Kncepcja infrmatyzacji Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg Etap III - Kncepcja stanu dcelweg Wersja 2.0 Warszawa, 2 kwietnia 2009 Grupa ANTARES sp. z.. ul. Ciupagi 17 A, 03-016 Warszawa, tel./fax. 814 57 97 e-mail: biur@grupaantares.cm.pl
Spis treści Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg 1 Wprwadzenie...4 1.1 Wstęp...4 1.2 Zawartść niniejszeg dkumentu...4 1.3 Spsób prwadzenia pracy...5 1.4 Definicje uŝytych skrótów i pjęć...6 1.5 Materiały wykrzystane d realizacji pracy...6 2 Pdział listy ptrzeb infrmatycznych na bszary funkcjnalne...7 2.1 Analiza ptrzeb infrmatycznych PTI...7 2.1.1 Zarządzanie PTI...7 2.1.2 Merytryczna działalnść statutwa piniwanie prjektów aktów prawnych...9 2.1.3 Merytryczna działalnść statutwa rganizacja knkursu prac magisterskich...10 2.1.4 Merytryczna działalnść statutwa rganizacja knferencji...10 2.1.5 Gspdarcza działalnść statutwa - ECDL...11 2.1.6 Gspdarcza działalnść statutwa - EUCIP...15 2.1.7 Gspdarcza działalnść statutwa Izba Rzeczznawców...15 2.1.8 Zaspkajanie ptrzeb człnków...16 2.1.9 Zarządzanie peracyjne...16 2.2 Pdział przyszłeg systemu PTI na pdsystemy...18 2.2.1 Dyskusja wariantów rzwiązań...18 2.2.2 Lista pdsystemów przyszłeg systemu...25 3 Kncepcja jądra systemu...27 3.1 Zarządzanie kntrahentami i wystawianie faktur...27 3.2 Udstępnianie danych człnkach PTI...29 4 Kncepcja systemu...31 4.1 Pdsystem ECDL...31 4.1.1 Lista ptrzeb infrmatycznych bsługiwanych przez pdsystem...31 4.1.2 UŜytkwnicy pdsystemu...32 4.1.3 Dstęp uŝytkwników d pdsystemu...32 4.1.4 Dane przechwywane w pdsystemie...32 4.1.5 Funkcje pdsystemu...38 4.1.6 Wymagania pzafunkcjnalne...57 4.1.7 Interfejsy...57 4.1.8 Prpnwane pdejście d realizacji pdsystemu...58 4.2 Pdsystem Prtal/repzytrium...59 4.2.1 Lista ptrzeb infrmatycznych bsługiwanych przez pdsystem...59 4.2.2 Zakres funkcjnalny pdsystemu...62 4.2.3 UŜytkwnicy pdsystemu...62 4.2.4 Dane przechwywane w pdsystemie...62 4.2.5 Funkcje pdsystemu...63 4.2.6 Prpnwane pdejście d realizacji pdsystemu...66 4.3 Pdsystem FK...67 Strna 2 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg 4.3.1 Lista ptrzeb infrmatycznych bsługiwanych przez pdsystem...67 4.3.2 Zakres funkcjnalny rzszerzeń pdsystemu FK...68 4.3.3 Inne uwagi związane z pdsystemem...68 4.4 Pdsystem knferencyjny...68 4.4.1 Lista ptrzeb infrmatycznych bsługiwanych przez pdsystem...68 4.4.2 Zakres funkcjnalny...69 4.4.3 UŜytkwnicy pdsystemu...69 4.4.4 Knfiguracja pdsystemu...70 4.4.5 Dane przechwywane w pdsystemie...71 4.4.6 Funkcje pdsystemu...73 4.4.7 Interfejsy...79 4.4.8 Inne uwagi związane z pdsystemem...79 4.4.9 Prpnwane pdejście d realizacji pdsystemu...80 4.5 Pdsystem Baza Człnków...81 4.5.1 Lista ptrzeb infrmatycznych bsługiwanych przez pdsystem...81 4.5.2 Zakres funkcjnalny...82 4.5.3 UŜytkwnicy pdsystemu...82 4.5.4 Dane przechwywane w pdsystemie...82 4.5.5 Funkcje pdsystemu...83 4.5.6 Interfejsy...87 4.5.7 Inne uwagi związane z pdsystemem...88 4.5.8 Prpnwane pdejście d realizacji pdsystemu...88 4.6 Pdsystem IR...89 4.6.1 Lista ptrzeb infrmatycznych bsługiwanych przez pdsystem...89 4.6.2 Zakres funkcjnalny...89 4.6.3 UŜytkwnicy pdsystemu...91 4.6.4 Dane przechwywane w pdsystemie...91 4.6.5 Interfejsy...91 4.6.6 Prpnwane pdejście d realizacji pdsystemu...91 4.6.7 Plityka bezpieczeństwa...92 4.7 Pdsystem kadrw-płacwy...92 4.7.1 Lista ptrzeb infrmatycznych bsługiwanych przez pdsystem...93 4.7.2 Interfejsy...93 5 Pdsumwanie...94 5.1 Kncepcja spsbu płączenia bszarów funkcjnalnych...94 5.2 Prpnwana klejnść wdrŝenia...95 5.3 Inne rekmendacje...96 6 Histria Zmian Dkumentu...97 Strna 3 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg 1 Wprwadzenie 1.1 Wstęp Niniejszy dkument stanwi część dkumentacji prjektu KOKPIT - Opracwanie kncepcji infrmatyzacji Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg, realizwaneg przez firmę Grupa Antares sp. z.. na pdstawie umwy nr W/1842/08 zawartej w dniu 21 listpada 2008. Umwa realizwana jest w trzech etapach: Etap I Analiza stanu becneg Etap II Kncepcja rzwiązania Etap III Weryfikacja kncepcji Równlegle z tymi etapami wyknane zstał przewidziane umwą zadanie Prjekt szybkiej ścieŝki Prdukty kaŝdeg etapu kreślne zstały w Umwie. Jak wynik etapu I pwstały cztery prdukty: Mapa prcesów bizneswych Lista ptrzeb infrmatycznych Lista prblemów dtyczących wymiany infrmacji i wsparcia infrmatyczneg Wykaz becnie uŝywanych przez PTI aplikacji infrmatycznych, baz danych, strn internetwych, list dyskusyjnych. Jak wynik etapu II pwstały dwa prdukty: Pdział listy ptrzeb infrmatycznych na bszary funkcjnalne Kncepcja jądra systemu PwyŜsze prdukty zstały zapiniwane przez PTI. Zgłszne uwagi zstały uwzględnine w niniejszym dkumencie. 1.2 Zawartść niniejszeg dkumentu Niniejszy dkument zawiera wyniki II i III etapu pracy: Prdukt 5 - Pdział listy ptrzeb infrmatycznych na bszary funkcjnalne. Prduktem, zgdnie z zapisami Umwy, jest lista ptrzeb infrmatycznych PTI pdzielna na bszary funkcjnalne zaprpnwane przez Wyknawcę p rzpznaniu wszystkich ptrzeb Prdukt 6 - Kncepcja wspólneg dla wszystkich bszarów jądra systemu Zgdnie z zapisami Umwy, kncepcja bejmuje zestaw funkcjnalnści wspólnych lub analgicznych dla kilku bszarów funkcjnalnych. Dla kaŝdej funkcjnalnści jądra wskazane są bszary uŝywające tej funkcjnalnści. Prdukt 7 - Kncepcja realizacji kaŝdeg z bszarów funkcjnalnych Kncepcja realizacji kaŝdeg z bszarów funkcjnalnych bejmuje, zgdnie z Umwą: prpnwane pdejście d realizacji uwzględniające cenę mŝliwści: wykrzystania psiadanych przez Zamawiająceg rzwiązań; wykrzystania gtwych rzwiązań istniejących na rynku wraz ze wskazaniem (z uzasadnieniem) isttnych warunków, jakie pwinn spełniać takie rzwiązanie; wyknania prgramwania dedykwaneg wraz ze wskazaniem (z uzasadnieniem) isttnych warunków, jakie pwinna spełniać uŝyta technlgia. Strna 4 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg elementy listy prblemów PTI, które zstaną rzwiązane dzięki realizacji daneg bszaru; prpnwany prirytet realizacji daneg bszaru wraz z uzasadnieniem; szacwany czas realizacji daneg bszaru. Prdukt 8 - Kncepcja spsbu płączenia bszarów funkcjnalnych w jedną spójną platfrmę wymiany infrmacji dla PTI Kncepcja zawiera pis płączenia jądra i wszystkich bszarów funkcjnalnych w jedną, lgicznie spójną całść. Opisan spsby kmunikacji mdułów i niezbędne interfejsy. Kncepcja zawiera uzasadnienie rekmendwaneg spsbu płączenia bszarów funkcjnalnych. Prdukt 9 - Kncepcja systemu infrmatyczneg dla PTI Niniejszy dkument, wraz z dkumentem Kncepcja infrmatyzacji Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg, Etap I - analiza stanu becneg stanwią całść dkumentacji prjektu 1.3 Spsób prwadzenia pracy Wyknawca realizwał pracę w następujących krkach: Pdział listy ptrzeb infrmatycznych na bszary funkcjnalne Lista ptrzeb infrmatycznych PTI przedstawina zstała w punkcie 2.3 dkumentu Kncepcja infrmatyzacji Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg, Etap I Analiza stanu becneg. W rzdziale 2.1 niniejszeg dkumentu pszczególne ptrzeby przypisane zstały d bszarów funkcjnalnych przyszłeg systemu. W rzdziale 2.2 niniejszeg dkumentu pkazan architekturę funkcjnalną przyszłeg systemu i kreśln ramw, zakres ptrzeb infrmatycznych wspierany przez pszczególne mduły funkcjnalne systemu (pdsystemy). Kncepcja wspólneg dla wszystkich bszarów jądra systemu Na pdstawie analizy wymagań na funkcjnalnść pszczególnych pdsystemów raz analizy interfejsów pmiędzy nimi, zaprpnwan listę funkcji, które są wykrzystywane przez inne pdsystemy. Grupa tych funkcji uznana zstała za jądr przyszłeg systemu. Kncepcja realizacji kaŝdeg z bszarów funkcjnalnych Na pdstawie wyników analizy pracwan kncepcję realizacji pszczególnych bszarów funkcjnalnych (pdsystemów). Kncepcja realizacji bejmuje: Elementy listy prblemów zawartej w prdukcie nr 3, które zstaną rzwiązane dzięki realizacji daneg bszaru; Opis wymagań na funkcjnalnść pdsystemu Interfejsy pdsystemu Opis prpnwaneg pdejście d realizacji uwzględniające cenę mŝliwści: wykrzystania psiadanych przez Zamawiająceg rzwiązań; wykrzystania gtwych rzwiązań istniejących na rynku wraz ze wskazaniem (z uzasadnieniem) isttnych warunków, jakie pwinn spełniać takie rzwiązanie; wyknania prgramwania dedykwaneg wraz ze wskazaniem (z uzasadnieniem) isttnych warunków, jakie pwinna spełniać uŝyta technlgia. Prpnwany prirytet realizacji daneg bszaru wraz z uzasadnieniem; Szacwany czas realizacji daneg bszaru. Strna 5 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Kncepcja spsbu płączenia bszarów funkcjnalnych w jedną spójną platfrmę wymiany infrmacji dla PTI 1.4 Definicje uŝytych skrótów i pjęć BZG DIR ECDL EUCIP EKUK Termin GIODO GKR IR Jądr systemu PTI OK ECDL OKR PB ECDL Pdsystem PTI SEE System ZO ZG Biur Zarządu Główneg Dyrektr Izby Rzeczznawców Wyjaśnienie The Eurpean Cmputer Driving Licence (Eurpejski Certyfikat Umiejętnści Kmputerwych) The Eurpean Certificatin f Infrmatics Prfessinals Eurpejska Karta Umiejętnści Kmputerwych Główny Inspektr Ochrny Danych Osbwych Główna Kmisja Rewizyjna Izba Rzeczznawców Grupa funkcjnalnści (funkcji/usług) wykrzystywanych (wywływanych) przez więcej niŝ jeden pdsystem systemu PTI Ogólnplski Krdynatr ECDL Oddziałwa Kmisja Rewizyjna Plskie Biur ECDL Mduł funkcjnalny systemu Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg Plskie Twarzystw Infrmatyczne System Egzaminacyjny EUCIP System infrmatyczny Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg Zarząd Oddziału Zarząd Główny PTI 1.5 Materiały wykrzystane d realizacji pracy Niniejszy dkument pracwan na pdstawie: Dkumentu Kncepcja infrmatyzacji Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg, Etap I Analiza stanu becneg Przeglądu pisów i wersji demnstracyjnych systemów klasy CMS Infrmacji systemie Symfnia Frte publikwanych na strnie internetwej prducenta Uzgdnień z pracwnikami firmy MAKSYMA, bsługującej PTI d strny księgwej, dtyczących realizacji funkcji wystawiania faktur Uwag d dkumentu Kncepcja infrmatyzacji Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg, Etap II Kncepcja rzwiązania Strna 6 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg 2 Pdział listy ptrzeb infrmatycznych na bszary funkcjnalne 2.1 Analiza ptrzeb infrmatycznych PTI Tabele zawarte w klejnych rzdziałach zawierają listę ptrzeb infrmatycznych PTI, zdefiniwaną w trakcie analizy. D kaŝdej ptrzeby przypisan bszar funkcjnalny, który będzie zaspkajał tę ptrzebę. Dla ustalenia hierarchii ptrzeb PTI w zakresie wsparcia infrmatyczneg, dla kaŝdej zidentyfikwanej ptrzeby pdan w tabeli: Ocenę wspmaganeg prcesu pd kątem jeg isttnści dla funkcjnwania PTI (OIP), w skali: 3 prces kluczwy, ze względu na: kniecznść spełnienia wymagań prawa kniecznść spełnienia wymagań statutu PTI wsparcie dla działalnści gspdarczej przynszącej lub mgącej przynieść duŝe przychdy 2 prces średniej wagi: działania wspierające dla prcesów kluczwych, wsparcie działań statutwych 1 prces mał isttny lub bez sfrmalizwaneg przebiegu (brak reguł i właściciela) Ocenę wartści ddanej (OWD), którą wniesie nwe rzwiązanie infrmatyczne: 3 umŝliwienie istnienia prcesu, znaczące usprawnienie prcesu lub znaczące bniŝenie ksztów realizacji prcesu 2 usprawnienie prcesu na średnim pzimie 1 niewielkie usprawnienie prcesu 0 istniejący/wdraŝany dzisiaj system zaspkaja wszystkie ptrzeby Ocenę łączną (OŁ), będącą ilczynem bu pwyŝszych cen cząstkwych O ile ta sama ptrzeba występuje w dwóch lub więcej prcesach stateczna cena ptrzeby jest równa maksymalnej wartści z cen cząstkwych UWAGA: wymienine w pniŝszych tabelach bszary funkcjnalne nie są tŝsame z pdsystemami, które rekmendujemy d realizacji PTI. Pdział na bszary funkcjnalne dzwierciedla pdział lgiczny przyszłeg systemu. 2.1.1 Zarządzanie PTI Wyznaczanie kierunków rzwju Prwadzenie sptkań rganów statutwych PTI Pdprcesy Organizacja sptkań d wypracwania planów rzwju Wypracwanie wariantów rzwju Opublikwanie pczyninych ustaleń Przygtwanie i publikacja materiałów na sptkanie Opis ptrzeby w bszarze IT Dstępnść danych teleadreswych ptencjalnych uczestników sptkania Widcznść zgłaszanych wcześniej pmysłów Udstępnienie prtalu/repzytrium d publikacji wyników Rejestracja wpływających, inicjwanych spraw, publikwanie materiałów na sptkania rganów statutwych, z dstępem przez Internet i mŝliwścią mailingu d wskazanych sób, mŝliwść dpinania OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny 1 1 1 Baza Człnków 3 1 3 Repzytrium 3 2 6 Repzytrium/ Prtal 2 2 4 Repzytrium Strna 7 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT dkumentów (plików) d sprawy OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Ocena prwadznych działań Zarządzanie bszarem człnkwskim Dyskusja nad przygtwanymi materiałami i wprwadzanie zmian Pdejmwanie decyzji Publikacja uchwał Opiniwanie pdjętych uchwał Opiniwanie zarządzania finansami Dkumentwanie Przyjmwanie nwych człnków Głswanie uchwał MŜliwść nanszenia pprawek/kmentarzy na piniwany dkument UmŜliwienie elektrniczneg głswania uchwał Udstępnienie prtalu/repzytrium d publikacji uchwał Dstęp d elektrnicznej wersji dkumentów (z kreślnymi prawami i uprawnieniami) Gwarancja kmpletnści dkumentacji danej sprawy (indeksacja i numeracja dkumentów) Utrzymanie aktualnej bazy teleadreswej człnków i pwiązanie jej z wiarygdną infrmacją stanie płacenia składek Śrdwisk umŝliwiające grupwą pracę nad przygtwywanymi dkumentami i dyskusję nad nimi Elektrniczny wyciąg z systemu FK (segregacja, filtracja, własne raprty) Repzytrium uchwał i prtkłów GKR. Ptrzeba systemu umŝliwiająceg rejestrację i rekmendację nwych człnków przez Internet wraz z rzbudwaną sekcja prfilu sbisteg 2 2 4 Repzytrium 3 1 3 E-mail z pdpisem elektrnicznym Prtal/Ankieta 3 2 6 Repzytrium/ Prtal 3 2 6 Repzytrium 3 1 3 Repzytrium 3 2 6 Baza Człnków 3 1 3 Repzytrium/ Prtal Pczta elektrniczna 2 2 4 FK 2 2 4 Repzytrium 3 2 6 Baza Człnków Zbieranie składek człnkwskich Ptrzeba systemu umŝliwiająceg śledzenie listy człnków PTI w pwiązaniu z infrmacjami płatnściach składek (dla PTI i dla człnków). 2 3 6 Baza Człnków/ Pdsystem FK Ptrzeba systemu umŝliwiająceg mailing d człnków PTI Śledzenie stanu rzliczeń z człnkami Ptrzeba systemu umŝliwiająceg śledzenie listy człnków PTI w pwiązaniu z infrmacjami płatnściach składek (dla PTI i dla człnków). 2 3 6 Baza Człnków Ptrzeba systemu umŝliwiająceg mailing d człnków PTI Zarządzanie danymi człnków Ptrzeba systemu umŝliwiająceg śledzenie listy człnków PTI w pwiązaniu z 2 3 6 Baza Człnków Strna 8 z 97
Łagdzenie / rzstrzyganie sprów Marketing i prmcja Pdprcesy Przyjmwanie spraw d rzstrzygnięcia Kmunikacja zewnętrzna Zarządzanie strnami internetwymi PTI Zbieranie infrmacji aktualnściach w PTI Zarządzanie strukturą strn internetwych PTI Zarządzanie zawartścią strn internetwych PTI Administrwanie techniczne strnami internetwymi PTI Opis ptrzeby w bszarze IT infrmacjami płatnściach składek (dla PTI i dla człnków) Ptrzeba systemu, pprzez który człnkwie będą mgli sami aktualizwać swje dane i kreślać pzim widcznści tych danych dla innych sób Uzupełnienie rejestru człnków sekcję prfilu sbweg (cv, umiejętnści, prjekty, specjalizacje, zaintereswania) Dstęp d wspólneg systemu plików, dbre zabezpieczenie dstępu Mechanizm infrmwania wpisach na strnach (push/rss lub autmat śledzenia zmian na wskazanych strnach) MŜliwść psiadania infrmacji wyprzedzającej (w tku prcesu decyzyjneg) WdrŜenie systemu CMS, umŝliwiająceg zarządzanie strukturą strn internetwych PTI, z hierarchią uprawnień umŝliwiającą zarządzanie zawartścią strn przez dpwiednie kmórki rganizacyjne WdrŜenie systemu CMS, umŝliwiająceg zarządzanie strukturą strn internetwych PTI, z hierarchią uprawnień umŝliwiającą zarządzanie zawartścią strn przez dpwiednie kmórki rganizacyjne WdrŜenie systemu CMS, umŝliwiająceg zarządzanie strukturą strn internetwych PTI, z hierarchią uprawnień umŝliwiającą zarządzanie zawartścią strn przez dpwiednie kmórki rganizacyjne Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny 2 2 4 Repzytrium 1 2 2 Prtal 2 1 2 Repzytrium 3 1 3 Prtal 2 2 4 Prtal 2 2 4 Prtal 2.1.2 Merytryczna działalnść statutwa piniwanie prjektów aktów prawnych Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Infrmwanie człnków PTI akcie prawnym d zapiniwania Ptrzeba utrzymania wiarygdnej bazy człnków PTI i wdrŝenia narzędzi d mailingu d tej bazy 2 2 4 Baza Człnków Zbieranie pinii człnków PTI akcie prawnym Ptrzeba wdrŝenia frum dyskusyjneg, umŝliwiająceg jedncześnie nanszenie pprawek na piniwany dkument 2 2 4 Repzytrium/ Prtal Strna 9 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg 2.1.3 Merytryczna działalnść statutwa rganizacja knkursu prac magisterskich Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Utrzymanie wiarygdnej bazy kntaktów na uczelniach i wdrŝenie narzędzi d mailingu d tej bazy Prmwanie knkursu wśród ptencjalnych uczestników Zbieranie zgłszeń i materiałów d uczestników knkursu Dbór recenzentów Recenzwanie i cena zgłsznych materiałów Ustalenie laureatów knkursu Publikacja wyników knkursu System umŝliwiający zgłaszanie się uczestników i nadsyłanie przez nich materiałów d ceny Utrzymanie wiarygdnej bazy recenzentów i wdrŝenie narzędzi d mailingu d tej bazy System, pprzez który recenzenci i jury knkursu będą mieli dstęp d cenianych prac i d wyników cen i przez który recenzenci będą mgli przesyłać recenzje System, pprzez który recenzenci i jury knkursu będą mieli dstęp d cenianych prac i d wyników cen i przez który recenzenci będą mgli przesyłać recenzje Utrzymanie wiarygdnej bazy kntaktów i wdrŝenie narzędzi d mailingu d tej bazy 3 2 6 Baza Człnków + Pdsystem knferencyjny 3 3 9 Pdsystem knferencyjny 3 2 6 Pdsystem knferencyjny 3 3 9 Pdsystem knferencyjny 3 3 9 Pdsystem knferencyjny 3 2 6 Pdsystem knferencyjny 2.1.4 Merytryczna działalnść statutwa rganizacja knferencji Prmwanie knferencji wśród ptencjalnych prelegentów Przygtwanie prgramu Prmwanie knferencji wśród ptencjalnych uczestników Nabór uczestników Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Istnienie strny internetwej knferencji 3 1 3 Pdsystem knferencyjny Zbieranie zgłszeń prelegentów Zbieranie materiałów d prelegentów Dbór recenzentów Recenzwanie zgłsznych materiałów Ocena i wybór prelegentów Zbieranie wpłat d prelegentów Wystawianie faktur prelegentm Zbieranie zgłszeń Zbieranie wpłat Utrzymanie wiarygdnej bazy kntaktów i wdrŝenie narzędzi d mailingu d tej bazy WdrŜenie systemu umŝliwiająceg zgłaszanie prelegentów WdrŜenie systemu umŝliwiająceg przesłanie danych przez prelegentów Utrzymanie wiarygdnej bazy recenzentów i wdrŝenie narzędzi d mailingu d tej bazy WdrŜenie narzędzi d bsługi recenzwania i wybru prelegentów WdrŜenie narzędzi d bsługi recenzwania i wybru prelegentów System wspmagający zbieranie wpłat d prelegentów, w tym wpłat kartą UmŜliwienie wystawiania faktur bezpśredni z systemu FK PTI Istnienie strny internetwej knferencji Utrzymanie wiarygdnej bazy kntaktów i wdrŝenie narzędzi d mailingu d tej bazy System umŝliwiający zgłaszanie uczestników przez Internet System wspmagający zbieranie wpłat d uczestników, w tym wpłat kartą 3 1 3 Baza Człnków + Pdsystem knferencyjny 3 1 3 Pdsystem knferencyjny 3 1 3 Pdsystem knferencyjny 3 1 3 Baza Człnków + Pdsystem knferencyjny 3 1 3 Pdsystem knferencyjny 3 1 3 Pdsystem knferencyjny 3 1 3 Pdsystem knferencyjny + system płatnści bezgtówkwych 3 0 0 Pdsystem knferencyjny +Pdsystem FK 3 1 3 Pdsystem knferencyjny 3 1 3 Baza Człnków + Pdsystem knferencyjny 3 1 3 Pdsystem knferencyjny 3 1 3 Pdsystem knferencyjny + system płatnści bezgtówkwych Strna 10 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Rzliczenie knferencji Publikacja materiałów z knferencji Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Wystawianie faktur UmŜliwienie wystawiania faktur bezpśredni z systemu FK PTI 3 0 0 Pdsystem knferencyjny/ Pdsystem FK Wskazane byłby psiadanie narzędzia d rejestracji dkumentów księgwych z knferencji Utrzymywanie repzytrium materiałów knferencyjnych z dstępem przez Internet 3 1 3 Pdsystem knferencyjny 2 1 2 Repzytrium/ Prtal UWAGA: Pkazana w pwyŝszej tabeli cena wartści ddanej IT równa 1 wynika z faktu, Ŝe rganizatrzy knferencji juŝ w chwili becnej krzystają z rzwiązań IT, wspierających ich działania. D decyzji PTI pzstaje, na ile działalnść ta ma być zunifikwana pprzez wsparcie we wspólnym systemie IT. 2.1.5 Gspdarcza działalnść statutwa - ECDL Zarządzani e rganizacją ECDL w Plsce Zarządzani e finansami Zarządzani e jakścią certyfikacji Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Repzytrium dkumentów, pzwalające na zarządzanie zbirem dkumentów dtyczących pszczególnych wersji prduktu 3 2 6 Repzytrium Zarządzanie prduktami Sprządzanie sprawzdań i raprtów dla Fundacji ECDL Planwanie i nadzór nad realizacją budŝetu Opracwywani e cenników i zasad rzliczeń Prwadzenie i mnitrwanie rzliczeń Opracwywani e zasad i planów audytów Mnitrwanie prwadzenia audytów Autmatyzacja publikwania wybranych dkumentów na strnie internetwej ECDL Autmatyczne uzyskiwanie statystyk, trzymywanie zbirczej infrmacji przeprwadznych audytach i ich wynikach. 3 1 3 Repzytrium/ prtal 3 2 6 Pdsystem ECDL BieŜąca infrmacja stanie finansów 3 2 6 FK BieŜąca infrmacja stanie finansów Publikwanie cenników na strnie internetwej ECDL Szczegółwa infrmacja wzajemnych naleŝnściach dknanych wpłatach i wypłatach bieŝący stan rzliczeń raz terminach dtycząca wszystkich pdmitów. Infrmacja niezbędna d uruchmienia prcesów certyfikacji raz kntrli wywiązywania się kntrahentów z umów. Kntrla zgdnści z bwiązującymi cennikami. Alerty braku wymaganych wpłat. Autmatyczne wystawianie faktur kntrahentm. Udstępnianie frmularzy ankiet d standaryzacji pszczególnych rdzajów audytów Pełna infrmacja wszystkich wymaganych i przeprwadznych audytach raz ich wynikach, w szczególnści: - plan audytów dla pszczególnych jednstek - rejestr certyfikwanych jednstek i egzaminatrów. Dane aktywnści Centrów, Labratriów i Egzaminatrów Dane dt. reklamacji Mnitrwanie terminów (alerty) w 3 3 9 Pdsystem FK, Repzytrium/p rtal Pdsystem ECDL 3 2 6 Pdsystem ECDL 3 1 3 Pdsystem ECDL, Repzytrium/ 3 3 9 Pdsystem ECDL Strna 11 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Obsługa infrmacyj na prgramu ECDL Certyfikacj a Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny szczególnści dt. terminów wznwienia certyfikatów Uzupełnianie danych w rejestrach wyniki audytów, w szczególnści decyzje debraniu lub nie wznwieniu certyfikatu. Publikwanie zasad i regulaminów Publikwanie materiałów dt. ECDL Certyfikacja uczestników Zarządzanie uczestnikami Przeprwadza nie egzaminów ECDL Autmatyzacja publikwania na strnie internetwej ECDL. Autmatyzacja publikwania na strnie internetwej ECDL. Rejestr kandydatów i uczestników udstępniający w szczególnści: - udstępnienie frmularzy zgłszeniwych i bsługa rejestracji nadawania numerów EKUK - dane sbwe i adreswe (takŝe wszystkie pprzednie w wypadku zmiany) - datę rejestracji - numer EKUK, data wydania, data wpływu karty d PB ECDL - instytucję zgłaszającą - dane dt. egzaminów daty zgłszenia i przystąpienia, Centrum, labratrium/ miejsca, śrdwiska, egzaminatra, mdułu i wersji prduktu, wyniki - wnisków wydanie certyfikatu (rdzaj, frma, data) - wystawinych dla uczestnika certyfikatów (rdzaj, frma, data) - dane dt. wniesinych płat - dane dtyczące wprwadznych mdyfikacji (w tym udstępnienie frmularzy d zgłaszania mdyfikacji danych uczestnika). Wsparcie rganizacji egzaminów: - planwanie egzaminów: Centrum, labratrium/miejsce, mduł, śrdwisk, termin, egzaminatr, termin - publikwanie infrmacji planwanych egzaminach - przyjmwanie zgłszeń przez Internet - zarządzanie stanem egzaminu (planwany, aktywny, w tku, zakńczny) - wypełnianie prtkłu z egzaminu Rejestr egzaminów udstępniający: - dane dt. egzaminów daty zgłszenia i przystąpienia, Centrum, Labratrium/miejsca, egzaminatra, mdułu i wersji prduktu - dane z prtkłów z egzaminów - wyniki audytów 3 1 3 Repzytrium/ Prtal 3 1 3 Repzytrium/ Prtal 3 3 9 Pdsystem ECDL 3 3 9 Pdsystem ECDL 3 3 9 Pdsystem ECDL Strna 12 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Autmatyzacja udstępniania i ceny ćwiczeń egzaminacyjnych 1 3 3 System egzaminacyjny Certyfikacja Centrów Egzaminacyjny ch Certyfikacja Egzaminatró w Certyfikacja Labratriów Wystawianie certyfikatów ECDL Zarządzanie kartami EKUK Rejestr uczestników Autmatyczna kntrla spełniania warunków wymaganych d wydania daneg certyfikatu. Wpis d rejestru uczestników p wydaniu certyfikatu lub duplikatu. Rejestr reklamacji. Rejestr numerów wydanych kart EKUK z danymi uczestniku i pdmicie, który wydał kartę danym numerze. Rejestr Centrów Egzaminacyjnych udstępniający: - dane Centrum (nazwa, adres, NIP) - dane dt. zgłszeń i frmularze zgłszeniwe - dane dt. wypsaŝenia i warunków - dane dt. rdzaju ECDL i mdułu - dane dt. współpracujących Labratriów Egzaminacyjnych - dane dt. współpracujących Egzaminatrów - wniesine płaty, stan rzliczeń. - data i wynik wizyty referencyjnej, sby wizytujące. - stan certyfikacji (zgłszny, w tku, z certyfikatem, cfnięty, wznwiny) - daty wydania certyfikatów - daty cfnięcia certyfikatów - dane dtyczące przeprwadznych audytów i ich wyników. - dane dt. zawartych umów Autmatyzacja kntrli spełniania warunków dla daneg certyfikatu. Rejestr Egzaminatrów udstępniający: - dane Egzaminatra - dane dt. zgłszeń i frmularze zgłszeniwe - dane dt. prduktów i ich wersji, na które zstały wystawine/ są wniskwane certyfikaty. - dane dt. współpracy z Centrami Egzaminacyjnymi - wniesine płaty - dane dt. przebytych szkleń certyfikacyjnych - rejestr przeprwadznych egzaminów - stan certyfikacji dla daneg prduktu i wersji (zgłszny, w tku, z certyfikatem, cfnięty, wznwiny) - data wydania/ cfnięcia certyfikatów - dane dtyczące przeprwadznych audytów i ich wyników - dane dt. zawartych umów - dane dt. wydanych testów. Autmatyzacja kntrli spełniania warunków dla daneg certyfikatu. Rejestr Labratriów Egzaminacyjnych udstępniający: - dane Labratrium (nazwa, adres, ECDL 3 3 9 Pdsystem ECDL 3 3 9 Pdsystem ECDL 3 3 9 Pdsystem ECDL 3 3 9 Pdsystem ECDL 3 3 9 Pdsystem ECDL Strna 13 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Zarządzani e peracyjne PB ECDL Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny NIP) - dane dt. zgłszeń i frmularze zgłszeniwe - rdzaj ECDL/mduł - dane dt. wypsaŝenia techniczneg, prgramwania i warunków. - wniesine płaty - daty i wyniki wizyt referencyjnych, sby wizytujące. - stan certyfikacji (zgłszny, w tku, z certyfikatem, cfnięty, wznwiny) - daty wydania/cfnięcia/wznwienia certyfikatów - dane dtyczące przeprwadznych audytów i ich wyników - dane dt. zawartych umów. Autmatyzacja kntrli spełniania warunków dla daneg certyfikatu. Certyfikacja miejsc egzaminwania Certyfikacja prgramów szkleniwych " Zgdny z ECDL" Zarządzanie dkumentacją Zarządzanie strną internetwą ECDL Zarządzanie archiwum Rejestr miejsc egzaminwania udstępniający: - dane miejsca (nazwa, adres, NIP) - dane dt. zgłszenia (data, dane wymagane przy zgłszeniu, egzaminatr) - dane dt. wypsaŝenia techniczneg, prgramwania i warunków. - data rejestracji Zdalny dstęp d frmularzy ankiet przez egzaminatra Autmatyzacja kntrli spełniania warunków dla daneg miejsca egzaminwania. Rejestr Organizacji Szkleniwych udstępniający: - dane Organizacji (nazwa, adres, NIP) - dane dt. zgłszeń - rdzaj ECDL/mduł - dane dt. prgramów szkleniwych, materiałów d ćwiczeń, bazy technicznej - dane dt. Ośrdka - wniesine płaty - daty i wyniki wizyt referencyjnych, sby wizytujące. - stan certyfikacji (zgłszny, w tku, z certyfikatem, cfnięty, wygasły, wznwiny) - daty wydania/cfnięcia/wznwienia/w ygaśnięcia certyfikatów - dane dt. zawartych umów. - Dane dt. sprawzdań Ośrdków Autmatyzacja kntrli spełniania warunków dla daneg certyfikatu. 1 1 3 3 Pdsystem ECDL (Pmim planwanej eliminacji rejestr mŝe być włączny d systemu ze względu na ew. kres przejściwy) 2 3 6 Pdsystem ECDL System zarządzania archiwum 2 1 2 Repzytrium dkumentów Autmatyzacja publikwania na strnie internetwej ECDL. 3 1 3 Repzytrium/ Prtal Panel administratra 3 2 6 Prtal 1 Prces najprawdpdbniej nie będzie istniał w przyszłści Strna 14 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Marketing i prmcja Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Archiwum umów 2 2 4 Rejestr umów, Repzytrium Zarządzanie umwami Obsługa reklamacji Współpraca z rganizacjami szkleniwymi Zarządzanie gadŝetami Planwanie Autmatyczne przygtwywanie umwy: na pdstawie wzrca z wykrzystaniem danych kntrahenta z dpwiednieg rejestru Wsparcie załatwiania reklamacji, pprzez dstęp d rejestrów: uczestników, egzaminatrów, egzaminów, certyfikwanych jednstek i miejsc egzaminwania Rejestr zgłszeń reklamacyjnych ze spsbem ich załatwienia. Udstępnienie frum dla rganizacji szkleniwych Udstępnienie ankiety d zbierania ptrzeb/zamówień 2 1 2 Pdsystem ECDL 3 1 3 Pdsystem ECDL 2 2 4 Prtal 2 2 4 Ankieta/lista dyskusyjna SprzedaŜ Sklepik internetwy 1 3 3 Sklepik internetwy 2.1.6 Gspdarcza działalnść statutwa - EUCIP Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Certyfikacja uczestników Rejestrwanie zgłszeń System Egzaminacyjny 3 0 0 Pdsystem EUCIP kandydatów EUCIP Weryfikacja spełniania System Egzaminacyjny 3 0 0 Pdsystem EUCIP warunków EUCIP Przeprwadzanie egzaminów Udstępnianie stanwiska System Egzaminacyjny 3 0 0 Pdsystem EUCIP egzaminacyjneg EUCIP Nadzór nad przebiegiem egzaminu System Egzaminacyjny 3 0 0 Pdsystem EUCIP EUCIP Twrzenie rzprsznych kmisji na pzimie Prfessinal System Egzaminacyjny EUCIP w rzbudwie 3 2 6 Pdsystem EUCIP Rejestrwanie wyników System Egzaminacyjny EUCIP 3 0 0 Pdsystem EUCIP Wystawianie certyfikatów System Egzaminacyjny 3 0 0 Pdsystem EUCIP EUCIP Prmcja EUCIP Strna internetwa 3 0 0 Prtal Zarządzanie finansami Autryzwanie Ośrdków Egzaminacyjnych Prwadzenie i mnitrwanie rzliczeń Baza Ośrdków Egzaminacyjnych System Egzaminacyjny EUCIP 3 0 0 Pdsystem EUCIP/ Wystawianie faktur 3 0 0 Pdsystem EUCIP/, Rejestr umów, Repzytrium 2.1.7 Gspdarcza działalnść statutwa Izba Rzeczznawców Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Pzyskiwanie zleceń Składanie fert Repzytrium z wzrcami fert i materiałów infrmacyjnreklamwych Dbieranie zespłu Pdpisywanie umów z klientami i wyknawcami Selekcja kandydatów na wyknawców Baza danych cv/ kmpetencji rzeczznawców Wsparcie pdpisywania umów przez sby z róŝnych miast (inaczej zdalne zawieranie umów) 3 2 6 Repzytrium 3 2 6 Baza Człnków 3 3 9 Rzwiązanie rganizacyjne - Pdpis elektrniczny Strna 15 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Wyknanie pracy Dknanie rzliczeń Mnitrwanie wyników IR Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Inicjalizacja (przekazanie wzrców dkumentów wynikwych) Nadzór nad realizacją umwy Wystawienie faktury d klienta 2.1.8 Zaspkajanie ptrzeb człnków Rejestr umów z klientami i pwiązany 3 3 9 Pdsystem IR rejestr umów z wyknawcami Repzytrium z wzrcami umów 3 2 6 Repzytrium Repzytrium z wzrcami dkumentów wynikwych(ekspertyz) 3 2 6 Repzytrium Repzytrium pprzedni 3 2 6 Repzytrium wyknanych ekspertyz Harmngramy 3 2 6 Pdsystem IR Alarmy terminów Wspmaganie wystawiania faktur 3 2 6 Wystawienie faktur Generwanie frmularza rachunku dla 1 3 3 Repzytrium wyknawców nie prwadzących działalnści gspdarczej Widcznść wyniku finansweg IR 2 2 4 FK Pdprcesy Opis ptrzeby w bszarze IT OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny Organizacja imprez integracyjnych (sptkań, warsztatów) Ustalenie tematu sptkania Widcznść zgłaszanych pmysłów 2 2 4 Prtal (frum dyskusyjne); lista dyskusyjna Zgłaszanie Frum dyskusyjne na temat 2 2 4 Prtal (frum Utrzymywanie frów dyskusyjnych pmysłów i pinii Przeprwadzenie sptkania Opublikwanie wyników sptkania 2.1.9 Zarządzanie peracyjne Zarządzanie finansami Pdprcesy BudŜetwanie Księgwść Zarządzanie naleŝnściami Raprtwanie zarządcze pmysłów i spsbu realizacji MŜliwść wirtualneg udziału w sptkaniu dla sób z innych ddziałów/ miejsc Prtal z mŝliwścią załączania plików multimedialnych Prtal (spłecznściwy) z mŝliwścią prwadzenia mderwanych wątków; listy FAQ Przygtwanie prjektu budŝetu przez jednstki rganizacyjne Zbieranie dkumentów księgwych Dekretwanie dkumentów księgwych Księgwanie Śledzenie spływu naleŝnści Opis ptrzeby w bszarze IT Narzędzie d zestawiania danych budŝetwych Wskazane byłby umŝliwienie jednstkm rganizacyjnym twrzenia zestawień dkumentów księgwych z dekretacją w narzędziach, które pzwlą na autmatyczne przekazanie tych zestawień d BZG Wskazane byłby umŝliwienie jednstkm rganizacyjnym twrzenia zestawień dkumentów księgwych z dekretacją w narzędziach, które pzwlą na autmatyczne przekazanie tych zestawień d BZG System FK wykrzystywany w biurze rachunkwym Wskazane byłby umŝliwienie jednstkm rganizacyjnym śledzenia stanu spływu naleŝnści za wystawine przez nie faktury Udstępnienie jednstkm rganizacyjnym danych dyskusyjne, ankieta) 1 2 2 Oprzyrządwanie sprzętwe miejsca sptkania + prtal 2 2 4 Repzytrium/ Prtal 2 2 4 Prtal (frum dyskusyjne, ankieta), lista dyskusyjna OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny 3 0 0 Aktualne arkusze MS Excel 2 1 2 Pdsystem ECDL Pdsystem EUCIP Pdsystem knferencyjny 2 1 2 Pdsystem ECDL Pdsystem EUCIP Pdsystem knferencyjny 3 0 0 Pdsystem FK 3 0 0 Pdsystem FK dla płatnści za faktury/ systemy dziedzinwe dla płatnści niefakturwanych 2 3 6 Pdsystem FK Strna 16 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Pdprcesy wyników Raprtwanie dla Kmisji Rewizyjnej Opis ptrzeby w bszarze IT księgwych raz raprtów zarządczych z systemu FK Ptrzebne byłby narzędzie umŝliwiające twrzenie infrmacji wyniku finanswym jednstki rganizacyjnej w frmacie wymaganym przez Kmisję Rewizyjną OIP OWD OŁ Obszar funkcjnalny 3 1 3 Pdsystem FK Zarządzanie zasbami ludzkimi Zarządzanie majątkiem trwałym Zarządzanie krespndencją Prwadzenie archiwum elektrniczneg PTI Twrzenie i przekazywanie sprawzdań i deklaracji wynikających z przepisów prawa Naliczanie i wypłata wynagrdzeń Naliczanie i wypłata pdatku PIT Naliczanie i wypłata bciąŝeń ZUS Księgwanie wynagrdzeń i bciąŝeń Twrzenie i przekazywanie deklaracji PIT dla US Twrzenie i przekazywanie deklaracji ZUS Wydawanie infrmacji dchdach dla sób zatrudninych Wydawanie infrmacji RMUA dla sób zatrudninych Rejestracja śrdków trwałych i wypsaŝenia Naliczanie amrtyzacji Inwentaryzacja Zarządzanie krespndencją przychdzącą Zarządzanie krespndencją wychdząca Administracja techniczna archiwum Zarządzanie materiałami w archiwum Przyjmwanie i rejestracja krespndencji Rejestracja krespndencji System FK wykrzystywany w biurze rachunkwym Aktualnie rzbudwywany system kadrw-płacwy Aktualnie rzbudwywany system kadrw-płacwy Aktualnie rzbudwywany system kadrw-płacwy Aktualnie rzbudwywany system kadrw-płacwy Aktualnie rzbudwywany system kadrw-płacwy Aktualnie rzbudwywany system kadrw-płacwy Aktualnie rzbudwywany system kadrw-płacwy Aktualnie rzbudwywany system kadrw-płacwy Aktualny rejestr śrdków trwałych System FK wykrzystywany w biurze rachunkwym Aktualny rejestr śrdków trwałych Aktualny rejestr krespndencji Aktualny rejestr krespndencji NaleŜy wdrŝyć nwy system archiwum elektrniczneg NaleŜy wdrŝyć nwy system archiwum elektrniczneg 3 0 0 Pdsystem FK 3 0 0 Pdsystem kadrwpłacwy 3 0 0 Pdsystem kadrwpłacwy 3 0 0 Pdsystem kadrwpłacwy 3 0 0 Pdsystem kadrwpłacwy 3 0 0 Pdsystem kadrwpłacwy 3 0 0 Pdsystem kadrwpłacwy 3 0 0 Pdsystem kadrwpłacwy 3 0 0 Pdsystem kadrwpłacwy 3 0 0 Aktualny rejestr ŚT lub Pdsystem FK 3 0 0 Pdsystem FK 3 0 0 Aktualny rejestr ŚT lub Pdsystem FK 2 0 0 Dtychczaswy rejestr udstępniny w Repzytrium 2 0 0 Dtychczaswy rejestr udstępniny w Repzytrium 3 2 6 Repzytrium 3 2 6 Repzytrium Strna 17 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg 2.2 Pdział przyszłeg systemu PTI na pdsystemy 2.2.1 Dyskusja wariantów rzwiązań W trakcie pracwywania architektury funkcjnalnej przyszłeg systemu PTI rzwaŝan w wielu miejscach p kilka wariantów rzwiązania. Przy tych rzwaŝaniach braliśmy pd uwagę następujące, pdstawwe kryteria: PTI jest rganizacją, w której trudn jest wprwadzić rzwiązania scentralizwane. Pszczególne prcesy (a nawet przedsięwzięcia) realizwane w PTI mają róŝnych właścicieli bizneswych, z których kaŝdy zwraca uwagę przede wszystkim na działalnść realizwaną przez siebie; PTI nie planuje znaczącej rzbudwy słuŝb infrmatycznych, których zadaniem będzie administrwanie przyszłym systemem, a szczególnści administrwanie wspólnymi danymi; PTI ma juŝ w niektórych bszarach gtwe rzwiązania infrmatyczne, które, jeśli spełniają wymagania, pwinny być włączne d przyszłeg systemu, a nie zastępwane; Przyszły system pwinien być pdzielny na maksymalnie autnmiczne mduły, które mŝna będzie budwać (kupwać) i rzwijać niezaleŝnie d siebie. Pdział ten pwinien w maksymalnym stpniu umŝliwiać wykrzystanie standardwych narzędzi dstępnych na rynku, a nie wymuszać twrzenia dedykwaneg dla PTI prgramwania. Niniejszy rzdział przedstawia analizę tych bszarów, których funkcjnalnść jest lgicznie wspólna dla kilku prcesów. Przedstawin mŝliwe warianty rzwiązania wraz z rekmendacją Grupy Antares, c d rzwiązania. Na pdstawie tej rekmendacji dknana zstała analiza występwania wspólnej funkcjnalnści (jądra systemu). PniŜszy rysunek pkazuje: W Ŝółtym prstkącie te elementy systemu PTI, c d których, p analizie, przyjęliśmy, Ŝe wymagają dedykwanych rzwiązań W niebieskim prstkącie elementy funkcjnalnści, które występują w wielu prcesach (systemach) i, c d których naleŝy przeprwadzić analizę, czy uzasadnine jest wydzielenie ich d wspólnej części systemwej (jądra) Czy wspólne? Zarządzanie kntaktami (w tym człnkami) Zarządzanie umwami Zarządzanie finansami (budŝet i wyknanie, fakturwanie, śledzenie naleŝnści) Zarządzanie kntrahentami Zarządzanie wiedzą/dkumentami Zarządzanie strnami internetwymi Praca grupwa i zarządzanie prjektami Interfejsy Dedykwane ECDL, EUCIP, Zarządzenie relacjami z klientem (IR), FK, Kadry i Płace, Knferencje i Knkursy RzwaŜania dnśnie rzwiązań dla tych bszarów mówin pniŝej. 2.2.1.1 Baza człnków i lkalne bazy kntaktów czy jednlita baza kntaktów PTI RzwaŜane były następujące warianty budwy bazy kntaktów PTI: 1. Stwrzenie jednlitej bazy wszystkich kntaktów PTI, z której krzystałyby wszystkie pdsystemy Strna 18 z 97
2. Stwrzenie lkalnych baz kntaktów w kaŝdym z pdsystemów Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Dszliśmy d wnisku, Ŝe PTI nie będzie w stanie zarządzać jednlitą bazą kntaktów, w której znajdwaliby się m.in. człnkwie PTI, uczestnicy knferencji, uczestnicy knkursu prac magisterskich, recenzenci róŝnych knkursów i knferencji. Zarządzanie taką bazą jest bardz trudne nawet w firmach bardz sfrmalizwanym spsbie zarządzania. Praktyka wskazuje, Ŝe baza kntaktów jest tym bardziej aktualna, im bliŝej znajduje się sby, która te kntakty utrzymuje. W tej sytuacji prpnujemy: Zbudwanie pdsystemu Baza Człnków, który przechwywać będzie dane człnków PTI raz dane innych sób ściśle związanych z PTI pracwników, współpracwników, sympatyków. Danymi zawartymi w tej bazie zarządzać będą pszczególne jednstki rganizacyjne PTI, kaŝda w zakresie swich uprawnień. Dane teleadreswe wprwadzane będą przez sby znajdujące się w bazie. Ogólny nadzór nad tą bazą danych sprawwać będzie wyznaczny administratr danych, zapewne pracwnik BZG. Pdsystem bazy człnków udstępniać równieŝ będzie infrmacje człnkach PTI innym pdsystemm, w razie takiej ptrzeby. Baza Człnków mŝe być równieŝ nśnikiem infrmacji wykrzystywanych przy pdpisywaniu i dalszym bsługiwaniu umów zleceń i umów dzieł. Jest t rzwiązanie pcjnalne, d dyskusji z przedstawicielami PTI. Utrzymywanie sbnych baz kntaktów w pzstałych pdsystemach systemu PTI knferencyjnym, ECDL, EUCIP. Właściciel bizneswy kaŝdeg z tych pdsystemów, a w przypadku knferencji kaŝdej z instancji pdsystemu, bsługującej dany cykl imprez, zarządzać będzie swją bazą kntaktów. Zbudwanie interfejsów, które umŝliwią przekazywanie wybranych przez uŝytkwnika danych pmiędzy pszczególnymi pdsystemami 2.2.1.2 Wystawianie faktur i utrzymanie bazy kntrahentów Kilka jednstek rganizacyjnych PTI wystawiać będzie faktury w parciu dane zawarte we wspmagających je systemach infrmatycznych: ECDL EUCIP Organizatrzy knferencji PTI planuje w tej chwili udstępnienie kaŝdej z tych jednstek aplikację, pracwaną przez infrmatyków firmy prwadzącej rachunkwść PTI, w celu wystawiania faktur (za wyjątkiem EUCIP, który ma zasilać system FK danymi wystawinych fakturach przez dedykwany interfejs). PwyŜsze rzwiązanie ma jednak pdstawwą wadę dane kntrahentach pwyŝszych jednstek rganizacyjnych, niezbędne d wystawienia faktury, przechwywane będą w pdsystemach bsługujących te jednstki rganizacyjne. W takiej sytuacji: dane te będą musiały być ręcznie przepisane d systemu FK, przy wystawianiu faktury alb zbudujemy interfejs, który umŝliwi autmatyczne wystawienie faktury Autrzy kncepcji prpnują czywiście t drugie rzwiązanie. Pjawia się wtedy jednak prblem synchrnizacji, aktualizacji i wyszukiwania danych kntrahentów. KaŜdy z pdsystemów mŝe chcieć wystawić fakturę d teg sameg kntrahenta (np. firma współpracująca z ECDL wysyła swjeg pracwnika na knferencję PTI). Prpnujemy zatem, aby: baza kntrahentów utrzymywana była w aplikacji wspmagającej wystawianie faktur (nakładka na pdsystem FK. Pdsystem ten ma dbrze kreślneg właściciela, który dbać będzie prawidłwść zawartych w bazie danych) inne systemy wykrzystywały zestaw funkcji API z aplikacji wspmagającej wystawianie faktur, słuŝących d zarządzania danymi kntrahentów i wystawiania faktur Strna 19 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Ogólna prpzycja takieg rzwiązania, d dyskusji z PTI przedstawina jest w rzdziale 3 Kncepcja jądra systemu. UWAGA: baza kntrahentów jest bazą instytucji i sób, którym PTI wystawił fakturę. Nie naleŝy jej mylić z bazami kntaktów umieszcznymi w innych pdsystemach. O ewentualną synchrnizację tych danych musi dbać pdsystem merytryczny. 2.2.1.3 Czy łączyć ze sbą pdsystemy ECDL i EUCIP W trakcie budwy kncepcji przyszłeg systemu PTI pstawiliśmy sbie, między innymi pytanie, czy dwa realizwane przez PTI prgramy certyfikacji ECDL i EUCIP nie pwinny być bsługiwane jednym rzwiązaniem infrmatycznym. Stwierdzamy jednak, Ŝe są t peracyjne dwa rzłączne systemy: Mają innych dbirców, Mają innych (nie kmunikujących się ze sbą) właścicieli bizneswych, Mają inne prcedury peracyjne Prwadzne są dwa niezaleŝne działania rzwjwe Ewentualna unifikacja bu pdsystemów wprwadzi tylk nieptrzebne kmplikacje, kniecznść pracchłnnych (i knfliktgennych) uzgdnień. W tej sytuacji prpnujemy niezaleŝną realizację bu pdsystemów. 2.2.1.4 Narzędzia d budŝetwania PTI w rku 2008 wdrŝył nwą prcedurę budŝetwania (na rk 2009), w parciu arkusze Excel. W parciu te same arkusze jednstki rganizacyjne mają być infrmwane rzeczywistym wyniku w rku 2009. W trakcie analizy padały ze strny niektórych sób stwierdzenia, Ŝe wdrŝne zasady budŝetwania są zbyt skmplikwane. Pdkreślić naleŝy, Ŝe uwagi te dtyczyły zasad budŝetwania, a nie wykrzystanych d teg celu narzędzi. Dpier w trakcie rku 2009 PTI będzie mgł zweryfikwać, jak nwe zasady sprawdzają się w przypadku przekazywania infrmacji wynikach finanswych. Dświadczenie uczy, Ŝe kaŝde nw wdraŝane zasady i narzędzia sptykają się z prem rganizacji. Pzstawiamy zatem Zarządwi Głównemu PTI analizę, czy budŝetwanie rku 2010 przeprwadzić identycznie, jak rku 2009, czy teŝ naleŝy wprwadzić jakieś zmiany. W tej sytuacji nweg, jeszcze nie swjneg przez rganizację prcesu, prpnujemy, Ŝeby w systemie PTI nie umieszczać na razie Ŝadneg nweg narzędzia d budŝetwania. Takie narzędzie mŝna będzie w kaŝdej chwili ddać, gdy zasady budŝetwania uznane zstaną za stabilne, a PTI uzna, Ŝe arkusze Excel nie są d ich wspmagania wystarczające. NaleŜałby wtedy równieŝ rzwaŝyć funkcjnalnść mdułu sprawzdawczści i analiz systemu Symfnia Frte. 2.2.1.5 Śledzenie spływu naleŝnści PTI NaleŜnści PTI mŝna pdzielić na dwie grupy: naleŝnści wpływające na pdstawie wystawineg przez PTI dkumentu faktury prfrma, faktury kwty wpłacane na knta PTI bez wcześniejszeg dkumentu sprzedaŝy, np. składki człnkwskie, płatnści za egzaminy ECDL Pdstawwym prblemem przy śledzeniu spływu naleŝnści jest kreślenie tytułu tej płatnści, w celu prawidłweg jej zaksięgwania. Prpnujemy, aby ta pierwsza grupa płatnści, z wymieninych pwyŝej, była bsługiwana przez funkcjnalnść systemu Symfnia Frte (naleŝnści i windykacja). Obsługa drugiej grupy płatnści jest bardziej skmplikwana wymaga śledzenia danych w systemach dziedzinwych (np. wpłata w ramach ECDL mŝe wyprzedzać jakąklwiek rejestrację sby wpłacającej Strna 20 z 97
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg w systemach PTI). Prpnujemy zatem, aby funkcjnalnść pzwalająca na zarejestrwanie tych płatnści była zawarta w kaŝdym z pdsystemów, który teg wymaga knferencyjnym, ECDL, EUCIP, Bazie Człnków (UWAGA: PTI nie pdjęł jeszcze decyzji, czy człnkwie będą traktwani jak kntrahenci, psiadający w systemie FK drębne knta księgwe. JeŜeli tak by był, wtedy śledzenie spływu składek człnkwskich dbywałby się w systemie FK, a Baza Człnków pbierała by te dane wyłącznie w celu prezentacji zaintereswanym). 2.2.1.6 Funkcjnalnści systemu Symfnia Frte, z których mŝe skrzystać PTI Chcielibyśmy zwrócić uwagę, chć nie wynika t z ptrzeb zgłsznych w trakcie analizy, Ŝe PTI mŝe skrzystać z pewnych isttnych funkcjnalnści systemu Symfnia Frte, takich jak: NaleŜnści i windykacja, w celu śledzenia spływu naleŝnści (patrz pwyŝej) Zbwiązania, w celu śledzenia terminów płatnści d kntrahentów i, p analizie interfejsu d systemu bankweg, ewentualnej autmatyzacji zlecania tych płatnści Ewidencja zarządcza, która pzwala na ddatkwą, zarządczą dekretację dkumentów księgwych Planwanie płynnści finanswej (pełne wdrŝenie takieg planwania wymagał by jednak wdrŝenia prcedur i narządzi planwania wpływów i wypływów śrdków pienięŝnych Symfnia buduje swje raprty wyłącznie w parciu zaksięgwane dkumenty) Śrdki trwałe, w celu zastąpienia tym mdułem becnie wykrzystywaneg rejestru śrdków trwałych w Excelu Zakres wykrzystania pwyŝszych funkcjnalnści naleŝał by kreślić w przumieniu z firmą bsługującą PTI d strny księgwej i, ewentualnie, sbą dbrze znającą funkcjnalnść systemu Symfnia Frte. 2.2.1.7 Repzytrium Wszystkie dkumenty PTI mŝna pdzielić na c najmniej trzy typy: wzrce, wyniki prac, dkumenty archiwalne listy i rejestry dkumenty rbcze Dkumenty w repzytrium dzielą się na: publicznie dstępne (z publikacją na prtalu) z granicznym prawem dstępu MŜliwe warianty rzwiązania: System (-y) plików z kreślnymi prawami dstępu Zalety: - prstta, mechanizm zarządzania dstępem w systemie peracyjnym, dbrze kreślne prtkły dstępu (ftp, Samba,..) Wady: łatwść dpisywania prwadzi d zaśmiecania katalgów, brak mŝliwści autmatycznej prezentacji na witrynach www, brak mŝliwści zdefiniwania ról w pracach nad dkumentem (autr, recenzent, zatwierdzający, ) System zarządzaniem dkumentami (wersjnwanie, blkwanie dkumentu, przechwywanie histrii zmian) na systemie plików Zalety: wprwadzenie dyscypliny pracy nad dkumentami i elementów pracy grupwej - *rejestrwanie, *prządkwanie, *klasyfikacja, *zarządzanie wersjami, *zarządzanie spsbami biegu dkumentów, *archiwizacja; *pwiadmienia sbiste bądź dla grup uŝytkwników zmianach; *mnitrwanie plików i flderów Wady; kmplikacja, bardziej złŝny mechanizm zarządzania uŝytkwnikami, nieznajmść narzędzia przez gół uŝytkwników, brak mŝliwści autmatycznej prezentacji na witrynach www Strna 21 z 97
Prtal (CMS) z mechanizmem zarządzania dkumentami Zalety: sprzęŝenie dkumentów z witryną, zapewnienie kntrli nad repzytrium/dkumentami; mŝliwść widczneg pisu dkumentów Wady: nwe rzwiązanie Rekmendacja rzwiązania: Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Zastswać CMS funkcjach: Zarządzanie treścią na witrynie + zarządzanie dkumentami (repzytrium) 2. W dalszej części pracwania uŝywane będzie sfrmułwanie prtal/repzytrium, pdkreślające, Ŝe są t lgicznie dwie drębne funkcjnalnści zrealizwane przez jedn rzwiązanie CMS. CMS jest wypsaŝny w dść silny mechanizm wspólnej pracy nad dkumentem (jedna wersja dkumentu, mŝliwść definiwania praw dstępu, śledzenia wersji) nie naleŝy jednak wymuszać nwych sztywnych mechanizmów pracy grupwej Ddatkw utrzymać prywatne systemy plików (zapewnić dstęp ftp/samba) - i tak będą wykrzystywane przez uŝytkwników Przy dzisiejszych pjemnściach twardych dysków (i bjętści repzytrium PTI 3 ) nie ma ptrzeby twrzyć (ddatkweg) archiwum (Backup repzytrium na ddatkwym dysku będzie stanwić zarazem archiwum PTI). W dalszej części pracwania bszar Repzytrium traktwany będzie, jak funkcjnalnść CMS prtalu PTI. 2.2.1.8 Zarządzanie relacjami z klientem MŜliwe warianty rzwiązania: Repzytrium dkumentów Zalety - prstta (zwłaszcza dla bardz małej liczby uŝytkwników), brak ddatkweg narzutu pracy Wady - brak prstych mechanizmów śledzenia terminwści, nie wspiera działań bizneswych Repzytrium dkumentów z rejestrem i metryczkami umów Zalety - prstta, brak ddatkweg nakładu pracy, lepsza widcznść i dstępnść dkumentów; Wady - brak mechanizmu śledzenia terminwści; nie jest perspektywiczne, pniewaŝ nie wspiera działań merytrycznych Własna baza danych umów: Tylk dla IR Dla PTI Zalety - prstta, ddatkwy narzut pracy, ale akceptwany na pzimie IR Wady - jednstkwe, wyizlwane rzwiązanie; nie wspiera działań bizneswych Zalety - prstta, łatwść audytu i kntrli, mŝliwść widcznści działań z jednym klientem Wady - jednstkwe, wyizlwane rzwiązanie; nie wspiera działań bizneswych; trudnść w zarządzaniu uŝytkwnikami, dzisiejsze przyzwyczajenie (brak realnej ptrzeby), trudnść w utrzymaniu wiarygdnych danych kntrahentów 2 wykaz rzwiązań: http://www.cmsmatrix.rg/matrix/cms-matrix 3 Oszacwanie na przykładzie średniej wielkści firm, prwadzących działalnść infrmatycznprjektwą 40-60 GB przestrzeni dyskwej przeznacznej na dkumenty archiwalne Strna 22 z 97
Gtwe systemy: Istnieje klasa systemów w naturalny spsób bsługujących zawieranie umów Kncepcja Infrmatyzacji PTI Kncepcja stanu dcelweg Prsty CRM (baza danych kntrahentów i kntaktów, baza fert, cenniki, status działań handlwych) Zalety - dbrze wspiera działalnść pre-sales i marketingwą Wady - nwe rzwiązanie, kniecznść duŝej dyscypliny rganizacyjnej Zarządzanie dkumentami kntrla i nadzór nad biegiem i stanem dkumentów Rekmendacja rzwiązania: Zalety - mŝliwść kntrli biegu dkumentów, widcznść spraw w tku, Wady - nwe rzwiązanie, kniecznść bardz duŝej dyscypliny rganizacyjnej, PTI nie piera swjej działalnści na peracyjnym zarządzaniu dkumentami Obecnie zastswać repzytrium wraz z rejestrami i metryczkami umów, Przy zwiększeniu skali peracji (ilść sób bsługujących klienta) wdrŝyć pdsystem zarządzania relacjami z klientem 2.2.1.9 Zarządzanie prjektami Przeprwadzna analiza nie wykazała istnienia ptrzeby wsparcia zarządzania prjektami. Przy rzwaŝaniu wsparcia zarządzania prjektami uwzględnin: Pzim zarządzania PTI: ptrzeba w zakresie śledzenia terminwści, budŝetu, zgdnści z umwą. Wystarczającym wsparciem wydaje się zapewnienie dstępu d repzytrium dkumentów. PTI nie realizuje prjektów, w których zachdzi isttna ptrzeba zarządzania zadaniami i zespłem wyknawczym, raczej waŝniejsze jest psiadanie przez Zarząd PTI infrmacji aktualnym stanie prjektu 4 Ptrzebę kierwnika prjektu, zasygnalizwaną jak wspmaganie grupwej pracy nad dkumentami 5. Praca nad dkumentem jest realizwana na dwa główne spsby: Praca na jednym wzrcwym dkumencie (szeregw) Indywidualna praca nad kpiami dkumentów (zarówn szeregw biegiem jak i równlegle kaŝda sba nansi swje uwagi) Repzytrium (CMS) wspiera mŝliwść działania na wspólnym dkumencie. Praktyka pkazuje jednak, Ŝe dla większści sób wygdniej jest pracwać na własnych kpiach (nie blkujemy dstępu innym), niŝ na jednej wersji serwerwej (szeregw). Taki tryb pracy jest jedyny w przypadku duŝych dkumentów i krótkich terminach. D pracy indywidualnej wsparciem jest dwlny edytr tekstu (z trybem pprawkwym + kmentarze) i pczta elektrniczna. Ddatkw mŝna wykrzystać frum d szerszeg uzasadnienia swich uwag. 4 Przy realizwanej ilści i stpnia złŝnści (prstty) realizwanych prjektów, nie ma Ŝadneg uzasadnienia analizwanie złŝnych narzędzi wspierających zarządzanie prjektami (typu Changepint czy Primawera) 5 Istnieje trchę narzędzi wspierających zarządzanie czasem, zadaniami, jakścią. Głównym wsparciem dla kierwnika prjektu jest zaimplementwanie wybranej metdyki (prcedury realizacyjne, etapy, techniki i wzrcwa dkumentacja. Analiza wykazała, Ŝe PTI bazuje głównie na wiedzy i dświadczeniu (takŝe praktykach realizacyjnych) swich człnków, tak więc byłby nadzwyczaj trudn przygtwać wsparcie jednlitej metdyki zarządzania prjektami. Strna 23 z 97