SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1) ZAMAWIAJĄCY PIOMAR Sp. z o.o. ul. Światowida 16 45-325 Opole 2) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W niniejszym zamówieniu nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zamówienie udzielone zostanie w trybie zapytania o cenę (konkurs ofert). 3) OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie oprogramowania typu TMS (Transport Management System). Specyfikacja oprogramowania TMS Specjalistyczne oprogramowanie dedykowane zarządzaniu procesami transportowymi i flotą transportową Integracja z oprogramowaniem F-K (Symfonia) wycena musi uwzględniać koszt wdrożenia tej integracji. Możliwość integracja z oprogramowaniem WMS (standard komunikacji nieustalony) system musi posiadać otwartą architekturę umożliwiającą integrację, sama integracja z systemem WMS będzie przedmiotem oddzielnego zlecenia. Integracja z giełdą frachtów (giełda TimoCom lub podobna) wycena musi uwzględniać koszt wdrożenia tej integracji. Udostępnianie zewnętrznym podmiotom szczegółowych raportów stanów zleceń transportowych, faktur, danych lokalizacyjnych poprzez serwis WWW dla nieograniczonej ilości użytkowników (dodatkowy moduł Klienta widoku webowego uproszczonego). W przypadku gdy odpłatność jest zależna od ilości użytkowników, kalkulację należy dokonać dla dostępu 5 użytkowników. System winien składać się z następujących modułów, które bazują na opisie systemu Speed firmy Interlan (http://www.interlan.pl). Dopuszczalne jest zaproponowanie innego systemu,
który zapewni funkcjonalność analogiczną do tej z systemu Speed. Poniżej lista poszczególnych modułów wraz z określeniem ilości niezbędnych licencji: o Moduł Transport i Spedycja całopojazdowa FTL licencja na 8 stanowisk o Moduł Terminarz licencja na 10 stanowisk o Moduł Finanse licencja na 3 stanowiska o Integracja z systemem FK Symfonia licencja na 1 stanowisko o Moduł karty drogowe licencja na 8 stanowisk o Moduł delegacje, diety, zaliczki licencja na 3 stanowiska o Moduł karty bezgotówkowe licencja na 1 stanowisko o Moduł Tabor i kierowcy licencja na 2 stanowiska o Pakiet dodatkowy na 10 pojazdów 5 pakietów (czyli 50 pojazdów) o Moduł Uropy/dni wolne licencja na 2 stanowiska o Communication Server (dla komunikacji z telemetrią) o Moduł SMS/GPS 8 licencji o Moduł Transakcje GPS licencja na 2 stanowiska o Integracja z Map&Guide 1 licencja o Moduł planer dynamiczny Dyspozytor bazowy 2 licencje o Moduł planer dynamiczny Dyspozytor STD+ 2 licencje o Moduł planer dynamiczny Dyspozytor CPK+ 2 licencje o Moduł planer dynamiczny Dyspozytor PU+ 2 licencje o Moduł planowanie wyposażenia pojazdu 1 licencja o Moduł analizy 1 licencja (do 5 user) o Podgląd do systemu i raporty standardowe - licencja na 4 stanowiska o Dedykowany moduł Klienta widoku webowego uproszczonego licencja bez limitu Przedstawiona oferta musi również uwzględniać koszty zakupu ewentualnego oprogramowania dodatkowego (np. silniki baz danych, narzędzia raportowania, licencje na mapy etc.) za wyjątkiem systemów operacyjnych, które nie są przedmiotem tego zamówienia. 4) MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Termin składania ofert upływa z dniem 28 listopada 2013 roku do godziny 12.00. (decyduje data wpływu do siedziby firmy Zamawiającego, również w wypadku wysyłki pocztą czy kurierem). Otwarcie ofert nastąpi 28 listopada 2013 po godzinie 12.00. Oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, tj. Piomar Sp. z o.o., ul. Światowida 16, 45-325 Opole.
Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona Oferentowi bez jej otwarcia. 5) TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Oferent, który złoży ofertę, pozostaje nią związany przez okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. 6) SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, mieć formę pisemną oraz powinna zostać złożona w 1 egzemplarzu w wersji papierowej. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z załączonym do niniejszego pisma wzorem formularza oferty (Załącznik nr 1). Oferta musi zostać podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta i do zaciągania w jego imieniu zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Oferta musi zostać złożona w zamkniętej kopercie. Koperta musi zostać opieczętowaną pieczątką firmową Oferenta. Każda oferta która nie będzie złożona w zamkniętej kopercie, zostanie odrzucona z przyczyn formalnych. Na kopercie musi zostać umieszczona adnotacja Oferta na dostawę oprogramowania TMS. UWAGA: Wymaga się adresacji koperty, nawet jeżeli będzie dostarczona osobiście. Każda koperta (z wymaganą adnotacją) która wpłynie do Zamawiającego zostanie oznaczona Otrzymano dnia DD MM RRRR o godzinie HH:MM. 7) TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin na dostarczenie oprogramowania ustala się na 21 grudnia 2013 roku (licencje), przy czym wdrożenie całości oprogramowania określonego w przedmiocie zamówienia musi nastąpić nie później niż 28 lutego 2014 roku. Umowa na realizację przedmiotowego zamówienia musi zostać zawarta najpóźniej 10 grudnia 2013r. Termin realizacji zamówienie może ulec zmianie (w szczególności wydłużeniu) po uzgodnieniu tego przez obie strony w formie pisemnego aneksu do umowy. 8) KRYTERIUM WYBORY OFERT Kryterium wyboru oferty jest 100% cena. 9) UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi (w postaci umowy), którego oferta: została przygotowana i dostarczona zgodnie z wymogami zawartymi w tym dokumencie (spełnia formalne wymogi) zaoferowana cena jest najniższa, przy czym nie odbiega ona znacząco* od następnej w kolejności ceny
* Za znaczącą różnicę uznaje się różnicę większą niż 50% pomiędzy ceną najniższą a drugą w kolejności. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze oferty celem podpisania umowy. 10) PROCES WYBORU OFERTY 1. Sprawdzenie, czy koperta w której złożono ofertę jest przygotowana zgodnie z wymaganiami oraz jest w stanie nienaruszonym, jeżeli tak przechodzi do dalszego etapu, jeżeli nie jest odrzucana bez otwierania. 2. Otwarcie kopert. 3. Weryfikacja, czy oferty przygotowano zgodnie z wymaganiami i na odpowiednim szablonie. Oferty przygotowane wadliwie są odrzucane. 4. Wybór oferty zgodnie z kryteriami wyboru (najniższa cena). 11) KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Ze strony Zamawiającego osobą upoważnioną do kontaktu w sprawie przedmiotu zamówienia jest Pan Krzysztof Żur, nr tel. +48 77 400 88 16, email: kzur@piomar.opole.pl 12) POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający zastrzega sobie prawo do uznania, że konkurs ofert nie dał rezultatu lub też do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyn. Z tytułu odrzucenia oferty Oferentom nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Zamawiającemu.
Załącznik nr 1... Pieczęć firmowa oferenta Miejscowość..data OFERTA Oferent: (dane teleadresowe Oferenta) W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 4 listopada 2013r. składam ofertę na realizację przedmiotowego zapytania (dostarczenie oprogramowania typu TMS Transport Management System). Jednocześnie, w myśl zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym, deklarujemy iż oferowane przez nas oprogramowanie spełnia wszystkie postawione wymagania. Specyfikację oprogramowania załączamy do tej oferty w postaci osobnego załącznika. Poniżej wyszczególniamy jedynie cenę łączną za licencję oraz usługi wdrożeniowe: Cena za realizację całego zamówienia wynosi:.. PLN netto. W tym: Cena za licencje : PLN netto. Cena za usługi wdrożeniowe :.. PLN netto. Oświadczenie Oferenta Niniejszym oświadczam, że: - Zapoznaliśmy się z warunkami niniejszego zamówienia i przyjmujemy je bez zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, - Oferujemy dostarczenie przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami zawartymi w zaproszeniu do złożenia oferty i szczegółowym opisie przedmioty zamówienia i nie wnosimy do nich zastrzeżeń. - Zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na warunkach, w miejscu i terminie określonych w szczegółowym opisie przedmioty zamówienia..... (podpisy, pieczątki osób upoważnionych)