Problemy zarządzania dokumentami w relacjach między różnymi podmiotami w kontekście prawa i technologii informatycznych

Problemy zarządzania dokumentami w relacjach między różnymi podmiotami w kontekście prawa i technologii informatycznych dr inż. Kajetan Wojsyk Zastępca Dyrektora ds. Informatycznych Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych Warszawa, 2012-12-06 1

Generalnie: Uwarunkowania prawne Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Ustawa o podpisie elektronicznym Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną Kodeks postępowania administracyjnego Kodeks cywilny Prawo bankowe... i inne - oraz akty wykonawcze do ww. ustaw. Istnieją W ochronie zdrowia: Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia Ustawa o działalności leczniczej Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta 2

Uwarunkowania technologiczne Różne systemy operacyjne Różne systemy bazodanowe Różne aplikacje Dane, komunikaty, dokumenty Skrajnie różne potrzeby dostawców usług lub podmiotów administracji (liczba odbiorców usług, czas dostarczenia danych lub dokumentów, rodzaj interoperacyjności) Relacje międzyinstytucjonalne - nad tym trzeba pracować 3

Wewnętrzny system zarządzania dokumentami Wymiana dokumentów 1. Podmioty realizujące zadania publiczne Wewnątrz instytucji Papier papier na zewnątrz (kancelaria, biuro podawcze Papier elektronika/papier Elektronika elektronika/papier 2. Podmioty niepubliczne/biznes 3. Osoby fizyczne/prywatne 4

Dane, komunikaty, dokumenty PESEL Imię Nazwisko Pseudonimizacja anonimizacja Miejscowość Ulica Nr_budynku 5

Art. 7. 1. Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych jest systemem teleinformatycznym, który umożliwia w szczególności: 1) dostęp usługobiorców do informacji o udzielonych i planowanych świadczeniach opieki zdrowotnej zgromadzonych w SIM oraz raportów z udostępnienia danych ich dotyczących; 2) przekazywanie przez usługodawców do SIM informacji o udzielonych, udzielanych i planowanych świadczeniach opieki zdrowotnej; 3) wymianę pomiędzy usługodawcami danych zawartych w elektronicznej dokumentacji medycznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ciągłości leczenia; 4) wymianę dokumentów elektronicznych pomiędzy usługodawcami w celu prowadzenia diagnostyki, zapewnienia ciągłości leczenia oraz zaopatrzenia usługobiorców w produkty lecznicze i wyroby medyczne; 5) dostęp podmiotów prowadzących rejestry medyczne, w zakresie realizowanych zadań i posiadanych uprawnień, do danych przetwarzanych w SIM, za pośrednictwem Platformy Udostępniania On-Line Usług i Zasobów Cyfrowych Rejestrów Medycznych; 6

7 6) dostęp jednostek samorządu terytorialnego do danych przetwarzanych w SIM, umożliwiający realizację zadań związanych z zapewnieniem mieszkańcom równego dostępu do świadczeń opieki zdrowotnej; 7) dostęp wojewodów do danych niezbędnych do realizacji zadań określonych w art. 10 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; 8) dostęp ministra właściwego do spraw zdrowia do danych niezbędnych do realizacji zadań określonych w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. 2. Administratorem systemu Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych jest jednostka podległa ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, właściwa w zakresie systemów informacyjnych ochrony zdrowia. 3. Zadaniem jednostki, o której mowa w ust. 2, jest dostarczenie oraz utrzymanie Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych, zapewnienie bezpieczeństwa i integralności udostępnianych i pobieranych danych oraz nadawanie uprawnień dostępu do danych.

Relacja ustaw: o działalności leczniczej <-> o systemie informacji w ochronie zdrowia Ustawa o działalności leczniczej (Dz.U.2011.112.654 z późn. zm.) -> Rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą: Art. 106. 1. Organem prowadzącym rejestr jest: 1) wojewoda właściwy dla siedziby albo miejsca zamieszkania podmiotu leczniczego - w odniesieniu do podmiotów leczniczych, 2) okręgowa rada lekarska właściwa dla miejsca wykonywania praktyki zawodowej lekarza - w odniesieniu do tych praktyk, a w odniesieniu do członków wojskowej izby lekarskiej - Wojskowa Rada Lekarska, 3) okręgowa rada pielęgniarek i położnych właściwa dla miejsca wykonywania praktyki zawodowej przez pielęgniarkę - w odniesieniu do tych praktyk - zwani dalej "organem prowadzącym rejestr". 2. Rejestr prowadzi się w systemie teleinformatycznym. Podmiotem odpowiedzialnym za funkcjonowanie systemu teleinformatycznego rejestru jest jednostka podległa ministrowi właściwemu do spraw zdrowia właściwa w zakresie systemów informacyjnych w ochronie zdrowia. Sposób prowadzenia rejestru i funkcjonowania systemu teleinformatycznego określają przepisy o systemie informacji w ochronie zdrowia. (Dz.U.2011.113.657 z późn. zm.) 8 Rejestr wspólny dla zupełnie różnych organów rejestrowych!

Uwarunkowania organizacyjne Ciągła akcja informacyjna, szkoleniowa i wspomaganie podmiotów, które podjęły działania zmierzające do włączenia się w system elektronicznej wymiany dokumentów między instytucjami Podstawą jest stworzenie warunków interoperacyjności systemów - wykorzystanie platformy epuap do przekazywania dokumentów Upowszechnianie wiedzy o możliwości pozyskiwania wiarygodnych dokumentów ze źródeł (np. KRS) Najtrudniejszy element przekształcenia papierowej administracji w elektroniczną wymuszenie zmiany zachowań osób uprawnionych do podpisywania dokumentów wychodzących z instytucji. 9

10

Sięganie po dane lub dokumenty ze źródeł nie wymaga już istnienia kancelarii w każdym przypadku! 1. Webserwisy (bezpośrednia współpraca system system) 2. Repozytoria dokumentów udostępniane w sieci Internet osobom uprawnionym, lub każdemu (KRS, REGON) 3. Praca wielu osób we wspólnym systemie teleinformacyjnym (np. rejestry takie jak RPWDL organy rejestrowe wprowadzają dane, bezpośrednio korzystają wszyscy) 11

Schemat systemu informacji w ochronie zdrowia

Rozporządzenie w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności Nie trzeba całkowicie wymieniać systemów informatycznych w podmiotach leczniczych należy dostosować interfejsy Interoperacyjność 13

Podmioty realizujące zadania publiczne

15 Platforma udostępniania rejestrów

16 Usługi Rejestrów Medycznych

Potrzeby oraz cel 1. Potrzeba operowania dokumentami wiarygodnymi elektronicznymi oryginałami, a nie papierowymi kopiami 2. Potrzeba operowania dokumentami czytelnymi 3. Potrzeba wykorzystywania dokumentów nadających się do dalszego procedowania z możliwością cytowania (przywoływania fragmentów treści, dołączania w całości) 4. Potrzeba wysyłania i odbierania zestawów dokumentów o znacznej objętości (setki megabajtów jak w przypadku licznych kontroli NIK) 5. Potrzebne jest spójne, wygodne i jednolite środowisko pracy 6. Dostęp do dokumentów w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca 7. Oszczędność grosza publicznego (transport, dystrybucja, wytwarzanie, niszczenie kopii dokumentów kat. innej niż A ) 17

Przypadki wykorzystywania a) bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, b) podpisu elektronicznego potwierdzonego profilem zaufanym epuap: Podpis elektroniczny dokumentu znajdującego się w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) Podpis elektroniczny dokumentu znajdującego się poza elektronicznym systemem zarządzania dokumentami Podpisywanie niewielkich plików (do 3,5 MB) Podpisywanie wielkich plików (powyżej 3,5 MB) 18

Podsumowanie: 1. Nastąpiły zmiany prawa umożliwiające cyfryzację zasobów i procedur, 2. Trwa równoległa realizacja poszczególnych części Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych (P1) 3. Trwa realizacja Platformy Udostępniania On-Line Usług i Zasobów Cyfrowych Rejestrów Medycznych (P2) 4. Prowadzone są działania porządkujące stan rejestrów i zasobów cyfrowych ochrony zdrowia 5. Trwa stała współpraca z regionami, samorządem lekarskim, pielęgniarskim, organizacjami pacjentów, doradcami 19

Podsumowanie: 1. Chwilami bywa trudno (w sensie technicznym) ale tym bardziej warto likwidować pojawiające się trudności korzyści zdecydowania przeważają. W 2011 roku w systemie EZD CSIOZ przetworzono 24 tys. pism. 2. Nie ma żadnych przeszkód prawnych, by wszystkie dokumenty (także kategorii archiwalnej A ) wytwarzać i przesyłać drogą elektroniczną. 3. Możliwe jest stosowanie wielu podpisów (składanych w różny sposób) w odniesieniu do jednego dokumentu wszyscy posiadają identyczny plik końcowy (oryginał!) 4. Edukacja, edukacja i jeszcze raz edukacja!!! 20

Prawda ponadczasowa: Nasze rejestry publiczne są zaśmiecone, niespójne i odpowiedzialnością za to obciąża się albo producentów oprogramowania, albo administratorów systemów, tymczasem dane rejestrowe dostarczane są przez wnioskodawców których cel nie pokrywa się z celem ustawodawcy i to oni powinni zadbać, by dostarczane dane były kompletne i zgodne ze słownikami (rozp. w sprawie KRI). Pracownicy organów rejestrowych pracowicie i starannie przepisują wszystkie błędne dane do rejestrów, twierdząc, że to na wnioskodawcy ciąży obowiązek dostarczania prawidłowych danych, więc oni (pracownicy organów rejestrowych) nie mogą danych tych zmieniać i czują się zwolnieni z kontroli ich poprawności. Niestety w całym procesie zasilania rejestrów danymi brakuje elementu weryfikacji prawdziwości dostarczanych danych i konsekwencji dla wnioskodawcy z powodu dostarczania danych nieprawdziwych Systemy informatyczne są obiektywne, jakość rezultatów ich pracy odpowiada jakości wprowadzanych danych. Jeśli wprowadzimy dane fałszywe, otrzymamy fałszywe wyniki Źródło: Klucz do Maszyny Cyfrowej, red. Martin F. Wolters, WNT, Warszawa 1977

22 Dziękuję za uwagę