BIURO SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA I OCEN MANAGEMENT SYSTEMS AND ASSESSMENTS OPIS SYSTEMU CERTYFIKACJI ZGODNOŚCI WYROBÓW Wydanie 5 Gliwice, czerwiec 2010. Załącznik nr 7 do PW_TZ_04 Wydanie 5 z dnia 10.06.2010 strona 1/6
1. WSTĘP 1.1 Zastosowanie Opis systemu certyfikacji jest dokumentem przeznaczonym dla wszystkich organizacji ubiegających się o wydanie, wznowienie waŝności lub rozszerzenie zakresu certyfikatu zgodności dostarczanych przez nie wyrobów. Certyfikacja wyrobu jest to działanie strony trzeciej, potwierdzające, Ŝe wyrób jest zgodny z wymaganiami określonych norm i/lub dokumentów normatywnych. Certyfikacja prowadzona przez Energopomiar Sp. z o.o. jest certyfikacją zgodności wyrobów krajowych na dobrowolny wniosek ich dostawcy (producenta, dystrybutora, importera). Wynik certyfikacji, tj. certyfikat zgodności, potwierdza spełnienie określonych wymagań i zwiększa zaufanie uŝytkownika do certyfikowanego wyrobu (urządzenia, aparatu, systemu, układu, itp.). Certyfikacja wyrobów odpowiada wymaganiom normy PN-EN 45011:2000 i jest prowadzona zgodnie z systemem 3. certyfikacji (wg PKN-ISO/IEC Guide 67:2007), który obejmuje: ocenę badań typu (pełnych) wyrobu przedstawionego do certyfikacji; ocenę systemu zarządzania jakością dostawcy; nadzór w okresie waŝności certyfikatu, obejmujący okresowe kontrole stabilności produkcji dostawcy. 1.2 Definicje W niniejszym dokumencie mają zastosowanie definicje podane w normach PN-EN ISO 9000:2001 Systemy zarządzania jakością - Podstawy i terminologia oraz PN-EN ISO/IEC 17000:2006 Ocena zgodności - Terminologia i zasady ogólne. 2 ELEMENTY SYSTEMU CERTYFIKACJI System certyfikacji zawiera następujące elementy: a. określenie, poprzez naleŝyte i jednoznaczne zdefiniowanie, wyrobu poddanego certyfikacji; b. badania typu wyrobu wykonane przez akredytowane laboratoria badawcze lub uznane laboratoria fabryczne, reprezentujące właściwy poziom techniczny; c. inspekcję warunków organizacyjno-technicznych lub audit systemu zarządzania jakością dostawcy przed podjęciem procesu certyfikacji; d. ocenę wyrobu, obejmującą analizę wyników auditu / inspekcji i dostarczonych dokumentów, której celem jest sprawdzenie zgodności wyrobu z wymaganiami określonych norm i/lub specyfikacji technicznych; e. wydanie (lub odmowa wydania) certyfikatu zgodności; f. nadzór nad certyfikatem w okresie jego waŝności. 3 PROCEDURY CERTYFIKACJI 3.1 Wniosek o certyfikację Dostawca ubiegający się o certyfikację składa formalny wniosek, zawierający następujące dane: nazwę i status prawny dostawcy, określenie wyrobów, które mają być poddane certyfikacji, określenie właściwych dokumentów normatywnych, na podstawie których ma być przeprowadzona ocena wyrobu, Załącznik nr 7 do PW_TZ_04 Wydanie 5 z dnia 10.06.2010 strona 2/6
zgodę wnioskodawcy na spełnienie wymagań certyfikacyjnych oraz dostarczenie niezbędnych informacji do przeprowadzenia oceny wyrobów. Do wniosku naleŝy dołączyć: dokumenty umoŝliwiające jednoznaczną identyfikację wyrobu/-ów, sprawozdania z badań typu i inne dokumenty potwierdzające zgodność wyrobu z odpowiednimi normami i/lub dokumentami normatywnymi. Wniosek o certyfikację jest formalnym zleceniem dla Energopomiar Sp. z o.o. na przeprowadzenie procesu certyfikacji i zawiera zobowiązanie wnioskującego do wniesienia opłat za proces certyfikacji, uzgodnionych z wnioskodawcą i wynikających z aktualnego cennika. Wraz z wnioskiem naleŝy wnieść opłatę wstępną na zasadach określonych w cenniku, chyba Ŝe uzgodniono inaczej. Po weryfikacji kompletności wniosku i upewnieniu się, Ŝe wymagania dotyczące certyfikacji są jasno zdefiniowane oraz wszelkie róŝnice w ich rozumieniu zostały przez obie strony wyjaśnione, jednostka certyfikująca rejestruje wniosek, potwierdza jego złoŝenie oraz przygotowuje umowę na przeprowadzenie procesu certyfikacji i wraz z koszto-rysem przesyła dostawcy. W przypadku gdy wniosek nie jest kompletny, Klient proszony jest pisemnie o niezwłoczne jego uzupełnienie. Nieuzupełnienie wniosku w ciągu 30 dni od daty otrzymania informacji o jego niekompletności, powoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia. 3.2. Umowa o certyfikację Umowa o certyfikację zawiera: przedmiot umowy, prawa i obowiązki jednostki certyfikującej, prawa i obowiązki dostawcy, kosztorys prac związanych z certyfikacją, zasady nadzoru nad certyfikatem w okresie jego waŝności, powiadomienie o moŝliwości przedłuŝenia waŝności, rozszerzenia lub ograniczenia zakresu, zawieszenia bądź cofnięcia certyfikatu, powiadomienie o moŝliwości złoŝenia reklamacji lub odwołania w sprawach dotyczących sposobu i wyniku przeprowadzenia procesu certyfikacji. 3.3. Badania typu Wraz z wnioskiem dostawca dostarcza komplet sprawozdań z badań typu wyrobu/ów wykonanych przez akredytowane lub uznane i reprezentujące właściwy poziom techniczny laboratoria fabryczne. Badania typu wykonuje się w celu potwierdzenia, Ŝe wyrób przedstawiony do oceny, reprezentatywny dla produkcji seryjnej, spełnia wymagania stosownych dokumentów normatywnych. W przypadku braku badań typu lub konieczności ich uzupełnienia, jednostka certyfikująca uzgadnia z dostawcą zakres ich wykonania i wskazuje kompetentne laboratorium badawcze. 3.4. Inspekcja warunków organizacyjno-technicznych lub audit systemu jakości Celem przeprowadzenia inspekcji jest sprawdzenie, czy dostawca posiada odpowiednie warunki organizacyjno-techniczne do prowadzenia stabilnej produkcji gwarantujące, Ŝe produkowane wyroby będą zgodne z przebadanym typem/reprezentantem. Posiadanie udokumentowanego systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9000 ułatwia dostawcy stworzenie odpowiednich warunków do produkcji wyrobów będących przedmiotem certyfikacji. W takim przypadku moŝna ograniczyć zakres inspekcji do sprawdzenia stabilności produkcji. Załącznik nr 7 do PW_TZ_04 Wydanie 5 z dnia 10.06.2010 strona 3/6
Uwaga: Posiadanie certyfikatu systemu zarządzania jakością nie jest warunkiem przeprowadzenia procesu certyfikacji wyrobu. Funkcjonowanie certyfikowanego lub istniejącego systemu zarządzania jakością dostawcy sprawdza się poprzez jego audit. 3.5. Przyznanie certyfikatu Decyzję o przyznaniu certyfikatu zgodności Energopomiar Sp. z o.o. podejmuje na podstawie dokonanej analizy dostarczonych dokumentów, wyników przeprowadzonej inspekcji lub auditu oraz danych zebranych w procesie certyfikacji. W przypadku odmowy wydania certyfikatu Energopomiar Sp. z o.o. powiadamia wnioskodawcę o jej przyczynie, wykazując stwierdzone niezgodności, które naleŝy usunąć w celu spełnienia wymagań. JeŜeli dostawca w ramach działań korygujących usunął niezgodności, powtarza się tylko te fragmenty procesu, których one dotyczyły. 3.6. Treść certyfikatu i okres jego waŝności Certyfikat zgodności jest to dokument wydany zgodnie z przyjętym w Energopomiar Sp. z o.o. systemem certyfikacji, stwarzający zaufanie, Ŝe jednoznacznie zidentyfikowany wyrób poddany procesowi certyfikacji, wykazuje zgodność z określonymi dokumentami normatywnymi. Certyfikat jest waŝny przez określony czas, zazwyczaj do 3 lat. Jest wydany w formie dokumentu, którego integralną częścią jest raport z oceny. Certyfikat zawiera: nazwę i adres jednostki wydającej certyfikat, numer certyfikatu, nazwę i adres posiadacza certyfikatu, nazwę i adres producenta, dane jednoznacznie identyfikujące wyrób, stwierdzenie spełnienia wymagań określonych w dokumentach normatywnych, powołanie się na raport z oceny, okres waŝności certyfikatu, miejsce i datę wydania, podpis prezesa zarządu - dyrektora naczelnego Energopomiar Sp. z o.o. 3.7. Rozszerzenie i przedłuŝenie waŝności certyfikatu W trakcie waŝności certyfikatu, na wniosek dostawcy, jednostka certyfikująca w oparciu o stosowne dokumenty i czynności, moŝe rozszerzyć zakres certyfikatu, utrzymując termin jego waŝności. PrzedłuŜenie waŝności certyfikatu następuje na podstawie nowego wniosku dostawcy. Sposób postępowania jest analogiczny jak w przypadku wystawienia certyfikatu po raz pierwszy. Okres waŝności przedłuŝonego certyfikatu wynosi 3 lata. 3.8. Zobowiązania posiadacza certyfikatu Obowiązkiem dostawcy jest dostarczenie wszelkich dokumentów i danych niezbędnych do oceny wyrobów oraz spełnienie wymagań certyfikacyjnych. Posiadacz certyfikatu ma obowiązek zapewnić, Ŝe wyrób, który ma być stosowany w krajowych przedsiębiorstwach energetycznych lub związanych z wykorzystaniem energii elektrycznej, został zaprojektowany i jest wytwarzany zgodnie z wymaganiami odpowiednich dokumentów normatywnych, odnoszących się do tego wyrobu. Oznacza to m.in. to, Ŝeby kaŝdy wyprodukowany wyrób posiadał te same właściwości techniczne i uŝytkowe, co wyrób certyfikowany. Dostawca jest zobowiązany do informowania Energopomiar Sp. z o.o. o zamiarze wprowadzenia wszelkich zmian dotyczących certyfikowanego wyrobu. Do jednostki certyfikującej naleŝy opinia, czy zmiany te będą miały wpływ na właściwości certyfikowanego wyrobu. Załącznik nr 7 do PW_TZ_04 Wydanie 5 z dnia 10.06.2010 strona 4/6
Dostawca powinien przechowywać zapisy dotyczące reklamacji oraz działań korygujących i działań zapobiegawczych odnoszących się do certyfikowanych wyrobów. Dostawca moŝe powoływać się na posiadany certyfikat wyłącznie w zakresie, na który certyfikat został wydany. Dostawca ma obowiązek natychmiastowego zaprzestania powoływania się na certyfikat z chwilą wygaśnięcia waŝności, uniewaŝnienia, zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu. 3.9. Zobowiązania jednostki certyfikującej Energopomiar Sp. z o.o. w Gliwicach spełnia ogólne wymagania zawarte w normie PN-EN 45011:2000 Wymagania ogólne dotyczące działania jednostek prowadzących systemy certyfikacji wyrobów. Jednostka certyfikująca Biuro Systemów Zarządzania i Ocen, jako jednostka organizacyjna Energopomiar Sp. z o.o. udostępnia zainteresowanym aktualny Opis systemu certyfikacji oraz aktualny Cennik opłat za czynności związane z certyfikacją wyrobów. Obowiązkiem jednostki certyfikującej jest zachowanie poufności i bezstronności osób działających w jej imieniu zarówno w procesie certyfikacji jak i w ramach nadzoru nad certyfikatem. Jednostka certyfikująca powinna natychmiast powiadomić dostawcę o zamiarze wprowadzenia zmian w swoich procedurach certyfikacyjnych. Po ich wprowadzeniu i opublikowaniu zmian, jednostka certyfikująca sprawdza, czy dostawca podjął odpowiednie działania dostosowawcze wynikające z ich wprowadzenia. 3.10 Nadzór nad certyfikatem Celem nadzoru jest potwierdzenie, Ŝe dostawca dostarcza przez cały czas waŝności certyfikatu wyroby zgodne z wymaganiami dokumentów normatywnych wymienionych w certyfikacie zgodności. W celu zapewnienia nadzoru dostawca jest obowiązany do powiadamiania jednostki certyfikującej o zmianach dokonywanych w wyrobie i udostępniania informacji na temat reklamacji wyrobu napływających od klientów oraz podejmowanych w związku z tym działaniach korygujących i działaniach zapobiegawczych. JeŜeli w wyniku tych informacji, sygnałów od uŝytkowników wyrobów lub analizy innych danych występuje taka konieczność, jednostka certyfikująca ustala pod rygorem uniewaŝnienia certyfikatu sposób postępowania nadzorczego. Elementem nadzoru jest przeprowadzenie przez jednostkę certyfikującą inspekcji warunków techniczno-organizacyjnych do prowadzenia stabilnej produkcji wyrobów. Celem inspekcji jest: upewnienie się, Ŝe produkowane wyroby są zgodne z wymaganiami dokumentów normatywnych określonych w certyfikacie oraz, Ŝe mają takie same właściwości jak przedstawiony do badań w procesie certyfikacji egzemplarz wyrobu, reprezentatywny dla całej produkcji. W tym celu jednostka certyfikująca zleca przeprowadzenie stosownych badań niepełnych wyrobu przez akredytowane laboratorium badawcze, sprawdzenie, w jaki sposób dostawca posługuje się certyfikatem, zwracając szczególną uwagę na fakt, czy certyfikat jest uŝywany tylko w odniesieniu do zakresu i wyrobu (lub jego komponentu), na które został wydany. 3.11 Zawieszenie lub ograniczenie certyfikatu Certyfikat moŝe być zawieszony lub ograniczony w przypadku: negatywnych wyników prowadzonych kontroli lub badań, o których mowa w punkcie 3.4, lub niewywiązywania się ze zobowiązań określonych w umowie o udzielenie Załącznik nr 7 do PW_TZ_04 Wydanie 5 z dnia 10.06.2010 strona 5/6
i nadzorowanie certyfikatu zgodności, na wniosek Zleceniodawcy. 3.12 Cofnięcie certyfikatu Certyfikat moŝe być cofnięty w przypadku: stwierdzenia, Ŝe wyrób nie spełnia wymagań dokumentów normatywnych określonych w certyfikacie, negatywnych wyników inspekcji przeprowadzonych u dostawcy lub badań wyrobu, uniemoŝliwienia jednostce certyfikującej przeprowadzenia inspekcji, niewywiązywania się dostawcy z warunków umowy, naduŝycia uprawnień, które ma dostawca z racji posiadania certyfikatu, niespełnienia w ustalonym terminie warunków określonych przez jednostkę certyfikującą przy zawieszaniu certyfikatu, zgłoszenia przez dostawcę rezygnacji z certyfikatu. 4. OCHRONA INFORMACJI I PRAW WŁASNOŚCI KLIENTA Cały zespół jednostki oraz zatrudniany personel zewnętrzny (podwykonawcy), jest zobowiązany do nieujawniania Ŝadnych informacji i ochrony praw własności Klientów Energopomiaru. Pracownicy ci są odpowiednio przeszkoleni i podpisują stosowne zobowiązanie. Wszelkich informacji udziela się wyłącznie upowaŝnionym przedstawicielom wnioskodawcy lub organizacji, której wyrób jest certyfikowany. Energopomiar Sp. z o.o. jest odpowiedzialny za ochronę dokumentacji i zapisów dotyczących prowadzonych i zakończonych procesów certyfikacji. 5. ODWOŁANIA I SKARGI 5.1 Reklamacje, odwołania i sprawy sporne Klienci mają prawo do składania reklamacji dotyczących wszelkich decyzji i/lub działań jednostki certyfikującej. Reklamacje naleŝy kierować do Kierownika Jednostki Certyfikującej. Procedury systemu zarządzania jakością Energopomiaru gwarantują bezstronne rozpatrzenie reklamacji oraz obowiązek terminowego informowania zgłaszającego reklamację o sposobie jej załatwienia. Zapewniają równieŝ moŝliwość odwołania się do Prezesa Zarządu - Dyrektora Naczelnego Energopomiaru. Sprawy sporne związane z umową zawartą pomiędzy jednostką certyfikującą a posiadaczem certyfikatu, mogą być rozstrzygane na przewidzianej dla tego rodzaju umów drodze prawnej. 5.2 Skargi KaŜda skarga dotycząca działalności certyfikacyjnej jest rejestrowana i rozpatrywana. Wymagana jest forma pisemna skargi. Odpowiedź na zgłoszoną skargę jest przekazywana w ciągu 10 dni. W przypadku, gdy wyjaśnienie skargi w tym terminie jest niemoŝliwe, Energopomiar przekazuje informację o juŝ podjętych działaniach i określa przybliŝony termin ostatecznego rozpatrzenia skargi. 6. OPŁATY Opłaty za czynności związane z certyfikacją są kalkulowane i wnoszone zgodnie z Cennikiem. Kierownik Jednostki Certyfikującej Gliwice, dnia 10.06.2010 r. Marek Misztal Załącznik nr 7 do PW_TZ_04 Wydanie 5 z dnia 10.06.2010 strona 6/6