Podróże służbowe Komentarz do przepisów z przykładami rozliczeń. Marek Rotkiewicz

Podróże służbowe Komentarz do przepisów z przykładami rozliczeń Marek Rotkiewicz

Wydawnictwo C. H. Beck, Beck Info Biznes ul. Bonifraterska 17 00-203 Warszawa tel.: (22) 311 22 22; faks (22) 33 77 601 e-mail: bibredakcja@beck.pl www.sklep.beckinfobiznes.pl Wejdź na stronę www.ekspertbeck.pl/ksiazki Wpisz kod rabatowy ze zdrapki Delegacje2013 UWAGA! Naruszenie pola ze zdrapką jest równoznaczne z zakupem książki! Zakup książki daje dostęp (po wpisaniu kodu ze zdrapki) do modułu Kadry i płace portalu www.ekspertbeck.pl przez 1 miesiąc gratis.

Podróże służbowe

Marek Rotkiewicz Podróże służbowe Komentarz do przepisów z przykładami rozliczeń Wydawnictwo C.H. Beck Warszawa 2013

Podróże służbowe Komentarz do przepisów z przykładami rozliczeń wydanie I marzec 2013 Autor: Marek Rotkiewicz Redakcja: Marta Figuła Korekta: Monika Mielczarek Wszelkie prawa zastrzeżone. Opinie zawarte w niniejszej publikacji stanowią osobisty punkt widzenia Autora Skład i łamanie: Wydawnictwo C.H. Beck Druk: Elpil, Siedlce Wydawnictwo C.H. Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, 00-203 Warszawa tel. 22 33 77 600, faks 22 33 77 602 www.beckinfobiznes.pl ISBN: 978-83-255-5106-3 ISBN e-book: 978-83-255-5107-0

Spis treści Wykaz skrótów... Wykaz piktogramów... VII XI Wprowadzenie... 1 1. Pojęcie podróży służbowej oraz odrębna definicja podróży kierowców... 4 1.1. Wyjazd poza miejsce pracy... 5 1.2. Wyjazd na polecenie pracodawcy... 19 1.3. Zadanie służbowe... 24 1.4. Podróż służbowa kierowcy... 25 1.5. Ograniczenie możliwości zlecania wyjazdów... 28 2. Komentarz do przepisów rozporządzenia MPiPS z 29.1.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)... 37 2.1. Przepisy wspólne... 37 2.2. Świadczenia z tytułu delegacji krajowej... 84 2.3. Świadczenia z tytułu delegacji zagranicznej... 116 3. Zestawienie zmian wprowadzonych z dniem 1.3.2013 r.... 162

Spis treści 4. Akty prawne... 167 4.1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.1.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)... 167 4.2. Wyciągi z przepisów odnoszących się do podróży służbowych... 179 4.2.1. Kodeks pracy... 179 4.2.2. Ustawa z 16.4.2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 1155)... 180 4.2.3. Ustawa z 26.6.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)... 181 4.2.4. Rozporządzenie MPiPS z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.)... 181 VI

Wykaz skrótów art.... artykuł Dz.U.... Dziennik Ustaw ew.... ewentualnie FEP... Fundusz Emerytur Pomostowych GIP... Główny Inspektor Pracy IS... Izba Skarbowa KC... ustawa z 23.4.1964 r. Kodeks cywilny KK... ustawa z 6.6.1997 r. Kodeks karny KP... ustawa z 26.6.1974 r. Kodeks pracy KPA... ustawa z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego lit.... litera MF... Minister Finansów m.in.... między innymi MoPr... Monitor Prawa Pracy M.P.... Monitor Prawniczy MPiPS... Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej MZ... Minister Zdrowia NIK... Najwyższa Izba Kontroli np.... na przykład NSA... Naczelny Sąd Administracyjny Nr... numer VII

Wykaz skrótów OSNAPiUS... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych OSNP... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych PIP... Państwowa Inspekcja Pracy PIS... Państwowa Inspekcja Sanitarna pkt... punkt por.... porównaj poz.... pozycja r.... rok red.... redakcja RIO... Regionalne Izby Obrachunkowe RM... Rada Ministrów rozdz.... rozdział rozp.... rozporządzenie rozp. delegacyjne... rozporządzenie MPiPS z 29.1.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167) s.... strona (y) SN... Sąd Najwyższy t.j.... tekst jednolity tj.... to jest tzn.... to znaczy US... Urząd Skarbowy ust.... ustęp w zw.... w związku wg... według WSA... Wojewódzki Sąd Administracyjny ww.... wyżej wymieniony (a, e) zd.... zdanie ze zm.... ze zmianami zł... złoty zob.... zobacz VIII

Wykaz skrótów ZUS... Zakład Ubezpieczeń Społecznych... paragraf IX

Wykaz piktogramów orzecznictwo PRZYKŁAD WAŻNE XI

Wprowadzenie Podróż służbowa pracownika niesie za sobą liczne obowiązki rozliczeniowe dla pracodawcy. Przede wszystkim, pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów poniesionych w związku z realizacją polecenia wyjazdu w delegację. Katalog należnych świadczeń z tego tytułu wskazuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.1.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Jednak pracodawca musi pamiętać o tym, że pracownik nie ponosi kosztów pracy i nie można obciążać go dodatkowymi wydatkami związanymi z realizacją poleceń służbowych. Dlatego też katalog świadczeń jest otwarty, rozliczenie powinno dotyczyć wszystkiego, co było kosztem bezpośrednio powiązanym z podróżą służbową. Rozporządzenie określa jedynie należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Poza tymi kosztami pracownik może jednak ponosić inne koszty realizacji zadania służbowego, takie jak np. nabycie narzędzi pracy, niezbędnych materiałów eksploatacyjnych. Należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowej nie są obciążone podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz składkami na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Warunkiem jest to, by zostały wypłacone w wysokości i na zasadach przewidzianych w przepisach wskazanego rozporządzenia. W zakresie rozliczeń z pracownikami z początkiem marca 2013 r. nastąpiły znaczące zmiany. Wspomniane rozporzą- 1

Wprowadzenie dzenie zastąpiło dwa, obowiązujące do końca lutego 2013 r. rozporządzenia MPiPS z 19.12.2002 r.: w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Bardzo istotne dla pracowników zmiany to na pewno te, które polegają na podwyższeniu wysokości świadczeń. W praktyce pracodawcy oraz osoby zajmujące się rozliczaniem delegacji muszą zwrócić szczególną uwagę na liczne nowości dotyczące nie tylko wysokości, ale i zasad naliczania poszczególnych świadczeń. Główne zmiany jakie wprowadzono od 1.3.2013 r. w zakresie rozliczania delegacji to: podwyższenie kwot diet zarówno przy wyjazdach krajowych, jak i zagranicznych; podwyższenie limitów noclegowych w delegacjach zagranicznych; częstsze niż wcześniej wyrażenie diety i kwoty limitu noclegowego w delegacji zagranicznej w euro niż w dolarach; wprowadzenie limitu noclegowego w delegacjach krajowych; przypisanie w delegacji krajowej do poszczególnych posiłków określonej części diety; obligatoryjne pomniejszanie należnej diety (delegacja krajowa i zagraniczna) w związku z zapewnieniem wyżywienia w ramach usługi hotelarskiej; wprowadzenie bezpośrednio do przepisów możliwości określenia przez pracodawcę więcej niż jednego państwa docelowego w delegacji zagranicznej; 2

Wprowadzenie zmiana zasad zwracania kosztów leczenia za granicą; wprowadzenie regulacji wskazujących na kursy walut przy wypłacie zaliczki na koszty podróży oraz rozliczeniu ostatecznym delegacji, doprecyzowanie zasad rozliczania delegacji. Niniejsza publikacja ma charakter praktycznego komentarza do przepisów rozporządzenia delegacyjnego. Omówienie poszczególnych przepisów zobrazowane zostało przykładami, orzecznictwem sądowym oraz interpretacjami organów skarbowych. 3

1. Pojęcie podróży służbowej oraz odrębna definicja podróży kierowców Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77 5 1 KP). Pojęcie to jest wyznacznikiem dla kwalifikowania wyjazdów jako podróże służbowe i tych, które za takie uznane być nie mogą. Prawidłowe zakwalifikowanie wyjazdu decyduje o przyznawanych pracownikowi świadczeniach i stosowaniu do nich zwolnień podatkowo-ubezpieczeniowych oraz kwestii związanych z przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych. PRZYKŁAD Jeżeli pracownikowi wypłacimy dietę za wyjazd, który nie stanowi podróży służbowych, to nie będzie to dieta w rozumieniu przepisów rozporządzenia delegacyjnego, ale świadczenie mające charakter wynagrodzenia. Nie będzie ono korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, jak również z obowiązku naliczenia od jej kwoty składek na ubezpieczenia społeczne. ORZECZNICTWO Jak podkreślił SN w wyroku z 22.2.2008 r., I PK 208/07 (OSNP 2009/11-12/134), podróż służbowa charakteryzuje się tym, że odbywa się: 1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,

1.1. Wyjazd poza miejsce pracy 2) na polecenie pracodawcy, 3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie. 1.1. Wyjazd poza miejsce pracy Wyjazd o charakterze podróży służbowej to wyjazd poza stałe miejsce pracy pracownika. ORZECZNICTWO Jak wskazał NSA w Szczecinie w wyroku z 24.11.1999 r., SA/Sz 1780/98 (Legalis nr 30043563) o podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę, jako miejscem jej wykonywania. Jeżeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy, to nie odbywają podróży służbowej, a otrzymane przez nich dodatkowe wynagrodzenie nie stanowi wypłat wolnych od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zapis poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy lub, w której znajduje się siedziba pracodawcy nie oznacza, że delegacja to wyjazd zarówno poza stałe miejsce pracy, jak i poza siedzibę pracodawcy. Decydujące znaczenie ma uzgodnione przez strony w umowie o pracę stałe miejsce pracy. PRZYKŁAD Pracownik pracuje w oddziale zamiejscowym w Poznaniu, firma ma siedzibę w Warszawie. Wyjazd z Poznania do 5

1. Pojęcie podróży służbowej oraz odrębna definicja... Warszawy na spotkanie w siedzibie firmy jest podróżą służbową, gdyż pracownik jedzie (w celu służbowym) poza swoje stałe miejsce pracy. Co jest a co nie jest podróżą służbową Podróżą służbową nie jest: podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy, podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, o ile miejscowość ta jest miejscem pracy pracownika. O podróży służbowej możemy mówić dopiero wówczas, gdy pracownik opuści daną miejscowość (w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce jego pracy) lub inaczej zakreślony obszar będący miejscem pracy (przy czym najmniejszym wyznacznikiem delegacyjnym jest miejscowość). ORZECZNICTWO Pracownicy, których praca z istoty polega na przemieszczaniu na pewnym obszarze, nie odbywają podróży służbowych (wyrok SN z 28.6.2012 r., II UK 284/11, MoPr 2012/11/608-610). Wyjazd na znaczną nawet odległość, ale w ramach danego miasta lub obszarowo zakreślonego miejsca pracy nie będzie stanowić delegacji, a wyjazd nieodległy, ale do innej miejscowości delegacją będzie. Nie ma tutaj znaczenia również długość wyjazdu. Na tle obowiązujących przepisów absolutnie nie można uznać, że podróżą służbową jest dopiero taki wyjazd poza stałe miejsce pracy, który trwa określoną liczbę godzin. Czas wywiera wpływ na prawo do diety, ale nie służy kwalifikowaniu wyjazdów jako podróży służbowych. 6