Załącznik nr 5 Zapytanie ofertowe nr BU/2014/MZ/8 PROJEKT UMOWY Zawarta w dniu 2014 r. we Wrocławiu pomiędzy: Uniwersytetem Wrocławskim, Biblioteką Uniwersytecką z siedzibą we Wrocławiu, 50-137, pl. Uniwersytecki 1, nr identyfikacyjny NIP 896-000-54-08, REGON 000001301 reprezentowanym przez: mgr inż. Grażynę Piotrowicz - dyrektora Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu działającą na podstawie pełnomocnictwa Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym a.... z siedzibą w.., przy ul.., kod pocztowy:., zarejestrowaną pod numerem.... w Sądzie Rejonowym dla., NIP:.. REGON: reprezentowaną przez : zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) w trybie zapytania ofertowego nr z dnia. 1 Przedmiot umowy 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę windykacji należności na rzecz Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu, na warunkach określonych w niniejszej umowie i zapytaniu ofertowym nr. oraz według opisu przedmiotu zamówienia stanowiącego Załącznik nr 1 do umowy a także zgodnie z Ofertą Wykonawcy z dnia. r., stanowiącą Załącznik nr 10 do umowy. 2. Przedmiotem usługi, o której mowa w ustępie powyższym jest: a) dochodzenie należności z tytułu przekroczenia regulaminowego terminu zwrotu materiałów bibliotecznych - książek (należności za przetrzymanie wraz z poniesionymi przez Bibliotekę kosztami wysłanych upomnień pocztowych) b) dochodzenie zwrotu przetrzymywanych materiałów bibliotecznych - książek lub dochodzenie należności z tytułu ekwiwalentu za niezwrócone materiały biblioteczne (zgodnie z wyceną Biblioteki) od wskazanych użytkowników (dłużników) Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu. 1
3. Umowa nie obejmuje czynności związanych z dochodzeniem spełnienia świadczeń przez zadłużonych użytkowników Zamawiającego w ramach postępowania sądowego i egzekucyjnego. 4. Zamawiający oświadcza, że wierzytelności będące przedmiotem umowy istnieją, są wymagalne i nie są przedmiotem postępowań sądowych lub windykacji przez osoby trzecie. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek niezgodności niniejszego oświadczenia ze stanem faktycznym. 5. Wykonawca oświadcza, że spełnia wymogi zawarte w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. nr 100 poz. 1024). 6. W czasie realizacji niniejszej umowy Wykonawca jest obowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa oraz dochowania należytej staranności, zgodnie z powszechnie przyjętymi zasadami współżycia społecznego oraz powszechnie akceptowanymi zasadami kultury osobistej. 7. Działania Wykonawcy nie mogą narażać dobrego imienia Zamawiającego. 2 Pełnomocnictwo dla Wykonawcy 1. Wykonawca będzie dokonywał czynności windykacyjnych na podstawie otrzymanego od Zamawiającego pełnomocnictwa na czas trwania umowy, w zakresie z niej wynikającym. Pełnomocnictwo wygasa bez konieczności jego odwołania z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania umowy. Wzór pełnomocnictwa - Załącznik nr 2 do umowy. 2. Wykonawca może udzielić dalszego pełnomocnictwa dla swoich pracowników, w zakresie wynikającym z niniejszej umowy. Pełnomocnictwa dalsze wygasają z chwilą wygaśnięcia pełnomocnictwa udzielonego Wykonawcy. O automatycznym wygaśnięciu dalszego pełnomocnictwa w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania umowy Wykonawca umieszcza wzmiankę w treści dalszego pełnomocnictwa. 3. Wykonawca zobowiązuje się z chwilą zakończenia współpracy zwrócić wszystkie dokumenty pełnomocnictwa (wszystkie oryginały i wszystkie kopie pełnomocnictw oraz dalszych pełnomocnictw) bez wezwania i na własny koszt. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za czynności podejmowane przez siebie oraz przez osoby, którym udzielił on pełnomocnictwa czynności te będą traktowane tak, jakby były podejmowane przez Wykonawcę. 2
3 Czynności windykacyjne 1. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia czynności zmierzających do odzyskania należności w postępowaniu polubownym, wykorzystując techniki negocjacji z dłużnikiem poprzez kontakt korespondencyjny, telefoniczny bądź bezpośredni. 2. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wysyłania w jego imieniu wezwań do zapłaty, których wzór przedstawiony jest w Załączniku nr 3 do umowy. Wezwanie musi zawierać informację, że podana w nim kwota długu nie jest kwotą ostateczną i będzie się zwiększać (o 0,20 zł dziennie za każdą niezwróconą pozycję spośród materiałów bibliotecznych) do dnia zwrotu przetrzymywanych książek bądź wniesienia należnej opłaty w formie ekwiwalentu za niezwrócone książki. W przypadku braku aktualnego adresu dłużnika Wykonawca podejmie działania w celu jego ustalenia. 3. Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo informować dłużnika, że procedura windykacyjna zaczyna się od zwrotu materiałów bibliotecznych bądź zapłaty ekwiwalentu za każdą utraconą pozycję spośród materiałów bibliotecznych (każdorazowo kwota ta jest uzgadniana z kierownikiem Oddziału Udostępniania Zbiorów zgodnie z Regulaminem udostępniania zbiorów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu), ponieważ kwota opłaty za przetrzymanie materiałów bibliotecznych wzrasta o 0,20 zł za każdy dzień przetrzymania jednej pozycji spośród niezwróconych materiałów bibliotecznych i jej wartość ostateczna naliczana jest na dzień ich zwrotu lub na dzień zapłaty ekwiwalentu w przypadku utraconych materiałów bibliotecznych. 4. Wpłaty uzyskanych - w wyniku czynności windykacyjnych Wykonawcy - kwot z tytułu przekroczenia terminu zwrotu książek i poniesionych przez Bibliotekę kosztów opłat pocztowych upomnień będą dokonywane przez dłużników wyłącznie na rachunek bankowy Zamawiającego. Nie dopuszcza się przyjmowania wpłat gotówkowych przez Zamawiającego, oprócz należności z tytułu ekwiwalentu za niezwrócone materiały biblioteczne. Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo informować dłużnika, że wpłat z tytułu przekroczenia terminu zwrotu książek i poniesionych przez Bibliotekę kosztów opłat pocztowych upomnień należy dokonywać wyłącznie przelewem na rachunek bankowy Uniwersytetu Wrocławskiego nr. 5. Wykonawca podejmie czynności windykacyjne po przekazaniu przez Zamawiającego jednorazowego pakietu obejmującego wszystkich dłużników według stanu na dzień 31.08.2014 r. Wykonawcy nie wolno prowadzić czynności windykacyjnych przed przekazaniem sprawy przez Zamawiającego, po wycofaniu lub umorzeniu sprawy oraz po zakończeniu współpracy. 6. Wykonawca zobowiązany jest do podjęcia czynności windykacyjnych niezwłocznie od daty przekazania przez Zamawiającego jednorazowego pakietu do windykacji, przy 3
czym co najmniej musi dojść do skierowania do dłużnika w formie pisemnej minimum jednego wezwania do zapłaty. 7. Wykonawca będzie podejmował i prowadził czynności windykacyjne tak, aby zwrot materiałów bibliotecznych następował w Bibliotece Uniwersyteckiej we Wrocławiu, w Wypożyczalni Miejscowej, ul. K. Szajnochy 7/9, 50-076 Wrocław. Dłużnicy będą poinformowani przez Wykonawcę, iż w przypadku braku możliwości zwrotu wypożyczonych materiałów bibliotecznych opłat w formie ekwiwalentu za niezwrócone materiały biblioteczne (zgodnie z obowiązującą instrukcją wyceny w Bibliotece) należy dokonywać wyłącznie w gotówce i wyłącznie w siedzibie Biblioteki, w Wypożyczalni Miejscowej przy ul. K. Szajnochy 7/9, 50-076 Wrocław. 8. Zamawiający dopuszcza rozłożenie przez Wykonawcę należności na raty, z tym, że termin spłaty ostatniej raty nie może przypadać po dacie zakończenia obowiązywania niniejszej umowy. 9. Wszelkie czynności windykacyjne zmierzające do wyegzekwowania należności przekazanych przez Zamawiającego Wykonawca prowadzić będzie we własnym zakresie i na własne ryzyko pokrywając wszelkie koszty związane z prowadzeniem czynności windykacyjnych. Zamawiający nie ponosi kosztów związanych z podejmowanymi przez Wykonawcę czynnościami windykacyjnymi. 10. Wykonawcy nie wolno dochodzić od dłużników Biblioteki innych świadczeń niż należności Zamawiającego, a w szczególności obciążać dłużników kosztami postępowania windykacyjnego. 11. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia działań zmierzających do skutecznego odzyskania wierzytelności. 12. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot Umowy mając na uwadze słuszny interes Zamawiającego. 4 Wycofanie i umorzenie należności 1. Zamawiający ma prawo do wycofania do 10% (w tym umorzonych) spraw z całości przekazanego pakietu. Za takie wycofane sprawy Wykonawca nie otrzymuje wynagrodzenia. 2. Poza powyższym przypadkiem Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania każdej sprawy w każdym czasie. Wykonawcy będzie przysługiwało wtedy wynagrodzenie w wysokości 10,00 zł + VAT od każdej wycofanej sprawy, pod warunkiem udokumentowania przez Wykonawcę rozpoczęcia czynności windykacyjnych wobec dłużnika (np. poprzez wysłanie wezwania do zapłaty). 3. Wycofanie lub umorzenie wierzytelności odbywa się poprzez zawiadomienie przez Zamawiającego Wykonawcy listownie lub faksem. 4
4. Wykonawca w przypadku wycofania lub umorzenia przez Zamawiającego wierzytelności zobowiązany jest do natychmiastowego zaprzestania prowadzenia dalszych czynności windykacyjnych związanych z wierzytelnościami, co do których Zamawiający złożył zawiadomienie, o którym mowa w powyższym ustępie. 5. Jeżeli w wyniku wszczęcia czynności windykacyjnych przed wycofaniem przez Zamawiającego sprawy, czynności windykacyjne nie doprowadzą do zapłaty przez dłużnika zaległych należności w całości bądź części, wówczas Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie. 6. Jeżeli w wyniku wszczęcia czynności windykacyjnych przed wycofaniem przez Zamawiającego sprawy, czynności windykacyjne doprowadzą do zapłaty przez dłużnika zaległych należności i z tego tytułu nastąpi uznanie wyodrębnionego rachunku wykonawcy, wówczas Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość umarzania w całości lub w części należności dłużników; w przypadku częściowego umorzenia Wykonawca naliczy swoje wynagrodzenie jedynie od kwoty nieumorzonej. 8. Wykonawca zobowiązany jest do powiadomienia dłużnika o decyzji w sprawie umorzenia bądź wycofania. 5 Raportowanie czynności windykacyjnych 1. Zamawiający zobowiązuje się do jednorazowego przekazania Wykonawcy pakietu należności dłużników obejmujących m.in.: imię i nazwisko dłużnika, adres zamieszkania, tytuł i termin zwrotu przetrzymywanych książek, wysokość zadłużenia z tytułu opłaty za przekroczenie terminu zwrotu wypożyczonych książek wraz z poniesionymi kosztami opłat pocztowych upomnień. Ww. pakiet będzie przekazany w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Wykonawca obowiązany jest do odbioru pakietu w sposób umożliwiający ochronę zawartych w nich danych osobowych. Jednorazowy pakiet Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie do 5 dni od podpisania niniejszej umowy. Wzór pakietu danych dłużników Biblioteki stanowi Załącznik nr 4 do umowy. 2. Wykonawca zobowiązany jest do szczegółowej ewidencji wszystkich podjętych czynności windykacyjnych oraz przekazywania Zamawiającemu w terminie do 5 dni po zakończeniu danego miesiąca raportów (w formie elektronicznej) obejmujących przeprowadzone w danym miesiącu czynności windykacyjne. 3. Zamawiający zobowiązuje się do przekazywania, przynajmniej raz w miesiącu, informacji o dłużnikach, w stosunku do których należność została częściowo lub całkowicie umorzona. Wzór raportu spraw umorzonych stanowi Załącznik nr 5 do umowy. 5
4. Zamawiający zobowiązany jest do przekazywania, co najmniej raz na dwa tygodnie, raportu wpłat (w formie elektronicznej) z tytułu przekroczenia regulaminowego terminu zwrotu materiałów bibliotecznych i poniesionych przez Bibliotekę kosztów opłat pocztowych upomnień uzyskanych na jego rzecz w wyniku działań windykacyjnych. Raport ten przekazywany będzie w formie wyciągu z wyodrębnionego konta bankowego w formacie PDF lub innej formie ustalonej z Wykonawcą. 5. Zamawiający zobowiązuje się do przekazywania Wykonawcy przynajmniej raz w miesiącu raportu spraw wycofanych. Wzór raportu spraw wycofanych stanowi Załącznik nr 6 do umowy. 6. Zamawiający zobowiązuje się do przekazywania Wykonawcy przynajmniej raz na dwa tygodnie raportu zwróconych materiałów bibliotecznych (lub wpłaty ekwiwalentu). Wzór raportu zwróconych materiałów bibliotecznych stanowi Załącznik nr 7 do umowy. 7. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania, przynajmniej raz w kwartale raportu uzasadnionej nieściągalności, za którą uważa się sytuację, w której w sposób jednoznaczny i przekonywujący ustalony zostanie stan faktyczny wskazujący, że dalsze prowadzenie czynności windykacyjnych jest bezcelowe. Przykładami uzasadnionej nieściągalności według Zamawiającego będzie w szczególności śmierć dłużnika. Zwrot korespondencji nie jest przykładem uzasadnionej nieściągalności, może tylko świadczyć o nieaktualnym adresie zamieszkania dłużnika. Wzór raportu uzasadnionej nieściągalności - Załącznik nr 8 do umowy. 6 Wynagrodzenie Wykonawcy 1. Wynagrodzenie netto Wykonawcy stanowić będzie wartość prowizji od wyegzekwowanych należności z tytułu przekroczenia regulaminowego terminu zwrotu książek i poniesionych przez Bibliotekę kosztów opłat pocztowych upomnień, w wysokości.% podanej przez Wykonawcę w ofercie z dnia. z zastrzeżeniem ustępów poniższych. 2. Do wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca doliczy należny podatek VAT. 3. Maksymalna wartość umowy za wykonanie przedmiotu umowy nie może przekroczyć kwoty netto zł (słownie:.) oraz kwoty brutto..zł (słownie.) podanych przez Wykonawcę w ofercie z dnia.. 4. Podstawę obliczenia wartości miesięcznego wynagrodzenia stanowić będą kwoty wyegzekwowanych należności z tytułu przekroczenia terminu zwrotu książek i poniesionych przez Bibliotekę kosztów opłat pocztowych upomnień jakie wpłyną na rachunek bankowy Zamawiającego do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego 6
miesiąc, w którym będzie dokonywana zapłata wynagrodzenia dla Wykonawcy. Wykonawca nie będzie naliczał wynagrodzenia od odzyskanych materiałów bibliotecznych ani od ekwiwalentu za niezwrócone materiały biblioteczne. 5. Wynagrodzenie będzie przysługiwać Wykonawcy wyłącznie od kwot uzyskanych w wyniku działań windykacyjnych, podjętych wobec dłużników, których dane zostały przekazane Wykonawcy w wykonaniu niniejszej umowy. 6. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 płatne będzie miesięcznie, przelewem w terminie 21 dni od daty doręczenia do Biblioteki Uniwersyteckiej, ul. F. Joliot-Curie 12, 50-383 Wrocław prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy Wykonawcy nr... 7. Fakturę Wykonawca wystawi na adres: Uniwersytet Wrocławski Biblioteka Uniwersytecka pl. Uniwersytecki 1, 50-137 Wrocław NIP 896-000-54-08 8. Do każdej faktury Wykonawca dołączy wykaz kwot, stanowiących podstawę wystawienia faktury w formie Załącznika potwierdzonego przez obie strony umowy. 7 Kary umowne 1. Zamawiający może naliczyć Wykonawcy kary umowne w następującej wysokości: a) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn niezależnych od Zamawiającego oraz rozwiązania umowy zgodnie z 8 ust. 2 10 % wartości wynagrodzenia brutto określonego w 6 ust. 3 umowy; b) w przypadku niekompletności lub braku raportów, o których mowa w 5 ust. 2 i 7 umowy 100,00 zł za każdy stwierdzony przypadek; c) w przypadku nie podjęcia czynności windykacyjnych - 5,00 zł brutto za każdą sprawę, w której doszło do nie podjęcia czynności windykacyjnych; d) w przypadku naruszenia postanowień 9 umowy 1000,00 zł za każdy ujawniony przypadek. 2. Wykonawca może naliczyć Zamawiającemu kary umowne w przypadku niekompletności lub braku raportów, o których mowa w 5 ust. 4 i 6 umowy w wysokości 100,00 zł za każdy stwierdzony przypadek. 3. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącenia kar umownych z należności Wykonawcy, w ramach kompensaty wzajemnych zobowiązań. 7
8 Czas trwania i rozwiązanie umowy 1. Umowę zawarto na czas określony od dnia zawarcia umowy do 31.07.2015 r. lub do wyczerpania maksymalnej kwoty brutto wskazanej w 6 ust. 3. 2. Zamawiający może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez Wykonawcę postanowień niniejszej umowy bądź zwykłego naruszenia postanowień umowy mimo pisemnego wezwania Zamawiającego do zaprzestania dokonywania takich naruszeń. 9 Ochrona danych osobowych 1. Strony w drodze odrębnej umowy określą zasady przekazywania i ochrony danych osobowych mających związek z realizacją niniejszej umowy. Integralną część niniejszej umowy stanowi: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca - Załącznik nr 9 do umowy. 10 Postanowienia końcowe 1. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy w całości lub części. 2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnego aneksu akceptowanego przez obie strony, pod rygorem nieważności. 3. W przypadku zmiany przez ustawodawcę przepisów dotyczących stawki procentowej należnego podatku VAT dopuszczalna jest zmiana wynagrodzenia brutto Wykonawcy, o którym w 6 ust. 3. 4. W celu zapewnienia właściwej współpracy i koordynacji prowadzonych działań windykacyjnych każda ze stron niniejszej umowy wyznacza swoich przedstawicieli odpowiedzialnych za bieżącą współpracę i utrzymywanie stałych kontaktów pomiędzy stronami: a) ze strony Zamawiającego:. tel. kontaktowy, fax. tel. kontaktowy, fax b) ze strony Wykonawcy:.... tel. kontaktowy, fax.... tel. kontaktowy, fax 5. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z niniejszą umową powinna być kierowana na niżej podane adresy Stron: Dla Wykonawcy:.. Dla Zamawiającego: Uniwersytet Wrocławski 8
Biblioteka Uniwersytecka, ul. F. Joliot-Curie 12, 50-383 Wrocław 6. Strony ustalają i wyrażają wolę rozwiązywania ewentualnych sporów mogących wystąpić w związku z realizacją postanowień niniejszej umowy w drodze wzajemnych konsultacji i negocjacji. W przypadku niemożności ugodowego rozwiązania danego sporu, Strony poddają jego rozstrzygnięcie orzeczeniu Sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. 7. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 8. Wykonawca jest zobowiązany do informowania Zamawiającego o zmianach formy prawnej prowadzonej działalności, wszczęciu postępowania ugodowego lub upadłościowego, o zmianie adresu siedziby firmy ewentualnie o zmianie adresu zamieszkania jej właściciela w okresie obowiązywania umowy oraz nie zakończonych rozliczeń z niej wynikających pod rygorem skutków prawnych wynikłych z powodu nie przekazania powyższych informacji oraz uznania za doręczoną korespondencję wysłaną na ostatni adres wskazany przez Wykonawcę. 9. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa egzemplarze dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. 10. Załączniki do umowy stanowią jej integralną część. Do umowy dołącza się następujące Załączniki: Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 Pełnomocnictwo Załącznik nr 3 Wzór wezwania do zapłaty Załącznik nr 4 pakiet danych przekazywanych do Wykonawcy Załącznik nr 5 Wzór raportu spraw umorzonych Załącznik nr 6 Wzór raportu spraw wycofanych Załącznik nr 7 - Wzór raportu zwróconych materiałów bibliotecznych Załącznik nr 8 Wzór raportu uzasadnionej nieściągalności Załącznik nr 9 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych Załącznik nr 10 Oferta Wykonawcy Zamawiający: Wykonawca:...... Umowę sporządziła: Magdalena Zimoląg 9
WINDYKACJA WIERZYTELNOŚCI BIBLIOTEKI UNIWERSYTECKIEJ WE WROCŁAWIU OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 1 do umowy 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług windykacyjnych na rzecz Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu obejmujące: c) dochodzenie należności z tytułu przekroczenia regulaminowego terminu zwrotu materiałów bibliotecznych (należności za przetrzymanie wraz z poniesionymi przez Bibliotekę kosztami wysłanych upomnień pocztowych) d) dochodzenie zwrotu przetrzymywanych materiałów bibliotecznych lub dochodzenie należności z tytułu ekwiwalentu za niezwrócone materiały biblioteczne (zgodnie z wyceną Biblioteki). Wykonanie usługi nie obejmuje postępowania sądowego i prowadzenia postępowania egzekucyjnego przed komornikami sądowymi. Przez świadczenie usług windykacyjnych strony rozumieją podejmowane przez Wykonawcę czynności negocjacyjno - pojednawcze w formie kontaktu korespondencyjnego, telefonicznego bądź bezpośredniego zmierzające do odzyskania należności z tytułu przekroczenia regulaminowego terminu zwrotu materiałów bibliotecznych w postępowaniu polubownym oraz do zwrotu materiałów bibliotecznych (bądź w przypadku niezwrócenia materiałów bibliotecznych zapłaty sumy pieniężnej tytułem ekwiwalentu za niezwrócone materiały biblioteczne). 2. Wykonawca we własnym zakresie, na własny koszt i na własne ryzyko pokrywać będzie wszelkie koszty związane z prowadzeniem czynności windykacyjnych, w tym w szczególności m.in.: koszty obsługi administracyjno - biurowej czynności windykacyjnych, koszty opłat pocztowych, powiadomień, monitów, wezwań i innych form oddziaływania na dłużników w celu wyegzekwowania zadłużenia. Wykonawcy nie wolno doliczać dłużnikowi Biblioteki do wartości windykowanej wyżej wymienionych kosztów związanych z realizacją usługi windykacyjnej. 3. Zamawiający przekaże Wykonawcy jednorazowo dane o dłużnikach, pochodzące z lat 1972-2010 oraz ich zadłużeniu na dzień 31.08.2014 r. obejmujące m.in.: numer ID, imię i nazwisko dłużnika, imię ojca, numer PESEL, adres zamieszkania, tytuł i termin zwrotu przetrzymywanych materiałów bibliotecznych, wysokość zadłużenia z tytułu opłaty za przekroczenie terminu zwrotu wypożyczonych materiałów wraz z kosztami opłat pocztowych upomnień. Zamawiający udostępni Wykonawcy wszystkie Regulaminy korzystania z materiałów i usług w Bibliotece Uniwersyteckiej we Wrocławiu oraz sposób 10
naliczania opłat w podanym wyżej okresie w celu prawidłowego obliczenia kwoty zadłużenia na dzień wysłania wezwania do zapłaty. 4. Wykonawca zobowiązany jest do uzgodnienia treści pisemnego wezwania do zapłaty z Zamawiającym. Nie może ono zawierać gróźb i informacji nieprawdziwych. 5. Wpłaty zadłużenia z tytułu przekroczenia regulaminowego terminu zwrotu materiałów bibliotecznych (należności za przetrzymanie wraz z poniesionymi przez Bibliotekę kosztami wysłanych upomnień pocztowych) będą dokonywane wyłącznie na rachunek bankowy Zamawiającego. 6. Zwrot materiałów bibliotecznych lub zapłata ekwiwalentu za niezwrócone materiały biblioteczne (wyłącznie w gotówce) będzie dokonywana w Bibliotece Uniwersyteckiej we Wrocławiu, ul. K. Szajnochy 7/9, 50-076 Wrocław. 7. Zamawiający nie będzie prowadził żadnych działań zmierzających do odzyskania należności we własnym zakresie w stosunku do dłużników przekazanych do windykacji. 8. Zamawiający zobowiązany jest do przekazywania szczegółowych raportów wpłat uzyskanych w wyniku działań windykacyjnych Wykonawcy według wzorów ustalonych przez Zamawiającego. 9. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania szczegółowych raportów obejmujących przeprowadzone w danym miesiącu czynności windykacyjne, a także raportów uzasadnionej nieściągalności. 10. Zamawiający dopuszcza możliwość rozłożenia przez Wykonawcę zadłużenia na raty, z tym, że termin wpłaty ostatniej raty nie może upływać po terminie zakończenia obowiązywania umowy. 11. Zamawiający dopuszcza możliwość częściowego lub pełnego umorzenia należności - decyzja o umorzeniu będzie podejmowana wyłącznie przez Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. Wykonawca będzie otrzymywał od Zamawiającego raporty dotyczące umorzenia należności. Wykonawca zobowiązany jest do powiadomienia dłużnika o decyzji w sprawie umorzenia. 12. Zamawiający ma prawo do wycofania do 10% spraw z całości pakietu spraw. Za sprawy wycofane w powyższy sposób Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania każdej sprawy w każdym czasie. Wykonawca będzie otrzymywał od Zamawiającego raporty dotyczące wycofania należności. 13. Zamawiający zobowiązany jest do przekazywania Wykonawcy raportów zwróconych materiałów bibliotecznych (lub zwrotów ekwiwalentów). 14. Zamawiający na dzień 31.08.2014 r. ustalił, iż: 1. Liczba dłużników wynosi: 1074 osób. 2. Całkowite zadłużenie wszystkich dłużników wynosi 2 226 653,45 zł w tym: 11
a) wartość za przekroczenie regulaminowego terminu zwrotu materiałów bibliotecznych (należności za przetrzymanie wraz z poniesionymi kosztami wysłanych upomnień pocztowych) wynosi: 2 084 678,70 zł (w tym 11 352,00 zł kosztów upomnień), b) wartość za niezwrócone materiały biblioteczne wynosi: 141 974,75 zł. 12
WINDYKACJA WIERZYTELNOŚCI BIBLIOTEKI UNIWERSYTECKIEJ WE WROCŁAWIU Załącznik nr 2 do umowy PEŁNOMOCNICTWO Uniwersytet Wrocławski, Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu udziela pełnomocnictwa:... do: podejmowania czynności przewidzianych przepisami obowiązującego prawa i warunkami zawartej umowy zmierzających do odzyskania od wskazanych dłużników należności przysługujących Zamawiającemu, udzielania dalszych pełnomocnictw swoim pracownikom w zakresie wynikającym z podpisanej umowy, mediacji pozasądowej, wystosowania wezwań do zapłaty. Pełnomocnictwo niniejsze oraz dalsze pełnomocnictwa dotyczą należności objętych umową zawartą między Pełnomocnikiem a Zamawiającym i wygasają z chwilą jej rozwiązania lub wygaśnięcia. (Pieczątka firmowa) ( pieczątka i podpis) 13
WINDYKACJA WIERZYTELNOŚCI BIBLIOTEKI UNIWERSYTECKIEJ WE WROCŁAWIU Załącznik nr 3 do umowy Miejscowość, dnia.. imię i nazwisko adres dłużnika Działając na mocy pełnomocnictwa wynikającego z zawartej z Uniwersytetem Wrocławskim, Biblioteką Uniwersytecką we Wrocławiu umowy, wzywamy do zapłaty na rzecz Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu kwoty... PLN, naliczonej na dzień... powstałej z tytułu niedotrzymania terminu zwrotu materiałów bibliotecznych (książek) oraz kosztów opłat pocztowych upomnień poniesionych przez Bibliotekę. Wpłaty powyższych kwot należy dokonać wyłącznie przelewem na rachunek bankowy Uniwersytetu Wrocławskiego nr. Ponadto wzywamy do natychmiastowego zwrotu wymienionych poniżej materiałów bibliotecznych: Numer pozycji Nr inwentarzowy książki Autor Tytuł Opłata za przetrzymanie książek plus koszty upomnień w zł Razem Zwrotu materiałów bibliotecznych należy dokonać w siedzibie Biblioteki, w Wypożyczalni Miejscowej przy ul... w godzinach... od poniedziałku do piątku (tel.... e-mail...). W przypadku braku możliwości zwrotu wypożyczonych materiałów bibliotecznych należy dokonać zapłaty ekwiwalentu wyłącznie gotówką w siedzibie Biblioteki, w Wypożyczalni Miejscowej przy ul... w godzinach...od poniedziałku do piątku (tel.... e-mail...) Do dnia zwrotu książek lub zapłaty ekwiwalentu za niezwrócone książki opłata za przetrzymanie książek zgodnie z obowiązującym 68 Regulaminu udostępniania zbiorów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu i cennikiem opłat Wypożyczalni Miejscowej Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu rośnie o 0,20 zł za każdy dzień przetrzymania (kara jest naliczana za każdą pozycję spośród niezwróconych materiałów bibliotecznych). 14
W przypadku nieoddania książek czytelnik za każdą z podanych pozycji jest zobowiązany do zapłaty ekwiwalentu, o którym mowa w 70 Regulaminu udostępniania zbiorów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu. W sytuacji wcześniejszego zwrotu książek lub zapłaty ekwiwalentu do uregulowania pozostaje opłata za przetrzymanie książek, która została naliczona do dnia ich zwrotu. Niewywiązanie się z powstałych zobowiązań skutkować będzie skierowaniem sprawy na drogę sądową, co spowoduje obciążenie dodatkowymi kosztami związanymi z postępowaniem sądowym i egzekucją komorniczą. Przypominamy, że nieterminowy zwrot książek skutkuje zablokowaniem konta bibliotecznego użytkownika. Pieczęć i podpisy firmy windykacyjnej 15
WINDYKACJA WIERZYTELNOŚCI BIBLIOTEKI UNIWERSYTECKIEJ WE WROCŁAWIU Załącznik nr 4 do umowy Dane dłużników przekazywane do Wykonawcy*: 1. ID czytelnika. 2. Nazwisko. 3. Imię. 4. Dokument (nr i seria dowodu osobistego). 5. Telefon. 6. Pesel. 7. Adres - miejsce zamieszkania (miasto, kod, ulica). 8. Adres korespondencyjny (miasto, kod, ulica). 9. Autor, tytuł książki, miejsce i rok wydania książki. 10. Indeks (sygnatura książki). 11. Data wypożyczenia. 12. Naliczona kara regulaminowa. 13. Koszt wysłanych upomnień. 14. Wartość książki. 15. Uwagi (imię ojca, matki, Uczelnia, kierunek, wydział, e-mail itp.). *jeśli Zamawiający jest w posiadaniu poniższych danych dla poszczególnych dłużników., dnia.. Pieczęć i podpis Zamawiającego 16
WINDYKACJA WIERZYTELNOŚCI BIBLIOTEKI UNIWERSYTECKIEJ WE WROCŁAWIU Załącznik nr 5 do umowy RAPORT SPRAW UMORZONYCH Lp. Nr sprawy Imię i nazwisko dłużnika Data umorzenia Wielkość umorzenia w % Kwota umorzenia Kwota pozostała po umorzeniu., dnia.. Pieczęć i podpis Zamawiającego 17
WINDYKACJA WIERZYTELNOŚCI BIBLIOTEKI UNIWERSYTECKIEJ WE WROCŁAWIU Załącznik nr 6 do umowy RAPORT SPRAW WYCOFANYCH Lp. Nr sprawy Imię i nazwisko dłużnika Data wycofania Kwota zadłużenia Ilość niezwróconych materiałów bibliotecznych., dnia.. Pieczęć i podpis Zamawiającego 18
WINDYKACJA WIERZYTELNOŚCI BIBLIOTEKI UNIWERSYTECKIEJ WE WROCŁAWIU Załącznik nr 7 do umowy RAPORT ZWRÓCONYCH MATERIAŁÓW BIBLIOTECZNYCH Numer pozycji Imię i nazwisko dłużnika Nr inwentarzowy książki Autor Tytuł Ekwiwalent tak*/nie (*podać kwotę) Data zwrotu/wpłaty ekwiwalentu., dnia.. Pieczęć i podpis Zamawiającego 19
WINDYKACJA WIERZYTELNOŚCI BIBLIOTEKI UNIWERSYTECKIEJ WE WROCŁAWIU Załącznik nr 8 do umowy RAPORT UZASADNIONEJ NIEŚCIĄGALNOŚCI Lp. Numer pozycji Imię i nazwisko dłużnika Należność za przetrzymanie Rodzaj podjętych czynności windykacyjnych Powód nieściągalności., dnia.. Pieczęć i podpisy firmy windykacyjnej 20
WINDYKACJA WIERZYTELNOŚCI BIBLIOTEKI UNIWERSYTECKIEJ WE WROCŁAWIU Załącznik nr 9 do umowy UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH zawarta w dniu...2014 r. we Wrocławiu pomiędzy: Uniwersytetem Wrocławskim, Biblioteką Uniwersytecką we Wrocławiu zwanym dalej Zamawiającym z siedzibą we Wrocławiu przy pl. Uniwersyteckim 1, kod poczt. 50-137, NIP 896-000-54-08, REGON 000001301 reprezentowanym przez: mgr inż. Grażynę Piotrowicz - dyrektora Biblioteki Uniwersyteckiej a firmą... z siedzibą w... przy ul. kod pocztowy... posiadającym NIP nr... REGON nr... reprezentowaną przez:... zwaną w dalej Wykonawcą. 1 1. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) zwaną dalej Ustawą, zgromadzonych w: a) komputerowej bazie kont czytelników będących pracownikami i studentami Uniwersytetu Wrocławskiego b) komputerowej bazie kont czytelników nie będących pracownikami i studentami Uniwersytetu Wrocławskiego c) manualnej bazie kont czytelników będących pracownikami i studentami Uniwersytetu Wrocławskiego d) manualnej bazie kont czytelników nie będących pracownikami i studentami Uniwersytetu Wrocławskiego 2. Zamawiający powierza Wykonawcy do przetwarzania dane na zasadach określonych w niniejszej umowie oraz Ustawie. 2 Zamawiający zleca Wykonawcy wykonanie usług windykacyjnych wobec wskazanych użytkowników (dłużników) Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu. 21
3 Dane osobowe dłużników Zamawiający przekaże Wykonawcy wyłącznie w celu odzyskania należności z tytułu przekroczenia regulaminowego terminu zwrotu materiałów bibliotecznych i odzyskania przetrzymywanych materiałów bibliotecznych. Wykonawca może przetwarzać przekazane przez Zamawiającego dane osobowe wyłącznie w tym celu. 4 1. Wykonawca zobowiązany jest przed rozpoczęciem przekazania danych do zapewnienia zabezpieczeń zbioru danych, o których mowa w art. 36-39 a Ustawy. 2. Wykonawca jest zobowiązany przed rozpoczęciem i podczas przetwarzania danych do podjęcia wszelkich niezbędnych środków technicznych i prawnych zabezpieczających zbiór danych osobowych przekazany przez Zamawiającego, a w szczególności do: a) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem; b) prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki, o których mowa w pkt.1; c) wyznaczenia administratora bezpieczeństwa informacji, nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony, o których mowa w pkt.1; d) dopuszczania do przetwarzania danych wyłącznie osób mających stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych; e) zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane; f) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych; g) spełnienia, określonych w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 39a, warunków technicznych i organizacyjnych, którym powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne stosowane przez niego do przetwarzania danych osobowych (Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość audytu ochrony powierzonych danych. 5 Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami umożliwiającymi prawidłowe i bezpieczne przetwarzanie danych osobowych przekazanych przez Zamawiającego w zakresie przewidzianym Umową. 22
6 Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność i odpowiada za szkody jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku naruszenia postanowień ustawy o ochronie danych osobowych i niniejszej umowy. 7 Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania zasady poufności i w tym celu nałoży na swoich pracowników, którym udostępnił dane, obowiązek ich ochrony i nierozpowszechniania. 8 W ramach przetwarzania danych, na podstawie niniejszej umowy Wykonawca zostaje upoważniony przez Zamawiającego do wskazania osobie, której dane dotyczą, na jej wniosek, w zrozumiałej formie, informacji o tym, jakie dane osobowe jej dotyczące znajdują się w przetwarzanym zbiorze, w jaki sposób zebrano te dane, w jakim celu i zakresie są przetwarzane. 9 Z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, Wykonawca ma obowiązek usunięcia ze swej bazy danych oraz zniszczenie wszelkich nośników informacji wszystkich danych udostępnionych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić pisemnie Zamawiającego o dokonaniu zniszczenia wszystkich zbiorów, przekazując mu kopię protokołu zniszczenia, w terminie do 30 dni od wygaśnięcia lub rozwiązania umowy. 10 Wykonawca, w trakcie realizacji umowy, ma obowiązek informowania Zamawiającego o każdym przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych udostępnianych przez Zamawiającego. 11 Niniejszą umowę strony zawierają na czas realizacji umowy z dnia. dotyczącej windykacji wierzytelności Zamawiającego. 12 W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie. 13 Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej strony. Zamawiający Wykonawca... 23