Zarządzenie Nr R-67/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 7 listopada 2016 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr R-67/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 7 listopada 2016 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Politechniki Lubelskiej Na podstawie art. 66 ust. 2 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.) oraz 22 ust. 5 Statutu Politechniki Lubelskiej z a r z ą d z a m, co następuje: 1. Wprowadza się Regulamin organizacyjny Politechniki Lubelskiej, stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia. 2. Integralną częścią Regulaminu, o którym mowa w 1, są: 1) schematy organizacyjne jednostek organizacyjnych administracji, stanowiące Załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego; 2) wykaz symboli jednostek, komórek i samodzielnych stanowisk organizacyjnych Politechniki Lubelskiej, stanowiący Załącznik nr 2 do Regulaminu organizacyjnego; 3) schemat organizacyjny działalności naukowo-dydaktycznej i naukowo-badawczej Politechniki Lubelskiej, stanowiący Załącznik nr 3 do Regulaminu organizacyjnego Zobowiązuję Dział Spraw Osobowych do przeprowadzenia, w porozumieniu z kanclerzem, odpowiednich zmian kadrowych oraz uaktualnienia dokumentów osobowych zgodnie z niniejszym Zarządzeniem. 2. Zobowiązuje się kierowników/dyrektorów pionów/jednostek organizacyjnych Politechniki Lubelskiej do wprowadzenia w życie

2 i realizacji postanowień zawartych w Regulaminie, o którym mowa w 1 niniejszego Zarządzenia. 3. Nadzór nad realizacją niniejszego Zarządzenia powierzam kanclerzowi Politechniki Lubelskiej. 4. Traci moc Zarządzenie Nr R-32/2005 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Politechniki Lubelskiej, z późn. zm. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

3 Załącznik do Zarządzenia Nr R-67/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 7 listopada 2016 r. Politechnika Lubelska REGULAMIN ORGANIZACYJNY POLITECHNIKI LUBELSKIEJ Lublin,

4 Opracowanie na podstawie materiałów złożonych przez poszczególne jednostki organizacyjne Biuro Rektora i Organizacji Uczelni Wydano za zgodą Rektora Politechniki Lubelskiej (do użytku wewnętrznego) 2

5 SPIS TREŚCI I. POSTANOWIENIA OGÓLNE Podstawa prawna Zakres opracowania Znaczenie przyjętych skróconych określeń Forma organizacyjna jednostek administracyjnych Organizacja działu/biura Organizacja sekcji Zespół, sekretariat lub samodzielne stanowisko Struktura organizacyjna administracji Politechniki Akty prawne obowiązujące w Politechnice Lubelskiej... 8 II. PION REKTORA Rektor Stanowisko sekretarza rektora Biuro Rektora i Organizacji Uczelni Dział Spraw Osobowych Stanowisko radcy prawnego Stanowisko audytora wewnętrznego Stanowisko pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych Kancelaria Informacji Niejawnych Stanowisko ds. planowania obronnego i bezpieczeństwa Biuro Rzecznika Patentowego Administrator Bezpieczeństwa Informacji III. PION PROREKTORA DS. NAUKI Prorektor ds. nauki Sekretariat Biuro Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych Biblioteka Politechniki Lubelskiej Dyrektor Biblioteki Politechniki Lubelskiej Zastępca dyrektora ds. dydaktyki i usług informacyjnych Sekretariat specjalista ds. administracyjno-finansowych Biblioteki Punkt Informacji Patentowej IV. PION PROREKTORA DS. STUDENCKICH Prorektor ds. studenckich Sekretariat Dział Nauczania i Toku Studiów Biuro Kształcenia Międzynarodowego Dział Spraw Studenckich Zespół Świadczeń Stypendialnych Zespół Wspomagania Działalności Studenckiej

6 6. Biuro Karier Politechniki Lubelskiej Studium Języków Obcych Politechniki Lubelskiej Kierownik Studium Języków Obcych Zastępcy kierownika Studium Języków Obcych Stanowiska administracyjne w Studium Języków Obcych Studium Wychowania Fizycznego i Sportu Politechniki Lubelskiej Kierownik Studium Wychowania Fizycznego i Sportu Zastępca kierownika Studium Wychowania Fizycznego i Sportu Stanowiska administracyjne w Studium Wychowania Fizycznego i Sportu V. PION PROREKTORA DS. WSPÓŁPRACY Z OTOCZENIEM SPOŁECZNO-BIZNESOWYM Prorektor ds. współpracy z otoczeniem społeczno-biznesowym Sekretariat Sekcja ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Ochrony Przeciwpożarowej Politechniki Lubelskiej Centrum Innowacji i Transferu Technologii Politechniki Lubelskiej Lubelski Inkubator Przedsiębiorczości Politechniki Lubelskiej VI. PION KANCLERZA Kanclerz Sekretariat Centrum Informatyczne Politechniki Lubelskiej Dział Inwestycji i Remontów Sekcja Nadzoru Inwestycji Sekcja Remontów Dział Administracyjno-Gospodarczy Centrum Programu Partnerstwa Wschodniego Domy Studenckie Centrum Sportowe Politechniki Lubelskiej Sekcja Spraw Socjalno-Bytowych Pracowników Sekcja Inwentaryzacji VII. ZASTĘPCA KANCLERZA Zastępca kanclerza Biuro Promocji i Projektów Biuro Zamówień Publicznych Dział Zakupów Muzeum Politechniki Lubelskiej Archiwum Zakładowe

7 VIII. KWESTOR, ZASTĘPCA KANCLERZA Kwestor, zastępca kanclerza Dział Księgowości Finansowej Dział Rachuby Płac Dział Księgowości Kosztów Stanowisko ds. planowania i analiz ekonomicznych IX. WYDZIAŁ Dziekan Sekretariat Dziekanat Stanowisko ds. gospodarki finansowej wydziału Dział Administracyjno-Gospodarczy/Zespół ds. Technicznej Obsługi Wydziału/Dział Obsługi Wydziału X. INSTYTUT, KATEDRA Dyrektor instytutu, kierownik katedry Sekretariat dyrektora instytutu, kierownika katedry XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

8 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Podstawa prawna Podstawę prawną niniejszego Regulaminu stanowią: 1) Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); 2) Statut Politechniki Lubelskiej; 3) obowiązujące akty prawne Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego regulujące sprawy związane z administracją i gospodarką Uczelni; 4) inne akty prawne regulujące zagadnienia gospodarki materiałowej i finansowej. 2. Zakres opracowania Regulamin określa wewnętrzną strukturę organizacyjną Politechniki Lubelskiej, merytoryczny zakres działalności jednostek organizacyjnych administracji, kompetencje i zakres odpowiedzialności kadry kierowniczej oraz zasady współpracy jednostek organizacyjnych administracji. 3. Znaczenie przyjętych skróconych określeń Przez użyte w niniejszym Regulaminie określenia należy rozumieć: 1) Politechnika, PL Politechnika Lubelska; 2) działalność podstawowa działalność dydaktyczno-wychowawcza i naukowo-badawcza Politechniki; 3) jednostka działalności podstawowej jednostki organizacyjne wydziałów (instytuty i katedry) oraz jednostki ogólnouczelniane i międzywydziałowe wymienione w 16 i 17 Statutu Politechniki Lubelskiej; 4) jednostki administracyjne jednostki organizacyjne powołane do zapewnienia właściwych warunków prowadzenia działalności podstawowej Politechniki. 4. Forma organizacyjna jednostek administracyjnych Jednostki administracyjne mogą przyjmować następujące formy: 1) dział lub biuro, w których mogą być utworzone: sekcje, zespoły, stanowiska; 2) sekcja, w której mogą być utworzone brygady lub stanowiska; 3) zespół, sekretariat, samodzielne stanowisko. 6

9 5. Organizacja działu/biura 1. Dział/Biuro jest podstawową jednostką administracyjną. O utworzeniu działu/biura decyduje złożoność i zakres zadań. 2. Działem/Biurem kieruje kierownik, który nadzoruje pracę co najmniej czterech pracowników. 3. Kierownik działu/biura, który kontroluje i egzekwuje realizację decyzji władz Politechniki, podporządkowany jest odpowiednio rektorowi, prorektorowi, dziekanowi, kanclerzowi lub jego zastępcom. 4. Jeżeli w dziale/biurze zatrudnionych jest 10 lub więcej pracowników, może być utworzone stanowisko zastępcy kierownika działu/biura. W wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych złożonością pracy przypadkach, stanowisko zastępcy może być utworzone przy mniejszej liczbie pracowników w dziale/biurze. Zastępca kierownika działu/biura podporządkowany jest kierownikowi działu/biura. 5. W dziale/biurze, w którym ze względów merytorycznych pożądane jest wyodrębnienie grupy pracowników, mogą być utworzone sekcje, zespoły stałe/tymczasowe lub stanowiska do wykonania określonej pracy. Sekcją kieruje kierownik sekcji, podporządkowany kierownikowi działu/biura, natomiast pracę zespołu organizuje pracownik wyznaczony przez kierownika działu/biura. 6. Organizacja sekcji 1. Sekcja jest samodzielną jednostką administracyjną lub funkcjonującą w dziale/biurze, składającą się ze stanowisk pracy lub brygad, których przedmiot działania jest jednorodny lub zbliżony. 2. Sekcją kieruje kierownik podporządkowany odpowiednio kanclerzowi, jego zastępcy lub kierownikowi działu/biura, który kontroluje i egzekwuje realizację powierzonych zadań. 7. Zespół, sekretariat lub samodzielne stanowisko Zespół, sekretariat lub samodzielne stanowisko są samodzielnymi jednostkami administracyjnymi o jednorodnym przedmiocie działania. Ich pracę organizuje odpowiednio rektor, prorektor, dziekan, kanclerz lub jego zastępca, który kontroluje i egzekwuje realizację powierzonych zadań. 8. Struktura organizacyjna administracji Politechniki 1. Struktura administracji centralnej obejmuje następujące piony: 1) pion rektora, 2) pion prorektora ds. nauki, 7

10 3) pion prorektora ds. studenckich, 4) pion prorektora ds. współpracy z otoczeniem społeczno-biznesowym, 5) pion kanclerza. 2. Administracja wydziałowa obejmuje wydziały: 1) Mechaniczny, 2) Elektrotechniki i Informatyki, 3) Budownictwa i Architektury, 4) Inżynierii Środowiska, 5) Zarządzania, 6) Podstaw Techniki. 3. Pracę jednostek administracyjnych w poszczególnych pionach nadzorują odpowiednio: rektor, prorektorzy, kanclerz, a na wydziałach dziekani, dyrektorzy instytutów, kierownicy katedr. 9. Akty prawne obowiązujące w Politechnice Lubelskiej 1. W Politechnice Lubelskiej obowiązują: 1) akty normatywne powszechnie obowiązujące, 2) akty wewnątrzuczelniane. 2. Akty wewnątrzuczelniane to: 1) uchwały Senatu, 2) zarządzenia, 3) decyzje, 4) pisma okólne, 5) komunikaty, 6) obwieszczenia, 7) uchwały rad wydziałów. 3. Uchwały Senatu są podejmowane w szczególności w sprawach, o których mowa w 27 ust. 2 Statutu Politechniki Lubelskiej. 4. Zarządzeniami regulowane są zasadnicze dla Politechniki sprawy wymagające trwałego unormowania. 5. Decyzjami rozstrzygane są sprawy o charakterze indywidualnym lub których czas obowiązywania jest ściśle określony. 6. Pisma okólne powiadamiają o czymś, co nie wchodzi w zakres przedmiotowy zarządzeń, a jest istotne dla sprawnego funkcjonowania Uczelni. 7. Komunikatami są podawane do wiadomości pracowników, studentów, doktorantów informacje o bieżącej działalności Politechniki Lubelskiej. 8. Obwieszczenia wydaje się w celu określenia jednolitego tekstu wewnętrznych aktów prawnych. 8

11 9. Zbiór i ewidencję aktów wewnątrzuczelnianych prowadzi Biuro Rektora i Organizacji Uczelni. 10. Jednostki organizacyjne zobowiązane są do gromadzenia aktów normatywnych powszechnie obowiązujących dotyczących działania danej jednostki oraz aktów wewnątrzuczelnianych. 11. Wszystkie jednostki organizacyjne zobowiązane są do merytorycznego opracowywania projektów aktów wewnątrzuczelnianych z zakresu swojej działalności. 12. W przypadku gdy akt, o którym mowa w ust. 11, w swej treści dotyczy również działalności innej jednostki, przed jego ostatecznym wydaniem należy uzyskać akceptację kierownika tej jednostki. 13. Po otrzymaniu projektu Biuro Rektora i Organizacji Uczelni nadaje aktom wewnątrzuczelnianym ostateczny kształt. Podpisane przez rektora akty Biuro zamieszcza na stronie internetowej Politechniki Lubelskiej oraz przesyła do pracowników Uczelni informację o dokumentach drogą mailową. 9

12 II. PION REKTORA 1. Rektor 1. Uczelnią kieruje rektor przy współudziale prorektorów, kanclerza, dziekanów wydziałów oraz Senatu. Rektor jest przełożonym wszystkich pracowników Uczelni, zwierzchnikiem i opiekunem młodzieży studenckiej oraz przewodniczącym Senatu. 2. Zakres odpowiedzialności i uprawnień rektora określa ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym oraz Statut Politechniki Lubelskiej. 3. Do zakresu działania rektora należy w szczególności: 1) reprezentowanie Uczelni na zewnątrz; 2) wydawanie wewnętrznych aktów prawnych, w tym: zarządzeń, decyzji, pism okólnych, komunikatów i obwieszczeń; 3) podejmowanie decyzji dotyczących mienia i gospodarki Uczelni do wartości określonej w Statucie; 4) podejmowanie decyzji w sprawach struktur organizacyjnych Uczelni; 5) zatwierdzanie struktury przychodów i kosztów działalności dydaktycznej, naukowej i administracyjnej; 6) podejmowanie decyzji finansowych w zakresie wydatków na wniosek prorektorów i kanclerza, zaopiniowanych przez kwestora; 7) powoływanie komisji rektorskich oraz pełnomocników rektora, określanie zakresu ich zadań, uprawnień i kompetencji; 8) zawieszanie uchwał Senatu i rad wydziałów sprzecznych z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym czy Statutem Politechniki Lubelskiej bądź naruszających ważny interes Uczelni; 9) zmiana lub uchylenie decyzji każdego podległego mu organu, jeśli decyzja ta jest sprzeczna z prawem, narusza interes publiczny albo nie jest zgodna z podstawowymi zadaniami Uczelni; 10) podejmowanie działań zapewniających rozwój Uczelni; 11) kontrola wewnętrzna działalności Uczelni; 12) prowadzenie polityki kadrowej, gospodarowanie osobowym funduszem płac oraz funduszem świadczeń socjalnych Uczelni. 4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie kompetencje rektora określa Statut Uczelni oraz ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym. 2. Stanowisko sekretarza rektora Do zakresu zadań sekretarza rektora należy w szczególności: 1) koordynowanie działań formalno-prawnych i organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem Uczelni; 10

13 2) prowadzenie spraw wynikających ze współpracy władz Uczelni z organami administracji państwowej, samorządowej oraz innymi instytucjami krajowymi i zagranicznymi; 3) inicjowanie i koordynacja współpracy z przedsiębiorcami, organizacjami gospodarczymi, towarzystwami naukowymi oraz instytucjami samorządu terytorialnego w sprawach związanych z działalnością Uczelni; 4) współudział w prowadzeniu działań związanych z promocją Uczelni; 5) koordynacja uroczystości i spotkań z udziałem władz Uczelni; 6) obsługa administracyjno-organizacyjna posiedzeń Konwentu Politechniki Lubelskiej; 7) współpraca z Towarzystwem Absolwentów i Przyjaciół Politechniki Lubelskiej, w tym utrzymywanie więzi z absolwentami Uczelni oraz organizowanie zjazdów absolwentów; 8) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie wykorzystania potencjału intelektualnego i technicznego Politechniki oraz w zakresie transferu wyników badań naukowych i prac rozwojowych do gospodarki; 9) koordynowanie i prowadzenie działań w zakresie tworzenia, funkcjonowania i kontrolowania spółek kapitałowych i fundacji, w których Uczelnia jest wspólnikiem, akcjonariuszem lub założycielem, w tym spółki celowej. 3. Biuro Rektora i Organizacji Uczelni Do zakresu zadań Biura Rektora i Organizacji Uczelni należy w szczególności: 1) kompleksowa obsługa administracyjna sekretariatu rektora; 2) pełna obsługa administracyjna posiedzeń Senatu Politechniki Lubelskiej i kolegium rektorskiego; 3) kompleksowa obsługa administracyjno-biurowa wszelkich narad i spotkań organizowanych przez rektora; 4) prowadzenie prac organizacyjno-administracyjnych związanych z pracą Uczelnianej Komisji Wyborczej; 5) organizowanie i obsługa imprez ogólnouczelnianych, m.in. inauguracji roku akademickiego i innych imprez okolicznościowych; 6) opracowywanie i wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych, ich ewidencja i aktualizacja przy współpracy z podstawowymi jednostkami organizacyjnymi; 7) opracowywanie i aktualizacja struktury organizacyjnej Uczelni; 8) inicjowanie prac oraz współpraca z jednostkami i pionami organizacyjnymi w sprawach dotyczących opracowywania i aktualizacji wewnętrznych aktów prawnych; 11

14 9) opracowanie i prowadzenie ewidencji pełnomocnictw udzielanych przez rektora; 10) przygotowanie projektów stosownych dokumentów i ich konsultowanie z radcą prawnym Uczelni; 11) kompletowanie i przechowywanie planów pracy i sprawozdań z działalności wydziałów, jednostek organizacyjnych i pionów; 12) prowadzenie ewidencji i aktualizacja składu osobowego komisji senackich, uczelnianych i rektorskich oraz komisji doraźnych; 13) redagowanie pism gratulacyjnych i okolicznościowych; 14) ewidencja i przechowywanie zawartych umów o współpracy z jednostkami zewnętrznymi oraz ze sponsorami; 15) opracowywanie i wydawanie materiałów informacyjnych oraz wszelkich wydawnictw okolicznościowych; 16) współpraca z pełnomocnikami rektora i komisjami senackimi; 17) prowadzenie serwisu informacyjnego rektora; 18) obsługa prasowa działalności Uczelni i współpraca z mediami; 19) wydawanie Biuletynu Informacyjnego Politechniki Lubelskiej ; 20) obsługa Biura Podawczego przyjmowanie i rejestracja pism skierowanych do rektora; 21) nadzór i koordynacja opracowywania wszelkich materiałów analitycznych służących rektorowi do podejmowania decyzji; 22) realizacja doraźnych prac zleconych przez rektora. 4. Dział Spraw Osobowych Do zakresu zadań Działu Spraw Osobowych należy w szczególności: 1) realizowanie przyjętej w Politechnice polityki kadrowej; 2) załatwianie spraw związanych z nawiązywaniem i zmianą stosunku pracy; 3) prowadzenie ewidencji osobowej (tradycyjnej i komputerowej) oraz akt osobowych pracowników; 4) koordynacja przygotowywania wniosków o nadanie pracownikom odznaczeń państwowych i Medali Komisji Edukacji Narodowej oraz wniosków o nagrody Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego; 5) koordynacja przygotowywania wniosków o nagrody rektora; 6) przygotowywanie i przedstawianie do decyzji rektora lub kanclerza zaopiniowanych przez właściwe organy dokumentów dotyczących awansowania, przenoszenia, karania i zwalniania pracowników; 7) ustalanie, na podstawie obowiązujących przepisów, prawa do urlopu wypoczynkowego i jego wymiaru oraz ewidencja i nadzór wykorzystania tych urlopów; 8) ewidencjonowanie udzielonych urlopów: dla poratowania zdrowia, bezpłatnych, szkoleniowych, okolicznościowych, naukowych oraz odbytych staży naukowych i zawodowych; 12

15 9) sporządzanie dla Kwestury wykazów wykorzystania urlopów w celu naliczenia wynagrodzenia za urlop; 10) prowadzenie dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników ze zwolnień lekarskich; 11) kompletowanie dokumentacji emerytalno-rentowej oraz załatwianie spraw związanych z przechodzeniem pracowników na emerytury i renty; 12) prowadzenie ewidencji badań lekarskich pracowników, sporządzanie wykazów pracowników objętych badaniami w danym roku kalendarzowym; 13) współpraca z Sekcją ds. BHP oraz Ochrony Ppoż. w zakresie szkolenia pracowników; 14) prowadzenie spraw z zakresu szkolenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników niebędących nauczycielami akademickimi; 15) inicjowanie działań związanych z okresową oceną nauczycieli akademickich oraz pracowników niebędących nauczycielami i prowadzenie dokumentacji z tego zakresu; 16) wystawianie, rejestrowanie i wydawanie legitymacji służbowych oraz zaświadczeń potwierdzających zatrudnienie; 17) nadzór w zakresie przestrzegania ustalonych w Politechnice zasad organizacji, porządku i dyscypliny pracy; 18) współdziałanie ze związkami zawodowymi działającymi w Politechnice w zakresie uregulowanym stosownymi przepisami prawa; 19) współpraca z administracją wydziałów w zakresie awansów naukowych nauczycieli akademickich; 20) współdziałanie ze wszystkimi kierownikami jednostek organizacyjnych Politechniki w sprawach pracowniczych zastrzeżonych do ich kompetencji; 21) bieżąca analiza stanu i struktury zatrudnienia oraz sporządzanie okresowych sprawozdań z tego zakresu; 22) opracowywanie sprawozdawczości w zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń osobowych; 23) współpraca z Kwesturą w sprawach dotyczących wykorzystania osobowego funduszu płac. 5. Stanowisko radcy prawnego 1. Zakres uprawnień i obowiązków radcy prawnego określa Ustawa z dnia 5 lipca 1982 r. o radcach prawnych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 637, z późn. zm.). 2. Do zakresu obowiązków i zadań służbowych radcy prawnego należy ochrona interesów Politechniki Lubelskiej, a w szczególności: 13

16 1) występowanie w charakterze pełnomocnika na podstawie udzielonych pełnomocnictw przed: sądami powszechnymi, sądami administracyjnymi, organami administracji publicznej, organami rozstrzygającymi spory w zakresie zamówień publicznych, organami administracji publicznej, policją i prokuraturą; 2) opracowywanie opinii prawnych oraz dokonywanie interpretacji obowiązujących przepisów prawa; 3) przygotowywanie lub uzgadnianie pozwów, wniosków, odpowiedzi, wystąpień oraz pism procesowych do sądów i organów administracji publicznej; 4) opracowywanie lub uzgadnianie wniosków kierowanych do Biura Zamówień Publicznych Politechniki Lubelskiej w sprawie zawarcia umów na świadczenie obsługi prawnej przez zewnętrzne kancelarie prawne; 5) opiniowanie i uzgadnianie pod względem formalno-prawnym porozumień i umów zawieranych przez Politechnikę Lubelską; 6) opracowywanie i opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów wewnętrznych aktów prawnych, w tym uchwał Senatu, zarządzeń rektora, pism okólnych, instrukcji oraz innych aktów prawnych; 7) uzgadnianie pod względem formalno-prawnym rozstrzygnięć administracyjnych przygotowywanych przez poszczególne wydziały Politechniki Lubelskiej, w szczególności w zakresie dotyczącym studentów i doktorantów; 8) opiniowanie dokumentacji przetargowej oraz projektów umów z wykonawcami; 9) opiniowanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa kierowanych do organów ścigania oraz zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych kierowanych do rzecznika dyscypliny finansów publicznych; 10) pomoc merytoryczna dla członków komisji dyscyplinarnych i rzecznika dyscyplinarnego w zakresie związanym z działalnością tej komisji i rzecznika; 11) wykonywanie innych spraw z zakresu obsługi prawnej przewidzianych przepisami ustawy o radcach prawnych; 12) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Politechniki Lubelskiej; przekazywanie prawidłowych i rzetelnych informacji niezbędnych innym jednostkom w zakresie działania stanowiska radcy prawnego; 13) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Zakładowego PL w zakresie działania stanowiska radcy prawnego; 14) uczestniczenie w pracach powołanych zespołów; 15) uczestniczenie w naradach i spotkaniach organizowanych przez przełożonych; 14

17 16) identyfikowanie zagrożeń, ryzyka i problemów w zakresie działania stanowiska radcy prawnego oraz rekomendowanie ich rozwiązań przełożonym. 6. Stanowisko audytora wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny w Politechnice Lubelskiej prowadzony jest na podstawie przepisów zewnętrznych: 1) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.); 2) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. z 2015 r., poz. 1480); 3) Komunikatu Ministra Finansów Nr 6 z dnia 17 listopada 2014 r. w sprawie wzoru informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 49); 4) Komunikatu Ministra Finansów Nr 2 z dnia 17 czerwca 2013 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 15). 2. Ponadto zadania i uprawnienia audytora wewnętrznego w Politechnice Lubelskiej regulują przepisy wewnętrzne. 3. Do podstawowych zadań audytora wewnętrznego należy: 1) analiza obszarów ryzyka występujących w Politechnice Lubelskiej; 2) przygotowywanie, w porozumieniu z rektorem, opartego na analizie ryzyka planu audytu wewnętrznego na rok następny; 3) sporządzanie sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni i przedstawienie go rektorowi; 4) przeprowadzanie zadań zapewniających zgodnie z rocznym planem audytu wewnętrznego; 5) przeprowadzanie zadań zapewniających poza planem audytu na polecenie rektora; 6) przedstawianie rektorowi sprawozdań z przeprowadzonych zadań zapewniających; 7) przeprowadzanie czynności sprawdzających; 8) wykonywanie, na polecenie rektora, czynności doradczych mających na celu usprawnienie funkcjonowania Uczelni, a nienaruszających zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego. 7. Stanowisko pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych Do zadań samodzielnego stanowiska pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych należy realizacja przedsięwzięć określonych Ustawą 15

18 z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1167), przepisów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności: 1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego; 2) zapewnienie ochrony systemu teleinformatycznego, w którym są przetwarzane informacje niejawne; 3) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka; 4) prowadzenie kontroli ochrony informacji niejawnych w zakresie ewidencjonowania materiałów niejawnych i obiegu dokumentów; 5) opracowanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych, w tym postępowania w zakresie ochrony informacji niejawnych w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego oraz nadzorowanie jego realizacji; 6) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych; 7) prowadzenie zwykłych i kontrolnych postępowań sprawdzających; 8) prowadzenie i aktualizowanie wykazu osób zatrudnionych posiadających dostęp do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, zgodnie z wymogami określonymi ustawą; 9) opracowanie i przekazywanie do Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego kart ewidencyjnych osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, zgodnie z wymogami określonymi ustawą; 10) sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem Kancelarii Informacji Niejawnych; 11) informowanie rektora o naruszeniu w Politechnice Lubelskiej przepisów o ochronie informacji niejawnych, a także Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą poufne ; 12) prowadzenie postępowań wyjaśniających okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz przedstawienie wyników tych postępowań i wynikających z nich wniosków rektorowi; 13) zapewnienie właściwej ochrony informacji niejawnych podczas ćwiczeń, treningów, gier decyzyjnych, szkoleń oraz ochrony pomieszczeń, w których są one prowadzone; 14) sporządzanie i przedkładanie rektorowi okresowych analiz, ocen, sprawozdań oraz wniosków dotyczących przestrzegania w Politechnice przepisów o ochronie informacji niejawnych; 16

19 15) wykonywanie zadań związanych z bezpieczeństwem niejawnego systemu teleinformatycznego, w tym sprawowanie obowiązków inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego; 16) w zakresie bezpieczeństwa przemysłowego, z chwilą uzyskania przez Politechnikę Lubelską świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego nadzorowanie, kontrola i doradztwo w zakresie wykonywania przez przedsiębiorców, z którymi Politechnika Lubelska zawarła umowę, obowiązku ochrony informacji niejawnych; 17) prowadzenie w formie papierowej lub elektronicznej wykazu zawartych z przedsiębiorcami przez Politechnikę Lubelską umów lub zadań związanych z dostępem do informacji niejawnych; 18) udział w opracowaniu umów i instrukcji bezpieczeństwa przemysłowego dotyczących zlecenia przedsiębiorcy wykonania umów lub zadań związanych z dostępem do informacji niejawnych; 19) współudział w opracowaniu Planu Operacyjnego Funkcjonowania Politechniki Lubelskiej w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny oraz jego załączników; 20) sprawowanie nadzoru nad obiegiem dokumentów niejawnych Stałego Dyżuru Politechniki Lubelskiej oraz Zespołu ds. Ciągłości Działania w czasie realizacji zadań związanych z powszechnym obowiązkiem obrony w Politechnice Lubelskiej. 8. Kancelaria Informacji Niejawnych 1. Kancelaria Informacji Niejawnych stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną podległą bezpośrednio pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych, którą prowadzi kierownik Kancelarii. 2. Do podstawowych zadań kierownika Kancelarii Informacji Niejawnych należy przestrzeganie instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli poufne, zastrzeżone, a ponadto: 1) kierowanie pracą Kancelarii; 2) przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie oraz wysyłanie dokumentów i materiałów zawierających informacje niejawne; 3) sprawdzanie prawidłowości przyjmowanych przesyłek, zgodności liczby stron, załączników oraz sporządzanie protokołu otwarcia przesyłek uszkodzonych zawierających dokumenty niejawne; 4) sprawdzanie poprawności wytworzonych dokumentów niejawnych przez wykonawców przed ich zarejestrowaniem; 5) udostępnianie materiałów niejawnych osobom do tego uprawnionym; 6) rozliczanie wykonawców z powierzonych im dokumentów niejawnych; 17

20 7) prowadzenie rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, dziennika ewidencji, książek doręczeń przesyłek miejscowych, wykazu przesyłek nadanych; 8) prowadzenie rejestru wydanych przedmiotów do ewidencjonowania, wydanych nośników do zapisów w postaci cyfrowej, dysków cyfrowych i taśm elektromagnetycznych; 9) udział w komisji zniesienia lub zmiany klauzuli dokumentów niejawnych; 10) kompletowanie dokumentów zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt oraz przygotowanie do archiwizacji. 9. Stanowisko ds. planowania obronnego i bezpieczeństwa Do zadań stanowiska ds. planowania obronnego i bezpieczeństwa należy w szczególności: 1) w zakresie planowania obronnego: a) opracowanie, aktualizacja i realizowanie Planu Operacyjnego Funkcjonowania Politechniki Lubelskiej w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny; b) opracowanie kart realizacji zadań operacyjnych dla określonych osób funkcyjnych Politechniki Lubelskiej na podstawie otrzymanej tabeli realizacji zadań operacyjnych z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego; c) przygotowanie Stałego Dyżuru do jego funkcjonowania w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny oraz sprawowanie odpowiedzialności nad jego uruchomieniem i funkcjonowaniem; d) opracowywanie dokumentacji planistycznej i szkoleniowej planowania operacyjnego na podstawie wytycznych Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego; e) realizacja zadań w zakresie reklamowania pracowników Politechniki Lubelskiej od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny; f) sporządzanie do macierzystej Wojskowej Komendy Uzupełnień imiennych wykazów żołnierzy rezerwy planowanych do nadania przydziałów organizacyjno-mobilizacyjnych do Uczelnianej Formacji Obrony Cywilnej; g) prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości w zakresie realizacji zadań planowania obronnego do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego; 18

21 2) w zakresie obrony cywilnej: a) przedstawianie rektorowi szefowi obrony cywilnej w Politechnice Lubelskiej propozycji realizacji zadań w zakresie obrony cywilnej i powszechnej samoobrony; b) opracowanie i aktualizacja kart realizacji zadań obrony cywilnej; c) realizacja przedsięwzięć w zakresie planowania, uzupełniania struktur Uczelnianej Formacji Obrony Cywilnej poprzez nadawanie przydziałów organizacyjno-mobilizacyjnych pracownikom Uczelni, planowanie i realizacja szkoleń obsady UFOC; d) prowadzenie ewidencji sprzętu obrony cywilnej, nadzór nad konserwacją, przeglądami oraz legalizacją sprzętu; e) prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości w zakresie obrony cywilnej na potrzeby Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Urzędu Miasta Lublin; 3) w zakresie bezpieczeństwa: a) monitorowanie przestrzegania prawa w zakresie bezpieczeństwa i porządku na terenie Politechniki Lubelskiej oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia przepisów porządkowych; b) nadzorowanie zgromadzeń publicznych na terenie Politechniki Lubelskiej; c) prowadzenie szkoleń oraz nadzór nad realizacją zadań i obowiązków służbowych przez strażników ochrony mienia zatrudnionych w Politechnice Lubelskiej; d) udział w zabezpieczeniu imprez organizowanych na terenie Politechniki Lubelskiej. 10. Biuro Rzecznika Patentowego Do zadań Biura Rzecznika Patentowego należy w szczególności: 1) prowadzenie wszelkich spraw związanych z uzyskiwaniem oraz utrzymywaniem ochrony wynalazków i wzorów użytkowych oraz rejestracją wzorów przemysłowych i znaków towarowych zarówno w Urzędzie Patentowym RP, jak i urzędach innych państw i organizacji międzynarodowych; 2) opracowywanie, we współpracy z twórcami, dokumentacji zgłoszeniowej wynalazków, wzorów użytkowych i wzorów przemysłowych do Urzędu Patentowego RP; 3) prowadzenie postępowań spornych, w tym stawianie się na rozprawach przed Departamentem Orzecznictwa Urzędu Patentowego RP; 4) wprowadzanie do zintegrowanego system informacji o szkolnictwie wyższym POL-on informacji o zgłoszonych oraz chronionych 19

22 wynalazkach i wzorach użytkowych oraz wzorach przemysłowych i znakach towarowych; 5) przekazywanie do Biblioteki Politechniki Lubelskiej informacji o opublikowanych w Biuletynie Urzędu Patentowego RP zgłoszeniach wynalazków, wzorów użytkowych i znaków towarowych Politechniki Lubelskiej; 6) przekazywanie do Biblioteki Politechniki Lubelskiej informacji o ogłoszonych w Wiadomościach Urzędu Patentowego RP udzielonych patentach, dodatkowych prawach ochronnych, prawach ochronnych, prawach z rejestracji, ochronie międzynarodowych znaków towarowych i wzorów przemysłowych Politechniki Lubelskiej; 7) publikowanie na stronie internetowej Biura Rzecznika Patentowego informacji na temat opublikowanych w Biuletynie Urzędu Patentowego RP zgłoszeniach wynalazków, wzorów użytkowych i znaków towarowych Politechniki Lubelskiej, a także informacji o udzielonych patentach, dodatkowych prawach ochronnych, prawach ochronnych, prawach z rejestracji Politechniki Lubelskiej; 8) wspieranie pracowników, studentów oraz wydziałowych komisji ds. komercjalizacji w zakresie podejmowania decyzji w sprawach związanych z prawami własności intelektualnej; 9) współpraca z Centrum Innowacji i Transferu Technologii w zakresie utrzymywania ochrony praw własności przemysłowej związanych z wynikami, co do których Centrum prowadzi działania zmierzające do komercjalizacji. 11. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Do zakresu zadań Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy w szczególności: 1) organizacja bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; 2) prowadzenie jawnego rejestru zbiorów danych osobowych przetwarzanych w Politechnice Lubelskiej; 3) nadzorowanie opracowania i aktualizacji prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę danych osobowych; 4) sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami ogólnie obowiązującymi oraz regulacjami Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Politechnice Lubelskiej; 20

23 5) nadawanie i anulowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz do obsługi systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych osobom uprawnionym do przetwarzania danych osobowych; 6) prowadzenie ewidencji: a) osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, b) wydanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, c) miejsc przetwarzania danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia; 7) prowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku naruszenia zasad ochrony danych osobowych; 8) nadzór nad działaniem Administratora Systemu Informatycznego w realizacji obowiązków związanych z zabezpieczeniem danych w systemach informatycznych; 9) monitorowanie działania i skuteczności zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych w Politechnice Lubelskiej; 10) przeprowadzanie okresowych kontroli dokumentacji z zakresu bezpieczeństwa przetwarzania informacji pod kątem poprawności oraz dbałość o aktualizację dokumentacji; 11) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć w zakresie doskonalenia ochrony danych osobowych w Politechnice Lubelskiej; 12) prowadzenie wewnętrznych szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych; 13) prowadzenie okresowych audytów stanu bezpieczeństwa i sporządzanie raportów wraz ze zleceniami zmian; 14) przeprowadzenie ogólnej kontroli stanu przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co 24 miesiące; 15) współpraca z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych i innymi organami w zakresie ochrony danych; 16) przedstawianie do akceptacji Administratora danych osobowych sprawozdania o stanie ochrony danych osobowych za rok ubiegły do dnia 30 kwietnia roku następnego. 21

24 III. PION PROREKTORA DS. NAUKI 1. Prorektor ds. nauki Do zakresu działania prorektora ds. nauki należy planowanie, kierowanie, organizowanie i kontrolowanie działalności w sferze nauki, a w szczególności: 1) koordynacja i nadzór prac związanych z planowaniem działalności naukowo-badawczej Uczelni; 2) działania w zakresie pozyskiwania środków finansowych na badania naukowe; 3) opracowywanie struktury kosztów i przychodów w zakresie działalności pionu nauki; 4) realizacja polityki kadrowej Uczelni w zakresie rozwoju młodej kadry naukowo-dydaktycznej; 5) opiniowanie dla rektora wniosków wydziałów o mianowanie na stanowiska profesora zwyczajnego; 6) współpraca z uczelniami, ośrodkami i placówkami naukowymi zagranicznymi i krajowymi w zakresie badań naukowych i rozwoju kadry; 7) koordynacja całokształtu ogólnouczelnianej współpracy międzynarodowej, w tym programów Unii Europejskiej wspomagających rozwój badań i edukację; 8) zbiorcze planowanie i sprawozdawczość z działalności naukowobadawczej, współpracy z zagranicą i konferencji naukowych; 9) współpraca z komisjami senackimi i uczelnianymi w zakresie zagadnień będących przedmiotem działalności pionu nauki; 10) realizacja programu działalności Politechniki, uchwał Senatu oraz zaleceń pokontrolnych w sprawach objętych zakresem działania; 11) inicjowanie i koordynacja prac związanych z opracowywaniem informatorów o działalności naukowo-badawczej Uczelni; 12) sprawozdawczość finansowa z działalności naukowo-badawczej Uczelni; 13) koordynacja wyjazdów zagranicznych, sprawozdawczość merytoryczna i finansowa w tym zakresie; 14) koordynacja spraw związanych z uzyskiwaniem uprawnień do nadawania stopni naukowych przez wydziały; 15) zawieranie umów na prace naukowo-badawcze w granicach upoważnienia udzielonego przez rektora; 16) nadzór nad akredytacją i rozwojem laboratoriów; 17) nadzór i kontrola działalności Biblioteki Politechniki Lubelskiej oraz bibliotek wydziałowych; 22

25 18) nadzór nad projektami realizowanymi przy wsparciu finansowym środków z budżetu Unii Europejskiej, Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej oraz innych instytucji zagranicznych; 19) nadzór nad działalnością naukową Muzeum Politechniki Lubelskiej; 20) zastępowanie rektora na określony czas i na jego polecenie. 2. Sekretariat Do zadań sekretariatu prorektora ds. nauki należy w szczególności: 1) prowadzenie i rejestracja wychodzącej i przychodzącej korespondencji; 2) kierowanie do właściwych komórek decyzji i postanowień prorektora; 3) organizacja przyjęć interesantów i prowadzenie kalendarza spotkań; 4) prowadzenie bazy teleadresowej; 5) protokołowanie narad i spotkań; 6) przyjmowanie i ewidencjonowanie skarg i wniosków wpływających do prorektora oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie; 7) gospodarowanie środkami na prowadzenie sekretariatu i ewidencjonowanie wydatków z funduszu prorektora ds. nauki; 8) organizowanie spotkań delegacji zapraszanych przez prorektora; 9) obsługa administracyjna Senackiej Komisji ds. Badań Naukowych oraz Senackiej Komisji ds. Rozwoju Kadry; 10) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Zakładowego PL; 11) wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych. 3. Biuro Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych Do zakresu zadań Biura Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych należy w szczególności: 1) w zakresie współpracy międzynarodowej: a) prowadzenie spraw dotyczących programów międzynarodowych; b) informacja o możliwościach współpracy nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z zagranicznymi uczelniami i placówkami naukowymi; c) upowszechnianie informacji o programach międzynarodowych, w szczególności o Programach Ramowych Unii Europejskiej; d) opracowywanie planów wyjazdów na staże naukowe, kongresy, konferencje zagraniczne i kursy językowe; e) przygotowywanie dokumentacji związanej z wyjazdami zagranicznymi pracowników realizacja wyjazdów zagranicz- 23

26 nych pracowników Politechniki Lubelskiej na staże, stypendia, konferencje naukowe i wykłady; f) opracowywanie sprawozdań z zakresu współpracy z zagranicą dla Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego; g) prowadzenie ewidencji wyjazdów pracowników Politechniki Lubelskiej i przyjazdów cudzoziemców; h) ewidencjonowanie kosztów związanych ze współpracą z zagranicą w porozumieniu ze specjalistami ds. gospodarki finansowej w wydziałach; i) współpraca z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie realizacji programów międzynarodowych; 2) w zakresie badań naukowych i rozwoju kadry: a) opracowywanie planów badań naukowych obejmujących realizację projektów badawczych, badań z zakresu działalności statutowej; b) sprawdzanie pod względem formalno-prawnym dokumentacji zgłaszanych oraz przyjętych do realizacji prac naukowobadawczych oraz sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem przez zleceniodawców i zleceniobiorców warunków określonych w umowie; c) prowadzenie ewidencji wszystkich prac naukowo-badawczych prowadzonych w Uczelni; d) prowadzenie spraw dotyczących współpracy naukowej i naukowo-badawczej z jednostkami gospodarczymi w kraju (Polska Akademia Nauk, instytuty resortowe, przedsiębiorstwa państwowe i inne); e) kompletowanie danych dotyczących realizacji prac naukowobadawczych i współpraca w tym zakresie z wydziałami, instytutami oraz katedrami; f) ewidencja organizowanych przez poszczególne jednostki konferencji, sympozjów i zjazdów naukowych; g) przygotowywanie spraw dotyczących uroczystej promocji doktorów i doktorów habilitowanych oraz mianowania na stanowiska profesorów nadzwyczajnych i zwyczajnych; h) prowadzenie całości spraw związanych z udziałem pracowników Uczelni w krajowych konferencjach naukowych, zjazdach, sympozjach; i) bieżąca analiza wydatków finansowanych z dotacji będącej w dyspozycji prorektora ds. nauki; j) przygotowywanie materiałów i obsługa Senackiej Komisji ds. Badań Naukowych; k) ewidencjonowanie umów o dzieło na wykonywanie recenzji prac doktorskich, habilitacyjnych oraz dorobku naukowego; 24

27 l) prowadzenie wszystkich spraw związanych z organizacją studiów doktoranckich. 4. Biblioteka Politechniki Lubelskiej Biblioteka Politechniki Lubelskiej, zgodnie ze Statutem Uczelni, jest jednostką ogólnouczelnianą o zadaniach usługowych, dydaktycznych i naukowych, jest ogniwem ogólnokrajowej sieci dokumentacji i informacji naukowej oraz ogólnokrajowej sieci bibliotecznej Dyrektor Biblioteki Politechniki Lubelskiej Biblioteką kieruje dyrektor, który jest odpowiedzialny za całokształt jej działalności. Zadania dyrektora Biblioteki określa Statut Politechniki Lubelskiej Zastępca dyrektora ds. dydaktyki i usług informacyjnych Do zadań zastępcy dyrektora ds. dydaktyki i usług informacyjnych należy w szczególności: 1) wspomaganie dyrektora Biblioteki w zakresie powierzonych zadań; 2) zastępowanie dyrektora Biblioteki w czasie jego długotrwałej nieobecności lub na jego polecenie; 3) koordynacja i nadzór merytoryczny nad działalnością informacyjną i dydaktyczną Biblioteki w celu zagwarantowania użytkownikom wysokiej jakości usług opartych na nowoczesnych źródłach informacji; 4) koordynacja działalności promocyjnej Biblioteki poprzez stronę internetową, wystawy, publikacje, prezentacje itp.; 5) nadzór nad organizacją szkoleń i praktyk dla bibliotekarzy Sekretariat specjalista ds. administracyjno-finansowych Biblioteki Do zadań sekretariatu należy w szczególności: 1) prowadzenie prac administracyjnych Biblioteki; 2) współpraca z Działem Spraw Osobowych w zakresie spraw osobowych pracowników Biblioteki; 3) realizacja gospodarki finansowej we współpracy z Kwesturą zgodnie z zasadami obowiązującymi w Uczelni; 4) przygotowanie planu rzeczowo-finansowego; 5) monitorowanie planowanych wydatków z posiadanymi środkami; 25

28 6) prowadzenie zaopatrzenia Biblioteki; 7) prowadzenie ewidencji środków trwałych i nietrwałych (poza księgozbiorem i sprzętem komputerowym); 8) realizacja zadań z zakresu bhp i ochrony przeciwpożarowej; 9) przygotowanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Zakładowego PL. 5. Punkt Informacji Patentowej 1. Punkt Informacji Patentowej pełni funkcję Ośrodka Informacji Patentowej i Normalizacyjnej w kontaktach z Urzędem Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej. 2. Do zakresu zadań Punktu Informacji Patentowej należy w szczególności: 1) udostępnianie krajowej i zagranicznej literatury patentowej; 2) udostępnianie i dystrybucja publikacji z zakresu ochrony własności przemysłowej uzyskanej od Urzędu Patentowego; 3) zapewnienie dostępu do bezpłatnych baz danych projektów wynalazczych; 4) udzielanie informacji wspomagających przeprowadzenie poszukiwań w zasobach informacji patentowej; 5) udzielanie podstawowych informacji na temat procedur obowiązujących przed Urzędem Patentowym, EPO, WIPO i OHIM; 6) organizowanie konkursów i szkoleń dla pracowników i studentów dotyczących ochrony własności przemysłowej oraz współpraca w tym zakresie z Wojewódzkim Klubem Techniki i Racjonalizacji; 7) bieżąca informacja dotycząca istotnych zmian w prawie patentowym. 26

29 IV. PION PROREKTORA DS. STUDENCKICH 1. Prorektor ds. studenckich Do zakresu działania prorektora ds. studenckich należy planowanie, kierowanie, organizowanie i kontrolowanie działalności dydaktycznowychowawczej, a w szczególności: 1) nadzór i koordynacja procesu kształcenia na wszystkich rodzajach studiów; 2) sprawy: systemu studiów, planów, programów, organizacji, funkcjonowania, modernizacji i jakości procesu dydaktycznego, przyjęć na studia i procesu dydaktycznego oraz sporządzanie odpowiednich analiz i przedkładanie propozycji zmian w tym zakresie; 3) koordynowanie procesu doskonalenia dydaktyki poprzez unowocześnianie programów studiów; 4) działania w zakresie pozyskiwania środków finansowych z działalności dydaktycznej Uczelni; 5) nadzór nad zaplanowaną realizacją struktury kosztów i przychodów w zakresie działalności pionu ds. studenckich; 6) wydatkowanie środków finansowych przeznaczonych na rozwój dydaktyki w zakresie określonym przez rektora; 7) nadzór i kontrola przebiegu toku studiów w wydziałach oraz przestrzeganie postanowień regulaminu studiów; 8) rozpatrywanie wniosków i odwołań studenckich; 9) podejmowanie decyzji w sprawach odpowiedzialności dyscyplinarnej studentów, w zakresie określonym odrębnymi przepisami; 10) całokształt spraw związanych z kształceniem cudzoziemców; 11) rozwijanie form kształcenia ustawicznego; 12) zawieranie umów cywilno-prawnych w zakresie działalności dydaktyczno-wychowawczej oraz akceptacja związanych z nimi wypłat według pełnomocnictw nadanych przez rektora; 13) koordynacja i nadzór nad działalnością Działu Nauczania i Toku Studiów; 14) koordynacja i nadzór nad działalnością Studium Języków Obcych i Studium Wychowania Fizycznego i Sportu; 15) koordynacja i nadzór nad działalnością Biura Kształcenia Międzynarodowego; 16) ustalanie zasad i trybu przyznawania pomocy materialnej dla studentów, planowanie, rozdział i kontrola wykorzystania funduszu stypendialnego; 17) dysponowanie uczelnianym funduszem pomocy materialnej dla studentów i doktorantów; 18) nadzór, kontrola i koordynacja organizacji i realizacji form pomocy materialnej i spraw socjalno-bytowych studentów; 27

30 19) koordynacja i nadzór nad działalnością Działu Spraw Studenckich; 20) współpraca z Samorządem Studenckim i z organizacjami studenckimi oraz kontrola wykorzystywania przyznawanych im środków budżetowych; 21) koordynacja i wspomaganie wszystkich form działalności studenckiej; 22) rejestracja organizacji studenckich; 23) opieka nad studenckim ruchem naukowym i inspirowanie działań umożliwiających włączenie studentów do prowadzonych prac naukowo-badawczych; 24) nadzór, kontrola i rejestracja studenckich kół naukowych; 25) koordynacja i nadzór nad działalnością Biura Karier Politechniki Lubelskiej; 26) wnioskowanie w sprawie zmian organizacyjnych w Uczelni związanych z procesem nauczania i wychowania; 27) współpraca z senackimi i uczelnianymi komisjami w zakresie zagadnień dotyczących wychowania i kształcenia; 28) koordynacja współpracy w zakresie kształcenia z innymi podmiotami świadczącymi usługi edukacyjne; 29) realizacja programu działalności Politechniki, uchwał Senatu oraz zaleceń pokontrolnych w sprawach objętych zakresem działania; 30) współpraca z wyznaczonymi organizacjami, instytucjami i komisjami; 31) nadzór nad prowadzeniem dokumentacji i sprawozdawczością w zakresie rekrutacji na studia, toku studiów, pomocy materialnej; 32) zastępowanie rektora na określony czas i jego polecenie. 2. Sekretariat Do zadań sekretariatu prorektora ds. studenckich należy w szczególności: 1) prowadzenie i rejestracja przychodzącej i wychodzącej korespondencji; 2) kierowanie do właściwych komórek decyzji i postanowień prorektora; 3) organizacja przyjęć interesantów i prowadzenie kalendarza spotkań; 4) prowadzenie bazy teleadresowej; 5) protokołowanie wybranych narad i spotkań; 6) przyjmowanie i ewidencjonowanie skarg i wniosków wpływających do prorektora oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie; 7) prowadzenie ewidencji wydatków z funduszu prorektora; 8) prowadzenie ewidencji studenckich kół naukowych i organizacji studenckich; 28

31 9) informacja w zakresie postępowania rekrutacyjnego na studia pierwszego i drugiego stopnia; współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie tworzenia decyzji administracyjnej dotyczącej przyjęć na pierwszy rok studiów pierwszego i drugiego stopnia prowadzonych w języku polskim; 10) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie przygotowania do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego wniosku dotyczącego wzrostu liczby studentów na studiach stacjonarnych; 11) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni oraz samorządami studentów i doktorantów w zakresie tworzenia regulaminu studiów; 12) przygotowanie projektu zarządzenia dotyczącego powołania uczelnianej komisji rekrutacyjnej oraz realizacja wynagrodzeń dla członków komisji; 13) współdziałanie z pełnomocnikiem ds. studentów niepełnosprawnych w zakresie działań związanych z dofinansowaniem nauki studentów niepełnosprawnych; 14) współpraca z Biurem Rektora i Organizacji Uczelni w zakresie przygotowywania materiałów dla kapituły Medalu Politechniki Lubelskiej dla najlepszych absolwentów ; 15) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Zakładowego PL; 16) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych prorektora; 17) wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych. 3. Dział Nauczania i Toku Studiów Do zadań Działu Nauczania i Toku Studiów należy w szczególności: 1) w zakresie planowania: a) opracowywanie rocznych planów zadań dydaktycznych w oparciu o obowiązujące plany studiów; b) opracowywanie organizacji roku akademickiego dla studiów stacjonarnych; c) przygotowywanie materiałów do planów finansowych w zakresie dydaktyki; 2) w zakresie organizacji procesu kształcenia: a) opracowywanie projektów aktów normatywnych, dotyczących w szczególności zasad organizacji dydaktyki w świetle ustawy o szkolnictwie wyższym i jej aktów wykonawczych; b) analiza obciążeń nauczycieli akademickich na podstawie planowanych zajęć dydaktycznych; 29

32 c) przygotowywanie informacji dotyczących dydaktyki i toku studiów niezbędnych do decyzji podejmowanych przez władze Uczelni; d) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi Uczelni, spoza Uczelni oraz z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawach dotyczących realizacji procesu dydaktycznego; e) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie powoływania lub zniesienia kierunków studiów oraz studiów podyplomowych; f) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów; g) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni, Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Biurem Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej dotycząca studentów obcokrajowców; 3) w zakresie ewidencji i rozliczeń: a) opracowywanie wnioskowanych przez dziekanów umów cywilnoprawnych w zakresie dydaktyki; b) dokonywanie rozliczeń nauczycieli akademickich w zakresie godzin ponadwymiarowych, prowadzonych prac dyplomowych oraz zajęć realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych, na podstawie otrzymywanych sprawozdań i protokołów; c) opracowywanie analiz z wykonania zadań dydaktycznych i wypłacanych wynagrodzeń za zajęcia wynikające z procesu dydaktycznego dla potrzeb polityki kadrowej i finansowej Uczelni; d) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie prowadzenia elektronicznej formy albumu (ewidencja) studentów Uczelni, słuchaczy studiów podyplomowych oraz księgi dyplomów ukończenia studiów; e) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie przygotowania sprawozdawczości dotyczącej toku studiów do Głównego Urzędu Statystycznego oraz Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego; f) przygotowywanie sprawozdawczości dotyczącej rekrutacji do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (sprawozdanie EN-1); g) koordynacja działań prowadzonych przez jednostki organizacyjne Uczelni w zakresie sprawozdawczości dotyczącej studentów i doktorantów w systemie POL-on; h) przygotowywanie informacji z zakresu toku studiów oraz rekrutacji do sprawozdań z działalności Uczelni; 4) w pozostałym zakresie: a) obsługa administracyjna Komisji dyscyplinarnej dla studentów, Uczelnianej Rady ds. Jakości Kształcenia oraz Senackiej Komisji ds. Kształcenia; 30

33 b) udział w pracach związanych z inauguracją roku akademickiego; c) prowadzenie strony internetowej Działu; d) współpraca z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie realizacji przepisów ustawy o szkolnictwie wyższym i aktów wykonawczych w sprawach dotyczących dydaktyki; e) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Zakładowego PL. 4. Biuro Kształcenia Międzynarodowego 1. Biuro Kształcenia Międzynarodowego może używać nazwy w języku angielskim Office of International Education. 2. Do zakresu zadań Biura należy w szczególności: 1) w zakresie wybranych międzynarodowych programów mobilności edukacyjnej realizowanych przez Politechnikę Lubelską, w tym programów Erasmus+, Erasmus Mundus, Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy itp. oraz programu mobilności studentów polskich uczelni technicznych MOSTECH: a) inicjowanie, opracowywanie i składanie projektów, ich realizacja oraz rozliczenie merytoryczne i finansowe; b) koordynacja procedury zawierania umów międzyinstytucjonalnych, ich ewidencja i obsługa administracyjna; c) obsługa administracyjno-finansowa wyjazdów studentów na studia i praktyki, wyjazdów absolwentów na praktyki oraz wyjazdów pracowników w celach szkoleniowych i w celu prowadzenia zajęć; d) obsługa administracyjno-finansowa przyjazdów studentów na studia i praktyki, przyjazdów absolwentów na praktyki oraz przyjazdów pracowników w celach szkoleniowych i w celu prowadzenia zajęć; e) przeprowadzanie akcji informacyjnych dotyczących naboru w ramach poszczególnych programów; f) organizacja spotkań informacyjnych dla studentów zagranicznych; g) obsługa aplikacji internetowych służących do zarządzania projektami; 2) w zakresie umów o współpracy z zagranicznymi instytucjami dydaktycznymi i naukowo-badawczymi: a) obsługa administracyjna wyjazdów i przyjazdów studentów na studia i praktyki; b) przeprowadzanie akcji informacyjnych dotyczących naboru w poszczególnych uczelniach partnerskich; 31

34 c) prowadzenie działań związanych z procesem kształcenia, w tym przeprowadzanie egzaminów w formie zdalnego zaliczania przez studentów cudzoziemców; 3) w zakresie międzynarodowych projektów edukacyjnych finansowanych w ramach programów Unii Europejskiej i innych programów międzynarodowych, z wyłączeniem projektów finansowanych z Programów Operacyjnych oraz programów transgranicznych i analogicznych w ramach Krajów Partnerstwa Wschodniego: a) koordynacja procedury przygotowania wniosków o dofinansowanie projektów; b) ewidencja i obsługa administracyjna projektów w zakresie podpisania umowy oraz otwarcia i zamknięcia rachunku bankowego; 4) w zakresie studiów wyższych prowadzonych w języku obcym w Uczelni: a) koordynacja procesu rekrutacji i kwalifikacji osób niebędących obywatelami polskimi na podstawie decyzji rektora, ministra lub na podstawie umów; b) weryfikacja pod względem formalnym dokumentów uprawniających do podjęcia studiów wyższych w Uczelni na zasadach obowiązujących obywateli polskich przez osoby niebędące obywatelami polskimi; c) współpraca z Biurem Promocji i Projektów Politechniki Lubelskiej w sprawach dotyczących promocji oferty edukacyjnej Uczelni; d) odpowiedzialność merytoryczna za informacje dotyczące studiów wyższych prowadzonych w języku obcym w Uczelni, umieszczane na stronie internetowej Politechniki Lubelskiej; 5) w zakresie obsługi spraw bytowych studentów zagranicznych odbywających w Uczelni studia w języku obcym: a) koordynacja procesu przyznawania miejsc w Domach Studenckich we współpracy z ich kierownikami; b) bieżące wsparcie studentów w innych sprawach bytowych; 6) obsługa administracyjna delegacji zagranicznych, które przyjeżdżają do Uczelni w celu nawiązania lub rozbudowy współpracy w zakresie mobilności edukacyjnej; 7) opracowywanie projektów aktów normatywnych, procedur i wzorów dokumentów; 8) administrowanie stroną internetową Biura Kształcenia Międzynarodowego; 9) współpraca z pełnomocnikami dziekanów ds. studentów zagranicznych, innymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni, jednostkami samorządu terytorialnego i organizacjami pozarządowymi w sprawach związanych z pobytem w Uczelni studentów zagranicznych odbywających w Politechnice Lubelskiej studia w języku obcym; 32

35 10) współpraca z koordynatorami wydziałowymi ds. wymiany międzynarodowej, innymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni, koordynatorami zagranicznych instytucji partnerskich, operatorami poszczególnych programów oraz organizacją studencką Erasmus Student Network sekcja ESN LUT w zakresie mobilności edukacyjnej; 11) sporządzanie raportów oraz zestawień na potrzeby Uczelni oraz podmiotów zewnętrznych. 5. Dział Spraw Studenckich 1. Do podstawowych zadań Działu Spraw Studenckich należy: 1) pomoc materialna dla studentów, 2) administracyjna i finansowa obsługa organizacji studenckich i zespołów artystycznych. 2. Zadania Działu Spraw Studenckich realizowane są przez dwa zespoły pracownicze: 1) Zespół Świadczeń Stypendialnych, 2) Zespół Wspomagania Działalności Studenckiej Zespół Świadczeń Stypendialnych Do zadań Zespołu Świadczeń Stypendialnych należy w szczególności: 1) opracowywanie projektu regulaminu przyznawania pomocy materialnej oraz wysokości świadczeń stypendialnych; 2) opracowywanie projektu wydatków z funduszu pomocy materialnej do planu finansowego Uczelni; 3) współpraca z Samorządem Studenckim; 4) prowadzenie całości spraw dotyczących przyznawania i wypłacania studenckich świadczeń stypendialnych; 5) przygotowywanie dokumentacji i obsługa wydziałowych komisji stypendialnych oraz Odwoławczej Komisji Stypendialnej; 6) ewidencjonowanie przyznanej studentom pomocy materialnej oraz wydatków w tym zakresie; 7) sporządzanie zestawień i dokumentacji dla Państwowej Komisji Akredytacyjnej; 8) wystawianie zaświadczeń studenckich; 9) ubezpieczenia zdrowotne studentów; 10) sporządzanie list płac świadczeń złotówkowych dla studentów cudzoziemców oraz miesięcznych obciążeń finansowych dla potrzeb Biura Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej; 11) planowanie i sprawozdawczość (Główny Urząd Statystyczny, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego); 12) zarządzanie stroną internetową Uczelni w wybranym zakresie; 33

36 13) dostarczanie informacji do rankingów szkół wyższych oraz gazet; 14) aktualizowanie danych w systemie POL-on kontrola i nadzór w zakresie pomocy materialnej Zespół Wspomagania Działalności Studenckiej Do zadań Zespołu Wspomagania Działalności Studenckiej należy w szczególności: 1) współpraca z organizacjami studenckimi i zespołami Politechniki Lubelskiej w zakresie: przyjmowania preliminarzy, druków zapotrzebowania, umów, faktur, rachunków i wskazanie źródeł finansowania oraz przekazywanie do odpowiednich jednostek, prowadzenia dokumentacji związanej z harmonogramem pracy i planem rzeczowo-finansowym organizacji studenckich i zespołów, przygotowania sprawozdania z działalności Politechniki Lubelskiej na podstawie opracowanych rocznych sprawozdań przez organizacje studenckie i zespoły z ich działalności; 2) odpowiedzialność materialna za powierzony majątek Uczelni oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji w tym zakresie zgodnie z obowiązującymi przepisami; 3) współpraca z sekretariatem prorektora ds. studenckich; 4) współpraca z Kwesturą Politechniki Lubelskiej w zakresie opracowania planu rzeczowo-finansowego oraz prawidłowego obrotu finansowego; 5) współpraca z Działem Zakupów oraz Działem Administracyjno- Gospodarczym Politechniki Lubelskiej; 6) współpraca z Biurem Rektora i Organizacji Uczelni w zakresie działalności studenckiej; 7) współpraca z Biurem Promocji i Projektów oraz Biurem Karier Politechniki Lubelskiej; 8) współpraca z komitetem organizacyjnym imprez Politechniki Lubelskiej Dni Kultury Studenckiej Juwenalia. 6. Biuro Karier Politechniki Lubelskiej Celem funkcjonowania Biura Karier jest działanie na rzecz aktywizacji zawodowej studentów i absolwentów, w szczególności poprzez: 1) dostarczanie studentom i absolwentom szkoły wyższej informacji o rynku pracy i możliwościach podnoszenia kwalifikacji zawodowych; 34

37 2) gromadzenie informacji, klasyfikowanie i udostępnianie ofert pracy, staży i praktyk zawodowych oraz wolontariatu; 3) prowadzenie bazy danych studentów i absolwentów Uczelni zainteresowanych znalezieniem pracy, 4) pomoc pracodawcom w pozyskiwaniu odpowiednich kandydatów na wolne miejsca pracy oraz staże zawodowe; 5) pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy, w szczególności poprzez: a) poradnictwo indywidualne i grupowe z uwzględnieniem predyspozycji i ograniczeń do wykonywania zawodu, b) poradnictwo w zakresie metod poszukiwania pracy, c) udzielanie informacji o kursach, studiach podyplomowych oraz stypendiach, d) udzielanie informacji o procedurach rekrutacji pracowników danego pracodawcy; 6) nawiązywanie stałych kontaktów z pracodawcami krajowymi i zagranicznymi; 7) nawiązywanie i utrzymywanie współpracy z instytucjami rynku pracy; 8) organizowanie szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe oraz indywidualnego doradztwa zawodowego; 9) przekazywanie informacji o aktualnościach związanych z rynkiem pracy, m.in. ofert praktyk, pracy, staży, szkoleń i konkursów za pomocą narzędzi elektronicznych; 10) organizowanie prezentacji i spotkań firm ze studentami i absolwentami Uczelni; 11) projektowanie badań, analizowanie danych oraz sporządzanie raportów, w tym monitorowanie karier zawodowych absolwentów, we współpracy z odpowiednimi jednostkami Uczelni; 12) współpracę z Samorządem Studenckim, kołami naukowymi, organizacjami studenckimi oraz innymi jednostkami Uczelni. 7. Studium Języków Obcych Politechniki Lubelskiej Studium Języków Obcych jako międzywydziałowa jednostka dydaktyczna prowadzi nauczanie studentów praktycznej znajomości języków obcych Kierownik Studium Języków Obcych Do obowiązków i kompetencji kierownika Studium należy w szczególności: 1) reprezentowanie Studium wobec władz Politechniki Lubelskiej; 35

38 2) wnioskowanie w sprawach wewnętrznej struktury organizacyjnej i obsady osobowej Studium; 3) organizowanie procesu dydaktycznego i dbanie o właściwy poziom dydaktyczny; 4) wnioskowanie do rektora Politechniki Lubelskiej o powołanie bądź odwołanie dwóch zastępców kierowników poszczególnych zespołów dydaktycznych; 5) opiniowanie wniosków w sprawie zatrudnienia, awansów, nagród, kar oraz wyjazdów na szkolenia i konferencje; 6) zarządzanie majątkiem Studium; 7) dysponowanie środkami finansowymi Studium w ramach przyznawanych limitów oraz środków wypracowanych przez Studium; 8) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy wśród pracowników Studium; 9) organizowanie i nadzorowanie dodatkowych kursów językowych dla studentów, doktorantów i pracowników Politechniki Lubelskiej oraz instytucji z zewnątrz; 10) występowanie z wnioskami we wszystkich sprawach dotyczących Studium Zastępcy kierownika Studium Języków Obcych 1. Do obowiązków zastępcy kierownika Studium ds. ogólnych i dydaktyki należy w szczególności: 1) koordynowanie prac zespołów dydaktycznych na wydziałach Politechniki Lubelskiej; 2) dbanie o prawidłowość i efektywność procesu nauczania języków obcych monitorowanie jakości nauczania; 3) hospitowanie zajęć prowadzonych przez podległych im wykładowców; 4) nadzorowanie kursów językowych dla studentów, doktorantów i pracowników Politechniki Lubelskiej oraz instytucji zewnętrznych; 5) kontrola pracy dydaktycznej Studium: kontakt z dziekanatami wydziałów Politechniki Lubelskiej, kontrola pensum dydaktycznego wykładowców i starszych wykładowców, ustalanie zastępstw; 6) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz ich oznakowanie; 7) opieka nad studentami zagranicznymi (przyjeżdżającymi indywidualnie oraz w ramach programów realizowanych w Uczelni); 8) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad prawidłowym i terminowym wykonaniem prac dydaktycznych; 9) nadzorowanie tworzenia i realizacji programów na poszczególnych kierunkach studiów; 36

39 10) odpowiedzialność za prawidłowy podział grup na lektoraty językowe; 11) podejmowanie w stosunku do studentów i doktorantów decyzji technicznych, organizacyjnych i dydaktycznych związanych z zadaniami wykonywanymi przez Studium; 12) koordynowanie działań związanych z profilem dydaktycznym jednostki: kontrola podziału na grupy językowe, monitoring liczebności grup, kontrola nad protokołami sesyjnymi; 13) wykonywanie poleceń kierownika związanych z działalnością Studium oraz Zespołu ds. Certyfikacji Języków Obcych PL, jeśli nie są one sprzeczne ze Statutem Uczelni i obowiązującym prawem. 2. Do obowiązków zastępcy kierownika Studium ds. współpracy i promocji należy w szczególności: 1) podejmowanie działań na rzecz podnoszenia kwalifikacji pracowników Studium poprzez organizowanie konferencji metodycznych, warsztatów i seminariów; 2) dbanie o rozwój współpracy z innymi jednostkami dydaktycznymi w kraju i za granicą; 3) nadzór nad organizacją konkursów prezentacji multimedialnych na wydziałach Politechniki Lubelskiej oraz innych organizowanych z inicjatywy Studium; 4) współpraca z jednostkami Uczelni w zakresie realizacji zadań Studium wykraczających poza profil podstawowy działalności; 5) nawiązywanie kontaktów z uczelniami zagranicznymi, a także opracowywanie programów współpracy z zagranicą i nadzór nad ich realizacją; 6) odpowiedzialność za organizację imprez cyklicznych i jednorazowych mających na celu prezentację osiągnięć Studium oraz popularyzację idei uczenia się języków obcych (dni otwarte, wykłady, konkursy, olimpiady); 7) nawiązywanie współpracy z równorzędnymi jednostkami innych uczelni w zakresie dydaktyki; 8) dbanie o kształtowanie pozytywnego wizerunku oraz przygotowywanie inicjatyw mających na celu promocję Studium oraz Politechniki Lubelskiej na zewnątrz; 9) nadzór nad organizacją i prawidłowym przebiegiem międzynarodowych, certyfikowanych egzaminów przeprowadzanych przez Zespół ds. Certyfikacji Języków Obcych PL (sesje otwarte, zamknięte i wyjazdowe); 10) nadzór nad stroną internetową Studium; 11) wykonywanie poleceń kierownika związanych z działalnością Studium oraz Zespołu ds. Certyfikacji Języków Obcych PL, jeśli nie są one sprzeczne ze Statutem Uczelni i obowiązującym prawem. 37

40 7.3. Stanowiska administracyjne w Studium Języków Obcych Do obowiązków osób zajmujących stanowiska administracyjne należy w szczególności: 1) prowadzenie obsługi technicznej zajęć dydaktycznych z wykorzystaniem sprzętu audiowizualnego; 2) pomoc oraz przygotowanie materiałów do zajęć dydaktycznych; 3) współpraca z innymi jednostkami Uczelni w zakresie realizacji zadań dydaktycznych Studium; 4) załatwianie spraw związanych z planami i realizacją zakupów na potrzeby Studium; 5) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz ich oznakowanie; 6) prowadzenie ewidencji i rozliczeń materiałów; 7) prowadzenie księgozbioru Studium; 8) kontrola i regulacja wypożyczeń literatury przez pracowników Studium; 9) współpraca z wydziałami oraz ze Studium Wychowania Fizycznego i Sportu przy opracowywaniu rozkładu zajęć; 10) sporządzenie zbiorczego planu obsady dydaktycznej na podstawie danych otrzymanych z poszczególnych zespołów językowych; 11) sporządzanie sprawozdań z wykonania zajęć dydaktycznych; 12) sporządzanie wniosków o zatrudnienie pracowników na godziny zlecone, pomoc przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania tych godzin; 13) prowadzenie ewidencji studentów ubiegających się o certyfikaty oraz kontrola opłat za te dokumenty; 14) prowadzenie bieżącej ewidencji z wykonania zadań dydaktycznych; 15) sporządzenie planu rzeczowo-finansowego Studium; 16) prowadzenie bieżącej analizy kosztów oraz niezbędnej dokumentacji finansowo-kosztowej. 8. Studium Wychowania Fizycznego i Sportu Politechniki Lubelskiej Studium Wychowania Fizycznego i Sportu jako międzywydziałowa jednostka dydaktyczna prowadzi działalność dydaktyczno-wychowawczą w dziedzinie wychowania fizycznego, sportu akademickiego, turystyki i rekreacji Kierownik Studium Wychowania Fizycznego i Sportu Kierownik jest odpowiedzialny za całokształt działalności Studium. Do kompetencji i zadań kierownika Studium należy w szczególności: 38

41 1) organizowanie pracy Studium; 2) opracowywanie planów pracy dydaktyczno-wychowawczej, zajęć wychowania fizycznego, sportu i turystyki oraz zapewnianie warunków do ich realizacji; 3) prowadzenie rocznych sprawozdań z pracy dydaktycznej i sportowej; 4) kontrola realizacji planów i programów pracy Studium, hospitacja zajęć dydaktyczno-wychowawczych; 5) organizowanie i koordynowanie współpracy Studium z organizacjami społecznymi i sportowymi; 6) występowanie z wnioskami w sprawie zatrudnienia, awansowania, nagradzania i zwalniania pracowników Studium; 7) zapewnianie warunków dla kształtowania i doskonalenia kadry nauczycieli akademickich zatrudnionych w Studium; 8) opracowywanie zakresu czynności i obowiązków dla zastępcy kierownika, nauczycieli, pracowników techniczno-administracyjnych oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją; 9) sprawowanie nadzoru nad całokształtem spraw związanych z realizacją programu wychowania fizycznego, sportu i turystyki; 10) prowadzenie gospodarki magazynowo-sprzętowej; 11) współdziałanie z kanclerzem w zakresie prowadzenia wynajmu obiektów sportowych Studium dla kontrahentów zewnętrznych Zastępca kierownika Studium Wychowania Fizycznego i Sportu Do zadań zastępcy kierownika Studium należy w szczególności: 1) pomoc w organizacji pracy Studium; 2) współpraca w opracowywaniu planów zajęć z wychowania fizycznego i sekcji sportowych; 3) współpraca i opieka nad Klubem Uczelnianym AZS PL; 4) realizacja kalendarza imprez sportowych; 5) zabezpieczenie sal na zajęcia sekcji sportowych; 6) kontrola zajęć sekcji sportowych; 7) prowadzenie sprawozdań z pracy sportowej; 8) wypełnianie poleceń zleconych przez kierownika, a wynikających z bieżących potrzeb Studium Stanowiska administracyjne w Studium Wychowania Fizycznego i Sportu Do obowiązków osób zajmujących stanowiska administracyjne należy w szczególności: 1) prowadzenie sekretariatu: 39

42 a) zajmowanie się korespondencją przychodzącą i wychodzącą, kierowanie dokumentów do odpowiednich komórek; b) udzielanie informacji, przyjmowanie interesantów oraz organizowanie spotkań z kierownikiem; c) prowadzenie terminarza; d) protokołowanie zebrań pracowników Studium; e) współpraca w planowaniu programów dydaktyczno-sportowych oraz prowadzeniu sprawozdawczości dydaktyczno-sportowej; f) współpraca z innymi jednostkami Uczelni w zakresie realizacji zadań dydaktycznych Studium; g) współpraca z klubem uczelnianym AZS i organizacjami studenckimi Uczelni; h) pomoc w organizacji imprez sportowych; i) współpraca w zakresie spraw osobowych pracowników Studium (okresowe badania lekarskie, zwolnienia lekarskie, urlopy itp.); j) wystawianie i prowadzenie ewidencji delegacji służbowych; k) sporządzanie wniosków o zatrudnienie pracowników na godziny zlecone, pomoc przy sporządzaniu sprawozdań oraz rachunków z wykonania tych godzin; l) pomoc w planowaniu zakupów sprzętu komputerowego; m) uaktualnianie strony internetowej jednostki; n) współpraca w zakresie archiwizacji dokumentów; o) wykonywanie innych poleceń zleconych przez kierownika, wynikających z bieżących potrzeb Studium. 2) prowadzenie dokumentacji finansowej: a) współdziałanie z kierownikiem Studium w zakresie prowadzenia wynajmu obiektów sportowych, sporządzania umów wynajmu pomieszczeń obiektu Studium i wystawiania faktur; a) udział w sporządzaniu planu kosztów i przychodów Studium oraz preliminarza wydatków na działalność sportową sekcji AZS na dany rok kalendarzowy; b) ewidencjonowanie wydatków i przychodów na prowadzenie działalności Studium oraz sekcji sportowych (fundusz wychowawczy); c) ustalanie zgodności finansowych z Kwesturą. 3) prowadzenie gospodarki magazynowo-sprzętowej: a) składanie zapotrzebowań (zamówień) na sprzęt sportowy według wskazań kierownika; b) prowadzenie ewidencji i wystawianie dokumentów RW; c) prowadzenie okresowych spisów zużytego sprzętu sportowego; d) prowadzenie i uzgadnianie z Kwesturą ksiąg inwentarzowych. 40

43 V. PION PROREKTORA DS. WSPÓŁPRACY Z OTOCZENIEM SPOŁECZNO-BIZNESOWYM 1. Prorektor ds. współpracy z otoczeniem społeczno-biznesowym Do zakresu działania prorektora ds. współpracy z otoczeniem społecznobiznesowym należy w szczególności: 1) współpraca z władzami samorządowymi i administracyjnymi regionu, stowarzyszeniami naukowo-technicznymi, zawodowymi organizacjami samorządowymi, organizacjami pracodawców; 2) współpraca ze środowiskiem gospodarczo-biznesowym; 3) koordynowanie oferty usług Uczelni dla podmiotów gospodarczych i promocja tych usług; 4) koordynowanie oferty kształcenia ustawicznego; 5) popularyzacja działalności i osiągnięć Uczelni w regionie i współpraca z prorektorem ds. nauki i prorektorem ds. studenckich w tym zakresie; 6) współpraca z organizacjami związkowymi i społecznymi działającymi w Uczelni; 7) współpraca z komisjami senackimi i uczelnianymi w zakresie zagadnień będących przedmiotem działalności prorektora ds. współpracy z otoczeniem społeczno-biznesowym; 8) współpraca z Fundacją Rozwoju Politechniki Lubelskiej; 9) współpraca z Towarzystwem Absolwentów i Przyjaciół Politechniki Lubelskiej; 10) utrzymywanie więzi Uczelni z jej absolwentami, organizacja zjazdów absolwentów; 11) prowadzenie spraw związanych z wnioskowaniem w zakresie odznaczeń państwowych, nagród Ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego oraz nagród rektora; 12) nadzór i kontrola działalności Centrum Innowacji i Transferu Technologii Politechniki Lubelskiej; 13) nadzór i kontrola działalności Lubelskiego Inkubatora Przedsiębiorczości Politechniki Lubelskiej; 14) nadzór i kontrola nad działalnością Sekcji ds. BHP oraz Ochrony Ppoż. PL; 15) zastępowanie rektora na określony czas i na jego polecenie. 2. Sekretariat Do zadań sekretariatu prorektora ds. współpracy z otoczeniem społeczno-biznesowym należy w szczególności: 1) prowadzenie i rejestracja wychodzącej i przychodzącej korespondencji; 41

44 2) kierowanie do właściwych komórek decyzji i postanowień prorektora; 3) organizacja przyjęć interesantów i prowadzenie kalendarza spotkań; 4) prowadzenie bazy teleadresowej; 5) protokołowanie narad i spotkań; 6) przyjmowanie i ewidencjonowanie skarg i wniosków wpływających do prorektora oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie; 7) prowadzenie ewidencji wydatków z funduszu prorektora; 8) obsługa administracyjna Senackiej Komisji ds. Organizacji i Rozwoju Politechniki, Senackiej Komisji ds. Budżetu i Finansów oraz Komisji Nagród, Odznaczeń i Wyróżnień; 9) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Zakładowego PL; 10) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych prorektora; 11) wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych. 3. Sekcja ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Ochrony Przeciwpożarowej Politechniki Lubelskiej Do zadań Sekcji ds. BHP oraz Ochrony Ppoż. należy w szczególności: 1) systematyczna kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przez pracowników zasad i przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ochronie przeciwpożarowej; 2) dokonywanie okresowych ocen oraz analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk, na których występują zagrożenia wypadkowe oraz zagrożenia powstawania chorób zawodowych; 3) dokonywanie okresowych ocen oraz analiz stanu ochrony przeciwpożarowej budynków, obiektów oraz terenów Uczelni; 4) przedkładanie rektorowi informacji o stanie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Uczelni oraz o źródłach zagrożeń wraz z wnioskami zmierzającymi do usunięcia występujących zagrożeń; 5) udział w opracowywaniu i kontrola realizacji planów poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej; 6) występowanie do kierowników komórek organizacyjnych o uwzględnienie w planach pracy tych komórek zadań związanych z poprawą bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej oraz nadzorowanie ich wykonania; 7) opiniowanie instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej na poszczególnych stanowiskach pracy; 42

45 8) zgłaszanie wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej przy opracowywaniu założeń i dokumentacji inwestycyjnych i modernizacyjnych oraz nadzorowanie ich wykonania; 9) udział w pracach dotyczących oceny dokumentacji inwestycyjnej oraz w odbiorach technicznych nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów, maszyn oraz innych urządzeń mających wpływ na warunki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej; 10) udział w opracowywaniu wniosków wynikających z badań przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy, zachorowań na choroby zawodowe oraz kontrola realizacji tych wniosków; 11) udział w prowadzeniu postępowań wyjaśniających okoliczności i przyczyny pożarów w obiektach Uczelni; 12) udział w opracowywaniu wewnętrznych aktów prawnych dotyczących problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej; 13) współpraca z Działem Spraw Osobowych, w szczególności w zakresie organizacji szkoleń pracowników, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej; 14) współdziałanie z przemysłową służbą zdrowia w zakresie oceny stanu zdrowia pracowników Uczelni; 15) współpraca z zewnętrznymi jednostkami kontrolnymi i innymi instytucjami zajmującymi się problematyką bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej; 16) inicjowanie i rozwijanie różnych form popularyzacji zagadnień ochrony pracy oraz ochrony przeciwpożarowej; 17) współdziałanie, koordynacja i nadzorowanie z innymi służbami prac przy realizacji zaleceń pokontrolnych zewnętrznych organów kontrolnych w odniesieniu do poszczególnych jednostek organizacyjnych i obiektów Uczelni; 18) wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonych. 4. Centrum Innowacji i Transferu Technologii Politechniki Lubelskiej Do zadań Centrum należy w szczególności: 1) gromadzenie informacji na temat potencjału komercjalizacyjnego Uczelni; 2) ocena potencjału komercjalizacyjnego wyników prac badawczych realizowanych na Uczelni; 3) podejmowanie działań zmierzających do komercjalizacji wyników badań naukowych i prac rozwojowych będących własnością Uczelni, w szczególności przez: 43

46 a) zamieszczanie i promocję w dostępnych bazach danych ofert technologicznych, b) promocję ofert technologicznych podczas targów oraz spotkań z przedsiębiorcami i inwestorami, c) inicjowanie wspólnych badań stosowanych z przedsiębiorstwami; 4) podnoszenie wiedzy pracowników Uczelni w zakresie komercjalizacji wyników badań naukowych i prac rozwojowych oraz praw własności intelektualnej, w szczególności przez organizację szkoleń i konferencji; 5) wspieranie pracowników Uczelni w zakresie podejmowania działalności gospodarczej typu spin-off; 6) współpraca z Biurem Rzecznika Patentowego Politechniki Lubelskiej, w szczególności w zakresie oceny potencjału komercjalizacyjnego wyników badań naukowych i prac rozwojowych prowadzonych w Uczelni; 7) inicjowanie i rozwijanie bezpośredniej współpracy między Uczelnią i przedsiębiorcami, w szczególności przez wspólne projekty badawcze i badawczo-rozwojowe; 8) podejmowanie działań zmierzających do pozyskiwania zewnętrznego finansowania projektów mających na celu komercjalizację wyników badań naukowych i prac rozwojowych; 9) organizowanie konferencji, sympozjów, targów oraz współpracy międzynarodowej w zakresie transferu wiedzy i technologii; 10) współpraca z Biurem Promocji i Projektów, Lubelskim Inkubatorem Przedsiębiorczości Politechniki Lubelskiej oraz innymi jednostkami Uczelni, w szczególności w zakresie aplikowania o wspólne projekty Uczelni i przedsiębiorstw. 5. Lubelski Inkubator Przedsiębiorczości Politechniki Lubelskiej Do zadań Inkubatora należy wspieranie przedsiębiorczości studentów, doktorantów, absolwentów oraz młodej kadry naukowej Politechniki Lubelskiej i innych uczelni wyższych Lublina, a także innych osób, a w szczególności: 1) opieka merytoryczna świadczona przedsiębiorcom lokatorom Inkubatora, dalej zwanym beneficjentami, w zakresie przygotowania koncepcji i prowadzenia przedsiębiorstwa; 2) organizacja i prowadzenie szkoleń, konferencji i warsztatów związanych z przedmiotem działalności Inkubatora; 3) udzielanie informacji na temat rozpoczynania i prowadzenia działalności gospodarczej; 4) organizowanie konkursu na biznesplany dla studentów uczelni lubelskich oraz wolnego naboru wniosków kandydatów na beneficjentów Inkubatora; 44

47 5) opieka prawna i księgowa nad beneficjentami; 6) udostępnianie beneficjentom infrastruktury i powierzchni biurowej; 7) umożliwienie beneficjentom dostępu do aparatury badawczej i pomiarowej oraz infrastruktury produkcyjnej Politechniki Lubelskiej na zasadach określonych w umowie z beneficjentem w celu opracowania i wyprodukowania prototypów stanowiących przedmiot oferty beneficjenta; 8) promocja oferty beneficjentów poprzez wydawanie materiałów reklamowych, stronę internetową Inkubatora, kontakty z mediami, instytucjami państwowymi, jednostkami samorządu terytorialnego i lokalnymi organizacjami przedsiębiorców; 9) pomoc w kontaktach beneficjentów z potencjalnymi kontrahentami; 10) pozyskiwanie funduszy wspierających działalność Inkubatora; 11) współpraca z Biurem Karier, Centrum Innowacji i Transferu Technologii oraz Biurem Promocji i Projektów; 12) szczegółowe zadania pracowników Inkubatora określa jego regulamin. 45

48 VI. PION KANCLERZA 1. Kanclerz 1. Kanclerz jest bezpośrednim przełożonym pracowników administracji i obsługi jednostek organizacyjnych w zakresie ustalonym przez rektora Uczelni. 2. Kanclerz organizuje i nadzoruje pracę jednostek organizacyjnych i kieruje pracą administracji podległych mu jednostek. Odpowiada za prawidłową gospodarkę majątkiem Uczelni. 3. Kanclerz wykonuje swoje obowiązki przy współpracy: 1) zastępcy kanclerza; 2) kwestora, zastępcy kanclerza; 3) kierowników jednostek organizacyjnych bezpośrednio mu podległych, działających w ramach przyznanych im uprawnień. 4. Do zadań kanclerza należy w szczególności: 1) określanie zasad wykonywania czynności administracyjnych, gospodarczych i finansowych Uczelni w zakresie zwykłego zarządu administracją; 2) podejmowanie decyzji dotyczących mienia Uczelni w zakresie zwykłego zarządu, z wyłączeniem spraw zastrzeżonych dla rektora i prorektorów; 3) zarządzanie majątkiem Uczelni, a w przypadku majątku przydzielonego jednostkom organizacyjnym za pośrednictwem kierowników tych jednostek; 4) podejmowanie decyzji, z upoważnienia rektora, o przeniesieniu składników majątkowych między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi; 5) współudział w przygotowaniu wewnętrznych aktów prawnych związanych z administracją i gospodarką w Uczelni; 6) planowanie i koordynacja prac związanych z rozwojem bazy materialnej Uczelni w porozumieniu z kierownictwem akademickim Uczelni; 7) przedstawianie rektorowi wniosków dotyczących tworzenia, przekształcania i znoszenia jednostek organizacyjnych administracji centralnej; 8) nadzór nad pracą zastępców kanclerza; 9) opiniowanie dla rektora umów płatnych z bezosobowego funduszu płac pracowników pionu kanclerza i innych jednostek organizacyjnych Uczelni; 10) zapewnienie sprawnego funkcjonowania budynków i budowli oraz urządzeń i instalacji technicznych będących w eksploatacji Uczelni, 46

49 z wyłączeniem urządzeń i instalacji stanowiących aparaturę naukowo-badawczą; 11) planowanie, organizacja i nadzór realizacji inwestycji i remontów obiektów Uczelni; 12) udział w odbiorach wykonywanych remontów i nowo oddawanych do użytku obiektów Uczelni; 13) kontrola zużycia nośników energii oraz dostawy mediów, w tym kontrola realizacji zawartych umów; 14) prowadzenie kontroli w zakresie stosowania w Uczelni ustaw: Prawo budowlane, Prawo zamówień publicznych oraz przepisów bhp i ppoż.; 15) zawieranie umów na roboty, usługi i dostawy w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych w granicach upoważnienia wydanego przez rektora; 16) nadzór nad działalnością Centrum Informatycznego; 17) opiniowanie dla rektora wniosków o nawiązanie, zmianę lub rozwiązanie umów o pracę zawieranych z pracownikami niebędącymi nauczycielami akademickimi; 18) wnioskowanie o powoływanie zastępców kanclerza oraz kierowników jednostek i komórek administracyjnych, a także określanie ich kompetencji i uprawnień; 19) sprawowanie nadzoru i kontroli w zakresie ochrony mienia i racjonalnej gospodarki składnikami majątkowymi nieprzydzielonych wydziałom, jednostkom międzywydziałowym i ogólnouczelnianym; 20) nadzór administracyjno-eksploatacyjny nad funkcjonowaniem Zespołów Domów Studenckich; 21) nadzór nad pracą Centrum Programu Partnerstwa Wschodniego; 22) nadzór nad działalnością socjalno-bytową pracowników Uczelni, w tym kontrola racjonalnego wykorzystywania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; 23) organizacja obsługi transportowej dla osób i towarów; 24) wydawanie wewnętrznych aktów prawnych niezastrzeżonych do kompetencji rektora i innych organów Uczelni oraz poleceń z zakresu problematyki administracyjno-gospodarczej; 25) współpraca z pionami rektora, prorektorów i kierownictwem wydziałów w zakresie administracyjno-gospodarczym; 26) współdziałanie z organizacjami społecznymi pracowników, studentów i doktorantów w zakresie spraw socjalnych i administracyjnych; 27) nadzór nad okresową oceną pracowników z grupy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi; 28) opracowywanie planów wieloletnich w zakresie gospodarki mieniem Uczelni; 29) przygotowywanie projektu planu rzeczowo-finansowego w części dotyczącej administracji centralnej Politechniki Lubelskiej oraz opra- 47

50 cowywanie i przedstawianie Senatowi analiz ekonomicznych działalności Uczelni; 30) podejmowanie decyzji w sprawie zatwierdzania planu inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz w sprawie niedoborów rzeczowych składników majątkowych (różnic inwentaryzacyjnych). 5. Kanclerzowi, w ramach struktury organizacyjnej, podlegają bezpośrednio: 1) Sekretariat; 2) Centrum Informatyczne; 3) Dział Administracyjno-Gospodarczy, w tym Kancelaria Uczelni; 4) Dział Inwestycji i Remontów; 5) Centrum Programu Partnerstwa Wschodniego; 6) Domy Studenckie; 7) Centrum Sportowe; 8) Sekcja Spraw Socjalno-Bytowych Pracowników; 9) Sekcja Inwentaryzacji. 2. Sekretariat Do zadań Sekretariatu kanclerza należy w szczególności: 1) prowadzenie korespondencji służbowej kanclerza; 2) prowadzenie dziennika pism przychodzących i wychodzących; 3) prowadzenie terminarza spraw do załatwienia; 4) przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych; 5) prowadzenie i przechowywanie akt biurowych kanclerza oraz ich archiwizowanie. 3. Centrum Informatyczne Politechniki Lubelskiej Do zadań Centrum Informatycznego należy w szczególności: 1) utrzymanie i rozbudowa infrastruktury szkieletowej sieci LAN (do urządzeń aktywnych na wejściu do wydziałów) przy zachowaniu kompatybilności ze strukturami wydziałowymi; 2) kontrola działania jednolitego systemu dostępu bezprzewodowego do internetu na terenie kampusu Politechniki Lubelskiej; 3) usługi konserwacyjne i adaptacja sieci oraz sprzętu teleinformatycznego w budynkach Administracji Centralnej (poza budynkami wydziałów); 4) koordynacja i pomoc w zakupie sprzętu, oprogramowania oraz zewnętrznych usług informatycznych; 5) administrowanie serwerem Politechniki Lubelskiej pollub.pl w zakresie usług: a) pocztowych, b) strony centralnej Politechniki Lubelskiej, 48

51 c) stron informacyjnych wydziałów i innych jednostek Uczelni; 6) dysponowanie i przydzielanie publicznych numerów IP dla potrzeb poszczególnych jednostek Uczelni; 7) śledzenie rozwoju technik teleinformatycznych i przygotowanie Politechniki Lubelskiej do ich zastosowania; 8) uczestniczenie w ramach kompetencji informatycznych w projektach realizowanych w Politechnice Lubelskiej; 9) redagowanie strony internetowej Uczelni pod względem technicznym; 10) koordynacja i aktualizacja zakupu licencji na oprogramowanie specjalistyczne, które może być wykorzystane w więcej niż jednej jednostce Uczelni, a w szczególności oprogramowanie zwiększające bezpieczeństwo danych; 11) kontrola bezpieczeństwa teleinformatycznego, wdrażanie oraz konsultacje z użytkownikami polityki bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych (systemy operacyjne, bazy danych itp.); 12) szkolenia pracowników w zakresie zastosowań narzędzi informatycznych i bezpieczeństwa danych; 13) prowadzenie i aktualizacja bazy posiadanych licencji oprogramowania kupowanego centralnie i oświadczeń użytkowników komputerów będących własnością Politechniki o zainstalowanym licencjonowanym oprogramowaniu; 14) koordynacja działań związanych z łącznością telefoniczną i innymi usługami telekomunikacyjnymi wykorzystywanymi w Uczelni. 4. Dział Inwestycji i Remontów Dział Inwestycji i Remontów realizuje zadania w ramach dwóch sekcji: 1) Sekcja Nadzoru Inwestycji, w skład której wchodzą: a) inspektorzy nadzoru robót budowlanych, b) inspektorzy nadzoru robót sanitarnych, c) inspektorzy nadzoru robót elektrycznych; 2) Sekcja Remontów wraz z brygadami: a) brygada remontowo-budowlana, b) brygada elektryków, c) brygada hydraulików Sekcja Nadzoru Inwestycji 1. Do zadań Sekcji Nadzoru Inwestycji należy w szczególności: 1) przygotowywanie, organizowanie, kierowanie i nadzorowanie prac inwestycyjnych i remontowych prowadzonych w obiektach Uczelni: 49

52 robót budowlanych, sanitarnych, elektrycznych i zewnętrznych z urządzeniem terenów zielonych, a w szczególności: a) opracowywanie rocznych planów remontów obiektów dydaktycznych, socjalno-bytowych studentów i pracowników oraz administracyjnych, b) opracowywanie dokumentacji przetargowej na roboty inwestycyjne, remontowo-budowlane dla Biura Zamówień Publicznych, c) przygotowywanie i weryfikacja dokumentacji do opracowywania kosztorysów inwestorskich wraz z przedmiarami robót, d) kontrola zgodności przebiegu robót z umową i dokumentacją techniczną, e) rozliczanie robót inwestycyjnych i remontowo-budowlanych, f) sprawowanie nadzoru inwestorskiego i technicznego nad prowadzonymi robotami, g) nadzór, organizowanie i uczestniczenie w odbiorach końcowych, gwarancyjnych inwestycji i remontowanych obiektów, zawiadamianie wykonawców o terminach odbiorów gwarancyjnych i ostatecznych, h) zabezpieczenie dokumentacji powykonawczej remontowanych obiektów; 2) przygotowywanie niezbędnych materiałów do zlecania projektów technicznych; 3) załatwianie spraw związanych z uzyskaniem decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu; 4) wnioskowanie o wykonanie ekspertyz dotyczących stanu technicznego budynków i urządzeń wytypowanych do przeprowadzania remontów, przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub nadbudowy oraz innych wymaganych prawem budowlanym opracowań; 5) rejestrowanie umów na prace projektowe oraz przyjmowanie dokumentacji technicznych ze sprawdzeniem ich kompletności; 6) rejestrowanie umów zawieranych przez Uczelnię z wykonawcami remontów i inwestycji; 7) przyjmowanie i rejestrowanie faktur od wykonawców zewnętrznych; 8) prowadzenie dokumentacji remontów obiektów oraz inwestycji i przekazanie projektów powykonawczych do Archiwum Zakładowego Uczelni po zakończeniu realizacji inwestycji; 9) dokonywanie okresowych przeglądów stanu technicznego: a) elementów budynków i budowli, b) instalacji i urządzeń wodno-kanalizacyjnych, c.o. i c.w., c) instalacji gazowej, wentylacji i przewodów kominowych, d) instalacji elektrycznej i piorunochronnej, w szczególności dokonywanie okresowych pomiarów instalacji elektrycznej; 10) przygotowanie niezbędnej dokumentacji do prowadzenia działalności remontowo-adaptacyjnej, a w szczególności: 50

53 a) dokumentacji projektowo-kosztorysowej ekspertyz dotyczących stanu budynków i urządzeń, b) współpraca z Sekcją ds. BHP oraz Ochrony Ppoż., c) uzyskanie wymaganych pozwoleń na realizację robót remontowo-adaptacyjnych; 11) przygotowywanie niezbędnych materiałów dla Biura Zamówień Publicznych w celu przeprowadzenia procedury zgodnej z ustawą Prawo zamówień publicznych; 12) kontrola prowadzenia książek obiektów budowlanych zgodnie z wymogami prawa budowlanego; 13) opracowywanie kosztorysów inwestorskich wraz z przedmiarami robót dla potrzeb robót inwestycyjnych i remontowo-budowlanych; 14) sporządzanie zamówień materiałowych do Działu Zakupów. 2. W ramach realizacji zadań inwestycyjnych Sekcja winna zwracać uwagę w szczególności na: 1) dokonywanie bieżących uzgodnień z Biurem Projektów opracowującym zlecone prace projektowe, łącznie z uzyskaniem pozwolenia na budowę; 2) opiniowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej; 3) prowadzenie bieżącej dokumentacji inwestycji i robót remontowych; 4) prowadzenie sprawozdawczości dla potrzeb Uczelni i Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z zakresu działalności inwestycyjnej i remontowej; 5) współpracę z Kwesturą w zakresie sprawozdawczości finansowej inwestycji i remontów; 6) przekazywanie protokolarne terenu budowy wykonawcy robót; 7) kontrolę jakości wykonywanych robót, wykorzystanych materiałów, zgodności robót z warunkami pozwolenia na budowę, przepisami techniczno-budowlanymi, normami państwowymi, zasadami bezpieczeństwa obiektu; 8) kontrolę ilości i jakości wykonywanych robót przed odbiorem zakończonego przedmiotu umowy bądź zlecenia; 9) sprawdzanie i akceptację ksiąg obmiaru oraz kosztorysów powykonawczych; 10) kontrolę prawidłowości prowadzenia dziennika budowy; 11) w razie wykonywania dodatkowych robót nieobjętych zakresem zlecenia lub umowy, spisywanie wspólnie z kierownikiem budowy (wykonawcą) protokołu konieczności; 12) dokonywanie kontroli ilości i jakości oraz wartości materiałów uzyskanych z rozbiórki, uzgadnianie zakresu zagospodarowania tych materiałów oraz przedstawianie spisu materiałów z rozbiórki niezagospodarowanych na budowie; 51

54 13) uczestniczenie w przeprowadzanych przez wykonawcę próbach i odbiorach technicznych; 14) sprawdzanie prawidłowości fakturowania wykonanych robót w aspekcie ich zgodności z warunkami umownymi Sekcja Remontów Do podstawowych zadań Sekcji Remontów należy: 1) utrzymywanie w sprawności eksploatacyjnej budynków, a w szczególności prowadzenie spraw technicznych związanych z zapewnieniem dostaw energii elektrycznej, gazu, wody i energii cieplnej do poszczególnych obiektów Uczelni; 2) organizowanie i wykonywanie bieżącej konserwacji budynków i budowli siłami własnymi oraz posiadanych środków technicznych i finansowych, a w szczególności: a) instalacji i urządzeń wodno-kanalizacyjnych, c.o. i c.w., b) instalacji gazowej oraz wentylacji, c) instalacji elektrycznej, d) robót remontowych i wykończeniowych (malarskich, posadzkarskich, ślusarskich, stolarskich, dekarskich); 3) zapewnienie dyżurów pracowników technicznych w godzinach drugiej zmiany oraz w dni wolne od pracy; 4) gromadzenie informacji o potrzebach w zakresie remontów bieżących z uwzględnieniem danych z okresowych przeglądów, decyzji organów nadzoru techniczno-budowlanego i wniosków użytkowników obiektów Uczelni; 5) współudział w opracowywaniu rocznych planów remontów oraz określanie szacunkowych wartości planowanych remontów zleconych do prowadzenia Działowi Inwestycji i Remontów; 6) współpraca z wykonawcami zewnętrznymi remontów w zakresie: a) koordynacji wykonanych robót, b) sprawowania nadzoru nad prowadzonymi pracami, c) odbioru oraz dokonywania rozliczeń zakończonych robót, d) uczestniczenia w komisyjnych przeglądach okresu gwarancyjnego; 7) przechowywanie dokumentacji technicznej obiektów i urządzeń służących utrzymaniu sprawności technicznej; 8) organizowanie i nadzorowanie usług konserwacyjnych jednostek zewnętrznych; 9) prowadzenie kontroli zużycia materiałów wykorzystywanych do robót remontowo-konserwacyjnych i ich rozliczanie zgodnie z obowiązującymi normami i zasadami racjonalnej gospodarki; 52

55 10) opracowanie informacji i sprawozdań z zakresu prowadzonych spraw dla potrzeb kierownictwa, organów kolegialnych Uczelni oraz uprawnionych jednostek spoza Uczelni; 11) współpraca ze wszystkimi jednostkami i komórkami organizacyjnymi Uczelni, szczególnie w zakresie obsługi technicznej i konserwatorskiej. 5. Dział Administracyjno-Gospodarczy Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego należy: 1) prowadzenie Kancelarii Uczelni, do podstawowych zadań której należy: a) przyjmowanie oraz rozdział korespondencji, wysyłanie korespondencji na zewnątrz; b) doręczanie korespondencji i przesyłek zewnętrznych oraz wewnętrznych poszczególnym jednostkom organizacyjnym; c) prowadzenie ewidencji otrzymanej i wysyłanej korespondencji; d) odbiór przesyłek poleconych z Urzędu Pocztowego; e) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów i innych jednostek Uczelni; f) prowadzenie oddzielnych rejestrów dla poczty poleconej i zwykłej; g) sprawdzanie, czy przesyłki pocztowe, zwłaszcza polecone i wartościowe, nie są uszkodzone; h) prowadzenie dziennego zestawienia wydawanych znaczków pocztowych; i) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Zakładowego PL; 2) administrowanie obiektami i terenami: a) zapewnienie sprawności eksploatacyjnej budynków i budowli oraz dbanie o ich estetykę; b) utrzymanie w sprawności sprzętu przeciwpożarowego, oznakowanie głównych wyłączników prądu, oznakowanie głównych zaworów wody; c) odpowiednie oznakowanie dróg pożarowych oraz zapewnienie ich przejezdności; d) oznakowanie hydrantów wewnętrznych i zewnętrznych oraz utrzymywanie ich w sprawności do użycia; e) utrzymanie porządku oraz właściwego stanu sanitarnego na przydzielonych posesjach; f) ochrona mienia znajdującego się w administrowanych budynkach i na posesjach; g) dekoracja budynków z okazji świąt państwowych, uroczystości okolicznościowych; 53

56 h) wnioskowanie o zadania remontowe do planów rocznych i uczestniczenie w komisyjnych odbiorach robót remontowych współpraca z Działem Inwestycji i Remontów; i) zgłaszanie i nadzór wykonania robót konserwacyjnych, w tym awaryjnych współpraca z Działem Inwestycji i Remontów; j) współpraca w sprawach administracyjno-gospodarczych z kierownictwem danego wydziału, instytutu, katedry, laboratorium i studium jako użytkownikami pomieszczeń w administrowanych obiektach; k) prowadzenie gospodarki środkami trwałymi, przedmiotami nietrwałymi i materiałami będącymi na stanie Działu; l) organizowanie i nadzór nad pracą palaczy kotłowni lokalnej; m) prowadzenie ewidencji umów telefonów komórkowych w administracji centralnej; n) rozliczanie rachunków za świadczenie usług telefonicznych; o) rozliczanie faktur z tytułu dostaw wody i energii cieplnej, elektrycznej i wywozu nieczystości z administrowanych obiektów; p) prowadzenie spraw związanych z wynajmem pomieszczeń (przygotowywanie umów najmu i wystawianie faktur zgodnie z aktualnymi zarządzeniami, prowadzenie centralnego rejestru umów na wynajem pomieszczeń w Uczelni); q) dbanie o należyty stan i przechowywanie insygniów, tóg i biretów senackich Politechniki Lubelskiej; r) obsługa administracyjno-gospodarcza Domu Wypoczynkowego Pracowników Politechniki Lubelskiej w Kazimierzu Dolnym; s) administrowanie częścią mieszkalną i hotelową bloku przy ul. Brzeskiej 11; 3) nadzór nad eksploatacją posiadanych środków transportowych: a) planowanie potrzeb w zakresie środków transportu; b) rozliczanie czasu pracy kierowców; c) ubezpieczanie pojazdów; d) prowadzenie rejestru i fakturowanie wykonanych usług transportowych na rzecz jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni; e) prowadzenie dokumentacji eksploatacyjno-technicznej pojazdów; f) rejestrowanie zamówień i faktur za usługi transportowe świadczone Uczelni przez transport zewnętrzny; g) prowadzenie dokumentacji związanej z likwidacją i sprzedażą środków transportu. 54

57 6. Centrum Programu Partnerstwa Wschodniego Do zadań Centrum Programu Partnerstwa Wschodniego należy w szczególności: 1) rozwój współpracy z uczelniami ukraińskimi, kazachskimi, rosyjskimi i białoruskimi w zakresie: a) naukowo-badawczym i realizacji wspólnych grantów; b) edukacyjnym: studia II stopnia według programu podwójnego dyplomu, studia doktoranckie; c) współpracy z wydziałami Uczelni przy przeprowadzaniu procesu rekrutacji na studia anglo- i rosyjskojęzyczne dla: młodzieży z Ukrainy, Kazachstanu, Rosji czy Białorusi, wymiany sportowej i kulturalnej; 2) promocja Uczelni i oferty edukacyjnej poza granicami kraju; 3) współpraca z centrami edukacyjnymi i rekrutacyjnymi; 4) udział w przeprowadzaniu procesu rekrutacji na płatne studia I i II stopnia; 5) organizacja wspólnie ze Studium Języków Obcych kursów języka polskiego dla obcokrajowców rozpoczynających studia w Politechnice Lubelskiej; 6) opieka socjalno-bytowa nad studentami zagranicznymi, w tym udzielanie wsparcia najlepszym studentom poprzez wyszukiwanie dla nich stypendiów fundowanych czy wakacyjnej pracy zarobkowej; 7) współpraca z prorektorem ds. studenckich oraz pełnomocnikiem rektora ds. programu partnerstwa wschodniego. 7. Domy Studenckie 1. W ramach jednostki organizacyjnej Domy Studenckie działają: 1) Zespół Domów Studenckich A, 2) Zespół Domów Studenckich B. 2. Za prawidłową pracę i funkcjonowanie Zespołów Domów Studenckich odpowiadają kierownicy. 3. Do obowiązków służbowych kierownika Zespołu Domu Studenckiego należy: 1) administrowanie całokształtem działalności gospodarczej i finansowej Zespołu Domu Studenckiego zgodnie z obowiązującymi przepisami i zarządzeniami; 2) przygotowanie planu rzeczowo-finansowego oraz bieżąca analiza wpływów i kosztów; 55

58 3) nadzór na kwaterowaniem i wykwaterowywaniem mieszkańców zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz współpraca z Biurem Ewidencji Ludności; 4) egzekwowanie od mieszkańców przestrzegania Regulaminu Mieszkańca Domu Studenckiego we współpracy z organizacjami studenckimi i samorządem mieszkańców; 5) sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem pracy przez podległych pracowników oraz zatwierdzanie kart pracy i harmonogramów pracy pracowników zatrudnionych w nadzorowanych obiektach; 6) prowadzenie szkoleń stanowiskowych pracowników Domu Studenckiego; 7) prowadzenie bieżących przeglądów budynku i jego otoczenia; 8) dbanie o prawidłowy stan sanitarny budynku i terenu przyległego oraz realizowanie zaleceń Sanepidu; 9) utrzymywanie obiektu w należytej sprawności eksploatacyjnej i współpraca w tym zakresie z wyspecjalizowanymi służbami Uczelni; 10) bieżąca kontrola nad prawidłowym przebiegiem prac remontowych oraz uczestnictwo w ich odbiorze współpraca z Działem Inwestycji i Remontów; 11) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu przeciwpożarowego, wentylacyjnego i innych będących na wyposażeniu budynku; 12) prowadzenie gospodarki środkami trwałymi, przedmiotami nietrwałymi i materiałami oraz przygotowywanie majątku do okresowych inwentaryzacji; 13) bieżąca kontrola należnych opłat, egzekwowanie ich terminowości; 14) nadzór nad systemem rozliczania dewastacji zgodnie z obowiązującymi zasadami; 15) planowanie i wnioskowanie w sprawach niezbędnych potrzeb remontowych oraz zakupów materiałów i wyposażenia w niezbędny sprzęt; 16) przestrzeganie ustawy o zamówieniach publicznych i współpraca w tym zakresie z Biurem Zamówień Publicznych; 17) przygotowywanie materiałów niezbędnych do przeprowadzenia procedur dotyczących usług zewnętrznych świadczonych na rzecz Domu Studenckiego oraz przeprowadzanie procedur zgodnie z obowiązującymi przepisami; 18) akceptacja bieżących wydatków i współpraca z Kwesturą; 19) opracowywanie stosowanych regulaminów dotyczących mieszkańców Domu Studenckiego; 20) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem należności za kwaterowanie oraz inne usługi; 21) archiwizowanie dokumentów zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Politechniki Lubelskiej; 56

59 22) ochrona danych osobowych przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją, zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem; 23) planowanie i sprawozdawczość wynikająca z obowiązujących przepisów; 24) zorganizowanie systemu udzielania pierwszej pomocy dla mieszkańców Domów Studenckich. 8. Centrum Sportowe Politechniki Lubelskiej 1. Centrum Sportowe obejmuje zasięgiem zmodernizowaną halę sportową, sale treningowo-dydaktyczne oraz boiska i obiekty sportowe na terenie kampusu Politechniki Lubelskiej. 2. Działalnością Centrum Sportowego kieruje menedżer obiektów sportowych Uczelni. 3. Do zadań Centrum należy w szczególności: 1) prowadzenie w obiektach sportowych Politechniki Lubelskiej działań o charakterze sportowym i rekreacyjnym; 2) utrzymywanie należytego stanu technicznego, porządkowego i sanitarnego oraz właściwej estetyki obiektów i wyposażenia; 3) współpraca ze Studium Wychowania Fizycznego i Sportu Politechniki Lubelskiej oraz Klubem Uczelnianym Akademickiego Związku Sportowego w zakresie optymalnego wykorzystania oraz udostępniania obiektów, przy pełnym zabezpieczeniu możliwości realizacji programowych zajęć sportowych dla studentów Uczelni; 4) prowadzenie działalności marketingowej mającej na celu komercyjne wykorzystanie obiektów; 5) współpraca z Samorządem Studenckim Politechniki Lubelskiej oraz instytucjami zewnętrznymi w celu organizacji imprez sportowych i rekreacyjnych w obiektach; 6) współpraca z Lubelskim Klubem Przyjaciół Siatkówki w zakresie wynikającym z umowy zawartej z Politechniką Lubelską i wsparcie dla drużyny siatkówki LKPS Politechnika Pszczółka Lublin; 7) opracowywanie planów remontów, konserwacji obiektów i urządzeń oraz ich realizacja; 8) prowadzenie działań związanych z rozbudową obiektów sportowych w zakresie infrastruktury zewnętrznej zgodnie z planami i projektami koordynowanymi przez władze Uczelni. 57

60 9. Sekcja Spraw Socjalno-Bytowych Pracowników 1. Główne zadania i kierunki działania Sekcji Spraw Socjalno-Bytowych Pracowników wynikają z Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 800). 2. Do zakresu obowiązków Sekcji należy w szczególności: 1) opracowywanie planów rzeczowo-finansowych Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 2) coroczne opracowywanie projektu regulaminu podziału i wykorzystania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 3) współpraca ze związkami zawodowymi działającymi w Uczelni; 4) prowadzenie na bieżąco pracowniczych kartotek socjalnych; 5) organizacja wszelkich spraw związanych z dofinansowaniem do wczasów stacjonarnych, turystycznych, obozów i kolonii; 6) organizowanie imprez okolicznościowych (Dzień Dziecka, Choinka Noworoczna, spotkanie władz Uczelni z emerytami i rencistami, Piknik itp.); 7) organizowanie wycieczek dla pracowników, emerytów, rencistów i ich rodzin zgodnie z wcześniej zatwierdzonym planem; 8) załatwianie wszelkich spraw związanych z pomocą rzeczową dla pracowników, emerytów i rencistów; 9) przygotowanie do sezonu letniego domków campingowych nad Jeziorem Białym i ich wynajem pracownikom Uczelni; 10) zajmowanie się wynajmem miejsc w Domu Wypoczynkowym Pracowników Politechniki Lubelskiej pracownikom Uczelni; 11) rozprowadzanie pracownikom Uczelni kart abonamentowych uprawniających do korzystania z usług rekreacyjno-sportowych; 12) organizowanie wszelkich spraw związanych z udzielaniem pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS; 13) bieżąca obsługa pracowników, emerytów i rencistów w zakresie spraw socjalnych. 10. Sekcja Inwentaryzacji 1. Do zadań Sekcji Inwentaryzacji należy realizacja obowiązków określonych w Instrukcji inwentaryzacyjnej w Politechnice Lubelskiej wprowadzonej zarządzeniem rektora, a w szczególności: 1) opracowanie 3-letniego planu inwentaryzacji, odrębnie dla każdego roku, z podziałem na miesiące; 2) określenie składników, rejonów, pól spisowych oraz terminów inwentaryzacji, a także wyznaczenie dnia, na który będą one realizowane; 3) wnioskowanie w sprawie składu zespołów spisowych; 58

61 4) nadzór nad przygotowaniem pól spisowych, tj. np. magazynów, składów, pod kątem uporządkowania tych miejsc w sposób ułatwiający dostęp i szybkie ustalenie ilości (np. oznakowanie wywieszkami); 5) przeprowadzenie szkolenia zespołów spisowych; 6) pobieranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych informujących, że wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do działu księgowości; 7) przygotowywanie i wydawanie komisjom inwentaryzacyjnym arkuszy spisowych i rozliczenie ich z tych arkuszy po zakończeniu inwentaryzacji; 8) nadzór nad terminowym przeprowadzaniem inwentaryzacji, wyjaśnianie komisjom inwentaryzacyjnym wszelkich wątpliwości podczas spisu; 9) kontrola wyrywkowa prawidłowości dokonania spisu; 10) przyjmowanie wypełnionych arkuszy spisowych po zakończonej inwentaryzacji i przekazanie ich do działu księgowości, po sprawdzeniu ich poprawności formalnej; 11) prowadzenie ewidencji dotyczącej realizacji planu inwentaryzacji; 12) sporządzanie sprawozdania z przeprowadzanych w ciągu roku inwentaryzacji oraz ujawnionych niedoborów i nadwyżek w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku za rok ubiegły. 59

62 VII. ZASTĘPCA KANCLERZA 1. Zastępca kanclerza 1. Zastępca kanclerza podlega bezpośrednio kanclerzowi i jest jego pierwszym zastępcą. 2. Do podstawowych obowiązków zastępcy kanclerza należy w szczególności: 1) kontrola, nadzór i koordynacja prac bezpośrednio podległych jednostek organizacyjnych; 2) współpraca z zespołami powołanymi przez rektora realizującymi projekty finansowane z funduszy europejskich; 3) zastępowanie kanclerza podczas jego nieobecności w zakresie wskazanym przez kanclerza lub rektora Uczelni; 4) wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych i kierownictwo Uczelni w zakresie działalności zastępcy kanclerza. 3. Zastępcy kanclerza podlegają bezpośrednio: 1) Biuro Promocji i Projektów, 2) Biuro Zamówień Publicznych, 3) Dział Zakupów, 4) Muzeum Politechniki Lubelskiej, 5) Archiwum Zakładowe. 2. Biuro Promocji i Projektów Do zadań Biura Promocji i Projektów należy w szczelności: 1) gromadzenie informacji na temat programów i funduszy europejskich; 2) udzielanie jednostkom organizacyjnym Politechniki Lubelskiej informacji o możliwościach udziału w programach europejskich; 3) organizacja spotkań i szkoleń z zakresu m.in. procedury aplikacyjnej i realizacji projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej; 4) prowadzenie ewidencji składanych wniosków o dofinansowanie projektów; 5) monitorowanie projektów realizowanych w Politechnice Lubelskiej, finansowanych ze środków Unii Europejskiej; 6) przechowywanie kopii wniosków o dofinansowanie oraz umów o dofinansowanie wraz z aneksami projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej; 7) sporządzanie sprawozdań dotyczących udziału poszczególnych jednostek Politechniki Lubelskiej w programach finansowanych przez Unię Europejską; 60

63 8) współpraca z instytucjami partnerskimi oraz pozyskiwanie partnerów do realizacji wspólnych przedsięwzięć; 9) współpraca z przedsiębiorcami w zakresie realizacji wspólnych projektów oraz współpraca z Centrum Innowacji i Transferu Technologii w zakresie upowszechniania oferty Politechniki dla biznesu; 10) stałe podnoszenie atrakcyjności i konkurencyjności Uczelni; 11) kształtowanie spójnego wizerunku Uczelni; 12) rozpowszechnianie oferty dydaktycznej i naukowo-badawczej Uczelni; 13) koordynowanie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Uczelni; 14) inicjowanie i realizacja działań promocyjnych mających na celu pozyskiwanie kandydatów na studia; 15) opracowywanie materiałów promocyjnych i informacyjnych na potrzeby ogólnouczelniane. 3. Biuro Zamówień Publicznych Do zadań Biura Zamówień Publicznych należy w szczególności: 1) przyjmowanie od właściwych jednostek organizacyjnych Uczelni rocznych planów zamówień; 2) sporządzanie na podstawie rocznych planów zamówień planu zamówień publicznych Politechniki Lubelskiej; 3) aktualizacja planów zamówień publicznych w oparciu o zatwierdzone korekty; 4) prowadzenie rejestru zamówień publicznych realizowanych przez Biuro; 5) przyjmowanie i rejestracja wniosków o udzielenie zamówienia publicznego; 6) koordynowanie i organizowanie całości postępowań wynikających z realizacji w Politechnice Lubelskiej ustawy Prawo zamówień publicznych; 7) ścisła współpraca z jednostkami organizacyjnymi Politechniki Lubelskiej oraz Komisją Przetargową w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych; 8) wnioskowanie na podstawie otrzymanych zapotrzebowań o zastosowanie właściwego trybu udzielenia zamówienia publicznego; 9) przekazywanie dokumentów do Komisji Przetargowej w przypadku, gdy postępowanie prowadzone jest przez Komisję Przetargową; 10) prowadzenie wszystkich postępowań niewyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych w oparciu o plan zamówień publicznych Politechniki Lubelskiej; 11) sporządzanie projektów umów do realizacji postępowań o zamówienie publiczne prowadzonych przez Biuro; 61

64 12) prawidłowe przechowywanie całości dokumentacji związanej z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego; 13) opracowywanie, we współpracy z jednostkami zamawiającymi na podstawie złożonych zapotrzebowań, specyfikacji zamówień dla postępowań przetargowych; 14) sprawowanie kontroli i nadzoru funkcjonalnego w stosunku do jednostek organizacyjnych Uczelni w zakresie prawidłowego realizowania postanowień ustawy Prawo zamówień publicznych i zarządzeń rektora w sprawie zamówień publicznych; 15) przygotowywanie dla Urzędu Zamówień Publicznych rocznych sprawozdań z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; 16) współpraca w opracowywaniu i uaktualnianiu wewnętrznych unormowań prawnych w zakresie realizacji zamówień publicznych; 17) organizacja i udział w szkoleniach z zakresu zamówień publicznych; 18) gromadzenie i udostępnienie literatury z zakresu zamówień publicznych, udzielanie informacji i porad pracownikom Politechniki Lubelskiej z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Dział Zakupów Do podstawowych zadań Działu Zakupów należy: 1) w zakresie zakupu materiałów i aparatury: a) współpraca z jednostkami podstawowymi Uczelni w zakresie przygotowania rocznych planów zakupów zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych; b) realizacja zamówień na materiały, wyposażenie, sprzęt i aparaturę naukowo-badawczą; c) prowadzenie dokumentacji zakupionych towarów, wykonanych usług oraz zatwierdzanie pod względem prawidłowości merytoryczno-finansowej zgodnie z przepisami; d) przygotowywanie wymaganych dokumentów do dokonywania odpraw celnych; e) gromadzenie bieżącej informacji o możliwościach zakupów towarów (oferty, katalogi, foldery itp.) oraz udostępnianie ich zainteresowanym pracownikom Uczelni; f) sprawowanie nadzoru oraz zlecanie usług konserwacji i napraw sprzętu, urządzeń i aparatury naukowo-badawczej oraz wyposażenia informatycznego i pomocy dydaktycznych; g) prowadzenie branżowej dokumentacji zakupów i usług dla potrzeb zachowania procedur ustawy Prawo zamówień publicznych; 62

65 h) współpraca z Biurem Zamówień Publicznych przy realizacji zakupów i usług realizowanych w ramach przetargów; i) współpraca z Biurem Zamówień Publicznych zgodnie z zarządzeniem rektora w sprawie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych; j) prowadzenie centralnej ewidencji zaopatrzenia pracowników Uczelni w odzież roboczą, ochronną i sprzęt ochrony osobistej; k) występowanie z wnioskiem do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego o zastosowanie zerowej stawki VAT na zakup sprzętu komputerowego; 2) w zakresie gospodarki materiałowej: a) analizowanie stanu zapasów magazynowych przychodów i rozchodów; b) potwierdzanie dowodów RW w oparciu o złożone zapotrzebowania; c) realizacja ustalonych zasad przyjmowania, przekazywania i likwidacji środków trwałych i współpraca w tym zakresie z Kwesturą; d) załatwianie reklamacji zakupionych towarów; e) opracowywanie i uaktualnianie wewnętrznych unormowań prawnych w zakresie gospodarki materiałowej; 3) w zakresie gospodarki magazynowej: a) przyjmowanie, magazynowanie i wydawanie zakupionych towarów; b) prowadzenie gospodarki butlami gazowymi; c) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej magazynowanych towarów; d) właściwe przechowywanie towarów oraz zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych i miejsc składowania; e) prowadzenie obowiązującej ewidencji i dokumentacji oraz sporządzanie sprawozdań; f) współpraca z komórkami prowadzącymi ewidencję finansowoksięgową oraz współudział w ustalaniu zasad organizacji i przeprowadzania inwentaryzacji magazynu; g) zamieszczanie i aktualizacja na stronie internetowej Politechniki Lubelskiej informacji o dostawcach oraz sukcesywnych dostawach towarów i usług wyłonionych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. 63

66 5. Muzeum Politechniki Lubelskiej Do zadań Muzeum należy w szczególności: 1) gromadzenie rzeczy ruchomych o wartości zabytkowej lub historycznej materiałów dokumentacyjnych, stanowiących muzealia w rozumieniu ustawy o muzeach, ze szczególnym uwzględnieniem wszystkiego, co łączy się bezpośrednio z historią Politechniki Lubelskiej, jej wybitnych pracowników i absolwentów; 2) inwentaryzowanie, katalogowanie i naukowe opracowywanie zgromadzonych muzealiów i materiałów dokumentacyjnych; 3) przechowywanie zgromadzonych muzealiów w warunkach zapewniających im pełne bezpieczeństwo i magazynowanie ich w sposób dostępny dla celów naukowych; 4) zabezpieczanie i konserwowanie muzealiów; 5) organizowanie wystaw, pokazów, konferencji, sympozjów i innych imprez; 6) prowadzenie działalności oświatowej; 7) udostępnianie zbiorów dla celów naukowych i edukacyjnych; 8) zapewnienie właściwych warunków zwiedzania Muzeum i korzystania z jego zbiorów; 9) publikowanie katalogów, przewodników wystaw oraz wydawnictw z zakresu swojej działalności; 10) tworzenie archiwum dokumentalnego i fotograficznego Politechniki Lubelskiej; 11) szczegółowe zadania pracowników Muzeum określa jego regulamin. 6. Archiwum Zakładowe Do zadań Archiwum Zakładowego należy w szczególności: 1) prowadzenie archiwum zgodnie z ustawą oraz instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego; 2) gromadzenie i opracowywanie materiałów źródłowych dotyczących historii Politechniki Lubelskiej; 3) nadzór i współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie prawidłowego przekazywania akt i innych materiałów archiwalnych; 4) wydawanie zaświadczeń zgodnie z otrzymanym upoważnieniem; 5) współpraca z Archiwum Państwowym w Lublinie; 6) prowadzenie ewidencji pieczątek i pieczęci Uczelni zgodnie z obowiązującym zarządzeniem rektora. 64

67 VIII. KWESTOR, ZASTĘPCA KANCLERZA 1. Kwestor, zastępca kanclerza 1. Kwestor pełni funkcję głównego księgowego i jest jednym z zastępców kanclerza. Kwestor odpowiada za prowadzenie spraw finansowoksięgowych i ekonomicznych. 2. Do zakresu działania kwestora należy w szczególności: 1) organizowanie, nadzór i kontrola całokształtu prac wykonywanych przez podporządkowane jednostki; 2) nadzór nad prowadzeniem rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami; 3) przygotowywanie zasad sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów finansowych; 4) nadzór nad przestrzeganiem przez wszystkie jednostki organizacyjne zasad dyscypliny finansowej, majątkowej i księgowej; 5) bieżąca weryfikacja realizacji budżetu Uczelni; 6) nadzór nad prawidłową gospodarką rezerwami finansowymi i środkami obrotowymi Uczelni; 7) przygotowywanie kwartalnych i rocznych sprawozdań z wykonania planu rzeczowo-finansowego; 8) bieżąca analiza obrotów, kosztów i dochodów; 9) sporządzanie kalkulacji kosztów, realizacja sprawozdawczości finansowej; 10) kontrola prawidłowego i terminowego dokonywania rozliczeń finansowych; 11) sterowanie płatnościami w sposób zapewniający płynność finansową; 12) przygotowywanie na podstawie posiadanych dokumentów (faktury, wezwania do zapłaty itp.) wniosków do radcy prawnego o egzekucję należnych Uczelni wierzytelności; 13) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez wszystkie jednostki organizacyjne Uczelni; 14) opracowywanie projektów przepisów i instrukcji dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, obiegu dokumentów finansowych, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji; 15) inicjowanie i nadzór nad unowocześnianiem procedur finansowoksięgowych; 16) merytoryczna analiza zasadności wydatków w jednostkach Uczelni i zawiadamianie o wynikach tej analizy rektora; 17) efektywne zarządzanie finansami znajdującymi się na rachunkach Politechniki Lubelskiej; 65

68 18) nadzór nad działalnością Stanowiska ds. Planowania i Analiz Ekonomicznych. 2. Kwestura obejmuje następujące jednostki organizacyjne podporządkowane bezpośrednio kwestorowi: 1) Dział Księgowości Finansowej, 2) Dział Rachuby Płac, 3) Dział Księgowości Kosztów. 3. Do zadań Kwestury należy w szczególności: 1) prowadzenie planowej gospodarki finansowej Uczelni w oparciu o zatwierdzony przez Senat plan rzeczowo-finansowy; 2) kontrola nad realizacją planu finansowego w zakresie wydzielonych limitów dla poszczególnych jednostek organizacyjnych; 3) racjonalne, oszczędne i celowe gospodarowanie funduszami Uczelni; 4) sporządzanie rocznych i kwartalnych sprawozdań finansowych, analiz i bilansów; 5) prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej; 6) sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów; 7) prowadzenie ewidencji majątku Uczelni (materiałów, środków trwałych i przedmiotów nietrwałych) w sposób umożliwiający prawidłowe rozliczanie osób odpowiedzialnych za to mienie; 8) prowadzenie ewidencji i analizy wszystkich rozrachunków gotówkowych, przelewowych oraz zapewnienie terminowej ściągalności należności, spłaty zobowiązań i dochodzenia roszczeń spornych; 9) analiza przychodów i kosztów; 10) przestrzeganie obowiązujących zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnienie należytej ochrony wartości pieniężnych; 11) rozliczanie i kontrola finansowa delegacji służbowych; 12) prowadzenie kas realizujących wpływy i wypłaty gotówkowe; 13) ewidencja druków ścisłego zarachowania; 14) uzgadnianie stanu zapasów materiałów z ewidencją prowadzoną w magazynach; 15) sporządzanie list płac nauczycieli akademickich, pracowników inżynieryjno-technicznych, administracji i obsługi; 16) rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych, materiałowych; 17) dokonywanie wstępnej i bieżącej kontroli operacji gospodarczych; 18) współdziałanie ze wszystkimi komórkami i jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie spraw finansowych, a także z Narodowym Bankiem Polskim i innymi instytucjami z zewnątrz; 19) prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z uchwałą o decentralizacji; 20) sporządzanie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych; 21) wykonywanie innych prac zleconych przez rektora. 66

69 2. Dział Księgowości Finansowej Do zadań Działu Księgowości Finansowej należy w szczególności: 1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z ewidencją i kontrolą gotówki w kasach, obrotów pieniężnych z bankami, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami; 2) dokonywanie i rozliczanie wypłaty wynagrodzeń; 3) analiza wykorzystywania limitów i funduszy własnych (socjalnego, mieszkaniowego); 4) rejestrowanie wszystkich wpływających do Uczelni faktur za dostawy, roboty i usługi, przekazywanie do potwierdzenia merytorycznego i ich zapłata; 5) konfrontacja dokumentów obrotu materiałowego; 6) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania; 7) prowadzenie ewidencji analitycznej pożyczek mieszkaniowych; 8) uzgadnianie z kontrahentami należności i zobowiązań; 9) sporządzanie deklaracji VAT; 10) dekretacja dokumentów; 11) rozliczanie delegacji służbowych; 12) rozliczanie zaliczek pracowniczych; 13) rozliczanie dewiz; 14) prowadzenie i rozliczanie programów z bezzwrotnej pomocy zagranicznej; 15) obsługa systemu bankowego wprowadzanie dokumentów do przelewów elektronicznych; 16) wykonywanie innych prac zleconych przez kwestora i jego zastępcę. 3. Dział Rachuby Płac Do zadań Działu Rachuby Płac należy w szczególności: 1) sporządzanie list płac z tytułu wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów; 2) prowadzenie kart wynagrodzeń dla pracowników; 3) naliczanie zasiłków chorobowych, macierzyńskich; 4) naliczanie składek emerytalnych, rentowych, chorobowych i wypadkowych oraz zdrowotnej; 5) naliczanie podatków od osób fizycznych; 6) naliczanie kapitału początkowego; 7) wystawianie zaświadczeń pracowniczych; 8) uzgadnianie miesięcznych zestawień płac z Działem Księgowości Kosztów; 9) sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji podatkowych (wszystkie PIT) oraz deklaracji ZUS; 10) obsługa systemu internetowego ZUS Płatnik interaktywny; 67

70 11) generowanie list płac do systemu bankowego przelewy elektroniczne; 12) wykonywanie innych prac zleconych przez kwestora i jego zastępcę. 4. Dział Księgowości Kosztów Do zadań Działu Księgowości Kosztów należy w szczególności: 1) prowadzenie analitycznej ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym; 2) prowadzenie analitycznej ewidencji przychodów w zakresie dostosowanym do potrzeb planowania i sprawozdawczości; 3) prowadzenie ewidencji kosztów prac naukowo-badawczych, kosztów konferencji oraz ewidencji kosztów własnych pozostałych kierunków działalności; 4) rozliczanie kosztów pośrednich na poszczególne kierunki działalności; 5) wyodrębnianie przychodów pozabudżetowych; 6) naliczanie amortyzacji i umorzeń środków trwałych; 7) prowadzenie ewidencji urządzeń zakupionych do realizacji prac naukowo-badawczych oraz egzekwowanie ich rozliczenia po zakończeniu pracy; 8) księgowe rozliczanie inwentaryzacji środków trwałych, informowanie o wynikach rozliczeń osób materialnie odpowiedzialnych oraz wprowadzanie do ewidencji ostatecznych rozliczeń inwentaryzacyjnych i wniosków komisji inwentaryzacyjnej; 9) prowadzenie komputerowej księgowości syntetycznej oraz uzgadnianie jej z ewidencją analityczną; dokonywanie wszystkich zmian przystosowujących komputerowy program finansowo-księgowy do wymogów decentralizacji w Uczelni; wprowadzanie nowych parametrów i wszystkich zmian do programu komputerowego, niezbędnych do właściwego funkcjonowania Uczelni; 10) prowadzenie ewidencji funduszu pomocy materialnej dla studentów; 11) sporządzanie sprawozdań finansowych do Głównego Urzędu Statystycznego i Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz na wewnętrzne potrzeby Uczelni; 12) dekretowanie dokumentów źródłowych i wprowadzanie tych zapisów do komputera; 13) prowadzenie komputerowe Jednolitego Pakietu Kontrolnego, rejestru zakupu, sprzedaży, bankowego itp.; 14) rozliczanie podatku VAT z Urzędem Skarbowym; 15) przekazywanie dziekanom i specjalistom wydziałowym informacji w zakresie otrzymanych przychodów i poniesionych kosztów całości wydziału; 68

71 16) współpraca ze specjalistami wydziałowymi w zakresie poniesionych kosztów na poszczególne instytuty/katedry oraz poszczególne prace naukowe; 17) sporządzanie kalkulacji prac naukowo-badawczych; 18) okresowa wycena inwentaryzacji produkcji niezakończonej działalności naukowo-badawczej; 19) wykonywanie innych prac zleconych przez kwestora i jego zastępcę. 5. Stanowisko ds. planowania i analiz ekonomicznych Do zadań stanowiska ds. planowania i analiz ekonomicznych należy: 1) planowanie zatrudnienia i osobowego funduszu płac we współpracy z poszczególnymi pionami i jednostkami organizacyjnymi Uczelni; 2) sporządzanie planów osobowego funduszu płac w poszczególnych grupach pracowniczych i jednostkach organizacyjnych w celu utrzymania jego optymalnego poziomu; 3) prognozowanie, planowanie i bilansowanie potrzeb kadrowych i płacowych Politechniki; 4) opracowywanie planu funduszu wynagrodzeń, analiza wykorzystania funduszu płac w poszczególnych rodzajach działalności oraz sporządzanie sprawozdań z zakresu poszczególnych składników wynagrodzeń; 5) przedkładanie do zatwierdzenia rektorowi rocznych planów zatrudnienia i osobowego funduszu płac; 6) opracowywanie, gromadzenie oraz prezentacja materiałów analitycznych w zakresie zatrudnienia i płac; 7) analiza wykorzystania osobowego funduszu płac i w oparciu o jej wyniki składanie wniosków w tym zakresie; 8) bieżąca analiza zatrudnienia w oparciu o dane z Działu Spraw Osobowych; 9) kontrola realizacji osobowego funduszu płac przez dysponentów tym funduszem; 10) prowadzenie ewidencji i wyliczanie wskaźników ekonomicznych Uczelni w oparciu o obowiązujące limity i przepisy; 11) obliczanie średnich wynagrodzeń w poszczególnych grupach pracowniczych; 12) projektowanie zasad wynagradzania poszczególnych grup pracowniczych oraz indywidualnego zaszeregowania; 13) opracowywanie materiałów statystycznych z zakresu zatrudnienia i osobowego funduszu płac dla potrzeb Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Głównego Urzędu Statystycznego i kierownictwa Uczelni oraz obowiązującej sprawozdawczości; 14) opracowywanie innych analiz na zlecenie rektora oraz kwestora. 69

72 IX. WYDZIAŁ 1. Dziekan 1. Dziekan kieruje wydziałem i reprezentuje go wobec innych organów Politechniki oraz na zewnątrz. Dziekan jest przełożonym wszystkich pracowników, studentów i doktorantów wydziału. 2. Do zadań dziekana należy w szczególności: 1) przygotowywanie planów i programów studiów; 2) organizacja toku studiów na wydziale; 3) zlecanie zajęć dydaktycznych; 4) wnioskowanie, w uzgodnieniu z radą wydziału, w sprawach zmian w strukturze organizacyjnej wydziału; 5) wnioskowanie w sprawach powołania dyrektorów instytutów, kierowników katedr i pozostałych jednostek organizacyjnych wydziału; 6) nadzór nad rozwojem kadry naukowej w wydziale; 7) wnioskowanie o mianowanie na stanowiska profesora zwyczajnego i nadzwyczajnego oraz na pozostałe stanowiska; 8) rozstrzyganie w sprawach objętych regulaminem studiów oraz regulaminem przyznawania pomocy materialnej dla studentów; 9) realizacja i protokołowanie uchwał rad wydziałów, przekazywanie wniosków rektorowi oraz referowanie ich na posiedzeniach Senatu; 10) podejmowanie decyzji w innych sprawach określonych w ustawie i Statucie PL; 11) sporządzanie sprawozdań z działalności wydziału za każdy rok akademicki; 12) przygotowywanie założeń corocznych planów rzeczowofinansowych wydziału (uzgadnianych z wydziałową komisją ds. finansów i opiniowanych przez radę wydziału); 13) zawieranie umów cywilno-prawnych z upoważnienia rektora; 14) określanie kompetencji prodziekanów. 2. Sekretariat Do zadań Sekretariatu należy w szczególności: 1) obsługa sekretarska dziekana; 2) przyjmowanie korespondencji i prowadzenie dziennika pism przychodzących i wychodzących; 3) podział korespondencji i przekazywanie jej do poszczególnych jednostek wydziału; 4) przygotowywanie i wysyłanie korespondencji dziekana; 5) kompletowanie wniosków o nagrody ministra i rektora; 70

73 6) przygotowywanie i kompletowanie wniosków o awansowanie pracowników; 7) prowadzenie dokumentacji postępowań awansowych w sprawie nadawania stopni i tytułów naukowych; 8) kompletowanie materiałów na posiedzenia rady wydziału i kolegium dziekańskie; 9) rejestrowanie uchwał, decyzji i zaleceń rady wydziału; 10) kompletowanie aktów normatywnych stanowiących podstawę działań wydziału; 11) zabezpieczenie danych osobowych; 12) zbieranie materiałów i opracowywanie planów i sprawozdań z działalności wydziału; 13) wykonywanie innych prac zleconych przez kierownictwo wydziału. 3. Dziekanat Do zadań realizowanych przez Dziekanat należy w szczególności: 1) zakładanie akt osobowych studentów, przygotowywanie i wydawanie indeksów oraz legitymacji, prowadzenie rejestrów, aktualizacja legitymacji; 2) przygotowywanie dla prowadzących zajęcia list poszczególnych grup studenckich i ich aktualizowanie po każdym semestrze; 3) przygotowanie sesji egzaminacyjnych; 4) prowadzenie dokumentacji zaliczeń i egzaminów oraz praktyk; 5) sporządzanie szczegółowych zestawień wyników sesji egzaminacyjnych, przedstawienie odnośnych wniosków dla dziekana; 6) wydawanie studentom zaświadczeń o stanie studiów; 7) przyjmowanie podań studentów oraz opisywanie ich w aspekcie wymogów regulaminowych; 8) współpraca z Komisjami Egzaminu Dyplomowego; wypisywanie dyplomu ukończenia studiów; 9) prowadzenie elektronicznego rejestru studentów urlopowanych i skierowanych na powtórzenie roku; 10) sporządzanie dokumentacji związanej ze skreśleniami z listy studentów, urlopami i powtarzaniem roku; 11) przekazywanie danych dotyczących studentów odnośnym jednostkom wewnątrz Uczelni i poza nią, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych; 12) prowadzenie systemu POL-on w zakresie obsługi studentów; 13) obsługa studentów cudzoziemców na pełnym cyklu kształcenia; 14) opracowywanie sprawozdań rutynowych dla Głównego Urzędu Statystycznego i Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego; 15) ewidencja i wydawanie druków ścisłego zarachowania; 71

74 16) sporządzanie rozliczeń druków ścisłego zarachowania i przekazywanie do Kwestury; 17) wykonywanie czynności związanych z przekazywaniem akt do Archiwum Zakładowego PL; 18) przygotowywanie spraw w zakresie procesu dydaktycznego na posiedzenia rady wydziału; 19) współpraca w organizacji inauguracji roku akademickiego; 20) współpraca w organizacji uroczystego wręczenia dyplomów ukończenia studiów; 21) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi wydziału i Uczelni realizującymi proces dydaktyczno-wychowawczy; 22) załatwianie spraw bieżących studentów i interesantów; 23) załatwianie bieżącej korespondencji dotyczącej spraw studenckich oraz sporządzanie opinii o studentach; 24) obsługa administracyjna studiów doktoranckich; 25) sporządzanie rozkładu zajęć dydaktycznych; 26) nadzór nad obciążeniem sal dydaktycznych; 27) bieżąca kontrola opłat za studia, windykacja należności; 28) prowadzenie wszystkich spraw dydaktycznych związanych z organizacją studiów podyplomowych, we współpracy z jednostkami organizującymi te formy zajęć; 29) wykonywanie innych poleceń kierownictwa wydziału. 4. Stanowisko ds. gospodarki finansowej wydziału Zadania realizowane przez stanowisko ds. gospodarki finansowej: 1) ewidencja zamówień i akceptacja możliwości finansowania zakupów materiałów i aparatury dokonywanych przez jednostki organizacyjne wydziału; 2) ewidencja kosztów udziału w konferencjach krajowych i zagranicznych pracowników wydziału; 3) ewidencjonowanie przychodów i wydatków poszczególnych rodzajów działalności naukowo-badawczej katedr i instytutów; 4) ewidencjonowanie przychodów i wydatków związanych z administracją i utrzymaniem budynków i pomieszczeń wydziału; 5) rejestracja wpływów i wydatków funduszu dziekana i innych funduszy wydziałowych; 6) uzgadnianie z Biurem Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych rozliczeń prac naukowo-badawczych i projektów finansowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, środków celowych na działalność statutową; 7) uzgadnianie z Kwesturą rozliczeń środków finansowych wydziału; 8) opracowywanie rocznego planu rzeczowo-finansowego wydziału; 72

75 9) sporządzanie faktur dla najemców korzystających z pomieszczeń administrowanych przez wydział; 10) kwartalna i roczna analiza przychodów i wydatków poszczególnych jednostek organizacyjnych wydziału; 11) ewidencja i parafowanie umów zleceń i umów o dzieło finansowanych ze środków wydziału; 12) uzgadnianie raz w miesiącu przychodów i wydatków z jednostkami wydziału, w tym różnic pomiędzy kwotą zamówienia i rzeczywistą kwotą jego realizacji (faktura); 13) wykonywanie innych prac zleconych przez kierownictwo wydziału. 5. Dział Administracyjno-Gospodarczy/Zespół ds. Technicznej Obsługi Wydziału/Dział Obsługi Wydziału Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego/Zespołu ds. Technicznej Obsługi Wydziału/Działu Obsługi Wydziału należy w szczególności: 1) utrzymanie właściwego stanu sanitarnego i porządku w pomieszczeniach wydziału; 2) ochrona mienia wydziału i obsługa portierni; 3) obsługa szatni; 4) utrzymywanie w należytym stanie technicznym instalacji, urządzeń ogólnych i sprzętu gospodarczego znajdującego się w administrowanych pomieszczeniach; 5) współdziałanie w sprawach gospodarczych z kierownictwem jednostek podstawowych wydziału będących użytkownikami pomieszczeń w administrowanym obiekcie; 6) współpraca z Sekcją Remontów w sprawie remontów, usuwania awarii i konserwacji administrowanych obiektów oraz sprzętu; 7) utrzymanie w należytym stanie dróg ewakuacyjnych; 8) zaopatrywanie części ogólnej w administrowanych budynkach (ciągów pieszych, sal i sanitariatów) w aktualne instrukcje i niezbędny sprzęt przeciwpożarowy oraz dopilnowanie właściwej i terminowej jego kontroli i konserwacji; 9) dbanie o estetyczny wygląd budynków, pomieszczeń i dróg, pielęgnowanie zieleni znajdującej się na posesji; 10) utrzymywanie właściwego stanu sanitarnego i porządku w administrowanych obiektach; 11) opracowywanie planów zaopatrzenia w materiały do utrzymania czystości; współdziałanie w tym zakresie z Działem Zakupów; 12) prowadzenie ksiąg inwentarzowych i kartotek ewidencji składników majątkowych; 13) współpraca z administracją Uczelni w zakresie okresowych inwentaryzacji i czynne uczestniczenie w pracach zespołu spisowego; 73

76 14) prowadzenie dokumentacji przychodów i rozchodów środków czystości; 15) nadzór nad gospodarką energią elektryczną i wodą; terminowe rozliczanie faktur i rachunków za dostawy i usługi komunalne; 16) nadzór nad stanem technicznym urządzeń teletechnicznych; rozliczanie kosztów za usługi telekomunikacyjne; 17) współdziałanie w sprawach określania warunków wynajmu pomieszczeń i powierzchni użytkowych; 18) wystawianie faktur za wynajmowane pomieszczenia i powierzchnie oraz monitorowanie, w porozumieniu z Kwesturą, terminowej płatności; 19) wykonywanie innych prac zleconych przez kierownictwo wydziału. 74

77 X. INSTYTUT, KATEDRA 1. Dyrektor instytutu, kierownik katedry 1. Dyrektor instytutu/kierownik katedry jest odpowiedzialny za całokształt działalności naukowo-badawczej, dydaktycznej i organizacyjnej jednostki. 2. Do zadań dyrektora instytutu/kierownika katedry należy w szczególności: 1) kierowanie jednostkami i reprezentowanie ich wobec organów Uczelni; 2) w porozumieniu z dziekanem tworzenie nowej oferty dydaktycznej, zgodnie z zapotrzebowaniem rynku; 3) ustalanie obsady zajęć dydaktycznych, dbanie o ich wysoki poziom i stałe doskonalenie; 4) organizowanie działalności naukowej i badawczo-usługowej; 5) dbanie o rozwój naukowy pracowników; 6) zapewnianie dyscypliny pracy i określanie kompetencji kierowników zakładów; 7) wnioskowanie w sprawach zmian organizacyjnych jednostek; 8) zawieranie umów na realizację prac badawczych i usługowych w zakresie udzielonego przez rektora pełnomocnictwa; 9) podejmowanie decyzji w sprawach wykorzystania funduszy przydzielonych jednostkom z budżetu Uczelni oraz pozyskanych przez jednostki; 10) nadzór nad gospodarowaniem przydzielonym mieniem jednostek; 11) wnioskowanie w sprawach kadrowych jednostek; 12) organizowanie seminariów naukowych w kierowanej jednostce; 13) wykonywanie innych prac wynikających z ustaleń jednoosobowych i kolegialnych organów Uczelni. 2. Sekretariat dyrektora instytutu, kierownika katedry Do zadań sekretariatu dyrektora instytutu lub kierownika katedry należy w szczególności: 1) prowadzenie i rejestracja wychodzącej i przychodzącej korespondencji; 2) obsługa administracyjna procesu dydaktycznego i badań naukowych jednostki; 3) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji z działalności dydaktycznej, naukowej i współpracy z podmiotami gospodarczymi; 4) ewidencja i archiwizacja prac dyplomowych i opracowań wykonywanych w jednostce w ramach umów o dzieło; 75

78 5) przygotowanie materiałów do odbywającej się raz w kadencji oceny jednostki; 6) prowadzenie dokumentacji dotyczącej współpracy jednostki z instytucjami naukowymi krajowymi i zagranicznymi; 7) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Zakładowego PL; 8) prowadzenie ewidencji wydatków z przydzielonych jednostce środków na działalność statutową oraz pozyskanych w ramach realizacji programów międzynarodowych i projektów Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego; 9) protokołowanie zebrań i narad odbywających się w jednostce; 10) organizacja przyjęć interesantów i prowadzenie bazy teleadresowej; 11) prowadzenie dokumentacji pracowników jednostki: urlopy, okresowe badania lekarskie, ewidencja zwolnień lekarskich, praca w warunkach szkodliwych dla zdrowia i in.; 12) nadzór nad stałym uzupełnianiem wyposażenia laboratoriów w niezbędne środki wynikające z przepisów BHP; 13) prowadzenie strony internetowej jednostki; 14) współpraca z redakcją Biuletynu Informacyjnego PL ; 15) współpraca z Centrum Informatycznym w zakresie gospodarki i obsługi sieci informatycznej oraz oprogramowania; 16) wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego. 76

79 XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zbiór dokumentów w zakresie struktury organizacyjnej dotyczącej poszczególnych pionów, jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Lubelskiej prowadzi Biuro Rektora i Organizacji Uczelni. 2. Jednostki i komórki organizacyjne Politechniki prowadzą teczki organizacyjne własnej jednostki, zawierające: 1) Statut Politechniki Lubelskiej; 2) regulamin organizacyjny; 3) schemat struktury organizacyjnej Uczelni; 4) schemat struktury organizacyjnej własnej jednostki; 5) zakresy obowiązków poszczególnych pracowników jednostki lub komórki organizacyjnej; 6) regulamin i karty oceny pracowników niebędących nauczycielami akademickimi; 7) regulamin pracy Politechniki Lubelskiej; 8) regulamin przyznawania nagród pracownikom Politechniki Lubelskiej niebędącym nauczycielami akademickimi; 9) regulamin premiowania pracowników niebędących nauczycielami akademickimi Politechniki Lubelskiej; 10) instrukcję obiegu dokumentów; 11) instrukcję kancelaryjną Politechniki Lubelskiej. 3. Schemat struktury organizacyjnej administracji Politechniki Lubelskiej oraz symbolikę literową określają załączniki stanowiące integralną część Regulaminu. 4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy. 77

80 Załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Politechniki Lubelskiej SCHEMATY ORGANIZACYJNE jednostek organizacyjnych administracji Politechniki Lubelskiej 1. Schemat organizacyjny administracji Politechniki Lubelskiej 2. Schemat pionu rektora 3. Schemat pionu prorektora ds. współpracy z otoczeniem społecznobiznesowym 4. Schemat pionu prorektora ds. nauki 5. Schemat pionu prorektora ds. studenckich 6. Schemat pionu kanclerza 7. Schemat jednostek i komórek organizacyjnych podporządkowanych bezpośrednio kwestorowi, zastępcy kanclerza 8. Schemat jednostek i komórek organizacyjnych bezpośrednio podporządkowanych zastępcy kanclerza 9. Schemat administracji wydziału (ujęto w schemacie organizacyjnym administracji Politechniki Lubelskiej) 78

81 SCHEMAT ORGANIZACYJNY ADMINISTACJI POLITECHNIKI LUBELSKIEJ 1