Spis treści 1 Wspólnotowy System Ekozarządzania i Audytu () PORADNIK DLA ORGANIZACJI Listopad 2005
2 Poradnik dla organizacji Wydanie: Listopad 2005 r. ISBN 83-921140-5-1 Autorzy: Robert Pochyluk Małgorzata Macniak Jarosław Szymański Michał Behnke Harri Moora Anne-Rose Bachmann Nadzór techniczny: Zbigniew Jędrzejewski LEMTECH Konsulting sp. z o.o. Kraków Współpraca: eko-net.pl Skład: DOMENA sp. z o.o. Kraków Wydawca: Konsorcjum firm Royal Haskoning Rotterdam, SEI Tallinn oraz LEMTECH Konsulting sp. z o.o. Kraków Niniejszą publikację sfinansowano ze środków Unii Europejskiej i Rządu Rzeczpospolitej Polskiej w ramach projektu Phare nr 2002/000-605.05.01 "Wdrażanie w Polsce - Asysta Techniczna" realizowanego przez konsorcjum firm Royal Haskoning, Stockholm Environmental Institute Tallinn Centre oraz LEMTECH Konsulting sp. z o.o.
Spis treści 3 Spis treści Stosowane terminy 1 Rozporządzenie 1.1 Rozporządzenie jako wynik ewolucji strategii ochrony środowiska 1.2 Wymagania Rozporządzenia 2 System w Polsce 3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego 3.1 Historia i rozwój systemów zarządzania środowiskowego (SZŚ) 3.2 Zasady działania systemu zarządzania środowiskowego 3.3 Rozporządzenie a norma ISO 14001 4 Organizacje, które mogą się ubiegać o rejestrację w systemie 4.1 Organizacje działające tylko w jednym obiekcie 4.2 Organizacje mniejsze niż jeden obiekt 4.3.a Organizacje działające w różnych obiektach wytwarzające takie same lub podobne wyroby lub usługi 4.3.b Organizacje działające w różnych obiektach wytwarzające różne wyroby lub usługi 4.4 Niezależne organizacje działające na ograniczonym obszarze zarejestrowane jako jedna wspólna organizacja 4.5 Organizacje sprawujące nadzór nad obiektami tymczasowymi 4.6 Organizacje, w przypadku których nie można prawidłowo określić konkretnego obiektu 4.7 Małe organizacje działające na określonym obszarze produkujące takie same lub podobne produkty lub usługi, starające się o indywidualną rejestrację 4.8 Instytucje publiczne 5 Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z rozporządzeniem 5.1 Proces wdrażania krok po kroku 5.2 Decyzja o wdrożeniu SZŚ 5.2.1 Korzyści 5.2.2 Koszty 5.2.3 Podsumowanie - norma ISO 14001 czy Rozporządzenie? 5.3 Przegląd środowiskowy 5 7 7 9 15 17 17 18 21 25 27 27 28 29 30 31 31 32 32 35 35 43 44 46 47 48
4 Poradnik dla organizacji 5.4 Polityka środowiskowa 5.5 Aktualizacja informacji dotyczących aspektów środowiskowych 5.6 Aktualizacja informacji o wymaganiach prawnych i innych 5.7 Cele, zadania i program 5.7.1 Cele i zadania 5.7.2 Programy 5.8 Zasoby, role, odpowiedzialność i uprawnienia 5.9 Kompetencje, szkolenia i świadomość 5.10 Komunikacja 5.11 Zaangażowanie pracowników 5.12 Dokumentacja 5.13 Nadzór nad dokumentacją 5.14 Sterowanie operacyjne 5.15 Gotowość na wypadek awarii 5.16 Monitorowanie i pomiary 5.17 Ocena zgodności 5.18 Działania korygujące i zapobiegawcze 5.19 Nadzór nad zapisami 5.20 Audyty wewnętrzne 5.21 Przegląd zarządzania 5.22 Deklaracja środowiskowa 5.22.1 Opracowanie deklaracji 5.22.2 Planowanie 5.22.3 Opracowanie zawartości deklaracji środowiskowej 5.22.4 Publikacja i dalsze działania 6 Weryfikacja 7 Rejestracja, zawieszenie i wykreślenie z rejestru 7.1 Procedura rejestracji 7.2 Opłata rejestracyjna 7.3 Procedura zawieszania lub wykreślenia z rejestru 7.4 Przedłużenie rejestracji 8 Stosowanie logo 8.1 Stosowanie logo 8.2 Odpowiedzialność za nieuprawnione stosowanie logo 9 Źródła dodatkowych informacji ZAŁĄCZNIK 1: Zbieranie danych do deklaracji środowiskowej ZAŁĄCZNIK 2: Wymagania prawne w ochronie środowiska w Polsce ZAŁĄCZNIK 3: Studium przypadku 57 60 63 65 65 67 70 72 76 79 80 83 85 88 90 92 94 96 98 103 105 105 106 108 113 115 121 121 124 124 126 129 129 131 133 135 143 195
Spis treści 5 Stosowane terminy Rozporządzenie Ustawa ISO 14001 Poradnik dla administracji Rozporządzenie nr 761/2001 Parlamentu i Rady z dnia 19 marca 2001 r. dopuszczające dobrowolny udział organizacji wsystemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie () ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu () (Dz. U. Nr 70, poz. 631 z późn. zm.) PN-EN ISO 14001: 2005 Wspólnotowy system ekozarządzania i audytu (). Poradnik dla administracji Poradnik dla weryfikatorów Wspólnotowy system ekozarządzania i audytu (). Poradnik dla weryfikatorów
6 Poradnik dla organizacji
1 Rozporządzenie 7 1 Rozporządzenie 1.1 Rozporządzenie jako wynik ewolucji strategii ochrony środowiska Podczas szczytu w Lizbonie w 2000 r. Rada Unii Europejskiej ustaliła, że strategicznym celem Unii jest przekształcenie jej do roku 2010 w najbardziej dynamiczne, konkurencyjne oraz oparte na wiedzy społeczeństwo na świecie. Aby to osiągnąć, UE musi mocniej zaangażować się w realizację zadań gospodarczych, społecznych i środowiskowych. Z punktu widzenia ochrony środowiska, oznacza to konieczność uniezależnienia stopnia degradacji środowiska od poziomu wzrostu gospodarczego, wprowadzenie zasad zrównoważonej produkcji i konsumpcji, jak również ochronę zasobów naturalnych i zrównoważoną gospodarkę tymi zasobami. Wzrost znaczenia ochrony środowiska w gospodarce jest wynikiem coraz wyższej świadomości ekologicznej społeczeństwa. Świadomość ta przekłada się na presję wywieraną na podmioty gospodarcze i organy administracji. Społeczeństwo wymaga od przedsiębiorców stosowania praktyk bezpiecznych dla środowiska, a od administracji skutecznego nadzoru nad przedsiębiorstwami. Klienci coraz częściej interesują się wyrobami i usługami spełniającymi coraz wyższe standardy środowiskowe, a administracja stale zaostrza wymagania prawne. Sytuacja ta zmusza przedsiębiorców do systemowego poszukiwania sposobów osiągania coraz wyższych standardów, a administrację do poszukiwania efektywnych metod ich egzekwowania. Systemy zarządzania środowiskowego (SZŚ), którym w pierwszej połowie lat 90. nadano formalne ramy poprzez opublikowanie szeregu standardów 1, znakomicie spełniają oczekiwania obu stron. Dzięki nim organizacje wypracowują spójną strategię 1 Najbardziej znanym z nich jest Norma Międzynarodowa ISO 14001.
8 Poradnik dla organizacji działań na rzecz ochrony środowiska a administracja może przenieść część odpowiedzialności za egzekwowanie wymagań na zaangażowane organizacje. Uwaga: Norma ISO 14001 i Rozporządzenie odnoszą termin "organizacje" do wszystkich podmiotów wdrażających systemy zarządzania środowiskowego. W określeniu tym mieszczą się zarówno przedsiębiorstwa prowadzące działalność produkcyjną i usługową jak i organy administracji publicznej i instytucje pożytku publicznego. Więcej informacji na temat organizacji, które mogą zarejestrować się w systemie znajduje się w rozdziale 6. Proces wprowadzania instrumentów stosowanych dobrowolnie przez organizacje zastępujących do pewnego stopnia tradycyjny system nakazowo-zakazowy został zapoczątkowany jeszcze w latach 80. Znalazło to swoje odzwierciedlenie w dokumentach programowych UE, a mianowicie w 5. Programie działania na rzecz środowiska: "Na drodze do zrównoważenia" opublikowanym w 1993 r. Program ten podkreślał rolę przemysłu w kreowaniu wzrostu gospodarczego oraz konieczność przejęcia przez przemysł odpowiedzialności za stan środowiska naturalnego. Zakładał on poszerzenie spektrum stosowanych instrumentów w dziedzinie ochrony środowiska, kładąc szczególny nacisk na mechanizmy rynkowe w celu zobowiązania organizacji do przyjęcia aktywnej postawy w zakresie osiągania zgodności z właściwymi wymaganiami prawnymi dotyczącymi środowiska. W tym samym roku Parlament i Rada UE przyjęły pierwsze Rozporządzanie 2. Rozporządzenie to weszło w życie w kwietniu 1995 r. i nakładało na państwa członkowskie UE obowiązek stworzenia infrastruktury administracyjnej umożliwiającej organizacjom rejestrację w unijnym systemie. Warunkiem rejestracji było wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu, opublikowanie deklaracji środowiskowej oraz poddanie obu tych elementów niezależnej ocenie. W 2001 r. opublikowano zweryfikowane Rozporządzenie nr 761/2001 Parlamentu i Rady z dnia 19 marca 2001 r. dopuszczające dobrowolny udział organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we wspólnocie () 3. Zasadniczą zmianą wprowadzoną w znowelizowanym Rozporządzeniu było dopuszczenie udziału w systemie organizacji pozaprzemysłowych, a także zastąpienie dotychczasowej treści Załącznika I do Rozporządzenia, zawierającego wymagania w stosunku do SZŚ, tekstem normy międzynarodowej ISO 14001. Ponadto zmieniono definicję podmiotu, który może zostać zarejestrowany. Zrezygnowano z zasady, że rejestrowane są poszczególne obiekty. Obecnie możliwe jest rejestrowanie organizacji, która może być częścią obiektu lub też składać się z kilku obiektów. W najbliższym czasie spodziewane są kolejne zmiany, w ramach których Załącznik 1 zostanie poddany aktualizacji ze względu na opublikowanie normy ISO 14001:2004 4. Rozważana jest również możliwość dopuszczenia do rejestracji organizacji spoza terenu UE. 2 Rozporządzenie nr 1836/1993 Parlamentu i Rady z dnia 29 czerwca 1993 r. dopuszczające dobrowolny udział przedsiębiorstw sektora przemysłowego Wspólnoty w systemie ekozarządzania i audytu (). 3 Tłumaczenie tekstu Rozporządzenia na język polski jest dostępne na serwerach UE pod adresem: http://europa.eu.int/eur-lex/pl/dd/docs/2001/32001r0761-pl.doc. 4 Treść niniejszego Poradnika odnosi się do nowej normy ISO 14001, mimo że w obowiązującej wersji Rozporządzenia zmiany te nie zostały jeszcze oficjalnie wprowadzone
1 Rozporządzenie 9 Obowiązujący obecnie 6. Program Działania Środowiskowego zatytułowany "Nasza przyszłość, nasz wybór" 5, przyjęty w 2002 r., podkreśla rolę systemu jako narzędzia, które pomaga organizacjom w przestrzeganiu przepisów ochrony środowiska, a także we wprowadzaniu niezbędnych zmian wzorców produkcji i konsumpcji na bardziej zrównoważone. Jednym z priorytetowych zadań uznano zachęcanie do szerszego korzystania z systemu m.in. w celu upowszechniania skłonności do publikowania szczegółowej i niezależnie zweryfikowanej informacji o oddziaływaniu na środowisko. System nie zastępuje istniejących wspólnotowych lub krajowych przepisów środowiskowych czy norm technicznych, jak również w żaden sposób nie zwalnia organizacji z obowiązku przestrzegania wszystkich takich przepisów czy norm. Jego zasadniczym założeniem jest dostrzeżenie i nagradzanie tych organizacji, które dobrowolnie wychodzą poza zakres minimalnej zgodności z przepisami i w sposób stały poprawiają efekty swojej działalności środowiskowej. Obecnie w rejestrze znajduje się ok. 3200 organizacji (obejmujących ok. 4200 obiektów) 6. Po chwilowym spadku liczby rejestracji, obserwowanym od przełomu lat 2002 i 2003, liczba ta zaczęła znowu wzrastać. Niekwestionowanym liderem są Niemcy, gdzie liczba zarejestrowanych organizacji sięga 1600 (ponad 2000 obiektów). 1.2 Wymagania Rozporządzenia Rozporządzanie składa się z 18 artykułów i 8 załączników. W przeciwieństwie do innych norm dotyczących systemów zarządzania, treść załączników jest wiążąca. Poniżej przedstawiono krótki przegląd artykułów i załączników do Rozporządzenia. Artykuł 1: "System ekozarządzania i audytu oraz jego cele" - artykuł definiuje system, jego nadrzędne cele i sposoby promowania stałej poprawy w zakresie efektów działalności środowiskowej organizacji. Artykuł 2: "Definicje" - artykuł wyjaśnia terminy stosowane do celów Rozporządzenia, np. "polityka środowiskowa", "efekty działalności środowiskowej", "ciągłe doskonalenie efektów działalności środowiskowej" etc. Artykuł 3: "Udział w " - artykuł stanowi, że program jest otwarty dla każdej organizacji, "która zamierza poprawić efekty działalności środowiskowej" oraz definiuje warunki, na jakich organizacja może być zarejestrowana w systemie. Artykuł 4: "System akredytacji" - artykuł przedstawia obowiązki państw członkowskich w zakresie tworzenia i utrzymywania systemu do akredytacji przez niezależnych weryfikatorów, wykonywania czynności weryfikacyjnych w innych państwach członkowskich, jak również obowiązek Komisji w zakresie promowania współpracy państw członkowskich. Akredytacja weryfikatorów środowiskowych i nadzór nad ich działaniami muszą być zgodne z wymaganiami Załącznika V do Rozporządzenia. 5 Sixth Community Environment Action Programme: Our Future, Our Choice - do pobrania ze strony http://www.europa.eu.int/comm/environment/newprg/index.htm 6 Z pełną listą zarejestrowanych organizacji można zapoznać się na stronie http://europa.eu.int/comm/ environment/emas/about/participate/sites_en.htm
10 Poradnik dla organizacji Artykuł 5: "Właściwe organy" - artykuł przedstawia obowiązki państw członkowskich w zakresie wyznaczania właściwego organu, zapewniania jego niezależności i neutralności, posiadania wytycznych dla właściwych organów oraz odpowiedzialność właściwego organu za rejestrację organizacji w systemie. Przewiduje się również posiedzenia roczne właściwych organów w obecności przedstawiciela Komisji. Artykuł 6: "Rejestracja organizacji" - artykuł określa warunki rejestracji organizacji wsystemie oraz warunki odmowy, zawieszenia rejestracji lub wykreślenia zrejestru przez właściwy organ. Artykuł 7: "Wykaz zarejestrowanych organizacji i weryfikatorów środowiskowych" - artykuł przedstawia obowiązki organu akredytującego w zakresie ustalania, wprowadzania poprawek i aktualizacji listy weryfikatorów środowiskowych oraz zakres akredytacji i warunki komunikowania się z Komisją. Właściwe władze są zobowiązane do ustalenia i prowadzenia listy zarejestrowanych organizacji oraz jej aktualizacji w trybie miesięcznym. Rejestr weryfikatorów środowiskowych i organizacji zarejestrowanych w systemie prowadzony jest i podawany do wiadomości publicznej przez Komisję. Artykuł 8: "Logo" - artykuł określa warunki, w których organizacja posiadająca aktualną rejestrację w systemie może używać logo, jak również warunki, gdy nie można korzystać z logo. Bardziej szczegółowy opis logo przedstawiono w Załączniku IV do Rozporządzenia. Artykuł 9: "Związki z normami europejskimi i międzynarodowymi" - artykuł opisuje sposób, w jaki rozpoznaje się zgodność organizacji z normami dotyczącymi zagadnień środowiskowych na podstawie Rozporządzenia. Uznaje się, że organizacje wdrażające normy europejskie lub międzynarodowe, dotyczące zagadnień środowiskowych istotnych w kontekście Rozporządzenia, spełniają odpowiednie wymagania Rozporządzenia. Odniesienie do uznanych norm i wymagań akredytacyjnych opublikowano w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich. Artykuł 10: "Związki z innymi aktami prawnymi z zakresu ochrony środowiska we Wspólnocie" - artykuł stanowi, że Rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla prawa wspólnotowego lub prawa krajowego lub norm technicznych oraz obowiązków organizacji wynikających z tego prawa oraz norm dotyczących ochrony środowiska. Artykuł ten określa również obowiązki państw członkowskich w zakresie znajdowania sposobu uwzględnienia faktu rejestracji w systemie we wdrażaniu i egzekwowaniu prawa ochrony środowiska tak, by "uniknąć niepotrzebnego powielania wysiłków zarówno organizacji, jak i właściwych organów wykonawczych". Artykuł 11: "Wspieranie uczestnictwa organizacji, w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw" - artykuł określa obowiązki państw członkowskich w zakresie wspierania uczestnictwa w systemie oraz sposobu, w jaki należy to robić. Inny istotny warunek tego artykułu dotyczy uwzględniania rejestracji w systemie przy ustalaniu kryteriów w zakresie strategii zamówień publicznych Komisji oraz innych instytucji wspólnotowych. Jest to jednoznaczny sygnał dla władz państwowych, że należy wprowadzić bardziej "przyjazne dla środowiska" procedury zamówień publicznych.
1 Rozporządzenie 11 Artykuł 12: "Informacja" - artykuł określa obowiązki państw członkowskich mające na celu zapewnienie uzyskania przez organizacje i opinię publiczną informacji na temat treści, celów i podstawowych elementów składowych systemu. Za promocję systemu na szczeblu Wspólnoty odpowiada Komisja. Artykuł 13: "Naruszenia" - artykuł określa obowiązek państw członkowskich w zakresie podjęcia właściwych środków prawnych i administracyjnych w przypadku nieprzestrzegania postanowień Rozporządzenia. Artykuł 14: "Komitet" - artykuł określa przewidywane wsparcie dla Komisji Europejskiej ze strony Komitetu zgodnie z artykułem 14 Rozporządzenia (organu doradczego). Artykuł 15: "Przegląd" - określa wymagania wobec Komisji w zakresie weryfikacji Rozporządzenia nie później niż pięć lat po jego wejściu w życie, przyjęcie Załączników do Rozporządzenia przez Komisję (z wyjątkiem Załącznika V do Rozporządzenia ) oraz przeprowadzenia oceny wykorzystania, uznawania i interpretacji logo przez Komisję we współpracy z państwami członkowskimi. Artykuł 16: "Koszty i opłaty" - daje państwom członkowskim prawo ustanowienia systemu opłat na pokrycie kosztów rejestracji, akredytacji i innych czynności z tym związanych. Artykuł 17: "Uchylenie Rozporządzenia (EWG) Nr 1836/93" - artykuł stanowi, że Rozporządzenie (EWG) Nr 1836/93 zostaje uchylone od daty wejścia w życie znowelizowanego Rozporządzenia. Artykuł ten przedstawia również warunki pozostających w mocy krajowych systemów akredytacji oraz właściwych organów oraz możliwość kontynuowania działalności przez weryfikatorów oraz zarejestrowane obiekty pozostające w rejestrze. Dotyczy to jedynie tych państw członkowskich, które przyjęły i wdrożyły stare Rozporządzanie 1836/93. Artykuł 18: "Wejście w życie" - w artykule stwierdza się, że Rozporządzenie weszło w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich. Poniżej przedstawiono listę załączników do Rozporządzenia : Załącznik I: A. Wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego B. Kwestie kierowane przez organizacje wdrażające Załącznik II: Wymagania dotyczące wewnętrznego audytu środowiskowego Załącznik III: Deklaracja środowiskowa Załącznik IV: Logo Załącznik V: Akredytacja, nadzór i funkcje weryfikatorów środowiskowych Załącznik VI: Aspekty środowiskowe Załącznik VII: Przegląd środowiskowy Załącznik VIII: Informacje do celów rejestracji Komisja Europejska wydała również osiem dokumentów zawierających wytyczne dotyczące wybranych elementów systemu. Należą do nich:
12 Poradnik dla organizacji Pierwsze trzy z wymienionych dokumentów mają charakter wiążących wytycznych. Natomiast pozostałe mają charakter zaleceń stanowiących wskazówki interpretacyjne, które winny być stosowane, jeżeli to możliwe. Wymagania Rozporządzenia dotyczą państw członkowskich UE oraz organizacji. W zakresie dotyczącym państw członkowskich wymagania są wiążące, natomiast stosowanie wymagań przez organizacje jest dobrowolne. Państwa członkowskie są zobowiązane do stworzenia infrastruktury administracyjnej, w skład której wchodzą: właściwy organ - odpowiedzialny za proces rejestracji i prowadzenie wykazów zarejestrowanych organizacji i akredytowanych weryfikatorów, organ akredytujący - odpowiedzialny za akredytacje weryfikatorów i nadzór nad ich działalnością,
1 Rozporządzenie 13 akredytowani weryfikatorzy - instytucje bądź osoby indywidualne odpowiedzialne za weryfikację systemów zarządzania środowiskowego i zatwierdzanie deklaracji środowiskowych. Natomiast organizacje chcące uzyskać rejestrację w systemie muszą spełniać następujące wymagania Rozporządzenia : przeprowadzić przegląd środowiskowy biorąc pod uwagę wszystkie aspekty środowiskowe swoich działań, wyrobów i usług, metody ich oceny, wymagania prawne i inne oraz istniejące praktyki i procedury zarządzania środowiskowego. uwzględniając wyniki przeglądu wdrożyć efektywny system zarządzania środowiskowego ukierunkowany na osiąganie założeń polityki środowiskowej zdefiniowanej przez kierownictwo najwyższego szczebla, przeprowadzić wewnętrzny audyt środowiskowy oceniający w szczególności istniejący system zarządzania środowiskowego oraz zgodność z polityką i programem organizacji, jak również zgodność z wymaganiami prawnymi i innymi dotyczącymi ochrony środowiska, sporządzić deklarację środowiskową opisującą SZŚ oraz efekty działalności środowiskowej. Przegląd środowiskowy, system zarządzania środowiskowego oraz procedura audytu są poddawane ocenie akredytowanego weryfikatora. Pozytywna ocena weryfikatora skutkuje zatwierdzeniem deklaracji środowiskowej, która wraz z odpowiednim wnioskiem jest następnie przesyłana do tzw. właściwego organu, który dokonuje rejestracji oraz podaje ten fakt do publicznej wiadomości. Zarejestrowane organizacje uzyskują prawo do stosowania logo, które powinno się znaleźć m.in. na publicznie dostępnej deklaracji środowiskowej. Zasady stosowania logo opisano w rozdziale 8.
14 Poradnik dla organizacji
2 System w Polsce 15 2 SYSTEM W POLSCE Systemy zarządzania środowiskowego stanowią ważny instrument w zakresie aktywizacji rynku do działań na rzecz środowiska. W Polityce Ekologicznej Państwa na lata 2003-2006 z uwzględnieniem perspektywy na lata 2007-2010 znalazł się zapis: "Duże nadzieje, jeżeli chodzi o kształtowanie świadomości ekologicznej i współodpowiedzialności za stan środowiska wśród przedsiębiorców, sprzyjające rozwiązywaniu problemów środowiskowych z wykorzystaniem partnerskiego dialogu i współdziałania instytucji publicznych ze sferą biznesu, były i nadal są wiązane z upowszechnianiem w przedsiębiorstwach, na zasadzie dobrowolności, systemów zarządzania środowiskowego, spełniających wymagania stosownych, międzynarodowych i krajowych norm lub uzgodnionych przez zainteresowane podmioty uregulowań o charakterze programowym (przede wszystkim normy PN- EN-ISO 14001 i norm związanych, Rozporządzenia Rady 761/2001/WE w sprawie możliwości dobrowolnego udziału organizacji w systemie zarządzania środowiskowego i przeglądów ekologicznych Wspólnoty ()..." System zarządzania środowiskowego oparty na normie ISO 14001 wdrożyło w Polsce niemal 1000 organizacji 7. Przed akcesją do Unii Europejskiej norma ta stanowiła dla polskich organizacji jedyną podstawę certyfikacji SZŚ. Z dniem 1 maja 2005 r. sytuacja uległa zmianie. Rozporządzenie zaczęło obowiązywać również w naszym kraju. Jego wymagania w stosunku do państw członkowskich zostały sformułowane na poziomie ogólności dającym możliwość zbudowania infrastruktury administracyjnej odpowiadającej specyfice każdego z państw. W Polsce system opiera się (poza samym Rozporządzeniem ) na ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu () (Dz. U. Nr 70, poz. 631 z późn. zm.) oraz trzech aktach wykonawczych: 1. Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis podmiotu do rejestru weryfikatorów środowiskowych oraz wzorów dokumentów, formy, częstotliwości i terminów przekazywania informacji z rejestru wojewódzkiego do rejestru krajowego (Dz. U. Nr 94, poz. 930). 7 Nieoficjalny wykaz organizacji posiadających certyfikat zgodności z ISO 14001 można znaleźć na stronie http://www.eko-net.pl
16 Poradnik dla organizacji 2. Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie zakresu danych, które zawiera rejestr wojewódzki oraz wzoru wniosku o rejestrację organizacji w rejestrze wojewódzkim. (Dz. U. Nr 94, poz.931) 3. Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie współczynników różnicujących wysokość opłaty rejestracyjnej w krajowym systemie ekozarządzania i audytu () (Dz.U. Nr 94, poz. 932). Wymieniona ustawa wskazuje organy odpowiedzialne za realizację zapisów Rozporządzenia w Polsce. Rolę właściwego organu (organu rejestrującego) pełni minister środowiska. W imieniu ministra w terenie działają wojewodowie, gdyż to oni bezpośrednio rozpatrują wnioski organizacji o rejestrację i prowadzą tzw. rejestr wojewódzki. Minister środowiska prowadzi rejestr krajowy organizacji oraz przekazuje dane Komisji Europejskiej, która prowadzi rejestr wspólnotowy. Rolę jednostki akredytującej przypisano Polskiemu Centrum Akredytacji (PCA), które dotychczas akredytowało m.in. jednostki certyfikujące systemy zarządzania środowiskowego na zgodność z normą ISO 14001. Weryfikatorzy działający w Polsce muszą być akredytowani przez PCA lub też organ akredytujący innego państwa członkowskiego. W skład polskiej infrastruktury wchodzi również Krajowa Rada Ekozarządzania, będąca organem opiniodawczo-doradczym ministra środowiska. Do zakresu jej kompetencji należą m.in. promowanie systemu, analizowanie funkcjonowania systemu i opiniowanie związanych aktów prawnych. Elementy polskiego systemu przedstawiono na rysunku 1. Wymienione wyżej akty wykonawcze do ustawy określają szczegóły procedury rejestracji organizacji opisanej w rozdziale 7. Rysunek 1. Elementy systemu w Polsce
3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego 17 3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego 3.1 Historia i rozwój systemów zarządzania środowiskowego (SZŚ) Systemy zarządzania środowiskowego zostały opracowane jako narzędzie samoregulacji w przemyśle. Pierwsza norma dotycząca programów zarządzania środowiskowego, BS 7750, została wprowadzona w Wielkiej Brytanii w roku 1992. U jej podstaw legły takie same zasady jak w przypadku obowiązujących norm zarządzania jakością z serii ISO 9000, jak również charakteryzowała się ona taką samą strukturą. W tym samym czasie Komisja Europejska rozpoczęła opracowywanie propozycji regulacji w Unii Europejskiej. Było nim wspomniane wcześniej Rozporządzenie. W międzyczasie Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) rozpoczęła prace nad normą w zakresie systemów zarządzania środowiskowego (SZŚ) i wprowadziła w roku 1996 normę ISO 14001. W 2001 r. Unia Europejska przyjęła znowelizowane Rozporządzenie, tzw. II. Nową wersję ISO 14001:2004 opublikowano 15 listopada 2004 roku, wprowadzając nowe wymagania w zakresie pewnych zagadnień (zgodności z wymaganiami prawa, określenie aspektów, zadań i celów środowiskowych, jak również programów środowiskowych, itp.) 8. Obecnie ISO 14001 i Rozporządzenie stanowią dwie najważniejsze normy w zakresie zarządzania środowiskowego i prawdopodobnie utrzymają taki charakter przez wiele lat. ISO 14001 jest normą międzynarodową, natomiast Rozporządzenie jest aktem prawnym umożliwiającym rejestrację organizacji w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Zarówno rejestracja w systemie jak i uzyskanie 8 Szczegółowy opis zmian normy ISO 14001, jak również harmonogram wdrażania nowej normy przedstawiono na stronie internetowej www.eko-net.pl.
18 Poradnik dla organizacji certyfikatu zgodności z normą ISO 14001 uznawane jest za dowód systemowego podejścia do zagadnień ochrony środowiska. 3.2 Zasady działania systemu zarządzania środowiskowego System zarządzania środowiskowego jest narzędziem pozwalającym na stałe ograniczanie oddziaływań na środowisko przy jednoczesnej optymalizacji wykorzystania zasobów organizacji. Skuteczny system zarządzania środowiskowego w organizacji można porównać do dobrego systemu księgowego, który umożliwia wczesną identyfikację problemów, sprawne wdrażanie działań doskonalących i pośrednio poprawę wyników finansowych. Stosowanie SZŚ opartych na wymaganiach normy ISO 14001 czy Rozporządzenia jest całkowicie dobrowolne. Rozporządzenie kładzie szczególnie duży nacisk na to, żeby funkcjonowanie SZŚ było nakierowane na osiąganie wymiernych efektów w ochronie środowiska. W Polityce ekologicznej państwa na lata 2003-2006 z uwzględnieniem perspektywy na lata 2007-2010 znalazł się zapis, mówiący, że warunkiem urzeczywistnienia nadziei związanych z zarządzaniem środowiskowym jest m.in. "zwracanie większej uwagi przez podmioty wdrażające systemy oraz przez jednostki weryfikujące i certyfikujące na spełnianie tych wymagań systemowych, które dotyczą uzyskiwania ciągłej poprawy w zakresie oddziaływania organizacji na środowisko (a nie tylko tych, które odnoszą się do zidentyfikowania istotnych problemów środowiskowych, wypracowania i wdrożenia odpowiednich procedur postępowania oraz prowadzenia w ramach systemu wymaganej dokumentacji)." Rozporządzenie definiuje system zarządzania środowiskowego jako: "część ogólnego systemu zarządzania, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, zakres odpowiedzialności, zasady postępowania, procedury, procesy i środki służące rozwijaniu, wykonywaniu, osiąganiu, przeglądaniu i utrzymaniu polityki środowiskowej." Definicja ta wskazuje, że SZŚ powinien być integralną częścią całego systemu zarządzania organizacją, co oznacza powiązanie z pozostałymi innymi elementami systemu zarządzania, np. planowaniem strategicznym i operacyjnym, zarządzaniem finansami i informacją. Definicja odnosi się do polityki środowiskowej, w której kierownictwo organizacji powinno zobowiązać się do przestrzegania trzech podstawowych zasad, na których opiera się koncepcja SZŚ. Należą do nich: utrzymanie zgodności z wymaganiami prawa w zakresie ochrony środowiska, zapobieganie zanieczyszczeniom, ciągłe doskonalenie. Zasady te stanowią fundament, na którym powinien opierać się SZŚ. Zgodność z wymaganiami prawa Utrzymywanie zgodności z wymaganiami prawa stanowi wyznacznik poziomu oddziaływania na środowisko, jaki jest akceptowany przez organizacje, które wdrożyły
3 Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego 19 SZŚ. W praktyce może to oznaczać (uwzględniając ciągłe doskonalenie) uzyskiwanie wyników lepszych niż wymaga tego prawo. Organizacje ubiegające się o rejestrację w systemie lub certyfikat zgodności z normą ISO 14001 powinny być w stanie wykazać, że znają i spełniają stosowne wymagania prawa dotyczące ich działań, wyrobów i usług. W świetle dynamicznych zmian, jakie zachodzą w tym obszarze, system zarządzania środowiskowego przyczyni się do lepszego przygotowania organizacji do nowych, zaostrzonych przepisów, jak również pomoże śledzić najświeższe zmiany w obowiązujących przepisach w zakresie ochrony środowiska. Kochanie, po prostu wprowadź i będziesz miał kłopoty z głowy Zapobieganie zanieczyszczeniom Organizacja, która wdrożyła SZŚ powinna w swoich działaniach wybierać rozwiązania zapobiegające powstaniu zanieczyszczeń, a nie tylko zatrzymujące powstałe zanieczyszczenia przed przedostaniem się do środowiska. Rozporządzenie definiuje "zapobieganie zanieczyszczeniom" jako:"stosowanie procesów, sposobów postępowania, materiałów lub wyrobów, które pozwalają na unikanie, zmniejszenie lub kontrolę zanieczyszczenia, do których można włączyć recykling, oczyszczanie, zmiany w procesach, mechanizmy kontroli, racjonalne wykorzystywanie zasobów i stosowanie materiałów zastępczych." Zapobieganie zanieczyszczeniom koncentruje się na podstawowych przyczynach problemów dotyczących środowiska, a nie na usuwaniu skutków ich powstania. Oznacza to, że w ramach działań prewencyjnych podejmowane są przede wszystkim próby wyeliminowania źródła zanieczyszczenia, aby nie dopuścić do powstania problemu i rozwiązywania go po zakończeniu procesu produkcyjnego, czyli ogranicza się znaczenie tzw. rozwiązań "końca rury". Rozwiązania "końca rury", w przeciwieństwie do prewencji, skupiają się na oczyszczaniu zanieczyszczeń na końcu procesu produkcyjnego, na przykład poprzez usuwanie zanieczyszczeń w oczyszczalniach lub przy pomocy urządzeń zmniejszających emisje do atmosfery itp. Rozwiązania "końca rury" są zwykle bardziej kosztowne, gdyż wymagają: 1. inwestycji w urządzenia do zmniejszania ilości/ usuwania zanieczyszczeń, 2. zagospodarowania odpadów po procesie oczyszczania (na przykład osadów z oczyszczalni ścieków), 3. obsługi i konserwacji urządzeń wymagającej energii, zasobów i nakładów pracy. Natomiast zapobieganie zanieczyszczeniom zapewnia często osiągnięcie znacznych oszczędności. Metody te pozwalają na: 1. oszczędność energii i zasobów (np. surowców, wody), 2. zmniejszenie negatywnych skutków dla środowiska, wynikających z pozyskiwania tych zasobów,
20 Poradnik dla organizacji 3. poprawę zdrowia i bezpieczeństwa pracowników poprzez ograniczenie kontaktu z materiałami toksycznymi czy niebezpiecznymi, 4. zmniejszenie kosztów kontroli zanieczyszczeń i gospodarki odpadami (które będą wzrastać ze względu na zaostrzające się przepisy w zakresie ochrony środowiska) oraz ewentualnej odpowiedzialności za zanieczyszczenie środowiska. W praktyce zapobieganie zanieczyszczeniom oznacza optymalizację procesu, zwiększanie efektywności energetycznej, właściwy dobór materiałów i surowców oraz stosowanie surowców zastępczych, zmiany w projekcie wyrobu, stosowanie recyklingu wewnętrznego i zewnętrznego, ograniczenie stosowania materiałów toksycznych, itp. Ciągłe doskonalenie Rozporządzenie definiuje "ciągłe doskonalenie efektów działalności środowiskowej" jako: "proces poprawy, z roku na rok, wymiernych efektów działania systemu zarządzania środowiskowego związanych z prowadzonym przez organizację zarządzaniem jej znaczącymi aspektami środowiskowymi, opartym na polityce środowiskowej, celach i zadaniach; poprawa wyników nie musi następować we wszystkich sferach działalności równocześnie." Organizacja starająca się o rejestrację w systemie musi być w stanie wykazać, że proces ciągłego doskonalenia ma charakter powtarzalny, tzn. nie jest działaniem jednorazowym. Ciągłe doskonalenie dotyczy elementów SZŚ, ale musi skutkować realnym ograniczeniem wpływu na środowisko. Działania mające na celu ciągłe doskonalenie powinny koncentrować się na: identyfikowaniu obszarów, dla których należy opracować, poprawić i podnieść skuteczność systemu zarządzania środowiskowego. Na przykład po kilku latach przychodzi moment, gdy trzeba wyeliminować pewne procedury i instrukcje, które nie mają już zastosowania i zastąpić je innymi, systematycznym poszukiwaniu możliwości praktycznego ograniczenia oddziaływania na środowisko i przyjmowaniu nowych celów w zakresie ochrony środowiska, systematycznym identyfikowaniu i eliminowaniu niezgodności z wewnętrznymi i zewnętrznymi wymaganiami, systematycznym identyfikowaniu aspektów środowiskowych wymagających nadzoru lub poprawy. Przykładowo po wprowadzaniu udoskonaleń dotyczących aspektów bezpośrednich (np. emisji do powietrza czy zrzutu ścieków z zakładu przemysłowego) można zwracać większą uwagę na pośrednie oddziaływanie na środowisko wynikające z eksploatacji wyrobów, transportu, działań dostawców, itp. szkoleniu personelu, aby zwiększyć efektywność prac środowiskowych, porównywaniu się z innymi firmami działającymi w tej samej branży.