Załącznik nr 5 do SIWZ ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY Nr../10 Zawarta w Warszawie dnia..2010 r. pomiędzy: CENTRUM PERSONALIZACJI DOKUMENTÓW MSWIA z siedzibą w Warszawie, ul. Pawińskiego 17/21, 02-106 Warszawa, NIP 526-25- 24-646, Regon 017232705 zwanym dalej Zamawiającym reprezentowanym przez: Przemysława WIĘCŁAWA Dyrektora a. z siedzibą przy ul...,., NIP., REGON., zwanym dalej Wykonawcą reprezentowanym przez:. W wyniku rozstrzygnięcia przez zamawiającego procedury udzielania zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego określonego w art. 39 z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 oraz z 2008r. Nr 171, poz. 1058, Nr 220, poz. 1420 i Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009r., Nr 19, poz. 101, Nr 65, poz. 545 i Nr 91,poz. 742,) Nr 157, poz. 1241, Nr 206, poz. 1591, Nr 219, poz. 1706 i Nr 223, poz. 1778) o następującej treści: 1 1. Przedmiotem umowy jest obsługa Zamawiającego w zakresie zagranicznych podróży służbowych obejmująca: 1) rezerwację i sprzedaż biletów na międzynarodowe pasażerskie przewozy lotnicze, 2) rezerwację i sprzedaż biletów na zagraniczne przewozy kolejowe, 3) rezerwację noclegów hotelowych w czasie trwania zagranicznych podróży służbowych, 4) ubezpieczenie uczestników na czas podróży służbowych. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik do umowy. 3. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia podpisania do dnia 31 grudnia 2010r. Nr sprawy2/cpd/pn/psz/2010 1
2 1. Dostarczanie, sprzedaż i rezerwacja biletów lotniczych i kolejowych, polis ubezpieczeniowych będzie realizowana zgodnie ze zgłaszanymi przez Zamawiającego potrzebami określającymi ilość biletów oraz miejsce i termin podróży, zgodnie z pisemnym zamówieniem przekazanym na nr. faksu...lub e-mail 2. Zamawiający zobowiązuje się do składania pisemnych zamówień w terminie możliwe najdłuższym przed planowaną podróżą. 3. Stosownie do wskazań Zamawiającego w zakresie tras, terminów podróży oraz klas lotniczych Wykonawca zobowiązuje się do oferowania różnych wariantów połączenia, uwzględniających najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje (tzn. uwzględniające zniżki: grupowe o ile występują warunki ich przyznania, wynikają z terminu rezerwacji, połączeń weekendowych oraz wszelkich promocji). 4. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi i udowodni, że cena biletu oferowanego przez Wykonawcę jest wyższa niż cena biletów dostępnych w momencie wystawienia biletu na rynku (np. oferowanych przez innych przewoźników), Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu różnicy, jaka powstanie pomiędzy ceną biletu sprzedanego a ceną przedstawioną przez Zamawiającego. 5. W przypadku odmowy przyjęcia przez hotel pracownika Zamawiającego w dniu przyjazdu, mimo dokonania przez Wykonawcę rezerwacji hotelu i przekazania do Zamawiającego potwierdzenia dokonania tej rezerwacji - Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego zapewnienia hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym. 6. W przypadku skierowania pracownika Zamawiającego do hotelu o standardzie niższym niż potwierdzony przez Wykonawcę, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% ceny noclegu za każdą dobę hotelową. W przypadku braku zapewnienia hotelu pracownik Zamawiającego dokona samodzielnego wyboru hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym na koszt i ryzyko Wykonawcy. 3 1. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Wykonawcy należności w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury VAT, która wystawiana będzie po zakończeniu miesiąca w który realizowany był przedmiot umowy. Nr sprawy2/cpd/pn/psz/2010 2
2. Przy wystawieniu przez Wykonawcę biletów lotniczych, stawki netto będą powiększone o opłatę transakcyjną stanowiącą wynagrodzenie Wykonawcy, w wysokości: podróże międzynarodowe: -... PLN brutto za jeden bilet międzynarodowy, 3. Pozostałe opłaty, zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę ofertą, wynoszą: 1) opłata za jeden dzień ubezpieczenia standardowego europejskiego...zł netto, (słownie.zł netto ( w tym VAT. Wartość brutto.. (słownie...zł brutto). 2) opłata za jeden dzień ubezpieczenia pozaeuropejskiego...zł netto, (słownie.zł netto ( w tym VAT. Wartość brutto.. (słownie...zł brutto). 3) opłata za dokonanie 1 rezerwacji w hotelu za granicą... zł netto, (słownie.zł netto ( w tym VAT. Wartość brutto (słownie...zł brutto) 4) opłata za wystawienie jednego biletu na zagraniczne przewozy kolejowe... zł netto. (słownie.zł netto ( w tym VAT. Wartość brutto.. (słownie...zł brutto). 4. Maksymalne wynagrodzenie, po zsumowaniu wszystkich faktur w czasie trwania umowy nie może przekroczyć kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizacje zamówienia tj. 80 000,00 PLN. 5. W przypadku wyczerpania środków finansowych określonych w 3 pkt. 4 umowa wygasa. 6. Zamawiający zastrzega, że wartość rzeczywistych potrzeb może być mniejsza i w tym przypadku Wykonawcy nie będą przysługiwać żadne roszczenia. 7. W razie wystąpienia opóźnienia w opłaceniu faktury, Wykonawca ma prawo do obciążenia Zamawiającego odsetkami za zwłokę w wysokości ustawowej. Nr sprawy2/cpd/pn/psz/2010 3
4 1. Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za prawidłową realizację umowy będzie 2. Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za prawidłową realizację umowy będzie... 3. Wykonawca do realizacji umowy przekazuje niżej wymieniony numer telefonu ze stanowiskiem do kontaktu z Zamawiającym, rezerwacji biletów i obsługi spraw związanych z przedmiotem zamówienia tel:. 5 1. W przypadku opóźnienia w wykonaniu umowy, które nie udaremnia odbycia podróży służbowej pracowników Zamawiającego Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3% wartości umowy brutto określonej w 3 ust. 4. 2. W przypadku opóźnienia w wykonaniu umowy uniemożliwiającego odbycie podróży służbowej pracowników Zamawiającego - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wartości umowy brutto określonej w 3 ust. 4. 3. Postanowienia 1 i 2 stosuje się odrębnie do każdej realizowanej przez Wykonawcę podróży służbowej pracowników Zamawiającego. 4. W przypadku konieczności odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości umowy brutto określonej w 3 ust.4. 5. W przypadku niewłaściwego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone Zamawiającemu. 6 1 W przypadkach wymienionych w 5 ust. 2 i 5 Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy z zastrzeżeniem zapłaty na rzecz Wykonawcy wyłącznie należności za prawidłowo wykonane przez niego obowiązki wynikające z niniejszej umowy. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą dopuszczalne w granicach unormowania art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późń. zm.). 7 1. Spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy Strony poddają rozstrzygnięciu Sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. Nr sprawy2/cpd/pn/psz/2010 4
2. W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późń. zm.). 8 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Nr sprawy2/cpd/pn/psz/2010 5
Załącznik do umowy nr z dnia Zakres usług będących przedmiotem umowy obejmuje: Rezerwację, sprzedaż i dostarczanie do siedziby Zamawiającego biletów lotniczych stosownie do składanych przez Zamawiającego zleceń w zakresie tras, terminów i klas według obowiązujących taryf określonych przez przewoźników z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen, Sprzedaż biletów na zagraniczne przewozy kolejowe, Bezpłatne dostarczanie dokumentów podróży do siedziby Zamawiającego (ul. Pawińskiego 17/21, 02-106 Warszawa) w terminie najpóźniej 24 godziny przed planowanym wylotem, w godzinach pracy Zamawiającego tj. poniedziałek piątek 8.15 16.15, Przedstawienie Zamawiającemu najkorzystniejszych dostępnych na rynku ofert na zakup biletów lotniczych każdorazowo uzgadnianych z Zamawiającym wraz z informacją o kosztach jakie będzie musiał ponieść Zamawiający w przypadku zmiany terminu wyjazdu (np. wylot 1 dzień wcześniej lub powrót 1 dzień później) Przedstawienie przez wykonawcę najkorzystniejszych wariantów połączenia a w przypadku braku możliwość bezpośredniego dotarcia do celu wyszukiwanie na rynku połączeń z najkrótszym czasem oczekiwania na przeloty uwzględniających najkorzystniejsze ceny na rynku oraz obowiązujące promocje, Zorganizowanie kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami krajów docelowych, Możliwość odwołania rezerwacji, Zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego sprzedaży, Dokonywanie po konsultacjach z Zamawiającym rezerwacji hotelu za granicą o standardzie minimum trzygwiazdkowym ze śniadaniem w obrębie węzła komunikacyjnego umożliwiającego sprawne poruszanie się po mieście, Zamawiający zastrzega sobie, iż wysokość diet za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu nie może przekraczać stawek określonych w Załączniku do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005r. w sprawie wysokości diety za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu, Wystawianie polis ubezpieczeniowych dla poszczególnych uczestników na czas podróży służbowych (polisy standardowe europejskie oraz pozaeuropejskie), Każdorazowe informowanie Zamawiającego drogą elektroniczną o dokonywanych rezerwacji z informacją o cenach i terminach wykupu, Nr sprawy2/cpd/pn/psz/2010 6
Zapewnienie Zamawiającemu dostępu do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych, Zamawiający i Wykonawca wyznaczy osobę uprawnioną do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia, Przydzielenie do realizacji umowy min. jednego aktywnego numeru telefonu ze stanowiskiem rezerwacji oraz możliwością dokonywania zmian w rezerwacji, ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Nr sprawy2/cpd/pn/psz/2010 7