INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespołu Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach. Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespołu Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach Rozdział 1 Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach, zwanego dalej ZSG. 2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w ZSG. 2. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 2) czystopis tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez osobę uprawnioną, 3) dyrektor dyrektora ZSG, 4) korespondencja każde pismo wpływające do ZSG lub wysyłane przez ZSG, 5) nośnik informatyczny płytę CD, dyskietkę lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu lub pisma, 6) przesyłka pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, woźnego itp., 7) rejestr kancelaryjny zestawienie, prowadzone w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny, korespondencji wpływającej do ZSG, 8) rzeczowy wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, 9) sekretariat komórkę organizacyjną, do której należy obsługa organizacyjna dyrektora, 10) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w ZSG, 11) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 12) teczka aktowa (spraw) teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, 13) znak akt zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 14) znak sprawy zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) prowadzenie czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcją i jednolitym rzeczowym wykazem akt,

2 2) przyjmowanie, ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek, 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, 4) przygotowanie, rejestracja i wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, 6) prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników i uczniów, 7) wydawanie legitymacji i zaświadczeń, 8) prowadzenie gospodarki formularzami, drukami ścisłego zarachowania, świadectwami, 9) przechowywanie i nadzór nad używaniem pieczęci urzędowych, 10) przyjmowanie i przekazywanie wiadomości, 11) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do dyrektora ZSG. 2. Czynności kancelaryjne w ZSG wykonuje: kancelaria dyrektora. Rozdział 2 Przyjmowanie i obieg korespondencji Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, którego wzór określa załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu doręczenia przesyłki uszkodzonej. 3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. 4. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nieoznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe i tym podobne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej sekretariatu, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do dyrektora, który zarządza dalsze postępowanie z depozytem. 5. Po otwarciu koperty sprawdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 6. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) wartościowych, poleconych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania, 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 8. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. 9. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub listonoszowi. 10. Na korespondencji wpływającej na nośniku papierowym umieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru

3 kancelaryjnego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 6 do niniejszej Instrukcji. Na korespondencji wpływającej dotyczącej faktur do zapłaty umieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru faktur. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 8 do niniejszej Instrukcji. 11. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania umieszcza się na przedniej stronie koperty. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 6 do niniejszej Instrukcji 12. Po wykonaniu czynności określonych w ust sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym pracownikom, a w przypadku wątpliwości zawsze dyrektorowi. Rozdział 3 Przekazywanie korespondencji dyrektorowi i pracownikom ZSG Sekretariat przekazuje dyrektorowi następującą korespondencję: 1) adresowaną bezpośrednio do dyrektora, 2) od organów naczelnych i centralnych, w tym w szczególności od organu prowadzącego i organu sprawującego nadzór pedagogiczny, 3) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym, 4) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania ZSG, 5) skargi i wnioski dotyczące działalności ZSG lub jego pracowników, 6) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w szkole przez organy kontrolne. 2. Pozostałym pracownikom ZSG sekretariat przekazuje korespondencję: 1) imiennie do nich adresowaną, 2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności. Rozdział 4 Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Dyrektor, przeglądając korespondencję: 1) decyduje, którą korespondencję załatwi sami, 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników ZSG. 2. Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez pracowników ZSG umieszcza dyspozycje dotyczące: 1) sposobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy. 3. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres czynności rożnych pracowników, przekazuję się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. Rozdział 5 System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt W ZSG obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej ZSG, klasyfikację akt powstających w toku działalności ZSG oraz zawiera ich kwalifikację

4 archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności ZSG oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Jednolity rzeczowy wykaz akt określono w załączniku nr 2 do niniejszej Instrukcji Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 2. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 3. Do dokumentacji nie archiwalnej oznaczonej symbolem B i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 4. Do dokumentacji oznaczonej symbolem zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. 2. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. W przypadku małej liczby korespondencji dopuszcza się prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 2. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw. 3. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku Wpisu do spisu spraw dokonuje pracownik odpowiedzialny za załatwienie danej sprawy. 2. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma lub pierwszej korespondencji w danej sprawie otrzymanej z zewnątrz lub sporządzonej wewnątrz ZSG. 3. Dalszych pism lub korespondencji w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 4. Wzór formularza spisu spraw określono w załączniku nr 3 do niniejszej Instrukcji Sekretariat po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. 2. Jeżeli pismo dotyczy sprawy już wszczętej, należy ją dołączyć do akt sprawy. Znak sprawy należy wpisać w odrębnie odciśniętej pieczęci wpływu.

5 3. Jeżeli pismo rozpoczyna nową sprawę, to przed przystąpieniem do jej załatwienia rejestruję się ją jako nową. Znak sprawy należy wpisać w odrębnej odciśniętej pieczęci wpływu Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy ZSG, 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką np. ZSG , gdzie ZSG oznacza symbol szkoły, 0132 oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 4 oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 12 oznacza dwie ostatnie cyfry roku. 14. Nie podlegają rejestracji w rejestrze kancelaryjnym: 1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 3) zaproszenia, życzenia itp., 4) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe. Rozdział 6 Załatwianie spraw Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną, 2) korespondencyjną, 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez uprawnionego pracownika ZSG, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę Załatwienie spraw może być: 1) tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowywane jest w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). 3. Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr.. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak Oz., który oznacza ostatecznie załatwione Pracownicy zobowiązani są do załatwienia powierzonych do prowadzenia spraw według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

6 2. Pracownik zobowiązany do załatwienia powierzonej sprawy opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada bezpośredniemu przełożonemu do akceptacji, przed przedłożeniem do podpisu dyrektora. 3. Po podpisaniu pisma przez dyrektora pracownik merytorycznie odpowiedzialny za załatwienie sprawy dołącza do pisma załączniki i wraz z jego kopią przekazuje do sekretariatu celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, pracownik powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii. Sekretariat sprawdza liczbę załączników, wysyła pisma adresatowi, a kopię pisma zwraca pracownikowi z odpowiednią adnotacją Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 5) treść pisma, 6) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe), 7) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 2. Wzór pisma, o którym mowa w ust. 1, określono w załączniku nr 7 do niniejszej Instrukcji. 19. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. 20. Korespondencję wychodzącą z ZSG podpisuje dyrektor, z wyłączeniem korespondencji, w odniesieniu do której uprawnienia do podpisania dyrektor delegował na wyznaczonych i uprawnionych pracowników Pieczęć urzędową (okrągłą) umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. na decyzjach, świadectwach. Rozdział 7 Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem, 3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną. 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu: 1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo pracownikowi prowadzącemu sprawę do uzupełnienia, 2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania,

7 3) zwraca pracownikowi prowadzącemu sprawę kopie wysłanych pism, 4) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza, wypełniony przez pracownika zobowiązanego do załatwienia sprawy, odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż dnia następnego. 5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją pracownika zobowiązanego do załatwienia sprawy lub jego przełożonego (polecony, priorytet itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Rozdział 8 Przechowywanie akt W sekretariacie przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego. 2. Akta spraw załatwionych w latach poprzednich przechowuje się w składnicy akt. 3. Przykładowy opis teczki aktowej został określony w załączniku nr 4 do niniejszej Instrukcji. Rozdział 9 Przekazywanie akt do składnicy akt W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych ZSG prowadzi składnicę akt. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych ZSG przechowuje na nośnikach papierowych w składnicy akt zwanej dalej archiwum szkolne. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum szkolnego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do prowadzenia tych spraw. 4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum szkolnego, w porozumieniu z dyrektorem, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum szkolnego Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt. 2. Przez uporządkowanie akt należy rozumieć: 1) ułożenie akt wewnątrz teczek w taki sposób, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od sprawy najwcześniejszej z dołączonym na wierzchu spisem spraw, 2) chronologicznie ułożenie pism w obrębie sprawy, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, 3) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii, 4) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

8 5) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych, 6) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, 3. Spisy zdawczo-odbiorcze dla dokumentacji kategorii B sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w sekretariacie, jako dowód przekazania akt, a pozostały egzemplarz otrzymuje pracownik prowadzący archiwum szkolne. 4. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określono w załączniku nr 5 do niniejszej Instrukcji. 5. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w kolejności teczek, według jednolitego rzeczowego wykazu akt. 6. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje pracownik przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum szkolne. 26. Dopuszcza się wypożyczanie z archiwum szkolnego akt spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój charakter będą nadal potrzebne w pracy sekretariatu. 27. W razie likwidacji ZSG materiały archiwalne (kategorii A) przekazywane są do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację nie archiwalną (kategorii B) organowi prowadzącemu. Rozdział 10 Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 28. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w procesie ewidencjonowania i obiegu dokumentów, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. 29. Wykorzystanie informatyki w procesie ewidencjonowania i obiegu dokumentów możliwe jest w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z wyłączeniem dokumentacji niejawnej, 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz ZSG pocztą elektroniczną, 3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz ZSG, 4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 5) monitorowania zaleceń dyrektora, 6) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz ZSG Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nieposiadającym odpowiednich uprawnień. 3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

9 Rozdział 11 Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych sprawuje dyrektor. 2. Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją, 5) prawidłowego stosowania pieczęci.

10 Załącznik nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej WZÓR PIECZĘCI WPYWU SEKRETARIAT GŁÓWNY ZESPOŁU SZKÓŁ GIMNAZJALNYCH W GLIWICACH Data wpływu L.dz/ Nr kolejny Ilość załączników

11 ZARZĄDZENIE DYREKTORA Zespołu Szkół Gimnazjalnych Gliwicach w sprawie przyjęcia Instrukcji kancelaryjnej Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm.) oraz art. 3 ust. 3 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 167 poz. 1375) zarządza się, co następuje: Przyjmuje się Instrukcję kancelaryjną i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, będący załącznikiem do tej Instrukcji, w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach 2. Instrukcja stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia Instrukcja została wysłana do akceptacji do : Archiwum Państwowe w Katowicach Oddział w Gliwicach ul Zygmunta Starego Gliwice 3. Zarządzenie podlega ogłoszeniu w Rejestrze zarządzeń. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor Zespołu Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach

12 Załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej WZÓR REJESTRU KANCELARYJNEGO Lp. Nazwa jednostki lub nazwisko interesanta Nadawca Pismo/przesyłka data znak Określenie sprawy Nr ewidencyjny nadany przez sekretariat Imię i nazwisko pracownika, któremu przydzielono pismo Podpis pracownika potwierdzający odbiór przydzielonego pisma Uwagi

13 Załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej WZÓR FORMULARZA SPISU SPRAW 20 rok Pracownik Symbol kom. org. Oznaczenie teczki Tytuł teczki Lp. Sprawa (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data Znak pisma Z dnia Wszczęcia sprawy Ostatecznego załatwienia Uwagi (sposób załatwienia)

14 Załącznik nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej WZÓR OPISU TECZKI AKTOWEJ (symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) (jednostka i komórka organizacyjna) (kategoria archiwalna) (tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego) (roczne daty końcowe akt)

15 Załącznik nr 5 do Instrukcji kancelaryjnej ZSG SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego Przekazujący akta Dyrektor Przyjmujący akta (imię i nazwisko) (imię i nazwisko) (imię i nazwisko) (podpis) (podpis) (podpis)

16 Załącznik nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej WZÓR PIECZĘCI WPYWU SEKRETARIAT GŁÓWNY ZESPOŁU SZKÓŁ GIMNAZJALNYCH W GLIWICACH Data wpływu L.dz/ Nr kolejny Ilość załączników

17 Załącznik nr 7 do Instrukcji Kancelaryjnej [Pieczęć ZSG] WZÓR PISMA Data: Nasz znak: [Adresat] Odpowiedź na pismo z dnia: Znak: Sprawa dotyczy: [krótka treść pisma] [Treść] [podpis z pieczątką osobową] Do wiadomości:

18 Załącznik nr 8 do Instrukcji kancelaryjnej PIECZĘĆ WPŁYWU Zespół Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach ul Księcia Ziemowita 12 Data wpływu Ilość załączników Podpis przyjmującego

19 Załącznik do Zarządzenia nr 260/11/12 Dyrektora Zespołu Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT W Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Instrukcja składnicy akt określa sposób prowadzenia, gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów w składnicy akt. 2. Do zakresu działania składnicy akt należy: 1) przyjmowanie dokumentacji powstałej w toku działania Zespołu Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach. 2) zabezpieczenie przejętej dokumentacji, 3) prowadzenie ewidencji przejętej dokumentacji, 4) porządkowanie i rejestrowanie przejętej dokumentacji, 5) brakowanie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, 6) udostępnianie akt Zasób składnicy akt stanowią wszelkiego rodzaju akta i dokumenty powstałe i powstające w komórkach organizacyjnych jednostki w wyniku ich działania. 2. Zasób, o którym mowa w ust. 1 jest dokumentacją niearchiwalną (akta kategorii "B"), która posiada wartość praktyczną i jest przechowywana okresowo. 3. Akta kategorii, np., czyli z dodaniem cyfry arabskiej 5, określają liczbę lat ich przechowywania, są to dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie okresu ich przechowywania podlegają brakowaniu. 4. Akta kategorii BE są to materiały, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania w składnicy akt podlegają ekspertyzie archiwalnej. 5. Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania podanego w rzeczowym wykazie akt. 6. Okres przechowywania akt liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego, w którym to roku akta powstały Składnicę akt prowadzi pracownik wyznaczony przez Dyrektora szkoły. 2. Pracownik prowadzący składnicę akt utrzymuje stałe kontakty z Archiwum Państwowym, jest odpowiedzialny za przechowywane w nim akta oraz prawidłowe prowadzenie ewidencji dokumentów. 3. Pracownik prowadzący składnicę akt zobowiązany jest do udzielania instruktażu osobom przygotowującym akta do przekazania w zakresie trybu i metod porządkowania oraz ewidencjonowania akt podlegających przekazaniu.

20 Rozdział 2 Przyjmowanie akt Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona. 2. Po upływie terminu przechowywania akt w komórkach organizacyjnych następuje ich przekazanie do składnicy akt. 3. Z akt spraw zakończonych, które nadal są potrzebne do prac bieżących, można korzystać wypożyczając je ze składnicy akt. 4. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują swoje akta do składnicy akt raz w roku, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. 5. Spis zdawczo-odbiorczy akt kategorii B sporządza się w trzech egzemplarzach, z czego dwa egzemplarze zatrzymuje składnica akt, a jeden egzemplarz potwierdzony przez składnicę otrzymuje komórka przekazująca akta Akta przed przekazaniem do składnicy akt muszą być uprzednio uporządkowane przez poszczególne komórki organizacyjne. 2. Uporządkowanie akt polega na prawidłowym ułożeniu dokumentów wewnątrz teczek, opisu teczek, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu przed zniszczeniem. 3. Opisanie teczek polega na zamieszczeniu na okładce: 1) nazwy jednostki i nazwy komórki organizacyjnej, w której dane akta powstały, 2) symbolu klasyfikującego według rzeczowego wykazu akt, 3) tytułu teczki, tj. hasła klasyfikującego według rzeczowego wykazu akt, 4) symbolu kwalifikacyjnego materiałów, 5) liczby stron w teczce, 6) dat końcowych. 4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. 5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, w kolejności zgodnie z nadanym im układem. 6. Pracownik prowadzący składnicę akt sprawdza, czy spis zdawczo -odbiorczy jest należycie sporządzony, czy przekazane akta są zgodne ze spisem oraz czy dana komórka organizacyjna odpowiednio przygotowała akta do przekazania do składnicy. 7. W przekazanych aktach nie mogą tkwić spinacze i inne elementy metalowe, które powodują niszczenie akt. 8. Jeżeli pracownik składnicy akt stwierdzi, że akta nie zostały prawidłowo przygotowane do przekazania, odmawia przyjęcia akt do czasu uzupełnienia, poprawy, względnie ich uporządkowania. 9. Teczki przyjęte do składnicy akt oznacza się sygnaturą składnicy, tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu. Rozdział 3 Gromadzenie i przechowywanie akt

21 7. 1. Akta przechowywane w składnicy akt objęte są ewidencją prowadzoną na bieżąco. 2. W składnicy akt nie wolno przechowywać dokumentów w stanie nieuporządkowanym i tym samym nie objętych ewidencją. 3. Ewidencja akt prowadzona na bieżąco pełni funkcję czynnika kontrolującego liczbę i stan akt przechowywanych w składnicy. 4. Do prowadzenia ewidencji akt w składnicy służą następujące środki ewidencyjne: 1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do składnicy przez komórki organizacyjne, 2) wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, 3) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, 4) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę, 5) karty udostępniania akt ze składnicy akt, 6) ewidencja wypożyczonych akt, 7) protokoły brakowania akt. Rozdział 4 Udostępnianie akt Udostępniania akt ze składnicy dokonuje wyłącznie pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt. 2. Upoważniona osoba do korzystania z akt potwierdza swoim podpisem udostępnienie lub wypożyczenie akt i ich zwrot w ewidencji prowadzonej przez składnicę. 3. Korzystanie z akt na miejscu w składnicy może odbywać się tylko w obecności pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt. 4. Korzystający z akt ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. 5. W przypadku nie zwrócenia akt w oznaczonym terminie, pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt upomina się o ich zwrot, a po bezskutecznej interwencji, zawiadamia o tym bezpośredniego przełożonego. 6. W przypadku stwierdzenia zaginięcia lub uszkodzenia akt, pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt sporządza protokół w dwóch egzemplarzach, który podpisuje wypożyczający akta i jego zwierzchnik. Jeden egzemplarz włącza się do uszkodzonych akt, drugi przechowuje się w teczce składnicy. 7. W przypadku zagubienia lub uszkodzenia akt, kierownik komórki organizacyjnej, z której pochodzi zagubiony lub uszkodzony akt, przeprowadza dochodzenie wyjaśniające. 8. Wydanie lub wypożyczenie akt z archiwum na zewnątrz jednostki następuje wyłącznie na podstawie wcześniej wydanej zgody przez Dyrektora szkoły. Rozdział 5 Brakowanie akt Niedopuszczalne jest brakowanie dokumentacji przez komórki organizacyjne we własnym zakresie. 2. Komisję do sporządzenia protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie powołuje dyrektor szkoły.

22 3. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, przeznaczonej do wybrakowania i przekazania na makulaturę lub zniszczenie, sporządza komisja powołana przez dyrektora szkoły, w skład której wchodzą: 1) zastępca kierownika jednostki lub kierownik administracyjny lub inna osoba wyznaczona przez kierownika jednostki jako przewodniczący, 2) osoba prowadząca składnice akt, 3) po jednym przedstawicielu komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu. 4. Z czynności brakowania sporządza się w trzech egzemplarzach protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę. 5. Na podstawie dokumentów wymienionych w ust. 3 jednostka występuje do Archiwum Państwowego o zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej. 6. Zezwolenie na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej wydaje dyrektor Archiwum Państwowego. 7. Brakowanie dokumentacji kat. nie wymaga zgody Archiwum Państwowego. 8. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt dokonuje przeglądu i wyłączenia akt kategorii B przeznaczonych do wybrakowania. 9. Akta przeznaczone na makulaturę zawierające dane objęte ochroną (z tytułu tajemnicy służbowej, praw autorskich, danych osobowych itp.) przekazywane są na makulaturę w stanie uniemożliwiającym wgląd do tych informacji osobom niepowołanym. 10. Dokumenty brakowania oraz protokoły zniszczenia dokumentacji przechowywane są w składnicy akt. Rozdział 6 Lokal i urządzenie składnicy akt Składnica akt składa się z: jednego pomieszczenia w suterenie szkoły. 2. Składnica akt spełnia wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy. 3. W składnicy akt upoważnione osoby mogą przebywać jedynie w obecności pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy. 4. W składnicy akt zabronione jest palenie tytoniu, przechowywanie makulatury oraz materiałów stanowiących zagrożenie pożarowe. 5. Drzwi do składnicy akt spełniają wymagania, jak dla drzwi przeciwpożarowych i są zaopatrzone w dwa zamki patentowe. 6. Na drzwiach składnicy akt są umieszczone napisy: 1) Składnica akt, 2) informacja o godzinach pracy pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy, 3) informacja o zakazie palenia papierosów i wchodzenia z otwartym ogniem. 7. Składnica akt jest zabezpieczona przed włamaniem poprzez okratowanie okien. 8. W składnicy akt nie można instalować elektrycznych przenośnych urządzeń grzewczych z odkrytą spiralą. 9. W składnicy akt oprawy oświetleniowe są zaopatrzone w szczelne klosze ochronne. 10. Składnica akt jest wyposażona w regały stalowe do przechowywania akt, gaśnice proszkowe, koce gaśnicze, worków ewakuacyjnych, latarkę oraz instrukcję postępowania w wypadku pożaru. Rozdział 7

23 Przepisy końcowe W jednostce bezpośredni nadzór nad składnicą akt sprawuje dyrektor szkoły 2. Nadzór i kontrolę zewnętrzną sprawuje Archiwum Państwowe w Gliwicach. 3. Kontrolę wewnętrzną składnicy akt przeprowadza raz w roku wyznaczony przez dyrektora szkoły jeden z vice dyrektorów. 4. W przypadku zmiany pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt następuje komisyjne przekazanie zasobu archiwalnego. 5. W przypadku likwidacji jednostki dokumentację składnicy akt przekazuje się zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej do innej jednostki przejmującej składnicę akt. Rozdział 8 Załączniki 12. Integralną częścią Instrukcji są następujące załączniki: 1) załącznik nr 1 Spis zdawczo-odbiorczy akt, 2) załącznik nr 2 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, 3) załącznik nr 3 Karta udostępnienia akt, 4) załącznik nr 4 Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, 5) załącznik nr 5 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, 6) załącznik nr 6 Ewidencja wypożyczonych akt, 7) załącznik nr 7 Protokoły brakowania akt.

24 Załącznik nr 1 do Instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY... (nazwa szkoły i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy akt nr... Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od do Kat. arch. Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania

25 Załącznik nr 2 do Instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt... (nazwa szkoły) WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH Nr spisu Data przejęcia akt Nazwa komórki przekazującej akta poz. spisu Liczba teczek Uwagi

26 Załącznik nr 3 do Instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT Karta udostępniania akt nr... **) Pieczątka Szkoły **) **) Data r. Termin zwrotu akt Proszę o udostępnienie *) wypożyczenie *) akt powstałych w komórce org.... z lat... o znakach... i upoważniam do ich wykorzystania *) odbioru *) Pana/Panią *) (podpis) Zezwalam na udostępnienie *) wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt. *) Zbędne skreślić *) Wypełnia archiwum zakładowe (data i podpis) Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-tomów... kart... Data:.../ Podpis... Adnotacje o zwrocie akt: (podpis oddającego) Akta zwrócono do składnicy dn..../ (podpis odbierającego)

27 Załącznik nr 4 do Instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE... (nazwa szkoły) Lp. Nr i lp. spisu zdawczoodbiorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi

28 Załącznik nr 5 do Instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ... (nazwa i adres szkoły Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji): dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturą lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych szkoły oraz że upłynęły terminy jej przechowywania, określone w Jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący Komisji.... Członkowie Komisji (imię i nazwisko) (podpisy) Załączniki:... kart spisu... pozycji spisu

29 Załącznik nr 6 do Instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt (pieczęć szkoły) EWIDENCJA WYPOŻYCZONYCH AKT ZE SKŁADNICY AKT Lp. Data Nazwisko i imię wypożyczającego akta Znak teczki Wyznaczony termin zwrotu akt Podpis wypożyczającego akta Termin zwrotu akt Podpis zwracającego akta

30 Załącznik nr 7 do Instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt (pieczęć szkoły) PROTOKÓŁ BRAKOWANIA AKT Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)...,......,......,......,... dokonała w dniu roku brakowania akt i zakwalifikowała do zniszczenia akta kategorii B wymienione w dołączonym spisie zawierającym... pozycji o ciężarze około... kilogramów i wnosi o przedstawienie tego protokołu do zatwierdzenia przez Archiwum Państwowe. Podpisy członków komisji:

31 Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej Wykaz klas I i II stopnia podziału: JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Zespół Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach 0 Zarządzanie 0 Organy kolegialne 1 Organizacja 2 Akty normatywne i obsługa prawna 3 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy 4 Informatyka 5 Skargi i wnioski 6 Popularyzacje, informacje i promocja 7 Współdziałanie z innymi instytucjami 8 Kontrole 1 Kadry 10 Zasady pracy i płacy 11 Zatrudnianie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników (w tym nauczycieli) 15 Dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 17 Ubezpieczenia osobowe pracowników 2 Środki rzeczowe 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi 21 Inwestycje i remonty kapitalne 22 Administracja nieruchomościami 23 Gospodarka materiałowa 24 Źródła zaopatrzenia 25 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 26 Ochrona obiektów, mienia. 27 Zamówienia publiczne 3 Ekonomika 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 31 Finansowanie 32 Księgowość finansowa 33 Rozliczenia płac 34 Księgowość materiałowo-towarowa 35 Koszty i ceny 36 Fundusze, dochody i środki z programów i projektów zewnętrznych 37 Inwentaryzacja 38 Dyscyplina finansowa

32 4 Nauczanie i wychowanie 40 Zbiór przepisów prawnych, wyjaśnień, interpretacji dotyczących nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej placówki 41 Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej 42 Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej 43 Uczniowie i wychowankowie 44 Psycholog/pedagog szkolny 5 Środki nauczania baza dydaktyczno-wychowawcza 50 Pomoce naukowe 51 Biblioteka szkolna 52 Pracownie szkolne 6 Życie szkolne lub placówki 60 Samorząd uczniowski 61 Gazetka szkolna 62 Akcje i imprezy uczniowskie 63 Uroczystości szkolne i rocznicowe 64 Kroniki i monografie placówki

33 Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Kategorie dokumentacji Uwagi I II III IV w komórce merytorycznej w innej komórce ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Stałe organy kolegialne placówki B25 Do kategorii B25 kwalifikuje się dane o składzie, materiały na obrady, protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy, a do kategorii dokumentację obsługi organizacyjno-technicznej (np. korespondencję operatywną w sprawach zawiadomień, rezerwacji noclegów). Dla każdego organu zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę, np Rada Pedagogiczna. 001 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) B25 Jak przy klasie Udział w obcych organach kolegialnych B25 Do kategorii B25 zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii pozostałą dokumentację. Dla każdego organu zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę jak przy klasie Narady pracownicze B25 Inne niż przy klasach 000 i 001; kwalifikacja dokumentacji jak przy klasie Organizacja 010 Organizacja organów nadrzędnych Statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych, np. władz samorządowych, Kuratorium Oświaty. 011 Organizacja placówki B25 Przepisy ogólnopaństwowe i samorządowe dotyczące bezpośrednio własnej placówki, akty erekcyjne, nadanie numeru NIP, REGON, uprawnienia, statuty, regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy działania, zmiany organizacyjne, likwidacja, łączenie, rejestracja i odpisy z rejestrów, zmiany na stanowiskach pracy (protokoły zdawczo-odbiorcze stanowisk pracy) oraz korespondencja we wszystkich ww. sprawach. 012 Pełnomocnictwa i upoważnienia B10 Również bankowe karty wzoru podpisu. Okres przechowywania liczy się

34 013 Organizacja biurowości od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upoważnienia Przepisy kancelaryjne i archiwalne B25 Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, inne instrukcje dotyczące postępowania z dokumentacją oraz korespondencja w tych sprawach Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji 0132 Wzory druków i formularzy oraz ich wykazy 0133 Ewidencja druków szkolnych (ścisłego zarachowania) B25 Opracowanie wzorów. B10 Kontrolki wpływu i wysyłanej korespondencji, dowody opłat i doręczeń pocztowych, rejestry faksów, telegramów, poczty elektronicznej i innego typu przesyłek, terminarze, kalendarze Wzory odciskowe pieczęci B25 Ewidencja pieczęci i pieczątek wraz ze zbiorem ich odcisków. Zamówienia i realizacja przy klasie Prenumerata czasopism i innych pozycji Nieprowadzona przez bibliotekę placówki, zob. klasa Składnica akt Przepisy kancelaryjne i archiwalne przy klasie Ewidencja dokumentacji składnicy akt B25 Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji, wykaz spisów zdawczoodbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia dokumentacji. Sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej B25 Korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji Udostępnianie dokumentacji B2 Zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania akt. 015 Ochrona i dostęp do informacji 0150 Ochrona danych osobowych B Ochrona informacji niejawnych B Udostępnianie informacji publicznej 016 Organizacja jakości żywienia W tym jadłospisy.

35 02 Akty normatywne i obsługa prawna 020 Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i współdziałających B10 Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu. 021 Zbiór aktów normatywnych własnych B25 Komplet podpisanych przez dyrektora placówki zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych, również książka zarządzeń i ogłoszeń. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem aktu przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej teczce założonej zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która akt przygotowała. 022 Opinie prawne 023 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym B10 Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy. 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy Z wyjątkiem planów, sprawozdań i analiz dotyczących zagadnień ujętych w klasie Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania i sprawozdawczości (statystycznej i opisowej) 031 Programy, plany i sprawozdania z jednostek obcych 032 Programy, plany i sprawozdania własne jednostki 033 Sprawozdania statystyczne własnej placówki na formularzach statystycznych 034 Analizy działalności, analizy ekonomiczne, inne analizy 04 Informatyka 040 Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów BE10 Do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B10 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej przepisu. Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania. B25 Własne programy perspektywiczne, plany wieloletnie, roczne i okresowe (miesięczne, kwartalne, półroczne) oraz sprawozdania z ich wykonania (własne), przy czym jeżeli planom i sprawozdaniom okresowym odpowiada plan i sprawozdanie roczne można plany i sprawozdania okresowe zakwalifikować do kategorii. B25 M.in. dla GUS, MEN, przy czym opracowania cząstkowe i materiały źródłowe zalicza się do kategorii. B25 Własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety. BE5 Do kategorii B25 zalicza się dokumentację techniczną oprogramowania oraz analizy i oceny; do kategorii umowy, oferty, zlecenia,

36 informatycznych 041 Eksploatacja systemów informatycznych i oprogramowania korespondencję, notatki, plany prac, harmonogramy, protokoły odbioru prac oraz umowy i licencje na oprogramowanie, przy czym ich okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy licencyjnej. BE5 Do kategorii B25 kwalifikuje się instrukcje eksploatacji systemów informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania zbiorów danych, a także ewidencję stosowanych systemów i programów oraz zbiory danych na nośnikach (tzw. banki danych); do kategorii kwalifikuje się dokumentację organizacji prac eksploatacyjnych (umowy, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany pracy, harmonogramy, protokoły odbioru prac, raporty itp.) oraz dokumentację ustalania uprawnień dostępu do danych i systemów (okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień do dostępu). 042 Strony WWW B25 Poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w formie elektronicznej lub w formie wydruku. 05 Skargi i wnioski B25 W tym ewidencja. 06 Popularyzacja, informacje i promocja 060 Wycinki prasowe o własnej działalności oraz inne zewnętrzne materiały informacyjne na temat placówki 061 Informacje własne dla mass mediów, odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z dyrekcją i przedstawicielami placówki B25 Możliwy podział według grup rzeczowych. B25 Dotyczące działalności placówki. 062 Udział w wystawach, targach i pokazach B25 Na każde wydarzenie prowadzi się oddzielną teczkę; do kategorii B25 zalicza się programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty, plakaty, ulotki, nagrania itp., a do kategorii korespondencję związaną z techniczną i organizacyjną obsługą. 063 Reklama placówki emitowana i drukowana B25 07 Współdziałanie z innymi instytucjami Obejmuje ogólne sprawy współpracy niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas, m.in. również sponsoring. 070 Programy i projekty zewnętrzne W tym ze środków Unii Europejskiej.

37 0700 Wnioskowanie o udział w zewnętrznych programach i projektach 0701 Realizacja programów i projektów zewnętrznych B25 B Współpraca z instytucjami krajowymi BE5 Do kategorii B25 należy zakwalifikować opracowania powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencję merytoryczną, do kategorii pozostałe dokumenty. Dla poszczególnych organów, urzędów, władz, związków zawodowych można zakładać odrębnie numerowane podteczki. Umowy i porozumienia przy klasie Współpraca z instytucjami zagranicznymi BE5 Jak przy klasie Umowy i porozumienia z innymi jednostkami dotyczące zakresu i sposobu działania placówki oraz dotyczące współpracy B25 Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów. 074 Reprezentacja w zakresie współpracy B2 Zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania, kondolencje, foldery reklamowe. 075 Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje 0750 Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje organizowane przez placówkę 0751 Udział w obcych konferencjach, zjazdach, sympozjach, sesjach 08 Kontrole B25 BE5 Do kategorii B25 zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii pozostałą dokumentację. 080 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli B25 Przepisy i ustalenia własne i zewnętrzne. 081 Kontrole zewnętrzne w placówce B25 Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną sprawę. 082 Kontrole wewnętrzne w placówce B Książka kontroli 1 KADRY 10 Zasady pracy i płacy

38 100 Zbiór przepisów prawnych zewnętrznych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych 101 Przepisy, zasady, wyjaśnienia i interpretacje własne dotyczące pracy i płacy 11 Zatrudnianie 110 Zatrudnianie i zwalnianie 1100 Zapotrzebowanie na pracowników B2 B10 Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. B25 Regulaminy pracy, regulaminy premiowania i przyznawania nagród, siatki płac, zasady dotyczące stawek i dodatków, wykazy etatów oraz korespondencja w ww. sprawach Zatrudnianie pracowników B2 Przy czym do kategorii kwalifikuje się oferty kandydatów. Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika klasa Konkursy i nominacje na stanowiska Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych klasa Zwalnianie pracowników B2 Jak przy klasie Staże absolwenckie Jak przy klasie Wolontariat Opinie o pracownikach Jak przy klasie Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników 113 Postępowanie w sprawie awansu nauczyciela 114 Prace zlecone 1140 Prace zlecone ze składką na ZUS Prace zlecone bez składki na ZUS 115 Nagrody, odznaczenia, kary B2 Przeniesienia, zastępstwa, awanse, nominacje, przydział; jak przy klasie Jak przy klasie Nagrody B10 Wnioski i decyzje oraz kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych Odznaczenia państwowe, samorządowe i Wnioski.