Załącznik do zarządzenia Nr OR.0152-39- 10 Burmistrza Białej z dnia 29 grudnia 2010r PROCEDURA PODNOSZENIA KWALIFIKACJI PRACOWNIKÓW URZĘDU MIEJSKIEGO W BIAŁEJ I. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY 1. 1. Celem niniejszej procedury jest stworzenie jasnych i przejrzystych zasad podnoszenia kwalifikacji przez pracowników Urzędu Miejskiego w Białej, zwanego dalej Urzędem. 2. Szkolenia i samokształcenie pracowników rozumiane są jako systematyczny rozwój postaw, wiedzy i umiejętności niezbędnych do prawidłowego wykonywania zadań przez pracowników. 3.. Wszyscy pracownicy Urzędu mają jednakowy dostęp do szkoleń i możliwość podwyższania kwalifikacji. 2. Procedura określa zasady kierowania pracowników Urzędu na szkolenia, oceny szkoleń, prowadzenia i aktualizowania listy preferowanych firm szkoleniowych na podstawie wyników oceny szkoleń oraz określa zasady samokształcenia pracowników oraz zasady prowadzenia ewidencji osób uczestniczących w szkoleniach. II.IDENTYFIKACJA POTRRZEB SZKOLENIOWYCH I PLANOWANIE SZKOLEŃ 3. 1. Kierownicy referatów Urzędu rozpoznają potrzeby szkoleniowe pracowników w kierowanym referacie. 2. Kierownicy referatów po przeprowadzonej analizie potrzeb szkoleniowych w referacie, sporządzają propozycje do rocznego planu szkoleń. 3. Propozycje do planu szkoleń kierownicy referatów oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy składają Kierownikowi Referatu Organizacyjnego w terminie do 30 listopada każdego roku. 4. Na podstawie zgłoszonych potrzeb szkoleniowych z poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy Referat Organizacyjny Urzędu w terminie do 15 grudnia każdego roku opracowuje Roczny plan szkoleń na rok kolejny. 5. Wzór propozycji do Rocznego planu szkoleń pracowników, stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej procedury.
2 4. Propozycje do Rocznego planu szkoleń winny uwzględniać: 1) indywidualne potrzeby zgłaszane przez poszczególnych pracowników w związku z koniecznością poznania nowych przepisów prawnych w rożnych obszarach działalności czy przygotowania pracownika do przyjęcia nowych obowiązków, 2) ocenę wyników pracy na podstawie protokołów z odbytych kontroli, rozstrzygnięć organów nadzorczych w administracyjnych postępowaniach odwoławczych, skarg i wniosków składanych przez mieszkańców. 5. 1.Roczny plan szkoleń pracowników ma charakter planu ramowego, który ma na celu wskazanie priorytetów szkoleniowych w danym roku oraz prawidłowe gospodarowanie środkami finansowymi zaplanowanymi w budżecie gminy na podnoszenie wiedzy i kwalifikacji zawodowych pracowników. 2. W razie wystąpienia wcześniej nieprzewidzianych, uzasadnionych potrzeb szkoleniowych, kierownik referatu czy pracownik na samodzielnym stanowisku zgłasza do Referatu Organizacyjnego zapotrzebowanie na szkolenie. 3. W sytuacjach, o których mowa w ust. 2 P Roczny plan szkoleń jest aktualizowany przez Kierownika Referatu Organizacyjnego w porozumieniu z Sekretarzem Gminy. 6. Roczny plan szkoleń zatwierdza Sekretarz Gminy. 7. Kierownik Referatu Organizacyjnego przy współudziale pracowników Referatu Finansowego Urzędu na bieżąco monitoruje wydatkowanie środków finansowych, o których mowa w 5 ust. 1 III. KIEROWANIE PRACOWNIKÓW NA SZKOLENIA 8. 1. Oferty szkoleniowe przesłane do Urzędu od organizatorów szkoleń, kancelaria Urzędu kieruje do Burmistrza lub Sekretarza Gminy. 2. Sekretarz Gminy po dokonaniu analizy ofert i ich wstępnej selekcji kieruje wybrane oferty do kierowników odpowiednich referatów czy na samodzielne stanowiska pracy. 3. Kierownik referatu analizuje otrzymaną ofertę biorąc pod uwagę plan szkoleń na dany rok, koszt szkolenia, ocenę firmy organizującej szkolenie. Wybrana oferta wraz z adnotacją bezpośredniego przełożonego o delegowaniu pracownika przekazywana jest do Referatu Organizacyjnego celem przygotowania zgłoszenia i jego rejestracji. 4. Zgłoszenia na szkolenie dokonuje Kierownik Referatu Organizacyjnego po wcześniejszej jego akceptacji przez Sekretarza Gminy. 5. Po zatwierdzeniu zgłoszenia przez Sekretarza Kierownik Referatu Organizacyjnego informuje pracownika o otrzymaniu zgody na odbycie szkolenia. 6. W przypadku gdy skierowanie dotyczy kierownika referatu czy pracownika na samodzielnym stanowisku pracy decyzje o skierowaniu na szkolenie podejmuje Sekretarz Gminy.
3 7. Decyzję o skierowaniu na szkolenie Sekretarza Gminy i Z-cy Burmistrza podejmuje Burmistrz. 6. Kierownik Referatu Organizacyjnego przekazuje kserokopie oferty szkoleniowej pracownikowi skierowanemu na szkolenie lub ustnie informuje o terminie i miejscu szkolenia. IV EWIDENCJA SZKOLEŃ 9. 1.W celu ewidencji, monitoringu i nadzoru nad udziałem pracowników w szkoleniach wprowadza się dla każdego pracownika Urzędu Kartę szkoleń pracownika, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej procedury. 2. Karta szkoleń może być prowadzona w wersji papierowej lub elektronicznej. 3. Kierownik Referatu Organizacyjnego jest odpowiedzialny za prowadzenie i aktualizacje kart, o których mowa w ust. 1. 4. Każdy pracownik ma możliwość wglądu do własnej karty szkoleń a przełożeni pracowników do kart szkoleń pracowników im podległym. V. OCENA SZKOLEŃ 10. 1. Każdy pracownik skierowany na szkolenie zewnętrzne otrzymuje przed szkoleniem z Referatu Organizacyjnego Arkusz oceny szkolenia, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej procedury. 2. Po szkoleniu pracownik wypełnia Arkusz oceny szkolenia i najpóźniej w terminie 3 dni przekazuje do Referatu Organizacyjnego. 3. Referat Organizacyjny ustala średnią ocenę danego szkolenia na arkuszach ocen wypełnionych przez pracowników biorących udział w szkoleniu. Jeżeli w szkoleniu brał udział jeden pracownik,średnia ocen na arkuszu oceny jest ogólna średnią ocena tego szkolenia. VI. SYSTEM KASKADOWANIA WIEDZY 11. 1. Celem wprowadzenia systemu kaskadowania wiedzy jest przekazanie zdobytej w procesie szkolenia zewnętrznego wiedzy szerszemu gronu pracowników Urzędu. 2. Każdy uczestnik szkolenia zewnętrznego zobowiązany jest do przekazania na forum osób zainteresowanych tematyką danego szkolenia najważniejszych spraw poruszanych podczas szkolenia. Wśród zainteresowanych powinni się znaleźć przede wszystkim następujące osoby: 1) bezpośredni przełożony lub osoba przez niego wskazana, 2) osoba zastępująca pracownika w razie jego nieobecności, 3) inne osoby, których wykonywanie zadań i obowiązków powiązana jest z tematyką szkolenia
VII. AKTUALIZACJA LISTY FIRM SZKOLENIOWYCH 4 12. 1. Urząd prowadzi listę firm szkoleniowych z ofert których korzystali pracownicy Urzędu 2. Celem prowadzenia listy jest umożliwienie pracownikom korzystanie ze szkoleń o wysokim poziomie dydaktycznym i merytorycznym i aby zaspokojone zostały oczekiwania uczestników szkolenia i pracodawcy. 2. Arkusz oceny szkolenia, o którym mowa w 9 ust. 1 stanowi podstawę do budowy i aktualizacji listy firm szkoleniowych 3. Kierownik Referatu Organizacyjnego wraz z Sekretarzem Gminy dokonują raz na kwartał analizy listy firm szkoleniowych na podstawie ocen otrzymywanych od uczestników szkolenia czy informacji ustnych przekazywanych bezpośrednio po szkoleniu. 4. Utworzona i aktualizowana lisa firm szkoleniowych jest wykorzystywana przez Sekretarza podczas wstępnej weryfikacji ofert firm szkoleniowych wpływających do Urzędu. 5. Listę firm szkoleniowych, o której mowa w ust. 1 wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 4 prowadzi Kierownik Referatu Organizacyjnego. VIII. SZKOLENIA WEWNĘTRZNE 13. 1. Sekretarz Gminy mając na celu poprawę jakości pracy w Urzędzie może organizować szkolenia wewnętrzne, których tematy dotyczyć mogą różnych zagadnień prawnych z zakresu zadań samorządu gminnego. 2. Propozycję zorganizowania takich szkoleń mogą wysunąć pracownicy Urzędu. 3. Szkolenia, o których mowa w ust. 1 przeprowadzają : Sekretarz Gminy, Radca Prawny Urzędu lub wyznaczony przez Sekretarza Gminy pracownik Urzędu posiadający wiedzę z zakresu prawa administracyjnego materialnego oraz doświadczenie zawodowe w związku z realizacją na zajmowanym stanowisku określonych przepisów prawa. 4. Uczestnicy szkolenia podpisują się na liście obecności. 5. Kierownik Referatu Organizacyjnego na podstawie listy obecności aktualizuje Karty szkoleń poszczególnych pracowników. IX. PODNOSZENIE KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH W FORMACH SZKOLNYCH 14. 1. Kształcenie pracowników w formach szkolnych może odbywać się poprzez podjęcie studiów wyższych lub podyplomowych w systemie zaocznym lub wieczorowym. 2. Kształcenie pracowników w formach o których mowa w ust. 1 to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. 15. Pracownik, w sytuacji, o której mowa w 14 w art. 103 2 1 Kodeksu Pracy. korzysta z uprawnień określonych
5 X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 16. 1. Sekretarz Gminy raz w roku dokonuje analizy w zakresie podnoszenia kwalifikacji przez pracowników Urzędu. 2. Informacja za rok poprzedni sporządzana jest do końca I kwartału kolejnego roku.