INSTRUKCJA KANCELARYJNA W ZESPOLE SZKÓŁ EKONOMICZNO - GASTRONOMICZNYCH ZARZĄDZENIE

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Tarnów 17 stycznia 2012r. Nr 14/2011/2012r. 1. Wprowadzam w Zespole szkół Ekonomiczno Gastronomicznych im. J. Piłsudskiego w Tarnowie instrukcję kancelaryjną. 2. Datę obowiązywania ustalam od 1 stycznia 2012r. 1

2 INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPÓŁ SZKÓŁ EKONOMICZNO GASTRONOMICZNYCH W TARNOWIE UL. BEMA 9/11 Rozdział I Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zespole Szkół Ekonomiczno Gastronomicznych w Tarnowie, ul. Bema 9/11, zwanej dalej szkołą. 2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w szkole. 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają: Akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu sprawy, Czystopis tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez osobę uprawnioną, Dyrektor - dyrektor szkoły, Korespondencja każde pismo wpływające do szkoły lub wysłane przez szkołę, Nośnik informatyczny płytę CD, dyskietkę lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu lub pisma, Przesyłka pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej, gońca, woźnego, itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, teleteksty, telefaksy, Rejestr kancelaryjny zestawienie prowadzone w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny, wpływającej do szkoły korespondencji, Rzeczowy wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, Sekretariat komórka organizacyjna, do której należy obsługa organizacyjna dyrektora, Spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w szkole, Sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, Teczka aktowa (sprawy) teczka, skoroszyt, segregator itp., służący do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, Znak akt zespól symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) ewidencjonowanie, rejestrowanie rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek, 2) sporządzanie czystopisów pism oraz ich wysyłanie, 3) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 2

3 4) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, 5) prowadzenie dokumentacji osobowej uczniów oraz dokumentacji maturalnej, 6) prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników, 6) wydawanie legitymacji i zaświadczeń dla uczniów, 7) prowadzenie gospodarki formularzami i drukami oraz świadectwami szkolnymi 8) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób. 2. Czynności kancelaryjne w jednostkach wykonują: 1) sekretariat, 2) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danych spraw, 3) pracownicy sporządzający czystopisy. Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji Korespondencję służbową przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym. Nie przyjmuje się żadnej korespondencji prywatnej. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) adresowane imiennie, które przekazuje adresatom, 2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej, 3) poufnych, stanowiących tajemnice służbową, które przekazuje właściwej osobie lub komórce za pokwitowaniem, 4. Po otwarciu koperty stwierdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 5. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp., 2) mylnie skierowanych, 3) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 7. Potwierdzenie otrzymania pisma, sekretariat daje na żądanie składającego pismo. 8. Korespondencje mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punkcie wymiany korespondencji. 9. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się, na pierwszej stronie, pieczęć wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. 10. Po wykonaniu czynności 1-9 sekretariat segreguje wpływającą korespondencje wg jej treści i przekazuje dyrektorowi, a w przypadku korespondencji adresowanych imiennie, właściwym pracownikom. 3

4 Rozdział III Przekazywanie, przeglądanie i przydzielanie korespondencji Sekretariat przekazuje dyrektorowi każdą przychodzącą korespondencję z wyjątkiem korespondencji imiennej 2. Dyrektor szkoły: 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez swoich zastępców lub pracowników szkoły. 3. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez pracowników szkoły, umieszcza się dyspozycje dotyczące sposobu załatwienia sprawy. Rozdział IV Wewnętrzny obieg dokumentów 6 1. Obieg akt między pracownikami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu. 2. Obiekt dokumentów odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie dokumenty, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. Szczegółowy opis obiegu dokumentów stanowi odrębne zarządzenie. Rozdział V System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw, archiwizacja 7 1. W jednostce obowiązuje dziennik korespondencyjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależną od struktury organizacyjnej szkoły, klasyfikacją akt powstających w toku działalności szkoły oraz zawiera ich kwalifikację archiwalna. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, łączenia i przechowywania akt. 3.Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na sześć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny. 4. W ramach klas wprowadza się podział drugiego rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, a w ramach klas trzeciego rzędu podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi. 5. Oprócz haseł jednolity wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 6. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 7. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 8. Do dokumentacji oznaczonej symbolem Bc zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej 4

5 wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe. 9. Dokumentacja zaliczana do kategorii BE, przechowywana w składnicy akt przez określoną liczbę lat np. BE 5, podlega ekspertyzie, które przeprowadzają właściwe archiwa państwowe Dla każdej pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. W przypadku małej liczby korespondencji, dopuszcza się prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielania określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się pod-teczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej wg jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Pod-teczki zakłada się w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym lub numerowym podmiotów spraw. 4. W przypadku założenia pod-teczki zakłada się dla niej spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej pod-teczki Wpisu do spisu spraw dokonuje pracownik odpowiedzialny za załatwienie danej sprawy. 2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 3. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy szkoły, 2) symbol liczbowy hasła wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) rok, w którym sprawę wszczęto. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami np. ZSEG , gdzie ZSEG oznacza symbol szkoły, 071 oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 32 oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 2011 oznacza dany rok kalendarzowy. 4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika. 10 Nie podlegają rejestracji w rejestrze kancelaryjnym: 1) publikacje (gazety, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy. Rozdział VI Załatwianie spraw Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną, 2) korespondencyjną 5

6 2. Forma odręczna jest skrócona sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu przez uprawnionego pracownika szkoły, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę Załatwienie sprawy może być: 1) tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę. 2. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowywane jest w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata) Pracownicy szkoły zobowiązani są do załatwienia powierzonych do prowadzenia spraw wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności. 2. Pracownik szkoły zobowiązany do załatwienia powierzonej sprawy opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przekłada do akceptacji dyrektorowi szkoły lub zastępcy dyrektora szkoły. 3. Po podpisaniu pisma przez dyrektora szkoły, pracownik merytorycznie odpowiedzialny za załatwienie sprawy dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje do wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane wg rozdzielnika, pracownik powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopi. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła pisma adresatowi, a kopie wpina w odpowiednim spisie spraw Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych i powinno zawierać: 1) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 5) treść pisma, 6) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe), 7) listę adresów otrzymujących pismo do wiadomości. 15 Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. 16 Korespondencję wychodzącą ze szkoły podpisuje dyrektor, z wyłączeniem korespondencji w odniesieniu, do której uprawnienia do podpisania dyrektor delegował na wyznaczonych i uprawnionych pracowników szkoły. 17 6

7 1. Pieczęć urzędową (okrągłą) umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych np. decyzja, świadectwo, odpis arkusza, duplikat świadectwa, legitymacje. Sposób wymiany dokumentów i wystawiania dokumentów stanowi załącznik nr 1 do instrukcji. 2. Wzór pieczęci urzędowych, o których mowa w ust. 1 oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. 3. Zasady prawidłowego ewidencjonowania, stosowania i przechowywania pieczęci, pieczątek i stempli szkolnych używanych przez jednostkę stanowi załącznik nr 2 do instrukcji. Rozdział VII Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem, 3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną. 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu: 1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki. W razie stwierdzenia braków zwraca pismo pracownikowi szkoły prowadzącemu sprawę do uzupełnienia, 2) wysyłaną sprawę przesyłką listową rejestruje w księdze korespondencji i księdze rejestru znaczków pocztowych lub pocztowej księdze nadawczej wraz z datą jego wysłania, 3) kopię wysyłanych i zarejestrowanych pism zwraca się referentom w celu umieszczenia w odpowiednich spisach spraw, 4) do pism wysłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Dla pism otrzymanych do wysyłki sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z: 1) imienia i nazwiska, bądź nazwy instytucji, 2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości. 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż dnia następnego. 6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją pracownika szkoły zobowiązanego do załatwienia sprawy lub jego przełożonego (polecony, priorytet itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Rozdział VIII Przechowywanie i przekazywanie do składnicy akt Akta spraw przechowuje się w szkolnej składnicy akt. 7

8 2. W szkole przechowuje akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego, przed przekazaniem ich do składnicy akt. 3. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych szkoła prowadzi składnicę akt. 4. Akta spraw ostatecznie załatwionych szkoła przechowuje na nośnikach papierowych w składnicy akt. 5. Zasady przekazywania dokumentacji do składnicy akt oraz sposobu przechowywania, udostępniania oraz brakowania dokumentacji zawarte w załączniku nr 3 do instrukcji. 6. W razie likwidacji jednostka likwidowana przekazuje protokolarnie dokumentację niearchiwalną (kategorii B) jednostce przejmującej sprawy jednostki. Rozdział IX Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 20 Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w szkole w procesie ewidencjonowania i obiegu dokumentów pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa Wykorzystanie informatyki w procesie ewidencjonowania i obiegu dokumentów możliwe jest w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej z wyłączeniem dokumentacji niejawnej, 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz szkoły pocztą elektroniczną 3) poprowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz szkoły, 4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 5) monitorowania zaleceń dyrektora, 6) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz szkoły. 7) Umieszczania na stronach internetowych aktualizowanych informacji o placówce, pracownikach i kadrze kierowniczej i inne. 2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji osobie w wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w jednostce Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych, co najmniej w cyklu 30 dniowym. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 3. W przypadku gromadzenia danych osobowych, do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. 8

9 Rozdział X Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników jednostki czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora szkoły. 2. Obowiązki dyrektora szkoły lub wyznaczonej osoby w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników, udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, 5) prawidłowości pobierania opłat, 6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w 18, 7) prawidłowego przekazywania akt do składnicy akt. 3. Do obowiązków dyrektora lub wyznaczonej osoby należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. 9

10 Załącznik nr 1 do instrukcji Zasady wymiany dokumentów i wystawiania duplikatów, których oryginały zostały wystawione przez ZSEG w Tarnowie Informacje Wymiana dokumentów W przypadku błędu na zaświadczeniach, legitymacjach, świadectwach lub dyplomach należy wystąpić do ZSEG z wnioskiem o wymianę dokumentu. Do wniosku należy dołączyć dokument/dokumenty podlegające wymianie oraz poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię dokumentu potwierdzającego poprawne dane osobowe (odpis skrócony aktu urodzenia, odpis skrócony aktu małżeństwa, zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL, dowód osobisty, itp.). Wystawianie duplikatów Informujemy, że w przypadku utraty lub zniszczenia oryginału: o o o świadectwa dojrzałości, odpisu świadectwa dojrzałości, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, w celu uzyskania duplikatu w/w dokumentów należy: 1. zwrócić się do Dyrektora ZSEG w Tarnowie z wnioskiem o wydanie duplikatu (na zamieszczonym poniżej formularzu), 2. dokonać stosownej opłaty za każdy egzemplarz duplikatu w kasie szkoły (sekretariat młodzieżowy) lub na podane we wniosku konto bankowe ZSEG w Tarnowie, zamieszczając na dowodzie wpłaty informację o tym, jakiego dokumentu dotyczy opłata, 3. dołączyć do wniosku potwierdzenie dokonania wpłaty, 4. przesłać wniosek wraz z potwierdzeniem dokonanej wpłaty pod wskazany we wniosku adres lub złożyć wniosek osobiście w siedzibie ZSEG Tarnów, ul. Bema 9/11 Podstawa prawna wydawania duplikatów: Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, a także zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności. (Dz. U. nr 97 poz.624) z późn. zmianami. 10

11 WNIOSEK O WYDANIE DUPLIKATU WYPEŁNIA WNIOSKODAWCA (proszę wypełnić czytelnie) WYPEŁNIA ZSEG Nazwisko Ldz ZSEG Pierwsze imię Drugie imię Nazwisko panieńskie Duplikat wystawiono dn. Duplikat wydano/wysłano* dn. Dowód osobisty odbierającego Data i miejsce urodzenia: / / Podpis odbierającego dzień miesiąc rok miejsce urodzenia Adres do korespondencji miejscowość, ulica, numer mieszkania - kod pocztowy, poczta Telefon kontaktowy W N I O S E K D O D Y R E K T O R A Zespołu Szkół Ekonomiczno-Gastronomicznych im. J. Piłsudskiego w Tarnowie Proszę o wystawienie duplikatu: (podkreślić właściwe) świadectwa dojrzałości typ Szkoły odpisu świadectwa dojrzałości typ Szkoły świadectwa ukończenia typ Szkoły dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe typ Szkoły wydanego przez ZSEG w Tarnowe w roku..., którego oryginał został zniszczony/zgubiony*. Duplikat dokumentu odbiorę osobiście / odbierze osoba upoważniona/ proszę przesłać listem poleconym*. Informuję, że wniesiono opłatę za wydanie duplikatu w wysokości 26 zł, za każdy wskazany powyżej dokument: do kasy szkoły/ na rachunek bankowy ZSEG w Tarnowie* nr Dowód wpłaty w załączeniu. Oświadczam, że okoliczności utraty oryginału dokumentu przedstawione zostały zgodnie z prawdą, mając świadomość odpowiedzialności karnej przewidzianej w art. 272 KK (przestępstwo zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 3) (miejscowość i data) (czytelny podpis) *niepotrzebne skreślić Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2010 r. (Dz. U. nr 97 poz. 624) 11

12 Załącznik nr 2 do instrukcji EWIDENCJIA PIECZECI, PIECZĄTEK I STEMPLI DLA ZESPOŁU SZKÓŁ EKONOMICZNO GASTRONOMICZNYCH W TARNOWIE, UL. BEMA 9/11 Zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej (Dz.U. Nr 112 z 1999 r. poz. 1319) za prawidłowe ewidencjonowanie, stosowanie i przechowywanie pieczęci, pieczątek i stempli szkolnych używanych przez jednostkę odpowiada kierownik jednostki. Wyznaczony przez kierownika jednostki pracownik prowadzi ewidencję zakupionych pieczęci, pieczątek i stempli. Wzór każdej z ww. należy przed wydaniem do obiegu odbija się w ewidencji, wpisując imię i nazwisko osoby uprawnionej do jej używania. Osoba potwierdzając odbiór staje się służbowo odpowiedzialna za jej stosowanie i przechowywanie. W przypadku zniszczenia lub wycofania z użytku, osoba uprawniona do jej używania przekazuje do likwidacji pracownikowi odpowiedzialnemu za ewidencję. Komisja kasacyjna dokonuje likwidacji (zniszczenia), niezwłocznie po jej wycofaniu (zrywając i niszcząc warstwę gumową) lub odsyłając do Mennicy Państwowej w przypadku pieczęci okrągłych metalowych. 12

13 Załącznik nr 3 do instrukcji ORGANIZACJA I ZAKRES DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT ZSEPOŁU SZKÓŁ EKONOMICZNO GASTRONOMICZNYCH W TARNOWIE UL. BEMA 9/11 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejsza instrukcja określa organizację i zadania składnic akt Zespołu Szkół Ekonomiczno Gastronomicznych w Tarnowie zwanej dalej jednostką organizacyjną, zasady i tryb przekazywania dokumentacji do składnicy akt oraz zasady przechowywania, udostępniania oraz brakowania dokumentacji nie archiwalnej. 2. Zasób archiwalny składnicy akt stanowi dokumentacja powstała i powstająca w związku z działalnością jednostki organizacyjnej. 3. Zasób składnicy akt służy potrzebom jednostki organizacyjnej. Do korzystania z tego zasobu przez osoby z innych jednostek organizacyjnych jest konieczne zezwolenia kierownika jednostki organizacyjnej. II. ZAKRES DZIAŁANIA I ORGANIZACJA SKŁADNICY AKT 1. Do zakresu działania składnicy akt należy: a/ systematyczne przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych b/ przechowywanie i zabezpieczanie akt c/ prowadzenie ewidencji archiwalnej d/ udostępnianie dokumentacji e/ inicjowanie brakowania dokumentacji nie archiwalnej kategorii B, której okres przechowywania już minął oraz przekazywanie jej na makulaturę lub zniszczenie. 2. Składnicę akt prowadzi pracownik wyznaczony pisemnie przez kierownika jednostki organizacyjnej. III. LOKAL I WYPOSAŻENIE SKŁADNICY AKT 1. Składnica akt powinna posiadać odrębne pomieszczenie. Wielkość pomieszczenia zależna jest od ilości zgromadzonych akt i wielkości rocznego przyrostu dokumentacji. 2. Magazyn archiwalny winien być suchy, czysty, a akta chronione przed działaniem promieni słonecznych. 3. Składnica akt powinna być wyposażona w : regały ( najlepiej metalowe) umożliwiający swobodny dostęp do akt, sprzęt biurowy (stół, krzesła, drabinę) umożliwiającą dostęp do górnych półek, sprzęt ochrony przeciwpożarowej (gaśnicę proszkową). 4. Magazyn archiwalny winien być właściwie zabezpieczony przed włamaniem (okna okratowane, drzwi obite blachą, dwa zamki). 5. Palenie tytoniu w magazynie jest zabronione. 6. Prawo wstępu do magazynu poza osobą wyznaczoną przez kierownika jednostki mają: bezpośredni przełożeni oraz osoby prowadzące kontrolę. 7. Naprawy i prace remontowe muszą być wykonywane w magazynie tylko w obecności osoby wyznaczonej do prowadzenia składnicy akt IV. PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI PRZEZ SKŁADNICĘ AKT 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórce organizacyjnej przez rok, licząc od 1 stycznia roku następnego od załatwienia sprawy. Po tym okresie komórka organizacyjna przekazuje do składnicy akt dokumentację całymi rocznikami, to znaczy wszystkie akta z danego roku. Akta, które nadal są potrzebne do prac bieżących mogą być wykorzystywane na prawach wypożyczenia ze składnicy akt. 13

14 2. Składnica akt przejmuje akta z komórek organizacyjnych wyłącznie w stanie uporządkowanym wzór opisu załącznik nr Archiwista zakładowy sprawdza zgodność spisu zdawczo-odbiorczego z przekazywanymi aktami. W przypadku zgodności, podpisuje spis i przejmuje akta do składnicy akt. Spis podpisuje także osoba przekazująca akta. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości odmawia przejęcia akt do składnicy akt do czasu poprawienia wskazanych usterek. V. PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA ZASOBU SKŁADNICY AKT 1.Wyznaczony pracownik do prowadzenia oznacza spisy zdawczo-odbiorcze akt kolejnym numerem z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych (wzór-załącznik nr 3), a poszczególne teczki sygnaturą archiwalną tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji w spisie 2. Spisy zdawczo-odbiorcze numeruje się w sposób ciągły przez cały okres istnienia jednostki. Pozycje w obrębie danego spisu numeruje się od 1. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego odkłada się do teczki zbiorczej spisów. 3. Ewidencję składnicy akt stanowią: a/ spisy zdawczo-odbiorcze akt ( wzór-załącznik nr 2) b/ wykazy spisów zdawczo-odbiorczych (wzór-załącznik nr 3) c/ karty udostępnienia akt ( wzór-załącznik nr 4) d/ spisy dokumentacji nie archiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (wzórzałącznik nr 6) e/ zezwolenia na zniszczenie akt wydane przez archiwum państwowe f/ teczka protokołów brakach i uszkodzeniach akt udostępnionych w składnicy akt oraz akt wypożyczonych. 4. Układ teczek na regałach winien uwzględniać maksymalne wykorzystanie miejsca i może być: - pionowy systemem bibliotecznym (teczki ułożone od lewej strony do prawej) według wzrastającej liczby pozycji teczek w spisie zdawczo-odbiorczym, - poziomy teczka na teczce. VI. KORZYSTANIE Z DOKUMENTACJI SKŁADNICY AKT 1. Dokumentacja przechowywana w składnicy akt może być udostępniona dla celów służbowych i naukowo-badawczych na miejscu lub wypożyczona pracownikom komórek organizacyjnych. 2. Zgodę na udostępnienie dokumentacji pracownikowi innej jednostki organizacyjnej wydaje kierownik jednostki organizacyjnej. 3. Przy wydawaniu zgody na korzystanie z dokumentacji należy przestrzegać ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych./ Dz.U. nr 133, poz. 883/ 4.W celu udostępnienia akt należy wypełnić kartę udostępnienia, którą podpisuje pracownik korzystający z akt oraz kierownik komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą ( lub kierownik jednostki organizacyjnej). Archiwista zakładowy wyjmując teczkę z regału na jej miejsce wkłada zakładkę, na której umieszcza nazwisko wypożyczającego, sygnaturę archiwalną oraz datę wypożyczenia akt. 5. Korzystający z akt odpowiada za ich stan i zwrot w terminie. 6. Przy zwrocie akt archiwista zakładowy stwierdza stan akt oraz odnotowuje datę zwrotu. 7. W przypadku zagubienia wypożyczonych akt lub uszkodzenia, archiwista zakładowy sporządza w 3 egzemplarzach protokół. Protokół podpisuje archiwista i wypożyczający akta; jeden egzemplarz protokołu przekazuje się kierownikowi jednostki organizacyjnej celem podjęcia odpowiednich decyzji; drugi egzemplarz przechowuje się w aktach archiwum zakładowego; trzeci dołącza się do teczki, w której stwierdzono braki dokumentów. VII. BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ 1. Wydzielenia dokumentacji nie archiwalnej do wybrakowania dokonuje się komisyjnie na wniosek archiwisty zakładowego. 14

15 2. W skład komisji powoływanej przez kierownik jednostki organizacyjnej, oprócz archiwisty zakładowego, wchodzi jeszcze jeden (lub dwóch) pracowników merytorycznych. 3. Do zadań komisji należy: - kwalifikowanie dokumentacji nie archiwalnej (kategorii B) do zniszczenia, względnie ustalenia innego okresu jej przechowywania, - sporządzanie protokołu brakowania akt, których okres przechowywania upłynął oraz spisu tych akt w dwóch egzemplarzach. 4. Podpisany przez komisję protokół oceny dokumentacji (wzór-załącznik nr 5) wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania (wzór-załącznik nr 6) stanowi załącznik do wniosku kierownika jednostki organizacyjnej o wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Dokumenty te przesyła się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego celem otrzymania zgody na zniszczenie akt. VIII. KONTROLA SKŁADNICY AKT 1. Bezpośredni nadzór nad prowadzeniem składnicy akt sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej lub wyznaczona przez niego osoba. 2. Kontrolę składnicy akt mogą przeprowadzić Archiwum Państwowe i inne upoważnione jednostki organizacyjne. 3. Kontrola składnicy akt obejmuje ilość dokumentacji, sposób gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania, udostępnienia, kwalifikowania akt do kategorii archiwalnych oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął. IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE W momencie ustania działalności jednostki organizacyjnej akta przejmuje prawny następca. W przypadku jego braku organ założycielski lub likwidator jest zobowiązany do zabezpieczenia wytworzonej dokumentacji. 15