PROJEKT SZCZEGÓŁOWEGO OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA do dialogu technicznego związanego z planowanym postępowaniem na przygotowanie narzędzi służących do promocji marki Zamawiającego oraz jego produktów w Internecie. I. Zagadnienia ogólne. 1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie narzędzi służących do promocji marki Zamawiającego oraz jego produktów w Internecie. 2. Zamawiający w ramach realizacji zamówienia, będzie zlecał, w zależności od bieżących potrzeb, przygotowanie strategii działań w Internecie, wykonanie strony internetowej/leanding page, przeprowadzenie kampanii reklamowej w Internecie, bądź wykonanie pojedynczych usług reklamowych niezwiązanych z wykonaniem strony internetowej, czy przeprowadzeniem kampanii reklamowej w Internecie. II. Kampanie reklamowe w Internecie (dalej; Kampanie ). 1. W ramach realizacji zamówienia, Zamawiający zleci przeprowadzenie przynajmniej jednej Kampanii promującej markę Zamawiającego i/albo jego produkty. 2. W przypadku zlecenia Kampanii, Zamawiający zlecając jej przeprowadzenie, wskaże tematykę Kampanii, produkt, którego ma dotyczyć, a także przekaże wszelkie informacje oraz dokumenty niezbędne do opracowania i przeprowadzenia Kampanii przez Wykonawcę. 3. Opracowanie, przygotowanie i realizacja Kampanii promującej produkty Zamawiającego, a także w razie ich zlecenia kolejnych Kampanii, mogą obejmować wykonanie następujących prac: a) przygotowanie koncepcji kreatywnej Kampanii, tj.: i) opracowanie założeń komunikacji marketingowej Kampanii obejmującej: (1) motyw przewodni Kampanii czyli platformę komunikacyjną, która jest spójnym i wyróżniającym elementem danej Kampanii; (2) propozycję zastosowanych mediów i nośników Kampanii (również niestandardowych) na tym etapie Wykonawca zobowiązany jest do współpracy ze wskazanym przez Zamawiającego domem mediowym; ii) adaptację motywu przewodniego na uzgodnione, kluczowe dla danej Kampanii formaty reklamowe, które mogą obejmować w szczególności: (1) projekt strony internetowej zapisanej w technologii RWD (strona musi otwierać się na różnych urządzeniach mobilnych i działać na co najmniej 4 przeglądarkach internetowych); (2) opracowanie projektu reklamowego przeznaczonego dla wiodącego w danej Kampanii medium, które może obejmować, m.in.: (a) projekt wzorca reklamy banerowej dla Internetu w formatach tripple bilboard w formie projektu kluczowych odsłon oraz jednego formatu w formacie Flash; powielenie wzorca reklamy banerowej przygotowanie poszczególnych paczek dla poszczególnych wydawców. o pod określeniem paczka Zamawiający rozumie komplet materiałów, który obejmuje od 50 do 70 formatów banerów:
iii) o standardowe formy odsłonowe (mix formatów swf oraz statycznych, mailingii landing page co najmniej 3 podstrony projekt z kodowaniem); niestandardowe formy odsłonowe (screening, tapeta animowana na portal, toplayer, videobaner); przygotowanie paczki do 20 form dostosowanych do urządzeń mobilnych (gif ów animowanych i statycznych) landing page, działających na minimum 90 % urządzeń (projekt + kodowanie); koncepcję działań na serwisy społecznościowe wraz ze scenariuszem ich działań, przykładowymi tekstami, czy kreacjami graficznymi oraz ich realizacja zgodnie z zaproponowanym harmonogramem; iv) opracowanie architektury informacji dla serwisu www oraz propozycję strategii tworzenia treści dla tego serwisu (będzie obejmować: makietę klikaną, strukturę strony www, style tiles oraz wytyczne dla tworzenia treści); b) wsparcie Zamawiającego przy realizacji Kampanii poprzez wykonywanie zadań takich jak, m.in.: i) koordynacja strategiczna i realizacyjna wszystkich elementów składających się na Kampanię; ii) tworzenie dokumentacji związanej z realizacją Kampanii, w szczególności opracowanie dokumentu (w formie elektronicznej w formacie PDF lub innym ustalonym z Zamawiającym oraz w formie pisemnej z podpisami Wykonawcy) strategii marketingowej Kampanii obejmującego w szczególności opis koncepcji kreatywnej kampanii; iii) współpracowanie ze wskazanym przez Zamawiającego domem mediowym oraz agencją reklamową full service lub innym wskazanym przez Zamawiającego podmiotami, nadzorowanie wdrażanej strategii mediowej Kampanii; iv) branie udziału w roli eksperta po stronie Zamawiającego, w zadaniach zlecanych podmiotom zewnętrznym przez Zamawiającego związanych z realizacją Kampanii; c) wykonanie, w oparciu o przyjęty key visual i na podstawie przyjętej strategii, projektów wszystkich materiałów spośród wskazanych w rozdziale III. Ust. 3, które są niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia Kampanii, d) wykonanie wszystkich materiałów spośród wskazanych w rozdziale III ust. 3, które są niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia Kampanii. 4. Kampania będzie realizowana w oparciu o przygotowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego plan działań (harmonogram) oraz wstępny kosztorys. 5. Plan działań (harmonogram) musi zawierać następujące informacje: a) terminy na przekazanie Zadania do odbioru wstępnego, ewentualne terminy pośrednie oraz termin odbioru ostatecznego, b) szczegółowe działania wynikające z przyjętych form komunikacji. 6. Wstępny kosztorys Kampanii musi uwzględniać: a) ceny zawarte w ofercie Wykonawcy, b) podział budżetu na realizację zadania.
7. W przypadku, gdy wykonanie danego zadania w ramach Kampanii będzie wymagało zastosowania zdjęcia, grafiki, ilustracji lub muzyki, Wykonawca ma obowiązek uzgodnić z Zamawiającym zakup docelowego zdjęcia, grafiki, ilustracji lub muzyki (w tym, jeśli zajdzie taka potrzeba wykonanie sesji fotograficznej), które będzie wykorzystane w projekcie graficznym. Zamawiający pokryje koszt ewentualnego nabycia przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego praw do zdjęć zaproponowanych przez Wykonawcę w trakcie realizacji danego zadania, tj. odpowiednio, wynagrodzenia za nabycie autorskich praw majątkowych, praw zależnych lub licencji, w tym sublicencji, do korzystania ze zdjęć, z zastrzeżeniem, iż warunki nabycia będą wcześniej uzgodnione z Zamawiającym, w formie pisemnej. Warunkiem pokrycia kosztów, o których mowa w zdaniu powyższym, jest przedstawienie Zamawiającemu przez Wykonawcę kopii faktury VAT (oryginał do wglądu) potwierdzającej fakt poniesienia określonych kosztów. 8. Opracowanie, przygotowanie i realizacja Kampanii zostanie uznana za wykonaną, gdy Wykonawca dostarczy materiały produkcyjne lub emisyjne wszystkim objętym Kampanią mediom i Zamawiający podpisze protokół zdawczo odbiorczy. III. Wykonanie usług reklamowych niezwiązanych z kampaniami reklamowymi ( Wybrane zadania ). 1. W ramach realizacji zamówienia, Zamawiający może, w miarę bieżących potrzeb zlecać Wykonawcy wykonanie usług reklamowych polegających na wykonaniu prac niezwiązanych z Kampaniami (dalej Zadania ). 2. Zamawiający zlecając wykonanie danego Zadania, szczegółowo wskaże jego przedmiot oraz przekaże inne istotne informacje niezbędne do wykonania danego Zadania. 3. Zamawiający może zlecić Wykonawcy wykonanie następujących Zadań: a) Przeprowadzenie analizy ruchu na stronie( ach) www oraz przygotowanie i prezentacja raportu (raz na tydzień) polega na przeprowadzeniu analizy na wskazanej lub wskazanych stronach internetowych pod kątem efektywności prowadzonych działań reklamowych, użyteczności podstron na podstawie narzędzia Google Analytics z uwzględnieniem następujących współczynników: Sesje, % nowych Sesji, Nowi użytkownicy, Współczynnik odrzuceń, Strony / Sesja, śr. czas trwania Sesji, Realizacja celu/celów, Współczynnik konwersji celu/celów, Ilość transakcji, Współczynnik konwersji e commerce, średnia wartość zamówienia wraz z podziałem na ruch zewnętrzny oraz wewnętrzny (ruch z komputerów Poczty Polskiej oraz agencji współpracujących). Efektem analizy będzie przygotowanie raportu zawierającego analizę efektywności ruchu za dany okres wraz z rekomendacjami zmian (do 5, od 6 do 15, od16 do 20, od 21 do 25 i od 26 do 30 unikalnych podstron). b) Przeprowadzenie audytu użyteczności i UX strony www oraz przygotowanie i prezentacja raportu (raz na 2 tygodnie) przeprowadzenie eksperckiej analizy wskazanego serwisu www pod kątem jego użyteczności za pomocą narzędzia Google Analytics z uwzględnieniem następujących współczynników Sesje, udział procentowy i ilościowy sesji per źródło oraz segment (Paid Search, Wyniki Organiczne, Display, Afiliacja, Mailing, Inne dodatkowe segmenty możliwe do zdefiniowania), % nowych sesji, Nowi użytkownicy, Współczynnik odrzuceń, Strony / sesja, Śr. czas trwania sesji, Analiza treści, Transakcje (Ilość, Przychody, Współczynnik konwersji e commerce, średnia wartość zamówienia), Cele (Ilość realizacji poszczególnych celów, Współczynnik konwersji celu, Przepływ celu, ), Strony wyjścia, Zaangażowanie (Czas trwania sesji, Głębokość wizyty), częstotliwość wizyt, Przepływ zachowań, ścieżki wielokanałowe, Zdarzenia (Całkowita liczba zdarzeń, Unikalne zdarzenia, Sesje ze zdarzeniem), Wyszukiwanie w witrynie (Sesje połączone z wyszukiwaniem, Łączna liczba unikalnych wyszukiwań, Liczba odsłon stron wyników/wyszukiwanie, % zawężeń wyszukiwania, % wyjść z wyszukiwania, Czas po wyszukiwaniu, Średnia głębokość
wyszukiwania, Ranking wyszukiwanych haseł), Dane demograficzne, Zainteresowania, kategoria urządzeń z wykorzystaniem zarówno wymiaru podstawowej jak również dodatkowego. Analiza może zawierać elementy badań jakościowych na użytkownikach. Analiza powinna wskazać mocne i słabe aspekty serwisu wraz z rekomendacją ich optymalizacji zmian (do 5, od 6 do 15, od16 do 20, od 21 do 25 i od 26 do 30 unikalnych podstron). c) Przeprowadzenie audytu optymalizacji SEO strony www oraz przygotowanie i prezentacja raportu przeprowadzenie audytu serwisu pod kątem jego optymalizacji dla wyszukiwarek internetowych. Analizowana będzie treść (Wykorzystanie słów kluczowych, Tag Title, nagłówki Hx znacznik Meta Description) oraz aspekty techniczne serwisu (Ogólna ocena witryny, Domena (Nazwa, Wiek, Historia zawartości, Domeny lustrzane i przekierowane), Serwer (Typ serwera, Sąsiedztwo serwera, Lokalizacja serwera), Dostępność treści dla użytkownika (Dostępność w przeglądarkach, Obsługa geolokalizacji, Obsługa języka, Łagodna degradacja (weryfikacja wykorzystanych technologii), Obsługa robotów i sitemapy, Mapy witryny, Dostępność dla robotów, Indeksacja w Google, Adresy URL i błędy( Kody odpowiedzi HTTP, Format adresów URL, Eliminacja duplikacji treści, Strona błędu (404)), Tytuł i Meta Tagi, Znaczniki HTML, Zawartość strony, Czas ładowania strony, Zakazane praktyki). Zakładamy że istnieje możliwość pełnej jego edycji. Raport z audytu wskaże elementy do optymalizacji wraz z rekomendacją zmian zmian (do 5, od 6 do 15, od16 do 20, od 21 do 25 i od 26 do 30 unikalnych podstron). d) Opracowanie i wykonanie wzorca kreacji internetowego banera reklamowego (format tripple bilboard oraz halfpage animowany) obejmuje stworzenie projektu graficznego banera składającego się z klatek kluczowych animacji oraz z wykonania animacji banera. W ramach prac przygotowane zostaną także teksty wyświetlające się na banerze. e) Wykonanie pakietu animowanych banerów reklamowych na podstawie wzorca (pakiet 11 może 20 formatów) wraz ze statycznymi zaślepkami polega na adaptacji opisanego wyżej wzorca banera reklamowego na inne formaty wraz z wykonaniem animacji, przygotowaniem pod publikację na portalach internetowych wskazanych w mediaplanie. f) Wykonanie pakietu animowanych banerów reklamowych na podstawie wzorca (pakiet 60 70 formatów) wraz ze statycznymi zaślepkami polega na adaptacji opisanego wyżej wzorca banera reklamowego na inne formaty wraz z wykonaniem animacji, przygotowaniem pod publikację na portalach internetowych wskazanych w mediaplanie. g) Przygotowanie banera reklamowego animowanego 1 dodatkowy format polega na adaptacji opisanego wyżej wzorca banera reklamowego na jeden dodatkowy formaty wraz z wykonaniem animacji, przygotowaniem pod publikację na portalu internetowym wskazanym w mediaplanie. h) Przygotowanie banera reklamowego statycznego 1 dodatkowy format (zakładana ilość bannerów min 10) polega na adaptacji opisanego wyżej wzorca banera reklamowego na jeden dodatkowy format wraz, przygotowaniem pod publikację na portalu internetowym wskazanym w mediaplanie, i) Projekt i wykonanie kreacji banerowej typu rich media stworzenie kreacji banerowej typu rich media (o podwyższonej wadze oraz zawierającego dodatkowe elementy takie jak video, zaawansowane animacje i interakcje) oraz animacja i przygotowanie do publikacji. j) Powielenie kreacji banerowej typu rich media na inne nośniki i przygotowanie do emisji (3 8 różnych formatów) polega na adaptacji opisanego wyżej wzorca kreacji banerowej typu rich media na inne formaty wraz z wykonaniem animacji, przygotowaniem pod publikację na portalach internetowych wskazanych w mediaplanie. k) Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie landing page (do 5 podstron).
l) Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie serwisu www (zawierający od 5 do 15 unikalnych wzorów podstron). m) Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie serwisu www (zawierający od 15 do 20 unikalnych wzorów podstron). n) Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie serwisu www (zawierający od 25 do 30 unikalnych wzorów podstron). o) Wykonanie kompletu (3 10 sztuk) kreacji na serwisy społecznościowe typu Facebook przygotowanie tekstów i grafik dla wskazanych w mediaplanie kreacji na portale społecznościowe. p) Wykonanie aplikacji mobilnej (ios, Android, Windows Phone, serwis internetowy) projekt graficzny zawierał będzie wszystkie unikalne ekrany aplikacji i będzie dostosowany do urządzeń typu smartfon i tablet (3 4 najpopularniejsze rozdzielczości dla każdej platformy). q) Opracowanie koncepcji konkursu internetowego i mechanizmu jego działania oraz realizacja jego realizacja stworzenie scenariusza konkursu, propozycji nagród i komunikacji oraz projektu regulaminu konkursu. Przygotowanie dokumentacji związanej z uruchomieniem, przebiegiem i zakończeniem konkursu oraz ogłoszenie konkursu, prowadzenie i rozstrzygnięcie konkursu, zakup i wręczenie/przesłanie nagród oraz sporządzenie raportu podsumowującego. r) Korekta tekstów dla serwisu www za stronę A4 znormalizowaną 1800 znaków ze spacjami również z tłumaczeniem na jęz. obcy. s) Stworzenie infografiki do publikacji na stronach internetowych (copywriting oraz projekt graficzny) stworzenie koncepcji, tekstów oraz projektu graficznego infografiki na podstawie dostarczonych materiałów merytorycznych. t) Przygotowanie dostarczonych filmów do publikacji w sieci oraz ich zamieszczenie na serwisach video przeformatowanie filmu video na wskazane formaty i typy plików do publikacji w Internecie oraz ich zamieszczenie na wskazanych portalach (np. YouTube, DailyMotion, Vimeo, Facebook). u) Projekt i kodowanie mailingu do wysyłki w systemach typu Freshmail, Sare stworzenie statycznego projektu mailingu wraz z przygotowaniem tekstu oraz jego kodowanie HTML/CSS i przygotowanie do wysyłki w programach do masowej wysyłki mailingu. Prace obejmują także podpięcie dostarczonych przez dom mediowy kodów śledzenia. v) Zaprojektowanie i wykonanie filmu internetowego (animacja) Przygotowanie scenariusza i storyboardu (10 plansz) 60 filmu przeznaczonego do emisji w Internecie z przekazaniem praw autorskim na czas nieokreślony natomiast prawa do wizerunku (jeżeli takie wystąpią) na czas określony. 4. Wybrane zadanie będzie realizowane w oparciu o przygotowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego plan działań (harmonogram) oraz wstępny kosztorys. 5. Plan działań (harmonogram) musi zawierać następujące informacje: a) terminy na przekazanie Zadania do odbioru wstępnego, ewentualne terminy pośrednie oraz termin odbioru ostatecznego; b) szczegółowe działania wynikające z przyjętych form komunikacji 6. Wstępny kosztorys Wybranego zadania musi uwzględniać: a) ceny zawarte w ofercie Wykonawcy;
b) podział budżetu na realizację Zadania, uwzględniający, jeżeli będzie to wymagane, koszt zakupu zdjęć, ilustracji, grafiki lub organizacji sesji fotograficznej, wraz z wynagrodzeniem za nabycie autorskich praw majątkowych, praw zależnych lub licencji, w tym sublicencji. 7. W przypadku, gdy wykonanie danego Zadania będzie wymagało zastosowania zdjęcia, grafiki lub ilustracji Wykonawca ma obowiązek uzgodnić z Zamawiającym zakup docelowego zdjęcia, grafiki lub ilustracji (w tym jeśli zajdzie taka potrzeba wykonanie sesji fotograficznej), które będzie wykorzystane/użyte w projekcie graficznym. Zamawiający pokryje koszt ewentualnego nabycia przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego praw do zdjęć zaproponowanych przez Wykonawcę w trakcie realizacji Zadania, tj. odpowiednio, wynagrodzenia za nabycie autorskich praw majątkowych, praw zależnych lub licencji, w tym sublicencji, do korzystania ze zdjęć, z zastrzeżeniem, iż warunki nabycia będą wcześniej uzgodnione z Zamawiającym, w formie pisemnej. Warunkiem pokrycia kosztów, o których mowa w zdaniu powyższym, jest przedstawienie Zamawiającemu przez Wykonawcę kopii faktury VAT (oryginał do wglądu) potwierdzającej fakt poniesienia określonych kosztów. 8. Zadanie zostanie uznane za wykonane: a. W przypadku zadań ust. 3 lit a, b, c, w momencie przekazania zaakceptowanych materiałów Zamawiającemu; b. W przypadku zadań ust. 3 lit d, e, f, g, h, i, j, n, o, p, s, t, u, v w momencie przekazania zaakceptowanych materiałów Zamawiającemu lub wyznaczonemu medium; c. W przypadku zadań ust. 3 lit k, l, m, n, o w momencie uruchomienia strony internetowej na domenie Zamawiającego bądź na wskazanej domenie; d. W przypadku zadań ust. 3 lit. q, w momencie przekazania Zamawiającemu koncepcji i mechanizmu wraz z projektem zasad dla regulaminu; e. W przypadku zadań ust. 3 lit r w momencie przekazania Zamawiającemu raportu podsumowującego przeprowadzenie konkursu; f. W przypadku zadań ust 3. lit w (x) w momencie przekazania Zamawiającemu raportu podsumowującego przeprowadzenie konkursu.