ZARZĄDZENIE Nr <5/14 DYREKTORA GENERALNEGO WIELKOPOLSKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO W POZNANIU z dnia ^ 5 2014 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Biura Wojewody Na podstawie art. 25 ust. 10 w związku z ust. 4 pkt 1 lit. d ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1. Ustala się regulamin organizacyjny Biura Wojewody, stanowiący załącznik do zarządzenia. 2. Dyrektor Biura Wojewody w terminie miesiąca od dnia wejścia w życie zarządzenia dostosuje opisy stanowisk pracy oraz zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników do zadań określonych w zarządzeniu. 3. Wykonanie zarządzenia powierza się dyrektorowi Biura Wojewody. 4. Tracą moc: 1) zarządzenie Nr 17/11 Dyrektora Generalnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu z dnia 11 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Biura Wojewody; 2) zarządzenie Nr 6/12 Dyrektora Generalnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu z dnia 21 lutego 2012 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Biura Wojewody; 3) zarządzenie Nr 38/12 Dyrektora Generalnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu z dnia 2 lipca 2012 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Biura Wojewody; 4) zarządzenie Nr 19/13 Dyrektora Generalnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu z dnia 8 maja 2013 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Biura Wojewody. 5. Zarządzenie wchodzi w życie następnego dnia po dniu podpisania. Dyrelftor Generalny Bogumiła Stanecka
UZASADNIENIE Przedmiotowym zarządzeniem wprowadza się nowy regulamin organizacyjny Biura Wojewody ze względu na wprowadzone dotychczas liczne zmiany, nadto wprowadza się zmiany mające na celu optymalizację organizacji pracy. W strukturze Biura wyodrębnia się Samodzielne Stanowisko Pracy do Spraw Obsługi Korespondencji Wojewody, którego zadania związane są ściśle z: - obsługą korespondencji wpływającej do Wojewody Wielkopolskiego oraz zapewnieniem prawidłowego jej obiegu w systemie WUWeu; - zapewnieniem obsługi kancelaryjno - technicznej Wojewody; - współdziałaniem z komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie obiegu dokumentów kierowanych do Wojewody; - udzielaniem informacji klientom wewnętrznym i zewnętrznym na temat wpływającej korespondencji do Wojewody. Czynności te w całości związane są z koniecznością prowadzenia prac pod bezpośrednim nadzorem Dyrektora Biura Wojewody oraz Wojewody Wielkopolskiego. Pracownik samodzielnie podejmuje decyzję o dekretacji pism, z których treści wynika przyporządkowanie sprawy do konkretnej komórki organizacyjnej urzędu. W przypadku pozostałych napływających dokumentów pracownik uzgadnia dalsze działanie bezpośrednio z Dyrektorem Biura Wojewody, a następnie przekazuje je do dekretacji Wojewodzie Wielkopolskiemu. Zniesienie podległości kierownikowi Oddziału Protokolarno-Organizacyjnego nie wpływa na wykonywanie powyższych czynności, natomiast zwiększa przejrzystość dotyczącą odpowiedzialności za obieg dokumentów. Ponadto eliminuje się zadanie związane z udostępnianiem komórkom organizacyjnym urzędu najistotniejszych ustaleń z posiedzeń Rady Ministrów i Komitetów Rady Ministrów oraz komunikatów Centrum Informacyjnego Rządu dotyczących urzędu. Zmiana ta spowodowana jest udostępnianiem tych materiałów w formie elektronicznej poprzez Biuletyn Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (zarządzenie Nr 290/14 Wojewody Wielkopolskiego z dnia 14 maja 2014 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu). Pozostałe zmiany mają charakter redakcyjno - porządkowy. Wprowadzenie przedmiotowego zarządzenia nie powoduje dodatkowych konsekwencji społecznych, gospodarczych, finansowych i prawnych. r Poznań, dnia 2QU -05* 1 5
Załącznik do zarządzenia Nr 14 Dyrektora Generalnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu z dnia A5 W^CI^ĆL U>JL( y, REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA WOJEWODY 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym Biura Wojewody jest mowa o: 1) statucie - należy przez to rozumieć statut Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 227/09 Wojewody Wielkopolskiego z dnia 9 czerwca 2009 r. w sprawie nadania statutu Wielkopolskiemu Urzędowi Wojewódzkiemu w Poznaniu (Dz. Urz. Woj. Wiel. Nr 127, poz. 2089, Nr 151, poz. 2544, z 2010 r. Nr 24, poz. 697 i Nr 181, poz. 3373, z 2011 r. Nr 17, poz. 381 oraz z 2013 r. poz. 2762 i poz. 5959); 2) regulaminie organizacyjnym urzędu - należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 53/12 Wojewody Wielkopolskiego z dnia 27 stycznia 2012 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, zmieniony zarządzeniem Nr 138/12 Wojewody Wielkopolskiego z dnia 12 marca 2012 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, zarządzeniem Nr 293/12 Wojewody Wielkopolskiego z dnia 10 maja 2012 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, zarządzeniem Nr 221/13 Wojewody Wielkopolskiego z dnia 10 kwietnia 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, zarządzeniem Nr 662/13 Wojewody Wielkopolskiego z dnia 19 listopada 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu oraz zarządzeniem Nr 290/14 Wojewody Wielkopolskiego z dnia 14 maja 2014 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu; 3) regulaminie - należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny Biura Wojewody; 4) Wojewodzie - należy przez to rozumieć Wojewodę Wielkopolskiego; 5) dyrektorze generalnym urzędu - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu; 6) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora Biura Wojewody; 7) urzędzie - należy przez to rozumieć Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu; 2. Regulamin określa strukturę organizacyjną zasady podporządkowania, zakres zadań Biura, w tym zakresy upoważnień do załatwiania spraw i podpisywania pism. 3. Do zakresu działania Biura należą zadania określone w 20 statutu i 34 regulaminu organizacyjnego urzędu oraz zadania zlecone w odrębnym trybie przez Wojewodę, Wicewojewodę lub dyrektora generalnego urzędu. 4. Dokumentację w komórkach organizacyjnych Biura Wojewody znakuje się według schematu:
"BW-I.0121.33.2014.8", gdzie.bw-i" oznacza komórkę organizacyjną Biura. 0121" oznacza symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 33" oznacza kolejny numer sprawy. 2014" oznacza rok rozpoczęcia sprawy, 8" oznacza numer stanowiska pracy identyfikujący prowadzącego sprawę. 2. KIEROWNICTWO BIURA 1. Biurem Wojewody kieruje dyrektor. 2. Dyrektor realizuje w szczególności zadania, o których mowa w 18 regulaminu organizacyjnego urzędu. Dyrektor kieruje załatwianiem spraw i pracą oddziałów, zgodnie ze schematem organizacyjnym stanowiącym załącznik do regulaminu. 3. Dyrektor może upoważnić kierownika oddziału lub pracownika Biura do wykonywania w jego imieniu określonych czynności. 4. Dyrektora podczas nieobecności zastępuje Radca Wojewody albo każdorazowo imiennie wskazany kierownik oddziału lub pracownik Biura, z zastrzeżeniem ust. 5. 5. Podczas nieobecności dyrektora dokumenty finansowe podpisuje osoba posiadająca stosowne upoważnienia. 6. Kierownika oddziału podczas jego nieobecności zastępuje imiennie wyznaczony pracownik. 3. STRUKTURA ORGANIZACYJNA 1. Ustala się następującą strukturę organizacyjną Biura i wprowadza się właściwe dla znakowania spraw i pism symbole: 1) Dyrektor 2) Oddział Protokolarno-Organizacyjny 3) Oddział Biuro Prasowe 4) Radca Wojewody 5) Samodzielne Stanowisko Pracy do Spraw Obsługi Korespondencji Wojewody BW-I; BW-II; BW-III; BW-IV; BW-V. 2. Strukturę organizacyjną Biura przedstawia schemat organizacyjny. 4. ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH 1. Do podstawowych zadań oddziałów należy w szczególności: 1) współpraca w sprawach związanych z realizacją zadań ze wszystkimi pracownikami Biura; 2) współpraca z Pełnomocnikiem do Spraw Jakości oraz Pełnomocnikiem do Spraw Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym w zakresie utrzymania i doskonalenia zintegrowanego systemu zarządzania; 3) prowadzenie spraw w systemie WUWeu, w szczególności zakładanie spraw, przesyłanie i tworzenie korespondencji wychodzącej oraz dokumentów wewnętrznych; 4) przekazywanie akt własnych do archiwum zakładowego i prowadzenie zbioru protokołów zdawczo - odbiorczych; 5) wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych. 2. Do zakresu działania Oddziału Protokolarno-Organizacyjnego należy w szczególności:
1) obsługa korespondencji wpływającej do Wicewojewody, dyrektora oraz Zespołu Doradców Wojewody oraz zapewnienie prawidłowego jej obiegu w systemie WUWeu; 2) zapewnienie obsługi kancelaryjno - technicznej Wicewojewody oraz dyrektora; 3) prowadzenie terminarza spraw zleconych przez Wojewodę, Wicewojewodę oraz dyrektora; 4) obsługa systemu Rejestracja Czasu Pracy, prowadzenie listy obecności, ewidencji wyjść w godzinach służbowych oraz rejestru delegacji służbowych; 5) obsługa organizacyjna oraz protokolarna spotkań Wojewody, Wicewojewody oraz dyrektora; 6) wykonywanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Wojewody i Wicewojewody; 7) przygotowywanie dla Wojewody i Wicewojewody listów okolicznościowych, gratulacyjnych i życzeń oraz pism w sprawach objęcia patronatów i udziału w komitetach honorowych; 8) zapewnienie Wojewodzie i Wicewojewodzie asysty podczas spotkań służbowych; 9) koordynowanie współpracy Wojewody z Wicewojewodą w zakresie reprezentowania urzędu wojewody; 10) koordynowanie działań podejmowanych przez komórki organizacyjne urzędu w zakresie realizacji zadań wynikających z funkcji pełnionych przez Wojewodę, w tym związanych ze współpracą z zagranicą oraz członkostwem Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej; 11) przygotowywanie propozycji zapisów do statutu i regulaminu organizacyjnego urzędu oraz przygotowywanie projektu regulaminu; 12) prowadzenie spraw z zakresu współpracy Wojewody w szczególności z organami administracji publicznej, parlamentarzystami, związkami zawodowymi i organizacjami pozarządowymi; 13) wykonywanie zadań związanych z kultywowaniem tradycji obchodów rocznic i świąt państwowych; 14) prowadzenie spraw dotyczących mniejszości narodowych i etnicznych; 15) prowadzenie spraw związanych z fundowaniem przez Wojewodę nagród, nadawaniem wyróżnień oraz wręczaniem odznaczeń; 16) opracowywanie i aktualizowanie upoważnień i pełnomocnictw we współpracy z Wydziałem Kontroli, Prawnym i Nadzoru oraz Wydziałem Finansów i Budżetu; 17) obsługa techniczno-biurową Wojewódzkiej Komisji Dialogu Społecznego w Poznaniu; 18) organizowanie podróży zagranicznych Wojewody, Wicewojewody, dyrektora generalnego urzędu, dyrektorów, kierowników innych komórek organizacyjnych urzędu i pracowników; 19) zapewnianie usług profesjonalnego tłumacza ustnego lub pisemnego podczas oficjalnych wizyt składanych Wojewodzie lub Wicewojewodzie przez przedstawicieli państw obcych; 20) realizowanie zadań związanych z przystępowaniem jednostek samorządu terytorialnego do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych; 21) koordynowanie prac związanych z przystąpieniem do programów współpracy z partnerami zagranicznymi oraz wspieranie wykonawców, których projekty zostały wybrane do realizacji. 3. Do zakresu działania Oddziału Biuro Prasowe należy w szczególności: 1) przygotowywanie i organizacja konferencji prasowych Wojewody, Wicewojewody oraz organizowanie kontaktów z dziennikarzami; 2) monitorowanie i opracowywanie raportów z lokalnych mediów dla Wojewody, Wicewojewody oraz dla Centrum Informacyjnego Rządu; 3) koordynowanie działalności urzędu w zakresie publikacji, informacji i promocji, w tym w
zakresie przekazywania informacji do mediów; 4) analizowanie publikacji prasowych i inspirowanie odpowiedzi na krytykę prasową dotyczącą działalności Wojewody i urzędu; 5) analiza wizerunku Wojewody i Wicewojewody oraz urzędu w mediach; 6) zlecenie publikacji ogłoszeń prasowych; 7) koordynowanie działań dotyczących redakcji strony internetowej i intranetowej urzędu oraz Biuletynu Informacji Publicznej; 8) prowadzenie i aktualizacja w Biuletynie Informacji Publicznej wykazu komitetów, komisji oraz zespołów powołanych przez Wojewodę do realizacji zadań ustawowych; 9) koordynowanie realizacji zadań związanych z podejmowaną wobec Wojewody działalnością lobbingową, w tym: a) ewidencjonowanie zgłoszeń podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, b) udostępnianie w Biuletynie Informacji Publicznej informacji o każdym zgłoszeniu i innym działaniu o charakterze lobbingowym, c) opracowywanie rocznej informacji o działaniach lobbingowych podejmowanych wobec Wojewody, d) przygotowywanie projektu pisma Wojewody do Ministra Administracji i Cyfryzacji w przypadku stwierdzenia, że czynności wchodzące w zakres działalności lobbingowej są wykonywane przez podmiot nie wpisany do rejestru. 4. Do zakresu działania Radcy Wojewody należy w szczególności: 1) wspieranie bieżącej pracy dyrektora przy planowaniu i zapewnianiu właściwej organizacji pracy Biura, w szczególności ciągłości i terminowości realizacji zadań oraz współpraca w tym zakresie z komórkami organizacyjnymi Biura; 2) asystowanie Wojewodzie lub reprezentowanie Wojewody podczas oficjalnych, publicznych spotkań z władzami samorządowymi, organizacjami społecznymi i wyznaniowymi oraz prowadzenie takich spotkań; 3) inicjowanie i koordynowanie przygotowania materiałów informacyjnych i opracowań problemowych dla Wojewody oraz opracowywanie tez lub projektów wystąpień publicznych Wojewody; 4) inicjowanie i realizowanie zadań wynikających z założeń polityki medialnej, informacyjnej i promocyjnej Wojewody, Wicewojewody i dyrektora generalnego urzędu; 5) monitorowanie działań związanych z organizacją spotkań okolicznościowych, imprez masowych i uroczystości patriotycznych z udziałem Wojewody; 6) opiniowanie celowości i zasadności przyjmowania zaproszeń oraz zakresu udziału Wojewody, a także przyjmowania patronatów lub członkostwa w komitetach honorowych; 7) koordynowanie działań będących we właściwości Biura w zakresie utrzymania i doskonalenia zintegrowanego systemu zarządzania oraz systemu kontroli zarządczej; 8) realizowanie zadań obronnych w zakresie właściwości Biura wynikających z obowiązujących aktów prawnych oraz zestawów zadań Planu operacyjnego funkcjonowania Województwa Wielkopolskiego w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny". 5. Do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska Pracy do Spraw Obsługi Korespondencji Wojewody należy w szczególności:
1) obsługa korespondencji wpływającej do Wojewody oraz zapewnienie prawidłowego jej obiegu w systemie WUWeu; 2) zapewnienie obsługi kancelaryjno - technicznej Wojewody; 3) udzielanie informacji klientom wewnętrznym i zewnętrznym na temat wpływającej korespondencji do Wojewody; 4) współdziałanie z komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie obiegu dokumentów kierowanych do Wojewody.
SCHEMAT ORGANIZACYJNY BIURA WOJEWODY Załącznik do regulaminu organizacyjnego Biura Wojewody