INSTRUKCJA. dotycząca procedur związanych z wyjazdami zagranicznymi i przyjmowaniem gości zagranicznych w Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie

Transkrypt

1 INSTRUKCJA dotycząca procedur związanych z wyjazdami zagranicznymi i przyjmowaniem gości zagranicznych w Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie Częstochowa 2012

2 I. Postanowienia ogólne 1 Instrukcja określa: 1. tryb postępowania, zasady obiegu i terminy składania dokumentów związanych z wyjazdami za granicę pracowników, studentów i doktorantów, a także innych osób współpracujących z uczelnią; 2. tryb postępowania, zasady obiegu i terminy składania dokumentów związanych z przyjmowaniem w uczelni gości zagranicznych. 2 Przepisy Instrukcji uwzględniają następujące akty prawne: 1. ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164 poz z późn. zm.); 2. rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób (Dz. U Nr 190 poz. 1405); 3. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 z 2002 r., poz z późn. zm.). 3 Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych / dysponenci środków finansowych, z których pokrywane są koszty (np. kierownicy jednostek organizacyjnych, kierownicy projektów / grantów itp.): 1. zlecający pracownikom zadania do wykonania poza granicami kraju, 2. podejmujący decyzję o przyjęciu gości zagranicznych są zobowiązani do zwracania szczególnej uwagi na celowość tych wyjazdów / przyjazdów, jak również wysokość wydatków przeznaczanych na ww. cele. II. Wnioski w sprawie wyjazdów za granicę 4 Służbowy wyjazd za granicę (delegacja / skierowanie) musi być poprzedzony złożeniem w Dziale Finansowym prawidłowo wypełnionego odpowiedniego wniosku. 5 Do wniosku należy dołączyć: zaproszenie (list, faks, ) określające zakres świadczeń zapewnianych przez stronę przyjmującą; program konferencji / kongresu / sympozjum wraz z tytułem zgłoszonego referatu / plakatu; krótki opis realizowanych badań (w przypadku badań terenowych, kwerendy bibliotecznej, badań w ramach międzynarodowych projektów badawczych itp.), 2

3 dokumenty, na podstawie których należy dokonać przedpłaty, tj. dyspozycję przelewu za granicę wraz z załączonymi dokumentami źródłowymi dotyczącymi szczegółów wydatku, np. formularz zgłoszenia udziału w konferencji, faktura pro-forma itp W przypadku wyjazdu pracownika będącego nauczycielem akademickim na okres dłuższy niż 1 miesiąc do wniosku należy dołączyć wyciąg z protokołu Rady Wydziału, zawierający opinię w sprawie skierowania nauczyciela akademickiego i udzielenia mu płatnego urlopu szkoleniowego i/lub urlopu bezpłatnego. 2. Decyzję w sprawie skrócenia / przedłużenia pobytu za granicą i udzielonego płatnego urlopu szkoleniowego / urlopu bezpłatnego podejmuje Rektor / Prorektor odpowiedzialny za współpracę zagraniczną na wniosek wyjeżdżającego z dołączoną opinią Rady Wydziału. 3. O udzieleniu pracownikowi urlopu szkoleniowego płatnego lub bezpłatnego Kierownik jednostki organizacyjnej powiadamia pisemnie Dział Kadr, Płac i Spraw Socjalnych, dołączając kopię wniosku. Do wniosku nauczyciela akademickiego wyjeżdżającego na okres dłuższy niż jeden miesiąc dołącza się kopię wyciągu z protokołu Rady Wydziału, zawierającego opinię w sprawie skierowania i udzielenia urlopu szkoleniowego płatnego lub urlopu bezpłatnego. 7 We wniosku wyjazdowym muszą być w sposób jednoznaczny określone źródła finansowania poszczególnych rodzajów świadczeń związanych z wyjazdem: DS nr elementu PSP; Projekt UE (nazwa i nr elementu PSP); Projekt międzynarodowy (nazwa i nr elementu PSP); Projekt badawczy NCN nr elementu PSP; DD wyjazdy w celach dydaktycznych i szkoleniowych (nr MPK lub nr zlecenia); inne, np. strona zapraszająca itp. 8 Termin złożenia wniosku wynosi: 1. w przypadku zamiaru odbycia podróży środkami lokomocji lądowej i morskiej 2 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu; 2. w przypadku zamiaru odbycia podróży samolotem minimum 3 tygodnie przed wyjazdem, z uwagi na konieczność optymalizacji kosztów. Osoby wyjeżdżające powinny także uwzględnić czas oczekiwania za załatwienie formalności wizowych przy planowaniu wyjazdów do krajów, gdzie wymagane są wizy dla obywateli RP. W przypadkach niedotrzymania terminów określonych w pkt. 1 i 2, nie gwarantuje się terminowego załatwienia spraw, jak również nie bierze się odpowiedzialności za straty wynikające z opóźnienia opłat lub zwiększenia kosztów biletów. 9 Na pisemny wniosek pracownika może zostać udzielona zgoda na przejazd podróży samochodem osobowym niebędącym własnością uczelni. Warunki oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów określa zarządzenie. 3

4 10 1. Dział Finansowy dokonuje rejestracji wniosku i kontroli formalnej złożonego wniosku wraz z załączonymi dokumentami pod względem ich zgodności z przepisami obowiązującymi w uczelni. 2. Realizacja procedury wyjazdowej rozpoczyna się w chwili wyrażenia zgody i zatwierdzenia warunków wyjazdu przez Rektora / Prorektora odpowiedzialnego za współpracę zagraniczną. Przed zatwierdzeniem wyjazdu żadne formalności z tym związane nie będą podejmowane. 11 Wnioski należy składać w każdym przypadku wyjazdu służbowego, także w przypadku wyjazdów służbowych pracowników i studentów, gdy uczelnia nie ponosi zobowiązań finansowych. 12 Wyjazdy w ramach wymiany bezpośredniej realizowane są na podstawie wcześniejszej kwalifikacji. 13 Osoby zakwalifikowane do udziału w programie Erasmus składają wnioski według odrębnych wzorów, stosownie do wymogów określonych w przepisach wykonawczych przez Narodową Agencję Programu Uczenie się przez całe życie, za wyjątkiem wyjazdów w ramach tzw. wizyt przygotowawczych i monitoringowych, które podlegają rozliczeniom według przepisów krajowych. III. Zasady obiegu dokumentów i rozliczeń finansowych 14 Rodzaje wniosków dot. służbowych wyjazdów za granicę: 1. Wniosek o delegowanie za granicę, np. udział w konferencji, kongresie, sympozjum, wyjazd w ramach umowy dwustronnej / nawiązania współpracy, uczestnictwo w posiedzeniach komisji / komitetów itp.; 2. Wniosek o skierowanie za granicę, np. w celu: 1) prowadzenia badań naukowych; 2) podejmowania i prowadzenia działalności dydaktycznej; 3) szkoleniowym na: odbycie części jednolitych studiów magisterskich lub studiów pierwszego stopnia albo studiów drugiego stopnia, studia podyplomowe, studia doktoranckie (w przypadku posiadania odpowiedniego dorobku naukowego i co najmniej rocznego stażu pracy w danej specjalności), staże naukowe, artystyczne lub specjalizacyjne, kursy językowe i inne kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe, praktyki zawodowe. 4

5 15 1. Wyjeżdżający przygotowuje propozycję zakresu świadczeń na czas wyjazdu wraz z określeniem ich źródła finansowania w porozumieniu z osobą zlecającą wyjazd posiadającą w dyspozycji środki finansowe, z których pokrywane są koszty wyjazdu. 2. Zakres świadczeń akceptują poprzez złożenie podpisu na wniosku: 1) kierownik projektu (w przypadku, gdy koszty wyjazdu pokrywane są ze środków finansowych przyznanych na realizację projektu), 2) dysponent środków finansowych (kierownik jednostki organizacyjnej), 3) Kwestor/ Z-ca Kwestora (potwierdzenie możliwości finansowania wyjazdu) Wypełniony wniosek wraz z załącznikami, o których mowa w 5, przedstawia się do akceptacji: 1) w przypadku wyjazdów studentów i doktorantów opiekunowi naukowemu / dyrektorowi właściwego instytutu oraz dziekanowi wydziału; 2) w przypadku wyjazdów pracowników naukowo-dydaktycznych dyrektorowi właściwego instytutu oraz dziekanowi wydziału; 3) w przypadku wyjazdów innych pracowników bezpośredniemu przełożonemu; 4) w przypadku wyjazdu służbowego rektora prorektorowi upoważnionemu do zastępowania rektora podczas jego nieobecności, 5) w przypadku wyjazdów pracowników spoza uczelni kierownikowi projektu / grantu itp. oraz dziekanowi wydziału. 2. Akceptacja wniosku przez bezpośredniego przełożonego stanowi jednocześnie informację dla osoby podejmującej decyzję o wyjeździe pracownika za granicę: 1) o celowości zamierzonego wyjazdu; 2) o zastępstwie w obowiązkach służbowych podczas pobytu pracownika za granicą (w tym także o odpowiedzialności za powierzone mienie). 3. Wniosek o delegowaniu / skierowaniu na wyjazd za granicę zatwierdza Rektor / Prorektor odpowiedzialny za sprawy współpracy zagranicznej. 17 Pracownikowi delegowanemu / skierowanemu na wyjazd przysługuje zaliczka na pokrycie niezbędnych kosztów koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Zaliczka ta powinna być wypłacona w walucie obcej. Za zgodą pracownika może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. 18 W oparciu o zatwierdzony wniosek delegowania / skierowania na wyjazd za granicę Dział Finansowy przygotowuje upoważnienie do odbioru zaliczki dla wyjeżdżającego. Wypłata zaliczki może być dokonana: 1. gotówką w kasie banku prowadzącego rachunek bieżący uczelni; 2. przelewem na rachunek bankowy wskazany przez wyjeżdżającego. 19 Zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych oraz promowych dokonuje samodzielnie Wnioskodawca. 5

6 20 1. Rozliczenie kosztów wyjazdu należy złożyć w Dziale Finansowym w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zakończenia wyjazdu (w walucie otrzymanej zaliczki albo w walucie polskiej). Rozliczeń dokonuje się na podstawie zatwierdzonego wniosku i oryginalnych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (rachunki, faktury, bilety, ewidencja przebiegu pojazdu). Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. 2. Osoby delegowane / skierowane na wyjazd za granicę zobowiązane są także do złożenia sprawozdania merytorycznego w terminie 14 dni od zakończenia Za płatności dokonane przez uczelnię lub Wnioskodawcę przelewem, czekiem albo kartą kredytową, dotyczące np. opłat zjazdowych, hotelowych, biletów komunikacji lotniczej, lądowej, morskiej oraz innych należności Wnioskodawca winien uzyskać i dostarczyć do Działu Finansowego rachunek lub fakturę oraz potwierdzenie dokonanej wpłaty. 2. Rozliczeniu podlegają wyłącznie rachunki i faktury, w których jako nabywca figuruje: Akademia im. Jana Długosza w Częstochowie ul. Waszyngtona 4/ Częstochowa NIP: PL Dokumenty wymienione w 20 ust. 1 i w 21 ust. 1 winny być opisane na odwrocie przez osobę delegowaną / skierowaną na wyjazd za granicę. 23 Kalkulację świadczeń na czas podróży (diety i limity hotelowe) oraz rozliczenie kosztów wyjazdu zagranicznego sporządza się w oparciu o wytyczne zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). 24 Kwotę należną uczelni (w walucie obcej lub jej równowartość w walucie polskiej), wynikającą z rozliczenia różnicy pomiędzy odebraną zaliczką a rzeczywistymi wydatkami poniesionymi w trakcie wyjazdu, osoba delegowana / skierowana może wpłacić: 1) w kasie banku, w którym prowadzony jest rachunek uczelni, 2) przelewem na wskazany rachunek bankowy uczelni. W tytule wpłaty należy podać nr rozliczenia kosztów wyjazdu zagranicznego. 25 Akceptacji złożonego rozliczenia wyjazdu za granicę pod względem merytorycznym dokonuje Rektor / Prorektor odpowiedzialny za współpracę zagraniczną, zaś dekretacji kosztów Kwestura uczelni. 6

7 26 W przypadku braku wymaganych dokumentów lub nieuzasadnionego przekroczenia terminu rozliczenia, Wnioskodawca nie otrzyma zwrotu kosztów wyjazdu za granicę, a pobrana zaliczka zostanie potrącona z wynagrodzenia za pracę Wyjazdy zagraniczne studentów i doktorantów mogą być realizowane wyłącznie na podstawie zawartych umów. 2. Podstawą do ubiegania się o skierowanie na wyjazd jest złożenie wniosku do Rektora / Prorektora odpowiedzialnego za sprawy współpracy z zagranicą, który podejmuję stosowną decyzję o skierowaniu, określając jednocześnie zakres przyznanych świadczeń. 3. Skierowanie uprawnia do uzyskania zwrotu kosztów podróży, a w wyjątkowych przypadkach również kosztów utrzymania, noclegu. 28 W przypadku wyjazdów studentów / doktorantów Dział Finansowy: 1. dokonuje przedpłat związanych z uczestnictwem studentów / doktorantów w imprezach naukowych; 2. dokonuje rozliczenia lub refundacji poniesionych kosztów po przedłożeniu oryginalnych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (rachunki, faktury, bilety), stosownie do zasad określonych w 20 i Rozliczenia finansowe dotyczące wymiany z zagranicą w ramach unijnych programów stypendialnych (np. Erasmus) regulują odrębne przepisy wykonawcze, chyba że zapisano w nich, że przy wykorzystaniu i rozliczaniu środków finansowych obowiązują przepisy krajowe oraz zasady właściwe dla uczelni, która dysponuje przyznanymi środkami. IV. Przyjmowanie gości zagranicznych 30 Decyzję o przyjęciu gości z zagranicy podejmuje Rektor / Prorektor odpowiedzialny za sprawy współpracy zagranicznej na podstawie pisemnego wniosku jednostki / zainteresowanego pracownika lub organizacji studenckiej złożonego w Biurze Współpracy z Zagranicą Wnioski należy składać co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem przyjazdu. Jeśli zachodzi konieczność wystosowania zaproszenia, (np. niezbędnego dla ubiegania się przez cudzoziemca o wizę w polskim przedstawicielstwie konsularnym za granicą), należy dołączyć do wniosku informacje dot. danych personalnych, adresowych i paszportowych, uwzględniając jednocześnie czas konieczny dla załatwienia formalności i przesłania korespondencji. 2. Zaproszenia przygotowuje i przesyła do wskazanych osób Biuro Współpracy z Zagranicą Przyjęcia gości / delegacji zagranicznych na szczeblu centralnym (udział w uroczystościach, pobyty honorowych członków społeczności akademickiej AJD w Częstochowie, 7

8 wizyty robocze przedstawicieli uczelni partnerskich, wizyty przygotowawcze itp.) zleca Biuru Współpracy z Zagranicą Rektor / Prorektor odpowiedzialny za sprawy współpracy zagranicznej. 2. Biuro Współpracy z Zagranicą może wystąpić z wnioskiem do kierownika właściwej jednostki organizacyjnej o udzielenie wsparcia w zakresie organizacji i realizacji programu wizyty poprzez włączenie do obsługi wyznaczonych pracowników i studentów Sprawy związane z periodycznymi przyjazdami gości z zagranicy w ramach zawartych przez uczelnię umów i porozumień dwustronnych o współpracy naukowej, dydaktycznej oraz kulturalnej z uczelniami i instytucjami zagranicznymi (np. krótkoterminowe pobyty stażowe grup studentów) koordynuje, organizuje i przedstawia do akceptacji Rektorowi / Prorektorowi odpowiedzialnemu za sprawy współpracy zagranicznej Biuro Współpracy z Zagranicą. 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych uczelni, do których Biuro Współpracy z Zagranicą zwróci się z odpowiednim wnioskiem, zobowiązani są do zapewniania nadzoru merytorycznego i opieki nad gośćmi w trakcie pobytu w uczelni za pośrednictwem wyznaczonych nauczycieli, studentów. 34 Decyzje dot. wniosków instytucji zewnętrznych o przyjęcie gości z zagranicy (stypendystów, stażystów, naukowców, ekspertów i innych) podejmuje Rektor / Prorektor odpowiedzialny za sprawy współpracy zagranicznej Przyjmuje się, że strona zapraszająca nie opłaca kosztów podróży. Goście przyjeżdżają na koszt własny lub na koszt instytucji wysyłającej. Podróże na terenie kraju (np. udział w sesjach i badaniach terenowych, w konferencjach itp.) mogą być finansowane, jeżeli są integralną częścią merytorycznego programu pobytu gościa w Polsce. W takim przypadku do rozliczenia pobytu należy przedłożyć bilet lub rachunek za podróż. 2. W wyjątkowych przypadkach Rektor może podjąć decyzję o finansowaniu / refinansowaniu kosztów podróży gości zagranicznych, mając na względzie szczególny charakter wizyt lub ich rangę, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów w tym zakresie. 36 Ewentualne wynagrodzenie za referat może być finansowane ze środków dysponenta tylko w przypadku, gdy wizyta jest ściśle związana z profilem danej jednostki oraz tematem, na jaki środki zostały przyznane. 37 W przypadku krótkoterminowych staży i misji naukowych (np. stypendia rządu RP, skierowania z PAN itp.) zakres, wysokość i sposoby rozliczania udzielanych świadczeń określają załączniki finansowe do umów / porozumień przesłanych do uczelni przez instytucje kierujące / wnioskujące o przyjęcie stypendystów / stażystów / naukowców. 39 W przypadku przyjazdów gości zagranicznych w ramach programów unijnych / projektów lub umów międzynarodowych itp., posiadających własny budżet lub wydzielone środki 8

9 na realizację wizyt naukowych, studyjnych, dydaktycznych, pobytów stypendialnych lub szkoleniowych, mają zastosowanie wytyczne zapisane w przepisach wykonawczych tychże programów / projektów / umów, regulujących zasady wykorzystania środków finansowych na ww. cele. 40 Finansowanie pobytów gości zagranicznych: 1) wizyty na szczeblu centralnym (w zależności od charakteru i rangi) ze środków ogólnych uczelni i/lub środków na współpracę z zagranicą. Decyzję o finansowaniu / podziale kosztów podejmuje Rektor / Prorektor odpowiedzialny za współpracę zagraniczną; 2) wizyty w ramach zawartych przez uczelnię umów i porozumień dwustronnych o współpracy naukowej, dydaktycznej oraz kulturalnej z uczelniami i instytucjami zagranicznymi ( 33); Ostateczną decyzję odnośnie zakresu i wysokości świadczeń wyszczególnionych we wnioskach o przyjęcie gości zagranicznych podejmuje Rektor / Prorektor odpowiedzialny za współpracę zagraniczną. 41 Jednostki organizacyjne przyjmujące cudzoziemców każdorazowo zobowiązane są do składania w Biurze Współpracy z Zagranicą Informacji o pobycie gościa zagranicznego ; także w przypadkach udziału cudzoziemców w konferencjach, seminariach, sympozjach, badaniach naukowych itp., organizowanych lub współorganizowanych przez AJD w Częstochowie. Wymóg ten nie dotyczy przyjazdów stypendialnych studentów i pracowników zagranicznych uczelni partnerskich w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Erasmus. Ewidencję wymiany w tym zakresie prowadzi Uczelniany Koordynator Programu Erasmus. V. Postanowienia końcowe Osoby delegowane / skierowane na wyjazd za granicę zobowiązane są: a) do uzyskania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE i/lub b) ubezpieczenia się (ryzyko utraty życia lub zdrowia, koszty leczenia i następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu za granicą, c) wizy (w przypadku, gdy jest wymagana). Koszty ubezpieczeń oraz wizowania paszportu ponosi wyjeżdżający. 2. Osoba odpowiedzialna za organizację pobytu gościa (wymieniona we wniosku) zobowiązana jest do poinformowania osoby przyjeżdżającej o konieczności uzyskania ubezpieczenia w kraju macierzystym na czas podróży i pobytu w Polsce. 43 Osoby delegowane / skierowane na wyjazd za granicę nie mogą przebywać na urlopie wypoczynkowym w okresie pobytu służbowego za granicą. 9

10 44 Rejestracja materiałów konferencyjnych: 1. Materiały konferencyjne (zakupione w ramach opłat konferencyjnych) lub inne wydawnictwa naukowe zakupione za granicą na koszt jednostki kierującej muszą być zarejestrowane w bibliotece wydziałowej lub Bibliotece Głównej uczelni. 2. Otrzymane materiały, o których mowa w ust. 1, należy przekazać do jednostki właściwej dla afiliacji wyjeżdżającego w celu nadania numeru inwentarzowego księgozbioru podstawowego. 3. Zarejestrowane materiały są udostępniane wyjeżdżającemu na zasadach określonych regulaminem udostępniania zbiorów danej jednostki. 10