ZAPYTANIE OFERTOWE zakup systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych Gliwice, dnia 15.11.2013 r. Zwracam się z prśbą przedstawienie ferty dstawę raz wdrżenie infrmatyczneg systemu wspmagająceg zarządzanie cyfrwą drukarnią wielkfrmatwą, w ramach prjektu Wdrżenie innwacyjneg systemu B2B, integrująceg nwy system infrmatyczny firmy BMT sp. z.. z systemami jej trzech partnerów Prgram Operacyjny Innwacyjna Gspdarka 2007-2013 Oś prirytetwa 8. Spłeczeństw Infrmacyjne zwiększenie innwacyjnści Gspdarki Działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektrniczneg biznesu B2B 1. Opis zakresu zamówienia: Przewiduje się wyknanie następujących prac: Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmat: Mduł Administracyjny Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Handel, Lgistyka, Business Intelligence Dstawę Platfrmy stanwiącej fundament systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu Kntrahenci Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu CRM - zarzadzanie relacjami z kntrahentami Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu Oferty Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu Zamówienia Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu Lgistyka Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu DMS (Dcument Managment System) Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu Platfrma integracyjna Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu Zarzadzanie serwerem FTP Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu Planwanie prdukcji Dstawę licencji dla systemu dedykwaneg dla drukarni wielkfrmatwych: Licencja mdułu Platfrma d knfiguracji wymiany danych EDI XML Dstawę 2 sztuk serwerów pd system dedykwany dla drukarni wielkfrmatwych Dstawę macierzy dyskwej 1 sztuka Dstawę 2 sztuk zasilaczy UPS 2. Specyfikacja warunków zamówienia Zakłada się, że licencja dstarczna przez Dstawcę musi umżliwiać pracę c najmniej 20 jednczesnym użytkwnikm systemu. Zgdnie z przeprwadzną analizą przedwdrżeniwą pwyższe mduły muszą spełniać wymagania funkcjnalne przedstawine pniżej. Szczegóły realizacji zstały przedstawine w dkumencie Analiza przedwdrżeniwa na system typu B2B dla BMT sp. z.. Analiza prcesów bizneswych. Analiza technlgiczna, który znajdują się d wglądu w siedzibie spółki Strna 1 z 8
2.1. Zarządzanie Kntrahentami W ramach zarządzania kntrahentami wymagana jest następująca funkcjnalnść: grmadzenie infrmacji tele-adreswych kntrahenta (w tym mżliwść wprwadzenie wielu lkalizacji kntrahenta z kreśleniem typu adresu np. adres d fakturwania, adres d dstawy, ddział) grmadzenie infrmacji kwalifikujących kntrahenta (ddawanie kntrahenta d grup, branża segment, inne klasyfikatry) wprwadzenie histrii kntaktów (aktywnści) i planwanych zadań z kntrahentem (patrz Zarządzanie kntaktami); mżliwść ddania z pzimu kartteki kntrahenta Wprwadzenie prjektów handlwych (patrz Zarządzanie prjektami handlwymi) Wprwadzenie zleceń prdukcyjnych (patrz Zarządzanie zleceniami prdukcyjnymi) Wprwadzenie dkumentów (patrz Zarządzanie dkumentami) Wprwadzenie reklamacji (patrz Zarządzanie reklamacjami) grmadzenie infrmacji nt. pracwników kntrahenta (bejmującej dane klasyfikacyjne grupa, funkcja, tytuł, stanwisk, dane kntaktwe telefny, e-maile itp., ) Mżliwść szybkieg wyszukania wybraneg kntrahenta wg nazwy, nazwiska, skrótu nazwy itp. Załżenie filtra na karttekę umżliwiająceg wyświetlenie kntrahentów spełniających wybrane kryteria Mżliwść wyświetlenie frmularza szczegółweg (Kntrahent) dla wskazaneg kntrahenta Mżliwść utwrzenia wiadmści e-mail dla wskazaneg kntrahenta Mżliwść utwrzenia sby dla wskazaneg Kntrahenta Mżliwść utwrzenia aktywnści/zadania dla wskazaneg Kntrahenta Mżliwść utwrzenia prjektu handlweg dla wskazaneg kntrahenta Mżliwść utwrzenia zlecenia prdukcyjneg dla wskazaneg Kntrahenta Mżliwść utwrzenia reklamacji dla wskazaneg Kntrahenta Mżliwść utwrzenia relacji pmiędzy dwma kntrahentami (np. X jest knkurentem w stsunku d Y) Mżliwść utwrzenia dkumentu dla wskazaneg Kntrahenta Opcjnalna mżliwść przeglądania wystawinych faktur i płatnści dla wskazaneg kntrahenta (z systemu FK) Kartteka kntrahentów systemu CRM będzie kartteką nadrzędną w stsunku d karttek klientów systemów zewnętrznych (dane będą trafiały najpierw d systemu CRM później będą przenszne d systemu FK). P twrzeniu frmularza szczegółweg Kntrahent, na ekranie pjawić się pwinien frmularz z dwma sekcjami: Danych szczegółwych wybraneg kntrahenta Danych pwiązanych z wybranym kntrahentem (np. histrii kntaktów, zlecenia prdukcyjne, prjekty handlwe, dkumenty) Przejście d danych pwiązanych z wybranym kntrahentem pwinn nastąpić p kliknięciu na dpwiedni klawisz plecenia. W ramach frmularza szczegółweg daneg kntrahenta, użytkwnik pwinien mieć mżliwść: Przeglądania listy biektów pwiązanych (np. histrii kntaktów, zleceń prdukcyjnych itp.) Ddania nweg biektu (np. zadania, sby, zlecenia prdukcyjneg itp.) Zmdyfikwania wybraneg biektu (np. zadania, sby, zlecenia prdukcyjneg itp.) Usunięcia wybraneg biektu (np. zadania, sby, zlecenia prdukcyjneg itp.) 2.2. Zarządzanie kntaktami i zadaniami (histria kntaktów) grmadzenie faktu dbycia się lub zaplanwania aktywnści (data, pis, typ, prjekt handlwy itp.) Strna 2 z 8
pwiązanie aktywnści/kntaktu z prjektem handlwym, zleceniem prdukcyjnym, reklamacją pwiązanie aktywnści/kntaktu z listą dkumentów (ferta, umwa) pwiązanie aktywnści/kntaktu z jej uczestnikami mżliwść pwiązania aktywnści/kntaktu z gratisem (infrmacja przekazanych klientwi materiałach marketingwych, prezentach itd.) twrzenie emaili i wysyłanie emaili (graficzny HTML) z mżliwścią zapisu w histrii kntaktów Mżliwść szybkieg wyszukania wybranej aktywnści wg Opisu aktywnści Mżliwść szybkieg wyszukania aktywnści pwiązanych z kntrahentem wg Nazwy kntrahenta, nazwiska Załżenie filtra na karttekę umżliwiająceg wyświetlenie aktywnści spełniających wybrane kryteria Mżliwść wyświetlenie frmularza szczegółweg (Aktywnść) dla wskazanej kntrahenta Mżliwść utwrzenia nwej aktywnści dla bieżąceg kntrahenta Mżliwść zdefiniwania wzrca aktywnści, który utwrzy aktywnść dla wybraneg kntrahenta i uzupełni autmatycznie wskazane pla mżliwść wprwadzenia zadania pwtarzająceg się c zadany kres czasu dla wybraneg kntrahenta mżliwść wprwadzenie pwiadmienia kreślną ilść dni wcześniej dla wyknawcy zadania mżliwść wprwadzenia zadania d kalendarza mżliwść pdglądu kalendarza (w widkach dziennym, tygdniwym raz miesięcznym) mżliwść pdglądu kalendarza innej sby (użytkwnika) Mżliwść wprwadzenia aktywnści/kntaktu d kalendarza Mżliwść zmdyfikwania aktywnści/kntaktu w kalendarzu Mżliwść usunięcia aktywnści/kntaktu w kalendarzu Reminder -> system infrmuje użytkwnika zbliżającym się terminie realizacji aktywnści (mżliwść ustawienia, na ile przed system pwinien przypmnieć aktywnści) Reminder 2 -> system wysyła emaila nadejściu terminu realizacji zadania Opcjnalny eksprt zdarzenia d kalendarza MS Outlk Opcjnalna mżliwść wprwadzania d systemu planwanych i nieplanwanych niebecnści (np. chrba) Opcjnalna kntrla niebecnści raz kntrla dstępnści wyknawcy w przypadku twrzenia nwych zadań Opcjnalna mżliwść wprwadzania listy zastępstw (jaki użytkwnik zastępuje jakieg) Opcjnalna mżliwść wprwadzania d kalendarza kresów niebecnści 2.3. Zarządzanie prjektami handlwymi (cykle sprzedaży / lejek sprzedaży / fertwanie) mżliwść definiwania dwlnej ilści pstaci cykli sprzedaży (składających się z kreślnych faz, zadań d wyknania, czasu realizacji pszczególnych faz, prawdpdbieństwa ich zakńczenia itp.) mżliwść przyprządkwania dwlnej ilści prjektów handlwych d daneg kntrahenta wprwadzenie infrmacji nt. rdzaju prjektu handlweg, celów prjektu, szacunkwych dat zakńczenia prjektu itp. grmadzenie infrmacji nt. uczestników prjektu wraz z ich rlami grmadzenie infrmacji nt. ferwanych prduktów i knfiguratr nwych prduktów (fertwanie) grmadzenie infrmacji ewentualnych knkurentach raz przyczynach zakńczenia prjektu sprzedażweg (cyklu sprzedaży) mżliwść pwiązania fazy daneg prjektu sprzedażweg z aktywnścią (histrią kntaktów) mżliwść pwiązania daneg prjektu sprzedażweg z zadaniem mżliwść pwiązania daneg prjektu z listą dkumentów np. fertą mżliwść pwiązania daneg prjektu z dkumentem kalkulacji Strna 3 z 8
2.4. Zarządzanie dkumentami mżliwść utwrzenia bazy dkumentów (zarówn niepwiązanych z danymi w systemie jak instrukcje prcedury, prezentacje, jak i dkumentów pwiązanych krespndencja seryjna - jak umwy, wniski, aneksy itp.) w przypadku wykrzystania dkumentu pwiązaneg z danymi w systemie mżliwść autmatyczneg pdpięcia dkumentu d kntrahenta (aktywnści/prjektu) i/lub utwrzenie dpwiedniej aktywnści mżliwść utwrzenia nweg dkumentu (definicji dkumentu), który będzie mógł być pwiązanym z danymi w systemie (krespndencja seryjna) i umieszczny jak wzrzec w repzytrium dkumentów mżliwść zdefiniwania akcji wyknywanej w trakcie wykrzystania wzrca dkumentu (np. aktywnści / prjektu) mżliwść przypisania dkumentu(ów) d danej aktywnści mżliwść przypisania dkumentu(ów) d daneg zadania mżliwść przypisania dkumentu(ów) d daneg prjektu sprzedażweg mżliwść przypisania dkumentu(ów) d daneg kntrahenta mżliwść przypisania dkumentu(ów) d daneg zlecenia prdukcyjneg mżliwść przypisania dkumentu(ów) d daneg reklamacji dstęp d wszystkich dkumentów umieszcznych w systemie dstęp d wszystkich dkumentów daneg kntrahenta dstęp d wszystkich dkumentów w ramach prjektu sprzedażweg daneg kntrahenta dstęp d wszystkich dkumentów w ramach aktywnści 2.5. Zarządzanie kampaniami Zakładanie kampanii marketingwej mżliwść przypisania aktywnści (patrz Zarządzanie kntaktami) d kampanii mżliwść przypisania zadania w ramach kampanii (patrz Zarządzanie zadaniami) mżliwść pdpięcia d kampanii listy kntrahentów (wygenerwanych lub zaimprtwanych) mżliwść pwiązania kntrahenta z kampanią (wskazania źródła pchdzenia kntrahenta) mżliwść pwiązania prjektu sprzedażweg z kampanią (wskazanie źródła rzpczęcia cyklu sprzedażweg) 2.6. Zarządzanie listami (generwanie list) 2.6.1. Przygtwanie listy kntrahentów spełniających kreślne kryteria mżliwść utwrzenia dwlnej ilści list (lista t zbiór parametrów lub wynik listy) lista t zbiór rekrdów kntrahentów wraz z pwiązanymi danymi nt. ich pracwników bejmujących wszystkie dstępne na ich temat pla w systemie kryteria list (kntrahentów i pracwników) pwinny dtyczyć wszystkich dstępnych na ich temat pól w systemie dla danej listy warunków mże być wiele w parciu warunki AND, OR raz NOT (również warianty mieszane) wyeksprtwanie wygenerwanej listy danych d arkusza prgramu Excel Użytkwnik musi mieć mżliwść łatwej pracy z listą kntrahentów (np. przeglądania histrii kntaktów, uzupełniania wpisów) autmatyczne ddawanie d wszystkich kntrahentów z listy nweg elementu histrii kntaktów, nweg zadania, przypisania d grupy Mżliwść utwrzenia etykiet adreswych Mżliwść wyknania krespndencji seryjnej Eksprt e-maili d prgramu pcztweg i autmatyczne twrzenie na ich pdstawie zapisów w histrii kntaktów (bejmująca treść wysłanej wiadmści email raz ewentualne załączniki) Strna 4 z 8
Mżliwść utwrzenia dkumentu wzrcweg wraz z plami dpwiadającymi plm w systemie CRM i utwrzenie serii dkumentów z danymi znajdującymi się na liście danych. Dkumenty pwinny mieć mżliwść umieszczenia w wybranym flderze, wydruku lub wysłania jak email (zarówn jak załącznik jak i jak treść emaila). Autmatyczne twrzenie na ich pdstawie zapisów w histrii kntaktów (bejmująca treść wysłanej wiadmści email raz ewentualne załączniki) 2.7. Zarządzanie zleceniami prdukcyjnymi Zdefiniwanie faz zlecenia prdukcyjneg Ewidencja danych zlecenia prdukcyjneg / parametrów (materiał, liczba kpii, maszyna, ustawienia druku, drukarz itd.) Weryfikacja pliku (w tym Zakładka weryfikacja pliku lista checkbxów z najczęstszymi usterkami) Wysłanie ptwierdzenie zamówienia z pzimu Zlecenia prdukcyjneg (email) Załączenie dkumentu (emaile z krespndencji, linki d plików na FTP, listy przewzwe, faktura) Przekazywanie zmiany histria zmiany (zmiana drukarzy, przełżnych) Harmngramwanie prdukcji w parciu listę zleceń system dzieli pracy na maszyny i planuje pszczególne prace (klejnść druku) Ewidencja pbranych materiałów z magazynu (wydawanie prduktów, ewidencja zużycia materiałów) Ewidencja ddruków Wydruk listy aktualnych zleceń Histria zmian zlecenia prdukcyjneg Integracja z systemem listów przewzwych 2.8. Zarządzanie prduktami Zdefiniwanie nweg prduktu z cennikiem Prdukt mże składać się z wielu pd-prduktów (kmpletacja) Prdukt mże mieć przypisaną listę sugerwanych dstawców wraz z cenami u dstawców, terminami dstawy prduktu raz ewentualnymi uwagami dtyczącymi realizacji dstawcy przez kntrahenta (jakść, terminwść) Lista prduktów dstępna w funkcjnalnści Kalkulacje fert Zdefiniwany prdukt mże być przeniesiny d Gspdarki materiałwej (zarządzanie stanami magazynwymi) taki prdukt mże być płączny z prduktem w GM (w GM mże być inna nazwa) 2.9. Gspdarka materiałwa (GM) Utwrzenie listy magazynów Ddawanie, mdyfikacja, usuwanie pzycji magazynwej Utwrzenie dkumentu PZ (Przyjęcie zewnętrzne, przyjęcie twaru z zewnątrz) Utwrzenie dkumentu RW (rzchód wewnętrzny z uwzględnieniem zlecenia prdukcyjneg, któreg dtyczy RW) Utwrzenie dkumentu MM (przesunięcie międzymagazynwe) 2.10. Fakturwanie Twrzenie faktury d zlecenia prdukcyjneg z mżliwścią twrzenia faktur dla wielu zleceń prdukcyjnych Twrzenie rejestru należnści z mżliwścią dntwywania płatnści Eksprt danych d systemu FK Twrzenie faktur bez zlecenia prdukcyjneg Strna 5 z 8
Kntrla prfilu kntrahenta (np. blkada wystawienia faktur z terminem płatnści dla kntrahentów, którzy nie psiadają zgdy na płatnści późnine) Wystawianie faktury eksprtwej (UE) 2.11. Uwagi gólne System musi spełniać wymagania dtyczące współpracy innych przedsiębirstw z zamawiającym B2B (w rzumieniu Działania 8.2 PO IG). Współpraca ta ma się dbywać w bszarach: Prces fertwania Prces realizacji zamówienia Prces mnitrwania stanu należnści/rzliczeń Prces zarządzania relacjami z klientami Prces lgistyki System pwinien umżliwiać pracę zdalną (np. pprzez interfejs WWW) System pwinien móc udstępniać część infrmacji Klientm BMT pprzez WWW (np. infrmacja na temat statusu zlecenia prdukcyjneg) Użytkwnik pwinien mieć mżliwść twarcia wielu kien z różnymi danymi jedncześnie (bez kniecznści zamykania jedneg kna by móc twrzyć inne) Opcjnalnie zakłada się lgwanie peracji w systemie (dynamicznie wybieranych przez administratra, t znaczy pwinna być mżliwść ddawania i dejmwania peracji d lgwania, np. dstęp d umów handlwych, kt, kiedy, peracja). KAŻDA peracja usunięcia danych pwinna spwdwać utwrzenie kpii pprzednich danych lub zmianę ich wersji lub statusu. Administratr pwinien mieć mżliwść dynamiczneg nadawania i dejmwania uprawnień dla pszczególnych użytkwników d danych raz frmularzy lub zakresów danych. Panel administracyjny uprawnień pwinien mieć przejrzystą frmę zbirczą (pwinien zawierać wszystkie uprawnienia). Innymi słwy zarządzanie uprawnieniami pwinn być w jednym miejscu. Należy zapewnić mżliwść przechwywania danych histrycznych i śledzenie zmian wyknywanych przez użytkwników CRM (lgwanie peracji) w szczególnści danych dtyczących kntrahentów Zakłada się wielwalutwść systemu w zakresie prwadzenia gspdarki magazynwej raz zarządzania prduktami / twrzenia kalkulacji. Mżliwść znakwania pewnych danych (np. kntrahentów / sób) jak nieaktywnych (Archiwizacja danych - chcemy żeby zstały dane ale nie były wyświetlane) Należy zwrócić uwagę przy wycenie na kszt licencji (dżywtni) z uwzględnieniem suprtu techniczneg (asysty technicznej) przez kres 5 lat (kres utrzymania prjektu POIG) Inne funkcjnalnści: Współpraca z system UPS Ważne by zmiana właściciela kntrahenta (handlwca) nie pwdwała zmiany właścicieli pdpiętych aktywnści/zadań czy prjektów handlwych pd teg kntrahenta Mżliwść utwrzenie Zlecenia Prdukcyjneg z pzimu Prjektu handlweg (ferty/kalkulacji) Funkcjnalnść seryjneg ddawania wielu plików d zlecenia prdukcyjneg Funkcjnalnści ułatwiające ddawanie infrmacji d zleceń prdukcyjnych (kpiwanie prduktu, przenszenie części danych pmiędzy prduktami) RaprtwaniePrawa dstępu Każdy z użytkwników będzie mógł mieć kreślne uprawnienia d pszczególnych biektów (kntrahent, sba, prjekt itd.). Uprawnienia biektu pwinny dtyczyć: dstępu d wszystkich biektów, bądź dstępu d biektów wprwadznych wyłącznie przez daneg użytkwnika (znacza t, że w takim przypadku dany użytkwnik będzie miał wyłączny dstęp d tych biektów, które wprwadził sam. Nie będzie miał natmiast dstępu d innych biektów prwadznych przez innych użytkwników) Prawa dstępu pwinny być następujące: dstęp d biektu uprawnienia d przeglądania daneg biektu w widku gólnym (pdstawwe infrmacje) uprawnienia d przeglądania daneg biektu w widku szczegółwym (wszystkie infrmacje), Strna 6 z 8
uprawnienia d edytwania daneg biektu uprawnienia d kaswania daneg biektu Uprawnienie d wybranych funkcji prgramu: dstęp d raprtwania dstęp d twrzenia list dstęp d imprtu/exprtu danych dstęp d mdyfikacji słwników 3. Specyfikacja sprzętu 3.1. Specyfikacja serwerów 2xIntel Xen E5620 Prcessr (2.40GHz, 4C, 12M Cache, 5.86 GT/s QPI, 80W TDP, Turb, HT), 1066MHz Max Memry 16GB pamięci dla 1 prcesra (2x2GB w dwubankwych mdułach UDIMM) 1333MHz 4 x 146GB SAS 6Gb/s 15tys.br./min 2,5-calwy dysk twardy Ht Plug 16X DVD-ROM Drive SATA Wyskwydajny zasilacz sieciwy (2 jednstki) 717W, ustawienia BIOS zwiększające wydajnść Embedded Bradcm Gigabit Ethernet LOM with 4P TOE and iscsi Offlad idrac6 Express 3.2. Specyfikacja zasilaczy UPS W ramach realizacji prjektu Wniskdawca zaplanwał zakup dwóch zasilaczy UPS, Rack/Twer, 2700W, 3U, 230V 3.2. Specyfikacja macierzy dyskwej 8x1TB lub 4x2TB 6Gbps 7.2k 2.5" HD Ht Plug 6Gbps SAS HBA Card Wyskwydajny zasilacz sieciwy (2 jednstki) 4. Termin dstawy 31 grudnia 2013 5. Oferta musi zawierać: Dane ferenta Datę sprządzenia raz ważnść ferty Cenę całkwitą nett i brutt Warunki i termin płatnści Pdpis. Zamawiający zastrzega sbie praw nierzpatrywania fert złżnych niezgdnie z niniejszym zapytaniem. 6. Kryteria wybru ferty: 100% cena Zamawiający p dknaniu ceny fert przekaże wyniki d wszystkich ferentów, a następnie zaprpnuje zawarcie umwy ferentwi, który złżył najkrzystniejszą fertę. W przypadku niezaakceptwania przez ferenta umwy w wersji prpnwanej przez Zamawiająceg, Zamawiający zastrzega sbie praw d drzucenia ferty raz złżenia prpzycji zawarcia umwy ferentwi, który załżył następną w klejnści najkrzystniejszą fertę. 7. Spsób składania fert: Oferta mże być złżna w frmie: Strna 7 z 8
1) elektrnicznej na adres: bmt@bmt.pl 2) tradycyjnej w biurze w siedzibie BMT sp. z.., ul. Gustawa Eiffel'a 4, 44-100 Gliwice Termin składania fert mija 06 grudnia 2013 r. Decyduje data dstarczenia ferty pd wskazany pwyżej adres. Niniejsze zapytanie fertwe przesłan d ptencjalnych wyknawców usługi raz zamieszczn: 1) na strnie www.bmt.pl w zakładce dtyczącej POIG 2) w siedzibie BMT sp. z.., ul. Gustawa Eiffel'a 4, 44-100 Gliwice Strna 8 z 8