Bank Ochrony Środowiska S.A. Warszawa, dn. 04.09.2015 r. ul. Żelazna 32 00-832 Warszawa Zaproszenie do składania ofert Bank Ochrony Środowiska S.A., z siedzibą w Warszawie, ul. Żelazna 32, 00-832 Warszawa NIP: 527-020-33-13, zwany dalej Bankiem lub Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji Banku Niniejszy dokument jest własnością Banku Ochrony Środowiska S.A., został opracowany dla potrzeb ogłoszonego przetargu i nie może być powielany w jakiejkolwiek formie ani rozpowszechniany w jakikolwiek sposób bez uprzedniej pisemnej zgody Banku. I. Tryb udzielenia zamówienia 1. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego. Niniejsze Zaproszenie do składania ofert ( Zaproszenie ) skierowane jest do nieograniczonego kręgu potencjalnych wykonawców (zwanych dalej Wykonawcami lub Oferentami ), spośród których po złożeniu ofert (ich ewentualnym uzupełnieniu oraz ocenie) zostaną wybrani potencjalni Wykonawcy, z którymi Zamawiający będzie prowadzić negocjacje. Po zakończeniu negocjacji Zamawiający zamierza zawrzeć Umowę o świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji Banku Ochrony Środowiska S.A., zwaną dalej również Umową o świadczenie usług z jednym z Wykonawców. 2. Do postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia objętego niniejszym Zaproszeniem ( Zamówienie ) jest świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji Zamawiającego obejmujących: 1
1) przejęcie do przechowania obecnych zasobów dokumentacji niearchiwalnej przechowywanych w oddziałach Zamawiającego, 2) bieżące przejmowanie dokumentacji z oddziałów Zamawiającego do przechowania, 3) rejestrację przejmowanych zasobów dokumentacji, 4) przechowywanie w magazynach Oferenta przejmowanych zasobów dokumentacji, 5) udostępnianie Zamawiającemu dokumentów w wersji elektronicznej lub oryginałów w wersji papierowej, 6) brakowanie i niszczenie archiwizowanej dokumentacji Zamawiającego, 7) opracowywanie i dostarczanie Zamawiającemu raportów zawierających dane opisujące stan realizacji usług, tj., m. in., raportów wskazujących: ilość przechowywanych dokumentów w podziale na oddziały, przewidywany czas przechowywania dokumentów do momentu ich zniszczenia, zestawienia dokumentów do zniszczenia, koszty świadczenia usług w podziale na poszczególne oddziały oraz dostarczanie raportów z przejmowania dokumentacji z oddziałów i raportów z udostępniania dokumentacji. 2. Szczegółowe wymagania i zakres usług objętych zamówieniem określa Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert. 3. Przejęcie obecnych zasobów dokumentacji niearchiwalnej z oddziałów Banku obejmuje łącznie dokumentację w ilości ok. 3400 mb, tj ok. 200 mb akt z każdego oddziału. Wykaz oddziałów Banku stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert. 4. Zamawiający zakłada, że bieżące przejmowanie dokumentacji z oddziałów Banku odbywać się będzie w ilości ok. 170 mb akt na kwartał, tj. ok 10 mb akt z każdego oddziału na kwartał. III. Zasady postępowania w trakcie przetargu 1. Wszelkie informacje uzyskane w trakcie prowadzonego postępowania Oferenci mogą wykorzystać wyłącznie do należytego wykonania czynności związanych z niniejszym przetargiem. 2. Pełne koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Ofert ponoszą Oferenci. 2
3. Zamawiający może, przed upływem terminu do składania Ofert, zmodyfikować treść Zaproszenia. Wprowadzone w ten sposób modyfikacje, zmiany lub uzupełnienia ogłoszone zostaną w trybie, w jakim ogłoszona została treść niniejszego Zaproszenia do składania ofert. Ogłoszone zmiany będą wiążące przy składaniu Ofert. 4. W Ofercie Oferent zobowiązany jest do odpowiedzi na wszystkie pytania zawarte w niniejszym Zaproszeniu, w tym do ustosunkowania się do wymagań Banku. Odpowiedzi powinny być sformułowane z zachowaniem porządku punktów w niniejszym Zaproszeniu do składania ofert, z wyjątkiem części dotyczącej cen. Oferta cenowa powinna znajdować się w odrębnym pliku i dodatkowej zamkniętej kopercie załączonej do odpowiedzi na niniejsze Zaproszenie do składania ofert. 5. Oferta niezawierająca wszystkich danych wymaganych zgodnie z niniejszym dokumentem, nie uzupełniona w wyznaczonym terminie, podlega odrzuceniu. 6. Złożenie przez Wykonawcę Oferty po terminie, jak również złożenie dokumentów fałszywych lub złożenie dokumentów stwierdzających nieprawdę spowoduje odrzucenie Oferty. 7. Bank zastrzega sobie prawo do: 1) swobodnego wyboru Oferenta/Oferentów, z którym/którymi będzie prowadził negocjacje w zakresie złożonej Oferty lub jej części, 2) wzywania Oferenta, na każdym etapie postępowania, do składania wyjaśnień ustnych lub pisemnych, w tym do rozszerzenia Oferty w formie prezentacji w uzgodnionym z Wykonawcą terminie, 3) odstąpienia lub unieważnienia postępowania przetargowego w dowolnym czasie, przed podpisaniem umowy z Oferentem, którego oferta została wybrana, jak również przed dokonaniem wyboru oferty, bez podania przyczyn i bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec któregokolwiek z Oferentów, 4) zakończenia postępowania bez przeprowadzenia negocjacji, 5) korzystania w trakcie postępowania z pomocy ekspertów (konsultantów) zewnętrznych. 8. Podpisanie umowy z jednym z Oferentów uczestniczących w postępowaniu jest równoznaczne z zakończeniem postępowania. 3
9. W przypadku, gdy Wykonawca, którego Oferta została wybrana, przedstawił w niej nieprawdziwe dane lub będzie uchylał się od zawarcia Umowy o świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji na wynegocjowanych warunkach, Zamawiający może powrócić do negocjacji z innym Oferentem, którego Oferta nie została odrzucona. 10. Ze strony Banku informacji dodatkowych w zakresie przedmiotu zamówienia i postępowania udziela: Andrzej Tyl tel. (22) 850-89-43, kom. 515-111-669, mail: andrzej.tyl@bosbank.pl IV. Wymagania formalne wobec Oferty 1. Na Ofertę winny składać się następujące dokumenty i załączniki: 1) Oferta merytoryczna, zgodna z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w Załączniku nr 1 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert, przy czym Oferta powinna zawierać, m. in., informacje szczegółowe przedstawiające: a) zasady prowadzenia archiwum, b) systemy zarządzania zasobami, c) zasady i tryb udostępniania Zamawiającemu przechowywanych dokumentów, d) możliwości i rodzaje generowanych raportów, e) stosowane systemy zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych; 2) do Oferty należy dołączyć następujące załączniki: a) oświadczenie o zapoznaniu się z przedstawionymi w Zaproszeniu warunkami postępowania (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Zaproszenia), b) aktualny odpis z właściwego dla danego podmiotu rejestru, np. KRS, odpis z ewidencji działalności gospodarczej, c) imienne pełnomocnictwo/a do działania w imieniu Oferenta, chyba że umocowanie wynika z dokumentów rejestracyjnych, o których mowa w pkt b), d) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych oraz zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o braku zaległości w 4
opłacaniu składek (wystawione nie wcześniej niż 1 miesiąc przed terminem złożenia ich w Banku), e) referencje otrzymane przez Oferenta od podmiotów, na rzecz których Oferent świadczył usługi analogiczne do usług objętych niniejszym Zamówieniem, w tym referencje otrzymane od instytucji finansowych, f) kopię polisy ubezpieczeniowej od ryzyka związanego z prowadzoną działalnością; 3) projekt umowy z Bankiem na realizację przedmiotu Zamówienia zwierający klauzule umowne o treści wskazanej w Załączniku nr 4 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert. 2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w wersji papierowej i elektronicznej. 3. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta, a wszystkie jej strony ręcznie ponumerowane i parafowane. 4. Dołączone do Oferty dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność przez osobę (osoby) uprawnione do podpisania Oferty, z dopiskiem "za zgodność z oryginałem". 5. W przypadku, gdy w ramach jednej oferty prace objęte zamówieniem miałyby być wykonane przez więcej niż jednego Wykonawcę, koniecznym jest wskazanie Głównego Wykonawcy oraz określenie zależności między Głównym Wykonawcą i pozostałymi, a także wskazanie ich roli w świadczeniu poszczególnych usług objętych Zamówieniem. Wymienione w pkt VI wymagania muszą zostać spełnione przez wszystkich Wykonawców. Wymienione w ust. 1 pkt 2) dokumenty i załączniki, jakie należy dołączyć do Oferty, powinny obejmować informacje dotyczące wszystkich Wykonawców. V. Wymagania w stosunku do propozycji wynagrodzenia 1. Oferta bezwzględnie powinna zawierać następujące informacje dotyczące cen jednostkowych poszczególnych usług i kosztów całkowitych obejmujące: 1) przejęcie obecnie przechowywanej dokumentacji Banku, w tym koszty transportu, rejestracji i przechowywania dokumentacji, 2) bieżące przejmowanie dokumentacji, w tym koszty transportu, rejestracji i przechowywania dokumentacji, 3) bieżące prowadzenie archiwum, 5
4) brakowanie i niszczenie dokumentów, 5) udostępnianie dokumentów, 6) inne czynności. 2. Wynagrodzenie, uwzględniające wszystkie zobowiązania, musi być podane w PLN liczbowo i słownie, z określeniem podatku od towarów i usług. Wynagrodzenie musi zostać określone kwotowo i nie może odnosić się do kwot wskazanych przez innych Wykonawców. 3. Kwota wynagrodzenia nie ulega zmianie przez okres ważności Oferty oraz okres obowiązywania Umowy o świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji Banku Ochrony Środowiska S.A., chyba że Bank zwróci się o świadczenie dodatkowych usług, które nie były objęte wcześniejszymi uzgodnieniami. VI. Wymagania stawiane Wykonawcy (Oferentowi) 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności określonej przedmiotem Zamówienia, 2) posiadają udokumentowane doświadczenie w zakresie świadczenia usług obsługi i przechowywania dokumentacji, 3) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał ludzki i techniczny do wykonania Zamówienia, 4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 2. Prosimy o podanie, m. in., następujących informacji o Państwa firmie: stosunki własnościowe, wielkość firmy (liczba pracowników, obroty), organizacja, z podziałem według rynków i docelowych grup klientów, ilość i rodzaje zasobów w różnych obszarach działalności, osiągnięcia w zakresie zapewnienia jakości, certyfikatów ISO i różnych nagród, wyniki badań (wewnętrznych i zewnętrznych) dotyczących poziomu zadowolenia klientów, standardowe broszury lub materiały reklamowe, informacja o artykułach prasowych i/lub wskazanie literatury oceniającej Państwa usługi. 3. Prosimy wskazać osobę w Państwa firmie, z którą Bank będzie się kontaktował w sprawie Oferty oraz we wszelkich innych sprawach 6
organizacyjnych. Prosimy o podanie następujących danych: imię i nazwisko, stanowisko, telefon kontaktowy, fax, email. VII. Termin związania ofertą 1. Termin związania ofertą rozpoczyna swój bieg w dniu następującym po dniu, w którym upływa termin składania ofert. 2. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 90 dni. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o oznaczony okres. VIII. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Oferty należy dostarczyć do Banku: - w formie papierowej na adres: Bank Ochrony Środowiska S.A. ul. Żelazna 32 00-832 Warszawa z dopiskiem Postępowanie ofertowe obsługa i przechowywanie dokumentacji Departament Bezpieczeństwa Banku Andrzej Tyl do rąk własnych do dnia 18.09.2015 roku, do godziny 12.00. 2. Oferty złożone po wyznaczonym terminie podlegają odrzuceniu przez Zamawiającego. Załączniki do ZAPYTANIA OFERTOWEGO Załącznik nr 1 - Szczegółowe wymagania i zakres usług objętych zamówieniem. Załącznik nr 2 Wykaz oddziałów Banku, których dotyczy zamówienie. Załącznik nr 3 Oświadczenie o zapoznaniu się z warunkami Zaproszenia do składania ofert. Załącznik nr 4 Wymagania wynikające z prawa bankowego oraz zaleceń nadzoru finansowego/klauzule outsourcingowe. 7