Dokumentacja pracownicza wraz z wypełnionymi wzorami pism kadrowych wydanie 1. ISBN 83-7387-963-3 Opracował na podstawie Kadry. Serwis spraw pracowniczych : Przemysław Ciszek Redakcja: Małgorzata Budzich Wydawnictwo C.H. Beck ul. Gen. Zajączka 9, 01-518 Warszawa tel. (022) 33 77 600 fax (022) 33 77 601 Skład i łamanie: Wydawnictwo C.H. Beck ul. Gen. Zajączka 9, 01-518 Warszawa Wszelkie prawa zastrzeżone. Rady zawarte w niniejszej publikacji wyrażają punkt widzenia Autorów
Spis treści I. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej... 4 1. Dokumentacja związana z podjęciem pracy przez pracownika... 4 2. Żądanie zaświadczenia o niekaralności... 6 3. Dokumenty pracodawcy... 7 II. Akta osobowe pracownika i inna dokumentacja... 8 1. Układ akt osobowych pracownika... 8 Część A dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie... 8 Część B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia... 9 Część C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia... 10 2. Inna dokumentacja... 11 III. Przekazywanie dokumentacji pracowniczej przy przejściu zakładu pracy... 12 IV. Przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej pracownika... 12 V. Dokumentacja pracownicza wobec likwidacji zakładu pracy... 12 VI. Przykładowe dokumenty pracownicze... 14 1. Część A... 14 a) Kwestionariusz osobowy... 14 2. Część B... 15 a) Umowa o pracę... 15 b) Informacja o warunkach zatrudnienia (gdy obowiązuje regulamin pracy)... 16 c) Informacja o warunkach zatrudnienia (gdy nie obowiązuje regulamin pracy)... 18 d) Oświadczenie rodzica o korzystaniu z uprawnień... 21 e) Wniosek o zastosowanie skróconego tygodnia pracy... 22 f) Umowa o zakazie konkurencji... 23 g) Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego... 25 h) Udzielenie urlopu bezpłatnego... 25 i) Wypowiedzenie zmieniające... 26 3. Część C... 27 a) Wypowiedzenie umowy o pracę... 27 b) Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia... 28 c) Świadectwo pracy... 29 d) Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy... 30 VII. Podstawy prawne... 31
I. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy. Teczka pracownika jest bowiem podstawowym zbiorem dokumentów, który jest dowodem na przestrzeganie przepisów prawa przez pracodawcę. Dlatego też instytucje mające prawo kontrolować i nadzorować proces pracy u pracodawców traktują dokumentację pracowniczą jako podstawowe źródło wiedzy o sposobie realizacji tego obowiązku. Akta pracownicze to ujednolicona, składająca się z trzech części dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, którą zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca jest zobowiązany przechowywać. I. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone zostały rozporządzeniem MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.; dalej zwanego rozporządzeniem). Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do wszystkich pracodawców bez względu na formę organizacyjną i liczbę zatrudnionych pracowników. 1. Dokumentacja związana z podjęciem pracy przez pracownika O tym, czy dana osoba zostanie zatrudniona, decyduje pracodawca po przeprowadzonej rozmowie z kandydatem na pracownika oraz po zapoznaniu się z przedłożonymi przez niego dokumentami. Jeżeli pracodawca postanowił zatrudnić daną osobę, to ma obowiązek założenia akt osobowych pracownika oraz prowadzenia jego dokumentacji przez cały czas trwania stosunku pracy. Obowiązek taki został nałożony przez przepis art. 94 pkt 9a KP, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika. Teczka powinna więc zostać założona niezwłocznie po przyjęciu pracownika do pracy. W tym momencie pracodawca ma bowiem informacje i dokumenty związane z zatrudnieniem danej osoby. Rozporządzenie MPiPS z 28.5.1996 r. zawiera pełny wykaz dokumentów, jakich pracodawca może żądać od osoby, którą zamierza zatrudnić. Nie może on zatem żądać złożenia ani przedstawienia innych dokumentów, chyba że istnieje ku temu określona podstawa prawna. 4 www.e-kadry.com.pl
1. Dokumentacja związana z podjęciem pracy przez pracownika Wyniki badań lekarskich pracowników ochrony W razie uzasadnionego podejrzenia utraty zdolności fizycznej i psychicznej do wykonywania zadań służbowych pracodawca może wymagać od pracownika ochrony fizycznej poddania się badaniom lekarskim i psychologicznym, oraz przedstawienia stosowanego zaświadczenia lekarskiego. Na podstawie 1 ust. 2 ww. rozporządzenia, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów: wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii; świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (np. zaświadczenie o zatrudnieniu w trakcie pobytu w zakładzie karnym; Pracownik powinien przedstawić świadectwa pracy ze wszystkich poprzednich okresów zatrudnienia, m.in. ze względu na konieczność udokumentowania wszystkich okresów zatrudnienia w celu nabycia określonego świadczenia pracowniczego, np. nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego albo odprawy pieniężnej w razie rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy, np. świadectw ukończenia wszelkiego rodzaju szkół oraz zaświadczeń o ukończeniu określonych kursów; świadectwa ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego; orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku; Przepisy KP dotyczące bhp przewidują, że każda osoba przyjmowana do pracy podlega wstępnym badaniom lekarskim (art. 229 1 KP). Koszty badań wstępnych ponosi pracodawca (art. 229 6 KP). innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Przepis art. 22 1 1 KP przewiduje, że pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko, 2) imiona rodziców, 3) datę urodzenia, 4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), 5) wykształcenie, 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. www.e-kadry.com.pl 5
I. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo z własnej inicjatywy przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy ( 1 ust. 2 rozp.). Takimi dokumentami mogą być: zaświadczenie z urzędu pracy o okresach pobierania zasiłku dla bezrobotnych lub zasiłku szkoleniowego; dokumenty (np. zaświadczenie z urzędu gminy) potwierdzające okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, o którym mowa w ustawie z 20.7.1990 r. o zaliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz.U. Nr 54, poz. 310); zaświadczenie z zakładu karnego o wykonywaniu pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności; książeczka wojskowa, z której wynika, że pracownik odbywał, i w jakim okresie, służbę wojskową. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych tylko odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów. Po wstępnych negocjacjach pracodawca sporządza umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych ( 2 ust. 1 rozp.). W dwóch egzemplarzach sporządza się również pisemne potwierdzenie przez pracodawcę rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem, jeżeli umowa nie została od razu sporządzona na piśmie. Potwierdzenie to doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru. 2. Żądanie zaświadczenia o niekaralności W praktyce występują wątpliwości na temat zapytania o karalność osoby ubiegającej się o przyjęcie do pracy. Od 22.6.2001 r. sprawę tę reguluje ustawa z 24.5.2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. Nr 50, poz. 580). Rejestr prowadzi wchodzące w skład Ministerstwa Sprawiedliwości Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego. Zgodnie z art. 6 pkt 10 omawianej ustawy, prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Rejestrze, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Wzór zapytania o udzielenie informacji określa. W akcie tym określony został również wykaz punktów informacyj- 6 www.e-kadry.com.pl