Polski Związek Motorowy Autotour sp. z o.o.

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA NA DOSTAWĘ OPROGRAMOWANIA KOMPUTEROWEGO Projekt dofinansowywany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Unii Europejskiej (działanie 8.2) Polski Związek Motorowy Autotour sp. z o.o. 1

1. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE 1.1. Polski Związek Motorowy Autotour spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Górczewska 228F, zaprasza do składania ofert w postępowaniu prowadzonym w trybie konkursu ofert. 1.2. Przedmiotem postępowania jest zamówienie na dostawę oprogramowania w zakresie określonym w punkcie 2 SIWZ. 1.3. Postępowanie będzie prowadzone zgodnie z wytycznymi do Programu POIG Działanie 8.2 oraz niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 1.4. Użyte w Specyfikacji terminy mają następujące znaczenie: Zamawiający Polski Związek Motorowy Autotour spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Górczewska 228F. Postępowanie postępowanie prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszej Specyfikacji. SIWZ niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Zamówienie należy przez to rozumieć dostawę oprogramowania, którego przedmiot został w sposób szczegółowy opisany w punkcie 2 SIWZ. Wykonawca podmiot, który ubiega się o wykonanie Zamówienia, złoży ofertę na wykonanie Zamówienia albo zawrze z Zamawiającym umowę w sprawie wykonania Zamówienia. 1.5. Dane Zamawiającego: NIP: 526-025-18-36 Dokładny adres do korespondencji: PZM Autotour sp. z o.o. ul. Górczewska 228F, 01-460 Warszawa Tel.: +48 22 532 84 03 Faks do korespondencji w sprawie Zamówienia: +48 22 532 84 04 E- mail do korespondencji w sprawie Zamówienia: it@sospzmot.pl przedmiot zamówienia i procedura 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 2.1 Przedmiotem Zamówienia jest dostawa i instalacja niżej wymienionego oprogramowania komputerowego: Zadanie 1 Zakup i konfiguracja dedykowanych platform ERP / WEB ERP. Zadanie 2 Zakup i instalacja na platformach ERP / WEB ERP modułów: zarządzania zleceniami, obiegu dokumentów, obsługi sprzedaży/raportowania, zarządzania relacji z klientami. Zadanie 3 Zakup i instalacja modułów wymiany danych z systemami informatycznymi partnerów biznezowych. Zadanie 4 Zakup licencji na oprogramowanie zewnętrzne niezbędne do funkcjonowania systemu (serwer bazy danych, serwer aplikacji (jeżeli inny niż oparty o platformę Microsoft.NET), serwer WEB (jeżeli inny niż Microsoft IIS) Zadanie 5 Określenie specyfikacji sprzętu (serwerów, nośników danych, podstawowych i zapasowych) niezbędnych do funkcjonowania systemu przy minimalizacji ryzyka utraty danych lub ciągłości pracy Dokładny opis przedmiotu zamówienia zawiera SPECYFIKACJA FUNKCJONALNA zał. Nr 1 do SIWZ 2

2.2 W ramach Zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do: 2.2.1 sprzedaży licencji na dostarczone oprogramowanie, z zastrzeżeniem wyłączności takiej licencji w odniesieniu do rozwiązań dedykowanych 2.2.2. udzielenia nieograniczonej w czasie i co do zakresu zgody na ingerencję Zamawiającego w oprogramowanie umożliwiającą Zamawiającemu modyfikację kodu źródłowego (i ew. jego rekompilację) w przyszłości na własne potrzeby, bez prawa sublicencjonowania przez Zamawiającego całości lub fragmentów oryginalnego lub zmienionego oprogramowania 2.2.3. sprzedaży doradztwa i usług eksperckich (w tym analiz przygotowawczych na poszczególnych etapach realizacji) - 2.2.4. zainstalowania i uruchomienia dostarczanego oprogramowania ; 2.2.5. przekazania Zamawiającemu szczegółowych informacji dotyczących architektury dostarczonego oprogramowania i instrukcji jego obsługi, wraz z udokumentowaniem kodów źródłowych; 2.3 Wykonawca będzie odpowiedzialny względem Zamawiającego za to, że jest uprawniony do wprowadzenia do obrotu instalowanego oprogramowania oraz za to, że Zamawiający wskutek zawarcia umowy będzie upoważniony do korzystania w ramach prowadzonej działalności z wymienionej w umowie liczby licencji. 3. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 3.1. Zamawiający przewiduje, że rozpoczęcie realizacji Zamówienia nastąpi 12.09.2011 3.2. Zamawiający wymaga, aby Zamówienie zostało wykonane do dnia 30.04.2012 3.3. Za dzień wydania oprogramowania Zamawiającemu uważać się będzie dzień, w którym oprogramowanie zostało dostarczone, zainstalowane i uruchomione przez Dostawcę, przy jednoczesnym przekazaniu niezbędnych informacji i instrukcji. 3.2 Miejscem wykonania Zamówienia (instalacji oprogramowania) jest siedziba firmy Zamawiającego 4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 4.1 O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 4.1.1 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia; 4.1.2 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia; 4.1.3 Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: wykonawców, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które wykonawca nie ponosi odpowiedzialności; wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono; osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; spółki jawne, których wspólnika prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko 3

obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; spółki partnerskie, których partnera lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, których komplementariusza prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary; złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania; nie złożyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków; Zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawcę o wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 4.2 Zamawiający ustala następujące szczegółowe warunki udziału w Postępowaniu: 4.2.1 W zakresie warunku wskazanego w punkcie 4.1.1 wymagane jest posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia w zakresie dostaw, instalacji i uruchomienia oprogramowania komputerowego. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w punkcie 5. 4.2.2 W zakresie warunku wskazanego w punkcie 4.1.2 ocena spełnienia warunków szczegółowych nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w punkcie 5. 4.2.3 W zakresie warunku wskazanego w punkcie 4.1.3 ocena spełnienia warunków szczegółowych nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w punkcie 5. 5. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY JAKIE POWINNI DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW OKREŚLONYCH W PUNKCIE 4 5.1 W celu wykazania spełnienia warunków udziału w Postępowaniu, każdy z Wykonawców powinien przedłożyć następujące oświadczenia i dokumenty: 5.1.1 Ofertę w ujednoliconej formie kwestionariusza, stanowiącego zał. nr 2 do SIWZ. Złożenie oferty jest równoznaczne z potwierdzeniem spełniania warunków określonych w pkt. 4.2.1, 4.2.2 i 4.2.3 SIWZ. 5.1.2 Opis kwalifikacji oraz doświadczenia osób przewidzianych do wykonania Zamówienia. 5.1.3 Poświadczoną kopię aktualnego, nie starszego niż 3 miesiące odpisu z KRS lub innego właściwego rejestru. 5.1.4 Rachunek zysków i strat ze sprawozdania finansowego za 2010 r. lub w przypadku formy prawnej innej niż spółka kapitałowa inny stosowny dokument specyfikujący przychody i koszty. 5.1.5. Opcjonalnie referencje, prezentacje i inne materiały. 4

6. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW. 6.1 Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp. (dalej, zbiorczo, Korespondencja ) Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie. 6.2 Zamawiający dopuszcza składanie Korespondencji za pomocą telefaksu (na numer wskazany w punkcie 1.5 SIWZ) lub drogą elektroniczną (na adres e-mail wskazany w punkcie 1.5 SIWZ). Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do Zamawiającego przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona. 6.3. Dopuszcza się zadawanie pytań do treści niniejszej SIWZ drogą elektroniczną (e-mailem) w trakcie przygotowywania oferty, do momentu jej złożenia. Zamawiający będzie odpowiadał na pytania w ciągu jednego dnia roboczego. 7. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI - Wojciech Marciniak, - Grzegorz Olichwierczuk W/w osoby dostępne są pod nr telefonu 22 532 84 03 oraz adresem it@sospzmot.pl 8. WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 9. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 9.1 Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, o którym mowa w punkcie 11.1 SIWZ. 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 10.1 Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w SIWZ i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 10.2 Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. 10.3 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w formie elektronicznie wypełnionego i wydrukowanego kwestionariusza (zał. nr 2 do SIWZ). Wszystkie kartki oferty wraz z oświadczeniami powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu Oferenta (dalej Osoby Uprawnione ). Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez Osoby Uprawnione. 10.4 Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę. 10.5 Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy powinny zostać przekazane w taki sposób, by Zamawiający mógł z łatwością określić zakres informacji objętych tajemnicą. Brak stosownego zastrzeżenia będzie traktowany jako jednoznaczny ze zgodą na włączenie całości przekazanych dokumentów i danych do dokumentacji Postępowania. 10.6 Ofertę należy przesłać listem poleconym lub przesyłką kurierską na adres Zamawiającego. Jednocześnie wersję elektroniczną kwestionariusza oferty (zał. nr 2 do SIWZ) należy przesłać pocztą elektroniczną na adres it@sospzmot.pl 10.7 Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają tej samej formy co jej złożenie. 10.8 Dopuszcza się skorzystanie przez Wykonawcę z usług podwykonawców w realizacji części Zamówienia. W takim przypadku należy opisać zakres podzlecenia oraz wymienić przedsiębiorstwo podwykonawcy w osobnym dokumencie dołączonym do oferty. Podwykonawca uczestniczy 5

bezpośrednio w konkursie ofert (w zakresie podzlecenia), składając Zamawiającemu identyczny zestaw dokumentów, co Wykonawca, pomijając kwestie wykraczające poza zakres podzlecenia. 11. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 11.1 Termin składania ofert upływa 29-08-2011 r o godz. 14 00.Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. Kryterium terminu musi spełnić zarówno wersja papierowa jak i elektroniczna oferty. 11.2 Oferty w formie papierowej należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego i zaadresować: PZM Autotour sp. z o.o. ul Górczewska 228F 01-460 Warszawa Z dopiskiem : Oferta na dostawę oprogramowania. 11.3 Ofertę w formie elektronicznej (kwestionariusz) należy przesłać na adres it@sospzmot.pl. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania należy skontaktować się telefonicznie z jedną z osób wymienionych w pkt. 7 SIWZ. 12. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 12.1. Przy wyborze oferty Zamawiający weźmie pod następujące kryteria (kolejność przypadkowa): 12.1.1. Proponowane technologie informatyczne pod kątem ich wydajności i skalowalności w odniesieniu do potrzeb określonych w Specyfikacji Funkcjonalnej (zał. nr 1 do SIWZ), wymagań sprzętowych, łatwości konserwacji, wparcia producentów, perspektyw rozwoju, stopnia trudności wdrożenia pracowników Zamawiającego, łatwości prac integracyjnych z innymi systemami, wymagań sprzętowych. 12.1.2. Kondycja finansowa Wykonawcy 12.1.3. Zasoby ludzkie Wykonawcy co do ich dostępności w okresie realizacji projektu oraz kwalifikacji zawodowych osób uczestniczących w projekcie 12.1.4 Doświadczenie Wykonawcy 12.1.5. Zaproponowane: metodologię i harmonogram prowadzenia projektu pod kątem zapewnienia stałego monitoringu ze strony Zamawiającego i możliwości wczesnego reagowania na nieprawidłowości oraz podejmowania skutecznych działań korygujących 12.1.6. Wagę Zamówienia dla Wykonawcy (wobec skali innych równolegle realizowanych projektów i zadań) 12.1.7. Oferowana cena, przy czym dopuszcza się zaoferowanie ceny (i jej składników) w formie przedziałów o rozpiętości nie przekraczającej 10% tzn. 2 C max C min C max + C min 10%. Ma to na celu ułatwienie Wykonawcom kalkulacji ceny w sytuacji, w której nie mają pewności co do szczegółowej interpretacji oczekiwań funkcjonalnych wobec pewnych elementów Zamówienia, a co za tym idzie: pracochłonności. Ostateczna cena zostanie wówczas uzgodniona z wybranym wykonawcą w toku negocjacji treści umowy. W każdym jednak przypadku, przy dokonywaniu wyboru oferowana cena konfrontowana będzie z proponowanym przez Wykonawcę harmonogramem i szacunkiem zasobów, co pozwoli wyeliminować wspomniany wyżej czynnik niepewności co do zakresu prac i umożliwi Zamawiającemu na określenie oczekiwanego kosztu Zamówienia w proporcji do zaangażowania (czas i zasoby ludzkie) Wykonawcy w proces jego wykonania. Podając cenę w formie przedziału wartości należy precyzyjnie wskazać, zmienność których założeń ma wpływ na cenę i w jaki sposób. 12.1.8. Koszt niezbędnych dodatkowych licencji i sprzętu. 12.2. Zamawiający przykłada jednakową wagę do kryteriów wymienionych w pkt. 12.1. 6

13. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH PO WYBORZE OFERTY 13.1. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie doręczone Wykonawcy w formie pisemnej (listem poleconym) oraz drogą elektroniczną. W zawiadomieniu o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie i miejscu przystąpienia do negocjacji treści umowy. 14. GWARANCJA I INNE ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY 14.1 Wykonawca zobowiązany będzie do udzielenia gwarancji na oprogramowanie komputerowe. Minimalny okres gwarancji wynosi 1 rok. Szczegółowe warunki gwarancji zostaną określone w toku negocjacji treści umowy, w szczególności z uwzględnieniem wpływu ingerencji Zamawiającego w poszczególne składniki oprogramowania w okresie gwarancyjnym. 15. ZAŁĄCZNIKI Następujące załączniki stanowią integralną część SIWZ: Załącznik nr 1: Specyfikacja funkcjonalna Załącznik nr 2: Kwestionariusz ofertowy 7