Wdrożenie systemu EZD PUW w administracji zespolonej na przykładzie wdrożenia w województwie śląskim Tomasz Olbryś Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach
Lp. Jednostki administracji zespolonej Nazwa jednostki objęte wdrożeniem 1 Kuratorium Oświaty w Katowicach 2 Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Katowicach 3 Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Katowicach 4 Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Katowicach 5 Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Katowicach 6 Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Katowicach 7 Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych w Katowicach 8 Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach 9 Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Katowicach 10 Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Katowicach 11 Wojewódzka Stacja Sanitarno - Epidemiologiczna w Katowicach
Jednostki administracji zespolonej objęte wdrożeniem Łączna liczba użytkowników objęta wdrożeniem w administracji zespolonej wynosi : -1133 użytkowników
Rola kierownictwa 1. Podjęcie decyzji o wdrożeniu, 2. konsekwentne trwanie przy podjętej decyzji, 3. niedopuszczanie do tworzenia wyjątków ze względu na tzw. specyfikę danej jednostki, 4. praca w systemie EZD przez najwyższe kierownictwo co dodatkowo motywuje kierownictwo jednostek administracji zespolonej do wdrożenia systemu, 5. reagowanie w sytuacjach kryzysowych.
Przygotowanie do wdrożenia Przygotowanie do wdrożenia właściwego obejmuje następujące kroki: 1. podpisanie porozumienia określającego wzajemne prawa i obowiązki w procesie wdrożenia oraz podział czynności i określenie harmonogramu prac, 2. powołanie zespołu wdrożeniowego przez UW i wyłonienie liderów po stronie jednostek administracji zespolonej (zasada 1 lider na 50 pracowników)
Przygotowanie do wdrożenia 3. zapoznanie się ze strukturą organizacyjną danej jednostki w celu ustalenia: ilości użytkowników, ilości wpływającej korespondencji, ilości lokalizacji, ilości stanowisk kancelaryjnych itp. 4. inwentaryzacja posiadanego sprzętu przez jednostki administracji zespolonej w tym łącz internetowych i wyspecyfikowanie sprzętu, który należy nabyć.
Przygotowanie do wdrożenia 5. opracowanie koncepcji przeprowadzenia szkoleń i dobór po stronie UW odpowiednich szkoleniowców-nadzór nad jakością szkoleń, 6. uruchomienie środowiska testowoszkoleniowego, 7. przygotowanie instrukcji obsługi systemu, i udostepnienie jej jednostkom objętym wdrożeniem,
Przygotowanie do wdrożenia 8. przygotowanie wzoru zarządzenia w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych
Model wdrożenia systemu EZD na zasobach sprzętowych UW 1. Platforma sprzętowa i oprogramowanie w całości znajduje się w ŚUW, 2. dostęp do systemów EZD z zewnątrz jest realizowany za pomocą dedykowanych łącz VPN, 3. aplikacje EZD są zainstalowane na serwerach wirtualnych, 4. silnik bazy danych jest wspólny dla wszystkich aplikacji i został zainstalowany na dedykowanym serwerze w ŚUW. Ze względu na to, że dane osobowe jednostek administracji zespolonej znajdują się w zasobach ŚUW zachodzi konieczność podpisania z tymi jednostkami umów w przedmiocie powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Zalety wdrożenia systemu EZD na zasobach sprzętowych UW 1. Stosunkowo niskie koszty związane z zakupem sprzętu i oprogramowania systemowego, 2. łatwość przywrócenia sytemu do działania w przypadku awarii pojedynczego serwera lub aplikacji, 3. zapewnienie jednakowej, wysokiej jakości obsługi technicznej wszystkich systemów.
Szkolenia kaskadowe Ze względu na bardzo dużą liczbę użytkowników (1133 użytkowników) i krótki czas na wdrożenie systemu EZD ŚUW zdecydował się na model tzw. szkoleń kaskadowych. Model ten przewidywał szkolenie przez pracowników ŚUW liderów z każdej jednostki administracji zespolonej, którzy następnie prowadzili szkolenia we własnych jednostkach. Dodatkowo pracownicy ŚUW przeprowadzili szkolenia stanowiskowe dla pracowników punktów kancelaryjnych.
Dobór osób prowadzących szkolenia Zarówno po stronie ŚUW jak i jednostek administracji zespolonej ogromne znaczenie ma prawidłowy dobór trenerów i liderów. Cechy lidera szkoleniowca: 1. Predyspozycje do szybkiej orientacji w programach informatycznych, 2. Dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne,
Dobór osób prowadzących szkolenia 3. otwartość na zmiany 4. Osoby które w trakcie wdrożenia nie będą prezentowały krytycznej postawy względem wdrażanego systemu 5. Osoby dobrze znające daną jednostkę i jej organizację
Wnioski 1. Szkolenia kaskadowe znacznie przyczyniają się do skrócenia czasu wdrożenia, 2. Wykorzystanie zasobów sprzętowych Urzędu znacznie przyczyniło się do obniżenia kosztów wdrożenia i miało wpływ na szybkość wdrożenia 3. bez osobistego zaangażowania najwyższego kierownictwa nie da się sprawnie i kompleksowo przeprowadzić wdrożenia, 4. Posiadanie wzoru zarządzenia i instrukcji obsługi znacząco ułatwia proces wdrożenia w jednostkach administracji zespolonej.
Dziękuję za uwagę