jednak korzystasz z okienka podglądu, wiadomość zostanie oznaczona jako przeczytana, jeśli będzie wyświetlana w okienku podglądu dłużej niż 5 sekund. Niewykluczone, że ci to odpowiada, ale jeśli otrzymujesz dużo poczty, może wolałbyś, aby wiadomości nie były oznaczane jako przeczytane, dopóki nie otworzysz ich w oddzielnym oknie. W takim przypadku usuń zaznaczenie z tego pola. Czcionki. Jeśli czytanie wiadomości sprawia ci problemy, kliknij przycisk Czcionki, aby zmienić styl lub rozmiar czcionki. Outlook Express obsługuje też kodowania, dzięki czemu może wyświetlać tekst w różnych językach. Jeśli wiadomości są wyświetlane za pomocą nieprawidłowego zestawu znaków, wybierz kodowanie języka z listy w oknie dialogowym Czcionki. Aby ustawić to kodowanie jako domyślne, kliknij przycisk Ustaw jako domyślne. 11

12 Karta Potwierdzenia Kiedy wysyłasz wiadomość, możesz zażądać, żeby odbiorca potwierdził jej przeczytanie. W tym celu zaznacz pole Żądaj potwierdzenia przeczytania dla wszystkich wysyłanych wiadomości (zobacz rysunek 7-11). Ta funkcja przydaje się, kiedy wysyłasz pilne wiadomości albo chcesz upewnić się, że adresat rzeczywiście otrzymał twoją wiadomość. Opcja potwierdzania dotyczy wszystkich wysyłanych wiadomości. Czasem bywa to potrzebne, ale dobrze się zastanów, zanim ją włączysz, ponieważ w rezultacie możesz otrzymywać więcej potwierdzeń, niż byś sobie życzył. Ogólnie rzecz biorąc, lepiej żądać potwierdzenia dla każdej wiadomości z osobna. Rysunek Użyj karty Potwierdzenia, aby skonfigurować żądanie potwierdzeń oraz reakcję na żądania potwierdzeń Inni użytkownicy Outlook Expressa lub Outlooka mogą w ten sam sposób zażądać potwierdzeń od ciebie. W ramce Zwracanie potwierdzeń przeczytania możesz nakazać, aby Outlook Express wysyłał potwierdzenia automatycznie (Zawsze wysyłaj potwierdzenie przeczytania), nigdy nie wysyłał potwierdzeń (Nigdy nie wysyłaj potwierdzenia przeczytania) albo pytał cię po odebraniu każdego żądania (Powiadom mnie o wszystkich żądaniach potwierdzenia przeczytania). Domyślnie Outlook Express pyta, czy ma potwierdzić przeczytanie wiadomości, więc możesz podejmować decyzje w zależności od sytuacji. Zwróć uwagę, że niektórzy nadawcy spamu żądają potwierdzenia przeczytania ich wiadomości. Jeśli automatycznie odeślesz im potwierdzenie, będą wiedzieli, że trafili na prawidłowy adres, co może cię narazić na jeszcze więcej spamu. Jeśli używasz wiadomości podpisywanych cyfrowo, możesz również zażądać zabezpieczonych potwierdzeń (w polskiej wersji Outlook Expressa przetłumaczonych błędnie jako potwierdzenia zabezpieczeń). Kiedy klikniesz przycisk Potwierdzenia zabezpieczeń, zobaczysz te same opcje żądania i reagowania na żądania potwierdzeń, co w przypadku zwykłych wiadomości na karcie Potwierdzenia. 12

13 Karta Wysyłanie Karta Wysyłanie (zobacz rysunek 7-12) pozwala ustawić opcje wysyłania poczty. Domyślnie zaznaczone są wszystkie opcje; ustawienia te odpowiadają potrzebom większości użytkowników. Możesz jednak je przejrzeć i usunąć zaznaczenia z niektórych pól. Zwróć uwagę, że domyślnie cała poczta jest wysyłana w formacie HTML, a wszystkie artykuły grup dyskusyjnych - jako zwykły tekst. Możesz to zmienić, ale poczta HTML daje więcej opcji formatowania niż zwykły tekst. Użytkownicy, którzy odbierają twoje wiadomości, będą widzieli formatowanie HTML, ale jeśli ich klient go nie obsługuje, i tak zobaczą zwykły tekst. Rysunek Na karcie Wysyłanie określa się sposób wysyłania wiadomości do innych użytkowników Karta Redagowanie Karta Redagowanie dzieli się na trzy ramki z opcjami redagowania wiadomości. Te opcje sprawiają, że wiadomości mają bardziej atrakcyjny wygląd, ale nie są niezbędne. Oto krótkie omówienie poszczególnych pozycji: W ramce Czcionka redagowania możesz wybrać czcionkę, styl i kolor tekstu wiadomości oraz artykułów grup dyskusyjnych. Nie wiadomo jednak, czy odbiorca rzeczywiście zobaczy te czcionki i kolory. Jeśli jego klient obsługuje HTML (co jest bardzo prawdopodobne), czcionki i kolory zostaną zapewne zachowane. Jeśli nie, wiadomość zostanie wyświetlona jako zwykły tekst. W ramce Papeteria możesz wybrać obraz lub wzór tła używany podczas tworzenia nowych wiadomości. Działa to jak tapeta na pulpicie Windows. Kliknij przycisk Wybierz, aby wybrać dostępny obraz lub wzór, a jeśli chcesz utworzyć własne tło w oparciu o plik obrazu, kliknij przycisk Utwórz nową, który uruchamia Kreator papeterii. Papeterie wyglądają ładnie, ale wydłużają czas transmisji. Jeśli zaś twoi odbiorcy nie używają poczty HTML, papeteria trafi do nich jako załącznik i nie zostanie wyświetlona w tle wiadomości. Możesz również utworzyć wizytówkę, która będzie dołączana do wysyłanych wiadomości. Sam określasz informacje zawarte w wizytówce, a odbiorcy mogą umieszczać wizytówki w swoich książkach adresowych. Jeśli sądzisz, że większość twoich korespondentów uzna twoją wizytówkę za przydatną, to utwórz ją; w przeciwnym razie zignoruj tę funkcję. Karta Podpisy Karta Podpisy (zobacz rysunek 7-13) zawiera opcje tworzenia i formatowania podpisu dołączanego do wiadomości. Podpis jest automatycznie wstawiany do wiadomości i zwykle zawiera informacje takie jak nazwisko, adres , adres strony WWW i numer telefonu; niektórzy dodają także ulubiony cytat lub slogan. 13

14 OSTRZEŻENIE Pomyśl, czy rzeczywiście chcesz dzielić się informacjami zawartymi w podpisie ze wszystkimi użytkownikami, do których wysyłasz pocztę. Innymi słowy, dobrze się zastanów, zanim umieścisz w podpisie swój telefon albo inne informacje osobiste. Rysunek Utwórz podpis wiadomości, używając karty Podpisy w oknie dialogowym Opcje Aby utworzyć podpis, kliknij przycisk Nowy. Ukaże się domyślny Podpis nr 1. Możesz kliknąć przycisk Zmień nazwę, aby nadać podpisowi bardziej przyjazną nazwę. Następnie wpisz tekst podpisu w polu Edytuj podpis. Możesz również zaznaczyć opcję Plik, aby dołączyć podpis zapisany w pliku tekstowym lub HTML. Tylko w ten sposób można dodać podpis, który zawiera grafikę. Kliknij przycisk Zaawansowane, aby wybrać konta związane z podpisem. WSKAZÓWKA Wybiórcze używanie podpisów Jeśli chcesz dołączać podpis tylko do niektórych wiadomości, usuń zaznaczenie z poia Dodaj podpisy do wszystkich wychodzących wiadomości. Będziesz mógł wówczas dołączać podpis do wybranej wiadomości, pisząc wiadomość i wybierając polecenie WstawPodpis z menu wiadomości. 14

15 Karta Zabezpieczenia Karta Zabezpieczenia pozwala skonfigurować program Outlook Express tak, aby zapewniał minimalną ochronę przed wirusami i zabezpieczał pocztę. W ramce Ochrona przed wirusami (zobacz rysunek 7-14) możesz wybrać strefę bezpieczeństwa Internet Explorera, która ma dotyczyć odbieranej poczty, i poprosić o powiadamianie, że wiadomość może zawierać wirus. Wybrana strefa ma konfigurację zdefiniowaną na karcie Zabezpieczenia w oknie dialogowym Opcje Internet Explorera. Więcej informacji o mechanizmach bezpieczeństwa Internet Explorera znajdziesz w podrozdziale Strefy bezpieczeństwa" rozdziału 6. Rysunek Karta Zabezpieczenia pozwala skonfigurować niskopoziomową ochronę przed wirusami oraz bezpieczną pocztę Warto podkreślić, że te dodatkowe funkcje w żadnym wypadku nie zastąpią oprogramowania antywirusowego. Opcje bezpieczeństwa zawarte na tej karcie pozwalają tylko zidentyfikować potencjalne zagrożenia - nie skanują wiadomości i nie rozpoznają wirusów. Z tej przyczyny powinieneś zawsze korzystać z oprogramowania antywirusowego, które skanuje nowo pobraną pocztę pod kątem wirusów. Więcej informacji o bezpieczeństwie poczty elektronicznej znajdziesz w podrozdziale Zagrożenia związane z pocztą elektroniczną" rozdziału 20. Nowa funkcja! Koniecznie zaznacz opcję Ostrzegaj mnie, kiedy inne aplikacje próbują wysłać pocztę w moim imieniu. Ta opcja zabezpiecza przed wirusami, które uzyskują dostęp do książki adresowej i wysyłają sfałszowane wiadomości do niektórych albo wszystkich wymienionych w niej osób, w ten sposób rozprzestrzeniając się wśród innych komputerów. Dobry program antywirusowy powinien zapobiec odebraniu lub uruchomieniu takiego wirusa. Jeśli jednak jakiś wirus przedrze się przez twoje linie obronne, ta opcja uniemożliwi mu powielenie się w komputerach twoich znajomych. Jeśli chcesz używać bezpiecznej poczty, musisz uzyskać certyfikat cyfrowy od firmy takiej jak Verisign ( Jeśli wybierzesz opcję Dodaj podpis cyfrowy do wszystkich wysyłanych wiadomości, wraz z twoją pocztą będzie wysyłany certyfikat, dzięki czemu inni użytkownicy będą mieli pewność, że wiadomość pochodzi od ciebie i nie została zmieniona po drodze. Możesz również zaznaczyć opcję Szyfruj zawartość i załączniki wszystkich wysyłanych wiadomości, która pozwoli na odczytanie wiadomości tylko zamierzonym odbiorcom. Żeby te funkcje działały, odbiorca musi móc odczytać podpis i odszyfrować pocztę, co wymaga wstępnej konfiguracji. Certyfikaty cyfrowe składają się z części prywatnej (klucza) i części publicznej. Aby używać certyfikatu, wykonaj następujące czynności: 15

16 1. Wyślij część publiczną swojego certyfikatu do osób, z którymi będziesz wymieniał zaszyfrowaną pocztę. 2. Odbiorcy muszą przesłać ci część publiczną swoich certyfikatów cyfrowych, abyś mógł odczytywać zaszyfrowane przez nich wiadomości Publiczna część twojego certyfikatu cyfrowego musi zostać dodana do książek adresowych odbiorców i związana z twoimi informacjami kontaktowymi. Kiedy odbierzesz wiadomości z kluczami publicznymi, musisz dodać je do swojej książki adresowej i związać z odpowiednimi informacjami kontaktowymi. W oknie dialogowym właściwości kontaktu znajdziesz kartę Identyfikatory cyfrowe, która pozwala dodać odebrane certyfikaty. 4. Pamiętaj, że obaj korespondenci muszą najpierw przesłać do siebie klucze publiczne w niezaszyfrowanej wiadomości. 5. Kiedy klucze publiczne zostaną dodane do książek adresowych, uaktywnij jedną lub obie opcje w ramce Bezpieczna poczta na karcie Zabezpieczenia okna dialogowego Opcje, aby zacząć wysyłać zabezpieczone wiadomości. 6. Kiedy odbierzesz zaszyfrowaną wiadomość od określonego nadawcy, certyfikat tego nadawcy jest pobierany z książki adresowej i używany do automatycznego odszyfrowania wiadomości. WSKAZÓWKA Wybiórcze podpisywanie lub szyfrowanie poczty Prawdopodobnie nie musisz podpisywać cyfrowo ani szyfrować wiadomości wysyłanych do wszystkich korespondentów, a opcje na karcie Zabezpieczenia dotyczą wszystkich wiadomości wychodzących. Możesz jednak podpisywać i/iub szyfrować tylko wybrane wiadomości, klikając przycisk Podpisz i/lub Szyfruj na pasku narzędzi wiadomości. Karta Połączenie Karta Połączenie służy do konfigurowania obsługi połączeń telefonicznych i daje dostęp do opcji połączenia Internet Explorera (współdzielonych z Outlook Expressem). Godna uwagi jest opcja Rozłącz po wysłaniu i odebraniu w ramce Połączenia telefoniczne. Jeśli używasz połączenia telefonicznego, a twoje konto jest skonfigurowane do automatycznego sprawdzania, czy są nowe wiadomości, możesz zaznaczyć tę opcję, żeby połączenie było przerywane po sprawdzeniu poczty. Oczywiście, jeśli pracujesz online, takie ustawienie może się okazać irytujące, ponieważ będzie przerywać połączenie po każdym wysłaniu i odebraniu poczty. Karta Konserwacja Karta Konserwacja (zobacz rysunek 7-15) udostępnia kilka ważnych opcji zarządzania Outlook Expressem. Można tu określić, czy Outlook Express ma usuwać wiadomości z folderu Elementy usunięte podczas zamykania programu, czy ma usuwać wiadomości z serwera IMAP i czy ma kompaktować pliki wiadomości, żeby oszczędzić miejsce na dysku. Na tej karcie konfiguruje się również domyślną metodę obsługi artykułów grup dyskusyjnych. Ustawienia domyślne zwykle działają najlepiej, ale możesz przejrzeć te opcje i sprawdzić, czy którejś nie należałoby zmienić. Możesz również oczyścić wiadomości, aby odzyskać miejsce na dysku i zmienić położenie folderu magazynu (w którym przechowywane są twoje wiadomości i artykuły grup dyskusyjnych), aby łatwiej było go znaleźć i sporządzić jego kopię. Jeśli klikniesz przycisk Folder magazynu, zobaczysz, gdzie umieszczone są twoje pliki - głęboko w folderze Documents and Settings. 16

17 Rysunek Na karcie Konserwacja można określić, jak Outlook Express ma obsługiwać pobraną pocztę i artykuły grup dyskusyjnych Zarządzanie pocztą elektroniczną Outlook Express udostępnia różne opcje wysyłania i odbierania poczty . Choć obsługa grup dyskusyjnych jest ważną funkcją Outlook Expressa, prawdopodobnie będziesz używał go głównie do obsługi poczty, więc w tym podrozdziale skupimy się na opcjach dotyczących zarządzania pocztą. Wysyłanie poczty Kiedy klikniesz przycisk Utwórz pocztę w Outlook Expressie, ukaże się okno Nowa wiadomość (zobacz rysunek 7-16). Rysunek Outlook Express wyświetla okno Nowa wiadomość, w którym piszesz i formatujesz wiadomość pocztową Kiedy tworzysz nową wiadomość pocztową w Outlook Expressie, masz do dyspozycji kilka opcji, które pozwalają dostosować wiadomość do własnych potrzeb. Prawdopodobnie wiele z nich jest ci znanych, ale opisujemy je poniżej w celu przypomnienia. Jeśli na tej liście odkryjesz funkcję, której nigdy nie używałeś, możesz poeksperymentować z nią na własnym komputerze: Możesz użyć pola ukryte do wiadomości" (UDW), aby wysłać kopię wiadomości do adresatów, których nazwiska mają być niewidoczne dla osób wymienionych w polach Do i DW. Pole UDW może nie być wyświetlane w oknie Nowa wiadomość. Jeśli go nie widzisz, wybierz z menu polecenie WidokPokaż wszystkie nagłówki. Kiedy chcesz dowiedzieć się więcej o odebranej 17

18 wiadomości, możesz zaznaczyć ją w swojej skrzynce odbiorczej i wybrać polecenie PlikWłaściwości, ale pole UDW pozostanie ukryte, nawet jeśli klikniesz przycisk Źródło wiadomości na karcie Szczegóły. Możesz określić priorytet wiadomości - wysoki, normalny lub niski - używając przycisku Priorytet na pasku narzędzi albo wybierając z menu polecenie Wiadomość'Priorytet. Ta funkcja przydaje się, jeśli chcesz poprosić kogoś o szybką odpowiedź, ale żeby działała, odbiorca musi używać Outlooka albo Outlook Expressa. Jeśli nie skonfigurowałeś papeterii dodawanej do wszystkich wiadomości, możesz dodawać papeterię do pojedynczych wiadomości, wybierając z menu polecenie WiadomośćNowa wiadomość używając, a następnie klikając papeterię, której chcesz użyć. Jeśli chcesz zażądać potwierdzenia przeczytania wiadomości, wybierz z menu polecenie Narzędzia1Żądaj potwierdzenia przeczytania. Menu Narzędzia pozwala także podpisać lub zaszyfrować wiadomość; można to również zrobić, klikając odpowiedni przycisk na pasku narzędzi. Jeśli nie chcesz używać papeterii, ale chciałbyś skorzystać z innego elementu HTML, takiego jak rysunek albo kolor tła, wybierz polecenie FormatTło i kliknij wybrany element. Jeśli musisz wysłać wiadomość w innym języku, używając innego kodowania, wybierz polecenie FormatKodowanie i kliknij jedno z kodowań albo pozycję Więcej, aby wyświetlić wszystkie opcje. Za pomocą menu Wstaw możesz wstawiać do wiadomości pliki, wizytówki, podpisy, obrazy i hiperłącza. Niektóre z tych funkcji są również dostępne na przyciskach paska narzędzi. WSKAZÓWKA Wstawianie hiperłączy Choć oficjalnie" łącza wstawia się za pomocą polecenia WstawHiperłącze, to jeśli piszesz wiadomość w formacie HTML, zwykle wystarczy wpisać adres URL, a Outlook Express automatycznie sformatuje go jako hiperłącze. Możesz dostosować do swoich potrzeb pasek narzędzi okna Nowa wiadomość. Wybierz z menu polecenie WidokPaski narzędzidostosuj, aby określić rozmiar i etykiety przycisków oraz dodać, usunąć lub przestawić przyciski na pasku narzędzi. Jeśli piszesz wiadomość i przed jej wysłaniem musisz przerwać pracę, wybierz polecenie PlikZapisz, aby zapisać wiadomość w folderze Kopie robocze. Później będziesz mógł ponownie otworzyć ją z tego folderu, dokończyć i wysłać. Niewysłane wiadomości można przechowywać w folderze Kopie robocze przez dowolnie długi czas. Możesz również użyć menu Plik, aby zapisać wiadomość w innym folderze, albo skorzystać z opcji Zapisz jako, aby zapisać wiadomość w oddzielnym pliku w jednym z kilku formatów: poczta Outlook Expressa (.eml), tekst, tekst Unicode albo HTML. Kiedy piszesz nową wiadomość w formacie HTML, nad polem tekstu wiadomości widoczny jest pasek formatowania. Użyj opcji na tym pasku, aby dodać do swojej wiadomości różne czcionki i style. Jeśli piszesz wiadomość zwykłym tekstem, ten pasek jest ukryty. Jeśli piszesz wiadomość do osoby, której dane znajdują się w książce adresowej, w polach Do, DW i UDW wystarczy wpisać jej nazwisko. Outlook Express znajdzie adres odpowiadający temu nazwisku. Każde nazwisko odwzorowane na adres zostaje podkreślone; jeśli chcesz wymusić odwzorowanie nazwiska, wpisz przynajmniej kilka liter nazwiska, a następnie kliknij przycisk Sprawdź na pasku narzędzi. Jeśli wysyłasz pocztę do wielu odbiorców, oddziel przecinkiem ich adresy w polach Do, DW i UDW. Foldery pocztowe Interfejs Outlook Expressa udostępnia listę folderów w lewym okienku, listę wiadomości w górnym prawym okienku, a pod spodem okienko podglądu, w którym pojawia się tekst zaznaczonej wiadomości. Domyślnie Outlook Express przechowuje wiadomości w lokalnych folderach twojego konta. Podstawowe foldery to Skrzynka odbiorcza, Skrzynka nadawcza, Elementy wysłane, Elementy usunięte i Kopie robocze. Choć ich przeznaczenie jest oczywiste, warto pamiętać o kilku kwestiach: 18

19 Cała odebrana poczta trafia do Skrzynki odbiorczej, chyba że skonfigurowałeś regułę, która przenosi wiadomości w inne miejsce. Więcej informacji o sortowaniu poczty za pomocą reguł znajdziesz w dalszym podrozdziale tego rozdziału Tworzenie reguł wiadomości". Cała wysyłana poczta trafia do Skrzynki nadawczej. Poczta jest przechowywana w tym folderze, dopóki nie nawiążesz połączenia; wówczas domyślnie jest wysyłana automatycznie. Po wysłaniu jest usuwana ze Skrzynki nadawczej i przenoszona do Elementów wysłanych. Jeśli nie chcesz, żeby poczta była wysyłana automatycznie, otwórz okno dialogowe Opcje i na karcie Wysyłanie usuń zaznaczenie z pola Wyślij wiadomości bezzwłocznie. Poczta będzie wówczas przechowywana w Skrzynce nadawczej, dopóki nie klikniesz przycisku Wyślij/Odbierz. Wszystkie wysłane wiadomości są domyślnie przechowywane w folderze Elementy wysłane, abyś później mógł do nich zajrzeć. Możesz jednak otworzyć ten folder i usunąć niepotrzebne wiadomości. Jeśli nie chcesz zapisywać kopii wysyłanych wiadomości, otwórz okno dialogowe Opcje i na karcie Wysyłanie usuń zaznaczenie z pola Zapisz kopie wysłanych wiadomości w folderze Elementy wysłane". Usunięte wiadomości są przechowywane w folderze Elementy usunięte. Jeśli chcesz odzyskać wiadomość z tego folderu, otwórz go i przeciągnij wiadomość do innego folderu. Jeśli chcesz trwale usuwać wszystkie wiadomości w folderze Elementy usunięte podczas zamykania Outlook Expressa, wybierz z menu polecenie NarzędziaOpcje, przejdź na kartę Konserwacja i zaznacz opcję Przy zakończeniu opróżnij folder Elementy usunięte". Możesz również otworzyć folder Elementy usunięte i ręcznie usunąć poszczególne elementy albo kliknąć folder prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Opróżnij folder Elementy usunięte" z podręcznego menu. Pamiętaj, że elementu usuniętego z folderu Elementy usunięte nie da się już odzyskać. WSKAZÓWKA Ostrożnie z usuwaniem wiadomości Nie usuwaj elementów z folderów Elementy wysłane i Elementy usunięte, jeśli nie jest to konieczne. Stanowią one znakomite źródło informacji i pozwalają w przyszłości przypomnieć sobie treść wysłanej lub usuniętej wiadomości. Jeśli jednak otrzymujesz dużo spamu, możesz utworzyć inny folder na wiadomości usunięte, aby łatwiej oddzielić spam od właściwej poczty. Możesz również utworzyć regułę, która wysyła spam do innego utworzonego folderu. Więcej informacji znajdziesz w podrozdziale Tworzenie reguł wiadomości" dalej w tym rozdziale. DLA EKSPERTÓW Funkcja kompaktowania Z czasem wiadomości pocztowe mogą zająć dużo miejsca na dysku, zwłaszcza jeśli prowadzisz intensywną korespondencję. Wielu użytkowników przechowuje wiadomości w folderach Elementy wysłane i Elementy usunięte, aby w przyszłości móc przypomnieć sobie ich treść. Jednakże od czasu do czasu powinieneś skorzystać z funkcji kompaktowania wiadomości, aby odzyskać utracone miejsce w folderach wiadomości. Aby skompaktować folder wiadomości, zaznacz go na liście folderów i wybierz z menu polecenie PlikFolderKompaktuj; aby skompaktować wszystkie foldery, wybierz polecenie Kompaktuj wszystkie foldery. Na karcie Konserwacja okna dialogowego Opcje znajdziesz również różne opcje kompaktowania wiadomości w tle oraz przycisk Oczyść teraz. Oprócz domyślnych folderów pocztowych możesz tworzyć własne. Jeśli klikniesz pozyqę Foldery lokalne na liście folderów w lewym okienku, będziesz mógł wybrać polecenie Nowy folder, aby utworzyć nowy folder. Możesz również utworzyć podfoldery w folderach Skrzynka odbiorcza, Skrzynka nadawcza, Elementy wysłane i Kopie robocze. Będziesz mógł wówczas przeciągać wiadomości ze Skrzynki odbiorczej do żądanego folderu albo utworzyć regułę, która wyśle je tam automatycznie. Zarządzanie załącznikami Załącznik to plik wysyłany wraz z wiadomością - rysunek, wizytówka, plik, program itp. Załączniki e- mail są bardzo popularne i znakomicie nadają się do przenoszenia informacji z jednego miejsca w drugie. Ogólnie rzecz biorąc, wysyłanie załączników jest bardzo proste. Kiedy piszesz wiadomość, kliknij przycisk Dołącz (z ikoną spinacza) na pasku narzędzi albo wybierz z menu polecenie Wstaw^Plik załącznika. Możesz także przeciągać i upuszczać pliki na wiadomość . Dołączone pliki pojawiają się w polu Dołącz pisanej wiadomości (pole Dołącz ukazuje się pod polem Temat po wstawieniu 19

20 załącznika). Załączniki są wysyłane wraz z wiadomością; jeśli jednak zmienisz zdanie przed wysłaniem poczty, kliknij plik w polu Dołącz prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Usuń. Nowa funkcja! WSKAZÓWKA Dostosowywanie rozmiarów załączników do możliwości odbiorców Pliki zajmują pasmo sieciowe, a ich przesyłanie może zająć trochę czasu, w zależności od rozmiaru pliku i prędkości połączenia. Jeśli masz więc szybkie połączenie intemetowe, takie jak DSL, pamiętaj, że użytkownicy telefoniczni mogą mieć problemy z odebraniem twoich dużych załączników. Możesz użyć nowej funkcji Windows XP - Folderów skompresowanych - aby utworzyć folder ze skompresowanymi plikami (w rzeczywistości plik w formacie ZIP) przed ich wysłaniem. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, otwórz Pomoc i obsługę techniczną z menu Start i wyszukaj temat Tworzenie folderu skompresowanego. Kiedy odbierzesz wiadomość z załącznikiem, możesz kliknąć dwukrotnie załącznik, żeby go otworzyć, albo przeciągnąć załącznik do lokalnego folderu do późniejszego użytku. Załączniki to jednak jedna z podstawowych dróg rozprzestrzeniania się wirusów komputerowych, więc stosuj się do poniższych wskazówek: Nie otwieraj żadnego pliku, którego nie przeskanowałeś aktualnym programem antywirusowym. Większość programów antywirusowych ma opcję skanowania poczty, która pozwala sprawdzać pobierane załączniki. Użyj tej funkcji, jeśli jest dostępna. Wiele programów sprawdza również otwierane pliki i nie pozwala tego zrobić, jeśli w pliku zostanie wykryty wirus. Wirusy komputerowe rozprzestrzeniają się w plikach wykonywalnych, które zwykle mają rozszerzenie.exe. Nie ufaj odebranym plikom.exe. Możesz wybrać kartę Zabezpieczenia w oknie dialogowym Opcje i zaznaczyć opcję Nie zezwalaj na zapisywanie lub otwieranie załączników, które mogą potencjalnie zawierać wirusy. Nie zawsze się to sprawdza, zwłaszcza jeśli otrzymujesz pliki wykonywalne, które są potrzebne i pożądane. Trzeba po prostu zachować czujność i zdrowy rozsądek. Jeśli odbierzesz załącznik od osoby, której nie znasz, usuń go. Jeśli otrzymasz załącznik od znajomego, uruchom program antywirusowy i postępuj ostrożnie. Więcej informacji o bezpieczeństwie poczty elektronicznej znajdziesz w podrozdziale Zagrożenia związane z pocztą elektroniczną" rozdziału 20. Zarządzanie odebranymi wiadomościami Odebranymi wiadomościami możesz zarządzać na kilka różnych sposobów, w zależności od potrzeb. Cała odebrana poczta trafia do Skrzynki odbiorczej i zwykle jest uporządkowana według daty i czasu przybycia. Zarówno wiadomości przeczytane, jak i nieprzeczytane są przechowywane w Skrzynce odbiorczej, dopóki nie przeniesiesz ich do innego folderu lub nie usuniesz. Masz jednak do dyspozycji kilka dodatkowych opcji przeglądania wiadomości. Jeśli otworzysz menu Widok w Outlook Expressie i wskażesz pozycję Widok bieżący, zobaczysz opcje Pokaż wszystkie wiadomości, Ukryj przeczytane wiadomości oraz Ukryj przeczytane lub ignorowane wiadomości. Możesz zmodyfikować istniejący widok, klikając opcję Dostosuj widok bieżący, albo zdefiniować własny widok poleceniem Definiuj widoki. W oknie dialogowym Definiowanie widoków (zobacz rysunek 7-17) zaznaczony jest aktualnie wybrany widok. Aby utworzyć nowy widok, kliknij przycisk Nowy. W oknie dialogowym Nowy widok wybierz warunek widoku, określ żądaną operację, a następnie nadaj widokowi nazwę. W przykładzie z rysunku 7-18 za chwilę zostanie utworzony widok, który będzie ukrywał wiadomości, kiedy wiersz tematu będzie zawierał pewne słowa. Jeśli przewiniesz listę warunków, znajdziesz kilka różnych warunków, za pomocą których możesz dostosować widok do własnych potrzeb. Jeden widok może używać kilku warunków połączonych operatorami logicznymi oraz i lub. 20