Zintegrowany system biblioteczny jako narzędzie dla planowania rozwoju i organizacji zbiorów bibliotecznych Alicja Portacha Jolanta Stępniak Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej
Plan prezentacji Kilka słów o nas: struktura, zbiory, finanse Centralna baza danych - zbiory, koszty, transakcje, użytkownicy Co jest a czego brakuje [zasoby drukowane a zbiory elektroniczne] Raporty wspierające politykę gromadzenia i organizację zbiorów Wnioski 2
Politechnika Warszawska Politechnika Warszawska 1826 1898 1915-3 kampusy (2 w Warszawie i 1 w Płocku) 20 wydziałów + 1 kolegium + 1 szkoła 36 kierunków kształcenia Pracownicy 5000 osób ok. 2500 pracowników naukowych, w tym ok. 600 profesorów i doktorów habilitowanych ponad 36 000 studentów (w tym ponad 1000 doktorantów) Kierunki nauki techniczne (inżynieryjne), ścisłe, zarządzanie, ekonomia i nauki społeczne, architektura 3
Biblioteki PW 31 bibliotek, w tym: Biblioteka Główna + 3 filie + 3 biblioteki w domach studenckich 1 500 000 woluminów książek i czasopism] w bibliotekach PW dostęp w BG 71 godzin tygodniowo Zbiory elektroniczne dla zarejestrowanych czytelników (dostępne 7/7) liczba pracowników bibliotek PW 132 etaty [149 osób] BG 93 etaty [105 osób] Budżet BG 11.305.000 PLN [3 533 000 $$] 4
System zintegrowany Aleph v.18 Liczba biblioteka współpracujących 23 [31] Struktura bazy baza tytułów - 200 380 egzemplarzy - 782 894 czytelników - 45 540 (aktywnych w 2012 r. - 24 340) historia wypożyczeń za ostatnie 4 lata Powiązania pomiędzy rekordami i typami zbiorów zasoby elektroniczne i drukowane (Biblioteka cyfrowa, e- Tytuły książek kupione na własność) brak danych dotyczących zasobów elektronicznych kupowanych na zasadach licencji - kosztów, liczby dostępów te dane są z systemu HAN (firmy (H+H) 5
Moduł Gromadzenia Zasady użytecznego wykorzystania tych danych dla organizacji i rozwoju zbiorów: określenie budżetów dla każdej biblioteki lub dziedziny [planowane i wykorzystane kwoty na zakupu w roku] obligatoryjne podawanie ceny do ewidencji każdego egzemplarza wydruk inwentarzy (stan ilościowy i wartościowy zbiorów) wydruk raportów na potrzeby zmiany organizacji zbiorów zmiany lokalizacji (przemieszczanie zbiorów ) selekcji (druki zbędne, niewypożyczane) 6
Moduł Opracowania Zasady użytecznego wykorzystania danych: wprowadzenie do bazy wszystkich egzemplarzy [obecnie jest ponad 50%] konsekwentne stosowanie zasady - jeden opis tytułu - wiele egzemplarzy i lokalizacji (ułatwione przez zasadę współkatalogowania z NUKAT) stosowanie lokalnej Klasyfikacji Działowej (3 stopniowa) uproszczona klasyfikacja tworzona w powiązaniu z UKD dla lepszej organizacji zbiorów (spójna z kierunkami badań i kształcenia na PW), aktualizowana w miarę potrzeb, powiązanie dziedziny i budżetu w Module Gromadzenia 7
Raporty systemu Aleph i dane zewnętrzne Warunkiem uzyskania analiz na potrzeby rozwoju kolekcji i jej właściwej organizacji jest rejestrowanie w odpowiednim module systemu : ceny (wartości) egzemplarza powiązanie tytułu z liczbą egzemplarzy stosowanie klasyfikacji działowej (i wykorzystanie jej do organizacji zbiorów w wolnym dostępie) dostępność wieloletniej historii liczby wypożyczeń każdego egzemplarza Dane zewnętrzne (spoza systemu): ogólna wysokość przyznanego budżetu liczba studentów na danym kierunku studiów ograniczenia powierzchni magazynowania dostępność zbiorów elektronicznych 8
Cel analizy raportów systemu Aleph Nadzór nad wydatkowaniem środków za zakup zbiorów Odpowiedni podział środków finansowych na gromadzone zbiory w zależności od: lokalizacji (przeznaczenia), potrzeb rozwoju piśmiennictwa z danej dziedziny (działu) Wskazanie najczęściej wypożyczanych tytułów [koszt nietrafionych zakupów], ale też wskazanie dziedzin, w których brak publikacji [czy są do kupienia?] Analizę wykorzystania zasobów w odniesieniu do poniesionych kosztów Selekcję zbiorów nieużytecznych lub zmianę ich lokalizacji 9
Zalety stosowania raportów systemu Aleph Dane aktualizowane są na bieżąco po każdej transakcji / operacji zarejestrowanej w systemie Dane są potwierdzane zapisem w systemie [a nie trudnymi do zweryfikowania notatkami bibliotekarzy] Dostęp do danych generowanych w jednej bibliotece / module mogą mieć osoby, które bezpośrednio nie realizują tych zadań Oddział Udostępnianie może generować raporty obejmujące konkretny dział, liczbę tytułów i egzemplarzy oraz ich wartość 10
Ograniczenia w stosowaniu raportów z Aleph Brak integracji z ewidencją wykorzystania zbiorów elektronicznych [baz danych] Brak części zbiorów w systemie zintegrowanym Niejednolite dane: moduł gromadzenia (ewidencja kosztów zakupu) wdrożony w 7 bibliotekach BGPW i tylko 1 wydziałowej Układ Działowy podstawa do ich sporządzania analiz wykorzystania zbiorów z określonych dziedzin jest obligatoryjny tylko w BG Brak nawyku wykorzystywania raportów w bieżącej pracy bibliotekarzy Nie jest prowadzona ewidencja elektroniczna dla rejestracji zbiorów wykorzystywanych na miejscu 11
Gromadzenie zasobów Podział środków finansowych na gromadzone zbiory (wykorzystanie budżetów) w zależności od ich lokalizacji (miejsca przechowywania) Od 2013 również budżety dla dla konkretnych działów lokalnej klasyfikacji, na podstawie analizy kosztów za lata 2010-2012 12
100% 90% Procentowe określenie kosztów zakupów książek za 2011 r. w odniesieniu do dziedzin z uwzględnieniem: -liczby egzemplarzy -liczby tytułów -wartości zbiorów Gromadzenie zasobów Przydatne: sprawozdania, analiza potrzeb w konkretnej dziedzinie, analiza kosztów ponoszonych dla dziedziny 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Z S R P O M L K J I H G F E D C B A 0% Egzemplarze Wartość Tytuły 13
Gromadzenie zasobów Wykaz książek z księgozbioru dydaktycznego wypożyczonych więcej niż 10 razy w okresie 2011 2012 Liczba wypożyczeń ogółem Liczba wypożyczeń we wskazanym okresie Wykorzystanie: zmiana lokalizacji, dodatkowe egzemplarze 14
Gromadzenie zasobów Raport umożliwiający analizę wykorzystania zakupionych książek : - w obrębie wskazanej dziedziny - według określonego odcinka czasowego akcesji (daty zakupu) - poniesionych kosztów -w poszczególnych lokalizacjach 15
Udostępnianie zbiorów Raporty są tworzone na podstawie następujących danych z systemu bibliotecznego: lokalizacji (podbiblioteki) statusu egzemplarza (okres wypożyczenia określony dla konkretnego egzemplarza) klasyfikacji lokalnej sygnatury (numer inwentarzowy) ilości wypożyczeń budżetów Raporty mogą być tworzone dla egzemplarzy i tytułów 16
Udostępnianie zbiorów Wykorzystanie raportów: Analiza rozmieszczenia zbiorów organizacji zbiorów w przestrzeni wolnego dostepu Analiza wykorzystania zbiorów zmiana lokalizacji (biblioteki, przemieszczenia pomiędzy wolnym dostępem a magazynem zamkniętym) zmiana okresów wypożyczeń rekomendacja tytułow (egzemplarzy) do selekcji lub dokupienia Monitowanie zaległych wypożyczeń 17
Udostępnianie zbiorów Wykaz książek wg ustawienia na półkach w Wolnym Dostępie z działu K z 1 i mniej wypożyczeniem Typowy raport wykorzystywany do przemieszczania księgozbioru z magazynów otwartych do zamkniętych 18
Udostępnianie zbiorów Suma egz. BG-WS BG-WK BG-MP BG-WD AB AK AZ FIZ FN FP IL ILMK IS MCH MEL Rozmieszczenie zasobów z zakresu Mechaniki (akcesja 2011) dział G w poszczególnych lokalizacjach (bibliotekach) 19
Udostępnianie zbiorów 350 300 250 Wykorzystanie zasobów z zakresu Mechaniki (akcesja 2011) dział G w poszczególnych lokalizacjach 200 150 100 50 Suma egz. Suma wyp. 0 20
Raporty dot. wykorzystania zasobów elektronicznych Brak kompletności danych (ewidencji podlega tylko część udostępniane przez system HAN) Brak powiązania z lokalnym układem działowym brak jednolitych zasad przydziału do konkretnej dziedziny brak możliwości wykorzystania statystyk dot. wykorzystania pojedynczego tytułów (zakup dotyczy pakietu a nie tytułu) 21
Zasoby elektroniczne 2008 2009 2010 2011 2012 Czas [h:min:s] 13 569:22:57 21 123:43:22 27 922:48:55 26 382:21:39 22 186:46:04 Liczba logowań 103 932 161 095 169 577 171 372 363 690 Średni czas sesji 00:07:31 00:07:52 00:09:52 00:09:14 00:03:37 Przesłane bytes 262 662 124 884 338 041 464 899 525 468 797 642 640 977 056 481 686 642 529 256 Średnia byte ów na sesję 2 536 744 2 098 398 3 098 703 3 740 267 1 866 337 22
Statystyki wykorzystania baz czas liczba logowań nazwa bazy 2008 2009 2010 2011 2012 2008 2009 2010 2011 2012 ACS (American Chemical Society) Publications 543:32:17 1108:07:50 1436:13:59 1117:21:24 1210:56:31 4 223 7 031 9 262 9 463 21 913 Compendex Engineering Village = EI Compendex + Referex Engineering 425:11:57 377:47:08 406:52:39 288:17:02 219:53:13 3 172 2 650 2 681 2 173 1 959 CRC Press: ENGnetBASE (Engineering Handbooks Online) 654:19:10 463:16:17 387:30:06 473:39:31 215:06:52 6 830 7 927 2 405 2 991 1 894 Ebrary 976:02:55 665:38:06 811:33:56 6 077 4 560 8 426 EIFL-EBSCO 399:59:45 678:54:10 761:44:28 545:39:07 621:26:50 2 396 5 072 6 487 5 334 7 827 Elsevier Science electronic journals / ScienceDirect/ICM 2829:03:40 2379:34:26 1735:13:38 2461:01:50 2159:47:37 16 564 13 847 10 289 17 911 29 076 IBUK 810:51:40 3335:17:47 2672:29:22 2948:27:50 7 756 14 621 14 590 18 636 IEEE/IEE Electronic Library 1499:58:03 1582:27:58 1968:21:16 1707:02:06 1642:04:01 9 587 10 227 11 275 12 129 13 078 ISI Web of Knowledge 1607:30:38 64 900 Knovel 657:29:32 989:35:28 1982:30:12 1732:12:45 847:22:10 8 366 7 416 5 264 4 222 3 776 Royal Society of Chemistry 160:34:22 219:11:43 07:52:06 275:37:29 294:40:23 1 513 5 573 2 168 2 630 14 738 SCI - Science Citation Index (Ovid) 807:10:35 708:10:39 1559:55:37 1210:30:23 228:28:30 4 828 4 623 8 221 11 070 9 218 Science Direct On Line 1493:07:48 3622:17:05 4568:53:16 2972:25:37 2554:08:27 9 664 23 523 30 950 22 391 39 298 Scopus 1091:55:30 2550:01:30 3636:39:22 3095:04:36 2841:17:42 6 018 16 787 19 523 20 770 81 674 Springer-ICM 713:22:48 745:07:44 704:08:52 544:08:27 510:42:21 4 494 5 176 4 868 4 420 5 135 SpringerLink 758:30:34 1146:31:09 1209:56:14 957:48:32 963:41:08 6 527 12 267 7 215 6 496 10 580 Wiley InterScience 308:08:08 590:12:04 18:35:56 648:16:47 594:52:27 2 816 9 361 7 247 5 791 9 528
Statystyki aktywności użytkowników liczba logowań Grupy użytkowników 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Biblioteka Główna - pracownik 517 686 481 658 621 484 Wydz. Adninistracji i Nauk Społecznych 50 217 675 913 467 740 Wydz. Architektury 100 73 49 79 428 689 Wydział Chemiczny 15 829 15 493 19 083 20 422 24 896 24 266 Wydz. Elektroniki i Technik Informacyjnych 11 678 12 002 11 722 14 741 17 074 15 495 Wydz. Elektryczny 2 866 3 323 3 785 6 055 5 709 5 057 Wydz. Fizyki 4 981 6 006 8 045 8 520 6 381 6 023 Wydz. Geodezji i Kartografii 407 738 3 789 659 864 1 212 Wydz. Inżynierii Chemicznej i Procesowej 5 524 9 803 4 227 4 783 5 832 3 628 Wydz. Inżynierii Lądowej 1 441 1 926 1 301 1 420 1 366 1 950 Wydz. Inżynierii Materiałowej 3 454 3 085 3 990 5 110 6 843 6 538 Wydz. Inżynierii Produkcji 2 797 2 388 3 693 4 533 3 731 3 058 Wydz. Inżynierii Środowiska 2 242 2 263 2 307 3 422 3 568 4 039 Wydz. Matematyki i Nauk Informacyjnych 1 794 2 901 2 609 3 663 3 704 4 991 Wydz. Mechaniczny Energetyki i Lotnictwa 2 857 3 939 4 588 4 066 5 472 4 961 Wydz. Mechatroniki 1 408 2 429 2 423 3 284 3 328 3 981 Wydz. Samoch. i Maszyn Roboczych 345 422 777 1 000 840 927 Wydz. Transportu 718 510 459 670 718 612 Wydz. Zarządzania 415 626 1 529 2 674 Szkoła Biznesu 62 54 25 43 1 037 1 025 Filia Politechniki Warszawskiej w Płocku 2 089 1 363 1 820 3 186 3 781 3 663 Międzywydziałowe Centrum Biotechnologii 3 455 4 239 8 366 4 911 6 503 4 346 Administracja PW + COI 55 77 18 90 154 309 Inne 241 158 269 10 1 7 Użytkownicy niezdefiniowani 2 662 3 241 8 185 RAZEM 64 910 74 095 84 916 95 526 108 088 108 860
Wnioski Stosowanie jednolitych zasad ewidencji gromadzonych w systemie danych umożliwia generowanie Raportów dla poprawy w zakresie: efektywności wykorzystania środków na zakup zbiorów w powiązaniu z potrzebami użytkowników (finansowanie dziedzin, a nie tytułów) dostosowania liczby egzemplarzy do potrzeb (w korelacji z budżetem) efektywna organizacji dostępu do zbiorów (zbiory potrzebne w danej lokalizacji) przemieszczono w BG 4 021 egzemplarzy Przygotowanie i opracowanie raportów wymaga znajomości SQL umiejętności analitycznych oraz biegłej znajomości Excela systematycznego gromadzenia danych do wieloletnich analiz 25
Rekomendacje Trzeba nauczyć się korzystać ze statystyk i informacji pozyskanych z systemów i wyrobić taki nawyk wśród pracowników biblioteki (porównywanie, weryfikowanie, sprawdzanie) Wykorzystanie informacji generowanych z systemu zintegrowanego może: podnosić wiarygodność biblioteki wymagać od pracowników większej odpowiedzialności za wprowadzane dane [możliwość weryfikacji zapisów, również przez innych] Statystyki powinny być możliwie ujednolicone porównywalne z innymi bibliotekami w tym samym systemie i podobnymi bibliotekami aktualizowane na bieżąco [dostępne a stronie domowej] 26
Dziękujemy za uwagę a.portacha@bg.pw.edu.pl j.stepniak@bg.pw.edu.pl www.bg.pw.edu.pl