Zarządzenie nr 55/2008 Rektora Akademii Ekonomicznej w Poznaniu z dnia 3 listopada 2008 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 55/2008 Rektora Akademii Ekonomicznej w Poznaniu z dnia 3 listopada 2008 roku w sprawie: podróży służbowych na terenie kraju Na podstawie art i 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. z 1998 roku, nr 21, poz. 94, z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późniejszymi zmianami) zarządzam, co następuje: l 1. Podróż służbową odbywa pracownik Uczelni w celu wykonania zadania zleconego przez swojego bezpośredniego przełożonego. 2. Miejscowością rozpoczęcia i zakończenia podróży jest stałe miejsce pracy pracownika albo za zgodą bezpośredniego przełożonego miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. 3. Miejscowość, datę rozpoczęcia i zakończenia podróży, cel podróży, źródło finansowania i środek lokomocji określa bezpośredni przełożony we Wniosku o przyznanie delegacji. Wzór Wniosku o przyznanie delegacji stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 4. Na Wniosku o przyznanie delegacji należy podać źródło jej sfinansowania, a mianowicie: a) wyjazdy w celach naukowych (konferencje, konsultacje, gromadzenie danych itp.) finansowane z posiadanych środków na badania własne, działalność statutową, grant itp., b) wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych (wykłady, ćwiczenia, seminaria itp.) finansowane ze środków ujętych w kosztorysie zajęć (seminarium, kursu itp.) lub ze środków finansowych Uczelni, w ramach działalności dydaktycznej oraz z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, c) inne wyjazdy celowe (konferencje, narady, posiedzenia, rozprawy itp.) finansowane ze środków ogólnouczelnianych lub innych wskazanych środków.

2 Wnioski bez wskazania źródła sfinansowania delegacji nie będą rozpatrywane. 6. Wnioski o wystawienie delegacji na wyjazd nauczyciela akademickiego rozpatrują: a) na wyjazd w celach naukowych prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą; natomiast w odniesieniu do wyjazdów w celu realizacji badań statutowych prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą, po zaopiniowaniu przez właściwego dziekana, b) na wyjazd w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w Zamiejscowych Ośrodkach Dydaktycznych AEP oraz na studiach podyplomowych i szkoleniach organizowanych przez Uczelnię dziekan, c) na pozostałe wyjazdy o charakterze dydaktycznym prorektor ds. edukacji i studentów. 7. Pozostałe wnioski o wystawienie delegacji dla pracowników Uczelni rozpatrują: rektor, prorektorzy, dziekani, kanclerz zgodnie z podległością służbową tych pracowników. 8. Zatwierdzone wnioski składa się w Dziale Spraw Pracowniczych, a odnośnie do delegacji w celach naukowych w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą, który wystawia Polecenie wyjazdu służbowego, wpisując w nim, na stronie pierwszej, kolorem czerwonym, źródło finansowania delegacji. 9. Delegacje bez uprzedniego wniosku nie będą rozliczane. 10. W przypadku ubiegania się o zaliczkę na poczet kosztów podróży, wniosek musi być złożony co najmniej 3 dni przed planowanym terminem wyjazdu. Udzielona zaliczka nie może przekroczyć 75% przewidywanych kosztów podróży służbowej. Decyzje w tej sprawie podejmuje, na wniosek zainteresowanego, podpisujący delegację oraz kierownik Działu Finansowego. 11. Polecenie wyjazdu służbowego podpisuje z upoważnienia rektora kanclerz lub zgodnie z właściwością: kierownik Działu Spraw Pracowniczych albo kierownik Działu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą, bądź ich zastępcy. 2 Z tytułu podróży służbowej przysługują pracownikowi: a) diety, b) zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych uzasadnionych i udokumentowanych wydatków.

3 Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Dieta przysługuje w wysokości określonej obowiązującymi przepisami prawa. 2. Dieta nie przysługuje: 1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika; 2) jeżeli pracownikowi zapewniono całkowite wyżywienie. 3. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu), po wykonaniu zleconego zadania. 4. Wysokość przysługującej diety oblicza Dział Finansowy według zasad określonych w odnośnych przepisach (na dzień wydania niniejszego zarządzenia według zasad zawartych w 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju), a zatwierdzają kwestor i kanclerz. 5. Pracownik przedkładający delegację do rozliczenia jest zobowiązany zadeklarować prawo do diety, z uwzględnieniem punktu 2 niniejszego paragrafu Środek transportu do odbycia podróży służbowej proponuje delegowany pracownik we Wniosku o przyznanie delegacji, a decyzję w tej sprawie podejmują osoby, o których mowa w 1 ust. 6 i 7 niniejszego zarządzenia. 2. Przy wyborze środka transportu (rodzaju i klasy) należy się kierować zasadami gospodarności i oszczędności. 3. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Konieczne jest przedłożenie do rozliczenia biletu lub faktury VAT. 4. Pracownikom Uczelni przy przejazdach służbowych przysługuje klasa II PKP (pociąg zwykły, pospieszny, TLK, Ex, IC i EC) albo PKS (w razie braku połączenia kolejowego). 5. W uzasadnionych przypadkach oraz gdy zachodzi potrzeba odbycia podróży w porze nocnej, a przejazd trwa powyżej 5 godzin, osoby, o których mowa w 1 ust. 6 i 7 niniejszego zarządzenia, mogą wyrazić zgodę na podróż I klasą albo II klasą z kuszetką, albo samolotem. 6. Samowolna zmiana przez pracownika rodzaju lub klasy środka transportu spowoduje odmowę zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty przejazdu

4 - 4 - środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego, z uwzględnieniem 9 pkt W uzasadnionych przypadkach, na wniosek pracownika, podróż służbowa może się odbyć samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Zgody na realizację podróży służbowej prywatnym samochodem udzielają: a) rektor prorektorom, dziekanom, prodziekanom oraz kanclerzowi i jego zastępcom, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio rektorowi, b) prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach naukowych (konferencje, konsultacje, gromadzenie danych itp.) finansowane z posiadanych środków na badania własne, działalność statutową, grant itp., a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi bezpośrednio podległymi temu prorektorowi, c) prorektor ds. edukacji i studentów nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych (wykłady, ćwiczenia, seminaria itp.) finansowane ze środków ujętych w kosztorysie zajęć (seminarium, kursu itp.) lub ze środków finansowych Uczelni, w ramach działalności dydaktycznej oraz z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi, d) prorektor ds. finansów i rozwoju nauczycielom akademickim na inne wyjazdy celowe (konferencje, narady, posiedzenia, rozprawy itp.) finansowane ze środków ogólnouczelnianych, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi i pracownikom naukowo-technicznym jednostek organizacyjnych AEP, e) dziekan kierownikom i pracownikom prowadzącym zajęcia w Zamiejscowych Ośrodkach Dydaktycznych AEP, f) kanclerz pracownikom administracji i obsługi należącym do pionu kanclerza. 2. W przypadkach określonych w punkcie 1, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w odnośnych przepisach (na dzień wydania niniejszego zarządzenia według zasad zawartych w 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Dz.U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późniejszymi zmianami).

5 Warunkiem zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 i ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 roku, nr 54, poz.654 z późniejszymi zmianami). Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Dodatkowo, liczbę przejechanych kilometrów kontroluje i potwierdza Kierownik Sekcji Transportu. Wzór karty ewidencji przebiegu pojazdu określa Uczelnia W wyjątkowych przypadkach pracownicy Uczelni mogą odbywać podróż służbową samochodem Uczelni. 2. Zgody na odbycie podróży służbowej samochodem Uczelni udzielają: a) rektor prorektorom, dziekanom, prodziekanom oraz kanclerzowi i jego zastępcom, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio rektorowi, b) prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach naukowych (konferencje, konsultacje, gromadzenie danych itp.) finansowane z posiadanych środków na badania własne, działalność statutową, grant itp., a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi bezpośrednio podległymi temu prorektorowi, c) prorektor ds. edukacji i studentów nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych (wykłady, ćwiczenia, seminaria itp.) finansowane ze środków ujętych w kosztorysie zajęć (seminarium, kursu itp.) lub ze środków finansowych Uczelni, w ramach działalności dydaktycznej oraz z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi, d) prorektor ds. finansów i rozwoju nauczycielom akademickim na inne wyjazdy celowe (konferencje, narady, posiedzenia, rozprawy itp.) finansowane ze środków ogólnouczelnianych, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi i pracownikom naukowo-technicznym jednostek organizacyjnych AEP, e) dziekan kierownikom i pracownikom prowadzącym zajęcia w Zamiejscowych Ośrodkach Dydaktycznych AEP,

6 - 6 - f) kanclerz pracownikom administracji i obsługi należącym do pionu kanclerza. 3. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową samochodem Uczelni przysługuje zwrot kosztów noclegu (zgodnie z 8) oraz dieta (zgodnie z 3) Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. 2. Ryczałt, o którym mowa w pkt. 1, nie przysługuje, jeżeli: na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, pracownik odbywa podróż służbową samochodem (służbowym lub prywatnym) Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej fakturą wystawioną na Akademię Ekonomiczną w Poznaniu. 2. Zaleca się, aby pracownicy Uczelni ograniczali czas pobytu w miejscowości, do której zostali delegowani, do jednego dnia. 3. Jeżeli zachodzi konieczność pobytu powyżej jednego dnia, wskazane jest, aby pracownik korzystał z noclegu w hotelach średniej kategorii, w domach studenckich, pokojach gościnnych itp. 4. Dopuszczalne jest korzystanie przez pracownika z noclegu w hotelach wyższej kategorii tylko wtedy, gdy: a) zwrot kosztów podróży następuje ze środków własnych uzyskanych w formie darowizny, sponsoringu itp. b) podróż odbywa się na koszt jednostki zapraszającej. Fakty powyższe należy zgłosić we Wniosku o przyznanie delegacji. 5. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył faktury (rachunku), przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. 6. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin, pomiędzy godzinami i 7.00.

7 Prawo do zwrotu kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. 8. Pracownik przedkładający delegację do rozliczenia ma obowiązek zadeklarowania prawa do ryczałtu za nocleg Pracownik niebędący nauczycielem akademickim po zakończeniu delegacji jest zobowiązany do przedłożenia w Dziale Spraw Pracowniczych delegacji z potwierdzeniem wykonania polecenia wyjazdu służbowego, w celu usprawiedliwienia nieobecności w pracy. 2. Rozliczenie przez pracownika kosztów podróży służbowej (delegacji) następuje w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty powrotu z podróży. 3. Delegację, po wypełnieniu rozliczenia przez pracownika, podpisuje kwitując ją pod względem merytorycznym bezpośredni przełożony, zgodnie z art. 45 ust. 6 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r., nr 249, poz z późniejszymi zmianami). Dla identyfikacji podpisu należy używać imiennej pieczątki. 4. Rozliczoną i podpisaną przez pracownika oraz bezpośredniego przełożonego delegowanego pracownika delegację wraz z obowiązkowo załączonymi biletami i innymi rachunkami (dokumentami kosztów podróży) należy złożyć w Dziale Finansowym. Za rachunek (dokument) potwierdzający poniesione wydatki w czasie podróży służbowej uważa się również bilety na przejazd środkami komunikacji wystawione za pośrednictwem Internetu, niebędące fakturami VAT. Dział Finansowy zobowiązany jest w terminie 5-ciu dni sprawdzić rozliczenie, naliczyć diety i po zatwierdzeniu do wypłaty przez kanclerza i kwestora przekazać do kasy Uczelni w celu wypłaty należności. 10 W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r., nr 236, poz z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późniejszymi zmianami).

8 l. Zarządzenie niniejsze wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2008 r. 2. Traci moc Zarządzenie nr 28/2007 Rektora AEP z dnia 20 sierpnia 2007 roku w sprawie podróży służbowych na terenie kraju oraz aneks nr 1 z dnia 1 stycznia 2008 roku w sprawie podróży służbowych na terenie kraju. R E K T O R (prof. dr hab. Marian Gorynia)

9 - 9 - Załącznik nr 1 Do Zarządzenia nr 55/2008 Rektora AEP z dnia 3 listopada 2008 roku WNIOSEK O PRZYZNANIE DELEGACJI Pan/Pani... Stanowisko u pracodawcy... od dnia. do dnia... Cel podróży:... Źródło finansowania:... Środek lokomocji:... Zaliczka tak/nie w wysokości... zł Kierownik Katedry/Jednostki Organizacyjnej* DECYZJA Zatwierdzam delegację na czas: od dnia. do dnia.. Środek lokomocji:.. Rektor/Prorektor/Dziekan/Kanclerz*... * niepotrzebne skreślić